BIG DATA EN RADIOTERAPIA AVANZADA

Transcripción

1 BIG DATA EN RADIOTERAPIA AVANZADA GESTION DE FLUJOS INDICADORES DE RADIOTERAPIA OUTCOMES DE LOS TRATAMIENTOS GESTION DE IMAGENES GESTION DEL CONTROL DE CALIDAD

2 BIG DATA 1. INTRODUCCION 2. EL DESAFIO DEL CAMBIO DE PARADIGMA PAPERLESS 3. SISTEMA DE INFORMACION PAPERLESS = SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD 4. GESTION DE FLUJOS 5. INDICADORES DE RTA 6. DEL CONTROL DE CALIDAD 7. GESTION DE IMÁGENESGESTION 8. CONCLUSIONES

3 1- PANEL DE SOLUCIONES UNICO EN LATAM CYBERKNIFE M6- FIM TOMOTHERAPY HD ELEKTA VMAT LIAC (IORT) MOSAIQ PAPERLESS BIG BORE PET CT 3

4 1- PANEL DE SOLUCIONES UNICO EN LATAM: EQUIPO HUMANO DE GRAN COLABORACION Y MOTIVACION

5 2-25 SUB-PROYECTOS PARA GO LIVE 2015: EL DESAFIO DEL CAMBIO DE PARADIGMA PAPERLESS Neuro-Radiocirugía 1 Acelerador VMAT 2015: PET-CT big bore RADIOTERAPIA IORT /HDR 1 Tomotherapy HD WORK FLOWS ARQUITECTURA ERGONOMETRICA INTERFACES CON SICI - CENTRO PAPER LESS MOSAIQ 50 LICENCIAS - CONECTIVIDAD ESI HL7 HIS: SICI Y RCC 3 XIO 3 MONACO 15 MONACO SIM 2 TOMO PLAN 4 CYBER MULTIPLAN 1 CYBERKNIFE M6- FIM

6 2- PROBLEMATICA DE MANAGEMENT EN RADIOTERAPIA EN GENERAL Se compran equipos y no soluciones de gestion Importancia de los factores de ORGANIZACION y de recursos humanos en los accidentes en RT Una AGREGACION de malas practicas, fallos de control, formacion insuficiente, equipos INSTABLES y contextos FRAGILES Deficit en RRHH y gestion de crisis hacen muy DIFICILES la anticipacion y la lucidez INADECUACION de los recursos multidisciplinarios a las necesidades de la practica de RT GRAVES problemas de comunicacion Aun bien conocidas, RARA vez estan la formalizadas las etapas de preparacion y réalisacion de los tratamientos Como MEJORAR sin formalizar/documentar/analizar? Equipos SIN DEDICACION EXCLUSIVA Y con poca cohesion Acceso ALEATORIO y LIMITADO a la informacion sobre el paciente 6

7 2- EL DESAFIO DEL CAMBIO DE PARADIGMA PAPERLESS: REORGANIZACION EFICIENTE MANAGING THE CHANGE= NEW STREAMLINED ORGANIZATION 1. NUEVA AGENDA DE MEDICOS RADIOTERAPEUTAS A DEDICACION EXCLUSIVA QUE PERMITE CONTROLAR 1. FLUJO DE PACIENTES 2. CALIDAD DE APLICACIÓN DE LOS PROTOCOLOS DE PET CT 3. CALIDAD DE LOS CONTORNEOS 4. CALIDAD DE FIRMA DE LOS PLANES DE TRATAMIENTO 5. TODAS LAS ETAPAS BAJO CONTROL DE TAREAS 6. TODAS LAS TAREAS GESTIONADAS EN MOSAIQ QCL 2. NUEVA DESCRIPCION DE PUESTOS DE CADA PERFIL DE PERSONAL 1. TECNOLOGOS 2. FISICOS MEDICOS 3. EJECUTIVOS DE RECEPCION 4. AUXILAIRES DE ENFERMERIA

8 2- EL DESAFIO DEL CAMBIO DE PARADIGMA PAPERLESS: REORGANIZACION EFICIENTE MANAGING THE CHANGE= NEW STREAMLINED ORGANIZATION 3. DOCUMENTACION DE TODOS LOS PROCEDIMEINTOS SOP (STANDARD OPERATION PROCEDURES) DE TODAS LAS ETAPAS DEL TRATAMIENTO PARA CADA TECNICA 1. CONSULTACION 2. PLANIFICACION PET CT 3. CONTOURING 4. PRESCRIPCION 5. CALCULO DE DOSIMETRIA 6. REVISION DE PLANES DE TRATAMIENTO 7. SETUP E IGRT DEL PACIENTE 8. EVALUACION FIN DE TRATAMIENTO 9. ESQUEMAS DE SEGUIMIENTO 10.OPTIMIZACION DEL USO DE LOS RECURSOS (EQUIPOS TM, FISICOS, EJECUTIVOS, AUXILIARES ETC..} 11.CONTROL DE LA CALIDAD DE LOS DELIVERY QA 12.CONTROL DE LA CALIDAD DE LOS ACELERADORES

9 2- EL DESAFIO DEL CAMBIO DE PARADIGMA PAPERLESS: REORGANIZACION EFICIENTE MANAGING THE CHANGE= NEW STREAMLINED ORGANIZATION % PAPERLESS DESDE EL DIA 1 SIGNIFICA: 1. INTERFACES CON SISTEMAS EXTERNOS A RT OPERACIONALES Y OPTIMIZADOS ESI HL7: ADT (IN AND OUT) SIU (AGENDAS IN AND OUT) DOC EXPORT (COMITE REQUESTS) DOC IMPORT (COMITE RESULTS) 2. CONSTRUIR/INTEGRAR MODELO DE NOMENCLATURA DE PROCEDIMIENTOS 3. CAPTURA AUTOMATIZADA DE CARGOS PARA FACTURACION 5. ORGANIZAR RECEPCION DE RADIOTERAPIA COMO CENTRO DE GESTION: 1. CITAS EN ONDA 2. ESCANEO CENTRALIZADO DE DOCUMENTACION 3. MODELOS DE CARTAS/EPICRISIS

10 3- SISTEMA DE INFORMACION PAPERLESS=SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD Puesto que la red paperless implica: OBLIGACION de FORMALIZACION de TODOS los procedimientos relativos a la preparacion y realizacion de los tratamientos OBLIGACION de FORMALIZACION de LAS RESPONSABILIDADES de los diferentes actores/ tareas delegadas Organizacion de la VALIDACION de las etapas de preparacion y realizacion de los tratamientos ELABORACION de las analisis de los riesgos en la practica de la RT OBLIGACION de FORMALIZACION de las Modalidades de REGISTRO y eventos anomalos PAPERLESS=SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD POR DEFINICION 10

11 3- SISTEMA DE INFORMACION PAPAERLESS=SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD Meta del sistema de gestión de la calidad: Prevenir y gestionar los incidentes las anomalías que provocan incidentes son generalmente detectados durante hechos anteriores, alguna vez sin gravedad Estos son los eventos «precursores»

12 4- GESTION DE FLUJOS : WORKFLOW Tramite el uso de MOSAIQ QCL se genera una organizacion eficiente: Definicion y actualizacion continua de las tareas de cada etapa del trabajo (grupos responsables, delegaciones) Validacion de cada etapa Management de proximidad: el proyecto esta en constante crecimiento Evaluacion y seguimiento de performancias Formacion continua y necesidades de ampliacion de horizontes supervision del workflow: CREX (Comite de Retorno de Experiencias) para aprender de los errores Proponer acciones correctivas concretas 12

13 LA CADENA DE PRODUCCION EN RTA 13

14 REALIZACIÓN AUTOMATIZADADE LA AGENDA EN MOSAIQ PARA TODOS LOS PACIENTES

15 VISTA DE LAS AGENDAS PERSONALIZADAS EN MOSAIQ POR SITIOS: TASAS DE OCUPACION, TIEMPOS DE TRATAMIENTO/TIEMPOS DE QA

16 AUTOMATIZACION DE LA ENTREGA DE TRATAMIENTO VIA MOSAIQ

17 QUE SE PUEDE MEJORAR? SCRIPTS PARA AUTOMATIZAR INICIO DOSIMETRIA- FIRMAS ESI+ IQ SCRIPT MICRO- MANAGEMENT

18 5- INDICADORES DE RTA Como podemos analizar las actividades para mejorar: La calidad de los procesos Identificar y resolver los problemas de eficiencia Return on investment Aplicar nuevas reglas de negocio Seguir adaptando al cambio YOU CANNOT IMPROVE WHAT YOU CANNOT MEASURE TODO DEOENDE DE A CALIDAD DE LA INFORMACION ENTRADA 18

19 FALP: CASES BY TRACKING , , , ,43 SKULL SPINE FIDUCIAL SYNCHRONY FIDUCIAL ,97 5,56 LUNG 1-VIEW TOTAL

20 5- INDICADORES DE RTA: OUTCOMES? 1. Invertir no solamente en comprar nuevas maquinas 2. entender con mas profundidad outcomes de tratamientos en terminos de flujos/eficiencia/logica 3. Benchmarking con otros centros 4. Comparacion con referencias clinicas/best practise (toxicidades, sobrevida, etc ) 20

21 5- INDICADORES DE RTA: BENCHMARKING? hypofractionation, breast resource costs Lievens Y. The Breast

22 Cancer Institute Fundación Arturo López Pérez ADVANCED RADIOTHERAPY

23 FALP Case study Agosto 2017

24 FALP Case study Agosto 2017

25 Données cliniques CPS : production mensuelle, toxicité aigues Series1 Total :

26 Dermite radique maximale par médecin localisation X, durée Y, RT normofractionnée nbre patient traitées gr 0 gr 1 gr 2 gr 3 médecin 1 X 6% 67% 28% 0% médecin 2 X 11% 68% 21% 0% médecin 3 X 11% 60% 28% 0% médecin 4 X 33% 33% 33% 0% médecin 5 X 7% 61% 32% 0% médecin 6 X 7% 44% 46% 4% médecin 7 X 12% 60% 26% 2% médecin 8 X 4% 44% 44% 8% médecin 9 X 7% 59% 31% 3% médecin 10 X 7% 65% 26% 1% Total X 8% 58% 32% 2% Temps de travail requis : 20 min

27 5- INDICADORES DE RTA YOU CANNOT IMPROVE WHAT YOU CANNOT MEASURE 27

28 6- GESTION DEL CONTROL DE CALIDAD Ni errores aleatorios (puesta del paciente, reproductibilidad entre fracciones) Ni errores sistemáticos (TPS, equipo mal calibrado, contención defectuosa) Controles de calidad de: aceleradores De sistemas de imagen (RX, PET, CT) Específicos por paciente Equipos de medicion

29 IMPLEMENTACION FALP: SQL DB MYQA (IBA)

30 MANTENER DATOS DE QA DE TODAS LAS MAQUINAS Y DQA PACIENTES

31 AUDITORIA EXTERNA Y CERTIFICACION FALP: EQUAL ESTRO UN TEST POR CONO TEST PREVIOS CON CC01 IMPRESCINDIBLE

32 7- GESTION DE IMAGENES QUE ALMACENAR? DOSIMETRIAS CBCT TOMOSCANS ONCOLOGY PACS? INFORMES DE TENDENCIAS DE DESPLAZAMIENTOS NO HAY RECOMENDACIONES CLARAS NI FORMATOS DE ALMACENAMIENTO CUYA DURACION ES SEGURA

33 8- CONCLUSIONES 1. Mejores decisiones de negocio 2. Mejores decisiones de clinicas 3. Posibilidades de crecimiento 4. Mejor cordinacion entre servicios 5. Aprender mas de nuestra propria experiencia 6. Reducir cuellos de botellas 7. Optimizar recursos 8. Mantener el control de calidad 9. Ver reflejadas las decisiones tomadas 10.Gastar el dinero donde importa SI SE ENTRAN DATOS VALIDOS 33