25 de Agosto Key To Success Collaboration Between Clinical and Financial Leaders. Sala de Operaciones. San Juan, Puerto Rico. Ponce, Puerto Rico

Transcripción

1 Key To Success Collaboration Between Clinical and Financial Leaders 25 de Agosto 2017 San Juan, Puerto Rico Julio Colon, CPA, FHFMA, CGMA Dr. Jorge Martinez Trabal, FACS,RPVI Jose Pereyra, London Consulting Sala de Operaciones Ponce, Puerto Rico

2 Reflexión

3 Agenda Antecedentes Objetivo y alcance del Proyecto Principales Obstáculos Iniciativas/ Resultados Preguntas y Respuestas

5 Antecedentes Sala de Operaciones: Áreas de Oportunidad No se realiza un ejercicio de planificación de las operaciones (balanceo de recursos para maximizar la productividad de las salas) 40% de utilización promedio de Salas de Operaciones 14% de Overtime en Salas de Cardiología No se respeta el proceso de Pre-admisión presentándose pacientes el mismo día de la operación. Se le cita a todos los pacientes a la misma hora (Entre 5:30 am y 6:00 am) Cancelaciones vs total de operaciones. No se controlan, ni se tipifican sus causas. 10% de Supervisión Activa. No se documentan formalmente tiempos de las diferentes etapas del flujo del paciente. No se tienen indicadores de desempeño de los departamentos. No existen foros de análisis de información, identificando desviaciones/ generando planes de acción

6 Situación Actual Cantidad de Procedimientos x Sala de Operaciones

8 Objetivo Del Proyecto Optimización de Procesos de Sala de Operaciones: Paciente Aprovechamiento de Salas Aprovechamiento de Personal Aprovechamiento de Recursos Reducir el tiempo de espera. Incrementar % de Utilización de salas Redistribución del personal de Enfermería/ anestesia. Reducir inventario en discrepancia y expirado Implementación esquema de citas Planificación de sala de operaciones. Coordinación con facultad médica. Capacity Plan Reducir plaquetas expiradas Definir inventario óptimo Incrementar Confiabilidad de inventario Modelo de Supervisión Activa Sistema de Indicadores de Gestión y Modelo de Gobierno

9 Alcance del Proyecto Admisiones Sala de operaciones Áreas de Apoyo (compras, laboratorio) Productividad Support Programs Indicadores y Modelo de Gobierno Change Management

10 Agenda Antecedentes Objetivo y alcance del Proyecto Principales Obstáculos Resultados/ Beneficios Preguntas y Respuestas

11 Principales Obstáculos Cultura y Tradición: Sala de Operación # 1 1 Anestesista 1 Cirujano 1 Técnico 1 Enfermero Graduado Administración Analicen los Procesos! Limpieza de sala. Documentación de Enfermería Objetivo: Tener un Turn Around entre procedimiento y procedimiento 15 min Documentación del Médico Documentación de Anestesista Jefe de Sala Supervisor Anestesiólogo Cómo Logras Alinear los procesos para llegar al objetivo?

12 Principales Obstáculos Anestesiólogo/ Anestesistas Enfermería Médico Prioridad Finalizar con los procedimientos lo más temprano posible. Adaptarse a las necesidades del día, según el posteo en sala de operaciones. Tener sala a primera hora, tener personal de enfermería, tener al paciente listo, anestesista disponible, tener todos los productos para mis procedimientos y que el proceso sea ágil. Oportunidades Planeación de la cantidad de salas que se desean abrir x día. Alineación de turnos del personal en función a la demanda y las salas que se desean abrir. Asegurarse de tener el personal que necesitas en las diferentes áreas. Asegurarse de tener los productos necesarios en sala y reaccionar rápido con productos de baja rotación. Definir actividades, procesos y protocolos x área. Aprovechamiento de Recursos = + $$$ Industrialización de los Sistemas de Salud

15 Admisiones SITUACIÓN ACTUAL: Se genera un cuello de botella ya que el 100% de los pacientes son citados a la misma hora. No existe una política de límite de pacientes por hora. El modelo de programación de citas no tiene un sistema de confirmación de pacientes por lo que las cancelaciones se dan en el día y no hay planeación para mejor aprovechamiento del espacio disponible. OBJETIVO: Diseñar un proceso donde el paciente demore menos tiempos tanto en la Pre-Admisión como en el día del procedimiento. Hora De Llegada de Pacientes

16 Análisis Estadístico de la Demanda Análisis Estadístico: Antecedentes Act. Realizadas Pasos a Seguir Se realizó un análisis de la distribución de llegada de pacientes. Se identificó cuál es la distribución de pacientes (in patient, out patient). Se realizó análisis estadístico de la cantidad de pacientes x médico. Distribución Llegada de Pacientes 38% 62% Emergencias/ Admisiones Pre-Admisiones Se identificaron los tiempos de espera de los pacientes x etapa

17 Modelo de Citas Implementación modelo de citas Act. Realizadas Acciones Realizadas Se realizaron reuniones individuales con cada uno de los médicos para definir cantidad de pacientes a citar por hora. Se ingresaron dichos parámetros en el sistema Meditech para poder realizar la asignación de citas. Capacitación para el personal de registro. Implementación del modelo de citas para todas las divisiones.

18 Admisión Capacitación en el proceso y Cambios de turno Folleto Proceso de Pre- Admisiones Captura de horas de inicio y fin de cada proceso Indicador Productividad x Empleado a a Indicadores de tiempo por etapa y tiempo total a Últimos 3 meses 23 min Por debajo del PB a

20 Análisis Estadístico de la Demanda Análisis de Procedimientos x Día de la semana Distribución de procedimientos Procedimientos x Día General Procedimientos x Día Cardiología 25% 20% 15% 10% 22% 18% 20% 22% 13% 19% 22% 28% 18% 12% 5% 0% 1% Domingo Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes Sábado 3% 0% 0% Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes Sábado Domingo Procedimientos x Día Cateterísmo Procedimientos x Día OBGYN 27% 25% 16% 18% 14% 23% 20% 15% 15% 20% 22% 19% 19% 10% 1% 1% Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes Sábado Domingo 5% 0% 4% Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes Sábado Domingo 2%

21 Utilización de Salas % De Utilización de Salas Porcentaje de Utilizaciòn Sala de Operaciones En promedio las salas de operaciones son utilizadas en un 34%

22 Incremento en Productividad Con el objetivo de aumentar la productividad y mejorar el aprovechamiento de los recursos y las salas se realizaron las siguientes actividades: Identificar Médicos que más operaciones realizan Implementar políticas y definir responsable de su cumplimiento Re-Distribuir a médicos para balancear días de la semana Definir un número máximo de salas a abrir x división Reuniones individuales con los médicos para negociar día y hora de de sala. Reuniones en grupo con facultativos. Envío de políticas a respetar en sala de operaciones. Implementación de turnos escalonados.

23 Reuniones con Facultad Médica Acciones Realizadas Se realizaron reuniones con los médicos de cada una de las divisiones (cardiovascular, cirugía general, OBGYN, Cateterismo). Se validó la cantidad de salas a abrir. Se envío comunicado con la asignación de salas, el modelo de citas y políticas a implementar. Comunicado a los médicos

24 Modelo de Citas y Distribución de Médicos Lunes 6 médicos (6 Salas) Martes 4 médicos (6 salas Miércoles 5 médicos (6 Salas) Pendiente a Confirmar Rivera Pedrogo Jueves 5 médicos (6 Salas) Viernes 4 médicos (4 salas

25 Sala de Operaciones Acciones Realizadas Análisis 1 BSN 2 ORT 1 BSN 2 ORT 1 BSN 2 ORT 1 BSN 2 ORT 1 BSN 2 ORT 1 BSN 2 ORT 1 BSN 2 ORT N/A N/A N/A Distribución y asignación de médicos. Cantidad de personal x área Turnos escalonados (admisiones, enfermería, anestesia).

26 Beneficio Porcentaje de Utilizaciòn Sala de Operaciones Porcentaje de Utilizaciòn Sala de Operaciones En promedio las salas de operaciones mejoraron de un 34% en promedio a un 52%

28 Estatus Compras/ Inventario Capacitación en Pyxis a Pyxis Póliticas Institucionales Manejo Pyxis Acciones Realizadas Capacitación en el correcto uso de las Pyxis. Definición de Parámetros Max y Min a Se definieron las políticas para asegurar el cumplimiento al proceso de utilización de Pyxis Se implementaron los inventarios cíclicos en cada de las máquinas Pyxis Inventarios Cíclico Indicadores Se desarrollaron os indicadores de Ajustes, confiabilidad de inventario, e inventario expirado. a a a Se definieron parámetros de máximos y mínimos para los productos en sala.

29 Indicadores de Inventario Compras Ajustes de Inventario Inventario Expirado 78% de reducción vs PB 53% de reducción vs PB Ajustes de Inventario Confiabilidad de Inventario 31% de aumento vs PB Inventario Expirado Días de Inventario 9 días de reducción vs PB Confiabilidad de Inventario Días de Inventario

30 Indicadores Compras/Plaquetas/TAT Inventario On Hand 254k de reducción vs PB Inventario Sin Movimiento 103k de reducción vs PB Inventario On Hand Plaquetas Expiradas Inventario Sin Movimiento TAT 34 % de reducción vs PB 1 hora y 21 min de Reducción vs PB Confiabilidad de Inventario TAT Salas General

32 Status Proceso Sala de Operaciones Paciente Enfemería Enfermería Enfermería Modelo de Planeación Modelo de del Admisiones Abastecimiento Modelo de Planeación Modelo de del OPD Abastecimiento Modelo de Planeación Modelo de del Holding Abastecimiento Modelo de Procedimiento Planeación del en Abastecimiento Sala Políticas y Checklist Checklist Checklist Checklist Modelo de Supervisión Activa (Supervisores y gerente de Sala de operaciones). Checklist Admisiones Enfermería Enfermería Enfermería Modelo de Planeación Modelo de del Gobierno Abastecimiento Modelo de Planeación Modelo de del Indicadores Abastecimiento Modelo de Planeación Modelo de del Turno de Guardia Abastecimiento Modelo de Planeación Modelo de del Recovery Abastecimiento JSA, JSO, COPAC Indicadores Checklist Checklist

33 Objetivos y Retroalimentación Modelo de Gobierno y Desarrollo de indicadores Junta Semanal de Avance Análisis y Planes de Acción Junta Semanal Operativa General y OBGYN Reunión Inventarios Junta Semanal Operativa Cardiología Reunión Departamentos SO Junta Semanal Operativa Cateterismo Minuta Planes Acción Indicador Supervisión Activa