DEFINICION DE PROYECTO - PROGRAMA - PLAN

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1 DEFINICION DE PROYECTO - PROGRAMA - PLAN LECCIÓN Nº DEFINICIONES DE PROYECTO PROGRAMA -PLAN Se puede definir PROYECTO como un conjunto de actividades interdependientes orientadas a un fin específico, con una duración predeterminada. Un proyecto es la unidad operativa del plan o instrumento del desarrollo socio-económico. Constituye el elemento operativo del plan, ya que mediante la implementación de los diversos proyectos se logran los objetivos contemplados en los planes de desarrollo económico. En otras palabras, el plan se materializa mediante la ejecución de los proyectos. Ejemplos de Proyectos: Un Coliseo, un Estadio, una Carretera, una Irrigación, un Canal de regadío, un Sistema Eléctrico en un distrito, etc. A un conjunto de Proyectos orientados a un objetivo superior se denomina PROGRAMA. Un programa es un conjunto organizado de medios para conseguir un determinado fin u objetivo. Ejemplos de Programas: Sistema Vial Regional, Programa de Irrigaciones Regional, Programa Regional de Electricidad. A su vez, un conjunto de Programas constituye un PLAN, como corresponde generalmente a los grandes Planes Nacionales. Un plan es un documento técnico que constituye un instrumento de la planificación de carácter orientador en el que se precisan los grandes objetivos objetivos generales y metas a obtener así como las acciones para su ejecución. El plan requiere del concurso de programas y proyectos para que su realización se haga efectiva. Ejemplos de Planes Nacionales: Plan Nacional de Carreteras, de Irrigaciones, de Electricidad. 1.2 EL PROYECTO COMO LA UNIDAD FUNDAMENTAL DE LA PLANIFICACIÓN DEL DESARROLLO ECONÓMICO SOCIAL El Grafico No. 1 se muestra el Plan Nacional de Carreteras y sus niveles de ejecución y se muestra a los proyectos como la unidad esencial de la plantificación del desarrollo económico y al plan como el pilar orientador en el que se precisan los grandes objetivos nacionales. Este esquema define el proceso de planificación como un sistema en el cual el plan, los programas y los proyectos se encuentran estrechamente relacionados y cada uno de ellos coadyuva al logro del gran objetivo: el desarrollo económico social. 2

2 Los proyectos constituyen la unidad fundamental de la planificación del desarrollo económico por lo tanto se hace necesario que se formulen eficientemente, que se orienten con una vocación empresarial, competitiva y de liderazgo en el Perú. Por tanto un proyecto tiene que tener una definición concreta del éxito, un principio y un final especificados en términos de tiempo y tareas a realizar, finales de etapas intermedios y un presupuesto. Bill Gates. Los mejores proyectos son aquellos en que los autores tienen en mente el panorama visto desde la perspectiva del cliente. Esto también se cumple cuando se trata de proyectar procesos. También hace falta una comprensión clara, a todos los niveles, de los compromisos en que incurrimos. Todo proyecto incluye cierto número de soluciones de compromiso. Bill Gates. Grafico No. 1 Plan Nacional de Carreteras Programa Distrital Programa Regional Programa Sectorial Proyecto Carreteras Asfaltadas Proyecto Caminos Rurales Proyecto Carreteras Afirmadas 1.3 ALCANCES DE UN PROYECTO De acuerdo al significado de la Real Academia de la Lengua Española, la palabra Proyecto proviene del latin proiectus, que significa: designio, pensamiento, propósito de hacer alguna cosa. Conjunto de escritos, cálculos y dibujos que se hacen para dar idea de cuanto ha de costar una obra. También proyecto proviene de la palabra Proyectar: que significa idear, trazar, disponer, proponer el plan y los medios para lograrlo. 3

3 1.3.1 Definición de Proyecto de Inversión Conjunto de estudios y elementos metodológicos para la formulación y evaluación de un proyecto, que permiten sustentar o fundamentar una idea de negocio, para producción de un bien o un servicio; y, tiene como objetivo ejecutar o lograr algo o identificar una solución al planteamiento de un problema o necesidad. Cuando existe una demanda insatisfecha de los clientes o cuando hay una demanda creciente de algún producto o servicio podrían ser las causas para identificar un proyecto de inversión. Por lo tanto, un proyecto de inversión implica el desarrollo o cumplimiento de pasos ordenados (metodología), que partiendo de la identificación de un problema o necesidades reales nos conducen a su solución, mediante el análisis de los datos usando pasos metodológicos ordenados. 1.4 DIRECCIÓN, GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS La Dirección de Proyectos es un concepto más ambicioso que el de Gestión, ya que implica actividades de mayor responsabilidad, que requieren más experiencia y capacitación, tales como selección y motivación de equipos de trabajo, liderazgo, toma de decisiones estratégicas y en general, otras actividades de índole más humana y cultural que la gestión de recursos. La Gestión de Proyectos es el conjunto de actividades comerciales, técnicas, legales, etc.- encaminadas a ordenar, disponer y organizar los recursos y requerimientos para completar con éxito una idea de negocio, para un nuevo producto o servicio. La Administración de Proyectos se limita a la aplicación de técnicas y herramientas numéricas para planificar y organizar la utilización de los recursos en un proyecto. Es la actividad básicamente contable y por lo general, antiguamente estaba muy alejada del contenido técnico de los trabajos. Actualmente es necesario que todos los equipos de un proyecto estén entrelazados, para que todos tengan la perspectiva del proyecto entero; para garantizar el éxito del mismo cuando se ponga en marcha en el mundo real. Por qué se hace necesario que todos los equipos de un proyecto como son la dirección, gestión y administración trabajen entrelazados? Todos tiene que estar involucrados a responder preguntas básicas en un proyecto Nuestro proyecto va a resolver los problemas que estamos planteando?. Si descomponemos el proyecto en demasiadas fases e intervienen demasiadas personas, nadie tiene la perspectiva del proyecto entero. El pasar la pelota de unos a otros origina muchos puntos en donde algo puede salir mal. Por tanto en el mundo actual donde la informática es una facilitadora magnífica para el trabajo en equipo, se hace menester que en cualquier proyecto todos los equipos de trabajo 4

4 estén enterados de los objetivos así como del avance del mismo, para aportar al éxito del mismo. 1.5 GESTIÓN OPERATIVA, ADMINISTRATIVA Y ESTRATÉGICA En función al alcance y trascendencia de las decisiones que se tomen dentro de un proyecto, se pueden identificar los niveles siguientes: La Gestión Operativa, es el nivel de menor importancia con relación al alcance y trascendencia de la decisión. Su alcance temporal es a muy corto plazo y permiten ejecutar el trabajo cotidiano. Son ejemplos de decisiones operativas la elección de materiales, convocatoria de reuniones internas informales. La Gestión Administrativa o Táctica involucra decisiones de trascendencia a corto y mediano plazo. Afectan a la planificación de recursos y a las medidas correctivas de las desviaciones detectadas. Son ejemplos de decisiones administrativas la convocatoria de reuniones internas con el cliente de carácter formal, la reasignación de tareas de los miembros del equipo de trabajo. La Gestión Estratégica implica decisiones que afectan a la supervivencia del proyecto. Son las más complejas, ya que suelen requerir información externa al propio proyecto. Estas decisiones, que tienen implicaciones a largo plazo, las toma el director del proyecto, previa consulta con todos los equipos involucrados, con el fin de que su decisión tenga toda la información necesaria; y sea la más acertada. Son ejemplos de decisiones estratégicas la elección del tipo de cliente o área tecnológica, la negociación del precio, tiempo de ejecución, la suspensión de los trabajos, entre otros. 1.6 IMPORTANCIA DE LA GESTIÓN DE UN PROYECTO La correcta dirección y gestión de un proyecto es una tarea compleja, no siempre formalizada, que tiene tanto de arte como de técnica. Tal vez por esta razón, la gestión no siempre resulta atractiva para los profesionales más técnicos especialmente si son jóvenes y sin experiencia. Lo más probable es que la vida de un profesional calificado se inicie (si el mercado lo permite) con actividades técnicas y sólo con el transcurso del tiempo se aborda la administración, la gestión y la dirección de los proyectos en los que se participa. La excepción a ello, lo constituyen los profesionales autónomos, que se ven interesados y en algunos casos obligados a gestionar sus propios recursos por cuenta propia. Incluso, en estos casos, las actividades de gestión sufren un cierto rechazo, que desaparece con el tiempo, con la experiencia y con las ganas de realizar otras actividades nuevas. Con el ejemplo siguiente grafico la importancia de la gestión de un proyecto de software. La dirección siempre quiere que el producto tenga muchas funciones, que no sea demasiado voluminoso, y que esté hecho de la noche a la mañana por poco dinero. La dirección siempre lo quiere todo, así que las soluciones de compromiso deben ser un objeto de un entendimiento explicito. Si usted a ideado un producto con muchas funciones y para eso se ve obligado a hacerlo mas grande, no querrá 5

5 que la dirección le venga diciendo luego que debería haber sacrificado algunas funciones para que el programa no resultase demasiado extenso. Si hemos puesto un tope al costo, no querremos que nos digan que deberíamos haber gastado lo que fuese necesario para que aquel incluyese más prestaciones. Esto también sucede con los proyectos para crear procesos digitales. Hay que ser flexibles frente a la evolución en lo que se nos pide, pero sin llegar a machacar los objetivos iniciales del concepto a fuerza de modificaciones. De manera que conviene tener establecido con nitidez el proceso de decisión frente a los cambios, sin olvidar la posibilidad de tener que reevaluar los objetivos iniciales, esto lo pone de ejemplo en la gestión de un proyecto de software, Bill Gates. 1.7 TIPOS DE PROYECTOS : Según la naturaleza del proyecto.- a) Proyectos orientados a la creación de una nueva empresa. b) Proyectos orientados a la expansión de la planta existente o adquisición de nuevos activos para la empresa. c) Proyectos que derivan de estudios de mercado: sustitución de importaciones, mercado de exportación, demanda insatisfecha, crecimiento de demanda interna, diseño de producto, distribución, etc Según la actividad económica que desarrolla el proyecto Se identifican proyectos que tienen su origen en la realización de estudios sectoriales, relacionados con los diversos sectores económicos, tales como: a) Sector primario: Agricultura, Ganadería, Pesca. b) Sector secundario: Industria de la Transformación: Envasado de productos hidrobiologicos. c) Sector terciario: Servicios, Comunicaciones, Transportes, Turismo Por el factor determinante del proyecto: a) Proyectos privados.- se establecen con fuertes premisas económicas que, de no cumplirse, hacen inviable el proyecto. b) Proyectos sociales.- destinados fundamentalmente a satisfacer necesidades sociales de una comunidad. Buscan mejorar el bienestar de un grupo social. Ejemplo: proyectos de salud, educación, saneamiento básico, etc Por la interdependencia: a) Proyectos independientes.- La aceptación (o rechazo) de uno no significa o no impide la aceptación (o eliminación) de los demás. Por ejemplo, la decisión de implementar un proyecto informático que permita integrar las diversas áreas de la empresa, es independiente de la decisión que se tome acerca del alquiler o compra de un edificio. b) Proyectos dependientes.- son proyectos cuya aceptación depende de la aceptación de una o varias propuestas. Por ejemplo, un proyecto de explotación de minerales, puede requerir la construcción de una carretera. c) Proyectos mutuamente excluyentes.- Dos proyectos son mutuamente excluyentes cuando ambos constituyen una forma alterna de realizar la misma función o alcanzar el mismo objetivo. Por ejemplo, cuando se tiene la posibilidad de pavimentar una carretera con asfalto o cemento. 6

6 AUTOEVALUACIÓN Nº Defina lo que es un Proyecto, Programa y Plan? 2. De ejemplos de proyectos, programas y planes nacionales, que se están ejecutando en su comunidad. Si son privados o públicos? 3. Qué nos dice Bill Gates respecto a un proyecto como la unidad fundamental de la planificación del desarrollo económico social? 4. Por qué se hace necesario que todos los equipos de un proyecto como son la dirección, gestión y administración trabajen entrelazados? 5. Por qué es importante la Gestión de un Proyecto? 6. Cuales son los tipos de proyecto según: su naturaleza; según la actividad económica que desarrolla? 7. Cuales son los tipos de proyecto según su factor determinante? 7