Todos los locales de la Conferencia deberán contar con accesos para personas con discapacidad.

Transcripción

1 P. ABIERTO Nº 1/10 LOTE 4: PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA LA ORGANIZACIÓN EN SEVILLA DE LA REUNIÓN DEL GRUPO TECNICO Y DEL COMITÉ CONSULTIVO DEL FONDO SOCIAL EUROPEO. 1. OBJETO DE LA CONTRATACIÓN. El propósito del contrato es la prestación externa al Servicio Público de Empleo Estatal como organismo Intermedio del programa Operativo de Adaptabilidad y Empleo del servicio que consiste en la organización y realización a todos los niveles que se describen más delante de una REUNIÖN DEL GRUPO TECNICO Y DEL COMITÉ CONSULTIVO DEL FONDO SOCIAL EUROPEO. 2. LUGARES Y FECHAS. La conferencia se celebrará en la ciudad de Sevilla. Todos los locales de la Conferencia deberán contar con accesos para personas con discapacidad. En principio las fechas previstas serán los días 17, 18 y 19 de marzo de 2010 con llegada de los participantes el día 17 de marzo, pernoctación los días 17 y 18 y salida el día 19 de marzo. 3. ASISTENTES. Se prevé una asistencia aproximada de 150 personas. 4. PROGRAMA INDICATIVO, SUJETO A CAMBIOS, AÑO El programa se encuentra sujeto a las directrices que establezca la Comisión Europea (DG Empleo). En todo caso la reunión se iniciará la tarde del 17 de marzo y finalizará la mañana del 19 de marzo. El día 18, antes de su traslado a la cena oficial se deberá prever una visita de carácter cultural a los monumentos más emblemáticos de la ciudad o su entorno. 5. DESCRIPCIÓN DE LOS SERVICIOS OBJETO DE LA CONTRATACIÓN. El detalle indicativo de los servicios que comprenderá la oferta se expresa en los puntos siguientes, teniendo en cuenta que la relación expuesta tiene carácter de máximo, pudiendo finalmente no ser requeridas algunas de estas partidas y abonándose los servicios según las cantidades realmente realizadas.

2 La Administración se reserva el derecho o la posibilidad de proceder a la anulación de cualquiera de los servicios programados; en este caso la empresa adjudicataria del contrato sólo tendrá derecho a las compensaciones que esté en condiciones de justificar: parte proporcional de gastos generales de logística e intendencia, costes efectivos de anulaciones de reservas, edición efectiva de material impreso, y similares que sean aceptados por la Administración. En el caso de que algún servicio de los previstos en estas prescripciones se suprimiera, el Comité organizador habrá de comunicarlo a la empresa adjudicataria con una antelación de una semana. 5.1 Organización de los viajes y traslados. - La empresa gestionará las reservas de aquellos participantes que lo soliciten, pero no abonará el coste de la estancia. - En caso de ser necesario gestionará la organización y traslado de la logística de los participantes al lugar de la cena oficial del día 18 de marzo, así como la contratación de los distintos vehículos y conductores. - Seguros de accidente y responsabilidad civil. -En todo momento se atenderán las consultas que hagan los participantes y la resolución de las incidencias que puedan surgir. 5.2 Restauración. -En cualquier caso se deberá garantizar la calidad de los servicios prestados así como la posibilidad de ofrecer menús especiales (para vegetarianos, para celíacos, etc.,) cuando lo requieran los asistentes al evento. También se distribuirán botellas de agua para ponentes y asistentes, que se repondrán según su consumo. Salvo en el caso de la cena del día 18 que se describe posteriormente, se realizará en el lugar de trabajo, con el siguiente calendario: 1. Día 17: pausa café. 2. Día 18: 2 pausas para café y un almuerzo informal. 3. Día 19: una pausa para café. -El día 18 deberá preverse la organización, de una cena oficial, en algún lugar de características singulares, que se acordará en el momento oportuno. Todos los servicios descritos se deben prestar para todos los asistentes (aproximadamente 150 personas). 5.3 Organización de las infraestructuras de los locales a utilizar.

3 -Estará previsto el espacio necesario para situar y custodiar los identificadores personales, porta documentos y cuanta información sea necesaria - Será necesario un salón que deberá contar con mesa de presidencia, debiendo figurar las banderas de la Unión Europea, la de España y la de la Comunidad Autónoma. Durante las sesiones, la empresa suministrará los sistemas de megafonía móvil adecuados, interpretación, así como el personal necesario para hacer llegar los micrófonos de sala a los participantes que lo soliciten y se asegurará de su correcto funcionamiento y mantenimiento. - Todos los puestos de trabajo de los participantes dispondrán de megafonía, identificadores personales y de los Estados, banderas, material de escritura. - Los lugares en los que se celebren las reuniones deberán contar con la seguridad y la cobertura de responsabilidad civil apropiadas para un acto de estas características y estará debidamente señalizado con los indicadores oportunos. Asimismo, se procederá a la limpieza y mantenimiento continuo de los espacios comunes y se ordenará de tal modo que haya la menor aglomeración de personas posible en las zonas destinadas a las inscripciones, acreditaciones, reparto de documentación, Además en la zona común habrá disponibilidad para fotocopias, faxes, teléfonos y acceso completo a Internet. - Se podrá requerir los servicios de un fotógrafo de cara a la elaboración posterior de notas de prensa. - La empresa adjudicataria tendrá a un responsable destacado en el lugar de celebración del Seminario para velar y controlar el perfecto desarrollo del mismo. Así mismo dispondrá de personas de apoyo (azafatas/os) para atender necesidades como hacer fotocopias, atender a los participantes o facilitar los turnos de palabra durante las sesiones de trabajo. Esta persona de apoyo deberá tener habilidades lingüísticas en español, francés e inglés. Las azafatas/os o el personal de apoyo será el necesario para atender a los participantes en el sitio de trabajo sin que se generen colas o aglomeraciones de personas. 5.4 Interpretación y traducción. - Al menos 5 idiomas: español, francés, inglés, italiano y alemán cabinas de interpretación simultánea, traductores/as, auriculares y material necesario. La tarifa diaria por intérprete no podrá ser superior a los 700 euros por día IVA incluido. 5.5 Medios audiovisuales. -Cañón reproductor del Power Point, ordenadores en la mesa de Presidencia, pantallas, micrófonos, megafonía y material necesario para el buen funcionamiento de la conferencia. Personal necesario para la puesta en marcha y mantenimiento de los equipos de sala.

4 Se facilitará personal necesario para la puesta en marcha y mantenimiento de los equipos de sala. 5.6 Materiales. -La empresa adjudicataria se encargará de la preparación, de acuerdo con los organizadores del evento, de un CD o pen-drive que incluya el logo que se determine y con una determinada capacidad las presentaciones y textos que sean necesarios. Si se utiliza el formato Presidencia española 2010, los CD y/o pen-drives se ajustarán al modelo de Presidencia española Si fuera necesario efectuar alguna traducción de un texto que se ha de distribuir la empresa adjudicataria se hará cargo de la misma en el plazo requerido por los organizadores de la misma que no será nunca inferior a 2 días. 6. PRESUPUESTO El presupuesto máximo de licitación será de euros IVA incluido. El licitador incluirá en la oferta económica, en partida independiente, la cuantía que estime oportuno, en concepto de organización y gestión de la conferencia y actos vinculados a la misma, que en ningún caso podrá superar el 12 por cien del presupuesto máximo de licitación. 7. FORMA DE PAGO Todos los servicios se abonarán en función de los costes reales incurridos que se justificarán debidamente. La factura contendrá al menos el siguiente desglose: - Gastos de organización de la conferencia (preparación, coordinación, secretaría, ). - Traslados participantes y ponentes. - Infraestructuras locales (salón de plenos, salas de reuniones, espacio para stands). - Restauración. - Traducción e interpretación. - Medios audiovisuales e informáticos - Honorarios Ponentes - Gastos generales y material de los participantes.

5 En todos los servicios cuyo coste varíe en función del número de participantes, se establecerá además, el coste unitario del mismo determinando igualmente el precio neto, el IVA aplicable y su cálculo, así como el precio total con IVA. De este modo la facturación corresponderá al servicio efectivamente prestado, en función del número de asistentes. 8. SERVICIOS QUE APORTARÁ EL SERVICIO PÚBLICO DE EMPLEO A TRAVÉS DE PERSONAL ENCARGADO DEL EVENTO/CONFERENCIA. -Asistencia continuada para aclarar todo tipo de dudas que puedan surgir sobre las características y la organización de la Conferencia, así como para cerrar aspectos concretos que se acordarán en el momento oportuno. 9. SERVICIOS QUE APORTARÁ LA EMPRESA. La empresa se encargará de todos los aspectos relativos a la organización de la Conferencia, y en especial de los siguientes servicios y prestaciones: inscripciones, información, acreditaciones, material de todo tipo, locales y restauración, comunicaciones, organización personal, azafatas/os, secretaría, gestión informática, gestión de traducción, gestión de viajes, alojamiento y transporte en los términos expresados en la cláusula quinta de este pliego. 10. PROCEDIMIENTO A SEGUIR El Servicio Público de Empleo Estatal una vez se concrete la acción y en todo caso con una antelación mínima de un mes respecto a la celebración del evento hará una petición de servicio a la empresa contratada con la especificación de los servicios a prestar y los detalles oportunos para su correcta ejecución, sin que se puedan incluir servicios que no se hayan mencionado en el presente pliego. Sólo los servicios mencionados en una petición de servicio pueden ser objeto de facturación. El Servicio Público de Empleo Estatal podrá visitar los hoteles y locales ofertados de cara a asegurar la adecuada prestación del servicio, proponiendo, en su caso, las modificaciones a realizar. En todo caso, el Servicio Público de Empleo Estatal comunicará a la empresa adjudicataria tan pronto como lo conozca cualquier modificación en la fecha de celebración prevista para la celebración de la reunión. Madrid, 4 de septiembre de 2009 EL DIRECTOR GENERAL DEL SERVICIO PÚBLICO DE EMPLEO ESTATAL - Fco. Javier Orduña Bolea -