HABILITACIÓN DE USUARIOS EN LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Transcripción

1 SISTEMAS DE INFORMACIÓN CARACTERIZACIÓN OBJETO ALCANCE Habilitar en los sistemas de información los usuarios que inician labores con la Compañía, así como aquellos que por motivos de cambios en sus funciones o cargo deben cambiar de perfil ante el sistema. Desde: Diligenciar al área de Control Interno por medio de SIMASOL la solicitud de servicio Autorización para la creación de perfiles de usuarios nuevos Hasta: Entregar la copia de FR-SOP Carta de entrega de claves a usuarios en el Departamento de Recursos Humanos, para que el Analista del área, la anexe en la hoja de vida del funcionario DUEÑO SOFTWARE Y HARDWARE Jefe de Sistemas Departamento de Sistemas. Jefe de Control Interno Departamento de Control Interno SIMASOL SIGLEASE Windows AVAYA ROCKET VAULT PROVEEDORES ENTRADAS Analista de Recursos Humanos. SIMASOL de informe de ingreso de personal. CLIENTES SALIDAS Analista de Recursos Humanos. SIMASOL de confirmación de habilitación. FR-SOP Carta de entrega de claves a usuarios DESCRIPCIÓN DETALLADA DEL PROCESO MAYO DE DEPARTAMENTO DE RIESGO Página 1 de 8

2 JEFE DE ÁREA 1. Diligencie y envíe al área de Control Interno por medio de SIMASOL la solicitud de servicio Autorización para la creación de perfiles de usuarios nuevos. JEFE DE CONTROL INTERNO 2. Reciba la solicitud de servicio y verifique las opciones que le está solicitando el Jefe de Área para el funcionario 3. Analice el servicio de SIMASOL y la justificación que dio el Jefe de Área que solicitó el perfil del usuario. Tenga en cuenta que el perfil de Siglease y los servicios de red y Simasol que se van aprobar deben ser acordes con las funciones y actividades que se realizan en el cargo, si las opciones se solicitan por reemplazos de cargos se debe informar que son en condición temporal. Un usuario no debe tener opciones que no requiera para el cargo. 4. Ingrese a SIGLEASE y obtenga el listado de opciones que se le pueden asignar al usuario, según las actividades que se desarrollan en ese cargo. 5. Apruebe las opciones (Correo, Internet, SIGLEASE, Simasol) que realmente se necesitan para el desarrollo de las funciones del cargo. 6. Genere la solicitud requerimientos de usuarios en los sistemas de información y diligencie los campos que se solicitan. 7. Envíe la solicitud al Departamento de Sistemas, una vez ha diligenciado y guardado todos los cambios dentro de SIMASOL. JEFE DE SISTEMAS 8. Revise el SIMASOL relacionado con requerimientos de usuarios en los sistemas de información y el reporte con las opciones del perfil de SIGLEASE. Estas opciones pueden ser: Perfil de SIGLEASE Perfil de SIMASOL correo externo,si es así, se indica también que usuario de correo tendrá Salida a internet 9. Revise las opciones que aprobó el Jefe de Control Interno y de su visto bueno en señal de aprobación. MAYO DE DEPARTAMENTO DE RIESGO Página 2 de 8

3 Los funcionarios del Departamento de Sistemas encargados de realizar la creación de usuarios son: Ingeniero de Soporte: o creación de usuario en SIGLEASE (Este usuario se crea a nivel de la base de datos y a nivel de la aplicación). Analista Administrativo de Sistemas: o creación de usuario en la red o creación de usuario correo externo o creación de usuario en Internet o creación de carpeta de backup o creación de usuario Rocket Vault (si el usuario es jefe) o creación de usuario en Avaya Oficial de Sistemas o creación de usuario en Simasol Oficial de Soporte Técnico: o creación de usuario en la Intranet o configuración del equipo. El listado impreso se debe entregar al Ingeniero de Soporte, quien es la persona encargada de realizar la creación del perfil en SIGLEASE. 10. Asigne y replique la solicitud a los funcionarios del Departamento de Sistemas encargados de la creación de usuarios en los diferentes sistemas de información. NOTA IMPORTANTE: Para habilitar al usuario los funcionarios del departamento de sistemas que intervienen en el proceso deben tener en cuenta la fecha en la cual ingresa el funcionario y así continuar con el proceso a partir de ese momento. ANALISTA DE SISTEMAS Creación de usuario en el sistema SIGLEASE 11. Reciba en la bandeja de correo electrónico la solicitud de servicio asignada por el jefe de sistemas. 12. Cree el usuario en el sistema de información general de Leasing SIGLEASE y en la base de datos, según las políticas establecidas por el Departamento de Sistemas. El login en SIGLEASE es el usuario OPS$XXXX y está asignado por las iniciales del usuario y el password estándar está dado por las iniciales de la persona más el año de creación. Este password debe ser modificado por el usuario una vez le ha sido entregado. MAYO DE DEPARTAMENTO DE RIESGO Página 3 de 8

4 13. Remítase al Simasol correspondiente a la solicitud anteriormente atendida y diligencie en el campo establecido el login y password del usuario, para el ingreso al sistema de información. 14. Finalizada la actividad, cambie el estado de la solicitud a Terminado para cierre y calificación. ANALISTA ADMINISTRATIVO DE SISTEMAS 15. Revise el correo y verifique el SIMASOL que fue enviado por el Jefe de Sistemas. Creación de usuario en la red: 16. Ingrese al servidor servmail con su usuario y contraseña asignada, diríjase al directorio activo de usuarios y equipos y cree un nuevo usuario. 17. Asigne un grupo de correo al usuario creado según corresponda. Si el usuario NO tiene correo externo Diríjase al paso 20 Si el usuario tiene correo externo Creación de usuario de correo externo: 18. Cree una dirección SMTP usando un nombre corporativo definido por el jefe de área o el jefe de sistemas. 19. Cree el usuario de correo externo ante el servidor servweb 20. verifique si el usuario tiene salida a Internet Si el usuario no tiene salida a Internet Diríjase al paso 23 Si el usuario tiene salida a Internet Creación de usuario Internet: 21. Envíe un correo al jefe de sistemas solicitando la creación de usuario de Internet. JEFE DE SISTEMAS 22. envíe un correo a seguros Bolívar para que este proveedor cree el usuario proxy ANALISTA ADMINISTRATIVO DE SISTEMAS Creación de carpeta de back up: 23. Asigne los permisos sobre la carpeta de backup del área respectiva al usuario. Si el usuario NO pertenece a la presidencia,gerencias o jefaturas de la compañía Diríjase al paso 25 Si el usuario pertenece a la presidencia,gerencias o jefaturas de la compañía MAYO DE DEPARTAMENTO DE RIESGO Página 4 de 8

5 Creación de usuario Rocket Vault: 24. Ingrese a la unidad de back up Rocket Vault con su nombre de usuario y clave asignada y adicione la maquina del usuario para que se tomen backups de los documentos del mismo. Creación de Extensión AVAYA: 25. Ingrese como administrador al software de Avaya y asigne ante el sistema la extensión respectiva al usuario, Creación de Buzón Avaya: 26. Ingrese al servidor de AVAYA. 27. Cree ante el sistema AVAYA el buzón de grabación de mensajes Asignación de permisos de cargue de documentos en SIMASOL: 28. Verifique si el funcionario al cual va a habilitar tiene asignados permisos para cargue masivo de documentos en SIMASOL. Si el usuario No tiene asignados permisos para cargue masivo de documentos en SIMASOL Diríjase al paso 31 Si el usuario tiene asignados permisos para cargue masivo de documentos en SIMASOL 29. Asigne permisos al usuario para que este tenga acceso a los documentos correspondientes según sus permisos asignados. 30. Cree el acceso directo para el cargue masivo en el equipo del usuario final. 31. Cierre el SIMASOL informando la atención del mismo OFICIAL DE SISTEMAS Creación de usuario en el sistema SIMASOL: 32. Ingrese al sistema SIMASOL 33. Registre datos del usuario y cambie su estado a activo. 34. Asigne el área y la clase de perfil que manejará este usuario según las especificaciones del área de cumplimiento. 35. Asigne la vista de los documentos respectivos al usuario, si aplica, y guarde los cambios realizados. OFICIAL DE SOPORTE TÉCNICO 36. Revise el correo y verifique el SIMASOL que fue enviado por el Jefe de Sistemas. Creación del usuario en la Intranet: 37. Ingrese a la Intranet de desarrollo de la Compañía y actualice las páginas de directorio telefónico. 38. Diligencie el formato de paso a producción para que el Analista Administrativo de Sistemas actualice las páginas en la Intranet de Producción. MAYO DE DEPARTAMENTO DE RIESGO Página 5 de 8

6 Configuración del equipo del usuario: 39. Ingrese al equipo del usuario como administrador de la máquina y cámbiele el nombre en propiedades de equipo. 40. Cree el acceso a la carpeta de backup del área correspondiente para el usuario 41. Agregue al usuario en el grupo de administrador de equipo. 42. Configure el equipo y adécuelo de acuerdo a las necesidades del usuario. 43. Finalice el SIMASOL. JEFE DE SISTEMAS 44. Verifique desde el aplicativo Web de SIMASOL que la replica de la solicitud haya sido contestada por todas las personas a las que se les envió. 45. Califique las solicitudes de servicio que enviaron los funcionarios del área, según la calidad y oportunidad del servicio. 46. Envíe vía correo electrónico al jefe de Control Interno los nombres de inicio de sesión y password en los diferentes sistemas de información de la Compañía de los usuarios habilitados. 47. Finalice el SIMASOL enviado por el Analista de Control Interno, en el cual ratifica que los usuarios ya fueron habilitados en los sistemas de información. 48. Reciba por correo electrónico la solicitud Creación perfiles de usuario que fue atendida por el Departamento de Sistemas. 49. Revise en las solicitudes que fueron atendidas por los funcionarios del Departamento de Sistemas los nombres de inicio de sesión y password en los diferentes sistemas de información de la Compañía. 50. Califique el Simasol del Departamento de Sistemas y en el simasol que el jefe de área envío, registre que el usuario está creado y cambie el estado del mismo a Terminado para cierre y calificación. 51. Diligencie el formato FR-SOP Carta de entrega de claves a usuarios. 52. Envíe por medio del sistema SIMASOL el formato FR-SOP Carta de entrega de claves a usuarios al jefe del área del funcionario al cual se le habilitaron sus perfiles de usuario. JEFE DE ÁREA 53. Solicite la firma de recibido por parte del funcionario, indicando la fecha en la cual le fue entregada la carta FR-SOP Carta de entrega de claves a usuarios. 54. Entregue la copia de FR-SOP Carta de entrega de claves a usuarios en el Departamento de Recursos Humanos, para que el Analista del área, la anexe en la hoja de vida del funcionario. FIN DEL PROCESO MAYO DE DEPARTAMENTO DE RIESGO Página 6 de 8

7 POLÍTICAS ESPECÍFICAS DESCRIPCIÓN 1. Los funcionarios de Sistemas deben realizar la deshabilitación el mismo día en que se envía el Simasol por parte del Analista de Recursos Humanos. 2. No se puede realizar el proceso sin el envío del Simasol al Departamento de Sistemas. Es prerrequisito y será responsabilidad del Departamento de Recursos Humanos las demoras causadas por tal omisión. RESPONSABLE Analista de Sistemas Analista Administrativo de Sistemas Oficial de Soporte Técnico Analista de Recursos Humanos DOCUMENTOS RELACIONADOS CÓDIGO NOMBRE DESCRIPCIÓN UBICACIÓN FR-SOP Carta de entrega de claves a usuarios Manual de políticas de Sistemas Carta en donde se informa a los usuarios sobres su clave y opciones en los sistemas de información Manual en el que se encuentran las políticas definidas por la Compañía para el Departamento de Sistemas Intranet Intranet MAYO DE DEPARTAMENTO DE RIESGO Página 7 de 8

8 CONTROL DEL DOCUMENTO E HISTORIA DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS ELABORADO POR APROBADO POR 01 05/11/2009 Versión inicial Natalia Prada Analista de Procesos Ricardo Tarazona Jefe de Sistemas MAYO DE DEPARTAMENTO DE RIESGO Página 8 de 8