SIGC-SUA Auditoría Interna Anual. Ciclo de Gestión 2015

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1 INFORME EJECUTIVO DE AUDITORÍA INTERNA DE ANUAL CICLO PROCESO CLAVE PC05. Gestión integrada de los Recursos Humanos FECHA DE REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA: 10/02/ :00 h. Auditor/a coordinador/a de proceso: Jesús Díaz Ortiz. AUDITORES : Manuel Aranda Fontecha. Auditor. Luis Espinosa de los Monteros Moreno. Auditor. RESPONSABLE DE UNIDAD: PROCESOS DE LA UNIDAD Jacinto Cantero Jiménez. Técnico de la Unidad de PRL. Eva María Fernández Serrano. Técnica de la Unidad de PRL. Carmen del Rosario Mesa Barrionuevo. Técnica de la Unidad de PRL. PC Gestión de la prevención de riesgos laborales. OBJETIVOS DE AUDITORÍA: AUDITORÍA DE SISTEMA/PROCESOS 1.- No conformidades. Verificación y cierre de las correcciones, acciones correctivas y acciones preventivas pendientes de los planes correspondientes de las No Conformidades de Auditoría y No Conformidades Internas. Valoración. No existen No conformidades pendientes de verificación y cierre. 2.- La conformidad de la gestión de los procesos y la prestación de servicios, a través de la implantación y mantenimiento eficaz del sistema de gestión de la calidad respecto de los requisitos de la Norma de referencia del sistema: UNE-EN-ISO-9001:2008: Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos. Valoración. Se verifica la conformidad de la gestión del proceso, así como los registros asociados al mismo de acuerdo con las características específicas de cada uno de los expedientes auditados. 3.- Indicadores. Medición y seguimiento de los indicadores de los procesos y compromisos de calidad y el grado de consecución de los objetivos planificados. Valoración. Se verifica que la Unidad ha realizado las mediciones periódicas de todos los indicadores del proceso de acuerdo con la planificación de sus fichas de indicadores, el cumplimiento de los valores objetivos establecidos y los compromisos de calidad. Se valora positivamente los resultados obtenidos. 4.-Quejas y sugerencias e información directa de clientes. Medición y seguimiento de los resultados de retroalimentación de los grupos de interés. Valoración. La Unidad de Prevención de Riesgos Laborales no ha recibido durante el segundo semestre de 2015 ninguna queja ni sugerencia de carácter formal a la gestión del proceso PC05, por lo que no procede su verificación como objetivo de auditoría. No se han gestionado ninguna actuación de información directa de clientes, se recomienda en el caso que se produzcan en el futuro, la gestión de la misma, incluyendo su utilización y aplicación para la mejora continua, además de disponer de evidencias que demuestren está gestión. 5.- Encuestas: Verificación de la realización de las encuestas correspondientes a los grupos de interés del proceso, así como, a fecha de auditoría, del seguimiento de los índices de participación y resultados Sistema Integrado de Gestión de la Calidad de los Servicios y Unidades Administrativas de la Universidad de Jaén. Página 1 de 9

2 obtenidos; en su caso, realización de acciones de mejora necesarias. Encuestas de Satisfacción General- Valoración Encuestas Postservicio. Valoración. La Unidad de Prevención y Riesgos Laborales no dispone de encuestas generales asociadas a este proceso PC05, por lo que no procede su verificación como objetivo de auditoría. Se verifica la realización de las encuestas correspondientes, los resultados obtenidos, así como los índices de participación y acciones de mejora realizadas. 1. Se comunica a los miembros del SPRL que valoren publicitar los datos más significativos de las encuestas en su página web o comunicados y las mejoras implantadas a raíz de las encuestas post-servicio, como herramienta de mejora. 6.- Seguimiento del grado de valoración e implementación de las propuestas de mejoras de los procesos, riesgos, oportunidades de mejora y observaciones del Informe de Auditoría Externa de Seguimiento y de los Informes de Auditoría Interna de Seguimiento y Auditoría Anual. Ciclo 2014 y en su caso pendientes del ciclo Valoración. Se verifica e informa del análisis de las recomendaciones indicadas en el Informe de Auditoría Externa de Seguimiento y de auditoría Interna anual Se verifica e informa de la implantación de la mayor parte de las mejoras de los procesos planteadas Análisis de las Unidades sobre el seguimiento de los procesos: indicadores, encuestas, quejas y sugerencias, otros sistemas de información y su relación con las mejoras implantadas o a realizar. Valoración. Se valora positivamente el análisis y valoraciones realizadas por el personal del SPRL (se han valorado los indicadores, encuestas post-servicio, utilizándolos como herramienta de mejora). Se harán propuestas de mejora de la información obtenida de su sistema de información. Sistema Integrado de Gestión de la Calidad de los Servicios y Unidades Administrativas de la Universidad de Jaén. Página 2 de 9

3 INFORME DETALLADO DE RESULTADOS DE AUDITORÍA 1. Verificación de No Conformidades CÓDIGO NO CONFORMIDAD AUDITADA PROCESO SIGC-SUA PROPUESTA DE RESULTADO DE VERIFICACIÓN No existen No conformidades pendientes de verificación y cierre. 2. Conformidad de la gestión de los procesos y la prestación de servicios ACTIVIDADES DE AUDITORÍA. PROCESO ESPECÍFICO PC Gestión de la prevención de riesgos laborales. RESPONSABLE/S AUDITADO/S AUDITORES Jacinto Cantero Jiménez, Eva María Fernández Serrano y Carmen del Rosario Mesa Barrionuevo. Luis Espinosa Montero Manuel Aranda Fontecha VERIFICACIÓN: El proceso de auditoría se inicia a las 11:00 horas del día 10/02/2015 con la reunión inicial en las dependencias del SPE y a continuación nos personamos en el SPRL. Se verifica la conformidad de la gestión del proceso, así como la medición de los indicadores asociados, la integridad de los datos y el proceso de obtención de los resultados. Evidencias. Actividades de verificación. Se verifica la trazabilidad de los siguientes subprocesos, según el flujograma correspondiente: PC GESTIÓN DE EQUIPOS DE PROTECCIÓN INDIVIDUAL (EPI) Solicitud de unos guantes del usuario R.M.M., del departamento de Química Inorgánica, realizada por correo electrónico con fecha 29/10/15. Se verifica parte al servicio de mantenimiento con fecha 30/10/15 con el pedido, se verifica registro de entrega firmado por la usuaria. Se verifica Evaluación de Riesgos del Departamento de Química Inorgánica del PAS laboral, aparece EPIS guantes de categoría III certificado frente a riesgo químico. PC VIGILANCIA DE LA SALUD Demanda 2º semestre. Grupo 10: R.M.G. Asignada analítica B7 y protocolo PVD. Apto. Se asigna Grupo 10. Cita analítica: De 8:15 a 8:30. Se confirma asistencia. Sistema Integrado de Gestión de la Calidad de los Servicios y Unidades Administrativas de la Universidad de Jaén. Página 3 de 9

4 Cita reconocimiento: :00 horas. Se verifica registro enviado a la empresa externa del Servicio de Prevención y registro del informe de aptitud de la persona, que coincide con el envío del informe personal al trabajador. PROPUESTA OBSERVACIÓN Ninguna. 3. Indicadores Indicador y Compromiso asociado Objetivo Periodicidad de medición Cumplido Sí No Observaciones: No medición, Análisis de causas en caso de incumplimiento, compromiso de calidad asociado incumplido. I.[PC ]-19 Número de daños a la salud relacionados con riesgos no evaluados 0 Continua X Valor: 0 I.[PC ]-20 Porcentaje evaluaciones de riesgo revisadas en relación a las revisiones planificadas. 8.-Realizar el 95% de las evaluaciones de riesgos planificados anualmente con el fin de evitar daños a la salud. I.[PC ]-21 Porcentaje de planes de emergencia realizados en relación a los planes de emergencia planificados >=95% Semestral X 100% Semestral Valor: 100%. 2 realizadas de 2 planificadas en Sin actividad. No se ha realizado ninguno en 2015 según la planificación. I.[PC ]-22 Porcentaje de simulacros realizados en relación a los simulacros planificados 9.-Se realizarán de forma anual los simulacros de evacuación de todos los aularios y biblioteca y de forma bienal del resto de edificios. I.[ PC 05242]-23 Porcentaje de las acciones formativas ejecutadas respecto al total de acciones formativas planificadas y aprobadas por las respectivas comisiones de la Universidad de Jaén. 10.-Ejecutar la oferta de acciones formativas planificadas, aprobadas por el Comité de Seguridad y Salud, y posteriormente por las respectivas comisiones de formación, tanto del PDI como del PAS de la Universidad de Jaén. I.[PC ]-24 Porcentaje de accidentes que no son por deficiencias en la gestión de los equipos de protección individual. 11.-Garantizar que el 95% de los accidentes de trabajo no tenga su origen en una mala gestión de los equipos de protección individual. 100% Semestral X 100% Semestral X >=95% Continuada X Valor: 100%. Valor: 100%. 2 realizadas de 2 planificadas en Valor: 100%. 18 realizadas de 18 planificadas en Sistema Integrado de Gestión de la Calidad de los Servicios y Unidades Administrativas de la Universidad de Jaén. Página 4 de 9

5 I.[ PC ]-25 Porcentaje de peticiones de Equipos de Protección Individual realizadas en plazo >=90% Semestral X Valor: 96,89%. 250 peticiones en plazo de un total de 258 en I.[PC ]-26 Porcentaje total de personal de la UJA que participa en los reconocimientos médicos anuales NP Anual Valores: 618 reconocimientos médicos. 291 PAS (62,17%) y 327 PDI (36,25%) I.[ PC ]-27 Porcentaje de reconocimientos médicos realizados con protocolo establecido. 12.-Todos los reconocimientos médicos se realizaran atendiendo al protocolo específico asignado a su puesto de trabajo. 100% Semestral X Valor: 100%. Los 618 se han realizado con el protocolo establecido para cada puesto de trabajo. I.[PC ]-28 Número de accidentes segmentados con baja o sin baja laboral NP Anual Valores: 36 accidentes registrados: 15 accidentes sin baja. 21 con baja. I.[PC ]-29 Porcentaje de accidentes investigados 13.-Investigación de todos los accidentes de trabajo con su correspondiente planificación de las medidas correctoras para evitar la repetición de los mismos. 100% Semestral X Valor: 100%. Se realiza la medición de todos los indicadores y cumplen todos con el compromiso asociado. Se valora positivamente los resultados obtenidos. RESULTADOS DE RETROALIMENTACIÓN DE LOS GRUPOS DE INTERÉS. 4.- Quejas y Sugerencias e Información directa de clientes Quejas Respuesta Valoración por la Unidad (se han Mejoras de las mejoras en plazo realizado gestiones, realizadas implantadas Sí No actuaciones ) Sí No No han recibido ninguna queja de carácter formal a la gestión del proceso PC05, por lo que no procede su verificación como objetivo de auditoría. Sugerencias Respuesta Valoración por la Unidad (se han Mejoras de las mejoras en plazo realizado gestiones, realizadas implantadas Sí No actuaciones ) Sí No No han recibido ninguna sugerencia de carácter formal a la gestión del proceso PC05, por lo que no procede su verificación como objetivo de auditoría. Sistema Integrado de Gestión de la Calidad de los Servicios y Unidades Administrativas de la Universidad de Jaén. Página 5 de 9

6 Información directa de clientes Valoración de auditoría Canal de Entrada Valoración por la Unidad (se han realizado gestiones, actuaciones ) Mejoras realizadas Sí No de las mejoras implantadas No han gestionado ninguna actuación de información directa de clientes, se recomienda en el caso que se produzcan en el futuro, la gestión de la misma, incluyendo su utilización y aplicación para la mejora continua, además de disponer de evidencias que demuestren está gestión. 5.- Encuestas Código/Encuesta Satisfacción General Realizada Sí No Valoración, análisis de resultados y acciones de mejora por el Servicio/Unidad Acciones para mejorar los índices de participación de las mejoras implantadas en su caso, y las acciones para mejorar de los índices de participación en las encuestas La Unidad del Servicio de Prevención y Riesgos Laborales no dispone de encuestas generales asociadas a este proceso, por lo que no procede su verificación como objetivo de auditoría. Código/Encuesta post-servicio EP-18-PC05. EPIS. Protección de equipos de protección individual. EPI. EP-19-PC05. Riesgos. Visita de evaluación de riesgos. Riesgos a demanda. Visita de evaluación de riesgos a demanda. Realizada Sí No X X Valoración, análisis de resultados y acciones de mejora por el Servicio/Unidad Se tendrán en cuenta propuestas recogidas en estas encuestas. (Tallaje de batas hombremujer y servicio de lavandería de batas en personal con contacto con agentes biológicos y cancerígenos) Acciones para mejorar los índices de participación La participación de 2015 es del 57,93%, mayor del 37,06% del año de las mejoras implantadas en su caso, y las acciones para mejorar de los índices de participación en las encuestas No han realizado nada específico para mejorar el índice de participación. No han implantado mejoras. Se tendrán en cuenta las sugerencias de las encuestas de este año para acciones de mejora del siguiente ciclo. No procede. EP-20-PC05. Planes de emergencia. Medidas de emergencia y evaluación del edificio. X Sin actividad. EP-22-PC05. Vigilancia de la salud. Evaluación de actuaciones realizadas en los reconocimientos médicos. X Si los valores por debajo de la puntuación 4,00 en Dos aspectos: Lugar de extracción 3,70 pasa a 3,70 en 2015 y Tiempo de espera del día de la cita de reconocimientos médicos 3,33 pasa a 3,97 en 2015 La participación de 2015 es del 45%, mayor del 39,40% del año No se ha realizado ninguna acción para incrementar el índice de participación. Se ha contactado con Manuel Miguel Ramos, Director del Secretariado de Se han desarrollado algunas acciones de mejora. No han realizado nada específico para mejorar el índice de participación. No han implantado mejoras. Sistema Integrado de Gestión de la Calidad de los Servicios y Unidades Administrativas de la Universidad de Jaén. Página 6 de 9

7 Planificación de Infraestructuras, Equipamiento Docente y Gestión de Espacios para ubicar la extracción en otro lugar o mejorar el existente para este año Se propuso aumentar el tiempo entre reconocimiento de 20 min. a 30, pero se desestimó la propuesta por el servicio de prevención externo porque por su experiencia no era efectiva esta medida para reducir el tiempo de espera. Se comunica a los miembros del SPRL que valoren publicitar los datos más significativos de las encuestas en su página web o comunicados y las mejoras implantadas a raíz de las encuestas post-servicio, como herramienta de mejora. 6.- Propuestas de mejora de procesos, riesgos, oportunidades de mejora y observaciones de Auditorías. 6.1 Seguimiento de actuaciones del Informe de Auditoría Externa ciclo Código: Naturaleza: Oportunidad de mejora Proceso: PC 05 Gestión Integrada de los Recursos Humanos Unidad/es: Servicio de Prevención Sería recomendable establecer una lista de chequeo en materia de cumplimiento de la prevención de riesgos que sirviera de ayuda para realizar inspecciones periódicas de los Descripción: distintos departamentos y áreas de la Universidad. Asimismo, se debería establecer una sistemática de muestreo de las instalaciones a revisar, de tal forma que la totalidad de las mismas fuese inspeccionada al final de un periodo de tiempo determinado. En la actualidad el Servicio de Prevención de Riesgos Laborales no tiene planificado la realización de inspecciones periódicas debido a la falta de recursos humanos para llevarla a cabo. En el momento en que se planifiquen las mismas se realizaran con Actuaciones realizadas: los métodos adecuados. En relación al muestreo sistemático de las instalaciones, estas son realizadas por la Unidad Técnica de acuerdo con la reglamentación de seguridad actual. En la mayoría de los casos estas inspecciones son realizadas por empresas externas. No procede por la falta de RRHH, como se indica. El muestreo Resultados de seguimiento: sistemático de las instalaciones la realiza el personal de la UT. Verificación, si procede: No procede. Sistema Integrado de Gestión de la Calidad de los Servicios y Unidades Administrativas de la Universidad de Jaén. Página 7 de 9

8 6.2 Seguimiento de actuaciones del Informe de Auditoría Interna ciclo Instrucciones técnicas Código: Naturaleza: AIS Proceso: PC 05. Gestión Integrada de los Recursos Humanos Unidad/es: Servicio de Prevención Se recomienda, a consideración técnica de la Unidad de Prevención de Riesgos Laborales, la actualización y revisión de las instrucciones técnicas auditadas de acuerdo a la valoración de auditoría aportada: -No se ha podido verificar la conformidad de la gestión del proceso a la instrucción técnica I.T.[PC05.2]-01. Manual de Evaluación de Riesgos Laborales, por inaplicación de ésta debido a Descripción: que no se ha realizado evaluación de riesgos laborales en el actual ciclo de gestión. Se constata además la necesidad de modificación de la misma que permita su adaptación metodológica. -Se verifica la conformidad de la gestión del proceso a la instrucción técnica I.T.[PC05.2]-02. Procedimiento de la Planificación de la Actividad Preventiva, si bien, se constata la no coincidencia de determinados registros a la información anexa de dicha instrucción. En el Plan de Prevención de Riesgos Laborales de la Universidad de Jaén, que en estos momentos está pendiente de aprobación por el Consejo de Gobierno, aparece descrita la metodología de evaluación Actuaciones realizadas: de riesgos laborales. En cuanto a la I.T. [PC05.2]-02. Procedimiento de la Planificación de la Actividad Preventiva, se ha modificado el registro y se ha incorporado a la información anexa de dicha instrucción. Resultados de seguimiento: Se han realizado las actuaciones realizadas. Verificación, si procede: Implantado Código: Naturaleza: Indicadores AIA Proceso: PC Gestión de la prevención de riesgos laborales Unidad/es: Servicio de Prevención Respecto al incumplimiento del Indicador I.[PC ]-22. Porcentaje de simulacros realizados en relación a los simulacros planificados y su compromiso asociado se recomienda utilizar las Descripción: herramientas que proporciona el sistema de gestión de la calidad como es la identificación de una No conformidad y el correspondiente plan de mejoras para evitar el incumplimiento del indicador y su compromiso de calidad asociado. Actuaciones realizadas: Resultados de seguimiento: Verificación, si procede: Se han replanificado para el año 2016 los simulacros que no se han podido realizar a fecha de auditoria ya que el Servicio de Prevención tuvo que centrarse en la entrada en funcionamiento del Campus Científico-Tecnológico de Linares. Las actuaciones se han realizado y se ha cumplido el indicador I.[PC ]-22 en 2015 Implantado 6.3 Seguimiento de las propuestas de mejora de los procesos del ciclo Código: Naturaleza de la mejora: Gestión Interna Proceso: PC Vigilancia de la salud. Sistema Integrado de Gestión de la Calidad de los Servicios y Unidades Administrativas de la Universidad de Jaén. Página 8 de 9

9 Unidad/es: Descripción de la mejora: Causa para su implantación: Objetivo de la mejora: Servicio de Prevención En la planificación del 2015 se aumentará el tiempo de consulta de reconocimientos médicos de 20 a 30 minutos, reduciendo el número de reconocimientos diarios Aumento de insatisfacción en los tiempos de espera en consulta en los reconocimientos médicos Reducir los tiempos de espera en los usuarios en consulta Recursos previstos: No precisa la implicación de nuevos recursos Responsable de implantación: Previsión de resultados: Grado de prioridad: Servicio de prevención ajeno/servicio de prevención propio Mejora de la satisfacción en los tiempos de espera en consulta en los reconocimientos médicos Alta Fecha de Autorización de la Gerencia: Junio 2015 Desarrollo temporal: Inicio: jun-15 Finalización: dic-15 Los tiempos de espera no se han modificado por el equipo de vigilancia de la salud de la empresa externa, ya que entendían que esta medida no iba a mejorar dichos tiempos. Descripción de resultados obtenidos: En el año anterior hubo un cambio en el equipo humano de vigilancia de la salud que provocó el aumento de los mismos por lo que al reincorporarse el equipo asignado inicialmente se han mejorado los tiempos. Verificación de resultados en auditoría, si procede: Si, verificado con el resultado de la encuesta, no han procedido actuaciones. 6.4 Seguimiento de actuaciones del Informe de Auditoría Interna ciclo 2013 y Propuesta de mejora No existen actuaciones pendientes de implantar respecto al ciclo de gestión Análisis de resultados. Análisis de las Unidades sobre el seguimiento de los procesos: indicadores, encuestas, quejas y sugerencias, otros sistemas de información y su relación con las mejoras implantadas o a realizar. Valoración y análisis de los resultados obtenidos en su sistema de información (indicadores, encuestas, quejas y sugerencias, información directa de clientes, grupos focales, etc.), observaciones de auditorías y su relación con las propuestas de mejora a lo largo del presente ciclo 2015 o para el siguiente 2016, a través del informe de seguimiento de procesos. Valoración de la Unidad. Se han analizado y valorado indicadores, encuestas post-servicio, utilizándolos como herramienta de mejora. Se valora positivamente el análisis y valoraciones realizadas por el personal del SPRL. Se harán propuestas de mejora de la información obtenida de su sistema de información. Se valora positivamente el análisis y valoraciones realizadas por el personal del SPRL. Sistema Integrado de Gestión de la Calidad de los Servicios y Unidades Administrativas de la Universidad de Jaén. Página 9 de 9