INFORME DE ACTIVIDADES DE AUDITORÍA INTERNA DE SEGUIMIENTO 2014.

Transcripción

1 INFORME DE ACTIVIDADES DE AUDITORÍA INTERNA DE SEGUIMIENTO SERVICIO/UNIDAD FECHA: DÍA Y HORA DE REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA. UNIDAD DE NEGOCIADO DE APOYO A DEPARTAMENTOS, INSTITUTOS Y CENTROS DE INVESTIGACIÓN Miércoles, 8 de Octubre de 2014 a las horas Auditor coordinador: Francisco David Susí García (FDSG) EQUIPO AUDITOR DEL PROCESO: Auditor/es: Luís Espinosa de los Monteros Moreno (LEMM) RESPONSABLE: Joaquín Segura Martín RELACIÓN DE PERSONAS AUDITADAS/ASISTENTES Joaquín Segura Martín Antonio Sierra ACTIVIDADES DE AUDITORÍA: OBJETIVOS DE AUDITORÍA AUDITADOS de las acciones de Comunicación Interna de las acciones de Mejora de Comunicación 1.- PLAN DE COMUNICACIÓN Interna Implantadas e Identificadas Resultados de la auditoría de modificaciones del Catálogo de Elementos del PSD para el Servicio/Unidad 2.- PLAN DE SEGURIDAD de actuaciones llevadas a cabo, sobre el DOCUMENTAL informe de auditoría interna de seguimiento del Plan realizada en ciclo anterior de estado de copias de seguridad 3.- TELEMATIZACIÓN DE PROCESOS Incorporación de procedimientos telematizados a los procesos del SIGC-SUA

2 INFORME EJECUTIVO PLAN DE COMUNICACIÓN DEL SIG-CSUA Se verifica la aplicación del Plan de Comunicación del SIGC-SUA de acuerdo con los objetivos y acciones de comunicación, así como la aplicación de mejoras generales y específicas de la Unidad de Negociado de Apoyo a Departamentos, Institutos y Centros de Investigación.. Se valora como buena práctica la catalogación sistematizada a través de carpetas de Microsoft Outlook de las distintas acciones de comunicación así como la generación de un informe por cada ciclo de gestión en formato que permite una fácil lectura y comprensión de las mismas (Cartera PDF). PLAN DE SEGURIDAD DOCUMENTAL Se verifica la aplicación del Plan de Seguridad Documental del SIGC-SUA de acuerdo con los objetivos y acciones del mismo, así como la aplicación de mejoras generales y específicas de la Unidad de Negociado de Apoyo a Departamentos, Institutos y Centros de Investigación.

3 1.- PLAN DE COMUNICACIÓN VERIFICACIÓN DE LAS ACCIONES DE COMUNICACIÓN INTERNA Ámbito/Objeto de comunicación Responsable unidad. -. Despliegue Estratégico (alineamiento SIGC-SUA con Plan Estratégico) -. Despliegue Estratégico (alineamiento SIGC-SUA con Planes y Objetivos Funcionales). -. Despliegue de la planificación del Ciclo de Gestión anual del SIGC-SUA (Instrucciones de coordinación y despliegue de la planificación). -. Despliegue de las instrucciones de coordinación y actividades para el desarrollo de la Planificación del ciclo de gestión anual del SIGC-SUA. -. Difusión específica de los resultados del ciclo de gestión anual del SIGC-SUA. Interna del Servicio (Personal del Servicio) -. Iniciativas, propuestas de mejora, actividades, no conformidades, relaciones con usuarios. -.Planificación, coordinación, desarrollo y resultados de los grupos internos de calidad de los Servicios y Unidades -. Coordinación de la planificación, desarrollo y resultados de los Equipos de Procesos Claves. (Propuestas de procesos, modificaciones ) -. Iniciativas de relaciones entre Servicios / Unidades para la mejora conjunta de los procesos. Medio/Evidencia Todas las comunicaciones se evidencian a través de la recopilación de las mismas en Microsoft Oultook y su informe exportado a documento PDF que se remitió a Coordinación Técnica a través de protocolo Wetransfer (254MB). Este archivo contiene todas las comunicaciones realizadas por la UNAD en referencia a cada una de las fichas. Se verifica, por tanto, la existencia de evidencias de acciones de comunicación con respecto a cada una de las fichas que componen el Plan de Comunicación de la Unidad. VERIFICACIÓN DE LAS ACCIONES DE MEJORA DE COMUNICACIÓN INTERNA IMPLANTADAS Aplicada Descripción de la mejora (informe 2013) Explicación/Evidencia/Resultados Sistematizar evidencias Se evidencia esta acción de mejora a través de la estructura de carpetas de MS Outlook. Ajuste a la periodicidad reflejada en fichas Según las evidencias observadas la periodicidad de las comunicaciones se adecua a las Fichas del Plan. Mejoras identificadas pendiente de implantar Previsión

4 RESULTADOS DE AUDITORÍA DEL PLAN DE COMUNICACIÓN. INTERNA Resultado de Auditoría. Grado de implantación. Resultado Valoración Auditor SÍ No Se verifica la conformidad de aplicación del Plan de Comunicación interna en la Unidad de Negociado de Apoyo a Departamentos, Institutos y -. Se verifica la aplicación del plan de comunicación Centros de Investigación de interna en la Unidad de forma adecuada respecto a: forma adecuada a la gestión de los distintos procesos incluidos 1. Todos los elementos claves del ciclo de gestión. en SIGC-SUA. 2. Las actividades programadas en las fichas de comunicación. -. Se verifica la aplicación del plan de comunicación horizontal: 1. Equipos de procesos claves 2. Interrelaciones entre Unidades. -. Se verifica la mejora en la aplicación del Plan de comunicación: Valoración/Observaciones Se reconoce como una buena práctica la catalogación, sistematización de evidencias y la generación del informe de comunicación en formato Cartera PDF con las evidencias de cada una de las acciones de comunicación llevadas a cabo durante el ciclo de gestión. Se verifica la aplicación del Plan de Comunicación horizontal en la Unidad de Negociado de Apoyo a Departamentos, Institutos y Centros de Investigación de forma adecuada a la gestión de los distintos procesos incluidos en el SIGC-SUA. La catalogación de evidencias de acciones de comunicación a través de carpetas en Microsoft Outlook y la posterior generación de la Cartera PDF con todas ellas supone una buena práctica que además genera un informe claro con la totalidad de la información. Recomendaciones de Mejora

5 2.- PLAN DE SEGURIDAD DOCUMENTAL VERIFICACIÓN DE MODIFICACIONES DEL CATÁLOGO DE ELEMENTOS DEL PSD DEL SERVICIO ACTUACION SOBRE EL CATÁLOGO Observaciones Alta de nuevos elementos/recursos a incorporar en el catálogo Modificación de recursos: Baja de elementos/recursos: VERIFICACIÓN DE ACTUACIONES REFLEJADAS EN EL INFORME DE SEGUIMIENTO ACTUACIÓN Observaciones Instalación de Contraseñas de Acceso a Windows Con la migración a Windows 7 se han instalado claves de acceso a Windows en todos los equipos de la unidad (37). Para reforzar esta acción se va a enviar un a la lista de distribución a modo de recordatorio. Actualización Fichas (Repasar con Joaquín) Remitidas al SPE (21/02/2014) Actualización Motor Software Antivirus Criterios de copia de seguridad y verificación de alguna de las mismas Con la migración a Windows 7 se han instalado claves de acceso a Windows en todos los equipos de la unidad (37). Para reforzar esta acción envió un con fecha 6/10/2014 a modo de recomendación. Se ha publicado en la intranet de la Unidad, en la parte de calidad, un tutorial básico para hacer copias de seguridad de forma automática con un software específico (Cobian Backup).