MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA GENERAL DE ADMINISTRACIÓN CONTABILIDAD

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1 Elaborado por Contabilidad 1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA GENERAL DE ADMINISTRACIÓN ZONA ESPECIAL DE DESARROLLO PAITA ZED PAITA

2 Elaborado por Contabilidad 2 I. INTRODUCCIÓN El presente Manual de Procedimientos sirve de instrumento de apoyo en el funcionamiento institucional, al documentar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones de la Unidad de Contabilidad; permitiendo cumplir la meta y objetivos de la entidad. Se ha tratado de optimizar las operaciones, de tal forma que garanticen el normal desarrollo de las diversas funciones que competen a la Unidad De Contabilidad; tratando de que ante una acción planteada por los trabajadores y por la Alta Dirección de la entidad los pasos para desarrollarla, sean lo suficientemente claros y directos. Cabe señalar que este documento deberá actualizarse en la medida que se presenten modificaciones en su contenido, en la normatividad establecida, en la estructura orgánica de la unidad, o en algún otro aspecto que influya en la operatividad del mismo. II. DATOS GENERALES A. NATURALEZA Y FINALIDAD Es un documento de gestión que de manera sencilla y sistemática describe a un conjunto de procedimientos que concatenados entre sí y enmarcados en la normatividad legal y administrativa vigente, se realizan en forma secuencial o simultánea y permiten a la Unidad de Contabilidad cumplir los objetivos de la entidad. B. OBJETIVOS Los principales objetivos a alcanzar con la elaboración de este manual son: Presentar todos los procedimientos que se desarrollan en la Unidad en forma documentada permitiendo que su aplicación sea de manera eficiente y práctica. Permitir definir responsabilidades, comprensión de las tareas a ser desarrolladas y direccionar su ejecución. Lograr establecer todos los procedimientos de la Unidad, que permita que los resultados finales de su trabajo sean los esperados por la Alta Dirección de la entidad y los Organismos Gubernamentales correspondientes. Describir cada procedimiento desarrollando secuencialmente las tareas que correspondan, incluyendo los formularios y el personal que intervienen durante su ejecución. C. BASE LEGAL El presente manual ha sido elaborado enmarcado en la normatividad siguiente: Ley N Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad Ley Del Sistema Nacional del Control y su Reglamento Ley No Ley General del Sistema Nacional de Tesorería. Ley No Ley Marco de la Financiera del Sector Público D.S. N EF Texto Único del Código Tributario Decreto Supremo N EF Reglamento del IGV-ISC Resolución de Contraloría N EF Compendio de Normatividad Contable Resolución NCC N EF/93.01 aprueba el Nuevo Plan Contable Resolución de Superintendencia N /SUNAT Reglamento de Comprobantes de Pago de la SUNAT Normas Internacionales de Contabilidad (NIC'S). Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público aprobados por Resolución de Contraloría N CG

3 Elaborado por Contabilidad 3 Normatividad de CETICOS PAITA D. CONTENIDO Y ALCANCE Los procedimientos comprendidos en el presente manual son de uso y aplicación obligatoria de todo el personal de la Unidad de Contabilidad de ZED PAITA. E. APROBACION DEL MANUAL Este Manual ha sido aprobado mediante Resolución de Gerencia General N F. REVISION Y ACTUALIZACION Para la Revisión, Modificación y/o actualización del presente manual, se debe proceder de la siguiente manera: Cuando se produzca cambio de procedimientos, ampliación y/o derivación de funciones o reestructuración orgánica concerniente a la unidad de Contabilidad, la Jefatura de la Oficina General de por medio de su unidad de Contabilidad, serán quienes propongan la modificación y/o actualización del manual. Aprobada la modificación y/o actualización del procedimiento, la Gerencia General emitirá, la resolución correspondiente la cual deberá ser oportuna y debidamente difundida precisando la fecha de vigencia de los cambios. La edición y difusión será de responsabilidad de la Oficina General de. G. SIMBOLOGIA A UTILIZAR Un diagrama de flujo es una representación gráfica de los pasos que seguimos para realizar un proceso; partiendo de una entrada, y después de realizar una serie de acciones, llegamos a una salida. Para representar la información, necesitamos una serie de símbolos básicos que emplearemos en la confección de diagramas de flujo:

4 Elaborado por Contabilidad 4 Símbolo Significado Comienzo o final de proceso: en su interior situamos materiales, información o acciones para comenzar el proceso o para mostrar el resultado en el final del mismo. Actividad: Tarea o actividad llevada a cabo durante el proceso. Puede tener muchas entradas, pero solo una salida Información de apoyo: Situamos en su interior la información necesaria para alimentar una actividad (datos para realizarla) Decisión: Indicamos puntos en que se toman decisiones: sí o no. Conexiones de pasos o flechas: Muestran dirección y sentido del flujo del proceso, conectando los símbolos. Documento: Se utiliza este símbolo para hacer referencia a la generación o consulta de un documento específico en un punto del proceso. Conexión con otros procesos: Nombramos un proceso independiente que en algún momento aparece relacionado con el proceso principal. Conector de página: Representa un enlace o conexión de una página a otra

5 Elaborado por Contabilidad 5 III. LISTADO DE PROCESOS 1. Contabilización de provisiones de ingresos y gastos mensuales para el proceso de Formular el Balance General y los demás Estados Financieros 1.1. Contabilización de asiento de provisión mensual de ingresos, por transferencias recibidas de otras entidades Ej Transferencias ZOFRATACNA 1.2. Contabilización de asiento de Planilla de Haberes del Personal Permanente (Sueldos y Salarios), planilla de dietas entre otros 1.3. Contabilización de asiento de provisión de Provisiones y Beneficios Sociales de los Empleados, como Vacaciones, Gratificación y Compensación de Servicios CTS 1.4. Contabilización de asiento de provisión mensual de los descuentos al personal por prestamos y tardanzas de los trabajadores conforme a la planilla de pago 1.5. Contabilización de asiento de provisión mensual de los seguros contratados por ZED PAITA, conforme a las primas de seguros recibidas 1.6. Contabilización de asiento de provisión mensual de los ingresos diferidos y/o pagados por anticipado de parte de nuestros clientes Contabilización mensual en cuentas de orden de las especies valoradas, se llevara un control y actualización de las cartas fianzas en garantía de parte de nuestros clientes, de corresponderlas emitidas en dólares se actualiza con el tipo de cambio SBS, para efectos de registro de las cuentas de orden del balance General (Formato F1) para la Contaduría Publica de la Nación 1.8. Contabilización de asiento de ajuste mensual de los depósitos recibidos en garantía de parte de nuestros clientes ( Ej Garantía por módulos y otros), actualizando de acuerdo al tipo de cambio de SBS Contabilización de asiento de la provisión mensual de la Depreciación y Amortización del Activo Fijo e Intangibles 2. Integración Contable y Emisión del Balance de Comprobación, este proceso se ejecutara previa coordinación con personal del área de informática y/o quienes brindan soporte técnico para la emisión del balance de Comprobación 3. Análisis de Cuentas Financieras y Notas de Ajuste. 4. Liquidación del IGV mensual, para determinar el importe que será declarado y pagado en el PDT 621 IGV, Renta Mensual, dentro de los plazos establecidos por la SUNAT 5. Verificación de las contribuciones mensuales, e incluir la Renta de 4ta Categoría, para determinar los importes declarados y pagados en la Planilla Electrónica PLAME mensual dentro de los plazos establecidos por SUNAT 6. Verificación de las validaciones, conforme el reporte de información consistente de los libros y registros electrónicos, emitido del programa de Libros Electrónicos (PLE SUNAT) referente a los Registro de Ventas, Registro de Compras Libro Diario y Libro Mayor y otros que este obligado a presentar la entidad, este procedimiento se realizara previa solicitud y coordinación de Soporte Técnico Informático de personal de Oficina de informática o quien haga sus veces; así como la aprobación del Jefe de Oficina General de.

6 Elaborado por Contabilidad 6 7. Emisión de los Estados Financieros Mensual, para la junta de directorio de ZED Paita ; Estados Financieros Mensual, Trimestral Semestral y Mensual para la Contaduría Pública de la Nación 8. Inventario Anual Físico de Bienes de ZED PAITA, en coordinación con la oficina de Logísticas Control Patrimonial, Informática, comité de inventario, Comité de Saneamiento Contable y/o quienes hagan sus veces 9. Verificación y validación de la información financiera, presupuestaria complementarias y de metas de inversión trimestral y Anual, previa remisión a la Contaduría Pública de la Nación. 10. Revisar y visar la facturación mensual emitida por ZED Paita, a sus clientes. 11. Revisar y visar los comprobantes de pago conforme con su documentación sustentatoria, previo pago a proveedores y terceros de ZED Paita 12. Verificación de la rendición de Viáticos en Comisión de Servicios : revisar y visar las rendiciones de viáticos otorgados al personal y directores. 13. Verificación de la Rendición de Otorgamiento de Anticipos con Recibos de Egresos : Revisar y visar las rendiciones de Anticipos otorgadas al personal y Directores. 14. Verificación de la rendición de caja Chica : Revisar y visar el sustento documentario de la rendición de Fondo Fijo Caja Chica. 15. Arqueo periódico de Fondo Fijo de Caja Chica, los arqueos son sorpresivos en forma mensual o trimestral, como mínimo posterior al cierre del ejercicio para verificar el saldo físico real al termino del ejercicio.

7 Elaborado por Contabilidad 7 IV. DESARROLLO DE LOS PROCESOS PROCESO: 01 A. Nombre del Proceso CONTABILIZACIÓN DE PROVISIONES DE INGRESOS Y GASTOS MENSUALES,PARA EL PROCESO DE FORMULAR EL BALANCE Y LOS DEMAS ESTADOS FINANCIEROS. SUB PROCESO : 01.1 A. Nombre del Sub Proceso CONTABILIZACION DE ASIENTO DE PROVISIÓN MENSUAL DE INGRESOS, POR TRANSFERENCIAS RECIBIDAS DE OTRAS ENTIDADES EJ. TRANSFERENCIA ZOFRATACNA B. Finalidad Efectuar el registro contable proveniente de Ingresos mensual Transferencias recibida de ZOFRATACNA, realizado de conformidad con las disposiciones Legales y Normas Contables establecidas C. Requisitos El encargado de Tesorería deberá remitir la información financiera del mes: Notas de Cargo Comprobantes de ingresos : Recibo y/o recibos de ingresos Copia del Estado de Cuenta, donde fuere la o las transferencias bancarias recibidas Copia de Boucher del depósitos o depósitos recibidos Diferencia de Cambio D. Etapas del Proceso 1. Oficina General de (1) Jefe de la Unidad de Tesorería Remite a la Unidad de Contabilidad la información financiera del mes: Comprobante de Ingresos Recibos de ingresos Notas de Abono, Transferencias Bancarias, Depósitos realizados, Diferencias de Cambio y Nota de Abonos por intereses si las hubiera (2) Jefe de la Unidad de Contabilidad Recepciona Informe Financiero del mes. Evalúa si la documentación está completa De no estar completa Devuelve el informe financiero al Jefe de la Unidad de Tesorería para que sea revisada, con el asiento correspondiente. De estar completa Verifica la asignación de partidas presupuestales y codificación contable e importes estén bien aplicados de: Recibo de Ingresos (en forma diaria), Notas de Cargo, Mantenimiento De Cuentas, Cartas Ordenes, Transferencias de ZOFRATACNA, Diferencia de Cambio y Notas de Abono por intereses Evalúa si hay codificación contable que no corresponde Existe codificación contables que no corresponda Imprime Registro Auxiliar LIBRO BANCOS y analiza.

8 Elaborado por Contabilidad 8 Coordina con el responsable de Tesorería para corregir el ingreso. No Existe codificación contables que no corresponda, es decir esta conforme Registra el asiento contable y elabora las notas contables del mes : Recibo de Ingresos, Mantenimiento De Cuenta, Intereses, Devoluciones y Diferencia de cambio En el caso de Notas de Cargo, agrupa las Notas de Cargo, luego verifica el número de cuenta y elabora la Nota Contable por la Nota de Cargo Imprime las Notas Contables. Adjunta documentación sustentatoria según el caso. Firma, previa verificación del registro en el sistema de contabilidad Entrega las Notas de Contabilidad de Ingresos (3) Jefe de la Oficina General de Recepciona y registra las Notas de Contabilidad de Ingresos. Evalúa si la información es correcta De ser correcta la información Visa Notas Contables Ordena el archivamiento de las Notas Contables De no ser correcta la información Devuelve las Notas Contables al Jefe de la Unidad de Contabilidad para su corrección. (4) Jefe de la Unidad de Contabilidad Recepciona y registra la información. Archiva las notas contables. E. Duración 5 días útiles. F. Formatos y Formularios Notas contables. Recibos de Ingresos. Notas de Cargo, de ser le caso Transferencias Bancarias Depósitos realizados. Diferencias de Cambio Nota de Abonos por intereses de ser el caso,

9 Elaborado por Contabilidad Contabilización de asiento de Provisión mensual de ingresos, por transferencias recibidas de otras entidades Inicio Inicio Remite a la Unidad de Contabilidad la Remite a la Unidad de Contabilidad la información financiera del mes: Recibos información financiera del mes: Recibos de Ingresos, Notas de Cargo, de Ingresos, Notas de Cargo, Transferencias Bancarias, Depósitos Transferencias Bancarias, Depósitos realizados, Diferencias de Cambio y Nota realizados, Diferencias de Cambio y Nota de Abonos por intereses de Abonos por intereses Jefe de la Unidad de Tesorería 2 Jefe de la Unidad de Contabilidad Recepciona y registra el Informe Recepciona y registra el Informe Financiero del mes Financiero del mes No Evalúa si la Evalúa si la documentación está documentación está completa completa Si Devuelve el informe financiero al Jefe de Devuelve el informe financiero al Jefe de la Unidad de Tesorería para que sea la Unidad de Tesorería para que sea revisado y corregido revisado y corregido Verifica la asignación de partidas presupuestales y Verifica la asignación de partidas presupuestales y codificación contable e importes estén bien aplicados codificación contable e importes estén bien aplicados de: Recibo de Ingresos (en forma diaria), Notas de Cargo, de: Recibo de Ingresos (en forma diaria), Notas de Cargo, Mantenimiento De Cuentas, Cartas Ordenes, Mantenimiento De Cuentas, Cartas Ordenes, Transferencias de ZofraTacana, Diferencia de Cambio y Transferencias de ZofraTacana, Diferencia de Cambio y Notas de Abono por intereses Notas de Abono por intereses Si Evalúa si hay Evalúa si hay codificación contable codificación contable que no corresponde que no corresponde No Imprime Registro Auxiliar y analiza Imprime Registro Auxiliar y analiza Elabora las notas Contables del mes por: Elabora las notas Contables del mes por: Recibo de Ingresos, Mantenimiento De Recibo de Ingresos, Mantenimiento De Cuenta, Intereses, Devoluciones y Cuenta, Intereses, Devoluciones y Diferencia de cambio Diferencia de cambio Coordina con el responsable de Tesorería Coordina con el responsable de Tesorería para corregir el ingreso para corregir el ingreso En el caso de Notas de Cargo, agrupa las En el caso de Notas de Cargo, agrupa las Notas de Cargo, luego verifica el número Notas de Cargo, luego verifica el número de cuenta y elabora la Nota Contable por de cuenta y elabora la Nota Contable por la Nota de Cargo la Nota de Cargo 1 Página 1

10 Elaborado por Contabilidad Contabilización de asiento de Provisión mensual de ingresos, por transferencias recibidas de otras entidades 1 Imprime las Notas Contables Imprime las Notas Contables Adjunta documentación sustentatoria Adjunta documentación sustentatoria según el caso según el caso Firma Firma Entrega las Notas de Contabilidad de Entrega las Notas de Contabilidad de Ingresos Ingresos Recepciona y registra las Notas de Recepciona y registra las Notas de Contabilidad de Ingresos Contabilidad de Ingresos Jefe de la Oficina General de No Es correcta? Es correcta? Si 2 Devuelve las Notas Contables al Jefe de la Devuelve las Notas Contables al Jefe de la Unidad de Contabilidad para su corrección Unidad de Contabilidad para su corrección Visa Notas Contables Visa Notas Contables Ordena el archivamiento de las Notas Ordena el archivamiento de las Notas Contables Contables 3 Página 1

11 Elaborado por Contabilidad Contabilización de asiento de Provisión mensual de ingresos, por transferencias recibidas de otras entidades 3 Jefe de la Unidad de Contabilidad Recepciona y registra la información Recepciona y registra la información Archiva la información Archiva la información Fin Fin Página 1

12 Elaborado por Contabilidad 12 SUB PROCESO: 01.2 A. Nombre del Proceso CONTABILIZACIÓN DE ASIENTO DE PLANILLA DE HABERES DEL PERSONAL PERMANENTE (SUELDOS Y SALARIOS) PLANILLA DE DIETAS ENTRE OTROS. B. Finalidad Efectuar el registro contable y financieros de la planilla de haberes, Pensiones y Salarios del mes, realizado de conformidad con las disposiciones legales y Normas de Contabilidad establecidas. C. Requisitos El Jefe de recursos Humanos deberá remitir la siguiente información: Copia de Planillas de Haberes, Sueldos, Salarios, Dietas, Pensionistas de ser el caso Etapas del Proceso 1. Oficina General de (1) Jefe de Recursos Humanos Remite a la Unidad de Contabilidad la información Planillas de Haberes del Personal Permanente (Sueldos, Salarios), planilla de dietas entre otros (2) Jefe de la Unidad de Contabilidad Recepciona y registra el asiento contable correspondiente con la información de las planillas file de las boletas de los empleados. Evalúa si la documentación está completa De no estar completa Devuelve la documentación para que sea revisada. De estar completa Contabiliza las planillas de Haberes, Sueldos, Salarios y dietas. Verifica partidas presupuestales y asigna cuentas presupuestales. Si no enlaza Coordina con el jefe de la unidad de recursos humanos para su corrección Si se enlaza coordina con Da el visto bueno Envía la información al jefe de la oficina de administración (5) Jefe de la Oficina General de Recepciona y registra la información recibida. Evalúa si la información es correcta De ser correcta la información Visa la documentación Entrega la información para que sea debidamente archivada. De no ser correcta la información Devuelve la información al jefe de la Unidad de Contabilidad para su corrección. (6) Jefe de la Unidad de Contabilidad

13 Elaborado por Contabilidad 13 Recepciona y realiza el asiento contable con el sustento de la información recibida. Archiva la información E. Duración 5 días útiles. F. Formatos y Formularios Planilla de Haberes,Pensiones y Salarios, planilla de dietas

14 Elaborado por Contabilidad Asiento de Planilla de Haberes del Personal Permanente (Sueldo y Salario), Planilla de Dietas entre otros Inicio Inicio Jefe de Recursos Humanos Remite a la Unidad de Contabilidad la Remite a la Unidad de Contabilidad la información Planillas de Haberes, información Planillas de Haberes, Pensiones y Salarios Pensiones y Salarios 2 Jefe de la Unidad de Contabilidad Recepciona y registra la información Recepciona y registra la información No Evalúa si la Evalúa si la documentación está documentación está completa completa Si Devuelve la documentación para que sea Devuelve la documentación para que sea revisada y corregida revisada y corregida Contabiliza las Planillas de Haberes, Contabiliza las Planillas de Haberes, Pensiones y Salarios Pensiones y Salarios verifica partidas presupuestales y asigna verifica partidas presupuestales y asigna cuentas presupuestales y cuentas del cuentas presupuestales y cuentas del orden orden No Evalúa si la partida Evalúa si la partida presupuestal no enlaza con presupuestal no enlaza con cuenta contable cuenta contable Si Coordina con el Jefe de Recursos Coordina con el Jefe de Recursos humanos para su corrección humanos para su corrección 1 Página 1

15 Elaborado por Contabilidad Asiento de Planilla de Haberes del Personal Permanente ( Sueldos y Salarios), Planilla de Dietas entre otros 1 Da el visto bueno Da el visto bueno Envía la información al Jefe de la Oficina Envía la información al Jefe de la Oficina General de General de Recepciona y registra la información Recepciona y registra la información recibida recibida Jefe de la Oficina General de No Es correcta? Es correcta? Si 2 Devuelve la información al Jefe de la Devuelve la información al Jefe de la Unidad de Contabilidad para su corrección Unidad de Contabilidad para su corrección Visa la documentación Visa la documentación Entrega la información para que sea Entrega la información para que sea debidamente archivada debidamente archivada Jefe de la Unidad de Contabilidad Recepciona y registra la información Recepciona y registra la información Archiva la información Archiva la información Fin Fin Página 1

16 Elaborado por Contabilidad 16 SUB PROCESO: 01.3 A. Nombre del Sub Proceso CONTABILIZACIÓN DE LA PROVISIÓN DE BENEFICIOS SOCIALES DE EMPLEADOS: como son vacaciones, Gratificaciones y Compensación por tiempo de servicios CTS. B. Finalidad Permitir efectuar el registro contable y financiero por la provisión de beneficios sociales de empleados emitidos por la Unidad de Personal, generando las Notas Contables para la elaboración del Balance General. C. Requisitos El Jefe de Recursos Humanos deberá remitir la siguiente información: Cuadro de Provisión de Beneficios Sociales de los Empleados D. Etapas del Proceso 1. Oficina General de (1) Jefe de Recursos Humanos Remite a la Unidad de Contabilidad los Beneficios Sociales de los empleados, adjuntando las planillas y hojas de trabajo que sirvan de sustento para el asiento contable correspondiente. (2) Jefe de la Unidad de Contabilidad Recepciona y registra la información. Verifica los documentos fuentes, autorizaciones de gastos, firmas de responsables, montos, fechas y cuentas contables y presupuestales. Evalúa si la documentación está completa De no estar completa Devuelve la documentación para que sea revisada y completada. De estar completa Elabora la Nota Contable por la provisión de Beneficios Sociales de Empleados generando el asiento contable por el compromiso de Gasto. Imprime Nota Contable. Adjunta Copia de la documentación sustentatoria Firma la documentación Envía la información al Jefe de la Oficina General de. (3) Jefe de la Oficina General de Recepciona y registra las Notas de Contabilidad y la documentación recibida. Evalúa si la información es correcta De ser correcta la información Visa las Notas Contables Entrega la información para que sea debidamente archivada. De no ser correcta la información Devuelve las Notas Contables por la provisión de beneficios sociales de empleados al Jefe de la Unidad de Contabilidad para su corrección. (4) Jefe de la Unidad de Contabilidad

17 Elaborado por Contabilidad 17 Recepciona y registra la información. Archiva la información E. Duración 5 días útiles. F. Formatos y Formularios Cuadro de Provisión de Beneficios Sociales de los Empleados

18 Elaborado por Contabilidad Contabilización de la provisión de beneficios sociales de empleados Inicio Inicio Jefe de Recursos Humanos Remite a la Unidad de Contabilidad los Remite a la Unidad de Contabilidad los Beneficios Sociales de los empleados Beneficios Sociales de los empleados 2 Jefe de la Unidad de Contabilidad Recepciona y registra la información Recepciona y registra la información Verifica los documentos fuentes, Verifica los documentos fuentes, autorizaciones de gastos, firmas de autorizaciones de gastos, firmas de responsables, montos, fechas y cuentas responsables, montos, fechas y cuentas contables y presupuestales contables y presupuestales Evalúa si la Evalúa si la No documentación está documentación está completa completa Devuelve la documentación para que sea Devuelve la documentación para que sea revisada y completada revisada y completada Si Elabora la Nota Contable por la provisión Elabora la Nota Contable por la provisión de Beneficios Sociales de Empleados de Beneficios Sociales de Empleados generando el asiento contable por el generando el asiento contable por el compromiso de Gasto compromiso de Gasto Imprime Nota Contable Imprime Nota Contable Adjunta Copia de la documentación Adjunta Copia de la documentación sustentatoria sustentatoria 1 Página 1

19 Elaborado por Contabilidad Contabilización de la provisión de beneficios sociales de empleados 1 Firma la documentación Firma la documentación Envía la información al Jefe de la Oficina Envía la información al Jefe de la Oficina General de General de Recepciona y registra las Notas de Recepciona y registra las Notas de Contabilidad y la documentación recibida Contabilidad y la documentación recibida Jefe de la Oficina General de 2 No Devuelve las Notas Contables por la Devuelve las Notas Contables por la provisión de beneficios sociales de provisión de beneficios sociales de empleados al Jefe de la Unidad de empleados al Jefe de la Unidad de Contabilidad para su corrección Contabilidad para su corrección Es correcta? Es correcta? Si Visa las Notas Contables Visa las Notas Contables Entrega la información para que sea Entrega la información para que sea debidamente archivada debidamente archivada Jefe de la Unidad de Contabilidad Recepciona y registra la información Recepciona y registra la información Archiva la información Archiva la información Fin Fin Página 1

20 Elaborado por Contabilidad 20 SUB PROCESO: 01.4 A. Nombre del Sub Proceso CONTABILIZACIÓN DE ASIENTO DE PROVISION MENSUAL DE LOS DESCUENTOS AL PERSONAL POR PRÉSTAMOS Y TARDANZAS DE LOS TRABAJADORES, CONFORM AQ LA PLANILLA DE PAGO. B. Finalidad Permitir efectuar el registro contable y financiero por la provisión mensual de los descuentos al personal por prestamos y tardanzas de los trabajadores, conforme a las planillas de pago empleados emitidos por la unidad de Personal, generando las notas Contables, así como conciliar las cuentas OTRAS CUENTAS POR COBRAR PERSONAL, con la cuenta 41 REMUNERACIONES DEL PERSONAL para la elaboración del balance y EEFF. C. Requisitos El Jefe de Recursos Humanos Las planillas de los empleados y file de boletas de pago, donde figura los descuentos correspondientes D. Etapas del Proceso 1. Oficina General de (1) Jefe de Recursos Humanos Remite a la Unidad de Contabilidad los descuentos de los empleados, adjuntando las planillas, file de boletas de pago que sirven de sustento para el asiento contable correspondiente. (2) Jefe de la Unidad de Contabilidad Recepciona y registra la información. Revisa los documentos fuentes,autorizaciones de gastos, firmas de responsables, montos, fechas y cuentas contables y presupuestales De no estar completa Devuelve la documentación para que sea revisada y completada. De estar completa Elabora la Nota Contable por el descuento por concepto de tardanza de empleados generando asiento contable por el compromiso de gasto. Imprime Nota Contable. Adjunta Copia de la documentación sustentatoria Firma la documentación Envía la información al Jefe de la Oficina General de. (3) Jefe de la Oficina General de Recepciona las Notas de Contabilidad y la documentación. Evalúa si la información es correcta De ser correcta la información Visa las Notas Contables Entrega la información para que sea debidamente archivada. De no ser correcta la información

21 Elaborado por Contabilidad 21 Devuelve las Notas Contables por descuentos al personal por prestamos y tardanzas al jefe de la unidad de Contabilidad para su corrección. (4) Jefe de la Unidad de Contabilidad Recepciona y registra la información. Archiva la información E. Duración 5 días útiles. F. Formatos y Formularios Rendición de caja chica.

22 Elaborado por Contabilidad Contabilización de la provisión mensual de los descuentos al personal Inicio por prestamos y tardanza de los trabajadores Inicio Jefe de Recursos Humanos Remite a la Unidad de Contabilidad los Remite a la Unidad de Contabilidad los descuentos de los empleados, adjuntando descuentos de los empleados, adjuntando planilla, file de boletas de pago del planilla, file de boletas de pago del personal personal 2 Jefe de la Unidad de Contabilidad Recepciona y registra la información Recepciona y registra la información Verifica los documentos fuentes, Verifica los documentos fuentes, autorizaciones de gastos, firmas de autorizaciones de gastos, firmas de responsables, montos, fechas y cuentas responsables, montos, fechas y cuentas contables y presupuestales contables y presupuestales No Devuelve la documentación para que sea Devuelve la documentación para que sea revisada y completada revisada y completada Evalúa si la Evalúa si la documentación documentación está completa está completa Si Elabora la Nota Contable por el Elabora la Nota Contable por el descuento por concepto de tardanza descuento por concepto de tardanza de Empleados generando el asiento de Empleados generando el asiento Contable por el compromiso del gasto Contable por el compromiso del gasto Imprime Nota Contable Imprime Nota Contable Adjunta Copia de la documentación Adjunta Copia de la documentación sustentatoria sustentatoria 1 Página 1

23 Elaborado por Contabilidad Provisión mensual de los descuentos al personal por prestamos y tardanzas de los trabajadores 1 Firma la documentación Firma la documentación Envía la información al Jefe de la Oficina Envía la información al Jefe de la Oficina General de General de Recepciona y registra las Notas de Recepciona y registra las Notas de Contabilidad y la documentación recibida Contabilidad y la documentación recibida Jefe de la Oficina General de No Es correcta? Es correcta? Si 2 Devuelve las Notas Contables por la Devuelve las Notas Contables por la provisión de beneficios sociales de provisión de beneficios sociales de empleados al Jefe de la Unidad de empleados al Jefe de la Unidad de Contabilidad para su corrección Contabilidad para su corrección Visa las Notas Contables Visa las Notas Contables Entrega la información para que sea Entrega la información para que sea debidamente archivada debidamente archivada Jefe de la Unidad de Contabilidad Recepciona y registra la información Recepciona y registra la información Archiva la información Archiva la información Fin Fin Página 1

24 Elaborado por Contabilidad 24 SUB PROCESO: 01.5 A. Nombre del Proceso CONTABILIZACIÓN DE ASIENTO DE PROVISION MENSUAL DE LOS SEGUROS CONTRATADOS POR ZED PAITA, CONFORME A LAS PRIMAS DE SEGUROS RECIBIDAS. B. Finalidad Efectuar la verificación y registro contable de los seguros contratados por ZED PAITA, conforme a las primas de seguros recibidas como medida de conciliación de saldos de la cuenta 18 SERVICIOS Y OTROS CONTRATADOS, para la elaboración del balance general y EEFF C. Requisitos La documentación de las pólizas de seguros, formalmente son recibidas en ZED PAITA por la recepcionista de mesa de partes de esta entidad, quien a su vez remite la documentación a la secretaria quien haga sus veces de la Oficina General de, quien deberá remitir la siguiente información : Pólizas de prima de Seguros emitidos a nombre de ZED PAITA D. Etapas del Proceso 1. Oficina General de (1) Jefe de la Oficina General de Visa los documentos y remite a contabilidad para su registro correspondiente. (2) Jefe de la Unidad de Contabilidad Recepciona y registra la información. Verifica si los documentos fuentes están completos De no estar completa Devuelve la documentación para que sea revisada y completada. De estar completa Registra la provisión del gasto correspondiente, de ser caso registra la parte deferida o pagada por adelantado según las cuentas contables correspondientes. Realiza la verificación contable con los importe que figuran en las primas de seguro, comparando los montos por cuenta contables en el sistema contable SIFTCONT. Si hay diferencias de los saldos Elabora una Nota de Ajuste Si no hay diferencia de los saldos Elabora, el a los asientos contables correspondientes. Adjunta copia de la documentación sustitutoria Firma la documentación Envía la información al Jefe de la Oficina General de. (3) Jefe de la Oficina General de Recepciona y registra la información y la documentación recibida. Evalúa si la información es correcta De ser correcta la información Visa la información recibidas

25 Elaborado por Contabilidad 25 Entrega la información para que sea debidamente archivada. De no ser correcta la información Devuelve la información al Jefe de la Unidad de Contabilidad para su corrección. (4) Jefe de la Unidad de Contabilidad Recepciona y registra la información. Archiva la información E. Duración 5 días útiles. F. Formatos y Formularios Nota contable y/o registro o asiento contable correspondiente.

26 Elaborado por Contabilidad Provisión mensual de los seguros contratados, conforme a las primas Inicio Inicio Jefe de la Unidad Responsable Visa los documentos y remite a Visa los documentos y remite a contabilidad para su registro contabilidad para su registro correspondiente correspondiente 2 Jefe de la Unidad de Contabilidad Recepciona y registra la información Recepciona y registra la información No Devuelve la documentación para que sea Devuelve la documentación para que sea revisada y completada revisada y completada Verifica si los Verifica si los documentos fuentes documentos fuentes están completos están completos Si Registra la provisión del gasto Registra la provisión del gasto correspondiente, de ser el caso registra la correspondiente, de ser el caso registra la parte diferida o pagada por adelantado parte diferida o pagada por adelantado según las cuentas contables según las cuentas contables correspondientes correspondientes Realiza la verificacion contable con los Realiza la verificacion contable con los importes que figuran en las primas de importes que figuran en las primas de seguro comparando los montos por seguro comparando los montos por cuenta contable en el sistema contable cuenta contable en el sistema contable SIFTCONT SIFTCONT Si hay diferencia : elabora una nota Si hay diferencia : elabora una nota contable contable Si no hay diferencia de los saldos : Si no hay diferencia de los saldos : Elabora los asientos contables, Elabora los asientos contables, adjunta copia de la documentacion adjunta copia de la documentacion 1 Página 1

27 Elaborado por Contabilidad Provision mensual de los seguros contratados conforme a las primas 1 Firma la documentación Firma la documentación Envía la información al Jefe de la Oficina Envía la información al Jefe de la Oficina General de General de Recepciona y registra las Notas de Recepciona y registra las Notas de Contabilidad y la documentación Contabilidad y la documentación Jefe de la Oficina General de No Es correcta? Es correcta? Si 2 Devuelve las Notas Contables al Jefe de la Devuelve las Notas Contables al Jefe de la Unidad de Contabilidad para su corrección Unidad de Contabilidad para su corrección Visa la información recibida Visa la información recibida Entrega la información para que sea Entrega la información para que sea debidamente archivada debidamente archivada Jefe de la Unidad de Contabilidad Recepciona y registra la información Recepciona y registra la información Archiva la información Archiva la información Fin Fin Página 1

28 Elaborado por Contabilidad 28 SUB PROCESO: 01.6 A. Nombre del Sub Proceso CONTABILIZACIÓN DE ASIENTO DE PROVISION MENSUAL DE LOS INGRESOS DIFERIDOS Y/O PAGADOS POR ANTICIPADO, RECIBIDOS DE PARTE DE NUESTROS CLIENTES B. Finalidad Efectuar la verificación y registro contable de la provisión mensual de los ingresos diferidos y/o pagados por anticipados de parte de nuestros clientes, a efectos de conciliar y actualizar saldos de la cuenta 49 PASIVOS DIFERIDOS, para la elaboración del Balance General y EEFF. C. Requisitos La encargada de Tesorería, mediante reporte de los depósitos efectuados por clientes en cuentas corrientes a nombre de ZED PAITA, correspondientes a pagos a cuentas o por pagos adelantados que será facturado por ZED PAITA, quien deberá remitir la siguiente información: Reporte de la Caja y Bancos, correspondientes a abonos en cuenta o en efectivo ingresados a Tesorería, por concepto de pagos recibidos por adelantado de parte de clientes. D. Etapas del Proceso 1. Oficina General de (1) Jefe de la Oficina General de Visa los documentos y remite a contabilidad para su registro correspondiente (2) Jefe de la Unidad de Contabilidad Recepciona y registra la información. Verifica si los documentos fuentes están completos De no estar completa Devuelve la documentación para que sea revisada y completada. De estar completa Registra el asiento para aplicar el ingreso en el mes correspondiente utilizando la cuenta con abono a cta 75 con sub partida correspondiente. Realiza la verificación contable con los importes que corresponde aplicar al ingreso al mes correspondiente, comparando los montos por cuentas contables en el sistema contable SIFTCONT Si hay diferencia de los saldos Elabora una Nota Contable de Ajuste Si no hay diferencia de los saldos Elabora, el a los asientos contables correspondientes Adjunta copia de la documentación sustentatoria Firma la documentación Envía la información al Jefe de la Oficina General de. (3) Jefe de la Oficina General de Recepciona y registra la información y la documentación recibida. Evalúa si la información es correcta

29 Elaborado por Contabilidad 29 De ser correcta la información Visa la información recibida Entrega la información para que sea debidamente archivada. De no ser correcta la información Devuelve las Notas Contables al Jefe de la Unidad de Contabilidad para su corrección. (4) Jefe de la Unidad de Contabilidad Recepciona y registra la información. Archiva la información E. Duración 5 días útiles. F. Formatos y Formularios Nota contable y/o registro o asiento contable correspondiente.

30 Elaborado por Contabilidad Provisión mensual de ingresos deferidos y/o pagados por anticipado Inicio Inicio Jefe de la Unidad Responsable Visa los documentos y remite a Visa los documentos y remite a contabilidad para su registro contabilidad para su registro correspondiente correspondiente 2 Jefe de la Unidad de Contabilidad Recepciona y registra la información Recepciona y registra la información No Verifica si los Verifica si los documentos fuentes documentos fuentes están completos están completos Si Devuelve la documentación para que sea Devuelve la documentación para que sea revisada y completada revisada y completada Registra el asientopara aplicar el ingreso Registra el asientopara aplicar el ingreso en el mes correspondiente utilizando la en el mes correspondiente utilizando la cuenta con el abono a la cuenta cuenta con el abono a la cuenta 75 con sub partida 75 con sub partida Realiza la verificación contable con los Realiza la verificación contable con los importes que corresponde aplicar los importes que corresponde aplicar los ingresos comparando los montos por ingresos comparando los montos por cuenta contable en el sistema contable cuenta contable en el sistema contable SIFTCONT SIFTCONT Si hay diferencia : elabora una nota Si hay diferencia : elabora una nota contable contable Si no hay diferencia de los saldos : Si no hay diferencia de los saldos : Elabora los asientos contables, Elabora los asientos contables, adjunta copia de la documentacion adjunta copia de la documentacion 1 Página 1

31 Elaborado por Contabilidad Provisión mensual de ingresos diferidos y/o pagados por anticipado 1 Firma la documentación Firma la documentación Envía la información al Jefe de la Oficina Envía la información al Jefe de la Oficina General de General de Recepciona y registra las Notas de Recepciona y registra las Notas de Contabilidad y la documentación Contabilidad y la documentación Jefe de la Oficina General de No Es correcta? Es correcta? Si 2 Devuelve las Notas Contables al Jefe de la Devuelve las Notas Contables al Jefe de la Unidad de Contabilidad para su corrección Unidad de Contabilidad para su corrección Visa la información recibida Visa la información recibida Entrega la información para que sea Entrega la información para que sea debidamente archivada debidamente archivada Jefe de la Unidad de Contabilidad Recepciona y registra la información Recepciona y registra la información Archiva la información Archiva la información Fin Fin Página 1

32 Elaborado por Contabilidad 32 SUB PROCESO: 01.7 A. Nombre del Sub Proceso CONTABILIZACION MENSUAL EN CUENTAS DE ORDEN DE LAS ESPECIES VALORADAS, SE LLEVARA UN CONTROL Y ACTUALIZACION DE LAS CARTAS FIANZAS RECIBIDAS EN GARANTIA DE PARTE DE NUESTROS CLIENTES, DE CORRESPONDER LAS EMITIDAS EN DOLARES SE ACTUALIZA CON EL TIPO DE CAMBIO DE SBS,PARA EFECTOS DE REGISTRO DE LAS CUENTAS DE ORDEN DEL BALANCE GENERAL (FORMATO F1) PARA LA CONTADURIA PUBLICA DE LA NACION. B. Finalidad Efectuar el registro contable y financiero en cuentas de orden de las especies valoradas específicamente de las CARTAS FINZAS recibidas, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas de Contabilidad Establecidas C. Requisitos La persona encargada del control de ingresos, renovaciones, devoluciones de CARTAS FIANZAS deberá remitir la siguiente información: Copia de los documentos que tenga en custodia, devolución de CARTAS FIANZAS, control respectivo Conciliaciones Bancarias, de ser el caso para corroborar la información Cartas Fianzas Depósitos Administrativos Bienes muebles embargados Contrato con clientes D. Etapas del Proceso 1. Oficina General de (1) Jefe de la Unidad de Tesorería Remite a la Unidad de Contabilidad la información mensual: Documentación Financiera (Reporte de Cartas Fianzas). (2) Jefe de la Unidad de Logística Control Patrimonial, quien lleva el control de las cartas fianzas Remite a la Unidad de Contabilidad la información mensual : Documentación Financiera (Reporte de Carta Fianzas ). (3) Jefe de la Unidad de Contabilidad Recepciona y registra la información. Evalúa si la documentación esta completa. o De no estar completa Devuelve la documentación para que sea revisada y corregida. o De estar completa Elabora las Notas Contables por cada una de las operaciones Imprime las Notas Contables Adjunta documentación sustentatoria. Firma

33 Elaborado por Contabilidad 33 Envía la información al Jefe de la Oficina General de (4) Jefe de la Oficina General de Recepciona y registra las Notas de Contabilidad y a Documentación recibida. Evalúa si la información es correcta De ser correcta la información Visa las Notas Contables. Entrega la información para que sea debidamente archivada. De no ser correcta la información Devuelve las Notas Contables al Jefe de la Unidad de Contabilidad para su corrección. (5) Jefe de la Unidad de Contabilidad Recepciona y registra la información. Archiva la información. E. Duración 5 días útiles. F. Formatos y Formularios Reporte de Bancos Cartas Fianzas Depósitos Notas Contables Reporte de control de Carta Fianzas.

34 Elaborado por Contabilidad Contabilización de Cuentas de Orden de las Especies Valoradas, control y actualización de Cartas Fianzas Inicio Inicio 1 2 Jefe de la Unidad de Tesorería Encargado de Control Patrimonial Remite a la unidad de Logistica la Remite a la unidad de Logistica la información mensual documentación información mensual documentación financiera- Reporte de Carta Fianzas financiera- Reporte de Carta Fianzas Remite a la Unidad de Contabilidad la Remite a la Unidad de Contabilidad la información mensual: Documentación información mensual: Documentación Financiera Cartas Fianzas Financiera Cartas Fianzas 3 Jefe de la Unidad de Contabilidad Recepciona y registra la información Recepciona y registra la información No Evalúa si la Evalúa si la documentación está documentación está completa completa Si 2 Devuelve la documentación para que sea Devuelve la documentación para que sea revisada y corregida revisada y corregida Elabora las Notas Contables por cada una Elabora las Notas Contables por cada una de las operaciones de las operaciones Imprime las Notas Contables Imprime las Notas Contables Adjunta documentación sustentatoria Adjunta documentación sustentatoria Fimra Fimra 1 Página 1

35 Elaborado por Contabilidad Contabilización Cuentas de Orden de las Especies Valoradas, Control y actualización de Cartas Fianzas 1 Envía la información al Jefe de la Oficina Envía la información al Jefe de la Oficina General de General de Recepciona y registra las Notas de Recepciona y registra las Notas de Contabilidad y la documentación recibida Contabilidad y la documentación recibida Jefe de la Oficina General de No Es correcta? Es correcta? Si 3 Devuelve las Notas Contables al Jefe de la Devuelve las Notas Contables al Jefe de la Unidad de Contabilidad para su corrección Unidad de Contabilidad para su corrección Visa Notas Contables Visa Notas Contables Entrega la información para que sea Entrega la información para que sea debidamente archivada debidamente archivada Jefe de la Unidad de Contabilidad Recepciona y registra la información Recepciona y registra la información Archiva las información Archiva las información Fin Fin Página 1

36 Elaborado por Contabilidad 36 SUB PROCESO: 01.8 A. Nombre del Sub Proceso CONTABILIZACION DE ASIENTO DE AJUSTE MENSUAL DE LOS DEPOSITOS RECIBIDOS EN GARANTIA DE PARTE DE NUESTRO CLIENTES EJM GARANTIA POR MODULOS Y OTROS, ACTUALIZANDO DE ACUERDO AL TIPO DE CAMBIO DE SBS. B. Finalidad Efectuar la verificación y registro contable de ajuste mensual de los depósitos recibidos en garantía de parte de nuestros clientes Ej Garantía por módulos y otros, actualizando de acuerdo al tipo de cambio de SBS, a efectos de conciliar y actualizar de saldos de la cuenta 46,sub Cuenta DEPOSITOS EN GARANTIA, para la elaboración del Balance General y EEFF. C.Requisitos El encargado de Tesorería deberá remitir la información financiera del mes: Nota o Notas de Abono y/o reporte de los depósitos por conceptos de garantías recibidas. Comprobantes de Ingreso: Recibo y/o recibos de ingresos Copia del Estado de Cuentas, donde figure el o los Depósitos en Garantía recibidas Copia de Boucher del Deposito o Depósitos recibidos Diferencia de Cambios D. Etapas del Proceso 1. Oficina General de (1) Jefe de la Unidad de Tesorería Remite a la Unidad de Contabilidad la información del mes: Reporte de Notas de Abono, Transferencias Bancarias, por concepto de Depósitos Garantías recibidas. (2) Jefe de la Unidad de Contabilidad Recepciona Informe Financiero del mes. Evalúa si la documentación esta completa De no estar completa Devuelve el informe financiero al Jefe de la Unidad de Tesorería para que sea revisada, con el asiento correspondiente. De estar completa Verifica la asignación de partidas presupuestales y codificación contables e importes estén bien aplicados de :Reporte de Notas de Abono, Transferencias Bancarias, por concepto de depósitos Garantías recibidas Evalúa si hay codificación y registro contable que no corresponde Existe codificación contable que no corresponda Imprime Registro Auxiliar LIBRO BANCOS y analiza Coordina con el responsable de tesorería para corregir el ingreso No Existe codificación contable que no corresponda, es decir ESTA CONFORME

37 Elaborado por Contabilidad 37 Registra el asiento contable y elabora las notas contables del mes po: Recibo de Ingresos, Reporte de Depósitos de Garantía y Diferencia de Cambios Imprime las Notas Contables Adjunta documentación sustentatoria según el caso Firma, previa verificación del registro en el sistema de contabilidad Entrega las NOTAS DE Contabilidad y/o registro contable (3) Jefe de la Oficina General de Recepciona las Notas de Contabilidad y la documentación. Evalúa si la información es correcta De ser correcta la información Visa las Notas Contables Ordena el registro contable en la correspondiente cuenta en el sistema contable. De no ser correcta la información Devuelve las Notas Contables al Jefe de la Unidad de Contabilidad para su corrección. (4) Jefe de la Unidad de Contabilidad Recepciona y registra la información. Archiva las Notas Contables E. Duración 5 días útiles. F. Formatos y Formularios Reporte del Sistema Contable de Complementario Bancos, para verificar los depósitos recibidos en cuentas de ZED PAITA. Depósitos realizados. Diferencia de cambio.

38 Elaborado por Contabilidad contabilizacion Depósitos recibidos en garantía de parte de los clientes Inicio Inicio Remite la información financiera del mes : Remite la información financiera del mes : reporte de notas de abono, transferencias reporte de notas de abono, transferencias bancarias, por concepto de deposito en bancarias, por concepto de deposito en garantias garantias 2 Jefe de la Unidad de Contabilidad Recepciona y registra la información Recepciona y registra la información No Verifica si los Verifica si los documentos fuentes documentos fuentes están completos están completos Si Devuelve la documentación para que sea Devuelve la documentación para que sea revisada y corregida revisada y corregida Si existe codificacion que no corresponda Verifica la asignación de partidas presupuestales Verifica la asignación y codificación de partidas contable presupuestales importes que y codificación estén bien aplicados contable importes Reposte de que notas estén de bien aplicados abono, transferencias Reposte de notas de abono, transferencias No existe codificación contable que no corresponde Imprime Registro Auxiliar LIBRO BANCOS y Imprime Registro Auxiliar LIBRO BANCOS y analiza, coordina con el responsable de analiza, coordina con el responsable de tesorería para corregir el ingreso tesorería para corregir el ingreso Si existe igualdad de saldo Esta conforme Esta conforme Genera el asiento contable por la Genera el asiento contable por la operación realizada operación realizada Imprime Nota Contable Imprime Nota Contable 1 Página 1