Proyecto Integrado GESTIÓN DOCUMENTAL DEL CENTRO EDUCATIVO

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1 Pryect Integrad GESTIÓN DOCUMENTAL DEL CENTRO EDUCATIVO Alumn Antni Navarr Marchena Tutr Inmaculada Olías Álvarez C.F.G.S. Administración de Sistemas Infrmátics en Red Curs I.E.S. Jacarandá Brenes (Sevilla)

2 Dcument Tip Memría Títul Pryect Integrad: Gestión dcumental del centr educativ Autr Antni Navarr Marchena Supervisr Inmaculada Olías Álvarez Última revisión /12/2014 Histrial de revisines Versión Mdificación Fecha 1.0 Creación del dcument 27/11/ Crrección y adaptación 17/12/2014 2

3 Indice 1.Objetivs Enunciad Requerimients iniciales Fases...6 a)fase 1 Fecha prevista: 29/10/ b)fase 2 Fecha prevista: 27/11/ c)fase 3 Fecha prevista: 17/12/ Cncepts previs Análisis de diferentes slucines Alfresc Sharepint Nuxe Implementación de Alfresc Requisits previs Instalación...12 a)instaladr ficial...12 b)bitnami Virtual Machines...18 c)bitnami Clud Hsting Cnfiguración y us...22 a)sitis...22 b)usuaris y grups...23 c)rles...30 d)publicación de dcuments...36 e)edición de dcuments...40 f)categrías y etiquetas...43 g)reglas y flujs de trabaj Otrs elements Cumplimient de LOPD Psibles mejras a la implementación actual...50 a)módul OCR...50 b)persnalización de ls camps de metadats (prpiedades y aspects)...50 c)autenticación LDAP...51 d)pas de n-premise a IaaS SaaS Bibligrafía

4 1. Objetivs 1.1. Enunciad Hy en día una de las mayres necesidades de las empresas es la gestión eficaz de la infrmación que gestinan manejan. El pder acceder a la infrmación desde cualquier siti y desde cualquier dispsitiv se hace imprescindibles para la mayría de las empresas. A este prblema tenems que añadir ls prblemas que la ley de prtección de dats añade, se hace imprtante gestinar de frma adecuada la infrmación y el acces a ella. El pryect que se prpne es slucinar el prblema de un centr de educación que tiene que almacenar y gestinar la vida tutrial del alumn. Para ell se tendrá un ficher pdf pr cada alumn que deberá almacenarse. Es imprtante establecer una plítica de seguridad para que sól el tutr pueda acceder a la infrmación del alumn. También es necesari estudiar y analizar la ley de prtección de dats para ver que medidas tendrá que tmar el centr para cumplir cn dicha ley. Una de las psibles slucines puede ser Alfresc, que es una sftware que prprcina tds ls servicis de gestión de dcuments esenciales necesaris para permitir a las rganizacines capturar y gestinar archivs electrónics y autmatizar prcess que se centran en la gestión de dcuments. Alfresc es un sistema de gestión de cntenid de códig abiert que le permite gestinar tds ls cntenids crítics empresariales, desde prcess de creación de crédits y reclamacines de segurs hasta dcuments legales cnfidenciales. 4

5 1.2. Requerimients iniciales Tal cm se describe en la prgramación, el alumn deberá también realizar una memria explicativa del mism, que debe cntemplar al mens ls siguientes aspects: Intrducción Objetivs Descripción detallada del pryect Hardware necesari Sftware utilizad (sistemas perativs y/ aplicacines) Diseñ Pruebas de ejecución/funcinamient Características de la instalación Fichers de cnfiguración Ejempls Manual de usuari Cnclusines 5

6 1.3. Fases a) Fase 1 Fecha prevista: 29/10/2014 Entrega de infrmación sbre las slucines que se van a prbar. Alfresc debe ser al mens un de ellas. b) c) Características básicas que se utilizarán Estudi de la ley de prtección de dats. Fase 2 Fecha prevista: 27/11/2014 Instalación y cnfiguración de Alfresc Definición de metadats de dcuments. Plíticas de seguridad a utilizar Fase 3 Fecha prevista: 17/12/2014 Presentación y defensa del pryect Entrega de la dcumentación (deberá estar subida a la platafrma del departament y entregar las máquinas virtuales creadas) 6

7 2. Cncepts previs Nrmalmente un centr educativ mueve una gran cantidad de infrmación que se gestina tant en papel cm de frma electrónica. Est supne un gran cste tant de almacenamient (cada vez se requiere más espaci en la ficina para el papel y más almacenamient para cada equip infrmátic) cm de administración: Clasificación y búsqueda de ls dcuments en papel. Cntrlar las versines de un dcument se vuelve una tarea cmplicada. N se garantiza un nivel de seguridad aceptable ni a nivel de acces cm de privacidad. Ante esta prblemática surgiern ls sistemas de gestión dcumental que slucinan y minimizan la anterir prblemática. Un sistema gestr dcumental cn enfque empresarial (ECM) n es más que un sftware para la gestión de grandes cantidades de dcuments, que indexa y almacena dcuments, ya sean creads en frmat digital digitalizads psterirmente, y que suele prprcinar entre tras funcinalidades: 1. Un repsitri de cntenid cn versinad que permite la edición y cmpartición de dcuments. 2. Entrn de trabaj clabrativ 3. Organización de ls dcuments pr carpetas y categrías 4. Cntrl de fluj de trabaj 5. Gestión de infrmación 6. Gestión de cntenid web A la hra de decantarse pr escger un sftware ECM es imprtante tener en cuenta que se requiere un de trabaj previ de análisis de la infrmación que va a almacenar, su categrización, tips de usuaris y rles asignads y en general la definición de plíticas cncretas sbre la infrmación pr l que, la mera decisión de implementar un sistema de gestión dcumental, n quiere decir que desaparezcan ls prblemas puest que una mala implementación también disminuye las beneficis aprtads pr esta tecnlgía. 7

8 3. Análisis de diferentes slucines 3.1. Alfresc Es una de las slucines ECM más extendidas. Desarrllad cm sftware pen surce, dispne de versines de pag tant para su implementación in-huse cm en la nube. Platafrma: JAVA Sistemas de BB.DD sprtads: Oracle, MySQL, SQL Server, pstgresql Sist. Operativ sprtad: Windws, Linux y MAC OS. Licencia: LGPLv3 Versión actual: 5.0. Web: Sharepint Desarrllad pr Micrsft y usad sbre td en entrns empresariales de tamañ medi. Sus punts fuertes sn la integración cn Active Directry y cn la suite Micrsft Office. Platafrma: ASP.NET Sistemas de BB.DD sprtad: SQL Server Sist. Operativ sprtad: Windws Server 2008 superir Licencia: Micrsft EULA 8

9 Versión actual: Web: Nuxe Junt cn Alfresc lidera el mercad de slucines ECM. Desarrllad cm sftware pen surce, dispne de versines de pag tant para su implementación in-huse cm en la nube. Platafrma: JAVA Sistemas de BB.DD sprtads: Oracle, MySQL, SQL Server, pstgresql, MngDB Sist. Operativ sprtad: Windws, Linux y MAC OS. Licencia: LGPLv2.1 Versión actual: 6.0. Web: 9

10 Si ns fijams en la cmparativa realizada pr Athent, un de ls principales partners especializads en la implementación y desarrll de slucines integrales ECM, Alfresc presenta mejres valres en cuant a escabilidad, sprte y usabilidad. Siend estas características esenciales en cualquier implementación de sftware, ns decantams pr Alfresc para cm slución de gestión dcumental. Ilustración 1: Alfresc vs Nuxe: Gestión Dcumental Libre 10

11 4. Implementación de Alfresc 4.1. Requisits previs Es recmendable seguir el dcument Day Zer Cnfiguratin Guide para realizar una instalación desde cer usand el instaladr dispnible en la web de Alfresc para la versión 5.0.c. A grandes rasgs hay que tener en cuenta tres elements: Se deben usar sistemas de 64bits y prcesadres cn ds núcles y un mínim de 2.0Ghz. Se requiere un mínim de 2Gb de RAM para lanzar la instalación puest que 1Gb quedará en us pr JVM. Al seleccinar pstgresql y las diferentes funcinalidades pueden llegar a ser necesaris 4Gb de RAM para pder iniciar ls servicis y pner en funcinamient Alfresc y el mtr de BB.DD. Dich est, ls requisits de Alfresc Cmmunity para un funcinamient óptim siguen el siguiente esquema: Ilustración 2: Instalación de Alfresc: Requisits óptims - Arcade Cnsultres (Jsé Pereira) 11

12 4.2. Instalación a) Instaladr ficial Para realizar la instalación cn el instaladr ficial vams a utilizar una máquina virtual cn 4Gb de RAM, 2 núcles de prcesadr, 80Gb de disc dur y Debian 7 sin entrn gráfic. Creams un usuari denminad alfresc y ns situams en su hme. Iniciams la descarga del instaladr desde la web ficial usand la herramienta wget. Cambiams ls permiss para que sea psible su ejecución y l lanzams en md text. 12

13 L primer que tendrems que escger es el idima de la instalación. En nuestr cas, seleccinarems el 3 Spanish - Españl A cntinuación, seleccinams la instalación avanzada 2 para que pdams ver tdas las pcines dispnibles. Ahra debems seleccinar ls cmpnentes que se instalaran. En nuestr cas serán Java, la base de dats PstgreSQL, el mtr de indexación Slr4, el cmplement de cmpatibilidad cn Sharepint, la integración cn Ggle Dcs para pder editar dcuments en línea y LibreOffice para trabajar cn ls dcuments. 13

14 Dejarems la carpeta de instalación pr defect. Y harems l mism cn ls parámetrs del servidr de base de dats, el servidr Tmcat, FTP y cmands remts RMI. 14

15 Tendrems que especificar la cntraseña para el usuari administradr de Alfresc. 15

16 Y cm hicims anterirmente dejarems ls parámetrs de Sharepint y LibreOffice pr defect. Pr últim, escgems que Alfresc se instale cm servici para que se inicie autmáticamente. Aceptams el avis de memria RAM e iniciams la instalación. 16

17 Al finalizar la instalación el instaladr ns preguntará si querems ver el archiv Leeme e iniciar Alfresc. A est últim le indicams que sí. Y ya pdrems acceder a nuestr prtal web. 17

18 b) Bitnami Virtual Machines El repsitri de aplicacines pen-surce de Bitnami prvee instaladres 'ne-click' de Alfresc Cmmunity 5.0.c que incluyen: Apache Tmcat MySQL LibreOffice ImageMagick A parte de est también hay dispnibles máquinas virtuales en frmat VMware y VirtualBx listas para su us y ptimizadas en cuant a rendimient. Para usar una de estas máquinas ns dirigirems a la web https://bitnami.cm/stack/alfresc 18

19 Accedems al apartad de máquinas virtuales y descargams la que más se ajuste a nuestras necesidades. En nuestr cas Alfresc Cmmunity 5.0.b sbre Ubuntu bits. 19

20 Una vez descargada, simplemente tendrems que abrirla cn vmware Player Wrkstatin y encntrarems tds ls dats necesaris para su us. 20

21 c) Bitnami Clud Hsting Bitnami también ns facilita la pción de lanzar Alfresc sbre una instancia de cualquiera de ls servicis más cncids de Clud Hsting cm Amazn Web Services, Micrsft Azure y Ggle Clud Platfrm. 21

22 4.3. Cnfiguración y us a) Sitis El primer pas que se debe dar para sacarle partid a Alfresc es crear un siti que es el cntenedr desde el que se despliega td. Para crear un siti, ns pdems dirigir a la barra de herramientas superir y en la pestaña Sitis seleccinar Crear un siti. A cntinuación aparecerá una ventana emergente en la que cumplimentarems la infrmación relativa al siti. Escgerems que sea clabrativ, públic y mderad (est últim para cntrlar a ls usuaris que frmarán parte de él). 22

23 La pantalla principal del siti recién cread queda de la siguiente frma: b) Usuaris y grups Se establecerán ls siguientes grups: Usuaris. Equip directiv. Tutr X Y Z (dnde X es el curs, Y el nivel y Z el grup). Prfesrad X Y (dnde X es el curs e Y el nivel). 23

24 Para administrar ls grups tendrems que dirigirns a la pestaña Herramientas de administración de la barra superir y a cntinuación en el menú de la izquierda navegarems hasta Usuaris y grups Grups. 24

25 Una vez aquí, pdrems añadir usuaris a un grup situándns en él y pulsand sbre el símbl (+) del panel de la derecha. En la ventana emergente buscarems al usuari escgid pr su nmbre y pulsarems añadir. 25

26 O bien pdrems crear ls grups pulsand sbre el símbl (+) del panel de la izquierda. Le asignarems un identificadr y el nmbre cn el que se mstrará. Pulsarems sbre Crear grup Crear y crear tr si deseams repetir la peración. 26

27 Para crear ls usuaris tendrems que dirigirns a la pestaña Herramientas de administración de la barra superir y a cntinuación en el menú de la izquierda navegarems hasta Usuaris y grups Usuaris. 27

28 Una vez aquí, en la parte superir de la pantalla pulsarems sbre Nuev usuari. En la pantalla tendrems que cmpletar la infrmación básica del usuari (nmbre, crre y cntraseña). 28

29 Y también tendrems pcines avanzadas cm asignarle directamente un grup, fijarle una cuta de espaci desactivar la cuenta. Desde la Página de perfil del usuari, a la que se accede pulsand sbre el nmbre en la barra superir, cada usuari pdrá editar la infrmación y añadir detalles cm teléfn, ft de perfil, etc. 29

30 c) Rles Ls rles se pueden definir de varias frmas diferentes ya que se puede establecer el rl para cada usuari en td el siti, definir un rl para un grup y definir un rl en ls permiss cncrets de cada carpeta ficher. Esta granularidad a la hra de aplicar ls permiss es unas de las principales ventajas de Alfresc sbre tras pcines de gestión dcumental. En nuestr cas, ls usuaris ls distribuirems partiend de la siguiente clasificación: Administradr - Puede invitar usuaris al siti, gestinar ls cntenids del mism y persnalizarl. Clabradr - Puede crear y editar cntenid, así cm también editar cntenid cread pr trs miembrs del siti. Cntribuidr - Puede crear y editar cntenid, per n puede mdificar cntenids de trs miembrs del siti. Cnsumidr - Puede ver ls cntenids del siti y descargarse cpias de ls misms. 30

31 Y se establecerán ls siguientes grups: 1. Usuaris: Cnsumidr. 2. Equip directiv: Administradr. 3. Tutr X Y Z (dnde X es el curs, Y el nivel y Z el grup): Clabradr en la subcarpeta de su grup. 4. Prfesrad X Y (dnde X es el curs e Y el nivel): Cntribuidr en la carpeta de curs. Cmenzarems cn la asignación de rles desde la invitación a ls miembrs del siti. Para añadir a un usuari al siti, desde el panel de administradr, ns dirigirems a la pestaña Miembrs del siti de la parte superir. 31

32 A cntinuación, pulsarems sbre el btón Invitar a persnas. Siguiend la sencilla pantalla pdrems invitar a usuaris, grups asignándles un rl en cncret y gestinar las invitacines. 32

33 33

34 Pr tr lad pdems gestinar ls permiss de cada carpeta y/ ficher Para ell, desplegarems el menú de pcines del element y seleccinarems Administrar permiss. Una característica singular es la Herencia de permiss. Si la desactivams, el ficher carpeta deja de depender de ls permiss de la carpeta superir y sus permiss dependerán directamente de ls que tenga asignads él mism. Para realizar esta peración, ns dirigirems al btón superir Heredar permiss y pulsarems Sí en el cuadr de diálg que aparece. 34

35 Para asignar ls permiss ns dirigirems al btón superir Añadir usuari/grup y en usarems el cuadr de búsqueda para añadirls y asignarles el rl crrespndiente. 35

36 d) Publicación de dcuments Distribuirems el siti en carpetas para curs y subcarpetas para cada grup de clase. Para crear las carpetas ns vams a la pestaña Repsitri de la barra superir de navegación y ns situams en el lugar del árbl del repsitri dnde la deseems crear. Pdrems crearla pulsand en el icn Crear una carpeta que se muestra en la pantalla usand el menú Crear de la barra de pcines superir. 36

37 De igual frma prcederems para crear subir dcuments. Ls pdrems crear usand la pción Crear del menú, subirls mediante el btón Subir, arrastrándls a la pantalla pulsand la pción Subir fichers de la pantalla. 37

38 A cntinuación, se ns mstrará el resumen de prpiedades del dcument pr si querems mdificar cmpletar la infrmación referente al ficher subid. 38

39 39

40 e) Edición de dcuments Ls dcuments se pueden editar en línea y fuera de línea. Para hacerl en línea usand la suite Ggle Dcs para la que Alfresc frece una cmpleta integración es necesari vincular antes la cuenta de usuari cn su cuenta Ggle. Una vez hech est, simplemente tendrá que seleccinar la pción Editar en Ggle Dcs del menú de pcines del archiv. 40

41 Para la edición fuera de línea simplemente habría que escger dicha pción en el menú de pcines del archiv. En este cas el ficher quedaría blquead para evitar que sea mdificad pr tr usuari mientras realizams la edición del mism. 41

42 42

43 f) Categrías y etiquetas Pdems clasificar nuestrs dcuments utilizand categrías y etiquetas que ns permiten indexar, hacer búsquedas y rganizar nuestr repsitri de dcuments. La distinción principal es que las categrías se crrespnden básicamente cn las prpiedades de metadats de ls dcuments y pdrems categrizar pr tips de archivs, asunt, autr, etc mientras que las etiquetas sn marcas que el usuari asigna y que le permiten una mayr usabilidad a la hra de hacer búsquedas y rganizar la dcumentación. 43

44 44

45 g) Reglas y flujs de trabaj Pdems usar reglas y flujs de trabaj en Alfresc. Mientras que las reglas definen accines que se ejecutarán de frma autmática siempre que se cumplan las cndicines especificadas, ls flujs de trabaj representan las distintas fases pr las que debe de pasar un dcument hasta el final desead. Cmbinand ambas pcines pdrems sacar el máxim partid a Alfresc aliviand el trabaj diari. Para definir una regla, en el menú de pcines del directri, seleccinams Gestinar reglas A cntinuación, le dams un nmbre y definims las cndicines en las que se ejecutarán las accines. 45

46 En nuestr cas la acción se crrespnde cn un fluj de trabaj en el que vams a determinar la aprbación de un dcument. 46

47 Una vez creada y aplicada la regla vems cm cuand se sube un dcument a dicha carpeta el fluj de trabaj definid se ha iniciad y ya ns aparece la pción de Aprbar en las pcines del dcument Otrs elements Alfresc ns permite añadir a nuestr siti elements cm un calendari, una wiki, frs de debate, blgs y listas cmpletand la experiencia de usuari cm si de un siti web se tratase. Para añadirls, ns dirigirems al panel de administración del siti pinchand en la rueda dentada de la parte superir. 47

48 Una vez aquí sl tendrems que arrastrar ls elements que querams a la parte inferir. 48

49 Una vez hech est ya ls tendrems dispnibles en el menú superir de nuestr siti. 49

50 4.5. Cumplimient de LOPD En cuant al cumplimient de la LOPD, dad que sól de recgen dats cn nivel de prtección básic, las bligacines (a parte de las administrativas) se cumplen mntand el servidr en la MZ de nuestra red, definiend ls permiss, asignand cuentas de usuari a cada persna y definiend cpias de seguridad cn ls siguientes criteris: 1. Realización cm mínim de frma semanal, de cpias de respald, salv que en dich períd n se hubiera prducid ninguna actualización de ls dats. 2. Deben establecerse prcedimients para la recuperación de ls dats que garanticen en td mment su recnstrucción en el estad en que se encntraban al tiemp de prducirse la pérdida destrucción. 3. Verificar cada seis meses la crrecta definición, funcinamient y aplicación de ls prcedimients de realización de cpias de respald y de recuperación de ls dats. 4. Las pruebas anterires a la implantación mdificación de ls sistemas de infrmación que traten fichers cn dats de carácter persnal n deben realizarse cn dats reales. 5. Ls sprtes de las cpias de respald deben permitir identificar el tip de infrmación que cntienen y ser inventariads Psibles mejras a la implementación actual a) Módul OCR Ns permitirá que cuand subams un ficher, se extraiga de este n sól la infrmación de metadats si n también su cntenid. Este supne un gran avance prque se pasa de gestinar dcuments a gestinar infrmación que pdrems indexar y tratar. b) Persnalización de ls camps de metadats (prpiedades y aspects) Pdrems definir plantillas y aspects mediante fichers XML cn camps específics que querams indexar y usar para clasificar nuestrs dcuments. 50

51 c) Autenticación LDAP Pdríams integrar la autenticación en nuestra infraestructura de red facilitand la gestión de usuaris. d) Pas de n-premise a IaaS SaaS Las instalacines de Alfresc n-premise (en nuestr prpi servidr de nuestr CPD) tiene sentid en entrns pequeñs y aislads per pasar a una implantación SaaS en la nube, a parte de que pdams acceder a nuestr Alfresc desde cualquier punt, ns permite dispner de mayr infraestructura sin que es ns supnga una gran inversión hech que tma relevancia cuand iniciams prcess de escalad de nuestr sistema. 5. Bibligrafía MONOGRÁFICO: Alfresc. Elvira Misfud. Observatri Tecnlógic, Ministeri de Educación, Cultura y Deprte, Agst de nuxe vs Alfresc, vschart.cm. Alfresc vs Nuxe: Gestión dcumental libre. Athent. Febrer de Gestión dcumental cn sftware libre: Nuxe, Alfresc y Athent. Adrián Macias. Prgramari Lliure, COBDC. May de Manual práctic de usuari Alfresc Share (Clabra). Área de Infrmática, Universidad de Cádiz, Septiembre de https://clabra.uca.es/dc/manualalfrescshare.pdf 51

52 Manual para usuaris finales de Alfresc cm Gestr Dcumental (CSIRC). CSIRC, Universidad de Granada, Nviembre de https://dcumenta.ugr.es/alfresc/d/d/wrkspace/spacesstre/b155c802-f825-4e49-9ab c7d2be/manualalfresc_csirc_v1.0.pdf Más bibligrafía en Evernte: Alfresc https://www.evernte.cm/shard/s159/sh/34f20dc8-390b-448a-899f5c5cbdc9af09/3b29ab71038adf56510aecbf24d77f86 52

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