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Transcripción

1 &/$6( '(,1)250$7,&$ 7HPD 7UDEDMR SUiFWLFR FRQ HO SURJUDPD*(6),1&$6 3URIHVRUDYHUDUULED

2 Clase Informática sobre la gestión trimestral de una Comunidad de Propietarios con el programa de Gesfincas

3 1. Dar de alta la comunidad Edfº Faromar C/Infantes, Torre del Mar cuenta bancaria: Banco Atlántico Ejercicio desde Como hacerlo: Vamos al módulo de HORIZONTAL, por debajo de la opción COMUNIDADES elegimos DATOS GENERALES. Tocamos la carpeta verde y agregamos una comunidad nueva. En la ficha podemos introducir los siguientes datos: 9Nombre de la comunidad (Edfº Faromar) 9Dirección de la comunidad (c/infantes, 15; Torre del Mar 9Cuenta bancaria (Banco Atlántico ** ) 9Fecha para inicio del ejercicio económico

4 El emisor de los recibos en nuestro caso es la Comunidad, dado que tiene su propia cuenta bancaria y caja. Antes de guardar vamos a la tercera pestaña FICHA AMPLIADA donde podemos indicar más datos de interés como el nombre del Presidente, las empresas de mantenimiento que tenga la comunidad etc. Volvemos a DATOS GENERALES y guardamos tocando el icono del diskette.

5 2. Dar de alta los propietarios Todos los propietarios tienen su domicilio en el bloque. Piso Nombre Coeficiente Domiciliación 1º A Claudio Morales Gámez º B Isidoro Gómez González º A Eugenia Fernández Rodríguez º B Mª Carmen Pérez Hurtado º A Carlos Cabeza Tiras º B Inmobiliaria Farosol S.L º A Pilar Acosta Aceituno º B Juan Carlos Ariza Fuente Atico Isabel Duende Retamero Loc. 1 Inmobiliaria Farosol S.L Loc. 2 Cajamar Como hacerlo: Vamos a la opción PROPIETARIOS - DATOS GENERALES. Tocamos al icono de la carpeta verde y elegimos la comunidad, en nuestro caso la Comunidad nº 121. Ahora podemos introducir los datos de los propietarios

6 9Denominación de la propiedad (1º A) 9Coeficiente (8,6214) ojo! En la versión antigua hay que utilizar la coma) 9Nombre del propietario, su NIF, nº teléfono y segunda dirección si no reside habitualmente en el piso. 9La forma de pago de los recibos (domiciliación bancaria: introduciendo en DOMICILIACION BANCO y los 20 dígitos, si paga en la oficina DOMICILIACION - ADMINISTRACION). 9En la versión actualizada podemos también meter dirección para mandar y el programa ya le asigna a cada cliente su clave personal para poder acceder a los datos de interés a través del Internet. Para ver si nos hemos equivocado con los coeficientes de forma fácil acudimos a PROPIETARIOS - LISTADOS y elegimos el primer listado indicando nuestra comunidad. Si todos los datos están correctos sale el coeficiente total de 100 % (se adjunta el listado).

7 3. Crear cuentas de gastos de la comunidad Como hacerlo: a) Copiar las cuentas del Plan General Hay dos formas para crear las cuentas. Se copia las cuentas del Plan General o se crea de forma directa. Si optamos por la primera solución tendremos muchísimas cuentas que no vamos a utilizar nunca. Acudimos al módulo de CONTABILIDAD y elegimos la comunidad. En la opción CUENTAS elegimos COPIA CUENTAS DE OTRO PLAN. Podemos copiar del Plan General o de otra comunidad. Para copiar las cuentas del Plan General le indicamos, primero tocamos a la opción DEL PLAN GENERAL y después de indicamos TODAS LAS CUENTAS y aceptamos. b) Crear las cuentas necesarias Código Concepto Grupo Mantenimiento Ascensor Mantenimiento Grupo de Presión Obras de Conservación Mantenimiento Piscina Graduado Social Honorarios Administración 1

8 Correo, Material de Oficina Seguro Comunitario Gastos Bancarios Agua Electricidad Varios Limpieza del Edificio Seguros Sociales 1 Como hacerlo: También podemos crear las cuentas según nuestra necesidad, que es mucho más cómodo a la hora de contabilizar. Para hacer esto vamos a CUENTAS - PLAN DE CUENTAS. Como vemos ya están creadas las cuentas de los clientes en el grupo 4. Vamos a la carpeta verde y agregamos todas las cuentas necesarias.

9 Asignamos un código a cada cuenta (ver Plan General) y un nombre (ejemplo: Mantenimiento Ascensores). Si le damos Intro nos pregunta a que grupo pertenece. Si queremos ya podemos indicar si todos los propietarios van a participar en este gasto, entonces sería el grupo 1. Ahora veremos lo que significa "grupo de gastos". Se adjunta un listado de las cuentas. c) Crear los grupos de gastos Grupo 1 : Gastos Generales Pisos y Locales Grupo 2 : Gastos Generales Pisos (excluyendo los locales) Como hacerlo: En las comunidades puede pasar que algunos propietarios están exentos del pago de algunos gastos. Si los locales no tienen derecho a disfrutar la piscina, normalmente pagan tampoco por su mantenimiento. Para excluirlos de estos gastos creamos los denominados "grupos de gastos". Volvemos al módulo HORIZONTAL y vamos a REPARTOS - GRUPOS DE REPARTO Y COEFICIENTES y elegimos nuestra comunidad.

10 En la segunda pestaña podemos crear las denominaciones de los grupos. El primer grupo debe ser el que incluye todos. Introducimos entonces GASTOS GENERALES TODOS. Ahora el programa nos pide información para poder hacer el reparto, normalmente se hace según el coeficiente. Se lo indicamos. Creamos un segundo grupo que sólo incluye a los pisos de la misma manera. Ahora copiamos los coeficientes de los pisos al 2º grupo.

11 Vamos a la pestaña MASIVAS. Introducimos los datos como se ve en esta pantalla y aceptamos. Ya tenemos dos grupos de gastos. Deberíamos ahora comprobar si todas las cuentas que hemos creado tienen un grupo asignado. Lo podemos comprobar fácilmente en REPARTOS - ASIGNAR CUENTAS A GRUPOS. Nos aparecen todas las cuentas existentes y donde no haya el número del grupo podemos modificar.

12 4. Elaborar el presupuesto del ejercicio económico Mantenimiento Ascensor 840,00 Mantenimiento Grupo de Presión 372,00 Obras de conservación 1.500,00 Graduado Social 720,00 Seguro Comunitario 2.000,00 Gastos Bancarios 200,00 Agua 3.000,00 Electricidad 1.500,00 Varios 800,00 Limpieza 8.400,00 Seguros Sociales 2.400,00 Honorarios Administración 800,00 Correo, Material de Oficina 150,00 Mantenimiento Piscina 3.000,00 Total ,00 ¼ Como hacerlo: Para poder introducir los importes del presupuesto vamos a PRESUPUESTO - ELABORACIÓN Y MANTENIMIENTO DEL PRESUPUESTO. Marcamos de tal forma que solamente muestre las cuentas asignadas a un grupo y de forma ordenada. Le introducimos los importes y guardamos.

13 5. Hacer el reparto de cuotas Forma de pago: mensual adelantado Como hacerlo: Después vamos a REPARTOS - CALCULO DEL REPARTO DEL PRESUPUESTO. Indicamos la comunidad que queremos y indicamos la forma de los recibos anuales (en nuestro caso son recibos mensuales = 12). No olvidar guardar.

14 Para visualizar las cuota que sale a cada propietario mensualmente (en nuestro caso) vamos a REPARTO - VISUALIZACION DE REPARTO y ya podemos ver lo que tienen que pagar los distintos propietarios. Para imprimirlo vamos a la próxima opción REPARTO - IMPRESIÓN DEL REPARTO CALCULADO. Podemos elegir entre unos modelos de repartos y podemos diseñar uno según nuestro gusto.

15 6. Asientos contables (a través del Diario de Operaciones) Hacer las facturaciones mensuales al principio de cada mes de Abril, Mayo y Junio 2004, contabilizarlas cuotas, generar el soporte magnético y dar los recibos domiciliados por cobrado. Contabilizar en Abril (todos los pagos y cobros van por el banco): Pagos Nómina limpiadora marzo ,00 Graduado Social marzo 04 60,00 SS.SS. Febrero ,00 Mantenimiento ascensor abril 04 58,61 Mantenimiento Grupo de Presión 31,00 Agua 1º trim ,55 Electricidad 133,44 Electricidad 98,31 Factura por reparación puerta entrada 98,15 Copias de llaves 43,00 Gastos remesa abril 4,80 Cobros: 1º B a/c 100,00 2º A a/c 200,00 Atico a/c 400,00 Local 1, cuota abril 04 Local 2, cuota abril 04 3º B a/c 600,00 4º B a/c 300,00 Contabilizar en Mayo 04 Pagos Nómina limpiadora Abril ,00 Graduado Social Abril 04 60,00 SS.SS. Marzo ,00 Mantenimiento ascensor Mayo 04 58,61 Mantenimiento Grupo de Presión 31,00 Revisión Ascensores IGC 105,22 Pintura interior bloque a/c 200,00 Gastas bancarios 20,51 Seguro Comunitario 1.878,55 Productos de limpieza 25,30 Mandar convocatoria Junta Extraord. 15,50

16 Cobros: Todos los propietarios se pongan al día para tener derecho a voto Contabilizar en Junio 04 Pagos Nómina limpiadora Mayo ,00 Graduado Social Mayo 04 60,00 SS.SS. Abril ,00 Mantenimiento ascensor Junio 04 58,61 Mantenimiento Grupo de Presión 31,00 Electricidad 141,22 Electricidad 97,51 Alquiler Salón Junta y consumición 110,00 Gastos bancarios 20,50 Honorarios Administración a/c 400,00 Puesta en función piscina 200,00 Reparación motor piscina 89,00 Compra nuevas duchas piscina 250,00 Productos químicos piscina 356,55 Compra bolsas de basura piscina 2,55 Productos farmacia 10,99 Pintura interior a/c 200,00 Reparación TV antena 150,00 Cobros 1º B, a/c 1000,00 2º A, cuota junio 04 3º A, a/c 200,00 3º B, a/c 150,00 4º B, cuota junio 04 Local 2, cuota junio 04 1º A, Devolución recibo mayo 04 Atico, devolución recibo mayo 04 Como hacerlo: Para hacer las facturaciones, vamos primero a la opción PROPIETARIOS - MANTENIMIENTO DE CUOTAS. Indicamos la comunidad y veremos si nos aparecen las cuotas del reparto. Suele pasar que no aparece allí nada, no pasa nada, lo metemos manualmente.

17 Metemos la cantidad indicada en el reparto para las cuotas mensuales y también metemos la facturación (real o ficticia) anterior, en nuestro caso , dado que es la primera vez. En lo sucesivo, el programa lo hace sólo. Una vez metidos los datos vamos a RECIBOS - FACTURACION CALCULO E IMPUTACIÓN DE RECIBOS. Ponemos la fecha del mes que corresponde a la facturación ( ) y le indicamos la comunidad nº 121. Como sólo queremos facturar la cuota ordinaria quitamos TODOS LOS CONCEPTOS y marcamos el concepto nº 1 (cuota ordinaria). Para los casos que alguien ya tuviera pagado algo a cuenta le indicamos APLICAR EL SALDO DE ENTREGAS A CUENTA... y aceptamos.

18 Para que aparezca el cargo en los mayores de los clientes ya contabilizamos la facturación. Vamos a RECIBOS CONTABILIZACION DE FACTURACIONES CONTABILIZACION DE LA FACTURACION. Introducimos la fecha de la facturación ( ) y la comunidad nº 121 y aceptamos. Para comprobar si todo es correcto, podemos mirar en los mayores de los clientes y vemos que figura allí el cargo. Generamos también un soporte magnético para llevar la remesa de los recibos domiciliados al banco. Colocamos un diskette formateado. Vamos a FACTURACION Y RECIBOS - RECIBOS EN SOPORTE MAGNETICO. Metemos la fecha de la facturación y elegimos la comunidad. Ponemos DOMICILIACION VIGENTE. Aceptamos. Nos pregunta si queremos imprimir y le pedimos 2 copias.

19 Para contabilizar los pagos y cobros acudimos al Diario de Operaciones Entramos en ALTAS. En PAGOS se contabilizan los gastos y en COBROS los ingresos por cuotas. La opción INGRESOS sirve para ingresos que vienen de fuera (Telefónica, SS.SS. por alquileres etc.). Para contabilizar una nómina de Marzo 04 introducimos la fecha y el código de la comunidad. El concepto de pago se puede buscar (estando en el campo) dando F10. Allí están todas las cuentas de gastos. Después metemos todos los datos que conocemos, el importe, nº de cheque, si se ha pagado por banco o por caja ( o ) y elegimos UNIDAD dado que lo paga la comunidad y no el administrador. Aceptamos.

20 Para contabilizar un cobro acudimos a la opción COBROS e introducimos los datos del cobro. Antes de aceptar el cobro, siempre dar APLICAR o si no hay nada que aplicar dar CONVERTIR EN ENTREGA A CUENTA.

21 Para contabilizar recibos devueltos acudimos al icono de DEVOLUCIONES en altas del Diario de Operaciones. Allí introducimos primero la comunidad, la fecha de la facturación del recibo el código del propietario.

22 7. Sacar un Balance de Sumas y Saldos para ver los morosos Como hacerlo: Para saber de forma rápida y cómoda quien debe y quien tiene un saldo acreedor acudimos al módulo de contabilidad e introducimos el código de la Comunidad (121). Bajo la opción BALANCES elegimos BALANCE DE SUMAS Y SALDOS. Introducimos las cuentas que queremos revisar, las de los propietarios. Aceptamos y sacamos por impresora el balance mencionado

23 8. Sacar informes contables para ver situación económica de la Comunidad Como hacerlo: Acudimos a INFORMES en la barra de arriba. Allí se encuentra una gran cantidad de listados que nos pueden ser útil. He adjuntado varias copias.