PROCEDIMIENTO ESPECIFICO-PE

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1 Página : 1 de 15 Elaborado por: Revisado por: Jaime Víctor Bravo Sánchez Especialista en Hidrocarburos Gustavo Castillo Ojeda Jefe de Supervisión de Comercialización de Hidrocarburos Aprobado por: «vmurillo» Víctor Murillo Huamán Gerente de Supervisión Regional

2 PROCEDIMIENTO ESPECIFICO-PE Código : PO34-1-PE-01 Página : 2 de OBJETIVO: Verificar el cumplimiento del registro y publicación de precios de venta vigentes para todos los hidrocarburos que comercializan los agentes en sus establecimientos, con el objeto de que los consumidores finales reciban información coherente sobre los precios de los hidrocarburos que adquirirán en dichos establecimientos. 2. ALCANCE: Aplicable a nivel nacional a todos los establecimientos de comercialización de hidrocarburos de competencia de la DSR, según se describe en el Anexo.4, y de cumplimiento de todas las Oficinas Regionales. Inicia con la Formulación del Plan y Programa de Supervisión y termina con el Informe de Instrucción el cual determina el archivo o el Inicio de PAS. 3. DEFINICIONES Y TERMINOS: 1. MP Mapa de procesos 2. MGPP Manual de gestión de procesos y procedimientos 3. A / EII / EL / ELH Abogado / Especialista II / Especialista Legal / Especialista Legal de Hidrocarburos 4. Acta de Verificación Acta de Verificación del Cumplimiento del Procedimiento de Entrega de información de Precios de Combustibles Derivados de Hidrocarburos PRICE 5. Carta Línea Número generado por el SFH que identifica la asignación de un servicio de supervisión a una Empresa Supervisora 6. DSR División de Supervisión Regional 7. ECG Especialista en Control de Gestión 8. Establecimientos Grifos, Estaciones de Servicio o Locales de Venta de GLP (agentes) con registro de hidrocarburos vigente, que comercializan al público, combustibles líquidos y/o GLP a granel o envasado. 9. EH Especialista en Hidrocarburos, cuya función desde la DSR es conducir actividades con alcance nacional. 10. ERH Especialista Regional en Hidrocarburos, cuya función corresponde al ámbito geográfico de su respectiva Oficina Regional. 11. ES Empresa Supervisora 12. Expediente Sancionador Conjunto de documentos que contribuyen al trámite del Procedimiento Administrativo Sancionador (PAS). 13. FAS Formato de asignación de servicio 14. JOR Jefe de Oficina Regional 15. JSCH Jefe de Supervisión de Comercialización de Hidrocarburos 16. PAS Procedimiento administrativo sancionador. 17. PRICE Procedimiento de entrega de información de Precios de Combustibles Derivados de Hidrocarburos 18. Registro de Hidrocarburos del Osinergmin 19. SFH 20. SIGED 21. FACILITO Autorización que Osinergmin otorga a los agentes que deseen desarrollar actividades de comercialización en el subsector hidrocarburos Sistema de Fiscalización de Hidrocarburos. Usado para generar cartas líneas y registrar los resultados de una supervisión. Sistema de Gestión Documentaria. Usado para generar las Asignaciones de Servicio, así como adjuntar el Informe de Supervisión. Portal que contiene el Listado de Precios de los combustibles que expenden los establecimientos para consulta de la ciudadanía en general. 4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: a. Resolución del Consejo Directivo Nº OS/CD Aprueban Procedimiento de entrega de información de Precios de Combustibles Derivados de Hidrocarburos (PRICE) y amplían alcance del Sistema de Control Órdenes de Pedido, y sus modificatorias. b. Resolución de Gerencia General Nº OS/GG Aprueba el Acta de Verificación de Cumplimiento del Procedimiento de Entrega de Información de Precios de Combustibles Derivados de Hidrocarburos PRICE.

3 PROCEDIMIENTO ESPECIFICO-PE Código : PO34-1-PE-01 Página : 3 de DESARROLLO: (se adjunta diagrama de flujo en el Anexo.1) Entrada Actividad Descripción Salida Destinatarios Relación de unidades operativas. Data Histórica de las supervisiones. Plan y Programa de Supervisión Unidades a supervisar Requerimientos de los grupos de interés Carta línea (SFH) FAS Informe de Supervisión Informe de Instrucción para Archivo (Expediente SIGED archivado) Informe de Instrucción para IPAS (Expediente en Folder amarillo) 1. Formulación del Plan y Programa de Supervisión 2. Determinación de las unidades operativas a supervisar 3. Asignación 4. Supervisión 5. Revisión de Informe de Supervisión y Emisión de Informe de Instrucción 6. Seguimiento y medición El EH recaba información de las áreas y formula la propuesta de Plan y Programa de Supervisión, considerando los lineamientos de GPPM en coordinación con las oficinas regionales. El documento es revisado por los Jefes, Coordinador de Gestión y firmado por el Gerente de la DSR. El ERH propone las unidades operativas a supervisar, según los criterios establecidos: valorización de riesgo, estacionalidad, factores climáticos, factores sociales, entre otros. El ERH asigna la carta línea en el SFH, genera el expediente SIGED, adjuntando el FAS, y deriva a la ES. La ES realiza las actividades del Anexo.5 según corresponda y elabora el Informe de Supervisión de acuerdo a las recomendaciones establecidas en el mismo Anexo. Plazo: 8 dh con visita y 3 dh en gabinete Para casos de visitas con "barrido" (varios establecimientos en un mismo día o recorrido) el plazo es de 1 dh. El ERH revisa el Informe de Supervisión presentado y verifica su correcta conformación. Si no es conforme, devuelve a la ES para subsanarlo. Plazo: 4 dh posteriores de comunicado. El ERH emite el Informe de Instrucción en el que se determina el: a. Archivo: debido a la inexistencia de incumplimientos. El ERH archiva el expediente en el SIGED. b. Inicio de PAS: debido a la existencia de incumplimientos. El ERH deriva el expediente vía SIGED al destinatario para continuar con el Procedimiento de Fiscalización de comercialización, instalaciones, medios de transporte, calidad y cantidad de hidrocarburos. El ECG comunica el nivel de cumplimiento del Plan Operativo, el primer día hábil del mes siguiente, vía correo electrónico a, JSCH, JOR, EH y ERH. El EH y EHR en conjunto realizan propuestas de mejora en base a los resultados de la supervisión en la Región. El EH procede según lo definido en: - PE1-1: Generación de valor a grupos de interés en energía y minería. - PO7-2: Gestión normativa sectorial de energía. Indicadores 1. Cumplimiento programa anual de supervisión Plan y Programa de Supervisión Unidades a supervisar Carta línea (SFH) FAS Informe de Supervisión Informe de Instrucción para Archivo (Expediente SIGED archivado) Informe de Instrucción para IPAS (Expediente en Folder amarillo) 02.-Fichas PO 2017 Formato 02 Hidrocarburos (nivel de cumplimiento del Plan Operativo) Informe (propuesta de mejora) JOR EH ES ERH Archivo A EII EL ELH JSCH EH JOR ERH JSCH

4 Página : 4 de ANEXOS: a. Anexo.1: Diagrama de flujo del procedimiento específico b. Anexo.2: Ficha de indicadores c. Anexo.3: Resumen del procedimiento específico d. Anexo.4: Alcance del procedimiento específico e. Anexo.5: Actividades a desarrollar por la Empresa Supervisora 7. CONTROL DE CAMBIOS: Versión inicial del procedimiento, adecuado al MP y MGPP.

5 Página : 5 de 15 ANEXO.1: Diagrama de Flujo del Procedimiento Específico

6 Página : 6 de 15 ANEXO.2: Ficha Técnica de Indicadores 1. Nombre del Procedimiento 2. Nombre del Indicador 3. Descripción del indicador Supervisión PRICE Código PO34-1-PE-01 Cumplimiento programa anual de supervisión Porcentaje de las actividades ejecutadas del programa anual de Supervisión PRICE versus las actividades programadas. 4. Objetivo del Indicador 5. Forma de Cálculo Medir el grado de cumplimiento del programa anual de supervisión PRICE (Cantidad de Actividades ejecutadas/ cantidad de actividades programadas) * Fuentes de Información 7. Periodicidad de la Información 8. Responsable de la medición 9. Meta Sistema de Fiscalización de Hidrocarburos Trimestral Jefe de Supervisión de Comercialización de Hidrocarburos 100%

7 Página : 7 de 15 ANEXO.3: Ficha Resumen del Procedimiento Específico Responsable del PE Especialista de Hidrocarburos Actividad Responsable (puesto) Registros Plazos (días hábiles) 1. Formulación del Plan y Programa de Supervisión Especialista de Hidrocarburos Especialista en Control de Gestión Jefe de Supervisión de Comercialización de Hidrocarburos Jefe de Oficina Regional Especialista Regional Plan y Programa de Supervisión Determinación de las unidades operativas a supervisar Especialista Regional de Hidrocarburos Unidades a supervisar Asignación Especialista Regional de Hidrocarburos Carta línea (SFH) FAS (SIGED) Supervisión Especialista Regional de Hidrocarburos (Empresa Supervisora) Informe de Supervisión 8 dh / 3 dh 1dh en caso barrido Price 5. Revisión de Informe de Supervisión y Emisión de Informe de Instrucción Especialista Regional de Hidrocarburos Informe de Instrucción para Archivo Informe de instrucción para Inicio de PAS 4 dh 6. Seguimiento y medición Especialista de Control de Gestión Especialista de Hidrocarburos Especialista Regional de Hidrocarburos 02.-Fichas PO 2017 Formato 02 Hidrocarburos (nivel de cumplimiento del Plan Operativo) Informe (propuesta de mejora) Plazo Total del PE 12 dh

8 Página : 8 de 15 ANEXO.4: Alcance del Procedimiento Específico Aplicable a nivel nacional sobre las siguientes actividades del sub sector de Hidrocarburos: - Estaciones de Servicio / Grifos. - Estaciones de Servicio con Gasocentro GLP. - Estaciones de Servicio con GNV. - Estaciones de Servicio con GLP y GNV - Establecimiento de Venta al Público de GNV - Grifos Rurales con Almacenamiento en cilindros. - Grifos Rurales con Almacenamiento en tanques. - Grifos Flotantes. - Gasocentro de GLP. - Gasocentro con GNV y GLP. - Locales de Venta de GLP en cilindros

9 Página : 9 de 15 ANEXO.5: Actividades a desarrollar por la Empresa Supervisora A partir de la asignación de la supervisión la ES deberá tener en consideración la ejecución de las siguientes actividades: Previo a la visita de supervisión: A. Reporte de Consulta Registro de Hidrocarburos hábiles: Ingresará a la Página Web del Osinergmin para consultar en el Listado de Registros Hábiles (REGISTRO DE HIDROCARBUROS), si la unidad operativa a supervisar se encuentra habilitada en el REGISTRO DE HIDROCARBUROS, verificando claramente los datos del agente a supervisar. Dicha consulta será anexada al Informe de Supervisión. B. Reporte de Consulta SUNAT: Ingresará a la Página Web de la SUNAT para consultar el número de RUC, Razón Social o nombre de la persona natural y la información del Representante Legal de ser el caso de la unidad operativa. Dicha consulta será anexada al Informe de Supervisión. C. Reporte del Registro de Precios: El mismo día de la supervisión o lo más próximo a la supervisión, la ES deberá consultar en el portal del Facilito (móvil o web) el último reporte disponible de los precios de venta de combustibles registrada por el responsable de la unidad operativa a supervisar. En caso no registre información en el Facilito, deberá realizarse la consulta a través del ERH al Centro de Control del SCOP. Este reporte será anexado al informe de supervisión. Durante la visita de supervisión: Una vez en el establecimiento de la unidad operativa se deberá realizar lo siguiente: A. Identificarse con el credencial otorgado por la ES y explicar el propósito de la visita de supervisión. B. Validar con la persona responsable de la unidad operativa los datos de la misma que se consignarán en el Acta de Verificación. C. Si se tiene referencias que ayuden a ubicar rápidamente la dirección del establecimiento, registrar dicha información en el Acta y comunicar al ERH para la modificación en el SFH. D. Si durante la validación de los datos de la unidad operativa, se constata que quien opera el establecimiento es una persona distinta al que está inscrito en el Registro de Hidrocarburos, la ES levantará una Carta de Visita de Supervisión al operador informal verificado en la supervisión, indicando en las observaciones que el actual operador de la unidad operativa no cuenta con la autorización correspondiente, información que sustentará el inicio del procedimiento administrativo sancionador. Asimismo, se procederá a llenar los datos de nombre y DNI, del responsable que atendió la visita de supervisión, así como la relación que tiene dicho responsable con la persona natural o jurídica autorizada en el Registro de Hidrocarburos para operar el establecimiento visitado. E. Una vez verificado y dado conformidad a los datos de la instalación, se efectuará la visita de supervisión pudiendo constatarse los siguientes casos: 1. No registra precios de venta vigentes en el PRICE: La supervisión PRICE se realiza respecto de los productos que la unidad operativa supervisada se encuentra autorizada a comercializar según su registro de hidrocarburos y haya sido adquirido formalmente. Si durante la visita de supervisión, se verifica lo siguiente que: a) El precio de venta registrado en PRICE es el mismo al precio publicado en el Tótem 1 del establecimiento pero diferente al precio de venta (generalmente consignado en la máquina de despacho 2 ). 1 En caso se trate de Local de Venta se entenderá que la publicación se realizará en algún lugar visible del local, pudiendo ser una pizarra, un cartel, etc.

10 Página : 10 de 15 S/ S/ S/ b) Nunca se ha registrado precios de venta en el PRICE, pero si publica sus precios en el Tótem indistinta que estos precios coincidan o no con el precio de venta. --- S/ S/ S/ S/ Se emitirá el Acta de Verificación del Cumplimiento del Procedimiento de Entrega de información de Precios de Combustibles Derivados de Hidrocarburos PRICE, seleccionando el incumplimiento constatado (No registra Precio de venta vigente en el PRICE) y detallando, en el campo de descripción del mismo incumplimiento, los precios verificados en campo, según se describe en el numeral II del acta en mención. Se deberá tener en cuenta que la actualización del precio en el Sistema PRICE debe ser inmediata, esto es, enseguida a la modificación del precio en el establecimiento. En ese sentido, los precios que se verifiquen en las visitas de supervisión deben encontrarse ya actualizados en el Sistema PRICE por tratarse de acciones que se continúan la una a la otra sin dilación de tiempo. 2. No publica precios en el establecimiento: Si durante la visita de supervisión se verifica que el establecimiento no publica precios en forma visible para el público, y se constata la condición de que el precio de venta registrado en el PRICE es igual al precio de venta (generalmente consignado en la máquina de despacho), según se detalla a continuación: S/ S/ Se procederá a emitir el Acta de Verificación PRICE, seleccionando el incumplimiento constatado (No publica lista de precios en el establecimiento) y detallando, en el campo de descripción del mismo incumplimiento, los 2 En caso de Local de Venta de GLP se entenderá que el precio será consignado en la Boleta de Venta.

11 Página : 11 de 15 hechos verificados en campo, para posteriormente concluir con el resultado de la actividad de supervisión, según se describe en el numeral III del acta en mención. 3. No registra precios vigentes en PRICE y además no publica lista de precios en el establecimiento Si durante la visita de supervisión, se verifica lo siguiente que: a) En el establecimiento nunca se ha registrado precio de venta en el PRICE y tampoco publica lista de precios en el establecimiento S/ b) El precio de venta registrado en el PRICE no es el mismo que el precio de venta (generalmente consignado en la máquina de despacho) y además no publica lista de precios. S/ S/ Se procederá a emitir el Acta de Verificación PRICE, seleccionando los incumplimientos constatados y detallando, en el campo de descripción de cada incumplimiento, los hechos verificados en campo, de acuerdo a lo siguiente:

12 Página : 12 de No registra precio de venta vigente en PRICE y además lista de precios publicada no coincide con precios registrados en PRICE Si durante la visita de supervisión, se verifica lo siguiente que: a) Si el precio de venta registrado en el PRICE no es el mismo al precio de venta (generalmente consignado en la máquina de despacho) y además difiere del precio publicado en el establecimiento. S/ S/ S/ b) Si el precio de venta registrado en el PRICE no es el mismo al precio de venta (generalmente consignado en la máquina de despacho) pero este es igual al precio publicado en el establecimiento. S/ S/ S/ Se procederá a emitir el Acta de Verificación PRICE, seleccionando los incumplimientos constatados y detallando, en el campo de descripción de cada incumplimiento, los hechos verificados en campo, de acuerdo al siguiente detalle:

13 Página : 13 de Lista de precios publicada no coincide con precios registrados en PRICE Si durante la visita de supervisión, se verifica que el precio de venta registrado en el PRICE coincide con el precio de venta (generalmente consignado la máquina de despacho) pero difiere del precio publicado en el Tótem, de acuerdo al siguiente detalle: S/ S/ S/ Se procede a emitir el Acta de Verificación PRICE, seleccionando el incumplimiento constatado, de acuerdo a lo siguiente: Nota: En caso que el precio registrado en el PRICE, sea menor al precio de venta y al precio publicado en el establecimiento, se coordinará con el administrado para la actualización del precio en el PRICE lo más inmediato posible. 6. No se verifican incumplimientos:

14 Página : 14 de 15 De verificarse que no se presentan ilícitos administrativos sancionables a la normativa PRICE, se procede a registrar en el Acta de Verificación PRICE, indicando en la sección de conclusiones que la persona supervisada cumple con las obligaciones materia de supervisión. En todos los casos, se deberá concluir con el resultado de la actividad de supervisión, indicando si el establecimiento Cumple o No Cumple con la normativa vigente, según se describe en el numeral III del acta en mención. F. En todos los casos, se debe consignar en el Acta de Verificación los datos y firma del personal de la ES, responsable de la ejecución de la supervisión, de igual forma se deberá solicitar el DNI de la persona con quien se entienda la visita de supervisión a fin de consignar correctamente sus datos antes de que suscriban la misma; de ser un tercero se debe indicar la relación que tiene con el operador del establecimiento, finalmente si se niega a suscribir el Acta de Verificación se debe registrar dicha negativa. G. Igualmente, se tomarán las fotografías necesarias, vista panorámica del establecimiento, vistas donde se visualice la publicación de precios de venta por producto que expende, a efectos de evidenciar las conclusiones a las que se ha llegado en la visita de supervisión. H. Si al presentarse en la dirección operativa del agente o no se le permite el ingreso, ni se le brinda las facilidades para ingresar y, en consecuencia, no se puede concretar la supervisión PRICE, la ES levantará una Carta de Visita de Supervisión consigna tal hecho, información que sustentará el inicio del procedimiento administrativo sancionador. Asimismo, se procederá a llenar los datos de nombre y DNI, del responsable que atendió la visita de supervisión, así como la relación que tiene dicho responsable con la persona natural o jurídica autorizada en el Registro de Hidrocarburos para operar el establecimiento visitado. Si el establecimiento se encuentra cerrado, se realizará una segunda visita en fecha a programar. I. El Acta de Verificación o Carta de Visita, según corresponda, se adjuntarán al Informe de Supervisión, dando por concluida la visita de supervisión. Consideraciones para la elaboración y conformación del Informe de Supervisión: El Informe de Supervisión tendrá una estructura general, la misma que deberá de adecuarse a los casos que se vayan presentando en las supervisiones realizadas, siendo el objetivo final expresar en el mismo el cumplimiento o no de la normativa vigente aplicable a la supervisión PRICE. Así tenemos como guía la siguiente estructura: 1. Carátula. 2. Resumen Ejecutivo: En general, consta de los siguientes puntos: a. Visita de supervisión: Incluye análisis de la supervisión b. Conclusiones: Se determina el cumplimiento o incumplimiento. c. Recomendaciones: Se recomienda el archivo o el Inicio del PAS. d. Medios probatorios: Fotografías y documentación que evidencia lo hallado. 3. Reporte del SFH, en general, el informe que se ingresa al SFH debe ser parte del contenido del Resumen Ejecutivo. En el SFH, cuando corresponda se deberá ingresar los medios probatorios como son las fotos. 4. Acta de Verificación del Cumplimiento del Procedimiento de Entrega de información de Precios de Combustibles Derivados de Hidrocarburos PRICE, según corresponda y de ser el caso.

15 Página : 15 de Carta de visita de supervisión, de ser el caso. 6. Reporte de la última lista de precios de venta de combustibles registrada por el administrado en el PRICE, de ser el caso. Consideraciones para la conformación del expediente: La documentación conformante del expediente debe ser subida al SIGED ordenados cronológicamente. El informe deber ser firmado por el profesional de la empresa supervisora así como por el representante de dicha empresa supervisora. El expediente que se sube al SIGED debe contener lo siguiente: 1. Informe de Supervisión firmado 2. Consulta del Registro de Hidrocarburos 3. Consulta SUNAT sobre el RUC de la unidad operativa y del representante legal (de ser el caso). Nota: La conformación del expediente es general; pero se deberá de considerar que primará sobre esta estructura, el ingreso de cualquier documento no contemplado pero que cronológicamente corresponda incluirlo dentro del expediente. Dichos documentos estarán dentro de un fólder, cuyas características dependerán de lo siguiente: Cuando se haya constatado la comisión de ilícitos administrativos sancionables por parte de la unidad operativa o no se permita el ingreso o no se le brinde las facilidades para la supervisión, remitir al EHR el expediente SIGED con informe de supervisión adjunto, y derivar físicamente lo actuado en folder amarillo para continuar con el Informe de Instrucción de Inicio de PAS (Procedimiento Administrativo Sancionador). Cuando no se haya constatado la comisión de ningún ilícito administrativo sancionable por parte de la unidad operativa, remitir al EHR el expediente SIGED con informe de supervisión adjunto, y derivar físicamente lo actuado en folder simple para continuar con el Informe de Instrucción para Archivo.