Paso 1. Ingreso a la página web de la herramienta Synergy

Transcripción

1 Cómo completar la autoevaluación 2013 utilizando la herramienta Synergy? 1 Se describen en 7 pasos, las acciones para el manejo de Synergy en esta etapa para completar la autoevaluación 2013: 1. Ingreso a la página web de la herramienta 2. Ingresos del usuario y cambio de contraseña 3. Inicio para completar la autoevaluación 4. Guardar una autoevaluación 5. Continuar o finalizar una autoevaluación 6. Seguimiento al Plan de Mejoras 7. Reportes Paso 1. Ingreso a la página web de la herramienta Synergy Para este 2013 los titulares subordinados llevaran a cabo el proceso de Autoevaluación al Sistema de Control Interno ingresando a la dirección

2 Paso 2. Usuario y contraseña 2 Para cada usuario se ha generado un correo en el que se indica el nombre del usuario y la contraseña de primer ingreso. La Contraseña deberá ser cambiada de forma obligatoria por una de su preferencia de al menos 8 caracteres alfanuméricos.

3 Paso 3. Inicio para completar la autoevaluación 3 La autoevaluación deberá completarse por cada titular subordinado, ingresando a la opción de Registrar autoevaluación, icono al lado superior derecho de la siguiente ventana: Le presentará la siguiente ventana, se escoge la opción Iniciar Autoevaluación con Plan de Mejora

4 Selecciona el ciclo, periodo y autoevaluación a completar: 4 Ciclo: anual Periodo: 01/01/ /12/2013 Autoevaluación: Autoevaluación del sistema de control interno 2013 Una vez seleccionadas las tres opciones, se da al botón cuestionario de autoevaluación:, se presenta la primera pregunta del

5 Los ítems de evaluación son al igual que en años anteriores: Si cuando se cumple al 100%, Parcial cuando se cumple pero no en la totalidad de las circunstancias y No cuando del todo no se cumple. 5 Para la opción Si, se deberá indicar en los comentarios el detalle del cumplimiento de lo preguntado (medio de verificación). Para continuar se da clic sobre el botón Para los casos cuya respuesta es Parcial o No, es requerido se defina una acción de mejora, ya que si no se cumple con dicha asignación la herramienta no le permitirá continuar contestando el formulario de Autoevaluación. Ver siguiente ventana

6 6 La Acción de Mejora deberá contener: - Detalle de las actividades de las que constará la acción de mejor - Cantidad programada (cuantitativa) de las acciones para cumplir con lo propuesto. - Responsable de la acciones de mejora se asigna al titular subordinado y podrá adicionalmente agregar otro funcionario. - También deberá asignar las fechas para llevarlas a cabo (inicio y fin). Una vez completados estos espacios se da insertar para que la acción de mejora se guarde.

7 Luego de realizada la inserción de la Acción de Mejora, se podrá insertar más si así es la elección o bien 7 continuar respondiendo el cuestionario con el botón (ver cuadro) Paso 4. Guardar una autoevaluación Si la necesidad de interrumpir con la respuesta al cuestionario se da, se deberá presionar el botón de guardar, para posteriormente continuar completando el cuestionario en otro momento.

8 Paso 5. Continuar o finalizar una autoevaluación 8 Para retomar el cuestionario, una vez que se ingresa a la herramienta, se deberá buscar la opción Estado de la Autoevaluación La pantalla que se desplegará será la siguiente ventana: Deberá seleccionar las opciones de la forma en que se detalla de seguido y presionar el botón buscar: 1 2 3

9 Encontrará la opción donde visualizará los estados de las autoevaluaciones realizadas, y al dar clic en el siguiente ícono se deberá escoger la opción Modificar para continuar. 9 Una vez finalizado el cuestionario, se podrá guardar la autoevaluación para poderla modificar tanto los planes de mejora como las respuestas, pero para efectos de cumplimiento se deberá oprimir el botón de finalizar en el plazo establecido por la Unidad de Control Interno.

10 Se generará el siguiente mensaje, con el que se concluye la Autoevaluación: 10

11 11 Paso 6. Monitoreo de las Acciones Pendientes y Plan de Mejora En mis acciones pendientes se desglosará una vez finalizada la Autoevaluación el detalle de las acciones de mejora planteadas En este apartado en el ícono Mejora. se podrá accesar a modificar los porcentajes de avance de las Acciones de

12 12 Paso 7. Reportes En el menú se encuentra la opción de Reportes, donde se podrá generar la información de interés, según las opciones que se despliegan para efectos 2013 se utilizará solamente los reportes de Autoevaluación Deberá generar para su archivo de Autoevaluación 2013 el reporte Plan de Mejora de la Autoevaluación, y Gráfico de Estado de Cumplimiento. - Plan de mejora de la autoevaluación, seleccionar las opciones según se muestra para obtener el reporte. (ver reporte anexo 1)

13 13 - Gráfico de estado de cumplimiento, seleccionando las opciones que se detallan de seguido (ciclo, período, autoevaluación, componente, el tipo de búsqueda y la dependencia). En los casos de titulares que tengan más dependencias a su cargo, podrá generar los resultados de las demás aunados a los suyos seleccionando Consolidar con sub-unidades. Adicionalmente la herramienta cuenta con otros reportes, que podrán ser generados por los usuarios según determinen sus necesidades.