Procedimiento inicial

Transcripción

1 Manual del módul TRAZABILIDAD Eurwin 8.0 SQL Prcedimient inicial 1

2 Dcument: Ewprcini Edición: 02 Nmbre: Prcedimient inicial Fecha:

3 Prcedimient inicial Tabla de cntenids 1. Prcedimient inicial a seguir en una instalación de Eurwin Creación de las empresas Cdificación de ls mantenimients / anchura de ls camps Establecer períds de IVA Revisar algunas cuentas cntables Camps adicinales Inventari inicial Encuadrar dcuments Definir tarifas de venta

4 Prcedimient inicial 1. Prcedimient inicial a seguir en una instalación de Eurwin Una vez realizada una instalación de Eurwin es recmendable seguir las pautas siguientes antes de empezar a trabajar y pder parametrizar bien tdas las pcines necesarias para el buen funcinamient del prgrama Creación de las empresas Dar de alta las diferentes empresas fiscales líneas de negci diferentes que se pretenda trabajar. En cada una de ellas deberems tener en cuenta distints parámetrs: Si se trata de una empresa nrmal una empresa cnslidada. En el cas de una empresa cnslidada indicar las empresas que se cnslidan. Dats de la empresa: indicar ls dats de la empresa que querems que aparezcan en ls dcuments de la empresa. Cntadres: revisar ls cntadres de ls dcuments. Pr ejempl, si alguna empresa desea empezar la facturación cn ls primers dígits cn el añ, se deberá cambiar el cntadr inicial. Tds ls cntadres inicialmente están a cer, except el de cutas de clientes que está a Es muy recmendable que el cntadr de facturación de venta y el cntadr de cutas NO lleguen a cincidir. Parametrización: revisar tdas las pcines del ficher de empresa y marcar aquellas que se adaptarán mejr a la manera de trabajar de nuestr cliente. Acnsejams tener bien claras algunas de las pcines del ficher de empresa antes de empezar a trabajar: Empresa stck: Empresa en la que se efectuarán ls mvimients de stck de la empresa actual. En el cas de redirigir el stck de la empresa 2 hacia la empresa 1 se debe tener en cuenta que el ficher de stcks de ambas empresas es cmún, per si mirams la cuenta crriente de cada empresa, sól bservarems las entradas y salidas de la empresa en cuestión. Pr tant, en ests cass, la cmparación entre las cuentas crrientes de la empresa 1 más la 2 ns cuadrará cn el ficher de stcks. Máscaras de unidades y grandes unidades y de prcentajes, según el vlumen que vaya a utilizar la empresa. Las unidades se definen para ls dcuments y las grandes unidades para ls listads. La máscara de precis e imprtes está en la mneda, que también deberems dejar crrectamente al vlumen de la empresa en cuestión. Clumnas descuent, en ventas y cmpras: dejar bien clar cn cuánts descuents pr línea van a trabajar (cer, un ds). Artículs sin cdificar: preguntar al cliente si le va a interesar que le aparezca una cuenta de cmpras / ventas y un IVA en aquells artículs text que vaya a utilizar bien, pr el cntrari, si preferirá dejar en blanc y rellenarl cada vez que ls utilice. IVA prtes (en cmpras y en ventas): preguntar al cliente si utilizará ls prtes de cmpras y/ ventas. En cas afirmativ, deberems cnfigurar el IVA a utilizar en ls prtes. 2

5 Prcedimient inicial Series de presupuests, pedids y albaranes de venta (NO facturas): en cas de que el cliente quiera trabajar cn series en dichs dcuments de venta, se deben dar de alta antes de empezar a trabajar. Cuidad! Un cambi a mitad de perid pdría prvcar una prblemática de identificación de númers de dcuments. Utilizar peraris: tener desactivada esta pción y activarla a mitad de períd supndría que, cualquier visualización de ls dcuments anterires sin perari, n ns dejaría salir sin pnerle un perari. Preci medi de stck preci medi de cmpra últim cste: es recmendable tener clar el criteri de cálcul del benefici brut a partir de un de ests cstes. Un cambi de criteri a mitad de períd pdría dar infrmación errónea. Directri de pagarés: si el cliente va a imprimir pagarés de pag autmáticamente, se deberá dejar bien clar en qué directri el prgrama encntrará ls reprts de ls pagarés. Activar las cuentas secundarias: preguntar al cliente si deseará trabajar cn cuentas secundarias centrs de cste. Es recmendable dejarl bien predefinid antes de empezar a trabajar para evitar descuadres entre ls balances de sumas y salds y ls balances de cuentas secundarias. Dcuments mínims del ficher de empresa, cn ls encuadres crrespndientes, así cm, si l desea el cliente, intrducirle el lgtip de su empresa para imprimirl en ls dcuments. Es recmendable después de cnfigurar las pcines de trabaj de la empresa, imprimir dicha parametrización y dispner de ella en nuestra empresa Cdificación de ls mantenimients / anchura de ls camps Anchura de ls camps. Antes de empezar a trabajar es imprtante tener clar cn qué anchura lngitud de camps vams a trabajar, en tds aquells camps que Eurwin ns permite cambiar. N es recmendable variar dichas anchuras una vez iniciada la gestión. Cdificación: Se deben cdificar ls mantenimients mínims a utilizar en la gestión de la empresa: Artículs: Es imprescindible indicar la familia de ls artículs de frma que el prgrama sepa dónde debe cntabilizar cada una de las líneas de cmpra y venta de las facturas. Si n deseams trabajar cn familias, necesitams cm mínim una familia (llamada pr ejempl sin familia ) para la cntabilización de las cmpras y ventas. En ls prcess de recuperación de dats se debe pensar en ests cass. También es imprescindible indicar el tip de IVA cn el que trabaja el artícul. Tarifas de venta: Aunque el cliente trabaje cn precis manuales en ls artículs, se debe crear una tarifa de venta para que el prgrama prpnga un preci en ls dcuments de venta (siempre que el cliente tenga asignada dicha tarifa). En el cas de 3

6 Prcedimient inicial n tener ninguna tarifa de venta creada, en ls dcuments de venta deberems intrducir ls precis manualmente. Almacenes: se deberá tener cread un almacén cm mínim, aunque si n se desea trabajar cn almacén pdrems utilizar un llamad sin almacén y tenerl en el ficher de empresa cm almacén pr defect. Clientes. Vendedres: si n vams a utilizar vendedres, también será necesari tener un de cread cm sin vendedr, pr ejempl, ya que el vendedr es un camp bligatri de ls albaranes de venta. Prveedres. Plan de cuentas: Eurwin lleva el plan cntable hasta nivel 4. El nivel de cuentas se l debe definir cada usuari Establecer períds de IVA Debems definir ls períds de IVA de la empresa: 12 períds, si se trata de liquidación mensual 4 períds, si se trata de liquidación trimestral, Indicand las fechas fin de IVA sprtad y de IVA repercutid. Las fechas mal definidas pueden casinar prblemas en el mment de acumular facturas de IVA sprtad repercutid en períds errónes Revisar algunas cuentas cntables Revisar las CUENTAS DE IVA que vienen pr defect, tant si deseams ls códigs de IVA que vienen pr defect cm las cuentas cntables asciadas a cada códig de IVA. Revisar las CUENTAS DE RETENCIONES y crear aquellas necesarias para la empresa en cuestión, así cm si desean trabajar cn grups de cntribuyentes. Revisar las CUENTAS CONTABLES ESTÁNDAR: identificar aquellas psibles que nuestr cliente pdrá utilizar y crearlas en el plan de cuentas, para evitar asients autmátics cn cuentas cntables inexistentes en el plan de cuentas Camps adicinales Es recmendable dejar bien creads ls camps adicinales que la empresa vaya a necesitar antes de empezar a trabajar. 4

7 Prcedimient inicial 1.6. Inventari inicial La intrducción del Inventari Inicial, antes de empezar a trabajar, se realiza pr la pción INVENTARIO INICIAL que se encuentra en el apartad de Stcks, en el módul de ventas. Además de intrducir el stck existente, a la fecha de inventari, deberíams intrducir el preci medi de cmpra (si la empresa va a trabajar cn precis medis), ya que si n ls intrducims y pasams un recálcul de stck, incluyend el recálcul de precis medis, el preci medi calculad será erróne, pues las unidades iniciales n tendrán el preci medi crrect. Prgrama de series: Si deseams intrducir un inventari pr artícul serializad NO l pdrems hacer desde la pción de Stck inicial (n permite intrducir series). Deberems crearns un albarán de cmpra fictici que ns deje intrducir las series recntadas. Dich albarán siempre ns quedará pendiente de recibir factura, pr l que pdría ser interesante crear una segunda empresa para intrducir dich stck, redirigiend el stck hacia la empresa riginal Encuadrar dcuments Se debe tener en cuenta el encuadre de ls dcuments utilizads pr la empresa Definir tarifas de venta Es necesari definir la frma de trabajar cn las tarifas de venta: Si pne ls precis manualmente Si ls desea actualizar de frma autmática cada vez que cmpra a precis nuevs Si desea aplicar un margen lineal para tds ls artículs O bien se aplica un margen diferenciad pr artícul grup de artículs, si el margen l trabaja sbre venta sbre cmpra, etc. Es imprtante definir bien las tarifas a utilizar, ya que es cmplej que ls clientes puedan interpretar las psibilidades que Eurwin frece en el tema de tarifas de venta. 5

8 Este dcument ha sid cread pr el Departament de Dcumentación de Sage Eurwin. La infrmación que cntiene es cierta salv errr u misión. A pesar de ell, el funcinamient del prgrama puede ser mdificad sin previ avis. De prducirse, las mdificacines se cmunican a través de ls prcedimients habituales establecids. Cn el fin de mejrar la calidad de este manual, si detecta alguna errata puede cmunicárnsla enviand un mensaje a la siguiente dirección de crre electrónic: manuales@eurwin.cm Queda ttalmente prhibida la reprducción parcial ttal, así cm la venta de este dcument, sin el expres cnsentimient de la empresa. Tdas las fertas, prmcines, cndicines y/ tarifas reflejadas en él tienen la vigencia cncretada en el mism. Plígn Industrial, nave El Palau d'anglesla (Lleida) Tlf Fax