Manual de usuario del buzón de emisión e.fact

Transcripción

1 Manual de usuari del buzón de emisión e.fact Realizad pr: Desarrll de Pryects Versión: 1.1 Fecha: 17/08/2009

2 MANUAL USUARIO e-fact Pág. 1/14 Cntrl del dcument Infrmación general Títul: MANUAL USUARIO BUZÓN EMISIÓN Cread pr: A revisar pr: A aprbar pr: Lista de distribución: Nmbre del dcument: MANUAL_USUARIO_BUZÓN_EMISIÓN.dc Históric de revisines Versión Data Autr Cmentaris Manual_usuari_Buzón_emisr.dc, i

3 MANUAL USUARIO e-fact Pág. 2/14 Índice 1. Intrducción Acceder al buzón de emisión e.fact Selección del idima Enví de facturas Cargar dcuments adjunts Asignar Receptr Brrar fichers Enviar fichers Cnsulta de estads Ayuda Manual_usuari_Buzón_emisr.dc, ii

4 MANUAL USUARIO e-fact Pág. 1/14 1. Intrducción El buzón de emisión de facturación para las AAPP catalanas, es un prtal Web de libre acces que permite a ls prveedres de las AAPP adscritas al servici, el enví de facturas y anexs dirigids a éstas. Si bien la funcinalidad para las diferentes AAPP adscritas al servici es idéntica, éstas pueden persnalizar el aspect de las diferentes páginas del servici. En este manual se usa la visualización pr defect y un lgtip de entidad ficticia. Ls prveedres deberán ser capaces de generar y firmar sus facturas, usand el frmat establecid pr las AAPP receptras. A día de hy, éstas han decidid el us del frmat prmvid pr el MITyC cnjuntamente cn el MEyH, denminad factura-e. Pueden btener tds ls detalles técnics del mism, así cm aplicacines de generación y validación de dich frmat en la web Manual_usuari_Buzón_emisr.dc

5 MANUAL USUARIO e-fact Pág. 2/14 2. Acceder al buzón de emisión e.fact El prtal, al ser de libre acces, n mstrará una pantalla de LOGIN y en su lugar mstrará el frntal de la aplicación y un mensaje de bienvenida. Figura 1: Frntal del prtal de emisión, Mensaje de bienvenida. Desde el prtal tendrems acces direct a: Selección del idima: accesible en td mment mediante un desplegable en el marc principal de la aplicación. Mensaje de bienvenida. Cnsulta de estads. Enví de facturas. Ayuda. Las últimas cuatr pcines se frecerán mediante un sistema de pestañas, que sn accesibles en td mment. Estas pcines se detallan a cntinuación. Manual_usuari_Buzón_emisr.dc

6 MANUAL USUARIO e-fact Pág. 3/14 3. Selección del idima La pción de cambiar de idima estará dispnible en td mment, independientemente de la pción seleccinada, mediante un desplegable en el marc principal de la aplicación (ver figuras). Cuand se cambie el idima del frntal, se mstrará la pantalla de bienvenida en el idima seleccinad. Análgamente, cuand se navegue pr las diferentes pantallas, éstas se mstrarán en el idima seleccinad. Manual_usuari_Buzón_emisr.dc

7 MANUAL USUARIO e-fact Pág. 4/14 4. Enví de facturas A esta pantalla se accede mediante la selección de la pestaña Enví de facturas (ver figura 2). Figura 2: Frntal del prtal de emisión, Enví de facturas. Para seleccinar el ficher que cntiene la factura a enviar pulsarems el btón Examinar y accederems al siguiente cuadr de diálg, que ns permitirá seleccinar el ficher en cuestión: Figura 3: Cuadr de dialg Examinar Manual_usuari_Buzón_emisr.dc

8 MANUAL USUARIO e-fact Pág. 5/14 Una vez hech est, pulsarems sbre el btón Añade para que se cargue el ficher en el servidr web. Una vez cargad el mism, aparecerá una nueva línea dentr de la lista Facturas a enviar, cn el nmbre del ficher de factura que acabams de subir. En esa misma fila aparecen ds clumnas adicinales que ns permitirán la carga de fichers adjunts y la selección del destinatari de la factura en cuestión. En apartads psterires se detallan ests prcess. Figura 4: Listad de facturas gestinadas. La primera clumna del listad permite seleccinar las facturas a las que se aplicarán las accines indicadas en ls btnes inferires, Elimina la factura seleccinada Envía, que se detallan en apartads psterires. Pulsand sbre la casilla a nivel de cabecera, se permite seleccinar desseleccinar tdas las facturas de la lista. NOTA: Ls fichers que se muestran en el listad estarán dispnibles dentr de la sesión activa. Una vez la sesión caduque, ests fichers se brrarán. 4.1 Cargar dcuments adjunts Esta peración permite anexar dcuments a las facturas cargadas en el sistema. Se pdrán cargar varis adjunts asciads a una misma factura. Para seleccinar el ficher a adjuntar pulsarems el btón Examinar de la clumna Dcuments Adjunts crrespndiente a la factura a la que se desea adjuntar dich ficher y accederems al siguiente cuadr de diálg, que ns permitirá seleccinar el ficher en cuestión: Manual_usuari_Buzón_emisr.dc

9 MANUAL USUARIO e-fact Pág. 6/14 Figura 5: Cuadr de dialg Examinar Una vez hech est, pulsarems sbre el btón Adjunta. En ese mment se cargará el ficher en el servidr y aparecerá el nmbre del ficher cargad en una sub-lista debaj del nmbre del ficher de la factura a la que se ha asciad el adjunt en cuestión. Al lad del nmbre de cada un de ls fichers adjunts cargads aparece el icn, que permite eliminar el ficher adjunt en cuestión, de frma que ya n se enviará cn la factura a la que se había asciad. NOTA: Únicamente se permite adjuntar fichers en frmat pdf. 4.2 Asignar Receptr Mediante esta pción, se permite seleccinar el receptr de la factura. Est se realizará mediante un desplegable, dnde se mstrarán ls psibles destinataris. Previ al enví de cada una de las facturas seleccinadas al destin, será imprescindible que figure la entidad departament receptr de las mismas, dentr del crrespndiente desplegable que aparece en la clumna Destinatari del listad de facturas a enviar. El cntenid de dich desplegable queda determinad pr la administración pública, que pne a dispsición de sus prveedres el buzón de emisión. Manual_usuari_Buzón_emisr.dc

10 MANUAL USUARIO e-fact Pág. 7/ Brrar fichers Mediante esta pción se permite la eliminación de las facturas seleccinadas, así cm, de ls dcuments adjunts que éstas tuviesen asciads. Una vez seleccinadas las facturas a eliminar, mediante la casilla que aparece en la primera clumna del listad (pulsand sbre la casilla a nivel de cabecera, permite seleccinar des-seleccinar tdas las facturas de la lista), pulsarems sbre el btón Elimina la factura seleccinada. Una vez eliminadas las facturas, el listad de facturas a enviar se actualizará, desapareciend las facturas eliminadas, así cm, ls adjunts asciads a éstas. 4.4 Enviar fichers Mediante esta pción se enviarán las facturas seleccinadas y sus adjunts asciads, es decir, se trasferirán al hub e.fact que se encargará de hacerls llegar al destinatari crrespndiente. Para pder enviar una factura, ésta debe tener asciad un receptr. Una vez seleccinadas las facturas a emitir, mediante la casilla que aparece en la primera clumna del listad (pulsand sbre la casilla a nivel de cabecera, se permite seleccinar des-seleccinar tdas las facturas de la lista), pulsarems sbre el btón Envía para realizar el enví de las facturas deseadas. Cn el fin de evitar envís autmatizads, en este mment se mstrará un códig de seguridad al usuari, que deberá ser cnfirmad pr éste infrmand dich códig en el camp crrespndiente. Psterirmente, pulsarems sbre el btón Envía para realizar el enví de las facturas inicialmente seleccinadas. Figura 6: Códig de seguridad Manual_usuari_Buzón_emisr.dc

11 MANUAL USUARIO e-fact Pág. 8/14 Act seguid, se regresará a la pantalla de enví de facturas y se mstrará un mensaje de cnfirmación del enví. Asimism, se actualizará el listad de facturas a enviar, desapareciend del mism las facturas que se acaban de emitir y sus adjunts asciads. Manual_usuari_Buzón_emisr.dc

12 MANUAL USUARIO e-fact Pág. 9/14 5. Cnsulta de estads A esta pantalla se accede mediante la selección de la pestaña Cnsulta de estads (ver figura 7). Figura 7: Frntal del prtal de emisión, Cnsulta de estads. Esta pantalla permite la búsqueda de facturas enviadas previamente, de cara a cnsultar su estad de prces. Para cnsultar el estad de una factura se deben infrmar tds ls camps slicitads: Númer de factura. Añ fiscal de la factura. NIF / CIF del emisr. CIF del receptr. Imprte ttal de la factura (siend la cma el carácter separadr de decimales). Una vez cmpletads ests camps, pulsarems sbre el btón Buscar para realizar la cnsulta. En el cas de que n se lcalice la factura especificada, se mstrará un mensaje de errr infrmand de la situación. En cas cntrari, se mstrará el históric de estads pr el que ha pasad la factura especificada, detalland la siguiente infrmación: Númer de factura. Manual_usuari_Buzón_emisr.dc

13 MANUAL USUARIO e-fact Pág. 10/14 Identificadr de transacción (identificadr que el hub ascia al enví de la factura en cuestión). NIF / CIF del emisr. Añ fiscal de la factura. Imprte ttal de la factura. Estad. Fecha del estad. Dats cmplementaris (esta clumna sól aparecerá infrmada para ls estads Registrada y Rechazada, mstrándse el númer y fecha de registr de la factura la razón de rechaz de la misma según crrespnda). Figura 8: Frntal del prtal de emisión, Resultad de la cnsulta de estads. Manual_usuari_Buzón_emisr.dc

14 MANUAL USUARIO e-fact Pág. 11/14 6. Ayuda A esta pantalla se accede mediante la selección de la pestaña Ayuda y frece la psibilidad de cnsultar y/ descargar este manual, tant en catalán cm en castellan, así cm de cntactar vía crre electrónic cn nuestr servici de sprte (ver figura 9). Figura 9: Frntal del prtal de emisión, Ayuda. Manual_usuari_Buzón_emisr.dc