1. ANTICIPO DE GASTOS

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1 Dirección Crprativa de Cntrl de Ingress, Riesgs y Crédits En el presente dcument se describe el prcedimient para la slicitud de Anticips de Gasts y Liquidacines de Gasts de Viajes de ls empleads de Glbalia, a través de la nueva aplicación Gasts de Empleads, en base a la Nrmativa General de Liquidación de Gasts GLO-06-R2. Antes de prceder a realizar cualquier acción en el sistema se debe haber leíd la citada nrmativa. La aplicación para la gestión de Gasts de Empleads se encuentra en el Prtal del Emplead/Administración/Gasts Empleads. A través de la aplicación se deberá realizar la gestión de Anticips de Gasts (Slicitud/Cnsulta/Devlución/Pag) y la gestión de las crrespndientes Liquidacines de Gasts (Elabración/Cnsulta/Pag). 1. ANTICIPO DE GASTOS 1.1 Nuev anticip de gasts A través de esta pción el emplead deberá slicitar ls anticips crrespndientes a gasts de viaje y representación, que psterirmente deberán ser liquidads. Es imprtante señalar que esta pción es sl válida para anticips de gast. Ls anticips crrespndientes a Dietas y a pag a prveedres para ls clectivs afectads, deberán slicitarse siguiend ls misms prcedimients vigentes en la nrmativa actual y en ningún cas a través de esta aplicación. El emplead deberá tener en cuenta l siguiente: La aplicación n permite slicitar un anticip si el imprte acumulad máxim de anticips slicitads n devuelts n liquidads en el mment de la petición de un nuev anticip supera el imprte máxim establecid para cada sciedad y clectiv. Acerca de ls imprtes máxims de anticips a slicitar, hay que atenerse a l estipulad en ls prcedimients vigentes para cada sciedad y clectiv. La aplicación n permite slicitar un anticip si existen anticips pendientes de liquidar cn antigüedad superir a un mes. En el cas que la liquidación de gasts crrespndiente al anticip slicitad resultara ser pr un imprte inferir al mism, el emplead debe realizar la devlución del rest del anticip. Se puede realizar la devlución pr caja. N bstante, el sistema permite realizar la devlución pr tarjeta de crédit/débit persnal del emplead a través de la pción Devlución de Anticip. Tds ls anticips deben ser autrizads a través de la aplicación, previamente a su pag. El autrizadr estará cnfigurad previamente en la aplicación. En el cas de que el emplead identificara algún tip de errr deberá reprtarl a Administración (ver apartad Cntact Administración) para su revisión y crrección. En el frmulari de slicitud de anticip de gasts aparecerán una serie de dats n mdificables que el emplead deberá verificar que sn crrects: Fecha de slicitud, Estad (inicialmente siempre será Pendiente Cnfirmar), Dats del Slicitante (Nmbre y Apellids, Sciedad y Centr de Cste) el emplead deberá cmprbar que crrespnden a sus dats). El emplead deberá cumplimentar ls siguientes dats bligatris: Frma de Cbr: El cbr del anticip se puede realizar en efectiv (el emplead deberá presentarse en una Caja) pr transferencia bancaria. Esta última pción psibilita la petición en el cas que el emplead esté desplazad n tenga acces presencial a ninguna Caja. Además será una pción 1 de 6

2 Dirección Crprativa de Cntrl de Ingress, Riesgs y Crédits bligatria en función del imprte slicitad (se establece un máxim de imprte para retiradas en efectiv). Transferencia: Si se seleccina esta pción, pr defect el camp indicará el códig IBAN de la cuenta bancaria dnde el titular cbra habitualmente la nómina. Si el emplead l desea, pdrá infrmar de tr códig IBAN, siempre de una cuenta bancaria nacinal, dnde recibir el cbr del anticip. N se pdrán slicitar en el este cas anticips en mneda distinta a la mneda de la sciedad a la que pertenece el emplead. Es imprtante destacar que el cbr mediante esta pción se genera en un plaz de entre tres y siete días desde el mment que el anticip sea autrizad. Teniend en cuenta el plaz indicad, para cualquier cnsulta referente al estad de la transferencia slicitada, el emplead cntactará cn Administración (ver apartad Cntact Administración). Caja: Al seleccinar esta pción se pdrá realizar el cbr del anticip en cualquier caja, salv que sea en divisa distinta a eurs, ya que en ests cass sl se pdrá seleccinar la caja dnde exista la mneda slicitada pr el emplead. En el mment de la recgida del anticip, el titular n deberá presentar ningún cmprbante, per sí está bligad a firmar un recib para quede cnstancia de la entrega. Cncept: Mtiv del gast a realizar pr el cual se slicita el anticip. Imprte: Imprte del anticip. Divisa slicitada: únicamente pdrán slicitarse anticips en las mnedas Eur (EUR), y en determinadas cajas también pueden slicitarse en Dólar USA (USD) y Libra Esterlina (GBP). Si el anticip es en una divisa distinta al eur, autmáticamente aparecerán en la aplicación ds desplegables cn ls dats de la CAJA y Fecha Recgida, que se deberán cumplimentar. Una vez cumplimentads tds ls camps bligatris en la aplicación, se pulsará la pción Cnfirmar para validar la petición. Si se pulsa Cerrar se perderán ls dats y n se prcederá a la grabación del anticip. En cas de errr, el emplead pdrá anular el anticip, accediend a Mis Anticips, seleccinand el anticip erróne y pulsand el btón Anular, siempre y cuand el anticip esté cn estad pendiente de autrizar pendiente pag pr caja. Una vez cnfirmad el anticip pasará a estad Pendiente Autrizar. La aplicación mstrará pr defect el autrizadr crrespndiente. En cas de que exista un segund autrizadr para aquells cass en ls que el primer n se encuentre dispnible, se pdrá seleccinar en la aplicación a través del desplegable. Si el emplead identifica algún errr (autrizadr incrrect/ autrizadr ausente pr vacacines/etc.) deberá cntactar cn Administración (ver apartad Cntact Administración). El emplead pdrá realizar el seguimient del anticip en la prpia aplicación (Mis Anticips). En cualquier cas a través del crre electrónic (el indicad en el prtal del emplead) recibirá la ntificación de las accines que se realicen sbre su anticip: Anticip Autrizad: el emplead recibirá un crre en el que se indicará que se ha autrizad su anticip. En el cas de que se trate de pag pr Caja, el estad del anticip pasará a ser Pendiente Pag Caja y el emplead pdrá presentarse para la retirada del mism. En el cas de que se trate de pag pr Transferencia el estad del anticip pasará a ser Pendiente Pag Transferencia. El sistema generará autmáticamente la rden de transferencia. En el mment en el que se cnfirme la rden en Administración, se pasará el anticip a estad Cerrad. 2 de 6

3 Dirección Crprativa de Cntrl de Ingress, Riesgs y Crédits Anticip Rechazad: el emplead recibirá un crre en el que se indicará que se ha rechazad su anticip pr parte del autrizadr y el mtiv que haya infrmad. El estad del anticip pasará a ser Rechazad. 1.2 Mis Anticips El emplead pdrá cnsultar el estad de tds ls anticips slicitads pr él mism. Para ell existe un filtr de búsqueda cmpuest pr ls siguientes apartads: Estad del Anticip: Ls estads sn ls siguientes: Pendiente autrizar: Pendiente cnfrmar cancelar pr el autrizadr. Rechazad: El autrizadr ha denegad el anticip. Pendiente pag Caja: El autrizadr ha cnfirmad el anticip. El emplead tdavía n ha realizad la retirada en Caja del mism. Pendiente pag Transferencia: El autrizadr ha cnfirmad el anticip y se ha generad la rden de transferencia. Cerrad: Anticip pagad al emplead. En el cas de las transferencias, pueden pasar hasta siete días desde el cierre del anticip hasta el abn bancari en la cuenta del emplead. Anulad: Cuand un anticip de gasts sea anulad pr el emplead aparecerá cn este estad. Fecha de Slicitud: Fecha del día en que se slicitó el anticip. Imprte 1.3 Anticips pendientes Devlución El emplead pdrá cnsultar tds ls anticips de gasts pendientes de liquidar pr él mism, a través de esta aplicación. 1.4 Devlución de Anticip El emplead pdrá realizar la devlución de un anticip pr caja, mediante una tarjeta de crédit persnal. En cas de ptar pr esta última pción, autmáticamente aparece una pantalla dnde se debe indicar su tarjeta de crédit, en la que se cargará el imprte del anticip de gast a devlver. En el cas de que el emplead quiera devlver el anticip en efectiv, deberá dirigirse a cualquiera de las cajas dispnibles. En este cas el emplead n debe realizar ninguna acción en la aplicación. 2. LIQUIDACIÓN DE GASTOS 2.1 Nueva liquidación A través de esta pción el emplead deberá realizar las liquidacines de ls gasts. Se distinguirán tres tips de liquidacines: Liquidación de gasts asciada a un Viaje: cn esta mdalidad se registrarán ls gasts generads durante un viaje. Liquidación de gasts n asciads a un Viaje: cn esta mdalidad se registrarán las liquidacines n vinculadas a un viaje. (Ej. cmida pr reunión cn cliente) 3 de 6

4 Dirección Crprativa de Cntrl de Ingress, Riesgs y Crédits Liquidación de gasts de Tarjeta Crprativa (Tarjetas representación): ls empleads cn tarjeta crprativa sl pdrán realizar liquidacines de gasts cn esta mdalidad de pag. En el cas de tener que realizar una liquidación de gasts abnand gasts en efectiv, la aplicación slicitará que se cumplimente bligatriamente el mtiv. El emplead deberá tener en cuenta l siguientes punts: Tdas las liquidacines deben ser autrizadas previamente a su pag. El autrizadr estará cnfigurad en la aplicación, y en el cas de que el emplead identificara algún tip de errr deberá reprtarl a Administración (ver apartad Cntact Administración) para su revisión y crrección. Una vez cnfirmada la liquidación al autrizadr le llegará un autmátic cn un link desde el cual puede revisar y autrizar la liquidación. También puede revisar y autrizar la liquidación entrand a la aplicación del prtal del emplead. La aplicación únicamente permitirá liquidar gasts de viaje y de representación estipulads en la Nrmativa General de Liquidación de Gasts GLO-06-R2, cn las restriccines definidas en la misma. Es necesari cncer esta nrmativa antes de incurrir el cualquier gast de viaje representación. Ls gasts sl serán abnads pr caja transferencia si llegan a través de esta herramienta, siguiend el prcedimient establecid. Cuand un emplead realice una liquidación, la aplicación detectará si el emplead tiene anticips pendientes de liquidar. El imprte de ls anticips pendientes será restad autmáticamente del ttal de la liquidación, teniend en cuenta la antigüedad de ls misms. En el cas que quedase parte de un Anticip pendiente de liquidar, esta diferencia generada se reflejará en la cuenta persnal del emplead cm un nuev anticip. Para cmenzar una liquidación, se presenta un frmulari cn una serie de dats n mdificables que el emplead deberá verificar que sn crrects: Fecha de slicitud, Estad (inicialmente siempre será Pendiente Cnfirmar). El emplead deberá cumplimentar ls siguientes dats bligatris: Dats del Viaje: En cas de haber seleccinad la pción de gasts asciads a un viaje se deberán infrmar ls dats del mism. Fecha de viaje: Interval de la fecha de duración del viaje realizad. País, Lcalidad Mtiv: Camp a seleccinar Descripción de la causa del viaje Frma de Cbr: El cbr de la liquidación se puede realizar pr transferencia bancaria en efectiv (presentándse el emplead en una Caja autrizada). La pción de transferencia es siempre acnsejable, y es especialmente útil en el cas de que el emplead esté desplazad n tenga acces presencial a ninguna Caja. Además será una pción bligatria en función del imprte slicitad (el sistema mantiene un imprte máxim para retiradas de efectiv pr Caja). Transferencia: Si se seleccina esta pción, pr defect la aplicación indicará en el camp crrespndiente al IBAN de la cuenta bancaria dnde el titular cbra habitualmente la nómina. Si el emplead l desea pdrá infrmar de tr códig IBAN, siempre de una cuenta bancaria nacinal, dnde recibir el cbr de la liquidación. N se pdrán slicitar en este cas el cbr de liquidacines en mneda distinta a la mneda de la sciedad a la que pertenece el emplead. El cbr mediante esta pción se genera en un plaz entre ds y siete días desde el mment que la liquidación se ha autrizad. Teniend en cuenta el plaz indicad, para cualquier cnsulta referente al estad de la transferencia slicitada, el emplead cntactará cn Administración (ver apartad Cntact Administración). 4 de 6

5 Dirección Crprativa de Cntrl de Ingress, Riesgs y Crédits Caja: Al seleccinar esta pción se pdrá realizar el cbr de la liquidación en cualquier Caja autrizada. Se incluirán en la liquidación ls gasts justificads pr ls empleads pulsand el btón Añadir Gasts. Se seleccinará el Tip de Gast. En cas que el gast sea sprtad a través de una factura, se deberá clicar siempre el camp de pción factura (siempre es bligatria factura a nmbre de la empresa, salv excepcines autrizadas). Una vez cumplimentads tds ls camps bligatris de la pantalla se prcederá bligatriamente a escanear ftgrafiar ls cmprbantes (ticket/factura) que acrediten ls gasts indicads. Para ell se deberá pulsar la pción de Adjuntar. Es bligatri slicitar factura sbre el gast realizad. La factura debe cumplir tds ls requisits legales que figuran en la Nrmativa General de Liquidación de Gasts GLO-06-R2. En este cas, se debe marcar la pción de factura, y cumplimentar el camp nº de factura. En el cas de que n sea psible cumplir cualquiera de ests requisits n se debe registrar el cmprbante cm factura. Ls gasts incluids en una liquidación se deben registrar en la divisa en la que se realizarn. La aplicación calculará el cntravalr a la mneda de la sciedad, mneda en la que se expresará el resultad final de la liquidación, teniend en cuenta el tip de cambi establecid. Es psible mdificar este tip de cambi, cn cmprbante y dentr de una tlerancia establecida pr la aplicación. En el cas de que existan anticips pendientes de liquidar, se restarán autmáticamente de la liquidación. El emplead puede cnsultar el detalle de ls misms. Una vez cumplimentads tds ls camps bligatris de la aplicación, se pulsará la pción Cnfirmar para validar la petición, Guardar en el cas que se precise mantener un brradr de esta plantilla para acabar el prces psterirmente. En cas de errr, el emplead, pdrá anular la liquidación accediend en Mis Liquidacines, seleccinand la liquidación y pulsand el btón Anular, siempre y cuand la liquidación este cn estad pendiente de cnfirmar pendiente de autrizar. Tras la cnfirmación de la liquidación de gasts, ésta pasará a estad Pendiente Autrizar y ya n será psible su mdificación. La aplicación mstrará el autrizadr crrespndiente. En cas de que exista un segund autrizadr, para aquells cass en ls que el primer n se encuentre dispnible, se pdrá seleccinar en la aplicación. Si el emplead identifica algún errr (autrizadr incrrect/ autrizadr ausente pr vacacines/etc.) deberá cntactar cn Administración (ver apartad Cntact Administración). El emplead pdrá realizar el seguimient de la liquidación en la prpia aplicación (apartad Mis Liquidacines). En cualquier cas a través del crre electrónic (el indicad en el prtal del emplead) recibirá la ntificación de las accines que se realicen sbre su liquidación: Liquidación Autrizada: el emplead recibirá un crre en el que se indicará que se ha autrizad su liquidación. En el cas de que se trate de pag pr Caja, el estad de la liquidación pasará a ser Pendiente Pag Caja y el emplead pdrá presentarse para el cbr de la misma. En el cas de que se trate de pag pr Transferencia, el estad de la liquidación pasará a ser Pendiente Pag Transferencia. El sistema generará autmáticamente la rden de transferencia. En el mment en el que se cnfirme la rden en Administración, se pasará la liquidación a estad Pagada. 5 de 6

6 Dirección Crprativa de Cntrl de Ingress, Riesgs y Crédits Liquidación Rechazada: el emplead recibirá un crre en el que se indicará que se ha rechazad su liquidación pr parte del autrizadr y el mtiv que éste haya infrmad. El estad de la liquidación pasará a ser Rechazada. Cuand una liquidación es rechazada, se pdrá recuperar accediend a Mis liquidacines, realizand las mdificacines slicitadas pr el autrizadr y una vez finalizad, se pulsa Cnfirmar y el autrizadr recibirá de nuev la liquidación para su aprbación Mis Liquidacines El emplead pdrá cnsultar el estad de las liquidacines slicitadas pr él mism. Para ell existe un filtr de búsqueda cmpuest pr ls siguientes apartads: Estad de la Liquidación: Ls estads sn ls siguientes: Pendiente de cnfirmar: La liquidación de gasts pasará a este estad cuand el emplead pulse la pción de Guardar liquidación. En este estad la liquidación n ha llegad aún al autrizadr, y para ell el emplead tendrá que recuperar la liquidación, cmpletarla y cnfirmarla. Pendiente autrizar: Pendiente cnfrmar cancelar pr el autrizadr. Rechazada: El autrizadr ha denegad la liquidación. Pendiente pag Caja: El autrizadr ha cnfirmad la liquidación. El emplead tdavía n ha realizad la retirada en Caja. Pendiente pag Transferencia: El autrizadr ha cnfirmad la liquidación y se ha generad la rden de transferencia. Pagada: Liquidación pagada al emplead pr parte de la empresa. En el cas de las transferencias, pueden pasar hasta 7 días desde que se infrme cm pagada la liquidación hasta el abn bancari en la cuenta del emplead. Cerrada: Justificantes recibids en el archiv y validada pr Administración. Anulada: Cuand una liquidación de gasts sea anulada pr el emplead, aparecerá cn este estad. Fecha de Slicitud: Fecha del día en que se slicitó la liquidación. Tip de Liquidación: Asciada n a un viaje Tarjeta de representación. Imprte. 3. CONTACTO ADMINISTRACIÓN Cualquier duda, cnsulta, incidencia en la perativa del sistema que le impida la crrecta gestión de sus Anticips y Liquidacines, pdrá cntactar cn Administración (Departament de Cntrl de Ingress / Área de Cntrl de Gasts de Empleads) a través de: Cntact preferente: Crre electrónic: sprte.gastsempleads@glbalia-crp.cm Cntact n preferente: Teléfn: Dirección de enví de liquidacines y justificantes: Glbalia Servicis Crprativs Att. Archiv Crprativ Ref.: LQ Carretera Arenal- Llucmajr Km21, 50 Plígn Sn Nguera Llucmajr (Baleares) 6 de 6