TRAZABILIDAD SENASA INSTRUCTIVO 1. GENERALIDADES:

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1 TRAZABILIDAD SENASA INSTRUCTIVO 1. GENERALIDADES: A partir de la nueva reglamentación de SENASA ([Resolución 369/2013] Sistema de Trazabilidad de Productos Fitosanitarios y Veterinarios) los usuarios podrán realizar el diálogo con éste Ente para informar las transacciones de entrada y salida de los productos agroquímicos comprendidos en el mismo de las siguientes maneras: a) POR PÁGINA EXISTENTE DEL ENTE: En este caso Ud. deberá informar las recepciones y despachos de los productos mencionados mediante éste medio para lo cual deberá informarse a través de dicha Institución. En este caso no cambiará nada en la operatoria habitual del Sistema AMS Corporate. b) POR WEB SERVICES Y A TRAVES DE AMS Corporate: En este caso deberá adquirir un UpGrade disponible, en caso que no lo haya hecho ya, que se encuentra desarrollado por Mahon Sistemas (los presupuestos deberán requerirse por los canales habituales). 2. PROCESOS RELACIONADOS: En lo que respecta a la operatoria del AMS Corporate solo el Usuario notará cambios en lo que respecta a Lotes y Número de serie. Todos los productos que se configuren como afectados a la trazabilidad (ver más abajo), deberán pertenecer a un rubro que maneje lotes. En cambio, los Nro. de Serie no afectan a la totalidad de los artículos trazables, sino solo algunos que también el Usuario deberá indicarle que es trazable al Sistema (ver más abajo). LOTES: Habilitación de lotes: Para habilitar la utilización de lotes en todos los módulos, deberá ingresar al módulo Stock > Archivos > Configuración de la Empresa > Tildar Utiliza Lotes. Configuración del rubro: Para indicar que el rubro utiliza lotes, deberá configurarlo desde el módulo Stock > Archivos > Rubros de artículos > Tildando Posibilitar tratamiento de lotes. A tener en cuenta: Al indicarle que trata lotes, todos los artículos pertenecientes al mismo, requerirán manejo de lotes en todas las operaciones. Es posible que se daban crear uno o más lotes con la configuración de rubros para afectar los artículos que deben ser trazados. pág. 1

2 Operaciones de Entrada de Productos: En todas las operaciones de Entrada de los Productos involucrados (Compras: Remitos, Comprobantes Directos / Stock: Registro Manual) el Sistema habilitará un botón para crear el Lote Recibido con los datos necesarios de acuerdo a la configuración que se explica más abajo. Operaciones de Salida de Productos: En todas las operaciones de Salida de los Productos involucrados (Ventas: Remitos, Comprobantes Directos / Stock: Registro Manual) el Sistema requerirá el Lote afectado con Ayuda de los disponibles con Stock en el Depósito indicado. NRO. DE SERIE: Para los casos que los productos lleven número de serie (ver configuración más abajo) también en las operaciones indicadas más arriba para LOTES se requerirá en Entradas (1 x 1) y en Salidas (1 x 1), especificar cada artículo y su número de serie. El resto de operatoria no cambiará en nada las transacciones primarias afectadas que son aquellos que producen movimientos físicos de productos (artículos que entran en la resolución): - Módulo Stock Operaciones - Registro Manual - Módulo Stock Operaciones Anulación de Registro Manual - Módulo Ventas Operaciones Remitos (Remitos y Remitos de Pedidos) - Módulo Ventas Operaciones Comprobantes Directos - Módulo Ventas Operaciones Anulación de Remitos - Módulo Ventas Operaciones Anulación de Comprobantes - Módulo Compras Operaciones Remitos (Remitos y Remitos de Pedidos) - Módulo Compras Operaciones Comprobantes Directos - Módulo Compras Operaciones Anulación de Remitos - Módulo Compras Operaciones Anulación de Comprobantes Cada vez que el Usuario utilice alguno de los procesos mencionados deberá informar mediante la nueva pantalla que se detalla más abajo en dichas transacciones. Esta actualización de datos a SENASA, podrá realizarse en una o más veces durante la jornada de trabajo. 3. CONFIGURACIONES: pág. 2

3 3.1. Configuración general Web Services: Para comenzar a utilizar esta modalidad deberá configurarse el Sistema para que el mismo entre en diálogo con SENASA de la siguiente manera: Ingresar en AMS Ventas Archivos Configuración de la Empresa para SENASA. Tildar que se va a utilizar SENASA e indicar los 4 datos de configuración de la misma. Se puede testear que se hayan ingresado los datos correctos presionando en Probar conexión LOTES: Deberá configurar como registrará los Lotes en la pantalla del Módulo Stock Archivos Configuraciones. La configuración aconsejada es la siguiente: Utiliza Lotes: Tildar Utiliza Campaña en Lotes: OPCIONAL: Habitualmente este ítem lo utilizan los Semilleros que crean Semilla a partir del Cereal recibido de una determinada Campaña, en consecuencia en Clientes que estén utilizando ya éste campo tildado deberán dejarlo de la misma forma. Aquellos Clientes que NO lo estén utilizando podrán tildarlo y en los lotes que se generen indicarán la Campaña para la cual es vendido cada producto de manera ilustrativo o bien podrá OMITIRLO. Omitir Vencimiento: No tildar (para llevar un control de aquellos productos que se venzan). Automatizar Número y Nombre: No tildar (reservado para otras operatorias). Automatizar Asignación de Lotes en Ventas: No tildar, ya que deberá asignarse puntualmente cada producto vendido por los controles que exige la Entidad. Utiliza Números de Series en Artículos: Tildar en caso que deba trazar un artículo que utilice número de serie. Ente trazador de Artículos: Indicar SENASA DEPOSITO: Deberán configurarse los depósitos con el número suministrado por SENASA (GLN). Ingresar al módulo Stock Archivos Depósitos, donde existe ahora éste nuevo campo PRODUCTOS (Artículos) : Para comenzar a utilizar esta modalidad deberán configurarse los Productos afectados a ésta operatoria de la siguiente manera: En la pantalla de Artículos (Módulo Stock Archivos Artículos) deberá buscar y marcar en la solapa Avanzado que es Trazable a cada artículo que debe informar sus ingresos y egresos a SENASA. pág. 3

4 3.5. NROS. DE SERIE: En caso que los productos lleven Nro. de Serie (hay algunos que utilizan ésta modalidad) deberá configurar lo siguiente: En la pantalla de Artículos mencionada en punto anterior deberá marcar en la solapa Avanzado que Maneja Números de Serie a cada artículo que debe indicar por separado cada número de serie del mismo en sus ingresos y egresos a SENASA. 4. USO DE NUEVA PANTALLA: 4.1. ACCESO: La nueva pantalla que realizará el diálogo con la página de SENASA se encuentra ubicada en Módulo Stock Operaciones Trazabilidad de artículos USO: Se utilizará diariamente (una o más veces) para informar las transacciones realizadas tanto confirmaciones de recepción como información de envíos y los datos que encontrará el Usuario son los siguientes: pág. 4 DEPOSITO: Como en SENASA cada depósito tiene su Número de identificación (GLN), todas las operaciones están asignadas por dicho número. Para informar cualquier trazabilidad, primero deberá indicar de cual depósito. Al seleccionar uno, en la grilla central se mostrarán todos los movimientos pendientes de confirmar arribo o informar envío del mismo. Se mostrarán únicamente los depósitos que tengan indicado un GLN.

5 GRILLA CENTRAL Columna 1: Cantidad. Columna 2: Código de artículo (en el pie se mostrará el nombre completo del artículo). Columna 3: Lote. Columna 4: Número de serie (para los artículos que manejan, en los que no, aparecerá vacío). Columna 5: Número de comprobante (en el pie se mostrará el nombre). Columna 6: Fecha de arribo. (indicará que ya está confirmado el arribo). Columna 7: Fecha de Envío. (indicará que ya está informado el envío). OPERACIONES: Botón Descargar transacciones a confirmar : Este botón permite vincular las recepciones que se registraron en el sistema con los envíos registrados en SENASA pendientes de confirmación en el depósito seleccionado. Esta operación es necesaria antes de realizar una confirmación de arribo. NO es necesario para informar los envíos. Botón Confirmar arribo : Esta operación confirmará en el sistema (y en SENASA en caso de que el modo inferior sea Registrar e informar por Web Service ) que ese artículo ya está en el depósito seleccionado. Botón Alertar arribo : Esta operación permitirá informar a SENASA que hay algún tipo de problema con la recepción de dicho artículo. No disponible por el momento. Botón Informar envío : Esta operación informará en el sistema (y en SENASA en caso de que el modo inferior sea Registrar e informar por Web Service ) que ese artículo ya ha salido del depósito seleccionado. MODO: Registrar e informar por Web Service : Si está seleccionado este modo, el sistema se comunicará electrónicamente a SENASA e informará de esa manera cada operación de ésta pantalla. Solo registrar manualmente : Si está seleccionado este modo, el sistema NO se comunicará electrónicamente a SENASA y solo registrará en el sistema cada operación de ésta pantalla. El registro de cada operación en SENASA se deberá hacer manualmente por la página del ente. pág. 5

6 Una vez confirmada el arribo o informado el envío, no se podrá revertir esa operación, como así tampoco se podrá anular el movimiento generador. COMO OPERAR: Ésta pantalla tendrá todos los movimientos de stock, ordenados por número de comprobante, que deben ser informados al SENASA. Como primer paso deberá seleccionar el depósito con que se van a informar transacciones. Al seleccionar uno, en la grilla central se mostrarán todos los movimientos pendientes de confirmar arribo o informar envío del mismo. Cada renglón de la grilla puede que esté en blanco o sombreado por algún color (verde, amarillo o rosado): o Blanco: El movimiento está pendiente de trazarse. o Verde: Ya se ha confirmado el arribo del mismo. o Amarillo: Ya se ha informado en envío del mismo. o Rosado: Ya se ha confirmado el arribo y el envío del mismo. Si usted adquirió el Upgrade para comunicarse por Web Service a SENASA, esta pantalla ya seleccionará que el MODO de comunicación es Registrar e informar por Web Service, de lo contrario, esta opción aparecerá inhabilitada y estará seleccionada la opción Solo registrar manualmente. Luego deberá seleccionar el renglón de la grilla que desea registrar en SENASA su trazabilidad y al pie de la misma se habilitarán automáticamente las operaciones posibles de realizar con cada transacción del artículo. Cuando se confirme un arribo, en la grilla se mostrará la fecha del arribo del mismo. Cuando se informe un envío, en la grilla se mostrará la fecha de envío del mismo. Hay casos en que el mismo renglón que se ha confirmado su arribo, luego, cuando se registre la salida del mismo, deberá informarse su envío. OTRAS ACLARACIONES: Ver también recepciones ya confirmadas : Esta opción permite ver también las operaciones cuyo arribo ya han sido confirmados en el depósito. Normalmente estas operaciones ya confirmadas no se muestran para facilitar la visualización de la información. Ver también envíos ya informados : Esta opción permite ver también las operaciones cuyo envío ya han sido informados en el depósito. Normalmente pág. 6

7 pág. 7 estas operaciones ya informadas no se muestran por defecto para facilitar la visualización de la información.