Semana de las Enfermedades Digestivas SED 2018 Valencia, 21 al 23 de junio de 2018 CONTRATO DE PATROCINIO

Transcripción

1 Semana de las Enfermedades Digestivas SED 2018 Valencia, 21 al 23 de juni de SEDE DEL CONGRESO CONTRATO DE PATROCINIO M eliá Valencia Cnventin Center Avenida de las Crtes Valencianas, Valencia Metr: Beniferri Líneas 1 y 2 2. FECHAS DEL CONGRESO 21 al 23 de juni de FECHAS Y HORARIOS DE MONTAJE Y DESMONTAJE DE LA EXPOSICIÓN Entrada de material desde: 20 de juni 08:00 a 16:00 hras Mntaje: 21 de juni 12:00 a 20:00 hras Desmntaje: 23 de juni 17:30 a 21:00 hras 4. HORARIOS Hras de la expsición para expsitres y visitantes: Viernes 22 de juni 08:00-19:30 hras Sábad 23 de juni 08:00-17:30 hras 5. RESERVA Y CONTRATACIÓN DE ESPACIOS Tds ls espacis de la expsición cmercial sn de 3 x 2 m (6m 2 ) cn una altura máxima de 2,1 m. Incluye: espaci reservad en el hall. Para cncer las características del espaci, cndicines de almacenaje y mntaje deberá ver punts 12 a 14. N incluye: estructura mdular, mbiliari, mqueta, cuadr y acmetida eléctrica. Ests servicis se pdrán cntratar directamente a través del prveedr hmlgad. Enviar el CONTRATO DE PATROCINIO debidamente cumplimentad. Una vez recibida la petición, la Secretaría, pr rigurs rden de recepción, cnfirmará de frma prvisinal el espaci que esté libre de acuerd a su petición. El imprte del espaci cmercial cntrat, deberá hacerse efectiv antes del mntaje del mism, de n cumplirse este plaz, la rganización se reserva el derech de cancelar la reserva. Las slicitudes recibidas pr crre electrónic a secretariatecnica@sepd.es, se cntemplarán únicamente cm prvisinales, pendientes de recibir el cntrat de reserva cumplimentad. Una vez transcurrid este perid serán canceladas. Reservads tds ls derechs. Ninguna parte de esta infrmación puede ser reprducida, almacenada en un sistema de recuperación transmitida en cualquier frma pr cualquier medi sin el permis previ pr escrit de la SEPD/FEAD. La infrmación cntenida en este dcument es cnfidencial y n pdrá ser divulgada a tercers sin el cnsentimient previ pr escrit de SEPD/FEAD.

2 6. RESERVA Y CONTRATACIÓN DE OTRAS ACCIONES Y/O ACTIVIDADES CIENTÍFICAS PATROCINADAS Las tarifas crrespndientes a las distintas actividades las encntrarás en el dssier de expsición y patrcini. La reserva y cntratación de tras accines y/ actividades científicas distintas a la expsición cmercial, se regirán pr las mismas cndicines de pag que éstas, es decir, las estipuladas en el punt 7 de este acuerd de clabración. 7. FORMA DE PAGO Ls pags se efectuarán pr transferencia bancaria. Ls dats para la transferencia ls encntrará en cada un de ls frmularis anexs en este dcument. Adjuntar CONTRATO DE PATROCINIO y frmulari cumplimentad a la secretaría (secretariatecnica@sepd.es). 8. RELACIÓN DE EXPOSITORES Y COLABORADORES En el prgrama ficial del Cngres que se entregará a tds ls cngresistas aparecerá el plan de ubicación de cada un de ls stands y el nmbre de ls expsitres y clabradres que a fecha 1 de may de 2018 hayan frmalizad su participación. Ls expsitres y/ clabradres deberán facilitar el lgtip así cm el nmbre cn el que deseen figurar en el prgrama ficial y en la dcumentación del Cngres. 9. DOCUMENTACIÓN DE EXPOSITORES Y COLABORADORES La SEPD trga a tdas aquellas cmpañías patrcinadras de la Semana de Enfermedades Digestivas un númer restringid de pases de expsitr y/ clabradr, en función de sus distintas cntribucines. Esta medida se tma para una mejr plantificación de la SED, en materia de espacis dispnibles, cafés y cmidas puests a dispsición de ls asistentes. Pr ell, se fija que a tda empresa que participe en la Semana de Enfermedades Digestivas, se les entregará ds pases durante ls ds días del cngres a ds miembrs del equip de marketing. El rest de pases de expsición será variable en función de la cntratación realizada: Patrcini de Simpsi Oficial Mesa Rednda: 4 pases de patrcinadr Simpsi Satélite: 3 pases de patrcinadr Actividad Hands-n: 4 pases de patrcinadr Otra actividad científica: 3 pases de patrcinadr Otr tip de patrcini: Stand (pr módul 3x2m): 3 pases de patrcinadr pr stand cntratad Otrs patrcinis: 2 pases de patrcinadr Será bligatri identificar a cualquier persna del equip que acuda a la Semana de las Enfermedades Digestivas antes del 1 de may de Si n sucediera de este md, la rganización se reserva el derech de admisión. Al recger la acreditación en el mstradr deberá entregar una tarjeta de visita para identificarse. Aquellas persnas del equip que acudan a la SED 2018 y que estén fuera de cup deberán tramitar un pase de patrcinadr cuy cste será de 242 para td el cngres 121 pr cada día de asistencia. Esta medida n tiene tr bjetiv que el de permitirns tener previsines más eficientes ante ls distints servicis a cntratar para que tds ls asistentes puedan disfrutarlas de igual md.

3 Ls almuerzs/cafés serán de nuev servids en la zna de expsición cmercial, siguiend la pauta de añs anterires, para que el expsitr pueda tener más prtunidades de cntact cn sus clientes. Nta imprtante: Cualquier empresa que desee negciar un númer de pases de expsitr determinad, debe cnsultar previamente cn la Dirección de la SEPD. 10. GENERAL, ACCESOS Y PARKING Para realizar el mntaje en las mejres cndicines psibles: Ls vehículs de transprte de las empresas de mntaje estarán autrizads a acceder para efectuar la descarga del material. Una vez finalizada la descarga deberán de retirar el vehícul del mism, pagar pr el tiemp de estacinamient. El material se puede empezar a recibir desde el jueves 20 de juni, en hrari de 10:00 a 18:00 h. Tiene que aparecer, tant en ls bults, cm en ls albaranes de entrega que es para el CONGRESO DE LA SEPD + NOMBRE DE LA PERSONA ENCARGADA DE LA CASA COMERCIAL. Deben de tener bien visible el nmbre del labratri / casa cmercial al que pertenecen. La dirección del Meliá Valencia Cnventin Center es Avenida de las Crtes Valencianas, Valencia, dnde les explicarán cóm acceder al almacén de mercancías, el cual se dejará abiert para dejar la mercancía. Del traslad de ls materiales desde el almacén de mercancías hasta ls espacis crrespndientes, se hará carg la prpia casa cmercial/ labratri. 11. NORMAS DE RECEPCIÓN Y ALMACENAMIENTO DE MERCANCÍAS Tda la mercancía deberá estar crrectamente etiquetada cn: nmbre y fecha del cngres, nmbre de la casa cmercial, persna respnsable encargada de permanecer en el STAND, teléfn de cntact y númer del stand al que va destinada. La mercancía se recibirá dentr de un plaz máxim de 24 hras anterires al cmienz del cngres, en función de la actividad del edifici. La altura máxima de ls bults n puede exceder de ls 2 m. La rganización n se respnsabiliza de la recepción de mercancías, si n se ha recibid una semana antes del cmienz del cngres una relación detallada del nº de bults, nº de ESPACIO y nmbre de la persna respnsable encargada de este, que se espera que lleguen al cngres. Una vez mntads ls stands, el material sbrante y de repsición deberá retirarse, dejand despejad el espaci del prpi stand. Al finalizar el cngres y tras el desmntaje, tda la mercancía sbrante se depsitará en el almacén perfectamente embalad e identificad (empresa, dirección, teléfn de cntact de la persna respnsable, y nº de bults que se dejan); td el material dejad en el área de expsición se cnsiderará que n se quiere y deberá ser depsitad en ls cntenedres habilitads para tal efect pr el persnal de las empresas mntadras de ls misms. El material depsitad en el almacén se deberá recger dentr de las siguientes 24 hras 1 día hábil. Pasad este plaz entenderems que el expsitr n está interesad, pr l que dichs bjets serán retirads y el cste de su retirada será facturad a su prpietari.

4 12. MONTAJE, INSTALACIÓN Y DESMONTAJE DE STANDS Tds ls envís de material para la expsición cmercial, deberán ir perfectamente identificads indicand el nmbre de la empresa, nº de stand, nº de bults y nmbre de la persna encargada de la casa cmercial, para que puedan ser entregads directamente en el Meliá Valencia Cnventin Center es Avenida de las Crtes Valencianas, Valencia, según punt 11. En cas de utilizar ls servicis de una empresa de mntaje deberán cmunicar a la rganización antes del 20 de may del 2018 el nmbre y persna de cntact de la misma. Se entiende que td el mbiliari y material del stand (tales cm papeleras, mquetas, alargaderas, cuadr eléctric, etc.), deberá ser previst pr cada expsitr (Empresa ficial Mbiliari y Suministr eléctric: MDG Audivisuales - Cmercial@avmdg.cm; administracin@av-mdg.cm - Tlf: Fax: ). Ls stands n pdrán tener actividad cmercial alguna antes del cmienz del Cngres en el Meliá Valencia Cnventin Center. Etiqueta bligatria a utilizar en envís de paquetería: ACTIVIDAD: DESTINO: SEMANA DE LAS ENFERMEDADES DIGESTIVAS. Meliá Valencia Cnventin Center. Avenida de las Crtes Valencianas, Valencia, (ES)) REMITENTE: (nmbre de la persna respnsable de la casa cmercial: delegad, prduct manager, gerente ) TELÉFONO PERSONA DE CONTACTO DE LA CASA COMERCIAL/LAB:. MATERIAL A ENVIAR: STAND Nº // TARJETONES// LANDYARD// ETC Nº DE BULTOS:.. PLAZO ENTREGA:.. HORARIOS ENTREGA: 13. NORMAS DE UTILIZACIÓN En ls cass de stands de diseñ libre, el expsitr deberá presentar su pryect antes del 4 de may de 2018 para smeterl a la aprbación de ls respnsables del centr, presentand plans del mism tant de planta cm alzad, cn sus ctas crrespndientes y memria de calidades. N está permitid tapar las BIEs (bca de incendi equipada), ls extintres (en alguns cas el extintr se puede trasladar al stand si fuese necesari per nunca cultar), bstaculizar cuadrs eléctrics, salidas de evacuación Queda prhibid fijar ningún tip de adhesiv en las butacas de las salas N se pdrán realizar trabajs de carpintería y aplicacines de pintura en el interir del recint

5 N está permitid el us almacenaje de materias peligrsas inflamables, que desprendan lres desagradables puedan causar mlestias a trs expsitres visitantes del cngres. Cnviene n tapar ls registrs eléctrics instalads en el suel ya que pueden ser necesaris en algún mment. Ls cables de acmetidas eléctricas deben estar de frma que nadie pueda trpezar cn ells. En ningún cas se realizaran cnexines eléctricas que estén fuera de nrmativa, además se utilizará material hmlgad y seccines de cables cnfrme a cada cnsum. Ls stands situads en las esquinas deberán ser abierts, n pdrán tener pared en el lateral que linde cn la zna de tránsit. El servici de limpieza del cngres limpiará cada día las znas generales del Área de Expsición (znas de tránsit). N se hará limpieza individual dentr del stand. La empresa hmlgada para la instalación eléctrica (Empresa ficial - Mbiliari y Suministr eléctric: MDG Audivisuales - Cmercial@av-mdg.cm; administracin@av-mdg.cm - Tlf: Fax: ) deberá recibir cn la suficiente antelación el cnsum ttal de electricidad estimada. Queda prhibida la intrducción en el cngres de cualquier aliment / bebida, que n sea suministrad pr el servici de catering del mism. Cualquier servici de restauración deberá ser cntratad cn el Meliá Valencia y cn un mínim de 48 hras de antelación. 14. DESCRIPCIÓN DEL ÁREA DE EXPOSICIÓN

6 La SEPD se reserva el derech de mdificar la numeración de stands una vez cnfirmadas las reservas. Queda terminantemente prhibid clgar, pegar clavar nada en las paredes, tech suel del área de expsición y del rest de la sede. En cas de necesitar pintar escenaris, decrads stands, se debe realizar en las znas exterires de la sede. Si pr cualquier circunstancia est n fuera psible, deberá ser aprbad pr el Meliá Valencia. Cualquier alteración dañ causad a las salas instalacines será reparad y su cste asumid pr el expsitr respnsable. Stands de diseñ y de paraguas: Se deben enviar ls plans del stand de diseñ para su aprbación pr el departament de frmación y cngress de la SEPD. Tds ls stands deberán estar separads de las paredes al mens 50 cm. Tds ls stands, incluyend ls de paraguas, deben mntarse sbre mqueta, n pueden hacerl directamente sbre el suel. Para la fijación de la mqueta ferial al suel del recint únicamente se pdrá utilizar cinta 3M referencia Ls stands que n sean de diseñ, ni mdulares, ni de paraguas, tienen que traer una trasera ya que n pueden pegarse carteles sbre la pared. En cas de n traer trasera, deberá cntratarse bligatriamente a través del prveedr hmlgad (Empresa ficial - Mbiliari y Suministr eléctric: MDG Audivisuales - Cmercial@av-mdg.cm; administracin@av-mdg.cm -Tlf: ) Ls expsitres tienen libertad para decrar y equipar su stand, respetand siempre las nrmas descritas en ls apartads anterires y las que se describen a cntinuación: El equipamient de ls stands n debe superar ni el perímetr ni la altura del stand. N está permitida ninguna decración instalación que pueda fender a trs expsitres. Td tip de publicidad a través de altavces quedan prhibida. La distribución de panflets y muestras sl se permitirá dentr de ls límites de su stand. 15. Limpieza de stands La limpieza de salas y access será realizada al finalizar el hrari de mntaje pr gentileza de la rganización. El espaci se entrega limpi y se limpia una vez finalizad el desmntaje, est n incluye limpieza de stands, ni recgida de materiales y rests de mntaje. Ls cntenedres necesaris para ls rests del mntaje y desmntaje, serán también a carg del rganizadr. El expsitr es el respnsable de la limpieza de su prpi stand el rest de ls días. Si desea que dich servici sea realizad pr persnal especializad, puede slicitarl directamente cn el Meliá Valencia. La limpieza de ls stands debe realizarse fuera de las hras de apertura de la expsición.

7 16. AL FINALIZAR EL CONGRESO Ls expsitres se cmprmeterán a dejar el espaci tal y cm se les entregó, haciéndse respnsables de ls dañs desperfects que pudieran haber casinad en la instalación. Tds ls materiales deberán ser retirads de ls espacis a la finalización del cngres, el día 23 de juni de 2018 a partir de las y hasta las 21:00 hras. Esta retirada incluirá mquetas y cintas adhesivas, siend depsitad td ell en ls cntenedres. De n ser así, ls gasts prducids pr la retirada serán facturads al expsitr. 17. CAMBIO DE UBICACIÓN Las medidas y ubicación de ls espacis pdrán ser mdificadas alteradas pr raznes de seguridad u rganizativas. Pr tant la rganización se reserva este derech, previa infrmación a ls afectads. 18. GURIDAD El expsitr es el únic respnsable de la seguridad de sus prducts, debiend asumir las medidas aprpiadas para prteger y asegurar sus bienes, aunque la Organización pndrá a dispsición de ls expsitres un almacén general, sin ser respnsable del mism. Para slicitar seguridad adicinal cnsulte cn la secretaría /secretaritecnica@sepd.es). 19. COMPROMISOS Desde el mment de enví del CONTRATO DE PATROCINIOS, el expsitr se cmprmete a: - Lg del cngres Sl se permitirá su us en cualquier event publicación rganizada editada pr ls rganizadres del cngres baj permis expres de ls misms. - Derechs de Autr Cualquier material escrit audivisual, editad pr el cngres que tenga que ver cn el prgrama del mism n pdrá ser reprducid en parte ni en su ttalidad sin autrización. - La rganización de actividades científicas patrcinadas deberá ser aprbada pr el Cmité Científic de la Sciedad Españla de Patlgía Digestiva y su realización será a carg del patrcinadr. Se debe enviar el prgrama definitiv antes del 4 de may de ANULACIONES a. Si pr raznes de fuerza mayr el cngres n pudiera celebrarse, ls expsitres sól tendrán derech a la devlución de las cantidades entregadas a cuenta deduciend un prcentaje pr ls gasts generales que se hayan prducid hasta el mment de la anulación. b. En cas de que se prduzca una cancelación una vez efectuad el depósit del 50 % se cbrará el 20 % de penalización del imprte ttal. c. Si la cancelación se prdujera después del 1 de may de 2018 se perderá el derech al reembls.

8 CONTRATO DE EXPOSICIÓN Y RESERVA DE ESPACIO Petición de espaci:.. /.. /.. / (enumerar 3 espacis pr rden de preferencia) D./Dña.... Carg:... Empresa:... CIF:... Dirección:... CP:... Ciudad:... Prvincia:... Tfn. móvil: IMPORTE % IVA En nmbre de la firma que represent, firm y aprueb las nrmas de la Expsición Cmercial de la Semana de las Enfermedades Digestivas (Valencia, 21 al 23 de juni 2018) y me cmprmet a cumplir sus nrmas generales y mis bligacines de Expsitr y clabradr desde el mment de la firma del presente cntrat. Al mism tiemp abnams el 50% del imprte ttal en cncept de reserva de stand y/ clabración slicitad en primer lugar, quedand a la espera de sus nticias respect a la dispnibilidad del mism bien de ls siguientes. Nmbre cn el que desea figurar en la Dcumentación del Cngres (escriba en mayúsculas):... He leíd y acept las nrmas de expsición Firma y sell:... En...a... de... de 2018 FORMA DE PAGO Transferencia Bancaria: SOCIEDAD ESPAÑOLA DE PATOLOGÍA DIGESTIVA IBAN: ES ENVIAR ESTE FORMULARIO JUNTO AL COMPROBANTE DE INGRESO A: Att: Dpt. Cngress y Events S.E.P.D. C/ Sanch Dávila, MADRID. secretariatecnica@sepd.es

9 I CONTRATO DE OTRAS COLABORACIONES Petición de clabración.. D./Dña.... Carg:... Empresa:... CIF:... Dirección:... CP:... Ciudad:... Prvincia:... Tfn. móvil: IMPORTE % IVA En nmbre de la firma que represent, firm y aprueb las nrmas de la Semana de las Enfermedades Digestivas (Valencia, 21 al 23 de juni 2018) y me cmprmet a cumplir sus nrmas generales y mis bligacines de patrcinadr y clabradr desde el mment de la firma del presente cntrat. Al mism tiemp abnams el 50% del imprte ttal en cncept de reserva de stand y/ clabración slicitad en primer lugar, quedand a la espera de sus nticias respect a la dispnibilidad del mism bien de ls siguientes. Nmbre cn el que desea figurar en la Dcumentación del Cngres (escriba en mayúsculas):... He leíd y acept las nrmas de expsición Firma y sell:... En... a... de... de 2018 FORMA DE PAGO - Cnsultar dats bancaris y entidad beneficiaria cn la SEPD. ENVIAR ESTE FORMULARIO JUNTO AL COMPROBANTE DE INGRESO A: Att: Dpt. de Cngress y Events S.E.P.D. C/ Sanch Dávila, MADRID. secretariatecnica@sepd.es

10 CONTRATO DE SESIONES PATROCINADAS Sesión patrcinada;... D./Dña.... Carg:... Empresa:... CIF:... Dirección:... CP:... Ciudad:... Prvincia:... Tfn. móvil: IMPORTE % IVA En nmbre de la firma que represent, firm y aprueb las nrmas de la Semana de las Enfermedades Digestivas (Valencia, 21 al 23 de juni 2018) y me cmprmet a cumplir sus nrmas generales y mis bligacines cm patrcinadr y clabradr desde el mment de la firma del presente cntrat. Al mism tiemp abnams el 50% del imprte ttal en cncept de reserva de la clabración slicitad en primer lugar, quedand a la espera de sus nticias respect a la dispnibilidad del mism bien de ls siguientes. Nmbre cn el que desea figurar en la dcumentación del Cngres (escriba en mayúsculas):... He leíd y acept las nrmas de expsición Firma y sell:... En... a... de... de 2018 FORMA DE PAGO Transferencia Bancaria: FUNDACION ESPAÑOLA DEL APARATO DIGESTIVO - IBAN: ES ENVIAR ESTE FORMULARIO JUNTO AL COMPROBANTE DE INGRESO A: Att: Dpt. de Cngress y Events S.E.P.D. C/ Sanch Dávila, MADRID. secretariatecnica@sepd.es

11 CONTRATO DE CONVERSIÓN DE CURSOS ONLINE Curs patrcinad:... D./Dña.... Carg:... Empresa:... CIF:... Dirección:... CP:... Ciudad:... Prvincia:... Tfn. móvil: IMPORTE % IVA En nmbre de la firma que represent, firm y aprueb las nrmas de la Semana de las Enfermedades Digestivas (Valencia, 21 al 23 de juni 2018) y me cmprmet a cumplir sus nrmas generales y mis bligacines de patrcinadr y clabradr desde el mment de la firma del presente cntrat. Al mism tiemp abnams el 50% del imprte ttal en cncept de reserva de stand y/ clabración slicitad en primer lugar, quedand a la espera de sus nticias respect a la dispnibilidad del mism bien de ls siguientes. Nmbre cn el que desea figurar en la Dcumentación del Cngres (escriba en mayúsculas):... He leíd y acept las nrmas de expsición Firma y sell:... En... a... de... de 2018 FORMA DE PAGO Transferencia Bancaria: FUNDACION ESPAÑOLA DEL APARATO DIGESTIVO - IBAN: ES ENVIAR ESTE FORMULARIO JUNTO AL COMPROBANTE DE INGRESO A: Att: Dpt. de Cngress y Events S.E.P.D. C/ Sanch Dávila, MADRID. secretariatecnica@sepd.es 11