INTERCOLOMBIA S.A E.S.P COLOMBIA Identificación del trabajo: Medellín, Colombia, 21 julio de 2017

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1 INTERCOLOMBIA S.A E.S.P COLOMBIA Identificación del trabajo: Medellín, Colombia, 21 julio de 2017 SISTEMA DE INFORMACIÓN TERRITORIAL PARA LA CONSTRUCCIÓN Y LA OPERACIÓN - SITCO Autor/es: JUAN CAMILO OSPINA MONTOYA, INGENIERO DE SISTEMAS, ESPECIALISTA EN SISTEMAS DE INFORMACIÓN, PMP - PROJECT MANAGEMENT PROFESSIONAL Empresa: INTERCOLOMBIA PALABRAS CLAVE Sistema información, Gestión de activos, Gestión Transversal de información, Automatización, Consolidación de Información, Ciclo de vida del activo, Estandarización. DATOS DE LA EMPRESA Dirección: Calle 12 sur # Código Postal: Teléfono: intercolombia@intercolombia.com CÓDIGO SUBTEMA T3-1 Nuevas Tecnologías para la Planeación y Diseño construcción y operación y mantenimiento RESUMEN Con el objetivo de consolidar y gestionar información durante la construcción y la operación de activos relacionados con el transporte de energía, de manera centralizada, oportuna y confiable con visión de ciclo de vida del activo, y para que todos los niveles de la empresa (Operativo, Táctico, Estratégico, entre otros) puedan acceder a información geográfica, alfanumérica y documental relevante para el desarrollo de sus actividades del día a día, se concibe la iniciativa de crear el Sistema de Información Territorial para la Construcción y la Operación de los activos de INTERCOLOMBIA (SITCO) de manera modular/incremental en el tiempo. La iniciativa comienza con la descripción de necesidades, declaración de las reglas negocio, la estandarización y automatización de información de los proyectos, con un esquema de gobierno centralizado, que permite mejorar la oportunidad, calidad, confiabilidad y trazabilidad de la misma, para la toma de decisiones. 1

2 La solución contempla inicialmente cuatro módulos principales: General (Transversal) Gestión de Obra Gestión Ambiental Gestión Predial. INTRODUCCIÓN Para realizar una gestión trasversal de proyectos ejecutados en la Gerencia Proyectos de INTERCOLOMBIA que permita tener una visión integral de los procesos, es necesario en algunos casos recolectar de manera manual información que se encuentra en el repositorio de cada uno de los proyectos. Dentro de cada proceso se tienen definidas las plantillas para el reporte de la información, sin embargo, estas son susceptibles de modificación y personalización dependiendo del criterio e interpretación de las personas que las diligencian, dando como consecuencia que la consolidación no sea oportuna y se presenten dificultades con los/la datos/información, generando así que se realicen reprocesos para presentar información a los diferentes públicos de interés. Actualmente se consolida de manera manual información de: Informes de avance (control de obra, HSE, gestión predial y ambiental), cronogramas, curva S (que representa en los proyectos el avance real respecto al planificado en un periodo acumulado hasta la fecha), lecciones aprendidas, informes de cumplimiento ambiental, etc., pero se presentan algunos inconvenientes de calidad, trazabilidad y oportunidad de la información. Por lo anterior, se propuso una iniciativa de estandarización y automatización con un esquema de control y administración centralizado, que permite mejorar la oportunidad, calidad, confiabilidad y trazabilidad de la información para la toma de decisiones, inicialmente por medio de cuatro módulos principales, que se explicaran a posteriormente. Para la incorporación del sistema, se realizó un estudio de mercado buscando herramientas que dieran respuesta a las necesidades. Teniendo en cuenta el costo de ciclo de vida y la madurez de los procesos, se optó por implementar los módulos: General (Transversal), Gestión de Obra y Ambiental inicialmente por medio de herramientas de ofimática y Predial con una solución tecnológica adquirida. A continuación, se explica de manera general en qué consiste cada módulo. 1. SITCO Con el objetivo de centralizar los módulos del sistema en un mismo punto de acceso para que la consulta de la información por parte de los usuarios sea más rápida y práctica, se creó una vista centralizada ubicada en el portal de la Gerencia de Proyectos de INTERCOLOMBIA, la cual contiene el acceso a toda la información asociada al sistema SITCO. La mayoría de la información es publica, sin embargo, para algunos casos, se creó un esquema de seguridad por medio de contraseñas asignadas a los roles que así lo requieren. FIGURA 1. Elaboración propia Pantalla principal de SITCO 2

3 1.1 Módulo General (Transversal) El modulo General inició con la creación de un archivo en Excel, que tiene almacenado los metadatos principales de los proyectos. Dicho archivo solo es modificado por el personal del Equipo Integración y Desarrollo (I&D) -que cumple las funciones de una Oficina de Proyectos (PMO)-, con el objetivo de mantener la calidad, la trazabilidad y la oportunidad de la información, la cual debe estar debidamente aprobada por los mecanismos definidos; por ejemplo, para actualizar el valor del CAPEX de un proyecto, debe existir un control de cambios aprobado en las instancias requeridas. En cambio, para modificar el nombre de un miembro de equipo, basta con enviar un correo electrónico dirigido al rol del equipo encargado de administrar el sistema (I&D), para actualizarlo. El archivo está centralizado en un servidor con un esquema de seguridad que impide que cualquier usuario pueda modificarlo sin previa autorización. Gran cantidad de documentos/plantillas (estandarizadas) se configuraron para realizar un hipervínculo permanente al archivo central para que de esta manera se pudiera tomar la información base de los proyectos y tener así la misma desde donde se consulte, en cualquier instante del tiempo. La estructura de información contenida en este Archivo es: Cód Proyecto, Nombre del proyecto, Tipo proyecto, Estado del proyecto, Cliente del proyecto, Nombre de los miembros del equipo, Alcance del proyecto, Número de subestaciones nuevas, número de subestaciones modificadas, Número de kilómetros de Línea, Capacidad de transformación (MVA) (MVAR), Valor del CAPEX Inicial, Aprobado, Proyectado, Valor del Gerenciamiento, Fecha de puesta en servicio del proyecto inicial, aprobada y proyectada, Número de resolución de ingresos del proyecto, Fecha de la resolución, Valor del ingreso anual, Ruta Matriz de Riesgos, Ruta Curva S Causación, Ruta Cronograma Líneas y SE, Ambiental, Curva S consolidada, Ruta Curva S LT, SE, Amb, Predial, Diseños, Certificado RETIE, Ruta resolución de ingresos, Nombre del CTE, Ubicación geográfica: Departamento(s), Municipio(s). y permite ser ajustada cada que se requiera. Proyecto Nombre del proyecto Tipo proyecto Estado Cliente FIGURA 2. Elaboración propia Ejemplo visual estructura archivo central Se han creado macros que permiten consolidar automáticamente la información de cada proyecto, entre las que se tienen, entre otras, las siguientes: Informes mensuales Presentación de Comité de Gerencia Planes de contratación Lecciones aprendidas Pendientes de proyectos Indicadores de avance y costo 1.2 Módulo Gestión de Obra Este permite realizar seguimiento al avance de obra asociado al costo de las actividades de construcción y montaje (o cualquier tipo de contrato de bienes o servicios de requerirse), dando señales tempranas del estado de la ejecución, como, por ejemplo, posibles cláusulas adicionales, posible planeación de ejecución de actividades en paralelo para ajustar los tiempos planeados, entre otros; así como también, permite ver el avance físico por medio de fotos y videos a partir de un sistema de monitoreo visual en línea. Este módulo fue concebido para que cada rol que interviene en el proceso de gestionar la 3

4 obra (o contrato relacionado) sea el responsable de tramitar la información que le corresponde. El rol Administrador tiene la función de parametrizar la información del proyecto y del contrato asociado y dejarla disponible en un sitio web colaborativo público/privado (OneDrive Office 365), así como de parametrizar todas las relaciones entre los archivos para que los procesos automáticos a futuro puedan hacer el consolidado a medida que se vaya reportando la información de los proyectos. El rol Contratista se encarga de reportar las actividades que ejecuta periodo a periodo, adicionalmente da señales tempranas sobre si la obra requiere mayores/menores cantidades a las contratadas y finalmente permite solicitar la revisión de la información registrada al personal encargado del control de obra. El rol Control de Obra se encarga de modificar y/o aprobar el avance reportado por el personal contratista, dando la señal al equipo gestor sobre lo que se está realizando. El rol Equipo Gestor del proyecto es el encargado de revisar y aceptar lo aprobado por el personal de control de obra y enviar al personal de facturación la solicitud de proceder a facturar los ítems contractuales reportados. El rol Facturador es el encargado de revisar la información en SAP y verificar la solicitud del equipo gestor para proceder a solicitar al sistema la generación automática de los documentos de: Certificado de Recepción de Bienes y/o la Constancia de Cumplimiento según sea el caso, para poder cerrar el ciclo de recepción y pago de las facturas. El módulo Consolidado del Contrato tiene una visión gerencial que permite en una sola línea apreciar visualmente (semáforo con colores amarillo, rojo, verde) y alfanuméricamente el estado general del contrato con respecto al cumplimiento de lo ejecutado, proyección realizada por el contratista, desviación del plan inicial versus lo proyectado que se estima a partir de la ejecución diaria, que puede implicar mayores o menores cantidades según sea el caso y tener presente las fechas de reporte de los periodos y de finalización del contrato. De manera transversal, cada rol puede almacenar en cualquier momento lecciones aprendidas o situaciones que se le hayan presentado para registrar alternativas de mejora a futuro, enmarcado en la filosofía de mejora continua de los procesos. Dichas mejoras se recolectan de manera automática y se centralizan para supeditarlas a un proceso de depuración, generar los ajustes respectivos en actividades, procesos o donde se requiera y dejarlas registradas, para consulta posterior de cualquier persona en la organización. El módulo Gestión de Obra fue creado con una visión multiempresa, parametrizable y/o adaptable a cualquier filial; permite la creación automática de contraseñas, solicitud de restauración de estas, crear plantillas de correos electrónicos que faciliten la comunicación entre los diferentes roles, permite el envío automático de correos electrónicos entre los roles de la empresa, entre muchas otras funcionalidades. El módulo gestión de obra permite ver el detalle del avance de obra desde el proyecto, y desde cada uno de los contratos, de manera individual o consolidada Consolidador por Proyecto La vista Consolidador por Proyecto le permite a cada equipo de proyecto o usuario con acceso otorgado, tener de manera consolidada el estado de todos los contratos de obra que estén registrados en el sistema SITCO, para tener una idea general del estado de los mismos por proyecto. Este módulo le permite al Equipo Gestor tener acceso también a la información de cada uno de los contratos si requiere conocer mayor detalle, dado que 4

5 almacena las rutas/vínculos de manera automática de todos los contratos para que la gestión sea más ágil y rápida. FIGURA 5. Elaboración propia Esquema de seguridad por rol FIGURA 3. Elaboración propia Vista del consolidador por proyecto Gestión por Contrato Con el ingreso por rol, el sistema habilita las funcionalidades que debe utilizar dicho rol, teniendo en cuenta que la información se gestionará por medio de flujos de trabajo para tener la trazabilidad, el control y la disponibilidad de la información en el momento apropiado y con las aprobaciones respectivas. FIGURA 4. Elaboración propia Vista por contrato Los diferentes roles se conectan al aplicativo por medio de la solución OneDrive corporativa que a través de la licencia Office 365, a partir de la asignación de permisos que entrega el rol asignado de la administración del sistema, para tener un grado de la confidencialidad de la misma Gestión de Obra Visual Para complementar el seguimiento al avance de obra realizado de manera alfanumérica, se propuso realizar un piloto que permite realizar un avance de obra de manera visual, por medio de videos y fotos que capturan automáticamente el avance de obra día a día a partir de sensores de movimiento. Una vez capturadas las imágenes se procesan para para poder ser visualizadas según las necesidades del usuario y para generar informes de avances construyendo videos a partir de la técnica llamada TimeLapse que permite en pocos minutos ver el avance de obra de varios meses u años atrás. El sistema se concibió para operar de manera local en el sitio de la obra, en los proyectos donde no se cuente con acceso a la red corporativa y en las subestaciones que se tenga acceso a la red corporativa se conecta a está para poder tener acceso en línea donde se potencializa el uso del mismo para muchos más aspectos según las necesidades de los negocios. 5

6 Ejemplo de imagen de avance de obra 1.3 Módulo Ambiental FIGURA 5. Elaboración propia Modelo del sistema de grabación Busca tener consolidada y disponible la mayor cantidad de información relacionada con los temas ambientales, desde la concepción de los activos hasta su disposición final, como por ejemplo información de los Análisis de Restricciones del Plan de Expansión -ARPEX, Diagnóstico Ambiental de Alternativas DAA-, Análisis de Restricciones ARA-, Estudios de Impacto Ambiental EIA-, entre otros; con el objetivo de custodiar dicha información y conocimiento para ser utilizado durante el proyecto y posteriormente en su operación y para nuevos proyectos que se relacionen de alguna manera con dicha información. FIGURA 6. Elaboración propia Ejemplo de imagen al inicio de obra FIGURA 8. Elaboración propia Etapas de desarrollo del módulo ambiental FIGURA 7. Elaboración propia Este módulo está en etapa de concepción y se ha contemplado en varias etapas, en la primera etapa está prevista la estandarización y automatización de los formatos que sirven como insumo para la presentación de los Indicadores de Cumplimiento Ambiental -ICAs. Busca organizar para que tengan una misma 6

7 estructura y de esta manera que se pueda crear unas reglas de negocio y unas automatizaciones que permitan consolidar de manera rápida y oportuna dicha información generando reportes para los diferentes niveles de usuarios. La información predial en INTERCOLOMBIA tiene un valor estratégico fundamental para generar una ventaja competitiva en el sector, por lo que el sistema permitirá mantener la memoria histórica de la empresa y a partir de ella gestionar integralmente los activos. Un objetivo importante es disminuir la carga operativa manual, el tiempo que toma consolidar información de los proyectos, así como de los procesos de operación y mantenimiento y permitir que una solución tecnológica lo haga de manera automática, dando alertas tempranas sobre el cumplimiento de los compromisos adquiridos. FIGURA 10. Elaboración propia FIGURA 9. Elaboración propia Ejemplo plantilla ANX01 Módulo Ambiental. 1.4 Módulo predial Este módulo se encarga de manera integral de consolidar la principal información relacionada con la gestión predial de los proyectos con la visión de ciclo de vida del activo, con una componente geográfica para acceder a la información asociada con: ubicación, estado, avance, propietarios, estado de escrituras, entre otros. Pantalla inicial Módulo Predial Una segunda etapa para este módulo se plantea recolectar la información que se genera desde la concepción del activo, para que pueda ser usada durante la construcción y la operación del mismo y para la concepción de nuevos proyectos. El diseño de la estructura de información se realizó durante varios años por personal interno de INTERCOLOMBIA, tomando todo el conocimiento en la gestión realizada, para definir las reglas de negocio necesarias para su implementación. En el mercado existía una solución tecnológica que cumplía con el 70% de las necesidades, razón por la cual fue adquirida y ajustada según necesidad del negocio. FIGURA 11. Elaboración propia Etapa 2 módulo predial Información concepción 7

8 CONCLUSIONES Y RESULTADOS La estandarización es uno de los pilares fundamentales de la automatización, esta última, está permitiendo tener información con calidad, trazabilidad, y oportunidad para la toma de decisiones en los diferentes niveles de la organización. La implementación del sistema ha permitido reducir actividades operativas de manera significativa teniéndola disponible, centralizada y trazable de manera estándar con calidad y trazabilidad, con esquemas de seguridad y gobierno definidos en un repositorio central El sistema ha permitido tener una visión integral de ciclo de vida, que apoya la toma de decisiones oportuna y acertada a diferentes niveles. gestionar información, sino el conocimiento de personas que llevan años en la organización, más requiere de un esfuerzo y participación importante del área de transformación cultural que permita viabilizar este tipo de cambios de formas de hacer las cosas. El sistema permite ser implementado de manera ágil y rápida a otras filiales y/o negocios, dado que tiene un nivel de parametrización tal, que se adapta fácilmente a diferentes entonos de trabajo. El sistema habilitó a los usuarios, nuevos esquemas de trabajo más colaborativos El apoyo del personal directivo fue y ha sido fundamental para el éxito de la implementación del sistema de información. Implementar la solución tecnológica que permita declarar las reglas de negocio para poderlas automatizar por medio de Microsoft Office es fácil, flexible y oportuno. El sistema es una innovación tecnológica que resulta de la experiencia vivida en el día a día de la gestión transversal de la información de los proyectos, porque permite procesar la información y/o conocimiento que se genera en los procesos para crear nueva información, aprovechando de manera óptima las herramientas disponibles, los conocimientos y las habilidades de las personas y así dar respuesta a las necesidades del negocio donde se permite llegar a nuevos públicos con nueva, oportuna y mejor información. La solución no solo está permitiendo 8