Manual de Procedimientos para el desembolso y rendición de cuentas Mejora de Equipos

Transcripción

1 Manual de Prcedimients para el desembls y rendición de cuentas Mejra de Equips A. RECEPCION Y EVALUACION DE SOLICITUDES Las Institucines Beneficiarias (IB) adheridas al Sistema Nacinal de Micrscpía presentan sus slicitudes de financiamient de pryects mejra de equips ante el Cnsej Asesr (CA) del SNM, cread mediante Reslución 556/08. El MINCyT a través de la Subsecretaría de Crdinación institucinal (SSCI) recepcina y registra ls frmularis debidamente firmads y la dcumentación respaldatria ingresads a través de la Mesa de Entradas, realizand una verificación del cumplimient de la ttalidad de ls criteris de admisibilidad establecids en las Bases. Psterirmente, remite al CA para su evaluación, siguiend ls criteris para la determinación del mérit. El CA dictamina aprband ls pryects que tendrán el financiamient requerid slicitand ampliación de infrmación. El Acta del Cnsej Asesr cn el dictamen es elevada a la SACT. La SSCI ntifica a ls respnsables sbre la adjudicación del apy ecnómic. B. RUBROS ELEGIBLES Ls fnds trgads deberán utilizarse exclusivamente para ls cncepts analítics presupuestads y aprbads que sean elegibles de acuerd a las Bases de Pryects de Mejras de Equips (Reslución 106/09 ANPCyT). Se cnsiderarán cm gasts cn carg a la subvención ls siguientes: Adquisición de accesris. Adquisición de hardware y sftware. Servicis y hnraris de tercers. Se cnsiderará cm elegible cn carg a la subvención, td gast realizad en el marc de la adquisición cn fecha psterir a la de la Reslución que trga el benefici, siempre y cuand se hubieran aplicad ls prcedimients establecids en el presente manual. El n cumplimient de esta nrma riginará la cnsideración del gast cm de tras fuentes y, en cnsecuencia, n pdrá ser imputad a la subvención. C. PROCEDIMIENTOS DE COMPRA Para ls prcedimients de adquisicines se aplican las plíticas del BANCO INTERAMERICANO DE DESARROLLO, cuy text cmplet puede cnsultarse en la página web de dich rganism específicamente ls dcuments titulads Plíticas para la Adquisición de Bienes y Obras financiads pr el Banc Interamerican de Desarrll (GN ) y Plíticas para la Selección y Cntratación de Cnsultres Financiads pr el Banc Interamerican de Desarrll (GN ).

2 Preferentemente las ctizacines deben slicitarse en ARS, incluyend ls traslads al destin final de ls bienes y tds ls csts relacinads cn la instalación y puesta en marcha (Incterms Ctización CIP). Para determinar ls prcedimients adecuads las IB deberán tener en cuenta ls siguientes mnts máxims y tips de adquisición: TOMA DE PRECIOS (< USD 5.000) Obtiene tres ctizacines, elige la de menr preci que se ajuste a la especificación. Emite mdel de ORDEN DE COMPRA cntrat Envía la dcumentación a la SSCI que autriza a través de una nta. Archiva tds ls antecedentes. Slicita desembls, ver punt E del presente manual. CONCURSO DE PRECIOS (desde USD hasta USD ) Elabra las Bases del Cncurs utilizand el plieg mdel del BID al que se le agregan las especificacines técnicas. Remite a la SSCI que autriza, a través de una nta. Remite pliegs y cartas de invitación a ctizar a ls prveedres. En ls cass que el presupuest ficial del Cncurs de Precis sea igual superir a USD , las invitacines a ctizar a ls prveedres se deben enviar vía crre pstal. Deben recibir al mens tres fertas validas cmparables. Elige la de menr preci que se ajuste a la especificación. Cnfeccina Acta de Apertura, Evaluación Técnica de las fertas, Planilla de Cmparación de Ofertas, Infrme de Preadjudicación (mencinar garantía de mantenimient de ferta y autrización de ls signataris de las fertas). Remite la dcumentación de la ferta, a través de nta a la SSCI, slicitand la n bjeción crrespndiente, adjuntand la siguiente dcumentación: Cpia de invitacines al Cncurs, recepcinadas pr ls prveedres. Cpia del plieg del Cncurs (cn sell es cpia fiel y firma) Cpia de fertas recibidas Cpia de Garantías de mantenimient de fertas Acta de Apertura Cuadr Cmparativ de precis Cuadr de Evaluación de Ofertas Infrme Técnic Acta de Preadjudicación Obtenida la n bjeción, cmunica la adjudicación al ganadr del cncurs Emite mdel de ORDEN DE COMPRA cntrat Envía la dcumentación a la SSCI

3 Archiva tds ls antecedentes. Slicita desembls, ver punt E del presente manual. LICITACIÓN PÚBLICA NACIONAL (desde U$S hasta U$S ) Elabra las Bases de la Licitación utilizand el plieg mdel del BID al que se le agregan las especificacines técnicas. Remite a la SSCI que autriza, a través de una nta. Realiza una publicación en un medi de alcance nacinal (Bletín Oficial Diari de gran circulación), de acuerd cn el Mdel de Avis. Realiza la Apertura en el día indicad, que debe ser 30 días después de la publicación del Avis. Cnfeccina Acta de Apertura, Acta de Evaluación Técnica, Planilla de Cmparación de Ofertas, Infrme de Preadjudicación (mencinar garantía de mantenimient de ferta y autrización de ls signataris de las fertas). Se elige la ferta de menr preci que se ajuste a la especificación. Remite a la SSCI, a través de una nta, cpia de la siguiente dcumentación, para que autrice la preadjudicación: Avis de publicación Cpia de las slicitudes presentadas pr ls ferentes para slicitar el plieg de Licitación Cpia del plieg de licitación enviad a ls ferentes (cn sell es cpia fiel y firma) Cpia de fertas recibidas Cpia de Garantías de mantenimient de fertas Acta de Apertura Cuadr Cmparativ de precis Cuadr de Evaluación de Ofertas Infrme Técnic Acta de Preadjudicación Obtenida la n bjeción, cmunica la adjudicación al ganadr de la Licitación Pública Nacinal. Emite mdel de ORDEN DE COMPRA cntrat Envía la dcumentación a la SSCI Archiva tds ls antecedentes Slicita desembls, ver punt E del presente manual. COMPRA DIRECTA Cnfeccina la justificación de cmpra directa. Obtiene derech de patente exclusividad (si crrespnde) del prveedr. Obtiene ctización del prveedr únic. Emite mdel de ORDEN DE COMPRA cntrat.

4 Remite tda la dcumentación a la SSCI para slicitar la n bjeción de la cmpra directa. Archiva tds ls antecedentes. Obtenida la n bjeción, slicita desembls, ver punt E del presente manual. Pdrá utilizarse el prcedimient de Cmpra Directa en aquells cass en que se justifique: a) La estandarización del equip de ls repuests, cn fines de cmpatibilidad cn el equip existente, puede justificar cmpras adicinales al prveedr riginal. Para que se justifiquen tales cmpras, el equip riginal debe ser aprpiad, el númer de elements nuevs pr l general debe ser menr que el númer de elements en existencia, el preci debe ser raznable y deben haberse cnsiderad y rechazad las ventajas de instalar equip de tra marca fuente cn fundaments aceptables para el Banc b) El equip requerid es patentad de marca registrada y puede btenerse de una sla fuente c) El cntratista respnsable del diseñ de un prces exige la cmpra de elements crítics de un prveedr determinad cm cndición de mantener su garantía de cumplimient En tds ls cass, la IB debe enviar a la SSCI la dcumentación del prcedimient de cmpra antes de que el mism sea llevad a cab, cn el fin de btener la N Objeción crrespndiente. D. GASTOS DE CONTRAPARTE Se cnsideran gasts pertinentes aquells que n estén cntemplads en el rest de ls rubrs elegibles (gasts emergentes, segurs, fletes, servici técnic, pag de impuests, etc), así cm la financiación parcial de ls gasts permitids, realizads cn fecha psterir a la fecha de la reslución que trga el benefici. El aprte de la cntraparte debe estar asciad al pryect presentad. Ls fnds aprtads en cncept de cntraparte n pueden prvenir de la misma fuente de financiamient (MINCyT ANPCyT). N se admitirá el pag de suelds y salaris de la IB cm gast de cntraparte. E. DESEMBOLSO Y RECEPCIÓN DE LOS ACCESORIOS En tds ls cass, la IB debe enviar a la SSCI la dcumentación del prcedimient de cmpra antes de que el mism sea llevad a cab, cn el fin de btener la N Objeción crrespndiente. La IB remite a la SSCI slicitud de desembls de acuerd cn Mdel de Desembls al que se le adjunta:

5 Factura B, Invice ó Prfrma Invice (en este cas la factura debe ser del prveedr y n de su representante) emitida a la rden de la Institución. En la factura debe figurar el nmbre de la institución beneficiaria y su dependencia si la tuviera. Certificad de Prveedr Instruccines de pag Cpia de rden de cmpra cntrat Psición arancelaria del bien a adquirir (El prveedr deberá emitir Invice ó Prfrma Invice separadas, cuand se sliciten desemblss destinads a financiar cmpras de bienes de capital y de trs bienes en una misma adquisición)* Cpia de segur de caución** remit. Dats bancaris del prveedr. Carta cmprmis de aprte de la cntraparte. DDJJ de Nacinalización de bienes*** *Cnfrme la Cm. "A" 5652 y Cm "A" 5647 del BCRA cn vigencia a partir del día 17/10/2014. ** Si la cndición de pag es pr adelantad, el prveedr deberá realizar un segur de caución pr el 100% del mnt. En ese cas, la IB debe mandar una cpia de ese segur cnjuntamente cn la dcumentación antes citada. *** Cnfrme Cm. A 5899 del BCRA, cuand el pag se realiza al exterir y la cndición es pr adelantad. La DDJJ deberá ser enviada, cn las firmas certificadas pr el Banc dnde tenga cuenta la IB, en riginal (es preferible que sea el Banc de la Nación Argentina). La DIGPFE realiza el pag direct a prveedres. Nta: Sól se cancelan en Argentina las Facturas B. Las Invice Pr frma Invice se cancelan cn transferencias al exterir. Las IB sn las encargadas de realizar el ROECYT. Una vez, recibids ls equips, la Institución Beneficiaria remite a la SSCI cnstancia fehaciente de la recepción de ls misms. F. INFORME TÉCNICO Y RENDICION 1) GASTOS DE CONTRAPARTE El respnsable técnic del pryect se cmprmete a presentar el infrme técnic de las actividades realizadas ante el Cnsej Asesr del SNCAD a ls 30 días de la finalización de las mismas en la Mesa de Entradas del MINCyT (Gdy Cruz º Pis - C1425FQD - Ciudad Autónma de Buens Aires), a nmbre de la Secretaría Ejecutiva del SNCAD.

6 En cuant a la rendición de ls gasts de cntraparte, deberá efectuarse ante la SSCI, presentand la siguiente dcumentación respaldatria: - Cpia de transferencia bancaria realizada pr la IB. - Ftcpias de las facturas cn detalle de las ergacines efectuadas. Tdas las cpias deberán tener el sell la leyenda ES COPIA FIEL y deberán estar firmadas pr el respnsable técnic de la actividad. La IB deberá ser respnsable de que ls cmprbantes respaldatris de gasts cumplan cn ls REQUISITOS LEGALES E IMPOSITIVOS VIGENTES. Para ser aceptad cada cmprbante deberá ser legalmente admisible (ser preimpres, prenumerad, tener ls númers de inscripción, etc.). estar extendid crrectamente. n pseer tachaduras, ni crreccines. ser de tip B, C, Ticket Fiscal Hmlgad, factura Prfrma/Invice (la que será admitida sl junt cn el cmprbante de pag). en el cas del recib, el mism deberá ser ficial del prveedr y detallar la frma de pag (Ejempl: cheque, efectiv, etc.) En tda la dcumentación deberá pder leerse cn claridad que el gast ha sid realizad pr esa IB. En la factura debe figurar el nmbre de la institución beneficiaria y su dependencia. 2) RECEPCION DE EQUIPAMIENTO Y NACIONALIZACIÓN: Una vez recibids ls equips la IB, deberá presentar: 1. Cnstancia de recepción del equipamient. 2. Dcumentación que acredite la nacinalización del equipamient (sl para bienes adquirids en el exterir): - Cpia Factura Invice definitiva - Cpia Dcument de transprte (Air Way Bill) - Cpia de Slicitud de Despach a Plaza realizada pr la Institución Despachante: a- Cpia del Despach a Plaza (Slicitud Particular) b- Cpia del Cnfrme Aduana (firmad y sellad) G. PENALIDAD POR INCUMPLIMIENTO El respnsable del subsidi que n cumpliere cn las bligacines asumidas n será admitid cm psible beneficiari de ninguna de las líneas de financiamient de la SSCI hasta el ttal cumplimient de las mismas, sin perjuici de las accines judiciales que crrespndieren.

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