PROCEDIMIENTO PARA LA REVISIÓN, CONTABILIZACION Y VISADO DE FACTURAS NO RETAIL DOCUMENTO NO CONTROLADO

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1 Prces: Gestión CXP Tercers Macrprces: Financier PROCEDIMIENTO PARA LA REVISIÓN, CONTABILIZACION Y VISADO DE FACTURAS NO RETAIL DOCUMENTO NO CONTROLADO Códig: POCT 02 Versión: 2 Fecha: Nviembre 30 de 2016 Elabró: Cindy López B Revisó: Maritza Rangel Gómez Aprbó: Javier Quimbay G Carg: Asistente Gestión del Riesg Carg: Analista de Cuentas pr Carg: Directr Nacinal de Cuentas pr 1. OBJETO Este prcedimient tiene pr bjet establecer la metdlgía que deberá cumplirse para realizar la revisión, cntabilización y visad de las facturas expedidas pr ls prveedres crrespndientes a la adquisición de bienes cntratación de servicis N Retail. 2. ALCANCE Este prcedimient aplica al Área de Cuentas pr pagar de Olímpica S.A. y las Áreas administrativas que realicen cmpras de bienes cntraten servicis n Retail, excluyend las canceladas en efectiv a través del prces de caja menr. 3. DEFINICIONES Visad de Facturas N Retail: Es el prces en el que se cnfrntan ls dcuments de ls mvimients pr cmpras de suministrs, servicis y activs fijs realizadas pr áreas administrativas, cntra ls registrs de ls misms en el sistema SAP para prceder cn una aprbación cambi de estad (desblque) de ls registrs. Cmpras N Retail: Adquisición de bienes y servicis para us de la cmpañía (suministrs, servicis y/ activs fijs). Revisión de Sprtes: Se refiere a la verificación del cumplimient de las bligacines frmales de la factura para que pueda ser efectuad su pag. Registr Preliminar de facturas: Sn registrs cntables temprales, que n aparecen en la cntabilidad de la cmpañía, n la afectan hasta tant n sean revisads y ejecutada la acción de Cntabilización. Cntabilizar facturas: Sn registrs cntables realizads teniend en cuenta aspects cntables y tributaris, que afectan la Cntabilidad de la Cmpañía, reflejand en la misma, las bligacines cntraídas cn ls prveedres tercers. Visad: Se entiende pr visad de facturas, el prces mediante el cual se establece en el área de Cuentas pr, que si se puede permitir el pag, de acuerd cn la revisión de la existencia de sprtes y firmas de aprbación establecids pr la cmpañía. Mnt Gravable: Es el mnt sbre el cual se calculan ls impuests. Página 1 de 8

2 4. CONDICIONES GENERALES Para la aplicación del dcument en cuant a la cmpra de suministrs y servicis se debe tener previ cncimient del Instructiv Grabación de Asignación Presupuestal. El área respnsable de las cmpras de bienes cntratación de servicis N Retail deberá de acuerd a la ctización, rden de servici, cntrat, cnveni u ferta mercantil generar pedid, dar ingres al servici mercancía y realizar el registr preliminar a la factura. Las áreas administrativas deben revisar ls tiemps de facturación en las negciacines cn prveedres para garantizar una entrega prtuna de las mismas. Las áreas administrativas deben prcesar la ttalidad de las facturas dentr del mes crrespndiente a la fecha de recib de ls suministrs/ servicis. De n cumplir cn esta dispsición la cmpañía estaría expuesta a cuestinamients pr parte de las autridades tributarias y a la impsición y pag de multas sancines. Inmediatamente las áreas administrativas aprueben y registren preliminarmente las facturas en SAP, deberán enviar de frma gradual a Cuentas pr, sin esperar que se acumulen, ni dejar el registr de las mismas para final de mes. Si al realizar la revisión se detecta que las facturas crrespnden a un perid anterir n se realizará la cntabilización ni visad y se devlverá la dcumentación. Cntabilización y Visad de Facturas Las áreas respnsables de entregar facturación a cuentas pr pagar deberán generar ds (2) cpias del infrme de cabecera pr la transacción ZQM06 en el sistema SAP, cnservand una (1) en su archiv y entregar una (1) anexa cn ls dcuments al área de Cuentas pr. Al recibir las facturas en el área de cuentas pr pagar se revisará que el infrme cincida cn ls dcuments físics. El reprte de cabecera debe ser revisad en detalle pr las áreas administrativas cntra ls dcuments físics, y de esta frma garantizar que están enviand la ttalidad de ls misms. Ls dcuments deben ser rganizads de acuerd al rden mstrad en el reprte de cabecera. La infrmación de ls dcuments recibids que se cnfrntan en Cuentas pr cntra ls registrs del sistema sn: Nmbre y razón scial de la factura del prveedr Numer de la factura expedida pr el prveedr Numer de pedid Fecha de Dcument Fecha de Cntabilización Impuests de las facturas (IVA) Parámetrs indicads pr el prveedr asciads a Retencines Revisión de Bases para calcul de Retencines Retencines (IVA, ICA, Fuente) Valr ttal a pagar al prveedr Cuentas cntables (débits crédits) Página 2 de 8

3 Para la aprbación de ls pags de cmpras de suministrs/servicis y activs fijs, las facturas respectivas deberán ser riginales. Pr ningún mtiv se aceptan cpias ftcpias de facturas a excepción de las generadas pr cmpras de vehículs, reclamacines aseguradras. (Ver Requisits de facturas artícul 617 del estatut tributari). El cual establece y mencina l siguiente: Denminación expresa de factura de venta Apellids y nmbre de razón scial, númer de identificación tributaria del vendedr y de quien adquiere el bien. Numer cnsecutiv y que crrespnda al rang autrizad pr la DIAN Fecha de expedición Descripción de ls prducts vendids Valr de la peración Indicar la calidad de retención del impuest a las ventas Nmbre razón scial y NIT del impresr de la factura. N se cntabilizará ni se desblqueará para pag factura cuy valr registrad en el sistema en frma preliminar sea mayr al registrad en la factura física entregada pr el prveedr. Sl se cntabilizarán las facturas cuya infrmación registrada en SAP sea igual a la cnsignada en el dcument físic, en cas de encntrarse incnsistencias se devlverá la dcumentación al área crrespndiente. Las áreas administrativas deben prcesar la ttalidad de las facturas en las fechas crrespndientes a cmpra de suministr/servicis y activs fijs. Si al realizar la revisión se detecta que las facturas crrespnden a un perid anterir n se realizará la cntabilización ni visad y se devlverá la dcumentación. Tdas las facturas cn perids anterires para ser cntabilizadas deberán cntar cn autrización de la Dirección Nacinal de Cuentas Pr pr medi de crre electrónic previa slicitud del área administrativa crrespndiente cn la justificación del n registr prtun, detalland el nmbre del tercer, numer de factura, fecha valr y cncept. En tds ls cass el área slicitante debe cntar cn la aprbación para prceder cn el registr. La cntabilización y visad de las facturas crrespndientes a la adquisición de bienes y cntratación de servicis N Retail se debe realizar teniend en cuenta la Matriz de Autrizacines en la cual se encuentran las aprbacines que deben cumplir las facturas de acuerd al rubr, funcinari y mnt al que están asciadas para pder pagarse. El Área de Cuentas pr infrmará al área respnsable acerca del hallazg de errres en el registr y el área respnsable deberá crregir el registr inmediatamente. Cualquier incumplimient de la factura cn respect a la Matriz de Autrizacines, generará que se detenga el prces y pr ende el pag de la misma. Cuand las facturas presenten errres que n puedan ser mdificads pr Cuentas pr, se prcederá a la eliminación del registr preliminar y a la devlución al área encargada para que realice nuevamente la grabación. Aquellas facturas que n cuenten cn la firma de autrización prque el funcinari respnsable se encuentre ausente, pdrán ser cntabilizadas, per n se realizará el visad hasta n cntar cn el cumplimient de este requisit. Estas devlucines cntaran cn seguimient especial del área de Cuentas pr Página 3 de 8

4 cn el fin de garantizar que su retrn sea prtuna y así n afectar ls pags a ls prveedres. El acuse de recib de servici/suministr debe venir cm sprte a la factura, pr tal razón el área administrativa respnsable de la cmpra servici l slicitará al área, negci bdega que l recibió; cuand el pedid se recibe en una bdega para ser distribuid a diferentes centrs de cst se aceptará el recibid de la bdega. Tds ls dcuments que ingresan en estad Pendiente de Revisión (A), cuand sn visads pasan al estad Autrización de Pag (casilla en blanc) Tda factura que sea cntabilizada y visada, se le clcará un sell de CONTABILIZADO y VISADO respectivamente en señal de que ya se realizó satisfactriamente dicha actividad. Cuentas pr de cada reginal llevara una carpeta pr área cn ls reprtes de cabecera archivads en rden de fecha de recib; en cas de facturas de perids anterires se deberá anexar a ls infrmes ls crres de slicitud y autrización de grabación. Al finalizar el prces de cntabilización y visad se envían ls sprtes al archiv central, para ser archivads pr prveedr. Previ a la aprximación de fecha de cierre, las áreas administrativas respnsables deberán realizar las siguientes actividades: Generar un reprte semanal a través de la transacción MR11 en dnde pueden visualizar ls cass asciads a ingress de mercancía cuyas facturas n han sid grabadas preliminarmente. Enviar al área de cuentas pr pagar la tdas las facturas cn ls sprtes que han sid grabads preliminarmente. El área de Cuentas pr deberá generar un reprte mensual previ al cierre a través de la transacción MR11 en dnde pueden visualizar ls cass asciads a ingress de suministrs/servicis cuyas facturas n han sid grabadas preliminarmente pr las áreas administrativas crrespndientes, así mism revisar que n queden registrs preliminares pendientes a través de la transacción FBV0. 5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES N Actividad Descripción Respnsable Registr 1 Registrar Factura en SAP Se carga la infrmación de la factura en frma preliminar en el sistema de acuerd al Manual para el Registr Facturas N Retail SAP P920_MM_22 Una vez se carga la factura en SAP se envía físicamente al área de Cuentas pr cn sus respectivs sprtes para la realización de la revisión del cargue, Área Respnsable Jefe de Área Factura Reprte de Cabecera Página 4 de 8

5 N Actividad Descripción Respnsable Registr Revisión del Registr de la Factura en SAP Crrección de Registr en SAP Cntabilizar Factura en SAP 5 Visad 6 Cambiar estad de la Factura 7 Archivar cntabilización y visad. Se diligencia el Reprte de cabecera. Se revisa que la infrmación registrada en la factura física sea igual a la infrmación cargada en SAP. Si en la revisión realizada se encuentran incnsistencias que n puedan ser mdificadas pr Cuentas pr, se cmunica al área respnsable para tmar ls crrectivs del cas dependiend de la incnsistencia hallada. Se evalúa la causa de la falla en el registr de la factura en SAP y se prcede a registrar la infrmación crrecta para la realización de la verificación y cntabilización preliminar de la factura. Cuand se verifica la cnsistencia, se prcede a cntabilizar la factura en el sistema Evaluar el cumplimient cn ls requisits de firmas de aprbación de acuerd a l establecid en la Matriz de Autrizacines, para determinar si se puede desblquear para el pag de la misma. Si al revisar ls ítems incluids en la Matriz de Autrizacines, si encuentran incumplimients se le remite la infrmación al Jefe del Área respnsable y se le slicita slucinar la incnsistencia (Cnseguir la firma dcument sprte) cn el fin de visar la factura y permitir el pag. Cuand se ha realizad el visad de la factura sin encntrar incumplimient de acuerd a l establecid en la Matriz de Autrizacines, se le cambia el estad a la factura de A (Pendiente de Revisión) a en blanc (Autrización de pag), para permitir el pag de la factura. Se archivaran pr áreas y pr mes ls reprte de cabecera recibids. En ls cass que en el reprte se Cuentas pr. Cuentas pr Jefe de Área Cuentas pr. Cuentas pr Cuentas pr Cuentas pr Cuentas pr Factura Factura, Sprtes Factura, Sprtes Factura, Sprtes Crre Electrónic, Factura, Sprtes, Matriz de Visad Factura, Sprtes, Matriz de Autrizacines, Matriz de Visad Factura, Sprtes Reprte cabecera y autrización cuand aplique. Página 5 de 8

6 N Actividad Descripción Respnsable Registr encuentre relacinad una factura de perids anterires se archivara anex al reprte la autrización crrespndiente. Al cntabilizar la factura, se rganizan ls dcuments sprtes, y se envían al archiv central de la cmpañía para que sean archivads pr prveedr. Cuentas pr Factura, Sprtes Página 6 de 8

7 6. DIAGRAMA DE FLUJO. Página 7 de 8

8 7. ANEXOS Manual para el Registr Facturas N Retail SAP P920_MM_22 8. CONTROL DE CAMBIOS VERSION FECHA DESCRIPCION DEL CAMBIO 1 Septiembre 18 de 2007 Primera emisión del dcument 2 Nviembre 30 de 2016 Se adicinan definicines al dcument. Mdificacines del títul y cndicines generales. Mdificación en el sistema utilizad para el registr de la facturación pasó de JDE a SAP. Se agregó numeral de cntabilización y visad de facturas cn su detalle de cndicines para ejecución del prcedimient. Cambi de la estructura del dcument, en esta nueva versión se define la descripción de actividades. Página 8 de 8