PROCEDIMIENTO MANEJO DE CAJA MENOR DE PUNTOS DE VENTA DOCUMENTO NO CONTROLADO

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1 Prces: Gestión del Presupuest Macrprces: Financier PROCEDIMIENTO MANEJO DE CAJA MENOR DE PUNTOS DE VENTA DOCUMENTO NO CONTROLADO Códig: POPP 01 Versión: 3 Fecha: Septiembre 2 de 2016 Elabró: Cindy López B Revisó: Javier Quimbay G. Aprbó: Lissette Abuchaibe Carg: Asistente de Gestión del Riesg Carg: Directr Nacinal de Cuentas pr Pagar Carg: Gerente de Planeación y Presupuest 1. OBJETO: El presente prcedimient define la metdlgía a seguir para la gestión en el manej de de caja menr en ls punts de venta. 2. ALCANCE: Este prcedimient aplica para tds ls punts de venta a nivel nacinal, las áreas de Cuentas pr Pagar, Planeación y Presupuests y autrizadres de rubrs de gast. Cargs Rles: Gerente, administradr(a) de punt de venta, Tesrer(a). 3. DEFINICIONES: Caja Menr: Es un fnd en efectiv, fij y renvable, cuy manej se cnfía a un funcinari especific perteneciente al punt de venta, cn el fin de slventar gasts imprevists y urgentes de menr cuantía que requiera el punt de venta. Menr Cuantía: Se refiere a td valr igual inferir al mnt ttal de la caja menr del punt de venta. 4. CONDICIONES GENERALES: La caja menr en un punt de venta se encuentra diseñada exclusivamente para atender desemblss en efectiv que afectan cntablemente ls rubrs de gast de la cmpañía, de acuerd a las cndicines definidas en el presente dcument. Para la aplicación de éste prcedimient se debe tener cncimient previ del Instructiv Grabación de. Ls gasts de caja menr pdrán ejecutarse si se tiene presupuest, es decir si se ha generad previamente la asignación presupuestal crrespndiente y si el valr a pagar n supera el mnt asignad de caja menr. Página 1 de 11

2 Tds ls gasts deben ser legalizads en el mes que fuern causads pr ende las asignacines, facturas, cuentas de cbr dcument equivalente deben tener la fecha del mes cntable. Si existe algún incnveniente en la legalización debe ser infrmad inmediatamente pr medi de un crre a la Dirección Nacinal de Cuentas pr Pagar, explicand ls mtivs pr el cual n se legalizó el gast prtunamente. En cass de encntrar alguna anmalía en la ejecución del prcedimient, el Jefe de Cuentas pr pagar respectiv, l reprtará al Directr Nacinal de Cuentas pr pagar quien realizara un reprte al respnsable del rubr de gast, al Gerente del punt de venta, a Auditria Financiera, a Gestión Humana, según sea el cas. 4.1 Cnstitución / Aument / Disminución del Fnd Fij de Caja Menr La cnstitución y/ la actualización (Aument, Disminución) del mnt de una caja menr deberá efectuarse teniend en cuenta: Frmat del punt de venta. Tamañ del punt de venta. Ubicación. Presupuest de s. Presupuest de gasts. Pags prevists en efectiv (Gasts). Cambi en alguna de las variables. Si el Gerente del punt de venta cnsidera que el fnd de caja menr actual n es el adecuad a la peración, debe slicitar su reevaluación al Directr Nacinal de Cuentas pr Pagar mediante el diligenciamient del Frmat Slicitud de Mdificación de Fnd de Caja Menr. El diner para la cnstitución del fnd de caja menr en un punt de venta nuev, será btenid de las cuentas bancarias de la cmpañía retirad de tr punt de venta según sea el cas, y el transprte físic de ests diners será realizad pr la transprtadra de valres. Para el aument del fnd de caja menr el diner pasará de la venta a la caja menr y para la disminución del fnd de caja menr el diner pasará de la caja menr a la venta, en el mism punt de venta. 4.2 Custdia del Mnt de Caja Menr y Plíticas de Manej El diner del fnd de caja menr deberá guardarse siempre en la tesrería. El fnd de caja menr n se pdrá cmbinar cn diner de tr fnd. El fnd de caja menr estará baj la custdia del Tesrer (a) del punt de venta. En ausencia del rl del Tesrer (a), el Gerente/Administradr en turn ejercerá esta actividad; este funcinari respnderá pr este diner en la misma frma y deberá aplicar las plíticas para la realización de pags y manej del diner asignad. Página 2 de 11

3 Cualquier cambi de custdi del fnd de caja menr deberá dejarse pr escrit en un acta en la cual se detalla el efectiv y sprtes que el custdi inicial entrega al que recibe. Al mment de realizar ls pags, se deberá tener especial cuidad en aplicar la retención en la fuente, retención pr ICA y retención pr IVA, en aquells cass en que pr su cncept cuantía estén smetids a estas deduccines. En cas que n se tenga clar en qué pags deben aplicarse estas deduccines, se deberá cnsultar cn el Cuentas pr Pagar de la Reginal respectiva. Tdas las asignacines presupuestales deben ser elabradas a nmbre del beneficiari del pag, pr l tant, td emplead prveedr relacinad en la asignación debe estar cdificad en el sistema SAP. En cas de n encntrarse cdificad, se deberá realizar previ a la grabación del reembls, el trámite de creación de acuerd al Prcedimient Registr y Actualización de Prveedres. Ls gasts de caja menr deberán registrarse a nmbre de la persna (natural jurídica) que suministró el bien servici a cancelar, n se aceptan sustituts. 4.3 Gasts Permitids Se cnsidera un gast de caja menr permitid en el Punt de venta cuand: Desde el usuari del punt de venta se puede acceder al rubr en el prgrama de asignación presupuestal. Se debe tener en cuenta que para alguns rubrs aunque exista acces, se requiere de una autrización central para pder incurrir en ells. Existe dispnibilidad de presupuest de gasts en el rubr a afectar. El mnt de cmpra pag n supera el valr del fnd de caja menr. 4.4 Gasts Excepcinales En cas de necesitar realizar gasts diferentes a ls permitids en el punt de venta, se debe slicitar previa autrización al respnsable del rubr a afectar (Ver Matriz de Autrizacines de Gasts); anexand la asignación presupuestal crrespndiente. El respnsable del rubr a afectar pdrá aprbar desaprbar la slicitud. En cas de urgencias que n permitan esperar la llegada de la asignación presupuestal para pags que crrespndan a rubrs autrizads centralmente, el sprte prvisinal será el Frmat autrización de Descuent firmad pr el Gerente/Administradr en turn. En cas de n cnseguir la asignación el frmat se hará efectiv en 48 hras; si n se cuenta cn este respald, el respnsable será el custdi de la caja menr. Una vez exista la asignación presupuestal crrespndiente será devuelt anulad el sprte prvisinal. Ls respnsables de rubrs que trguen autrizacines a punts de venta, deben evaluar y cnfirmar si estas autrizacines habilitan la realización de pags generads pr la central pr ls punts de venta a través de la caja menr siempre y cuand el valr valres a pagar n superen el valr de la caja menr Página 3 de 11

4 En cas de pags dnde existan diferencias de criteris acerca del rubr / cuenta cntable al que deben ser cargads, el cntadr de la cmpañía y el Gerente de Planeación y Presupuest establecerán la frma de registr. 4.5 Sprtes y Reemblss Td gast de caja menr se sprtará a través de: presupuestal firmada pr el Gerente de punt de venta y tercer que recibe el diner Factura cuenta de cbr a nmbre de Olímpica SA La frecuencia días establecids para la grabación de ls reemblss la debe manejar cada punt de venta de acuerd a su peratividad (mnt de Caja Menr, Vlumen y frecuencia de ls pags). Pr ejempl se pdrían manejar un ds reemblss al mes, sl se deberá prcesar máxim un reembls pr semana. Debid a que la planilla impresa directamente del sistema n muestra reduccines pr impuests, estas reduccines deberán ser calculadas y registradas en la impresión manualmente, de frma que el ttal de esta planilla cruce exactamente cn el valr descntad del cmprbante de ingress según el Frmat Autrización de Retir Para Pag de Reembls. Tds ls sprtes de gasts de caja menr deben estar firmads pr el gerente del Punt de venta quien haga sus veces y el frmat de autrización de retir debe cntar cn sell de Gerencia cn firma del gerente quien haga sus veces y tesrera. En cas de una nvedad ausencia del respnsable debe ntificarse al Directr Nacinal de Cuentas pr Pagar.. Pr ningún mtiv se deberá elabrar un reembls pr valr mayr a la base establecida. Ls valres reprtads en el códig de peración 0810 en el cmprbante de ingress deben crrespnder a un sl reembls, n está permitid incluir la suma de ds reemblss más para un mism día. N se permite grabar en el códig 0810 un mnt mayr al asignad a la caja menr Al cierre de cada mes ninguna cuenta de caja menr debe presentar salds crédits, ni débits ya que estas cuentas pr su naturaleza sn transitrias y deben quedar cuadradas en cada crte de mes, para que l anterir sea psible, el ultim reembls y reprte en el códig de peración 0810 de el cmprbante de ingress del mes crrespndiente, debe ser prcesad a mas tardar el ultim día del mes. La fecha de grabación de ls reemblss debe cincidir cn la fecha en que se reprte el mism en el códig de peración 0810 en el cmprbante de ingress. L anterir implica que tan prnt un reembls es reprtad en el cmprbante de ingress, este debe ser prcesad en el sistema SAP. Al mment de la grabación de las facturas, cuentas de cbr asignacines en el sistema SAP, se debe tener en cuenta que la fecha para ser prcesadas debe cincidir cn la fecha registrada en ests dcuments; así mism validar que en el Página 4 de 11

5 1 camp referencia vaya el numer de factura cuentas de cbr; en ausencia de estas este el numer de asignación presupuestal. En la medida en que ls reemblss sn prcesads en el sistema SAP, ls sprtes físics de ls misms deben ser remitids al área de Cuentas pr Pagar en las ficinas centrales respectivas para su revisión, cntabilización y legalización. Ls dcuments sprtes de ls reemblss deben ser enviads pr ls punts de venta en frma prtuna, n deben ser acumulads. Para efects de cierre de mes, deben dar cumplimient al enví de ls misms dentr de las fechas establecidas para el cierre del respectiv mes. El valr del reembls slicitad deberá crrespnder exactamente a la sumatria de ls gasts mens las crrespndientes retencines a que haya lugar y ests a su vez deberían tener ls sprtes crrespndientes. N se dará trámite a ninguna slicitud de reembls de caja menr que presente incnsistencias en la infrmación, falta de dcuments, sprtes firmas de autrización. En cas de presentar incnsistencias el reembls será devuelt al punt de venta y este deberá realizar la respectiva crrección de frma inmediata. Antes de cntabilizar el reembls slicitad se deberá verificar que las asignacines estén dirigidas al rubr crrect según el gast, que estén firmadas pr quien autriza y quien recibe, fechas perids de afectación, que ls valres en ls anexs (Facturas) crrespndan a la asignación, y que el registr en el sistema se haya efectuad crrectamente (Ver Manual de Usuari P920_AP_Caja Menr 5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES: N Actividad Descripción Respnsable Registrs Frmat Slicitud Se define la necesidad de Jefe de de Cnstitución / cnstitución de un nuev fnd de Cntrl de Actualización del caja menr una actualización. Ingress Fnd de Caja Menr Definir / Actualizar Mnt de Caja Menr Se revisa la prpuesta, y actualiza y/ se trga el vist buen. Se presenta la prpuesta de mnt de caja menr al Gerente de Planeación y Presupuest. Se autriza la definición del mnt de caja menr la actualización del existente. Se infrma la dirección de Cntrl de Ingress el mnt aprbad para psterir ntificación pr parte de esta área al punt de venta Directr Nacinal de Cuentas pr Pagar Gerente Planeación y Presupuest. Directr Nacinal de Cuentas pr Pagar Frmat Slicitud de Cnstitución / Actualización del Fnd de Caja Menr Frmat Slicitud de Cnstitución / Actualización del Fnd de Caja Menr Crre Electrónic de Infrme Página 5 de 11

6 N Actividad Descripción Respnsable Registrs Para cnstitución del fnd de caja menr, cn diners de la cuenta bancaria de la cmpañía, del prpi punt de venta, se registra en el Cmprbante de Tesrera() cmprbante de ingress el ingres Ingress del diner en el códig de peración 0827 Aument/Disminución Caja Menr Ejecutar Cnstitución / Actualización del Mnt de Caja Menr Realizar Impresión de En cas de cnstitución del fnd de caja menr cn diners prvenientes de tr punt de venta, en el punt de venta que entrega el diner, se registra el valr retirad del diner de las ventas en el cmprbante de ingres del día en que se efectúa el desembls en el códig de peración 0827 Aument/Disminución Caja Menr. En cas de cnstitución del fnd de caja menr cn diners prvenientes de tr punt de venta, al realizar la revisión de ls registrs de cmprbante de ingress en el área de Cntrl de ingress, se reclasifica el centr de benefici en el registr de la cnstitución del fnd de caja menr, del punt de venta dnde se entregó el diner al crrespndiente al punt de venta que l recibió. Se realiza la asignación presupuestal para ls rubrs permitids a ejecutar. Para gasts excepcinales, tramitar slicitud de autrización cn el respnsable del rubr a afectar. Se analiza la slicitud del gast excepcinal. Después de aprbada la slicitud se envía a imprimir la asignación al punt de venta, de l cntrari infrmar ls mtivs pr ls que n está de acuerd. Se imprime la asignación presupuestal Tesrera() Cntrl de Ingress Gerente Administradr del Punt de Gerente Administradr del Punt de Respnsable del Rubr Gerente Administradr del Punt de Cmprbante de Ingress, Frmat Únic Cmprbante de Ingress, Frmat Únic Crre Electrónic / Crre Electrónic Página 6 de 11

7 N Actividad Descripción Respnsable Registrs Gerente Firmar Se firma el dcument de Administradr 5 únicamente para ls del Punt de gasts autrizads Enví de Recib de Sprtes Entrega de efectiv Revisión y Autrización de Reemblss Se enviará la asignación firmada a la Tesrería Se reciben ls sprtes crrespndientes a la asignación pr parte del Gerente Administradr del punt de venta (factura, cuenta de cbr de acuerd al cas). Se entregará el efectiv al beneficiari autrizad de acuerd cn el valr aprbad en el dcument de asignación presupuestal y se le tma la firma en el mism dcument cm cnstancia de recib. Se elabra un lte de sprtes (Dcuments de Autrización y/ facturas riginales), se registra en el sistema SAP y se diligencia el Frmat Autrización de Retir Para Pag de Reembls Se registra en el códig de peración 0810 el mnt retirad del fnd de caja menr y se prceder cn la grabación del reembls en SAP teniend en cuenta la fecha en que fue cargad en este códig Se imprime reprte del Sistema SAP (Ver. Instructiv para registrar un reembls de caja menr en el sistema SAP). Para ls negcis cn CIA se registra el traslad del mnt del reembls disminuyend del códig 0805 (Efectiv) y aumentand el códig 0810 (Reembls de Caja Menr), (Ver. Instructiv para el Registr de Operacines N POS en el Sistema CIA). Una vez se efectúa el registr en CIA, se imprime el dcument de reembls. (Ver. Instructiv para el Registr de Operacines N POS en el Sistema CIA). Gerente Administradr del Punt de Tesrer (a) Tesrer (a) Tesrer (a) Tesrer (a) Tesrer (a) Tesrera() Tesrer (a) Factura.. Registr en SAP Frmat Autrización de Retir Para Pag de Reembls Registr SAP Frmat Relación de Dcuments Preliminares Reembls en CIA Reembls CIA Página 7 de 11

8 N Actividad Descripción Respnsable Registrs Se entregan ls sprtes pr lte, el Frmat Frmat Autrización de Retir Autrización de Para Pag de Reembls al Tesrer (a) Retir Para Pag Gerente Administradr del punt de de Reembls venta para su aprbación Reintegrar al Fnd de Caja Menr pr Pag Reembls Remitir Reembls de Caja Menr Revisión de Dcuments de Aprbar ls reemblss de caja menr después de verificar sus respectivs sprtes Se retira el efectiv de la venta del día pr el valr ttal del reembls y se ingresa físicamente al fnd de caja menr. Retira el efectiv del Fnd de la venta del día, l registra en el Sistema CIA (Ver. Instructiv para el Registr de Operacines N POS en el Sistema CIA), disminuyend el valr del reembls del códig 0805 (Efectiv) y aumentand el códig 0810 (Reembls de Caja Menr), y l entrega al Custdi del Fnd para su reintegr al fnd de caja menr. Enviar el lte de sprtes y el Frmat Autrización de Retir Para Pag de Reembls al Departament de Cuentas pr Pagar reginal Para reemblss efectuads en tesrería de un punt de venta se envía al departament de Cntrl Ingress una (1) cpia del reembls y reprte CIA, adjunt al cmprbante de Cntabilidad y archivara la segunda (2) cpia. Se revisan ls dcuments de presupuestal crrespndientes a gasts de caja menr, verificar sprtes, que estén crrectamente diligenciads, aprbads, que se cntemplen ls rubrs autrizads. De acuerd al Manual de Usuari P920_AP_Caja Menr En cass de encntrar asignacines presupuestales que n se encuentren crrectamente diligenciadas, se devlverán a ls punts de venta, Gerente Administradr del Punt de Tesrera() Tesrera() Tesrer (a) Tesrera() Cuentas pr Pagar reginal Cuentas pr Pagar reginal NA N/A Frmat autrización de retir para pag de reembls. Frmat Autrización de Retir Para Pag de Reembls, asignacines, facturas Frmat autrización de retir para pag de reembls. N/A Frmat Devlución Reemblss de Caja Menr Página 8 de 11

9 N Actividad Descripción Respnsable Registrs registrand las devlucines en una planilla para su crrespndiente seguimient y cntrl. 12 Anulación de Asignacines Devueltas 13 Cntabilizar 14 Cmpensación 15 Archivar En cas de devlucines del Área de Cuentas pr Pagar pr mal diligenciamient de las asignacines, se debe realizar la anulación y además gestinar de frma inmediata la asignación crrecta. Se realiza la anulación de asignacines presupuestales que hayan sid devueltas pr el Departament de cuentas pr pagar pr mal diligenciamient Se deberá gestinar de frma inmediata la asignación crrecta. Se realiza la cntabilización adecuada de ls gasts de caja menr teniend en cuenta asignacines y sprtes. Se realiza una transacción de cmpensación en SAP (F.13) para cruzar ls registrs del cmprbante de ingress cntra ls registrs de pasiv crrespndientes a ls reemblss. Se envían a archiv central ls dcuments de autrización de gasts de caja menr junt cn tds sus dcuments de sprte. Gerente Administradr del Punt de Gerente Administradr del Punt de Cuentas pr Pagar reginal Cuentas pr Pagar reginal Cuentas pr Pagar reginal Gast Cntabilizad en SAP Cmprbante de ingress y Pasiv en Cer N/A Página 9 de 11

10 6. DIAGRAMA DE FLUJO Página 10 de 11

11 7. ANEXOS Frmat Slicitud de Mdificación de Fnd de Caja Menr 8. CONTROL DE CAMBIOS VERSION FECHA DESCRIPCION DEL CAMBIO Octubre 11 de 2005 Agst 11 de 2009 Septiembre 2 de 2016 Primera emisión del dcument Las siguientes sn las mdificacines de la versión 2 de este prcedimient respect a la versión 1: Las respnsabilidades y referencias a la Gerencia Administrativa se mdifican pr Vicepresidencia Administrativa. Se incluyen cndicines para la aprbación de aument disminución del mnt de caja menr. se incluyen nuevas cndicines a tener en cuenta para realizar pags a través de la caja menr asignada a cada negci, de igual manera, se incluyen las cndicines que aplican crrespndientes a asignacines presupuestales relacinadas a gasts de caja menr. Se mdifica el términ Vale de Caja Menr pr el de Impresión de la. Se elimina de las cndicines generales, la prhibición de tmar el diner de la caja menr para cubrir ls gasts de micrmercade cuya asignación presupuestal haya sid aprbada pr la Gerencia de Mercade. Se incluye la Certificación de Recib a satisfacción firmada y sellada pr el negci cm sprte para el cbr del prveedr. Se actualizan las plíticas para la realización de ls reemblss de caja menr en ls ítems que aparecían cm Seguimient a la utilización adecuada de la caja menr en punts de venta y Pag de Gasts y Reemblss de Caja Menr. Se adicinan definicines al dcument. Mdificacines de las cndicines generales Rediseñ en la estructura del dcument, en esta nueva versión se define la descripción de actividades. Página 11 de 11