NORMAS PARA EL MANEJO Y CONTROL DE LOS PRECINTOS DE SEGURIDAD DOCUMENTO NO CONTROLADO. Cargo: Director de Seguridad Costa Atlántica

Transcripción

1 Prces: Cntrl de Mercancías Macrprces: Gestión de Seguridad NORMAS PARA EL MANEJO Y CONTROL DE LOS PRECINTOS DE SEGURIDAD DOCUMENTO NO CONTROLADO Códig: NOCM01 Versión: 3 Fecha: Octubre 26 de 2016 Elabró: Rafael Guerrer Rl: Prfesinal Gestión de Riesg y Cntrl 1. OBJETO: Revisó: Javier Frer Carg: Directr de Seguridad Csta Atlántica Aprbó: Oscar Vega Pulid Carg: Directr Nacinal de Seguridad Establecer las nrmas que permitirán garantizar el adecuad manej y cntrl de ls precints de seguridad que se instalan en ls vehículs que transprtan mercancía a ls punts de venta de la cmpañía. 2. ALCANCE: Estas nrmas sn aplicables a tds ls centrs de distribución y punts de venta de Olímpica S.A. a nivel nacinal Cargs a divulgar: Gerente, Administradr, Auxiliares de Cntrl de Perdidas, Jefe de Recib, Jefe de Despach. 3. DEFINICIONES: Precint de Seguridad: Sistema de seguridad y cntrl clcad en las puertas de acces del punt de venta lugar a cntrlar, salidas de emergencia, puertas del área de recib maximizand el cntrl de apertura y cierre de las mismas. Así cm a las puertas de cada vehícul de transprte de mercancía para reducir el riesg de pérdida de la misma y para la diferenciación del cntenid de cada vehícul. 4. CONDICIONES GENERALES: Ls precints utilizads en la cmpañía se identificarán pr clres así: Clr Amarill y Naranja: Para ls vehículs que transprtan carnes, pll, pescads, huevs. Clr Azul: Para ls vehículs que transprtan medicaments. Clr Verde: Para ls vehículs que transprtan víveres, electrdméstics, Fruver y panadería. Clr Rj: Puertas de salida de emergencia de ls punt de ventas, centr de distribución u ficinas, así cm la puerta destinada para el área de recib. La Dirección Nacinal de seguridad determinará cuánd hacer mdificacines a la asignación de ls clres de ls precints en ls centr de distribución.

2 Ls Directres reginales de seguridad deben slicitar a la Dirección Nacinal de Seguridad la cmpra de ls precints, teniend en cuenta el cnsecutiv asignad y el códig de cada reginal. Es respnsabilidad de ls Administradres y de ls Auxiliares Cntrl Pérdidas que ls precints se lleven en rden cnsecutiv y que su requerimient se realice de frma prtuna a la Dirección Nacinal de Seguridad, es decir cuand tengan mínim 15 precints pr clr. 4.1 Recepción de precints en la bdega u ficina: El crdinadr de seguridad, auxiliar administrativa persnal designad para tal labr deben recibir y verificar el pedid de precints que fue cmprad pr la Dirección Nacinal de Seguridad, verificand el cntenid de cada caja según la identificación de cada una de estas y cnfrntarla cn la facturación. En la verificación física se debe diligenciar el Frmat Planilla De Verificación De Pedid Pr Clr relacinand la numeración inicial y final de ls precints de cada una de ls paquetes de precints que están en cada caja. El persnal designad para tal labr, debe diligenciar la infrmación slicitada de pedid recibid en el Frmat Inventari Anual Pr Clr De Precint. 4.2 Alistamient de precints en la bdega u ficina: Cuand al persnal de la bdega de las ficinas encargad de la administración de ls precints, se les slicite alistar precints para enviar a ls diferentes punts de venta; ests deben alistar paquetes de 100 precints de cada clr slicitad y se rganizan paquetes de 100 unidades, adicinalmente deben ser entregads en frma cnsecutiva. La persna que alista el pedid de precints realizad pr ls punts de venta de acuerd al clr, debe registrar en la Planilla De Verificación De Pedid, ls siguientes dats: Fecha de alistamient Rang del númer códig el precint que se está asignand Cantidad de precints entregads Númer del punt de venta Nmbre de la persna que alistó ls precints y la fecha en las que ls alistó. Quien alista ls precints entrega a la persna designada para el despach de ls vehículs ls precints debidamente identificads para cada punt de venta 4.3 Entrega de Precints Para aquells punts de venta centr de distribución que slicitarn precints, se le entrega al cnductr del vehícul que transprta la mercancía, el paquete de precints que se relacinará en la dcumentación del despach de la bdega en el Frmat Recib De Precints, dnde registra la fecha y firma de recibid de ls precints, y en éste mism, el cnductr debe slicitar la firma de la persna cuand entregue ls precints en el punt de

3 venta (Auxiliar Cntrl Pérdidas la persna encargada del recib, Gerente, Administradr Crdinadr de Seguridad) cn sell del punt de venta cm cnstancia de entrega en el mism. Una vez entregad ls precints en el punt de venta el crdinadr de seguridad a carg emitirá mediante el acuse de recib describiend ls precints que recibió (cantidad clr secuencia). El cnductr debe retrnar el Frmat Recib de Precints a la bdega y entregarl al persnal de seguridad. El persnal de seguridad debe entregar este recibid de precints al crdinadr de seguridad persnal encargad de administrar ls precints en ls centrs de distribución en las ficinas, para cntrl y su psterir archiv de esta infrmación. El Auxiliar Cntrl Pérdidas persnal designad para el manej y cntrl del recib de mercancías al mment de recibir ls precints, debe infrmar al crdinadr de seguridad y realizar el registr del recibid de ls precints en la Minuta General del Punt de venta, indicand la cantidad, clr del precint y la numeración cdificación asignada. 4.4 Cntrl y utilización de Precints: El crdinadr de seguridad, auxiliar administrativa persna designada para este cntrl debe registrar en el Frmat Planilla De Verificación De Pedid Pr Clr, Frmat Recib de Precints y el Frmat Inventari Anual Pr Clr De Precint, según el cas, la cantidad de precints utilizads despachads. Cada bdega despachará ls vehículs cn el candad de seguridad y adicinalmente cn el respectiv precint de acuerd al clr que le fue asignad. Cuand se utilizan precints para algunas puertas de ls punts de venta centr de distribución, es necesari que se relacinen en el Frmat Minuta General y en la Lista de Cheque Apertura y Cierre, el clr y el códig del precint utilizad y la zna puerta en la que se usó. Se deben asignar y utilizar ls precints de manera cnsecutiva ascendente tant en ls centrs de distribución cm en ls punts de venta para ls vehículs. De la misma manera se deben asignar y utilizar ls precints para las puertas de ls centrs de distribución y punts de venta. Para ls vehículs que transprtan frutas y verduras se le debe clcar candad de seguridad, si n tiene candad de seguridad, se debe clcar el candad nrmal y precint de seguridad. En el Frmat Hja Cntrl de Ruta Guía de Transprte que lleva el cnductr debe quedar registrad el númer del precint inicial cn el que sale de la bdega y en cada punt de venta le asignarán un nuev precint teniend en cuenta la bdega (carnes, víveres, medicaments, fruver, panadería, electrdméstics y acndesa) que crrespnde, el cual debe quedar registrad en éste mism frmat guía de transprte el nuev númer cn que sale al siguiente punt de venta bdega.

4 Para el cntrl de ls precints en ls punts de venta se debe diligenciar la Minuta Cntrl de Precints para ls Punt de ventas, que cntiene la fecha, hra de llegada, placa vehículs, nmbre cnductr, tip de mercancía, prcedencia del vehícul (punt de venta bdega), precint de llegada, clr, precint de salida, clr, destin (punt de venta bdega), hra salida, nmbre de Auxiliar Cntrl Pérdidas y bservacines de acuerd al Instructiv de Diligenciamient de Minutas Para el cntrl de ls precints en ls centrs de distribución, se debe diligenciar la Minuta Cntrl de Precints para la Bdega, que tiene la siguiente infrmación: Fecha, hra, salida, placa vehícul, nmbre cnductr, precint de salida, clr, ruta, muelle, nmbre de Auxiliar Cntrl Pérdidas, Operación Nacinal, Fecha de retrn, Prcedencia, Precint llegada, clr y bservacines de acuerd al Instructiv de Diligenciamient de Minutas El cntrl de ls precints y la Minuta Cntrl de Precints es respnsabilidad directa del persnal de seguridad, baj la dirección del Crdinadr de Seguridad (en ls punts de venta) y el Crdinadr de Seguridad de la bdega en el centr de distribución; dnde n se cuenta cn servici de seguridad, la respnsabilidad es asumida pr la Administración y el Jefe de Recib. Si en el recib un vehícul tiene el precint vilentad sin este, se debe infrmar de inmediat a la Central de Seguridad y al Crdinadr de la bdega para establecer la investigación pertinente junt cn el crdinadr de Seguridad del punt de venta. Si el vehícul sale ttalmente vací del últim punt de venta de acuerd a la ruta hacia el centr de distribución, n es necesari clcarle el precint, se debe enviar cn el candad de seguridad, per si el vehícul retrna hacia el centr de distribución cn canastillas y devlucines se le instalará el candad de seguridad y el respectiv precint. Si finalizada la ruta del vehícul el cnductr slicita que n le instalen el candad de seguridad ni el precint (para efectuar mantenimient), esta autrización debe ser infrmada a la Central de Seguridad y debe tener la aprbación del Crdinadr de seguridad de la bdega de la reginal, para esta autrización el vehícul debe estar ttalmente vací. 4.5 Nuev Pedid de Precints: En el punt de venta el Auxiliar Cntrl Pérdidas persnal designad para el manej y cntrl del recib de mercancías debe infrmar al crdinadr de seguridad asignad al punt de venta cuand necesiten nuevamente precints, esta slicitud debe realizarse cuand en el inventari de precints del punt de venta queden cm mínim precints para ds semanas pr cada clr. El crdinadr de seguridad del punt de venta debe infrmar al crdinadr de seguridad de la bdega al persnal designad de la administración de precints, la cantidad de precints y el clr que necesita el punt de venta. El crdinadr de seguridad remite este requerimient al persnal encargad de alistar ls precints.

5 6. DIAGRAMA DE FLUJO N aplica 7. ANEXOS: Frmat Planilla De Verificación De Pedid Pr Clr Frmat Recib de Precints Frmat Inventari Anual Pr Clr De Precint Frmat Minuta Cntrl de Precints (punt de ventas y centr de distribución) 8. CONTROL DE CAMBIOS: Versión Fecha Descripción Del Cambi 01 Ener 12 de 2010 Primera emisión del dcument Se reemplazó Gerencia de Seguridad pr Dirección Nacinal de Seguridad. Se cambió de Frmat Cntrl de Precints de Seguridad 02 Agst 22 de 2011 pr Minuta Cntrl de Precints. Se eliminó el precint amarill de vehículs de Acndesa Se cambió el clr de ls precints para carnes de rj a naranja, de acuerd a las existencias que se tengan en las reginales. Se eliminó el precint azul scur antigu. Se unifica el dcument cn el Prtcl para Manej y Cntrl de Precints de Seguridad Se agrega el precint rj a la clasificación de ls 03 Octubre 25 de 2016 precints Se adicina el nmbre de guía de transprte para la relación de ls precints en despachs de mercancía. Se realiza revisión general del dcument.