UNIDAD DE NEGOCIO ENERJUBONES PÁGINA 1 DE 7 PROCEDIMIENTO PARA ASIGNACIÓN Y USO DE LOS RECURSOS DEL SISTEMA DE RADIO DE DOS VÍAS

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1 UNIDAD DE NEGOCIO ENERJUBONES PÁGINA 1 DE 7 CONTENIDO: 1. OBJETO 2. ALCANCE 3. IDENTIFICACIÓN 4. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD 5. DEFINICIONES 6. PROCEDIMIENTO 7. DIAGRAMAS DE FLUJO Realizado Revisado Aprobado Firma: Nombre: Ing. John Paul Rockwood I. Ing. John Paul Rockwood I. Ing. Santiago Arias H. Cargo: JEFE GESTIÓN ORGANIZACIONAL JEFE GESTIÓN ORGANIZACIONAL GERENTE UNIDAD DE NEGOCIO Fecha: 22/10/ /10/ /10/2012

2 UNIDAD DE NEGOCIO ENERJUBONES PÁGINA 2 DE 7 1. OBJETO Establecer una adecuada metodología para la asignación y uso de los diferentes recursos del sistema de radio de dos vías que posee la empresa. 2. ALCANCE Desde que se presenta la necesidad de uso de recursos del sistema de radio de dos vías, hasta que las necesidades son satisfechas. 3. IDENTIFICACION El nombre del presente documento es, se identifica con el código PROC-CELEC EP- ENJ-JG-02 con número de revisión RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD La responsabilidad de revisar y actualizar este instructivo recae en el área de Gestión Organizacional. La autoridad para asignar los diferentes recursos del sistema de radio de dos vías es del Jefe de Gestión Organizacional. La responsabilidad de aprobar este instructivo recae en el Gerente de la Unidad de Negocio. La responsabilidad de cumplir este instructivo recae en todo el personal de la Unidad de Negocio. La autoridad para hacer cumplir este instructivo recae en los Jefes de área. La responsabilidad de establecer la configuración óptima para el uso de los diferentes recursos es del área de Gestión Organizacional. La responsabilidad de adquirir y contratar el mantenimiento de los diferentes dispositivos de radio de dos vías es del área de Gestión Organizacional. La responsabilidad de legalizar el uso del espectro radioeléctrico dentro de la empresa es del área de Gestión Organizacional. 5. DEFINICIONES Área Solicitante: Todas las unidades operativas o administrativas de CELEC-EP Enerjubones que requieran la ampliación o asignación de recursos del sistema de radio de dos vías, representadas por las subgerencias o Jefaturas de Área.

3 UNIDAD DE NEGOCIO ENERJUBONES PÁGINA 3 DE 7 6. PROCEDIMIENTO 6.1 ASIGNACIÓN DE RADIOS PORTÁTILES La jefatura del área que necesita la asignación de radios portátiles, solicita al Jefe de Gestión Organizacional que autorice la asignación de una radio portátil al funcionario, adjuntando los siguientes datos: Nombre Cargo Campamento donde labora La jefatura de Gestión Organizacional autorizará las solicitudes de asignación de radios portátiles para los funcionarios con los cargos de Gerente, Subgerente, Jefe de Área y Especialista, los cuales serán responsables directos del bien La jefatura de Gestión Organizacional podrá autorizar las solicitudes de asignación de radios portátiles para los funcionarios con cargos diferentes a los descritos en el inciso En estos casos, el responsable del bien será el Jefe del Área Solicitante El jefe de Gestión Organizacional envía una comunicación a la Jefatura Administrativa a cargo de bodega, solicitando la asignación y entrega de la radio portátil al funcionario. En caso de que el bien no exista en bodega, el área de Gestión Organizacional iniciará los procesos correspondientes para la adquisición de las radios portátiles y su registro con la Secretaría Nacional de Telecomunicaciones. 6.2 ASIGNACIÓN E INSTALACIÓN DE RADIO-BASES FIJAS La jefatura del área que requiere de una radio-base fija solicita al Jefe de Gestión Organizacional que autorice la asignación e instalación de una radiobase fija al funcionario/sitio de trabajo, adjuntando los siguientes datos: Nombre del responsable de la radio-base Cargo del responsable Lugar de Instalación Justificación para la Instalación La jefatura de GESTIÓN ORGANIZACIONAL autorizará las solicitudes de instalación/asignación de radio- bases fijas para los funcionarios y/o sitios de trabajo con necesidad de comunicación radial permanente y fija, e iniciará los

4 UNIDAD DE NEGOCIO ENERJUBONES PÁGINA 4 DE 7 procesos legales pertinentes para la adquisición de radio-bases, su instalación y respectivo registro con la Secretaría Nacional de Telecomunicaciones Una vez que el área de GESTIÓN ORGANIZACIONAL haya entregado a bodega los bienes solicitados y se hayan realizado las instalaciones pertinentes, el jefe de GESTIÓN ORGANIZACIONAL emitirá una comunicación a la Jefatura Administrativa encargada de Bodega, solicitando la asignación y entrega de la radio-base fija al responsable del bien. 6.3 AMPLIACIÓN DEL ÁREA DE COBERTURA DEL SISTEMA La jefatura del área que requiere la ampliación del área de cobertura solicita al Jefe de Gestión Organizacional la ampliación del área de cobertura del sistema de radio de dos vías, indicando de forma precisa (preferentemente utilizando coordenadas geográficas WGS84 o UMT) los lugares donde se desea incrementar la cobertura La jefatura de Gestión Organizacional realizará un estudio de factibilidad técnico económico del proyecto sugerido, notificando al área solicitante sobre su resultado. En caso de determinarse la viabilidad del proyecto, el área de Gestión Organizacional realizará todos los procesos administrativos y legales necesarios para la ampliación del sistema y notificará al área solicitante sobre la culminación del proyecto. 6.4 USO DEL SISTEMA DE RADIO DE DOS VÍAS El uso del sistema de radio de dos vías queda a criterio y responsabilidad de cada uno de los funcionarios y deberá realizarse exclusivamente para actividades de índole laboral o de emergencia.

5 7 DIAGRAMAS DE FLUJO UNIDAD DE NEGOCIO ENERJUBONES PÁGINA 5 DE ASIGNACIÓN DE RADIOS PORTÁTILES

6 UNIDAD DE NEGOCIO ENERJUBONES PÁGINA 6 DE ASIGNACIÓN DE RADIO-BASES FIJAS

7 UNIDAD DE NEGOCIO ENERJUBONES PÁGINA 7 DE AMPLIACIÓN DE ÁREAS DE COBERTURA