Área: Departamento de Apoyo y Servicios a la Comunidad. Procedimiento: Apoyo logístico a eventos académicos de extensión y difusión CONTROL DE CAMBIOS

Transcripción

1 CONTROL DE CAMBIOS NIVEL DE REVISIÓN SECCIÓN Y/O PÁGINA DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN Y MEJORA FECHA DE MODIFICACIÓN CONTROL DE EMISIÓN ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ Rafael Juárez Cuevas Violeta L. Barragán Delgado José Mariano Orozco Tenorio 20-ene ene ene-2014

2 1. OBJETIVO Establecer las actividades que cada una de las áreas involucradas deben desarrollar para solicitar y/o brindar el apoyo logístico correspondiente para algún evento académico de extensión y difusión en la Escuela Nacional de (ENBA). 2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Contribuir a que los eventos académicos de la ENBA se realicen de manera eficiente y eficaz, mediante la oportuna y adecuada intervención de las áreas involucradas en el procedimiento. Definir las responsabilidades correspondientes de las áreas involucradas. 3. ALCANCE Aplica a las áreas involucradas, sean solicitantes o responsables: Áreas solicitantes: Todas las áreas de la Escuela. Dirección, Subdirecciones y Departamentos, así como profesores y jefes de grupo en activo. Áreas responsables: Todas las áreas de la Escuela (Subdirecciones y Departamentos, Profesores y Estudiantes en activo) son responsables de dar seguimiento al servicio que soliciten; así como la Subdirección de Planeación y Evaluación (SPE), Departamento de Apoyo y Servicios a (DASC), Departamento de Desarrollo Informático (DDINF), Programa Editorial (PE), Dirección (D), Subdirección Administrativa (SAD), Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales (DRMySG) y Departamento de Recursos Financieros (DRF), son responsables de gestionar y proveer los recursos necesarios para la realización de algún evento académico de extensión y difusión. 4. POLÍTICAS DE OPERACIÓN 4.1 Todas las áreas de la Escuela: Dirección, Subdirecciones y Departamentos, así como profesores y jefes de grupo en activo, podrán realizar un evento académico de difusión y extensión siempre que sea autorizado por la Dirección o Subdirección correspondiente en coordinación con la Subdirección Académica,

3 para lo cual deberán presentar la planeación del evento así como los requerimientos logísticos necesarios. 4.2 El presente procedimiento no aplica para la realización de los exámenes profesionales de Licenciatura o Profesional Asociado, por lo que los espacios y requerimientos necesarios para este evento deberá solicitarlo directamente la Subdirección Académica al DRMySG. 4.3 Todas las áreas de la Escuela: Dirección, Subdirecciones y Departamentos que tengan la autorización correspondiente para la realización de un evento académico deberán enviar por correo electrónico al DASC la planeación de éste, así como todos los requerimientos logísticos necesarios; a excepción de profesores y jefes de grupo en activo que, en su caso, lo harán a la CL correspondiente. 4.4 El área solicitante será la única encargada de coordinar el evento académico, tanto en su planeación, contenido, desarrollo del programa, invitaciones especiales a conferencistas, ponentes, panelistas, etc. 4.5 El DASC es el área encargada de coordinar la logística del evento, es decir, verifica y gestiona la disponibilidad de los espacios solicitados, disposición del mobiliario y equipo necesarios; solicita los insumos que se requieren para la realización del evento y da seguimiento del mismo desde su preparación hasta su culminación. 4.6 En caso de que en alguna solicitud de apoyo logístico se requiera la adquisición de bienes o contratación de servicios, el DASC deberá someterla a la autorización de la Dirección. 4.7 Todas las solicitudes que contengan requerimientos logísticos, como son espacios, transporte, adquisición de bienes y contratación de servicios, equipo de sonido y/o cómputo deberán ser enviadas al DASC con al menos cinco días hábiles de anticipación y de lunes a viernes. 4.8 Todas las solicitudes que el DASC envíe al DRMySG y que requieran asignación de espacios, transporte, adquisición de bienes y/o contratación de servicios para la realización de algún evento académico, deberán ser presentadas al menos con tres días hábiles de anticipación en un horario de 8:00 a 14:00 hrs y de 16:00 a 18:00 hrs. de lunes a viernes.

4 4.9 La SPE podrá autorizar o no la producción de materiales de difusión de los eventos correspondientes, así como de materiales impresos por parte de la Institución como personalizadores, reconocimientos, diplomas o constancias; además, autoriza y coordina a través del DASC la realización de los eventos en todo lo que concierne a su parte logística El DDINF es la instancia encargada de proveer del equipo de sonido y de cómputo necesarios para la realización del evento, y de asignar al personal a cargo para su funcionamiento óptimo a lo largo del evento, previa autorización de la SPE Todas las solicitudes que requieran el uso de equipo de sonido y de cómputo para la realización de los eventos académicos deberán ser presentadas de lunes a viernes en un horario de 8:00 a 14:00hrs. y de 16:00 a 20:00 hrs. y con al menos con tres días hábiles de anticipación El área de PE solo podrá diseñar e imprimir los materiales para la difusión del evento que la SPE autorice La SAD es el área que autoriza al DRF y del DRMySG se disponga y suministre o no los bienes y servicios requeridos, previo visto bueno de la Dirección, para la realización de los eventos El DRF es el área encargada de suministrar los recursos necesarios al DRMySG para la realización de los eventos, previa autorización de la SAD El DRMySG es la instancia encargada de proveer los insumos y consumibles necesarios para la realización de los eventos.

5 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO No. Responsable Actividad Todas las áreas de la 1. Envía por correo electrónico al DASC la planeación del evento y la Escuela. Dirección, solicitud de los requerimientos logísticos con al menos cinco días Subdirecciones y hábiles de anticipación, mediante el FORMATO DE SOLICITUD DE 1 Departamentos. APOYO LOGÍSTICO PARA LA REALIZACIÓN DE EVENTOS ACADÉMICOS DE EXTENSIÓN Y DIFUSIÓN (el cual se encuentra disponible en: Profesores y jefes de grupo en activo. Coordinación de Licenciatura Departamento de Apoyo y Servicios a Subdirección de Planeación y Evaluación Departamento de Apoyo y Servicios a 2. Entrega a la CL correspondiente la planeación del evento y la solicitud de los requerimientos logísticos conforme a la naturaleza del mismo, con al menos siete días hábiles de anticipación. 1. Llena el FORMATO DE SOLICITUD DE APOYO LOGÍSTICO PARA LA REALIZACIÓN DE EVENTOS ACADÉMICOS DE EXTENSIÓN Y DIFUSIÓN conforme a los requerimientos específicos del evento y lo envía por correo electrónico con al menos cinco días hábiles de anticipación al DASC. 1. Recibe el formato por correo electrónico con al menos cinco días de anticipación para la realización del evento, lo somete a la autorización de la SPE y en su caso, elabora la solicitud de Servicios Generales y la Solicitud de Servicios Informáticos con los requerimientos del evento. 2. En caso de requerirse la adquisición de algún material o la contratación de algún servicio, somete la solicitud a la evaluación y autorización de la Dirección de la Escuela, antes de canalizarlo a la SPE. 1. Evalúa y en su caso autoriza ambas solicitudes. Las devuelve al DASC para su seguimiento. 2. En caso de requerirse el diseño de carteles o la impresión de personalizadores y constancias, diplomas o reconocimientos, instruye al PE para su elaboración, así como para la producción de las piezas visuales informativas para la difusión electrónica del evento. 3. Instruye al PE para la cobertura fotográfica. 1. Turna las solicitudes al área correspondiente para su atención con al menos tres días hábiles de anticipación, en un horario de atención de 8:00 a 14:00 hrs. y de 16:00 a 18:00 hrs. 2. Da seguimiento de la oportunidad con que las solicitudes son atendidas. 3. Una vez elaboradas las piezas visuales informativas, difunde el evento entre la comunidad por medios impresos, electrónicos y directos. 4. Solicita al DDINF su publicación en la página electrónica institucional. 5. Da cobertura y seguimiento de la logística del evento desde su inicio y hasta su conclusión. 6 Dirección 1. Autoriza o no la adquisición de un bien o contratación de algún

6 Subdirección Administrativa Departamento de Recursos Financieros Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. Departamento de Desarrollo Informático servicio para la realización de un evento académico 1. Coordina la adquisición de bienes y contratación de servicios a través los Departamentos del DRF y del DRMySG. 1. Suministra los recursos necesarios al DRMySG para la realización de los eventos, previa autorización de la SAD. 1. Recibe la solicitud de servicios generales por parte del DASC, con al menos tres días de anticipación en un horario de 8:00 am a 14:00 hrs. y de 16:00 a 18:00 hrs. 2. Atiende la solicitud recibida y -en su caso- indica sobre la disponibilidad o no del servicio, espacio, mobiliario y consumibles que debe proveer. 3. Da cobertura y seguimiento de la logística, en lo correspondiente a servicios, espacios, mobiliario y consumibles del evento, desde antes de iniciar y hasta su conclusión. 1. Recibe la solicitud de prestación de servicios informáticos por parte del DASC. 2. Atiende la solicitud recibida y -en su caso- indica sobre la disponibilidad o no de los equipos de cómputo y sonido que debe proveer. 3. Da cobertura y seguimiento de la logística en lo correspondiente a los equipos de cómputo y sonido del evento, desde antes de iniciar y hasta su conclusión. 6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Nombre del documento Formato de solicitud de apoyo logístico para la realización de eventos académicos de extensión y difusión 7. GLOSARIO 7.1. SIGLAS: DASC: Departamento de Apoyo y Servicios a CL: Coordinación de Licenciatura SPE: Subdirección de Planeación y Evaluación DDINF: Departamento de Desarrollo Informático PE: Programa Editorial SAD: Subdirección Administrativa DRF: Departamento de Recursos Financieros DRMySG: Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales

7 8. ANEXOS Nombre del documento Formato de solicitud de apoyo logístico para la realización de eventos académicos de extensión y difusión