MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS DEL ARCHIVO HISTÓRICO

Transcripción

1 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS DEL ARCHIVO HISTÓRICO

2 ÍNDICE PRESENTACIÓN..3 ANTECEDENTES.3 OBJETIVO..4 ALCANCE...4 FUNDAMENTO LEGAL 4 MARCO JURÍDICO...5 GLOSARIO.5 FUNCIONES ESPECIFICAS...7 PROCEDIMIENTOS.10 ANEXOS 17 2

3 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS DEL ARCHIVO HISTÓRICO PRESENTACIÓN: Contar con una herramienta de sistematización de la documentación que es generada y trabajada en cada una de las Unidades Administrativas de la Agencia de Protección Sanitaria del Gobierno del Distrito Federal, permitirá y facilitará la localización de cada uno de los expedientes, la administración de los mismos, así como su conservación. El presente instrumento, establecerá el mecanismo para la organización, administración y conservación de los documentos históricos de la Agencia de Protección Sanitaria del Gobierno del Distrito Federal, de conformidad con lo establecido en la Ley de Archivos del Distrito Federal, así mismo con el presente instrumento se podrá llevar de la manera más eficaz la administración de documentos, lo que permitirá su fácil acceso y consulta de los mismos. Al proporcionar una estructura lógica que represente la documentación generada o recibida en el ejercicio de las atribuciones o funciones de la Agencia de Protección Sanitaria, facilitará la localización física de cada documento o expediente para su eficaz control y manejo, con lo cual se logrará concretar un proceso homogéneo de agrupación de información para su oportuno acceso. El presente instrumento establece los mecanismos para la administración, organización y conservación de la información archivística en la etapa histórica de los documentos, con el propósito de cumplir a cabalidad con el mandato legal en materia de archivos en el Distrito Federal. ANTECEDENTES: Ante la creación de la Agencia de Protección Sanitaria del Gobierno del Distrito Federal como órgano desconcentrado, sectorizado a la Secretaria de Salud del Distrito Federal, el 17 de septiembre de 2009, en la Ley de Salud del Distrito Federal, se empezaron a generar diversos documentos, en las que se ha dejado constancia del actuar de la Agencia, debido a las actividades sustanciales de la misma. En el transcurso del año la Oficialía Mayor en coordinación con la Consejería Jurídica y Servicios Legales han desarrollado e impartido cursos sobre la administración documental, en los que la Agencia de Protección Sanitaria ha sido partícipe con la asistencia del personal encargado de la administración y control 3

4 de los archivos de gestión, con el objetivo de actualizar y orientarlos en materia archivística, para que cuenten con las herramientas teóricas que los auxilien en la ejecución de sus actividades, así como, de concientizarlos sobre la responsabilidad que se tiene como funcionario público respecto a la información. Tomando en cuenta lo anterior en el mes de abril, se creó la Unidad Coordinadora de Archivos de la Agencia de Protección Sanitaria, la cual será la encargada de adaptar, de acuerdo a los lineamientos ya establecidos el Sistema Institucional de Archivos, el Comité Técnico Interno de Administración Documental, los procesos archivísticos adecuados y necesarios en las unidades de trámite y/o gestión así como la creación del Archivo de Concentración e de la misma institución de acuerdo a lo señalado en la Circular Uno 2014, en su numeral 7. Administración de Documentos y Archivística. Así mismo, con la publicación de la Ley de Archivos del Distrito Federal, en la que establece la nueva estructura del Sistema Institucional de Archivos, en cuanto a su estructura normativa, así como la estructura del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos, en la cual establece más participación, funciones y atribuciones a la Unidad Coordinadora de Archivos, como lo señala el artículo 20 de dicha Ley. Por lo tanto el establecimiento de normas y políticas para al funcionamiento de sistema institucional de archivos de la Agencia de Protección Sanitaria del Gobierno del Distrito Federal es de gran importancia ya que coadyuvará en las labores en materia archivística. OBJETIVO GENERAL: Establecer la organización y procedimientos del Archivo de la Agencia de Protección Sanitaria del Gobierno del Distrito Federal a través de los instrumentos de control archivístico establecidos en la Ley de Archivos del Distrito Federal. ALCANCE: El presente instrumento será de observancia general y obligatorio para todos los titulares de las unidades administrativas que conforman la Agencia de Protección Sanitaria del Gobierno del Distrito Federal, en su calidad de responsables del Archivo de trámite y para todos los servidores públicos que prestan sus servicios para la Agencia de Protección Sanitaria del Gobierno del Distrito Federal, de conformidad al artículo 18 fracción I inciso c de la Ley de Archivos del Distrito Federal. 4

5 FUNDAMENTO LEGAL: El presente instrumento se crea con fundamento en el artículo 23 de la Ley de Archivos del Distrito Federal. MARCO JURÍDICO: Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos Ley de Archivos del Distrito Federal Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal Ley de Protección de Datos Personales para el Distrito Federal Ley del Procedimiento Administrativo del Distrito Federal Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos Ley de Firma Electrónica del Distrito Federal Ley de Salud del Distrito Federal Reglamento de la Agencia de Protección Sanitaria del Gobierno del Distrito Federal Reglamento del Sistema Institucional de Archivos de la Agencia de Protección Sanitaria del Gobierno del Distrito Federal Reglamento del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la Agencia de Protección Sanitaria del Gobierno del Distrito Federal. Circular Uno 2014, Normatividad en Materia de Administración de Recursos. (Numeral 7) Cuadro General de Clasificación Archivística Códigos de Clasificación Archivística GLOSARIO: ARCHIVO: Conjunto orgánico de documentos organizados y reunidos por una persona o institución pública o privada, en el desarrollo de sus competencias, el cual sirve de testimonio y fuente de información a las personas o instituciones que los produjeron, a los ciudadanos o para servir de fuente de estudio de la historia e investigación; ARCHIVO DE TRÁMITE: Es aquel que se encuentra conformado por los documentos que se encuentren en trámite, mismos que serán clasificados de acuerdo al Cuadro de Clasificación Archivística de la Agencia de Protección Sanitaria. Es de señalarse que habrá tantos Archivos de Trámite como Unidades 5

6 Administrativas hay en la Agencia de Protección Sanitaria del Gobierno del Distrito Federal. ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN: Conformado por los documentos que habiendo concluido su tiempo en archivo de trámite y luego de haber sido valorados, sean transferidos por el Archivo de Trámite para su conservación precautoria de conformidad con el Catálogo de Disposición Documental. ARCHIVO HISTÓRICO: Conformado por los documentos que habiendo completado su vigencia en la Unidad de Archivo de Concentración, sean transferidos para completar su Ciclo Vital y que cuentan con valor secundario, siendo resguardado por la Unidad de Archivo, o en su caso, al Archivo del Distrito Federal, constituyendo el Patrimonio del Distrito Federal. CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL: Registro general y sistemático, en el que se establece en concordancia con el cuadro general de clasificación archivística, los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación de la información pública o de acceso restringido ya sea reservada o confidencial y su destino. CONTROL DE CONSERVACIÓN Y RESTAURACIÓN DOCUMENTAL: Documento mediante el cual se registra el tipo de restauración y conservación que requiere un documento que se encuentra dañado. CONTROL DE CONSULTA: Documento mediante el cual se registra la consulta de un expediente, las condiciones en las que se entrega y en la que se regresa. CUADRO GENERAL DE DISPOSICIÓN ARCHIVÍSTICA: Instrumento técnico que describe la estructura jerárquica y funcional documental, en la que se establece un principio de diferenciación y estratificación de las diversas agrupaciones documentales que conforman el acervo de un ente público. De esta manera, los documentos se reúnen en agrupaciones naturales llamadas fondo, sección, serie, expediente y unidad documental. DATOS PERSONALES: La información numérica, alfabética, gráfica, acústica o de cualquier otro tipo concerniente a una persona física, identificada o identificable. Tal y como son, de manera enunciativa y no limitativa: el origen étnico o racial, características físicas, morales o emocionales, la vida afectiva y familiar, el domicilio y teléfono particular, correo electrónico no oficial, patrimonio, ideología y opiniones políticas, creencias, convicciones religiosas y filosóficas, estado de salud, preferencia sexual, la huella digital, el ADN y número de seguridad social, y análogos. 6

7 DOCUMENTOS: Los expedientes, reportes, estudios, actas, resoluciones, oficios, correspondencia, acuerdos, directivas, directrices, circulares, contratos, convenios, instructivos, notas, memorandos, estadísticas o bien, cualquier otro registro en posesión de los entes obligados y sus servidores públicos, sin importar su fuente o fecha de elaboración. Los documentos podrán estar en cualquier medio, entre otros escrito, impreso, sonoro, visual, electrónico, informático u holográfico. DOCUMENTO ELECTRÓNICO: Aquella información cuyo soporte durante todo su ciclo de vida se mantiene en formato electrónico y su tratamiento es automatizado, requiere de una herramienta específica para leerse o recuperarse. EXPEDIENTE: Conjunto de documentos ordenados de acuerdo con un método determinado y que tratan de un mismo asunto, de carácter indivisible y estructura básica de la Serie Documental. FICHA CATALOGRÁFICA: Ficha hecha de cartulina en el cual se anotaran los datos de identificación de los expedientes que se encuentren en el archivo histórico, a la cual se le dará un número consecutivo. GUÍA GENERAL DEL FONDO HISTÓRICO: Documento, en el cual se encuentran descritos los componentes que integran el fondo documental histórico. INVENTARIO GENERAL DE EXPEDIENTES POR SERIE: Es el registro documental con orden y precisión de los expedientes pertenecientes al Archivo de la Agencia de Protección Sanitaria del Gobierno del Distrito Federal. PRESERVACIÓN. Comprende todas las actividades archivísticas y administrativas que incluyen el depósito y la instalación de los materiales, los planes de acción, los métodos y técnicas referentes a la salvaguardia de los materiales de archivo y a la información contenida en ellos. SOLICITUD: Documento, mediante el cual se solicita el préstamo para consulta de un expediente que se encuentre en el archivo histórico. TRANSFERENCIA. Envío controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica de la Unidad de Archivo de Trámite a la Unidad de Archivo de Concentración; así como del traslado controlado y sistemático de documentos de la Unidad de Archivo de Concentración a la Unidad de Archivo para su conservación permanente. FUNCIONES ESPECÍFICAS: 1.- El Archivo de la Agencia de Protección Sanitaria del Gobierno del Distrito Federal podrá ser consultado por investigadores, académicos, estudiantes 7

8 y usuarios en general en virtud del acervo especializado que resguarda en materia de Protección Sanitaria. 2.- El Fondo documental de la Agencia de Protección Sanitaria del Gobierno del Distrito Federal se compone por la información histórica de conformidad con el Catálogo de Disposición Documental. Los expedientes con este tipo de información se recibirán en el Archivo formalizándose mediante transferencia secundaria. 3.- Los titulares de cada área deberán solicitar por escrito al Titular de la Coordinación de Enlace Administrativo y Financiero la transferencia secundaría de los documentos que hayan concluido su vigencia en archivo de concentración y que tengan el carácter de documentos históricos. 4.- El Titular de la Coordinación de Enlace Administrativo y Financiero, fijará la fecha de la transferencia y Enviará al Archivo del Distrito Federal copia electrónica de los inventarios actualizados del Archivo institucional, en cumplimiento del artículo 44, párrafo segundo, de la Ley de Archivos del Distrito Federal. 5.- La persona responsable del Archivo de Concentración, gestionará la transferencia secundaria al archivo histórico, esta transferencia debe realizarse a más tardar en 15 días hábiles después de que concluyeron su vigencia de conservación en el archivo de concentración. 6.- Los expedientes se deberán entregar al Archivo en cajas de cartón, mismas que deberán contar con etiqueta de identificación (anexo 1) la cual estará pegada con pegamento líquido. 7.- Los contenedores de soportes documentales electrónicos, deben ser apropiados de acuerdo al tipo de soporte, así mismo este debe contar con su debida etiqueta de identificación. 8.- El archivo histórico no recibirá expedientes con información reservada, esta será resguardada por los titulares de las unidades administrativas, de conformidad al artículo 42 de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal. 9.- La recepción de los expedientes transferidos por la persona responsable del Archivo de Concentración de la Agencia de Protección Sanitaria del Gobierno del Distrito Federal, se formalizará mediante la impresión del sello de recibido en el Inventario respectivo Para la consulta de expedientes por personal adscrito a la Agencia de Protección Sanitaria del Gobierno del Distrito Federal, deberá realizarse 8

9 solicitando la consulta del expediente por oficio suscrito por el titular del área solicitante para el titular del área generadora del expediente, el titular del área generadora del expediente deberá autorizar por escrito a la o las personas que consultarán el expediente, además se deberá requisitar el formato de control de consulta respectivo. Los expedientes deberán ser devueltos al archivo de concentración en un plazo máximo de 10 días hábiles, en las mismas condiciones físicas en que se otorgó para su consulta. De requerirse podrá solicitarse una prórroga por 10 días más mediante resello, a excepción de los expedientes que sean solicitados por alguna autoridad judicial o administrativa, los documentos se devolverán una vez que hayan cumplido la función para lo que fueron requeridos La consulta directa de expedientes, solicitada por persona ajena a la Agencia de Protección Sanitaria del Gobierno del Distrito Federal, se realizará de la siguiente manera: La persona responsable del Archivo, asesorará al solicitante para registrar la solicitud de información histórica ante la Oficina de Información Pública de la Agencia de Protección Sanitaria del Gobierno del Distrito Federal, con fundamento en el artículo 46 de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal La consulta de expediente se realizará en el área de consulta del archivo histórico y se deberá requisitar el formato de control de consulta respectivo La reproducción de documentos para usuarios externos se realizará mediante el formato Solicitud de Reproducción Documental La persona responsable del Archivo realizará las siguientes actividades: Elaborar la Guía General del Fondo de la Agencia de Protección Sanitaria del Gobierno del Distrito Federal, así como gestionar su publicación en el sitio de Internet del Instituto; Elaborar y Actualizar el Inventario General de s Desarrollar proyectos de investigación del acervo histórico en el marco de las acciones de difusión y divulgación archivística 14.- Para la preservación de documentos se observará lo previsto en los Criterios para la Preservación de Documentos de la Agencia de Protección Sanitaria del Gobierno del Distrito Federal En caso de que un expediente no sea devuelto, se encuentre incompleto o existe daño tal que tenga que darse de baja el titular del área generadora del expediente, dará aviso a la Contraloría. 9

10 PROCEDIMIENTOS 1.- Recepción e instalación de expedientes. Objetivo: Señalar el procedimiento de la recepción de expedientes dentro de la transferencia secundaria del archivo de concentración, al archivo de concentración. RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTOS Titular Del Área Generadora De Documentos Coordinador de Enlace Administrativo y Financiero de Concentración Solicita autorización y fecha al Coordinador de Enlace Administrativo y Financiero para la realizar la transferencia secundaria Autoriza la transferencia secundaria y fija fecha para la entrega de expedientes Entrega expedientes que concluyeron su vigencia en archivo de concentración Recibe expedientes transferidos por parte del de Concentración Elabora y adhiere etiqueta respectiva en el mobiliario Oficio Oficio PERIODO 12 horas 3 horas 3 horas 1 hora Acomoda expedientes en el mobiliario respectivo Actualiza el inventario general de expedientes y, en su caso, la Guía del Fondo Institucional FIN DEL PROCEDIMIENTO Inventario General de por Serie y Guía General del Fondo de la APSGDF 24 horas 10

11 2.- Catalogación Objetivo: Identificar el procedimiento, para realizar la catalogación del fondo documental. RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTOS PERIODO Instruye descripción Catalográfica Correo electrónico Responsable de Catalogación Selecciona unidad documental a describir y la traslada al área de trabajo Expediente o documento 2 horas Responsable de Catalogación Describe las unidades documentales en la Ficha Catalográfica Ficha Catalográfica del Fondo de la APSDF Responsable de Catalogación Con lápiz de grafito escribe al reverso de la unidad documental el numero consecutivo correspondiente a la Ficha Catalográfica Expediente o documento Responsable de Catalogación Instala en sus repositorios las unidades documentales descritas Expediente o documento Supervisa la descripción y autoriza la actualización del Catálogo del Fondo de la APSGDF Ficha Catalográfica del Fondo de la APSDF y Correo Electrónico Responsable de Catalogación Actualiza el Catálogo del Fondo de la APSDF Catálogo del Fondo APSGDF FIN DEL PROCEDIMIENTO 3.- Preservación y conservación de documentos. Objetivo: Identificar el procedimiento para la preservación y conservación de los expedientes, específicamente aquellos que hayan sufrido algún tipo de daño. 11

12 RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTOS PERIODO Instruye revisión de materiales documentales Correo electrónico 15 min Responsable de Procesos Técnicos y Conservación Identifica documentos con daño y los traslada al área de procesos técnicos Documentos dañados 24 horas Responsable de Procesos Técnicos y Conservación Realiza el diagnostico mediante Control de Conservación y Restauración Documental y solicita autorización del Control de Conservación y Restauración Documental Autoriza Proceso y firma Control de Conservación y Restauración Documental Control de Conservación y Restauración Documental 24 horas Responsable de Procesos Técnicos y Conservación Aplica técnicas de conservación y preservación correspondientes Documentos dañados 120 horas Responsable de Procesos Técnicos y Conservación Informa a la conclusión de procedimiento técnico Nota informativa 24 horas Supervisa y autoriza reinstalación del material documental Correo electrónico FIN DEL PROCEDIMIENTO 4.- Préstamo o Consulta de para usuarios internos Objetivo: Identificar el procedimiento que se debe realizar en caso del préstamo o consulta de un expediente por parte del personal adscrito a la Agencia de Protección Sanitaria del Gobierno del Distrito Federal, y que se encuentre dentro del archivo histórico. RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTOS Recibe, revisa y verifica los datos de la solicitud de consulta Verifica la disponibilidad del expediente solicitado Solicitud Inventario General de por Serie PERIODO 12

13 Proporciona al solicitante el formato de Control de Consulta de Expediente Control de Consulta de 5 min Solicitante Recibe formato, lo requisita y entrega Control de Consulta de Solicitante y Responsable del Archivo Revisan las condiciones físicas del expediente Expediente de Solicita firma de recibo de expediente en el Control de Consulta de Control de Consulta de 2 min Solicitante Firma de recibido de expediente. Control de Consulta de 2 min Entrega expediente solicitado Expediente 5 min Coloca en el lugar del expediente un indicador de consulta y espera devolución. Indicador de Consulta 5 min Integra el Control de Consulta de en carpeta de consulta de expedientes Control de Consulta de 5 min Solicitante Devuelve el expediente dentro del plazo establecido Expediente 5 min Recibe expediente consultado Expediente Solicitante y Responsable del Archivo Verifica de manera conjunta con el usuario las condiciones en que se devuelve el expediente Expediente Si se encuentra en buenas condiciones y completo el expediente, lo coloca en su lugar correspondiente Expediente 5 min Descarga Control de Consulta de, lo guarda en la carpeta respectiva Control de Consulta de 13

14 En caso de que no sea devuelto en buenas condiciones o está incompleto, informa al Titular del área generadora de expediente Nota informativa Titular de área generadora de expediente Notifica a la contraloría Oficio 72 horas Titular de Contraloría Recibe notificación e inicia procedimiento correspondiente FIN DE PROCEDIMIENTO Oficio 5.- Consulta y Reprografía de expedientes para usuarios externos. Objetivo: Identificar el procedimiento que se debe realizar en caso del préstamo o consulta de un expediente por parte de cualquier persona física que haya solicitado la consulta a través de la Oficina de Información Pública de la Agencia de Protección Sanitaria del Gobierno del Distrito Federal, y que dicho documento se encuentre dentro del archivo histórico. RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTOS PERIODO Registra al solicitante Solicitud de acceso a la información publica 20 min Asesora al usuario en la consulta de los instrumentos de consulta Inventario General de por Serie 15 min Proporciona al solicitante el formato de Control de Consulta de Control d Consulta de 5 min Solicitante Recibe formato, lo requisita y lo entrega Control de Consulta de Verifica la disponibilidad del expediente Expediente de consulta 14

15 Solicitante y Responsable del Archivo Si el expediente está disponible para consulta pública, revisan las condiciones físicas del expediente Expediente Solicita Firma de recibo de expediente en el Control de Consulta de Control de Consulta de 2 min Solicitante Firma de recibido el expediente Control de Consulta de 2 min Conduce al solicitante al área de consulta y brinda apoyo Expediente 5 min Coloca en el lugar del expediente un indicador de consulta y espera la devolución Integra el Control de Consulta de en la carpeta de consulta de expedientes En caso de que el expediente solicitado no esté disponible para consulta pública, informara al usuario que el expediente contiene información confidencial e indica el procedimiento de conformidad con la normatividad aplicable Indicador de Consulta Control de Consulta de 5 min 5 min Solicitante Puede solicitar la reproducción de documentos 5 min Proporciona solicitud de Reprografía Documental Solicitud de Reprografía Documental 5 min Solicitante Requisita la solicitud y la devuelve Solicitud de Reprografía Documental Informa respecto del pago por el servicio con las excepciones que establece la Ley de Transferencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal Solicitante Realiza el pago y entrega comprobante respectivo Comprobante de pago 15

16 Recibe instrucción para entregar los documentos reproducidos dentro de los siguientes tres días hábiles Comprobante de pago y documentos reproducidos 24 horas Solicitante Devuelve el expediente Expediente Máximo 6 horas Recibe el expediente consultado Expediente Solicitante y Responsable del Archivo Verifican en manera conjunta con el solicitante las condiciones en que se devuelve el expediente Expediente Si está en buenas condiciones coloca el expediente en su lugar correspondiente Expediente Descarga Control de Consulta de y lo guarda en la carpeta respectiva Control de Consulta de Si el expediente no está en buenas condiciones, lo informa al titular de la Coordinación de Enlace Administrativo y Financiero de la APSGDF Nota Informativa FIN DEL PROCEDIMIENTO ARTÍCULOS TRANSITORIOS 1.- El presente Manual de Políticas y Procedimientos del Archivo entrará en vigor una vez que se cuente con un espacio adecuado para la conservación de los documentos y noventa días hábiles contados a partir del día siguiente al de su aprobación respecto a la implementación de los formatos incluidos en los anexos. 2.- La transferencia secundaria se realizará, una vez que se cuente con los recursos materiales y humanos necesarios para el resguardo y conservación de los archivos. 16

17 ANEXOS 1.- Carátula de contenedor Fondo.- Se debe poner Agencia de Protección Sanitaria del Gobierno del Distrito Federal Sección.- Se debe escribir clave y nombre de la Unidad Administrativa generadora de los documentos. Serie.- Anotar las claves y nombres de las series que tiene el contenedor de acuerdo al Cuadro general de clasificación archivística Caja.- Número consecutivo de caja remitida No. de Transferencia y Fecha: Número de transferencia asignado y fecha de la transferencia Año: Año de los expedientes No. de Exp.- Número de expedientes que contiene el contenedor Tipo de Soporte documental.- Anotar el tipo de soporte documental depositado en el contenedor 17

18 2.- INVENTARIO GENERAL DE EXPEDIENTES HISTÓRICOS Área de Procedencia.- Anotar al área de procedencia de los expedientes. Fecha.- Anotar la fecha de elaboración del inventario. Serie.- Anotar el nombre de la serie documental de conformidad con el Cuadro General de Clasificación Archivística. Ubicación del Expediente.- Anotar la ubicación física de la serie dentro del archivo histórico (Pasillo, estante, charola). Hoja de.- Anotar el número de hoja de inventario correspondiente, respeto del total de hojas. No.- Anotar el número consecutivo de expediente descrito. Código de Clasificación.- Anotar el código de clasificación de conformidad con el Cuadro General de Clasificación Archivística. Nombre.- Anotar el nombre del expediente. 18

19 Total de legajos.- Anotar el total de legajos de que consta el expediente. Fechas Extremas.- Anotar las fechas extremas, esto es el año inicial de la información y el año final. Total de Paginas.- Anotar el total de páginas del expediente. Tipo de Soporte.- Anotar el tipo de soporte documental (papel, electrónico). Fecha y número de transferencia.- Anotar la fecha de la transferencia respectiva y el número de la misma. Observaciones.- Anotar las observaciones atinentes. EL PRESENTE INVENTARIO CONSTA DE HOJAS Y AMPARA LA CANTIDAD TOTAL DE EXPEDIENTES DE LOS AÑOS, CONTENIDOS EN CAJA(S), CON UN PESO APROXIMADO DE KG.- Anotar el número total de hojas del inventario, el número total de expedientes del inventario, el año de la información contenida en los expedientes, el número de cajas o contenedores en que están depositados los expedientes y el peso aproximado en kilogramos del total de expedientes descritos en el inventario. Elaboró.- Anotar el nombre de quien elaboró el Inventario. Vo. Bo.- Anotar el nombre del titular del área y la firma de Visto Bueno de la descripción de expedientes. 19

20 3.- CONTROL DE CONSULTA DE EXPEDIENTES Fecha de Solicitud: Anotar la fecha en la que se realiza la solicitud del expediente Datos del Solicitante: Se debe identificar si se trata de un servidor público de la Agencia de Protección Sanitaria del Gobierno del Distrito Federal o un Consultante Externo. Datos del Expediente: Se debe de llenar en primer instancia el rubro de consulta, con nombre del expediente y año de apertura, el código de Clasificación Archivística debe de ir completo, en lago o legajos en que numero de legajo se encuentra el expediente solicitado, si se va a consultar solo uno de ellos o la totalidad de los mismos. Unidad de Archivo: En este caso se pondrá Tramité Estado Físico del Expediente: Bueno, cuando el expediente está en perfectas condiciones, sin dobladuras, ni enmendaduras; Regular el expediente se encuentra con algunas dobladuras o su guarda está un poco rota y ha sido restaurada con cinta, mala: el expediente se encuentra roto o incompleto Fecha de Entrega: Fecha en la que se hace la entrega física del expediente Nombre y firma de quien autoriza: Titular del Área Administrativa Nombre y Firma del Solicitante: Persona que solicita el expediente Nombre y Firma del responsable del archivo: Titular del Área Administrativa Nombre y Firma de quien devuelve el expediente: Puede o no ser el mismo que el solicitante. 20

21 4.- FORMATO HOJA DE RESELLO INSTRUCCIONES: Este formato deberá requisitarse mediante sello en el que se especifique la fecha extrema en la que deberá devolverse el expediente, así como se deberá plasmar la firma del responsable del archivo de histórico para validar dicho préstamo. 21

22 SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS CONTROL DE CONSERVACION Y RESTAURACION DOCUMENTAL Fecha: No. de Control: Nombre del Expediente: Numero de Documentos Dañados: Tipo de Daño que presenta: Físico Químico Biológico Código de Clasificación Archivística: Numero de contenedor: Ubicación Topográfica: Tipo de Soporte Documental: Condiciones Físicas del Contenedor: Buena Regular Mala Se requiere sustituir el contenedor: Si No Sustituir guarda de primer nivel: Si Se requiere asesoría de un especialista: Si No No Tratamiento Técnico a aplicar: Autorización de Tratamiento Técnico Nombre y Firma del Responsable del Archivo 22

23 SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS SOLICITUD DE REPRODUCCION DOCUMENTAL FONDO DE LA APSGF Fecha: No. de Solicitud de reproducción: No. de Solicitud de Información: Nombre: Procedencia: Documento a reproducir Nombre del expediente: Código de Clasificación y ubicación: No. de Paginas a reproducir: Total de documentos: Fecha de entrega: Fecha de recepción, nombre y firma 23