Manual de Inicio Rápido PLATEA V3 D. G. Telecomunicaciones y NNTT. Versión 2.0

Transcripción

1 Manual de Inicio Rápido PLATEA V3 Versión 2.0

2 Índice 1 ACCESO AL SISTEMA DESCRIPCIÓN GENERAL INICIO DE EXPEDIENTES BANDEJA DE EXPEDIENTES BÚSQUEDA AVISOS TRAMITACIÓN DE EXPEDIENTES TAREAS DOCUMENTOS INTERESADOS EVENTOS HISTÓRICO NOTAS UTILIDADES OTRAS PESTAÑAS CON DATOS DEL EXPEDIENTE CONSULTA DE EXPEDIENTES... 13

3 Control de versiones Fecha Versión Cambios Epígrafes Versión inicial

4 1 Acceso al sistema La primera pantalla del sistema es la que pide al usuario que se autentique contra el sistema. El sistema de autenticación será de usuario y contraseña, las cuales se gestionan en el LDAP del Gobierno de Canarias. La URL de acceso al sistema en Preproducción es la siguiente: La pantalla de acceso contiene un formulario en el que se solicitan los siguientes datos obligatorios: Usuario: es el identificador del usuario en el LDAP del Gobierno. Contraseña: es la contraseña almacenada en el LDAP del Gobierno. 1

5 2 Descripción General Una vez que se accede a la aplicación, se muestra la pantalla de Inicio de Expedientes por defecto: Desde esta pantalla se pueden realizar dos acciones: Buscar expedientes por su número de referencia para posteriormente consultarlo/tramitarlo Iniciar expedientes Además, en la parte superior se muestra la barra de menú desde donde podemos acceder a: Iniciar expedientes Bandeja de expedientes Búsqueda Avisos 2

6 2.1 Inicio de expedientes Desde la pantalla de inicio de expedientes se puede iniciar un expediente del procedimiento sobre el que nuestro usuario tenga permisos o hacer búsquedas de expedientes de nuestros procedimientos. Al realizar una búsqueda desde esta pantalla nos mostrará únicamente el número de expediente y si dicho expediente está desbloqueado, nos permitirá acceder para tramitarlo y sino podremos acceder al expediente en modo consulta. 3

7 2.2 Bandeja de expedientes La bandeja de expedientes, al igual que la pantalla anterior, nos permite iniciar expedientes de los procedimientos sobre los cuales tenemos permisos para iniciar con nuestro usuario y además nos muestra la siguiente información: Expedientes que podemos consultar/tramitar junto con la fase/trámite en la que se encuentra Tarea actual en la que se encuentra cada expediente Filtros de procedimientos Filtros de fase/trámite Distintos modos de ordenación 4

8 2.3 Búsqueda Desde la pantalla de búsqueda se podrán realizar las siguientes acciones: Realizar una búsqueda de algún dato que se encuentre en alguna de las variables declaradas como indexable en nuestros procedimientos. Acceder a la búsqueda avanzada donde podremos ampliar el modo de búsqueda e incluso concatenar varios datos a buscar en nuestros expedientes. Exportar un listado con los datos contenidos en las variables declaradas como exportables en nuestros procedimientos. 5

9 2.4 Avisos En esta pantalla podremos ver los avisos que se generan en la tramitación de nuestros expedientes tal como: Firma de documentos desde portafirmas. Avisos personalizados codificados en nuestro procedimiento. Mensajes. Cambios de estado de documentos asociados a nuestros expedientes. Cambios de estado de requerimientos. Adición de interesados al expediente. 6

10 3 Tramitación de expedientes Para tramitar un expediente se puede acceder tanto desde la pantalla de inicio de expedientes como desde la pantalla de la bandeja de expedientes, siempre y cuando el expediente no esté bloqueado por otro usuario. 3.1 Tareas Esta es la pestaña principal que nos aparece cuando entramos a nuestro expediente y desde donde vamos a tramitarlo, siempre y cuando no esté bloqueado por otro usuario. En caso de que el expediente estuviese bloqueado por otro usuario, ésta pestaña no nos aparecería y no podríamos tramitar el expediente ya que accederíamos a él únicamente en modo consulta. Para tramitar el expediente y pasar a la siguiente tarea generalmente aparecerá un botón en la parte superior derecha con el texto Siguiente Tarea, Despachar Tarea o algún otro texto similar que el modelador haya decidido asignar a dicho botón. Si deseamos mantener el expediente bloqueado para que solamente nuestro usuario pueda tramitar el expediente, simplemente saldremos pulsando sobre cualquiera de los iconos de la barra de menú de la parte superior central. En cambio, si deseamos desbloquear el expediente para que cualquier otro usuario con un rol autorizado pueda tramitar el expediente, deberemos salir pulsando sobre el enlace Desbloquear Tarea de la parte superior derecha. 7

11 3.2 Documentos Desde esta pestaña se adjuntan documentos a nuestro expediente así como visualizarlos junto con los metadatos que contengan (registros, firmas, etc.) Los documentos se pueden adjuntar bien desde nuestro equipo local, donde podremos asignarle un título al documento o bien seleccionar algún título sugerido si se ha modelado con esta opción: O bien con un NDE o URI de algún documento ya existente en la red de Gobierno: 8

12 3.3 Interesados Desde esta pestaña podemos agregar más interesados a nuestro expediente además del solicitante que ya se registra como interesado de forma implícita. Desde aquí se puede asignar un nuevo interesado ya existente en la Base de datos de Terceros y si no existiera tenemos la opción desde esta misma pestaña de crearlo e incluso invocar el Servicio de Verificación de Datos (SVD) para contrastar los datos proporcionados. 3.4 Eventos En esta pestaña se pueden visualizar los eventos a los que se está haciendo un seguimiento desde nuestro expediente (firma de documentos en el portafirmas). 9

13 3.5 Histórico Desde aquí podremos ver todos los pasos por los que ha ido transitando nuestro expediente así como el usuario que lo ha ido tramitando. 3.6 Notas En esta pestaña se muestran las notas que se almacenan asociadas a nuestro expediente así como las notas que se autogeneran al realizar un cambio de datos, quedando así registrado la fecha, hora, usuario y cambio realizado. 10

14 3.7 Utilidades Esta pestaña es la que se utiliza para tramitar expedientes de procedimientos basados en el procedimiento base, es decir, un procedimiento sin un flujo de tareas guiado y que realiza toda la tramitación mediante el uso de éstas utilidades según decida el usuario que tramita el expediente. Desde aquí podemos: Enviar documentos al portafirmas Emitir Registro de Entrada Emitir Registro de Salida Emitir una comunicación interna Enviar una notificación por comparecencia en Sede Mostrar un documento de nuestro expediente en la Sede del ciudadano Convertir un documento a formato PDF Cambiar nuestro expediente de Fase/Trámite Activar un requerimiento Obtener la URI del Tercero 11

15 Obtener la URI de un Funcionario Enviar un correo electrónico Enviar un aviso Registrar en libro de resoluciones Registrar en libro de certificados Registrar en libro de órdenes 3.8 Otras pestañas con datos del expediente El modelador puede incluir otras pestañas desde donde se podrá visualizar o incluso modificar los datos del expediente en cualquier momento de la tramitación del mismo. Cualquier modificación de dichos datos quedarán auditados y se mostrará tanto en la pestaña Histórico como en la pestaña de Notas. 12

16 4 Consulta de expedientes Si el expediente estuviese bloqueado por otro usuario o archivado, podríamos acceder a él en modo consulta y la pestaña Tareas no estaría visible para tramitar el expediente. 13