IRISDocument TM 9.0 Server for IRISPowerscan TM 9.0

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1 IRISDocument TM 9.0 Server for IRISPowerscan TM 9.0 Guía de inicio rápido

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3 IRISDocument TM 9.0 Server for IRISPowerscan TM 9.0 Guía de inicio rápido Contenido Derechos de autor... 1 Acerca de esta guía... 3 Capítulo 1 Presentación de IRISDocument... 5 Introducción... 5 Cómo funciona... 6 Módulos opcionales de IRISDocument Server... 7 Capítulo 2 Instalación... 9 Instalación del software... 9 Registro del software Soporte técnico Capítulo 3 Primeros pasos Configuración de carpetas supervisadas en IRISDocument Server Configuración de la conexión con SharePoint Ejecutar IRISDocument Server for IRISPowerscan Capítulo 4 Proceso de configuración Carpeta supervisada Mejora de las imágenes Rotación automática Limpiar Ajustar las imágenes iii

4 Contenido Reconocimiento de caracteres Compresión general de las imágenes Compresión JPEG Índices XML Nombres de los documentos Generación de documentos Función de exportación Capítulo 5 Las reglas de oro de IRISDocument Índice iv

5 IRISDocument TM 9.0 Server for IRISPowerscan TM 9.0 Guía de inicio rápido Derechos de autor IRISDocument9.0ServerforIRISPowerscan9.0-dgi Copyright I.R.I.S. Reservados todos los derechos. I.R.I.S. posee los derechos de autor del software IRISDocument, del sistema de Ayuda en línea, de la Guía del usuario y de esta publicación. La información contenida en este documento es propiedad de I.R.I.S. Su contenido puede ser modificado sin previo aviso y no representa ningún compromiso por parte de I.R.I.S. El software descrito en este documento se entrega con un acuerdo de licencia en el que se detallan las condiciones de uso del producto. El software solo se podrá utilizar o copiar según lo especificado en las condiciones de dicho acuerdo. Ninguna parte de esta publicación podrá ser reproducida, almacenada en un sistema de recuperación, transmitida ni traducida a otro idioma sin el previo consentimiento por escrito de I.R.I.S. En esta Guía de inicio rápido se utilizan nombres ficticios para hacer demostraciones; cualquier referencia a personas, empresas u organizaciones reales es totalmente fortuita. Marcas comerciales El logotipo de I.R.I.S., IRISDocument, IRISPowerscan e IRISDocument Server son marcas comerciales de Image Recognition Integrated Systems S.A. Tecnologías de OCR ("Optical Character Recognition", o reconocimiento óptico de caracteres), MICR ("Magnetic Ink Character Recognition", o reconocimiento de caracteres de tinta magnética) y de reconocimiento de códigos de barras propiedad de I.R.I.S. Tecnologías AutoFormat, ClearView, Connectionist, Linguistic y WID propiedad de I.R.I.S. Tecnología ihqc de I.R.I.S.: patente en trámite. Análisis de archivos XML desarrollado por Apache. Este producto incluye software desarrollado por la Apache Software Foundation. El resto de productos mencionados en esta Guía de inicio rápido son marcas comerciales o marcas comerciales registradas de sus propietarios respectivos. 1

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7 IRISDocument TM 9.0 Server for IRISPowerscan TM 9.0 Guía de inicio rápido Acerca de esta guía Esta Guía de inicio rápido proporciona instrucciones generales para instalar y utilizar IRISDocument Server for IRISPowerscan. Para obtener instrucciones detalladas sobre todas las funcionalidades de este producto, consulte la Guía del usuario incluida en el CD-ROM o la Ayuda en línea de la aplicación (ambas solo en inglés). 3

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9 IRISDocument TM 9.0 Server for IRISPowerscan TM 9.0 Guía de inicio rápido CAPÍTULO 1 PRESENTACIÓN DE IRISDOCUMENT PRESENTACIÓN DE IRISDOCUMENT SERVER FOR IRISPOWERSCAN Introducción IRISDocument Server for IRISPowerscan complementa la potente solución de escaneado de producción IRISPowerscan para convertirla en una solución de OCR/ICR de producción. El software IRISDocument Server for IRISPowerscan está formado por dos componentes: por un lado, la aplicación independiente IRISDocument Server y, por el otro, la aplicación de formato de salida de lotes para IRISPowerscan. El formato de salida de lotes construye un puente entre IRISPowerscan e IRISDocument Server. De este modo, IRISDocument Server for IRISPowerscan puede procesar documentos escaneados fuera de línea utilizando IRISPowerscan. Permite mejorar, reconocer, indexar, comprimir y convertir los documentos escaneados en archivos electrónicos con capacidades completas de búsqueda. Asimismo, gracias al módulo opcional IRISDocument for SharePoint, IRISDocument Server puede enviar documentos ya 5

10 Capítulo 1 Presentación de IRISDocument tratados, además de sus índices, directamente a uno o varios servidores de Microsoft SharePoint. Cómo funciona El formato de salida de lotes de IRISDocument Server exporta los documentos escaneados con IRISPowerscan a una serie de "carpetas supervisadas", cuyo contenido es controlado constantemente por IRISDocument Server. Podrá indicar una carpeta supervisada diferente para cada proyecto de IRISPowerscan. Todos los documentos que se guarden en las carpetas supervisadas se procesarán automáticamente y se exportarán a carpetas independientes y, opcionalmente, se enviarán a uno o más repositorios o servidores de SharePoint. Los parámetros de tratamiento que desee aplicar deberán configurarse en la aplicación de formato de salida por lotes para IRISPowerscan, mientras que el programa encargado del tratamiento es IRISDocument Server. Es por ello que el escaneado y el tratamiento de los documentos son dos procesos independientes que se pueden llevar a cabo en diferentes ordenadores. Información general IRISDocument Server for IRISPowerscan reconoce 137 idiomas y utiliza tecnología de OCR optimizada para convertir archivos de imagen en gran variedad de formatos de salida editables y/o con posibilidades de búsqueda de texto, como PDF, PDF/A, XPS, TXT, RTF, Word, OpenDocument Text, HTML, XML, WordML y SpreadsheetML. Además, IRISDocument Server for IRISPowerscan puede aplicar una compresión inteligente de alta calidad (ihqc) a los documentos PDF, PDF/A y XPS. 6

11 IRISDocument TM 9.0 Server for IRISPowerscan TM 9.0 Guía de inicio rápido Los documentos procesados se pueden exportar a otros programas a través de la función de exportación y, de manera opcional, enviarse a Microsoft SharePoint. Módulos opcionales de IRISDocument Server Para maximizar la funcionalidad de IRISDocument Server for IRISPowerscan, hay también varios módulos de software a su disposición: Módulo de OCR asiático, para reconocer documentos escritos en 4 idiomas asiáticos (chino tradicional y simplificado, japonés y coreano). Módulo de OCR hebreo, para reconocer documentos en hebreo. Módulo de OCR árabe, para reconocer documentos en árabe. Módulo de procesamiento multiprocesador, para aumentar la velocidad de tratamiento. IRISDocument for SharePoint, para enviar documentos a Microsoft SharePoint. Módulo ihqc, para producir documentos comprimidos al máximo. 7

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13 IRISDocument TM 9.0 Server for IRISPowerscan TM 9.0 Guía de inicio rápido CAPÍTULO 2 INSTALACIÓN INSTALACIÓN DEL SOFTWARE El software IRISDocument Server for IRISPowerscan se entrega en un CD-ROM autoejecutable, y viene acompañado de un dongle. Este software está formado por dos componentes, y es necesario instalar ambos para que IRISDocument Server for IRISPowerscan funcione. Instalar el formato de salida de lotes Introduzca el CD-ROM de IRISDocument Server for IRISPowerscan en el lector del PC donde esté instalado IRISPowerscan. Seleccione IRISDocument Server batch output format y siga las instrucciones en pantalla. Una vez haya finalizado la instalación, haga clic en Terminar. Instalar IRISDocument Server Introduzca el CD-ROM de IRISDocument Server for IRISPowerscan en el lector del PC desde el que desee ejecutar IRISDocument Server. Puede ser el mismo PC en el que esté instalado IRISPowerscan o también otro ordenador. 9

14 Capítulo 2 Instalación Seleccione IRISDocument Server y siga las instrucciones en pantalla. Haga clic en Terminar para finalizar la instalación. Una vez haya terminado la instalación, WinZip Self-Extractor se ejecutará para instalar el controlador del dongle. Siga una vez más las instrucciones en pantalla. El dongle se entrega junto con el CD-ROM de IRISDocument y determina cuántas imágenes se pueden procesar al año. REGISTRO DEL SOFTWARE IRISDocument Server está protegido por una llave de software. Para obtener esta llave de software, deberá registrarse. Para registrar IRISDocument Server: Desde el menú Inicio de Windows, vaya a Todos los programas y, a continuación, a IRISDocument Server. Haga clic en OCR por lotes o en Carpetas supervisadas para abrir la aplicación. En el menú Ayuda, haga clic en Registrar el producto. Asegúrese de que el dongle esté conectado. Rellene los campos necesarios y siga las instrucciones en pantalla. 10

15 IRISDocument TM 9.0 Server for IRISPowerscan TM 9.0 Guía de inicio rápido SOPORTE TÉCNICO Si ha adquirido su producto a través de un vendedor de valor añadido (VAR) de I.R.I.S., esta empresa será la encargada de ofrecerle soporte técnico, ya que es la que mejor podrá atenderle. (*) El vendedor de valor añadido de I.R.I.S. puede, a su entera discreción, cobrarle honorarios adicionales por los servicios proporcionados. Una vez haya registrado su producto, también podrá obtener soporte técnico de I.R.I.S. para todas las funcionalidades básicas del software. Para ponerse en contacto con I.R.I.S.: Europa: support.pro@irislink.com Tel.: EE.UU.: support.pro@irisusa.com Tel.: Asia-Pacífico: support.pro@irislink.com Tel.: Servicios de soporte técnico y mantenimiento del software de I.R.I.S. Incluido en o junto con cualquier contrato de soporte técnico y mantenimiento que haya firmado con su vendedor de valor añadido, I.R.I.S. le ofrece un programa de servicios de soporte técnico y mantenimiento del software. El programa ofrecido varía en función del tipo de servicios que necesite el cliente. 11

16 Capítulo 2 Instalación Mantenimiento del software en versión reducida*/completa**, soporte técnico básico/avanzado, asistencia usuario final/socio/in situ, tiempo de reacción en función del nivel de soporte técnico, etc. (*) Mantenimiento del software en versión reducida: permite acceder a todas las actualizaciones importantes del software. (**) Mantenimiento del software en versión completa: permite acceder a todas las actualizaciones y mejoras importantes del software. Para conseguir el formulario de solicitud del programa de servicios de soporte técnico y mantenimiento del software de I.R.I.S., póngase en contacto con su vendedor de valor añadido o directamente con I.R.I.S.: Europa: irisdocument@irislink.com Tel.: EE.UU.: irisdocument@irisusa.com Tel.: Asia-Pacífico: irisdocument@irislink.com Tel.: Otros Si tiene cualquier pregunta sobre las características opcionales de la aplicación, módulos opcionales, tecnologías, cualquier actualización o la posibilidad de añadir funciones personalizadas a la aplicación, póngase en contacto con I.R.I.S.: 12

17 IRISDocument TM 9.0 Server for IRISPowerscan TM 9.0 Guía de inicio rápido Europa: Tel.: Pregunte por el departamento de ventas EE.UU.: Tel.: Pregunte por el departamento de ventas Asia-Pacífico: Tel.: Pregunte por el departamento de ventas 13

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19 IRISDocument TM 9.0 Server for IRISPowerscan TM 9.0 Guía de inicio rápido CAPÍTULO 3 PRIMEROS PASOS CONFIGURACIÓN DE CARPETAS SUPERVISADAS EN IRISDOCUMENT SERVER IRISDocument Server se encarga de supervisar y tratar los documentos que escanee con IRISPowerscan, aplicando los ajustes que haya definido en el formato de salida de lotes. Antes de que IRISDocument Server pueda iniciar este proceso, deberá ajustar los parámetros de la Carpeta supervisada. Para configurar carpetas supervisadas en IRISDocument Server: Desde el menú Inicio de Windows, vaya a Todos los programas y, a continuación, a IRISDocument Server. Haga clic en IRISDocument Server - Carpetas supervisadas para abrir la aplicación. Si es la primera vez que utiliza IRISDocument Server, la aplicación le pedirá que especifique una carpeta de trabajo. IRISDocument Server utilizará esta carpeta para almacenar todos los datos temporales. En consecuencia, esta carpeta de trabajo debería encontrarse en un disco duro local que disponga de suficiente espacio libre. Importante: La carpeta de trabajo NO es la carpeta supervisada. 15

20 Capítulo 3 Primeros pasos Asegúrese de que dispone de los derechos de administración necesarios para crear una carpeta de trabajo. Una vez haya seleccionado la carpeta de trabajo, aparecerá la interfaz de usuario vacía. En el menú Archivo, haga clic en Crear una carpeta supervisada. Haga clic en el botón Examinar y seleccione la carpeta supervisada. No cambie los valores predeterminados. Haga clic en Siguiente y sáltese los pasos siguientes hasta llegar al cuadro de diálogo Carpeta de salida. Definir los parámetros de tratamiento aquí no sirve de nada, ya que deben configurarse en el formato de salida de lotes para IRISPowerscan. Haga clic en el botón Examinar para seleccionar la carpeta de destino que desee. Recuerde que la carpeta de salida NO debe coincidir con la carpeta supervisada. Si desea exportar sus documentos a otra aplicación una vez hayan sido procesados por IRISDocument Server: Haga clic en Siguiente y, una vez más, sáltese los pasos siguientes hasta llegar al cuadro de diálogo Exportar a aplicación. Haga clic en el botón Examinar para buscar la aplicación que IRISDocument Server debería ejecutar tras el proceso de OCR. Si utiliza la versión estándar de IRISDocument Server: 16

21 IRISDocument TM 9.0 Server for IRISPowerscan TM 9.0 Guía de inicio rápido Haga clic en Siguiente hasta llegar al cuadro de diálogo Resumen y, entonces, haga clic en Terminar. Vuelva al menú Archivo y haga clic en Ejecutar para ejecutar IRISDocument Server - Carpetas supervisadas. Si el módulo opcional IRISDocument for SharePoint está instalado y desea enviar los documentos procesados a Microsoft SharePoint, consulte la sección Configuración de la conexión con SharePoint. Repita este proceso si desea crear varias carpetas supervisadas. Una vez haya creado todas las carpetas supervisadas, podrá determinar los parámetros de tratamiento en el formato de salida de lotes para IRISPowerscan. Los ajustes de tratamiento se tratan en las siguientes secciones. CONFIGURACIÓN DE LA CONEXIÓN CON SHAREPOINT Para que IRISDocument Server for IRISPowerscan pueda enviar los documentos ya tratados a Microsoft SharePoint, será necesario instalar y configurar el módulo de software IRISDocument for SharePoint en el ordenador. Para instalar el módulo IRISDocument for SharePoint: Ejecute la aplicación Setup que encontrará en el CD-ROM de IRISDocument. Haga clic en la opción Personalizado. Si la aplicación principal ya está instalada en el equipo, haga clic en la opción Modificar. 17

22 Capítulo 3 Primeros pasos Marque la casilla Exportar a SharePoint. Haga clic en Siguiente e introduzca la contraseña. Encontrará la contraseña en la caja del DVD de este módulo. Siga las instrucciones en pantalla. Una vez haya terminado la instalación, WinZip Self-Extractor se ejecutará para instalar la llave de hardware. Siga las instrucciones en pantalla. No olvide registrar su copia de IRISDocument for SharePoint una vez la haya instalado: haga clic en la opción Registrar el módulo SharePoint del menú Ayuda de la aplicación y siga las instrucciones en pantalla. Para configurar la conexión con SharePoint: Primero, configure una o más carpetas supervisadas del modo indicado en Configuración de carpetas supervisadas en IRISDocument Server. Haga clic en Siguiente hasta llegar al cuadro de diálogo SharePoint. 18

23 IRISDocument TM 9.0 Server for IRISPowerscan TM 9.0 Guía de inicio rápido Seleccione Exportar a SharePoint para activar la exportación. Si desea conservar los documentos en su ordenador después de enviarlos a Microsoft SharePoint, marque la casilla Conservar los documentos en el ordenador. Si configura más de una carpeta supervisada, podrá utilizar las plantillas de IRISDocument para seleccionar un repositorio o servidor de SharePoint diferente para cada carpeta supervisada. En cada una de las plantillas, podrá decidir a qué Server de SharePoint desea enviar los documentos, así como la Biblioteca de documentos, el Tipo de contenido y en qué Carpeta deben almacenarse. Es posible activar varias plantillas a la vez. Las plantillas también permiten especificar los Tipos de documento que puede atribuir a los documentos en IRISPowerscan. De este modo, los documentos de diferentes tipos dentro de un 19

24 Capítulo 3 Primeros pasos mismo lote también se pueden enviar a distintos repositorios y servidores de SharePoint. Para hacerlo: Haga clic en Administrar tipos de documento para crear los tipos de documento que también utiliza en IRISPowerscan. Recuerde que los tipos de documento que cree en IRISDocument deben concordar con los creados en IRISPowerscan. Haga clic en el botón Añadir e introduzca el nombre del tipo de documento que desea crear. A continuación, haga clic en OK para confirmar. Una vez terminado este proceso, ya podrá utilizar los varios tipos de documento dentro de las plantillas de IRISDocument: Haga clic en Nuevo para crear una plantilla nueva, o haga clic en Editar para modificar la plantilla por defecto. 20

25 IRISDocument TM 9.0 Server for IRISPowerscan TM 9.0 Guía de inicio rápido Si selecciona crear una plantilla nueva, introduzca el nombre que desee darle. Una vez haya indicado el nombre, ya tendrá a su disposición los tipos de documento que haya creado. Indique los tipos de documento que desee exportar a través de la plantilla seleccionada. Recuerde que podrá seleccionar varios tipos de documento a la vez. Asimismo, los tipos de documento que seleccione también se podrán utilizar en otras plantillas. Haga clic en Activar esta plantilla para activar la plantilla. Copie la URL de su servidor de SharePoint del explorador de Internet y péguela en el cuadro Servidor de SharePoint. 21

26 Capítulo 3 Primeros pasos Haga clic en Conectar para conectarse al servidor de SharePoint. IRISDocument establecerá una conexión y rellenará los campos de la Carpeta de salida. IRISDocument seleccionará automáticamente la primera Biblioteca de documentos y el primer Tipo de contenido de las listas respectivas y almacenará los documentos en la carpeta raíz. Para cambiar estos parámetros y visualizar las listas de bibliotecas de documentos, tipos de contenido y carpetas disponibles, haga clic en los botones de flecha. Para crear una carpeta nueva en la biblioteca de documentos de SharePoint seleccionada, haga clic en Crear una carpeta nueva. 22

27 IRISDocument TM 9.0 Server for IRISPowerscan TM 9.0 Guía de inicio rápido Cuando exporta documentos a Microsoft SharePoint, IRISDocument hace uso de los tipos de campos de índice definidos en IRISPowerscan y utiliza esta información en Microsoft SharePoint. Es por ello que los tipos de campos de índice de Microsoft SharePoint deben concordar con los de IRISPowerscan. Tenga en cuenta, sin embargo, que no todos los tipos de campos de indexación de Microsoft SharePoint son compatibles con IRISDocument Server for IRISPowerscan. Encontrará información al respecto en el anexo de la Guía del usuario Supported Microsoft SharePoint index field types. Para obtener información más detallada sobre los campos de indexación de IRISPowerscan, consulte la documentación de IRISPowerscan. Haga clic en OK para cerrar la ventana de configuración de la plantilla. A continuación, seleccione los parámetros de tratamiento del formato de salida de lotes en IRISPowerscan. Consulte siguiente sección para saber cómo hacerlo. EJECUTAR IRISDOCUMENT SERVER FOR IRISPOWERSCAN Para ejecutar IRISDocument Server for IRISPowerscan: Desde el menú Inicio de Windows, vaya a Todos los programas, IRISPowerscan y, a continuación, haga clic en IRISPowerscan. También puede hacer clic en el acceso directo que encontrará en el escritorio. Abra el proyecto para el que quiera definir los parámetros de IRISDocument Server for IRISPowerscan. Haga clic en Configurar en el menú Archivo. 23

28 Capítulo 3 Primeros pasos Haga clic en el icono de Tratamiento y seleccione IRISDocument Server de la lista. Haga clic en Configurar para determinar los ajustes de IRISDocument Server for IRISPowerscan. 24

29 IRISDocument TM 9.0 Server for IRISPowerscan TM 9.0 Guía de inicio rápido CAPÍTULO 4 PROCESO DE CONFIGURACIÓN CARPETA SUPERVISADA Podrá indicar una carpeta supervisada diferente en IRISDocument Server for IRISPowerscan para cada proyecto de IRISPowerscan. Todos los documentos enviados desde IRISPowerscan a las carpetas supervisadas serán automáticamente tratados por IRISDocument Server. Para indicar una carpeta supervisada: Abra la sección Carpeta supervisada y haga clic en el botón Examinar para buscar la carpeta que desee utilizar como carpeta supervisada. Recuerde que primero deberá determinar la carpeta supervisada en la aplicación independiente IRISDocument Server. Consulte la sección Configuración de carpetas supervisadas en IRISDocument Server. Si intenta seleccionar una carpeta que no está siendo supervisada por IRISDocument Server, aparecerá un mensaje de aviso. 25

30 Capítulo 4 Proceso de configuración MEJORA DE LAS IMÁGENES La función de mejora de las imágenes optimiza la precisión del OCR y la calidad de las imágenes, además de reducir el tamaño de los archivos resultantes. Para acceder a los parámetros de la mejora de las imágenes: Abra la sección Tratamiento y haga clic en la ficha Mejora de las imágenes. A continuación, seleccione las opciones que desee. Nota: no seleccione opciones innecesarias para el trabajo que esté realizando, ya que sólo ralentizarán el proceso de reconocimiento. Rotación automática La opción Restablecer texto endereza automáticamente las páginas que se hayan escaneado inclinadas. Active la opción Utilizar páginas impares para detectar el ángulo de sesgado para agilizar la tarea. Active la opción Detectar orientación del texto para girar automáticamente las páginas que se hayan escaneado a un ángulo de 90, 180 ó

31 IRISDocument TM 9.0 Server for IRISPowerscan TM 9.0 Guía de inicio rápido Limpiar Mueva la barra deslizante para determinar el tamaño máximo de los puntos que desea eliminar de las imágenes en blanco y negro. Ajustar las imágenes Seleccione la opción Suavizar las imágenes en color para hacer que las imágenes en escala de grises y en color se vuelvan más homogéneas. Nota: no seleccione opciones innecesarias para el trabajo que esté realizando, ya que sólo ralentizarán el proceso de reconocimiento. RECONOCIMIENTO DE CARACTERES La precisión del proceso de OCR depende de muchos factores, como el idioma seleccionado, las características del documento, etc. Para determinar las opciones del reconocimiento de caracteres: Abra la sección Tratamiento y haga clic en la ficha Reconocimiento de caracteres. Seleccione las opciones del reconocimiento de caracteres pertinentes: Idioma Para poder reconocer el texto de los documentos escaneados, será necesario especificar el idioma del documento. Seleccione el idioma que corresponda en la lista desplegable Idioma. 27

32 Capítulo 4 Proceso de configuración Tenga en cuenta que el reconocimiento de caracteres también se puede limitar a dígitos numéricos. IRISDocument también reconoce códigos de barras y fuentes de banca. Para más información sobre los códigos de barras y las fuentes de banca, consulte los anexos de la Guía del usuario. Idiomas secundarios Además del idioma primario, IRISDocument permite seleccionar hasta 4 idiomas secundarios. De este modo, IRISDocument utiliza juegos de caracteres mixtos, con los que podrá reconocer las palabras en alfabeto latino que aparezcan en textos escritos utilizando el alfabeto griego o cirílico y, con un módulo opcional, también en documentos en árabe, hebreo o los principales idiomas asiáticos. Seleccione los idiomas secundarios que desee de la lista. Tenga en cuenta que, si selecciona varios idiomas secundarios, deben pertenecer al mismo grupo lingüístico. Los idiomas que no pertenezcan al mismo grupo se desactivarán automáticamente. No seleccione idiomas que no necesite: como más grande sea el juego de caracteres, más lento será el proceso de reconocimiento y más riesgo habrá de que se produzcan errores en el reconocimiento. Reconocimiento Defina el equilibrio que prefiera entre la velocidad y la precisión del proceso de OCR. Esta opción se encuentra disponible para los alfabetos latino, cirílico y griego. 28

33 IRISDocument TM 9.0 Server for IRISPowerscan TM 9.0 Guía de inicio rápido Intervalo de páginas El reconocimiento de caracteres se puede realizar en todas las páginas, a ninguna página o a un cierto número de páginas. La tercera opción le permite combinar páginas de texto y de imagen en un único archivo PDF o XPS. Para más información sobre este tema, consulte la Guía del usuario completa o la Ayuda en línea. COMPRESIÓN GENERAL DE LAS IMÁGENES Las múltiples opciones de compresión de imágenes permiten comprimir las imágenes de los documentos escaneados y, además, modificar su modo de color y resolución de salida. Para aplicar una compresión general a las imágenes: Abra la sección Compresión de imágenes y haga clic en la ficha General. A continuación, seleccione las opciones de compresión de las imágenes pertinentes: Nota: tenga en cuenta sus limitaciones de almacenamiento al seleccionar estas opciones. Modo de color de las imágenes generadas Puede escoger entre conservar el modo de color original de las imágenes o guardarlas en blanco y negro. 29

34 Capítulo 4 Proceso de configuración Resolución de las imágenes generadas La resolución utilizada para escanear imágenes no tiene que coincidir necesariamente con la resolución de salida de las imágenes. Es posible almacenar imágenes con resoluciones de 75, 100, 150 y 200 ppp o conservar la resolución original. Al generar imágenes en color y escala de grises, no se recomienda reducir la resolución. Compresión de las imágenes generadas Determine el factor de compresión de las imágenes en formato JPEG. Recuerde que la configuración definida en la ficha General se aplicará a todos los gráficos generados por IRISDocument. COMPRESIÓN JPEG 2000 IRISDocument puede comprimir en formato JPEG 2000 las imágenes en color y escala de grises. Recuerde que la compresión JPEG 2000 no es lo mismo que la tecnología de compresión de documentos ihqc, ya que esta última es 15 veces más eficaz. Para comprimir en formato JPEG 2000: Abra la sección Compresión de imágenes y haga clic en la ficha JPEG A continuación, seleccione las opciones que desee. Seleccione la compresión sin pérdida para conseguir la mejor calidad. 30

35 IRISDocument TM 9.0 Server for IRISPowerscan TM 9.0 Guía de inicio rápido El Nivel de compresión permite definir aproximadamente cuántas veces más pequeñas que su original serán las imágenes escaneadas. Indique el tamaño que desea para cada una de las páginas del archivo generado. También puede seleccionar un Factor de calidad para determinar el nivel de pérdida que se deberá permitir durante el proceso de compresión. Introduzca un valor entre 0 y 256: 0 garantiza la máxima calidad de imagen, mientras que 256 equivale a la máxima compresión. ÍNDICES XML Tras el reconocimiento, IRISDocument genera, de manera predeterminada, un archivo de índice en formato XML con información detallada sobre los documentos escaneados, incluyendo el texto reconocido. Nota: no confunda la generación de un archivo de índice en formato XML con la generación de archivos XML. Para acceder a las opciones de los índices XML, abra la sección Salida del lote y haga clic en la ficha Indexación XML. La información del archivo XML se utiliza para exportar los documentos procesados a otras aplicaciones. Para más información, consulte la sección Función de exportación. 31

36 Capítulo 4 Proceso de configuración NOMBRES DE LOS DOCUMENTOS Los documentos generados por IRISDocument reciben nombres automáticos por defecto. IRISDocument utiliza nombres de 8 dígitos, empezando por Para seleccionar otras opciones de denominación de los documentos, abra la sección Salida y haga clic en la ficha Nombres de los documentos. Recuerde que la opción Utilizar campos de indexación solo está disponible en IRISDocument for IRISPowerscan e IRISDocument Server for IRISPowerscan. GENERACIÓN DE DOCUMENTOS IRISDocument es compatible con una gran variedad de formatos de salida: PDF, PDF-iHQC, PDF/A, PDF/A-iHQC, XPS, XPS-iHQC, Word, RTF, WordML, OpenDocument Text, XML, HTML, TXT, SpreadsheetML y varios tipos de formatos de imagen. Sin embargo, deberá tener en cuenta que todos los formatos de salida se encuentran desactivados por defecto. Para generar archivos: Abra la sección Generar documentos y haga clic en las fichas de los formatos de salida pertinentes. Seleccione los tipos de archivo que quiere que genere IRISDocument y determine su diseño y otras opciones. Tenga en cuenta que es posible activar todos los formatos de salida simultáneamente. 32

37 IRISDocument TM 9.0 Server for IRISPowerscan TM 9.0 Guía de inicio rápido Consulte la Guía del usuario completa o la Ayuda en línea para obtener más información sobre los formatos de salida disponibles y sus opciones. FUNCIÓN DE EXPORTACIÓN Una vez haya procesado sus documentos con IRISDocument, podrá exportarlos automáticamente a otras aplicaciones por medio de la función de exportación. Para exportar documentos a otras aplicaciones, la función de exportación utiliza el índice XML que IRISDocument genera por defecto. Es por ello que deberá seleccionar aplicaciones que sean capaces de analizar los archivos de índice en formato XML generados por IRISDocument. Para seleccionar una aplicación de exportación: Abra la sección Exportar y haga clic en el botón Examinar para buscar la aplicación que mejor se adecue a sus necesidades. Podrá utilizar cualquier aplicación externa que sea capaz de analizar archivos de índice en formato XML. Compruebe que no haya anulado la selección de Activar indexación XML en la ficha Indexación XML de la sección Salida del lote. Cuando utilice el módulo de Carpetas supervisadas, podrá seleccionar una aplicación de exportación independiente para cada carpeta supervisada. De esta manera, podrá exportar sus documentos a varias aplicaciones a la vez. Haga clic en la opción Ejecutar del menú Archivo para tratar y exportar sus documentos. 33

38 Capítulo 4 Proceso de configuración IRISDocument procesará los documentos y transferirá el nombre del archivo de índice XML al programa externo a través de la línea de comandos. Los documentos y sus índices también se pueden exportar a Microsoft SharePoint. Para más información, consulte la sección Configuración de la conexión con SharePoint. 34

39 IRISDocument TM 9.0 Server for IRISPowerscan TM 9.0 Guía de inicio rápido CAPÍTULO 5 LAS REGLAS DE ORO DE IRISDOCUMENT Para terminar esta Guía de inicio rápido, le ofrecemos una lista de reglas de oro para utilizar IRISDocument Server. Siga estas reglas para asegurarse de realizar un uso óptimo de IRISDocument. Utilice un PC con un buen procesador, mucha memoria RAM y dedicado exclusivamente a esta tarea. Consulte el archivo Léame para más información sobre los requisitos del sistema recomendados. Utilice IRISDocument Server - Carpetas supervisadas en vez de IRISDocument Server - OCR por lotes siempre que sea posible. El módulo de carpetas supervisadas dispone de más funcionalidades de gestión de errores, lo que significa que la aplicación no se detendrá cada vez que encuentre un error. El problema quedará registrado e IRISDocument seguirá trabajando en el resto de tareas. No seleccione una carpeta de red como carpeta de origen, destino o almacenamiento de los documentos. Las carpetas de entrada, salida y almacenamiento pueden compartirse, pero deben encontrarse en la misma máquina que IRISDocument Server. 35

40 Capítulo 5 Las reglas de oro de IRISDocument Consejo: Si, por alguna razón, decide utilizar rutas de red, defínalas como rutas UNC. (*) En este caso no se ofrece soporte técnico. Asegúrese de disponer de suficiente espacio libre en el disco duro. IRISDocument Server - Carpetas supervisadas utiliza gran cantidad de archivos temporales y almacena copias sin comprimir de las imágenes para realizar el proceso de OCR y generar documentos, lo que puede suponer unos 25 MB por página. IRISDocument almacena archivos temporales tanto en la carpeta de trabajo de IRISDocument como en el área de archivos temporales de Windows. Consejo: desfragmente el disco duro de su PC de vez en cuando. Otros consejos para utilizar IRISDocument Server - Carpetas supervisadas. o Evite seleccionar opciones superfluas e innecesarias. No sólo ralentizan el proceso de reconocimiento, sino que también aumentan el riesgo de que se produzcan errores en el proceso de OCR. o Limite el número de carpetas supervisadas a 10. Como más carpetas supervisadas haya, más tiempo necesitará IRISDocument para comprobar si ha cambiado sus contenidos. o Las Tareas de las carpetas supervisadas deben tener unas dimensiones razonables. Es preferible realizar más tareas que concentrar mucho trabajo en pocas tareas de grandes dimensiones. o No utilice una misma carpeta como carpeta de origen y destino de los archivos. 36

41 IRISDocument TM 9.0 Server for IRISPowerscan TM 9.0 Guía de inicio rápido o No utilice la carpeta de trabajo como carpeta de origen. o Asegúrese de que IRISDocument Server no se reinicie automáticamente, por ejemplo, después de instalarse actualizaciones automáticas de Windows. 37

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43 IRISDocument TM 9.0 Server for IRISPowerscan TM 9.0 Guía de inicio rápido ÍNDICE A Asistencia técnica C Carpetas supervisadas Cómo ponerse en contacto con I.R.I.S Compresión de imágenes 29, 30 Compresión general de las imágenes Compresión JPEG D Detectar la orientación del texto F Función de exportación I I.R.I.S Idiomas Idiomas secundarios IHQC... 7 Índices XML Instalación... 9 Intervalo de páginas L Lectura de códigos de barras 27 Limpiar M Mejora de las imágenes Módulos opcionales... 7 N Nombres de los documentos. 32 R Reconocimiento de caracteres Registro Reglas de oro Restablecer S Servidor de OCR

44 Índice Suavizar las imágenes en color