EL RECTOR DE LAS UNDIDADES TECNOLÓGICAS DE SANTANDER UTS,

Transcripción

1 EL RECTOR DE LAS UNDIDADES TECNOLÓGICAS DE SANTANDER UTS, En uso de sus facultades legales y estatutarias, en especial las conferidas en el artículo 12 de la Ley 80 de 1.993, el artículo del decreto 0734 de 2012, el artículo 37 del Decreto 2150 de 1.995, el artículo 9 de la Ley 489 de 1.998, el artículo 21 de la Ley 1150 de 2.007, el artículo º del decreto 0734 de 2012 y, CONSIDERANDO 1) Que de conformidad con el artículo 209 de la Constitución Política ordena que la función administrativa debe estar al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, delegación y desconcentración de funciones. 2) Que la actividad contractual de las Unidades Tecnológicas de Santander, es una manifestación del ejercicio de la función administrativa, razón por la cual, debe ceñirse en cuanto a los procesos de selección, celebración y ejecución de los contratos estatales, a los postulados del artículo 209 de la Constitución Política y a lo dispuesto por el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública. 3) Que se hace necesario actualizar el manual de contratación ya existente, debido precisamente a la entrada en vigencia del Decreto 0734 de abril 13 de 2012, por medio del cual se reglamenta el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, y de esta manera ilustrar con las normas vigentes a cada dependencia de la entidad, señalando los procedimientos determinados legalmente y los pasos previos para la realización de un proceso de selección. 4) Que el artículo 21 de la Ley 1150 de adicionó un parágrafo al artículo 12 de la Ley 80 de en el que prescribió: "Para los efectos de esta ley, se entiende por desconcentración la distribución adecuada del trabajo que realiza el jefe o representante legal de la entidad, sin que ello

2 implique autonomía administrativa en su ejercicio. En consecuencia, contra las actividades cumplidas en virtud de la desconcentración administrativa no procederá ningún recurso. 5) Que teniendo en cuenta lo previsto en las normas transcritas, en las reglamentaciones contenidas en el artículo 8.1.6º del decreto 0734 de 2012, lo ordenado en el artículo 37 del Decreto - Ley 2150 de y el artículo 9 de la Ley 489 de 1.998, se estima necesario, para hacer más ágil y eficiente la actividad contractual de la entidad, acudir a la figura de la desconcentración de funciones en materia de la celebración de contratos o convenios. 6) Para tales efectos, el Señor Rector con facultades conferidas por el Consejo Directivo, para la celebración de contratos, convenios y demás actos que sean necesarios con el fin de desarrollar el objeto de la institución, según lo dispuesto en el Acuerdo No de Diciembre 12 de 2011, podrá delegar estas en el Vicerrector, Director Administrativo y Financiero y Secretaría General. En mérito de lo expuesto, RESUELVE CAPÍTULO PRIMERO DISPOSICIONES GENERALES ARTÍCULO PRIMERO: Actualizar para las Unidades Tecnológicas de Santander UTS, el Manual de Contratación expedido mediante resolución No de 2008 y su correspondiente documentación del Proceso de Adquisición de Bienes, Obras y Servicios, el cual será el instrumento guía y la base para la descripción de los procesos y procedimientos que se deben acoger, respetar y seguir en toda la actividad contractual que se adelante en las diferentes dependencias de la Institución.

3 ARTICULO SEGUNDO: La presente resolución actualiza los procedimientos y actuaciones administrativas de las Unidades Tecnológicas de Santander UTS en materia contractual en concordancia con la Ley 80 de 1.993, Ley 1150 de 2.007, Decreto 0734 de 2012 y demás decretos reglamentarios. PARÁGRAFO: En todos los casos en los que la selección del contratista deba realizarse mediante convocatoria pública y sin perjuicio de la aplicación de las reglas contenidas en la Ley 1150 de y el Decreto 0734 de 2012 o las normas que las modifiquen, la adjudicación se realizará siempre en audiencia pública previa consulta al Comité de Contratos. ARTICULO TERCERO: Se delega en el Comité Asesor de Contratación, la competencia para definir procedimientos que se ajusten a la normatividad vigente y mejoren la eficiencia y economía de la contratación. CAPÍTULO SEGUNDO DESCONCENTRACIÓN Y ORGANISMOS ASESORES ARTÍCULO CUARTO: DESCONCENTRACION DE FUNCIONES, TRAMITES Y PROCEDIMIENTOS: En los procesos contractuales se seguirán los trámites y procedimientos previstos en el Estatuto de Contratación Estatal y las normas que lo adicionen o reglamenten y lo dispuesto en la presente Resolución. Se entenderá que los trámites, procedimientos, requisitos y demás aspectos no contemplados expresamente en esta Resolución serán adelantados e interpretados de acuerdo con las normas que regulan la contratación estatal vigente. Entiéndase que la Delegación, por ley y reglamento para la ordenación del gasto y el ejercicio de la facultad de formar, adjudicar, celebrar, ejecutar, adicionar, modificar, aclarar, generar las órdenes de pago, suspender, terminar y liquidar convenios y/o contratos a nombre de las Unidades Tecnológicas de Santander; con personas públicas o privadas, en los términos de la presente Resolución, y en general expedir los correspondientes actos administrativos que se produzcan con motivo u ocasión de la actividad contractual que se adelante en cumplimiento de

4 la misión y funciones propias de la entidad, corresponde al Rector conforme a los estatutos de la Institución y las directrices del Consejo Directivo. Por tanto todos los documentos que expresen la anterior competencia de contratación y ordenación del gasto deben ser suscritos por el Rector de la Institución o la persona en quien delegue dichas competencias. Para efectos del presente Manual y eficiencia de la contratación los procesos, procedimientos, funciones y trámites en todas las etapas contractuales se distribuirán en todas las dependencias de la entidad, sin que ello implique autonomía administrativa en el ejercicio de la desconcentración de funciones. ARTICULO QUINTO: DESCONCENTRACION CONTRACTUAL. Desconcéntrese en las siguientes dependencias y funcionarios, los procesos contractuales de la Institución: Desconcéntrese en el Secretario General, Decano de la Facultad de Ciencias Socio-económicas y empresariales, y Decano de la Facultad de Ciencias Naturales e Ingenierías, Jefe de la Oficina de Relaciones Interinstitucionales, Jefe de Oficina de Investigaciones, Jefe de Oficina de Desarrollo Académico, Director Administrativo y Financiero, Vice- rector; en los términos del artículo cuarto de la presente resolución; la realización de todos los trámites, procesos, procedimientos, y funciones relacionados con los procesos contractuales iniciados en el ejercicio de la facultad del Rector de celebrar contratos y /o convenios cuyo objeto corresponda a la misión y visión de su dependencia. Las anteriores oficinas no poseen la delegación de la Contratación, solamente la desconcentración del cumplimiento de las etapas contractuales. PARAGRAFO 1: Entiéndase por oficina gestora, la dependencia de carácter misional o de apoyo de la entidad encargada de realizar los procedimientos contractuales para la adquisición de determinado bien, servicio u obra para la institución, oficina de la cual surge la necesidad. Las oficinas gestoras corresponden a:

5 1. Oficina de Desarrollo Académico.- Procesos Misionales (Convenios) 2. Oficina de Relaciones Interinstitucionales. (Convenios, proyección y extensión social; y procesos misionales). 3. Oficina de Investigaciones. (Convenios de Investigación, ciencia y Tecnología). 4. Vice-rectoría: Procesos Misionales y estratégicos. (Bienestar Universitario: Salud, Deporte, Cultura y recreación de estudiantes, docentes, procesos originados del Comité de Innovación, procesos relacionados con implementación de las normas de calidad y planeación institucional). 5. Secretaría General.-Proceso de Apoyo. (Capacitación funcionarios, Bienestar institucional para personal administrativo; prestación de servicios profesionales, y de apoyo a la gestión, contratos de intermediación personal, contratos de personal docente). 6. Dirección Administrativa y Financiera (Compras y Suministros. Proceso de Apoyo. : Adquisición de bienes y servicios para el normal funcionamientos administrativo de la entidad, procesos relacionados con recursos físicos, adquisición de servicios financieros o contables será competencia del Director Financiero). 7. Decano Facultad Ciencias Socio-económicas y empresariales (adquisición de material bibliográfico y bienes para laboratorios). 8. Decano Facultad Ciencias Naturales e Ingenierías. (Adquisición de material Bibliográfico y bienes para Laboratorios). PARAGRAFO 2: Las oficinas gestoras tendrán el apoyo de la oficina de compras y suministros para la asesoría en compra y solicitud de cotizaciones. PARAGRAFO 3: La oficina de Recursos Físicos tendrá como competencia coadyuvar los procesos contractuales de la Dirección Administrativa y Financiera

6 en lo de sus competencias. ARTÍCULO SEXTO: COMITÉ ASESOR DE CONTROL Y VIGILANCIA DE LA CONTRATACIÓN. El Comité de Contratación será el ente asesor que apoyará al Rector y a los servidores públicos en quienes se desconcentran los procedimientos de contratación que desarrolla la Institución, con el fin de propender al cumplimiento de los principios contractuales, en especial la transparencia y el deber de selección objetiva del contratista. PARAGRAFO: La Oficina Asesora Jurídica y la Secretaria General serán las encargadas de realizar la publicación en el SECOP de los documentos contractuales que adelanten conforme al artículo 2.2.5º del Decreto 0734 de ARTÍCULO SEPTIMO.- COMPOSICIÓN: El Comité asesor de Contratación estará integrado por: 1. El Vicerrector. 2. Secretario General. 3. El Funcionario titular de la oficina gestora. 4. El Director Administrativo y Financiero. 5. Profesional Universitario del área de compras y suministros. 6. Jefe Oficina Asesora Jurídica quien lo presidirá. PARAGRAFO PRIMERO: El Asesor de Control Interno siempre debe ser invitado a las reuniones del Comité en ejercicio de sus funciones de control preventivo y correctivo. ARTÍCULO OCTAVO: FUNCIONES DEL COMITÉ DE CONTRATACIÓN. El Comité de Contratación, asesorará al Rector o funcionarios en que se deleguen la contratación y ordenación del gasto, con el objeto de garantizar que la actividad contractual se desarrolle con sujeción a los principios y procedimientos establecidos en la Constitución Política, el Estatuto de Contratación Estatal y la normatividad reglamentaria vigente, el comité desarrollara un Control de Transparencia de la actividad contractual de la Institución.

7 El Comité cumplirá las siguientes funciones: 1. Asesorar el plan de adquisiciones de bienes, servicios y obra pública para la Administración de las Unidades Tecnológicas de Santander. 2. Acompañar el proceso de consolidación del plan de adquisiciones de bienes, servicios y obra pública. 3. Proponer al área de compras y suministros, estrategias para optimizar los recursos en la atención de las necesidades institucionales. 4. Verificar la autorización previa del Rector del inicio de los procesos contractuales. 5. Promover, coordinar y concertar la articulación y la concurrencia de las distintas dependencias de las Unidades Tecnológicas de Santander en los procesos de contratación. 6. Recomendar al Rector el Comité evaluador para los procesos de licitación, concurso y selección abreviada. 7. Asesorar al Rector y a los funcionarios delegados para contratar y ordenar el gasto en relación con los procesos contractuales a seguir en la adquisición de bienes y servicios. 8. Emitir concepto previo sobre el texto definitivo de los pliegos de condiciones, la evaluación de las propuestas y la definición de los procesos de selección para la suscripción de contratos o convenios por parte del Rector o funcionarios delegados, con personas de derecho público o privado. 9. Sin perjuicio de las funciones asignadas al Comité de Conciliación y Defensa Judicial de la entidad, revisar los proyectos de respuesta elaborados por las respectivas dependencias a las reclamaciones formuladas por los contratistas

8 o las que surjan en desarrollo de convenios suscritos por la Institución, sin consideración a su cuantía, a efecto de verificar su correspondencia con las disposiciones legales vigentes en materia contractual. 10. Aprobar los parámetros generales y minutas de pliegos de condiciones, invitaciones públicas, requisitos de selección para los procesos de contratación directa, condiciones mínimas de participación y minutas de contratos o convenios, que proyecte la Oficina Jurídica de la entidad. 11. Emitir viabilidad a la solicitud de modificaciones de contratos referentes a plazo, valor, suspensiones, decisiones unilaterales de fondo, respuesta a reclamaciones; sin importar la cuantía del contrato. 12. Impartir los lineamientos que sean necesarios y que permitan dar pleno alcance a lo dispuesto en la presente Resolución. 13. Establecer las pautas y reglas para su funcionamiento. PARÁGRAFO PRIMERO: La asesoría del Comité de Contratación se prestará para la celebración de contratos o convenios, sin importar su clase o naturaleza jurídica y la modalidad de selección que se utilice. No obstante lo anterior, el Comité de Contratación ejercerá sus funciones sobre cualquier proceso de contratación cuando así lo determine el Rector en cualquier etapa contractual excepto lo referente a la contratación de docentes y Convenios de Cooperación Interinstitucional o Interadministrativos. PARÁGRAFO SEGUNDO: Las funciones atribuidas al Comité de Contratación se circunscriben, primordialmente, a la realización de una revisión formal integral para garantizar el cumplimiento de los requisitos previstos en la normativa vigente y a la realización de una revisión sustancial de los mismos requisitos cuando la formación profesional de sus integrantes o la complejidad del asunto lo permita. ARTÍCULO NOVENO: REUNIONES Y QUORUM: El Comité de Contratación se reunirá cuando sea convocado por el Rector, el funcionario de la oficina gestora, el funcionario titular del área Jurídica o la Secretaria técnica del Comité.

9 Constituirá quórum deliberatorio y decisorio la participación de por lo menos la mitad más uno de los miembros del Comité, como mínimo uno de ellos debe ostentar la calidad de abogado y la asistencia obligatoria de la oficina gestora. ARTÍCULO DECIMO: FUNCIONES DE LA SECRETARÍA TÉCNICA: La secretaría técnica del comité será ejercida por el profesional de la área de compras y suministros, el cual cumplirá las siguientes funciones: 1. Preparar el orden del día. 2. Citar a los miembros del Comité de Contratación. 3. Citar a los asesores y funcionarios de las diferentes dependencias y áreas de la Institución, cuando así se requiera. 4. Levantar las actas y solicitar su suscripción. 5. Organizar las actas, actualizar y custodiar el archivo del Comité de Contratación. ARTÍCULO DECIMO PRIMERO: FUNCIONES DEL AREA JURIDICA: La Oficina Jurídica en relación con los contratos que suscriba el Rector o los funcionarios delegados para contratar y ordenar el gasto, cumplirán las siguientes funciones: 1. Publicar los documentos que de conformidad con el artículo 2.2.5º del Decreto 0734 de 2.012, deben ser objeto de publicación en el SECOP, con base en los proyectos enviados por cada una de las oficinas gestoras en medio magnético y escritas debidamente firmados y en forma oportuna. 2. Realizar la notificación y comunicación de todos los actos administrativos que se expidan en desarrollo de la actividad contractual. 3. Proyectar y viabilizar legalmente los proyectos de actos administrativos que se expiden con ocasión de la actividad contractual previa solicitud debidamente fundamentada de la oficina gestora; para la firma del Rector o del funcionario delegado para contratar y ordenar el gasto, en ejercicio del control de legalidad mediante refrendación. 4. Asesorar al Rector o funcionario delegado para contratar y ordenar el gasto en los asuntos relacionados con la actividad contractual. 5. Realizar las minutas de contratos, sus modificaciones y viabilizar

10 legalmente la firma de los mismos mediante refrendación y una vez legalizados, conservar el original con los respectivos soportes que registren las actuaciones cumplidas durante su ejecución y hasta la liquidación para su anotación y archivo en el registro de contratación de la Institución. La oficina gestora enviara de forma oportuna los originales del informe de estudios y documentos previos con sus respetivos soportes (estudios de mercados, proyecto de inversión si se requiere y fichas técnicas) a la oficina jurídica, máximo dentro de los tres días hábiles siguientes a la fecha de su expedición. 6. Llevar el control de la designación o contratación de interventores y/o supervisores de los contratos o convenios que celebre la Institución. 7. Realizar control de legalidad y formalidad, de las actas de liquidación de los contratos y convenios, y dar su viabilidad jurídica mediante refrendación. 8. Realizar la solicitud de registro presupuestal a la Dirección Financiera, exigencia al contratista de la constitución de garantía y expedir la aprobación de la garantía. 9. Realizar la invitación a los veedores ciudadanos a todos los procesos contractuales de la Institución. 10. Revisar y dar viabilidad jurídica a toda clase de modificaciones de contratos y respuestas a reclamaciones contractuales mediante refrendaciones y conceptos. 11. El control de legalidad del Área Jurídica, deberá constar mediante firma de revisión jurídica en todos los documentos contractuales que sean objeto de dicho control. 12. Elaborar el proyecto de pliegos de condiciones, con fundamento en el informe de estudios y documentos previos presentados por la oficina gestora. Los pliegos de condiciones deben ser avalados en el Comité de Contratos para la respectiva publicación en el SECOP. ARTÍCULO DECIMO SEGUNDO: FUNCIONES DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS EN QUIENES SE DESCONCENTRAN PROCESOS Y FUNCIONES: Corresponde a los servidores públicos en quienes se desconcentran los procedimientos y procesos contractuales; tramitar y culminar las actuaciones administrativas propias de la actividad contractual que les ha sido desconcentrado,

11 es decir proyectar actos administrativos precontractuales, contractuales y post contractuales y expedir documentos de trámite de la actividad contractual. Dentro de estas actividades se entienden incorporadas, entre otras: 1. Establecer por escrito la necesidad para la adquisición de un bien o servicio. 2. Elaborar los informes de estudios y documentos previos de los procesos de contratación en los términos del Artículo 2.1.1º del Decreto 0734 de 2012 y suscribirlos. 3. Realizar el contenido técnico y financiero de evaluación, de los proyectos de pliegos de condiciones y pliegos definitivos, conforme a las directrices del Comité de Contratación en coordinación con la Oficina Jurídica. 4. Realizar estudios de mercado por intermedio de la Oficina de Compras y Suministros. 5. Realizar solicitud de propuestas por intermedio de la Oficina de Compras y Suministros. 6. Realizar la solicitud de certificado de disponibilidad presupuestal. 7. Solicitar al Comité de Contratación para que efectúe la recomendación al Rector y se proceda a la designación del Comité de evaluación en los procesos de selección abreviada, licitación o concurso. 8. Realizar la evaluación de propuestas en los procesos de mínima cuantía. 9. Llevar a aprobación la evaluación de propuestas al comité de contratación. 10. Dirigir las audiencias públicas previstas en la normatividad vigente en coordinación con la oficina de control interno y la Oficina Gestora. 11. Ejercer el control administrativo y de seguimiento a la ejecución de los contratos celebrados en desarrollo de la actividad misional de la respectiva dependencia y de aquellos que le hayan sido asignados por el Rector. 12. Fundamentar técnica y financieramente la suscripción de contratos adicionales, de modificación y ampliación del objeto, plazos y en general de cualquier otra modificación. Lo anterior debe ir a concepto favorable del comité de contratación y control del legalidad de la oficina jurídica sin importar la cuantía del contrato. 13. Analizar y resolver, con el apoyo de los interventores y/o supervisores y la oficina jurídica, los inconvenientes y traumatismos que se presenten en

12 la ejecución de los contratos y decidir sobre la aplicación de los mecanismos que las entidades estatales pueden utilizar para exigir el cumplimiento del objeto contractual en forma oportuna. 14. Estudiar y elaborar junto con la oficina gestora, la respuesta a las reclamaciones formuladas por los contratistas sobre mayores cantidades de obra, de permanencia, reajuste de precios y restablecimiento de la ecuación contractual previo concepto del Comité de contratación y oficina asesora jurídica. 15. Proyectar la liquidación de los contratos y convenios. En caso de proceder liquidación unilateral enviaran oportunamente la información a la oficina jurídica para lo de su competencia. 16. Solicitar a la Oficina Jurídica, la proyección de actos administrativos para la imposición de sanciones y multas contractuales durante la vigencia del contrato y la declaración del incumplimiento una vez ocurra su vencimiento previo concepto del comité de contratación. 17. Proyectar en coordinación con la oficina jurídica, oportuna reclamación administrativa ante los contratistas y compañías de seguros garantes para la restitución de anticipos, pago de indemnizaciones y demás reclamaciones que se presenten por fallas en los procesos de contratación. En el evento de no recuperarse los dineros por los conceptos anteriormente señalados, remitir los actos respectivos a la oficina jurídica para lo de su competencia. 18. Actuar oportunamente en la solución de los conflictos y traumatismos que se presenten en la ejecución de los contratos y dar indicación previa para la aplicación de los mecanismos que las entidades estatales pueden utilizar para el cumplimiento del objeto contractual. 19. Remitir oportunamente a la Oficina Jurídica de la Institución, en medio físico y magnético, todos los actos administrativos y actuaciones que deben ser publicados en el SECOP, conforme a las normas vigentes. 20. Convocar el Comité de contratación para recibir concepto previo sobre el texto definitivo de los pliegos de condiciones, la evaluación de las propuestas y la definición de los procesos de selección para la suscripción de contratos o convenios que surjan de procesos de selección por licitación o concurso o modificación de contratos. 21. Cumplir con el debido proceso en la toma de decisiones que afecten al

13 contratista y la aseguradora en relación con la imposición de sanciones, declaración de siniestros, modificación de contratos. 22. Dar respuesta a las observaciones a los prepliegos o pliegos de condiciones en sus aspectos técnicos, esta respuesta puede ser proyectada por un funcionario idóneo en la materia, pero suscrito por el titular de la oficina gestora. Lo referente a los aspectos financieros siempre debe corresponder al Director Administrativo y Financiero de la entidad. 23. Las demás inherentes al ejercicio de la desconcentración de funciones en materia de contratación. PARAGRAFO: Para el inicio de todo proceso contractual para la adquisición de un bien, obra o servicio, debe existir autorización escrita del Rector, teniendo en cuenta el formato contenido en el Sistema Integrado de Gestión. CAPÍTULO TERCERO DEL PROCEDIMIENTO CONTRACUAL ARTÍCULO DECIMO TERCERO. FASES DEL PROCEDIMIENTO CONTRACTUAL: Son fases de la actividad contractual: 1.) FASE PRE-CONTRACTUAL. Comprende los trámites hasta la adjudicación o declaratoria de desierto del proceso. 2.) FASE DE CELEBRACIÓN Y EJECUCIÓN DEL CONTRATO Y/O CONVENIO. Comprende el cumplimiento de los requisitos de suscripción, perfeccionamiento, legalización del contrato o convenio (cumplimiento de requisitos de ejecución) y el control en su ejecución. 3.) FASE POST-CONTRACTUAL: Comprende los trámites tendientes a efectuar la liquidación del contrato y/o convenio de mutuo acuerdo y su liquidación unilateral, según el caso.

14 ARTÍCULO DECIMO CUARTO. FASE PRECONTRACTUAL: La fase precontractual comprende el cumplimiento de los siguientes requisitos: 1. REQUISITOS PREVIOS GENERALES AL ACTO DE APERTURA O LA FORMULACIÓN DE LA INVITACIÓN. Antes de iniciar cualquier proceso de selección contractual, o suscripción de convenios deberá existir un documento escrito donde el Rector autoriza el inicio del proceso contractual. De igual manera, se debe contar en todo proceso contractual, con la solicitud de disponibilidad presupuestal, en la cual se relaciona el objeto del contrato y el valor del mismo Autorización de inicio del proceso: Firmada por el Rector y el titular de la oficina gestora, según el formato establecido en el Sistemas de Gestión Estudios y documentos previos del objeto a contratar. El documento de estudios previos se consignará en un escrito en el que se deberán referir los aspectos relacionados en el artículo 25, numeral 12 de la ley 80 de 1993 y el artículo del Decreto 0734 de PARAGRAFO 1: Los estudios previos del objeto a contratar se acompañará de la solicitud de disponibilidad presupuestal, autorización de inicio del proceso y el soporte del estudio de mercados, además deberá estar proyectado y suscrito por el titular de la Oficina Gestora Estudios y diseños. En caso que la complejidad del contrato lo amerite la dependencia gestora elaborará o solicitará la contratación para la elaboración de los diseños o estudios correspondientes Certificado de disponibilidad presupuestal. Si con la celebración del contrato o convenio se compromete el presupuesto de la Institución, la oficina gestora solicitará a la Dirección Financiera la expedición del

15 certificado de disponibilidad correspondiente previo a la autorización de inicio del proceso contractual firmada por el Rector. El documento de solicitud debe estar suscrito por el Rector y la oficina gestora; con la refrendación del Financiero para su viabilidad oportuna de trámite Autorizaciones, permisos y licencias. La oficina gestora verificará si para la celebración o ejecución del contrato se requiere del otorgamiento de autorizaciones, permisos o licencias de autoridades, funcionarios o particulares. En caso de requerirse del cumplimiento de los anteriores requisitos se deberán impartir o recibir con anterioridad a la expedición del acto administrativo de apertura o a la formulación de la invitación correspondiente. Lo anterior sin perjuicio de la aplicación del régimen de obligaciones sometidas a condición Elaboración de los pliegos de condiciones. El pliego de condiciones tendrá el contenido prescrito en el artículo 2.2.3º del Decreto 0734 de y debe ser elaborado por la Oficina Jurídica, coordinadamente con la Oficina gestora en lo de su competencia, lo referente a la parte financiera, será la dirección administrativa y financiera de la institución, la dependencia encargada de determinar estos parámetros. Los pliegos de condiciones serán presentados al Comité de Contratos quien autorizará su publicación en el SECOP Aviso de convocatoria. Para el caso de la licitación pública, selección abreviada y concurso de méritos se hará convocatoria pública, el cual se publicará en el SECOP y en la página web de la entidad y contendrá la información necesaria de conformidad al artículo 2.2.1º del Decreto 0734 de 2012, el cual será elaborado y refrendado por la oficina gestora y suscrito por el Rector o funcionario delegado para contratar y ordenar el gasto, con control de legalidad de la oficina jurídica y deberá contener los siguiente: a) Objeto que se pretende contratar. b) La modalidad de selección que se utilizará. (Licitación pública, selección abreviada o concurso de méritos). c) Si esta cobijada por un acuerdo internacional o un tratado de libre comercio

16 vigente para el Estado Colombiano. d) El presupuesto oficial del contrato. e) Lugar físico o electrónico donde puede consultarse el proyecto de pliego de condiciones, el presupuesto oficial y los estudios y documentos previos. Adicional a lo anterior, se deberá incluir expresamente, cuando ello corresponda, la convocatoria limitada a Mypes o a Mipymes conforme lo señalado en el Título IV del decreto 734 de PARAGRAFO: No se harán publicaciones de los procedimientos en el SECOP, en los casos contenidos en el parágrafo 3º del artículo 2.2.5º del decreto 0734 de Convocatoria a Veeduría Ciudadanas. El control social se ejercerá en las etapas precontractuales, contractuales y pos contractuales. Todo contrato que realice la entidad, independiente de su forma de selección, deberá contener el aviso de convocatoria a veedurías y publicarse en lugar visible, de conformidad a lo dispuesto en el artículo 66 de la Ley 80 de 1993 y el artículo 1 de la ley 850 de Publicación proyectos de pliegos, o sus equivalentes y estudios previos. Se publicará en el SECOP los proyectos de pliegos de condiciones, o sus equivalentes y los estudios previos al acto de apertura. Igualmente se publicarán las razones por las cuales se acogen o rechazan las observaciones a los proyectos de pliegos. La publicación de los anteriores documentos deberá hacerse en la fecha de su expedición, o, a más tardar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes. No se requiere de publicación en los mismos casos referidos en el numeral anterior y contenidos en el parágrafo 3º del artículo 2.2.5º del decreto 0734 de 2012.

17 La publicidad del proyecto de pliegos y pliegos definitivos en licitación y concurso de méritos con propuesta técnica detallada, será de 10 días hábiles anteriores al acto de apertura; en el caso de selección abreviada y concurso de méritos con propuesta técnica simplificada será de 5 días hábiles. Lo anterior según lo dispuesto en el articulo 2.2.6º del decreto 0734 de Acto administrativo de justificación de la contratación directa. Para el caso de la contratación directa se expedirá un acto administrativo de conformidad al artículo º del Decreto 0734 de 2.012, este acto administrativo se elaborará en la Oficina Jurídica previa información soportada y remitida oportunamente por parte de la oficina gestora. PARAGRAFO: No se requiere de la expedición de este acto para el caso de la celebración de contratos de empréstito y en los casos de urgencia manifiesta. En este último caso el acto administrativo que la declara hará las veces del acto de justificación y no se requerirá de estudios previos Acto de apertura y pliego de condiciones definitivo. Para el caso de la licitación pública, concurso de méritos y selección abreviada, se expedirá un acto administrativo de apertura del proceso y los pliegos de condiciones definitivos. Este acto administrativo se publicará en el SECOP el día de su expedición, o, a más tardar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes. El acto administrativo será elaborado por la Oficina Jurídica previo recibo de información oportuna de la oficina gestora. Los pliegos definitivos serán presentados al Comité de Contratos, quien dará su aprobación para la publicación en el SECOP. 2. PROCEDIMIENTOS PRECONTRACTUALES A CADA MODALIDAD DE SELECCIÓN: 2.1. LICITACIÓN PÚBLICA: Una vez cumplidos los requisitos previos a los que se refiere el presente artículo en el numeral 1, la licitación pública se cumplirá mediante la aplicación de las normas contenidas en el artículo

18 30 de la Ley 80 y el artículo 3.1.1º del Decreto 0734 de 2012: a) Manifestación de interés de limitar la convocatoria: La manifestación de interés de limitar la convocatoria a MYPES o MIPYMES según sea el caso deberá presentarse, a más tardar el día hábil anterior a la fecha prevista para la apertura del proceso de selección. b) Apertura del proceso y publicación del pliego definitivo. El Rector o los funcionarios delegados para la contratación y ordenación del gasto, mediante acto administrativo motivado ordenarán la apertura del proceso selectivo y, ese mismo día, ordenarán la publicación del referido acto y los pliegos de condiciones definitivos en el SECOP por intermedio de la oficina asesora jurídica. c) Audiencia de aclaración de pliegos. Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al inicio del plazo para la presentación de propuestas, de oficio o a solicitud de cualquier interesado, se celebrará una audiencia pública con el objeto de precisar su contenido y alcance de los mencionados documentos y de oír a los interesados, igualmente se deberá tratar el tema de los riesgos en la contratación. A la audiencia concurrirá el funcionario de la oficina gestora, la Oficina Jurídica y los demás servidores públicos que se requiera. De lo debatido en esta audiencia se levantará un acta suscrita por los servidores públicos de la Institución. Los asistentes que lo deseen podrán dejar las constancias verbales o escritas que estimen pertinentes. d) Aclaraciones adicionales a los pliegos de condiciones. Dentro del plazo de la licitación cualquier interesado podrá solicitar aclaraciones adicionales a los pliegos de condiciones. La Oficina Jurídica, con apoyo de la Dirección Administrativa y Financiera y la oficina gestora, según el tipo de observación, proyectan las respuestas a las observaciones y se sustentan ante el Comité de Contratos, quienes son los encargados de aprobar las respectivas

19 respuestas, que serán publicadas en el SECOP. Las adendas igualmente se publicarán en el SECOP y se agregarán a los pliegos de condiciones para la consulta. e) Expedición de Adendas. En el pliego se establecerá el plazo máximo dentro del cual puedan expedirse adendas. En todo caso no podrán expedirse adendas dentro de los tres (3) días anteriores en que se tiene previsto el cierre del proceso de selección, ni siquiera para extender el término del mismo. La publicación de estas adendas sólo se podrá realizar en días hábiles y horarios laborales. f) Cierre de la licitación. En el pliego de condiciones se establecerá fecha y hora para el cierre del proceso, que será la fecha límite para entregar propuestas y poder participar en el mismo. Las ofertas se entregarán en un acto público del que se levantará un acta elaborada por el oficina asesora jurídica, cuyo propósito será el de dejar constancia de las propuestas presentadas con la respectiva cantidad de folios de cada una y un número de póliza. A esta diligencia concurrirá el Jefe de la oficina gestora, el Asesor de Control Interno o su delegado y demás funcionarios que se requieran según el caso. En este acto, sí las propuestas no se encuentran foliadas, se procederá a foliarlas de manera consecutiva, tanto en su original, como en las copias, de lo cual también se dejará constancia en el acta. A partir del momento de la entrega, las propuestas serán públicas con el fin de que los interesados puedan consultarlas, se dejará una copia en la Oficina Asesora Jurídica. g) Comité evaluador. Para la evaluación de las propuestas en proceso de selección por licitación, selección abreviada o concurso de méritos, el jefe de la Entidad o su delegado designará un comité asesor, conformado por servidores públicos o por particulares contratados para el efecto, que deberá realizar dicha labor de manera objetiva, ciñéndose exclusivamente a las reglas contenidas en el

20 pliego de condiciones. h) Evaluaciones. Las evaluaciones serán realizadas por el Comité evaluador que recomiende el Comité de Contratos al Rector o al funcionario delegado para la contratación u ordenación del gasto. Las ofertas serán evaluadas en su totalidad a pesar que no se hayan cumplido uno o varios requisitos mínimos. Sin embargo, se dejará constancia expresa de las causales que podrían motivar el rechazo de la oferta. i) Aclaraciones. El comité evaluador y/o el Rector o funcionario delegado para la contratación u ordenación del gasto, podrán solicitar aclaraciones y explicaciones en relación con las ofertas. j) Evaluación de las propuestas: En el pliego de condiciones se señalará el término dentro del cual el comité evaluador, elaborará la evaluación de las propuestas, la cual será firmada por el mencionado comité, quien, en caso de ser necesario solicitará a los proponentes las aclaraciones y explicaciones necesarias. k) Traslado de las evaluaciones. El informe de evaluación de las propuestas permanecerá a disposición de los oferentes en la Oficina gestora por un término de cinco (5) días hábiles. Se podrá presentar observaciones al informe de evaluación, pero no será permitido que los oferentes completen, adicionen, modifiquen o mejoren las propuestas. l) Proyecto de respuestas. El comité evaluador con apoyo de la Oficina Jurídica preparará el proyecto de respuesta a las observaciones que se presentaron durante el traslado, previa consulta al Comité de Contratación. m) Definición del proceso. La definición del proceso (sea adjudicación o declaratoria desierta) se efectuará siempre en audiencia pública. Las reglas que se deben cumplir en la audiencia son las siguientes:

21 I. La audiencia será dirigida por la Oficina Jurídica en coordinación con la Oficina de Control Interno con presencia del ordenador del gasto o su delegado y se realizara conforme al artículo 3.1.3º del decreto 0734 de II. III. IV. Al inicio de la audiencia la Institución dará a conocer a los oferentes las respuestas a las observaciones presentadas. Los oferentes podrán pronunciarse inicialmente sobre las respuestas dadas por la Institución a las observaciones presentadas respecto de los informes de evaluación. En ningún caso esta posibilidad implica una nueva oportunidad para mejorar o modificar la oferta. En caso de presentarse pronunciamientos que a juicio del Rector o funcionario delegado para la contratación y ordenación del gasto, requieran de análisis y cuya solución podría incidir en el sentido de la decisión a adoptar, la audiencia podrá ser suspendida por el término razonable necesario para la verificación de los asuntos debatidos y la comprobación de lo alegado. Se podrá conceder el uso de la palabra al oferente que así lo solicite, con el objeto de replicar las observaciones que sobre la evaluación de su oferta se haya presentado por los intervinientes. V. Salvo que se trate de temas especializados que lo ameriten, la intervención de los oferentes en la audiencia deberá ser realizada por una sola persona, y estará limitada a una duración máxima de cinco minutos por cada oferente. VI. Durante la audiencia los asistentes deberán observar una conducta respetuosa hacia los servidores públicos y los demás presentes. El Rector o su delegado podrá tomar las medidas necesarias para preservar el orden y correcto desarrollo de la misma, pudiendo excluir de ella a quien con su comportamiento altere su normal curso.

22 VII. VIII. IX. Terminadas las intervenciones de los asistentes a la audiencia, previa consulta al Comité de Contratos, la entidad procederá a informar la decisión que corresponda y la notificará a los presentes, de conformidad con el art. 9 de la Ley 1150 de El acto de adjudicación es irrevocable y obliga a la Institución y al adjudicatario, excepto cuando se constituyan la causales de revocatoria directa conforme a la ley. Si dentro del plazo comprendido entre la adjudicación del contrato y la suscripción del mismo, sobreviene una inhabilidad o incompatibilidad o si se demuestra que el acto se obtuvo por medios ilegales, éste podrá ser revocado, caso en el cual, la Institución podrá aplicar lo previsto en el inciso final del numeral 12 del artículo 30 de la Ley 80 de y art.9 de la Ley 1150 de X. Sin perjuicio de las potestades a que se refiere el artículo 18 de la de la Ley 80 de 1.993, en aquellos casos en que la Institución declare la caducidad del contrato y se encuentre pendiente de ejecución un porcentaje igual o superior al cincuenta por ciento (50%) del mismo, con excepción de los contratos de concesión, se podrá contratar al proponente calificado en el segundo lugar en el proceso de selección respectivo, previa revisión de las condiciones a que haya lugar. n) Celebración, perfeccionamiento y legalización del contrato (minuta, firmas, póliza y registro presupuestal). o) Notificación al interventor y/o al supervisor y elaboración del acta de inicio. PARAGRAFO: Según lo establecido en el artículo º, la entidad, en los casos de declaratoria de desierta de la licitación, si persiste la necesidad de contratar y la entidad estatal no decide adelantar un nuevo proceso de licitación, podrá iniciar dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la declaratoria de desierta

23 un proceso de selección abreviada, aplicando las reglas señaladas para el procedimiento de selección abreviada de menor cuantía. No se aplicará lo relacionado con, la publicación del proyecto del pliego de condiciones, la manifestación de interés ni con el sorteo de consolidación de oferentes. La entidad podrá modificar los elementos de la futura contratación que a su criterio hayan sido determinantes en la declaratoria de desierta, sin que en ningún caso se cambie el objeto de la contratación SELECCIÓN ABREVIADA SELECCIÓN ABREVIADA POR SUBASTA INVERSA PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS DE CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS UNIFORMES Y DE COMUN UTILIZACION: De conformidad con lo establecido en el artículo º del decreto 0734 de 2012 y sin consideración de la cuantía del contrato a realizar, si el bien o servicio requerido por la entidad es de características técnicas uniformes y de común utilización, deberá hacerse uso de procedimientos de subasta inversa, compra por acuerdo marco de precios o adquisición a través de bolsas de productos. PARAGRAFO 1: Según lo establecido en el parágrafo transitorio del artículo º del Decreto 734 de 2012, las entidades sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, no podrán hacer uso de los acuerdos marco de precios para la adquisición de los bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, hasta tanto no se expida la reglamentación correspondiente MODALIDADES DE SUBASTA INVERSA Subasta inversa electrónica, caso en el cual la misma tendrá lugar en línea, a través del uso de recursos tecnológicos.

24 Subasta inversa presencial, caso en el cual los lances de presentación de las propuestas durante esta, se harán con la presencia física de los proponentes y por escrito. Las Unidades Tecnológicas de Santander por no poseer los medios electrónicos idóneos y suficientes para el desarrollo de una subasta inversa electrónica, desarrollara los procesos de compra de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización a través de la modalidad de subasta inversa presencial TRAMITE PARA LA ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS DE CARACTERISTICAS TECNICAS UNIFORMES Y DE COMUN UTILIZACION MEDIANTE SUBASTA INVERSA: El trámite para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, a través de subasta inversa presencial es el siguiente: a) Una vez firmada la autorización de inicio del proceso contractual por parte del Rector y cumplidos los requisitos previos a los que se refiere el numeral 1 del presente artículo, el titular de la oficina gestora solicitará, el inicio del proceso contractual, previo control de legalidad y transparencia. b) Elaboración, aprobación y publicación de los estudios previos, conforme al artículo 2.1.1º del Decreto 0734 de El informe de estudios y documentos previos estarán acompañados de la respectiva ficha técnica, según lo establecido en el artículo El informe de estudios y documentos previos deberá ser publicado en el SECOP. c) Convocatoria a Veedurías Ciudadanas. El control social se ejercerá en las etapas precontractual, contractual o post contractual. Todo contrato que realice la entidad, independiente de su forma de selección, deberá contener el aviso de convocatoria a veedurías y publicarse en la cartelera de la Oficina Asesora Jurídica, en cumplimiento del artículo 66º de la Ley 80 de 1993 y del artículo 9º del Decreto 2170 de 2002.

25 d) Aviso de Convocatoria Pública. El aviso de convocatoria contendrá la información necesaria para dar a conocer el objeto a contratar, la modalidad de selección que se utilizará, si esta cobijado por un acuerdo internacional o un tratado de libre comercio vigente para el estado colombiano, el lugar físico o electrónico donde puede consultarse el proyecto de pliego de condiciones, el presupuesto oficial del contrato, así como los estudios y documentos previos y adicionalmente se incluirá expresamente cuando ello corresponda, la convocatoria limitada a MYPES o a MIPYMES, de conformidad con el articulo 2.2.1º del Decreto 0734 de 2012 y el artículo decimo quinto de la presente resolución. e) Publicación del Proyecto de Pliego de Condiciones y recibo de observaciones al mismo. La publicación de los estudios y documentos previos se realizará cuando menos con cinco (5) días hábiles de anterioridad a la fecha del acto de apertura, de conformidad a lo establecido en el artículo 2.2.6º del decreto 0734 de El informe de estudios y documentos previos deberá contener la respectiva ficha técnica de los bienes o servicios que se van a contratar. f) Conformación del Comité Evaluador. Para la evaluación de las propuestas en proceso de selección abreviada, el jefe de la Entidad o su delegado designará un comité asesor, conformado por servidores públicos o por particulares contratados para el efecto, que deberá realizar dicha labor de manera objetiva, ciñéndose exclusivamente a las reglas contenidas en el pliego de condiciones. g) Recibo de manifestaciones de interés de limitar la convocatoria a MYPES o MIPYMES, de conformidad a lo establecido en el artículo y del Decreto 0734 de h) Respuesta Observaciones al Proyecto de Pliego de Condiciones: En el término establecido por la entidad, se dará respuesta a las observaciones realizadas al proyecto de pliego de condiciones. i) Acto administrativo de apertura del proceso de selección y publicación del pliego de condiciones definitivo. El acto deberá contener de manera motivada, según lo establecido en el artículo 2.2.2º, la apertura del proceso de selección, el objeto

26 de la contratación, la modalidad de selección, el cronograma del proceso, especificación de las horas, fechas y lugares en que se llevará a cabo las audiencias, el lugar físico y electrónico en que se puede consultar el pliego de condiciones y los estudios y documentos previos, la convocatoria para la veedurías ciudadanas, el certificado de disponibilidad presupuestal y los otros asuntos que se consideren pertinentes. Teniendo en cuenta que tanto el pliego de condiciones definitivo como los estudios y documentos podrán ser consultados desde el mismo día de la apertura del proceso, se publicará el Pliego de Condiciones simultáneamente con el acto que ordena la apertura del mismo. j) Junto con el acto de apertura del proceso de selección se publicará el pliego de condiciones definitivos, que deberá contener como mínimo, lo establecido en el artículo 2.2.3º del Decreto 0734 de 2012 y además la ficha técnica. k) Observaciones a los pliegos de condiciones definitivos. En el término establecido se recibirán las observaciones al pliego de condiciones definitivo. l) Dentro del pliego de condiciones se establecerá el término para dar respuesta a las observaciones a los pliegos de condiciones definitivos y el plazo máximo para la expedición de adendas. Lo anterior de conformidad al artículo 2.2.4º del decreto 0734 de m) Cierre del Proceso. En el pliego de condiciones se establecerá fecha, hora y lugar para el cierre del proceso, que será la fecha límite para entregar propuestas y poder participar en el mismo. De esta diligencia se levantará acta que se publicará en el Sistema Electrónico para la contratación pública SECOP.

27 n) Una vez recepcionadas las ofertas, la entidad realizará la evaluación y verificación de los requisitos habilitantes. Se publicará en el SECOP la relación de los proponentes habilitados así como la evaluación de las ofertas. o) La entidad determinará el plazo máximo para subsanar documentos, de conformidad a lo establecido en el artículo y inciso segundo del Decreto 734 de p) Los oferentes podrán presentar observaciones a estas evaluaciones por un término hasta de tres (03) días hábiles. q) Vencido el término establecido en el numeral anterior, la entidad llevará a cabo la audiencia de subasta inversa presencial. Para que una subasta pueda llevarse a cabo, deberán resultar habilitados para presentar lances de precios, por lo menos dos (2) proponentes. Si solo un oferente resultare habilitado para participar en la subasta, la entidad adjudicará el contrato al proponente habilitado, siempre que su oferta no exceda el presupuesto oficial y ajuste su oferta a un descuento mínimo. A efectos de este ajuste de ofertas, la entidad invitará al proponente habilitado a una negociación en la que se obtenga un menor precio de la oferta inicialmente presentada por parte del único habilitado, cuyo rango de mejora no podrá ser inferior al descuento mínimo indicado en el pliego. Si no se presentara ningún proponente para participar en la subasta, la entidad ampliara el plazo para la presentación de los documentos habilitantes y la oferta inicial de precio por el término indicado en el pliego de condiciones, el cual en ningún caso podrá ser mayor de la mitad del inicialmente previsto. Si en este evento no se presentara ningún proponente la entidad deberá declarar desierto el proceso de selección. r) Si existieren más de dos proponentes habilitados, la subasta inversa presencial se desarrollara en audiencia pública bajo las siguientes reglas: