RESOLUCION No de (Bucaramanga, Octubre 27 del 2008)

Transcripción

1 1 RESOLUCION No de (Bucaramanga, Octubre 27 del 2008) POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL DE CONTRATACIÓN DE LAS UNIDADES TECNOLÓGICAS DE SANTANDER, Y, SE CREA Y REGLAMENTA EL COMITÉ ASESOR DE CONTRATACION ESTATAL EL RECTOR DE LAS UNDIDADES TECNOLÓGICAS DE SANTANDER UTS En uso de sus facultades legales y estatutarias, en especial las conferidas en el artículo 12 de la Ley 80 de 1.993, los artículos 7 y 14 del Decreto 679 de 1.994, el artículo 37 del Decreto 2150 de 1.995, el artículo 9 de la Ley 489 de 1.998, el artículo 122 del Decreto Ley 2150 de 1.995, el artículo 21 de la Ley 1150 de 2.007, el artículo 89 del Decreto 2474 de y CONSIDERANDO 1.) Que de conformidad con el artículo 209 de la Constitución Política ordena que la función administrativa debe estar al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, delegación y desconcentración de funciones. 2.) Que la actividad contractual de las Unidades Tecnológicas de Santander, es una manifestación del ejercicio de la función administrativa, razón por la cual, debe ceñirse en cuanto a los procesos de selección, celebración y ejecución de los contratos estatales, a los postulados del artículo 209 de la Constitución Política y a lo dispuesto por el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública. 3.) Que con el fin de ilustrar de manera óptima a cada dependencia de la entidad, se hace indispensable señalar y ordenar el procedimiento general, así como definir sus principios, el régimen aplicable, las competencias, los procedimientos administrativos y legales; adicionalmente, con el fin de obtener mejores resultados, y recordar los deberes, prohibiciones y responsabilidades de cada uno de los funcionarios que intervienen en las etapas contractuales. 4.) Que de acuerdo con lo anterior, se hace necesario adoptar un manual de procesos de contratación. 5.) Que en aras de dotar el modelo de contratación de las Unidades Tecnológicas de Santander, de procedimientos ágiles, eficientes, eficaces y efectivos, de conformidad con los principios de la Ley 80 de y Ley 1150 de 2.007, es necesario adecuar los procedimientos contractuales. 6.) Que el artículo 21 de la Ley 1150 de adicionó un parágrafo al artículo 12 de la Ley 80 de en el que prescribió: "Para los efectos de esta ley, se entiende por desconcentración la distribución adecuada del trabajo que realiza el jefe o representante

2 2 legal de la entidad, sin que ello implique autonomía administrativa en su ejercicio. En consecuencia, contra las actividades cumplidas en virtud de la desconcentración administrativa no procederá ningún recurso. 7.) Que teniendo en cuenta lo previsto en las normas transcritas, en las reglamentaciones contenidas en los artículos 7 y 14 del Decreto 679 de 1.994, lo ordenado en el artículo 37 del Decreto - Ley 2150 de y el artículo 9 de la Ley 489 de 1.998, se estima necesario, para hacer más ágil y eficiente la actividad contractual de la entidad, acudir a la figura de la desconcentración de funciones en materia de la celebración de contratos o convenios. 8.) Que para dar cumplimiento a las referidas disposiciones legales y constitucionales se hace necesario establecer controles que garanticen el adecuado ejercicio de las funciones desconcentradas, así como mecanismos e instrumentos de vigilancia que permitan cumplir con el mismo fin. 9.) Que en desarrollo de la facultad de desconcentrar funciones se hace indispensable expedir disposiciones sobre el ejercicio de funciones relativas a la celebración de contratos o convenios, sus procedimientos internos, y reglas para el ejercicio de la interventoría y supervisión. 10.) Que la Ley 1150 de y su Decreto reglamentario 2474 de julio 07 de 2.008, prescribió los nuevos procedimientos de selección objetiva y modificó la Ley 80 de 1.993; aunado ordeno la creación de un Manual de Contratación; por ende se hace necesario modificar y actualizar los procesos y procedimientos en materia contractual de las Unidades Tecnológicas de Santander. 11.) Que dentro de las funciones del Rector, conforme al Acuerdo de Consejo Directivo número de Noviembre 6 de 2007 se autoriza su competencia para ordenar y dirigir la contratación de la Institución. En mérito de lo expuesto, RESUELVE CAPÍTULO PRIMERO DISPOSICIONES GENERALES ARTÍCULO PRIMERO: Adoptar para las Unidades Tecnológicas de Santander UTS, el siguiente Manual de Contratación y su correspondiente documentación del Proceso de Adquisición de Bienes, Obras y Servicios, el cual será el instrumento guía y de base para la descripción de los procesos y procedimientos que se deben acoger, respetar y seguir en toda la actividad contractual que se adelante en las diferentes dependencias de la Institución. ARTICULO SEGUNDO: La presente Resolución regula los procedimientos y actuaciones administrativas de las Unidades Tecnológicas de Santander UTS en materia contractual, en

3 3 concordancia con la Ley 80 de 1.993, sus Decretos reglamentarios, Ley 1150 de y sus Decretos reglamentarios. PARÁGRAFO: En todos los casos en los que la selección del contratista deba realizarse mediante convocatoria pública y sin perjuicio de la aplicación de las reglas contenidas en la Ley 1150 de y el Decreto 2474 del 07 de julio de o las normas que las modifiquen, la adjudicación se realizará siempre en audiencia pública. ARTICULO TERCERO: Se delega en el Comité Asesor de Contratación, la competencia para definir procedimientos que mejoren la eficiencia y economía de la contratación. CAPÍTULO SEGUNDO DESCONCENTRACIÓN Y ORGANISMOS ASESORES ARTÍCULO CUARTO: DESCONCENTRACIÓN DE FUNCIONES, TRÁMITES Y PROCEDIMIENTOS. En los procesos contractuales se seguirán los trámites y procedimientos previstos en el Estatuto de Contratación Estatal y las normas que lo adicionen o reglamenten y lo dispuesto en la presente Resolución. Se entenderá que los trámites, procedimientos, requisitos y demás aspectos no contemplados expresamente en este Resolución serán adelantados e interpretados de acuerdo con las normas que regulan la contratación estatal vigente. Entiéndase que la Delegación, por ley y reglamento para la ordenación del gasto y el ejercicio de la facultad de formar, adjudicar, celebrar, ejecutar, adicionar, modificar, aclarar, generar las órdenes de pago, suspender, terminar y liquidar convenios y/o contratos a nombre de las Unidades Tecnológicas de Santander; con personas públicas o privadas, en los términos de la presente Resolución, y en general expedir los correspondientes actos administrativos que se produzcan con motivo u ocasión de la actividad contractual que se adelante en cumplimiento de la misión y funciones propias de la entidad corresponde al Rector conforme a los estatutos de la Institución y las directrices del Consejo Directivo. Por tanto todos los documentos que expresen la anterior competencia de contratación y ordenación del gasto deben ser suscritos por el Rector de la Institución o la persona en quien delegue dicha Contratación. Para efectos del presente Manual y eficiencia de la contratación los procesos, procedimientos, funciones y trámites en todas las etapas contractuales se distribuirán en todas las dependencias de la entidad sin que ello implique autonomía administrativa en el ejercicio de la desconcentración de funciones. Contra las actividades cumplidas en virtud de la desconcentración administrativa NO procede recurso alguno, conforme lo prescribe el artículo 21 de la Ley 1150 de

4 4 ARTICULO QUINTO: DESCONCENTRACION CONTRACTUAL. Desconcéntrese en las siguientes dependencias y funcionarios, los procesos contractuales de la Institución: Desconcéntrese en el Secretario General, los Profesionales Universitarios de las áreas de Desarrollo Académico, Extensión y Proyección social, Bienestar Institucional, Compras y Suministros, y Decano de la Facultad Ciencias Socio económicas y empresariales, y Decano de la Facultad Ciencias Naturales e Ingenierías en los términos del artículo cuarto de la presente resolución; la realización de todos los trámites, procesos, procedimientos y funciones relacionados con los procesos contractuales iniciados en el ejercicio de la facultad del Rector de celebrar contratos y/o convenios cuyo objeto corresponda a la misión y visión de su dependencia. Las anteriores oficinas salvo la Secretaria General, no poseen la delegación de la Contratación, solamente la desconcentración del cumplimiento de las etapas contractuales. PARAGRAFO: Entiéndase por oficina gestora, la dependencia de carácter misional o de apoyo de la entidad encargada de realizar los procedimientos contractuales para la adquisición de determinado bien, servicio u obra para la institución, oficina de la cual surge la necesidad. Las oficinas gestoras corresponden a: 1. Desarrollo Académico.- Procesos Misionales (Convenios) 2. Extensión y proyección social. Proceso Misional. (Convenios) 3. Bienestar Institucional.- Procesos Misionales. (Salud, Deporte, Cultura y recreación de estudiantes, docentes y personal administrativo) 4. Secretaria General.- Proceso de Apoyo. (Capacitación funcionarios, prestación de servicios profesionales, y de apoyo a la gestión, contratos de intermediación de personal, Contratos de personal docente). 5. Compras y Suministros. Proceso de Apoyo. (Adquisición de Bienes y servicios para el normal funcionamiento administrativo de la entidad) 6. Decano Facultad Ciencias Socio económicas y empresariales (Adquisición de material Bibliográfico y bienes para Laboratorios) 7. Decano Facultad Ciencias Naturales e Ingenierías. (Adquisición de material Bibliográfico y bienes para Laboratorios) PARAGRAFO 1: Las oficinas gestoras tendrán el apoyo de la dependencia de compras y suministros para la asesoría en compras y solicitud de cotizaciones. PARAGRAFO 2: Todo Proceso precontractual referente a la adquisición de servicios financieros o contables será competencia del Director Financiero. PARAGRAFO 3: La oficina de Recursos Físicos tendrá como competencia coadyuvar los procesos contractuales de la dependencia de Compras y suministros.

5 5 ARTÍCULO QUINTO: COMITÉ ASESOR DE CONTROL Y VIGILANCIA DE LA CONTRATACIÓN. El Comité de Contratación será el ente asesor que apoyará al Rector y a los servidores públicos en quienes se desconcentran los procedimientos de contratación que desarrolla la Institución, con el fin de propender al cumplimiento de los principios contractuales, en especial la transparencia y el deber de selección objetiva del contratista. ARTÍCULO SEXTO.- COMPOSICIÓN: El Comité asesor de Contratación estará integrado por: 1. El Vicerrector. 2. Secretario General. 3. El Funcionario titular de la oficina gestora. 4. El Director Financiero. 5. Profesional Universitario del área de compras y suministros. 6. Jefe Oficina Asesora Jurídica quien lo presidirá. 7. Contador de la entidad PARAGRAFO PRIMERO: El Asesor de Control Interno siempre debe ser invitado a las reuniones del Comité en ejercicio de sus funciones de control preventivo y correctivo. ARTÍCULO SEPTIMO: FUNCIONES DEL COMITÉ DE CONTRATACIÓN. El Comité de Contratación asesorará al Rector con el objeto de garantizar que la actividad contractual se desarrolle con sujeción a los principios y procedimientos establecidos en la Constitución Política, el Estatuto de Contratación Estatal y la normatividad reglamentaria vigente, el comité desarrollara un Control de Transparencia de la actividad contractual de la Institución. El Comité cumplirá las siguientes funciones: 1. Asesorar el plan de compras y contratación de servicios para la Administración de las Unidades Tecnológicas de Santander. 2. Acompañar el proceso de consolidación del Plan de Compras. 3. Proponer al área de compras y suministros, estrategias para optimizar los recursos en la atención de las necesidades institucionales. 4. Verificar la autorización previa del Rector del inicio de los procesos contractuales. 5. Promover, coordinar y concertar la articulación y la concurrencia de las distintas dependencias de las Unidades Tecnológicas de Santander en los procesos de contratación. 6. Recomendar al rector el Comité evaluador para los procesos de licitación, concurso y selección abreviada. 7. Asesorar al Rector y a los servidores públicos en relación con los procesos contractuales a seguir en la adquisición de bienes y servicios. 8. Emitir concepto previo sobre el texto definitivo de los pliegos de condiciones, la evaluación de las propuestas y la definición de los procesos de selección para la suscripción de contratos o convenios por parte del Rector o su delegado, con personas de derecho público o privado.

6 6 9. Sin perjuicio de las funciones asignadas al Comité de Conciliación y Defensa Judicial de la entidad, revisar los proyectos de respuesta elaborados por las respectivas dependencias a las reclamaciones formuladas por los contratistas o las que surjan en desarrollo de convenios suscritos por la Institución, sin consideración a su cuantía, a efecto de verificar su correspondencia con las disposiciones legales vigentes en materia contractual. 10.Aprobar los parámetros generales, minutas tipo de: pliegos de condiciones, bases de selección de los procesos de contratación directa, condiciones mínimas de participación y minutas de contratos o convenios, que proyecte la Oficina Jurídica de la entidad. 11.Emitir viabilidad a la solicitud de modificaciones de contratos referentes a plazo, valor, suspensiones, decisiones unilaterales de fondo, respuesta a reclamaciones; sin importar la cuantía del contrato. 12.Impartir los lineamientos que sean necesarios y que permitan dar pleno alcance a lo dispuesto en la presente Resolución. 13.Establecer las pautas y reglas para su funcionamiento. PARÁGRAFO PRIMERO: La asesoría del Comité de Contratación se prestará para la celebración de contratos o convenios, sin importar su clase o naturaleza jurídica y la modalidad de selección que se utilice. No obstante lo anterior, el Comité de Contratación ejercerá sus funciones sobre cualquier proceso de contratación cuando así lo determine el Rector en cualquier etapa contractual excepto lo referente a la contratación de docentes y Convenios de Cooperación Interinstitucional o Interadministrativos. PARÁGRAFO SEGUNDO: Las funciones atribuidas al Comité de Contratación se circunscriben, primordialmente, a la realización de una revisión formal integral para garantizar el cumplimiento de los requisitos previstos en la normativa vigente y a la realización de una revisión sustancial de los mismos requisitos cuando la formación profesional de sus integrantes o la complejidad del asunto lo permita. PARAGRAFO TERCERO: El Comité deberá realizar una reunión cada mes dentro de los primero cinco días con asistencia de todas las Oficinas gestoras para informar al rector sobre el desarrollo de los procesos contractuales del mes inmediatamente anterior. ARTÍCULO OCTAVO: REUNIONES Y QUORUM: El Comité de Contratación se reunirá cuando sea convocado por el Rector, el funcionario de la oficina gestora, el funcionario titular del área Jurídica o la Secretaria técnica del Comité. Constituirá quórum deliberatorio y decisorio la participación de por lo menos la mitad más uno de los miembros del Comité, como mínimo uno de ellos debe ostentar la calidad de abogado y la asistencia obligatoria de la oficina gestora. ARTÍCULO NOVENO: FUNCIONES DE LA SECRETARÍA TÉCNICA: La secretaría técnica del Comité SERA EJERCIDA POR EL PROFESIONAL DE LA AREA DE COMPRAS Y SUMINISTROS, el cual cumplirá las siguientes funciones:

7 7 1. Preparar el orden del día. 2. Citar a los miembros del Comité de Contratación. 3. Citar a los asesores y funcionarios de las diferentes dependencias y áreas de la Institución, cuando así se requiera. 4. Levantar las actas y solicitar su suscripción. 5. Organizar las actas, actualizar y custodiar el archivo del Comité de Contratación. ARTÍCULO DECIMO: FUNCIONES DEL AREA JURIDICA: La Oficina Jurídica en relación con los contratos que suscriba el Rector, cumplirán las siguientes funciones: 1. Revisar y remitir para publicar a la oficina de Sistemas, los documentos que de conformidad con el artículo 8 del Decreto 2474 de deben ser objeto de publicación en el SECOP, con base en los proyectos enviados por cada una de las oficinas gestoras en medio magnético y escritas debidamente firmados y en forma oportuna. 2. Realizar la notificación y comunicación de todos los actos administrativos que se expidan en desarrollo de la actividad contractual. 3. Proyectar y viabilizar legalmente los proyectos de actos administrativos que se expiden con ocasión de la actividad contractual previa solicitud debidamente fundamentada de la oficina gestora; para la firma del Rector, en ejercicio del control de legalidad mediante refrendación. 4. Asesorar al Rector en los asuntos relacionados con la actividad contractual. 5. Realizar las minutas de contratos, sus modificaciones y viabilizar legalmente la firma de los mismos mediante refrendación y una vez legalizados, conservar el original con los respectivos soportes que registren las actuaciones cumplidas durante su ejecución y hasta la liquidación para su anotación y archivo en el registro de contratación de la Institución. La oficina gestora enviara de forma oportuna los originales de las actuaciones contractuales a la oficina jurídica, máximo dentro de los tres días hábiles siguientes a la fecha de su expedición. Los Contratos de prestación de servicios y docentes serán archivados en la Secretaria General. 6. Llevar el control de la designación o contratación de interventores y/o supervisores de los contratos o convenios que celebre la Institución. 7. Realizar control de legalidad y formalidad, de las actas de liquidación de los contratos y convenios, y dar su viabilidad jurídica mediante refrendación. 8. Realizar la solicitud de registro presupuestal a la Dirección Financiera, exigencia al contratista de la constitución de garantía, pago de derechos de publicación del contrato, el pago del impuesto de timbre a que haya lugar y demás requisitos necesarios para la legalización del Contrato y expedir la aprobación de la garantía. 9. Velar por el cumplimiento del Pacto por la Transparencia y acuerdos equivalentes; y la asistencia de veedores ciudadanos a todos los procesos contractuales de la Institución. 10. Revisar y dar viabilidad jurídica a toda clase de modificaciones de contratos y respuestas a reclamaciones contractuales mediante refrendaciones y conceptos. 11. El control de legalidad del Área Jurídica, deberá constar mediante firma de revisión jurídica en todos los documentos contractuales que sean objeto de dicho control.

8 8 12. Junto con la Oficina de Control Interno velar por el cumplimiento del presente Manual, mediante la expedición de directrices y formatos. 13. Elaborar el proyecto de pliegos de condiciones, previo requerimiento de la oficina gestora de forma oportuna y presentación de la parte técnica o ficha técnica según corresponda. Los pliegos de condiciones deben ser suscritos por el titular de la Oficina gestora, Oficina jurídica. 14. Dar aviso a la Cámara de Comercio de la apertura de los procesos de licitación pública, conforme a los términos de la normativa vigente. PARAGRAFO PRIMERO: La dependencia de Compras y suministros en el mes de octubre de cada año deberá citar al Comité y presentar una proyección del plan de compras para la siguiente vigencia, en cumplimiento del principio de planeación. Copia de dicho Plan deberá ser remitido a los integrantes del Comité 3 días antes de la fecha de reunión del mismo. A esta sesión deberán asistir todas las oficinas gestoras y el Rector. ARTÍCULO DECIMO PRIMERO: FUNCIONES DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS EN QUIENES SE DESCONCENTRAN PROCESOS Y FUNCIONES: Corresponde a los servidores públicos en quienes se desconcentran los procedimientos y procesos contractuales; tramitar y culminar las actuaciones administrativas propias de la actividad contractual que les ha sido desconcentrado, es decir proyectar actos administrativos precontractuales, contractuales y post contractuales, expedir documentos de trámite de la actividad contractual. Dentro de estas actividades se entienden incorporadas, entre otras: 1. Establecer por escrito la necesidad para la adquisición de un bien o servicio. 2. Elaborar los estudios previos y preparatorios a los procesos de contratación en los términos del Artículo 3 del Decreto 2474 de 2008 y suscribirlos. 3. Realizar el contenido técnico y financiero de evaluación, de los proyectos de pliegos de condiciones y pliegos definitivos, conforme a las directrices del Comité de Contratación en coordinación con la Oficina Jurídica. 4. Realizar estudios de mercado por intermedio de la Oficina de Compras y suministros. 5. Realizar solicitud de propuestas por intermedio de la Oficina de Compras y suministros. 6. Realizar la Consulta del SICE y verificación en el plan de compras. 7. Realizar la solicitud de certificado de disponibilidad presupuestal previo Visto Bueno del Rector. 8. Solicitar al Comité de Contratación, la recomendación al Rector de la designación del Comité de evaluación en los procesos de selección abreviada, licitación o concurso. 9. Realizar la evaluación de propuestas en los procesos de mínima cuantía y dejar constancia del ajuste a precios del mercado de la propuesta seleccionada Llevar a aprobación la evaluación de propuestas al comité de contratación, para establecer la lista de elegibles. 11. Dirigir las audiencias públicas previstas en la normatividad vigente en coordinación con la oficina de control interno. En este sentido sin la presencia de la oficina gestora, no podrá iniciarse ni continuarse ninguna de estas diligencias.

9 9 12. Ejercer el control administrativo y de seguimiento a la ejecución de los contratos celebrados en desarrollo de la actividad misional de la respectiva dependencia y de aquellos que le hayan sido asignados por el Rector. 13. Fundamentar técnica y financieramente la suscripción de contratos adicionales, de modificación y ampliación del objeto, plazos y en general de cualquier otra modificación. Lo anterior debe ir a CONCEPTO FAVORABLE DEL COMITÉ DE CONTRATACION Y CONTROL DEL LEGALIDAD DE LA OFICINA JURIDICA sin importar la cuantía del contrato. 14. Analizar y resolver, con el apoyo de los interventores y/o supervisores y la oficina jurídica, los inconvenientes y traumatismos que se presenten en la ejecución de los contratos y decidir sobre la aplicación de los mecanismos que las entidades estatales pueden utilizar para exigir el cumplimiento del objeto contractual en forma oportuna. 15. Estudiar y elaborar junto con la oficina gestora, la respuesta a las reclamaciones formuladas por los contratistas sobre mayores cantidades de obra, de permanencia, reajuste de precios y restablecimiento de la ecuación contractual previo concepto del Comité de contratación y oficina asesora jurídica. 16. Proyectar la liquidación de los contratos y convenios. En caso de proceder liquidación unilateral enviaran oportunamente la información a la oficina jurídica para lo de su competencia. 17. Solicitar a la Oficina Jurídica, la proyección de actos administrativos para la imposición de sanciones y multas contractuales durante la vigencia del contrato y la declaración del incumplimiento una vez ocurra su vencimiento previo concepto del comité de contratación. 18. Proyectar en coordinación con la oficina jurídica, oportuna reclamación administrativa ante los contratistas y compañías de seguros garantes para la restitución de anticipos, pago de indemnizaciones y demás reclamaciones que se presenten por fallas en los procesos de contratación. En el evento de no recuperarse los dineros por los conceptos anteriormente señalados, remitir los actos respectivos a la oficina jurídica para lo de su competencia. 19. Actuar oportunamente en la solución de los conflictos y traumatismos que se presenten en la ejecución de los contratos y dar indicación previa para la aplicación de los mecanismos que las entidades estatales pueden utilizar para el cumplimiento del objeto contractual. 20. Remitir oportunamente a la Oficina Jurídica de la Institución, en medio físico y magnético, todos los actos administrativos y actuaciones que deben ser publicados en el SECOP, conforme a las normas vigentes. 21. Realizar y dejar constancia de la consulta de los precios en el SICE para los casos en los que la normatividad vigente lo establezca 22. Convocar imperativamente el Comité contratación para recibir concepto previo sobre el texto definitivo de los pliegos de condiciones, la evaluación de las propuestas y la definición de los procesos de selección para la suscripción de contratos o convenios que surjan de procesos de selección por licitación o concurso o modificación de contratos. 23. Cumplir con el debido proceso en la toma de decisiones que afecten al contratista y la aseguradora en relación con la imposición de sanciones, declaración de siniestros, modificación de contratos.

10 Dar respuesta a las observaciones a los prepliegos o pliegos de condiciones en sus aspectos técnicos, esta respuesta puede ser proyectada por un funcionario idóneo en la materia, pero suscrito por el titular de la oficina gestora. Lo referente a los aspectos financieros siempre debe corresponder a la Contadora de la entidad. 25. Las demás inherentes al ejercicio de la desconcentración de funciones en materia de contratación. PARAGRAFO: Para el inicio de todo proceso contractual para la adquisición de un bien, obra o servicio debe existir autorización escrita del Rector, mediante orden o solicitud de la oficina gestora para Visto Bueno de la misma. CAPÍTULO TERCERO DEL PROCEDIMIENTO CONTRACUAL ARTÍCULO DECIMO TERCERO. FASES: Son fases de la actividad contractual: 1. FASE PRE-CONTRACTUAL. Comprende los trámites hasta la adjudicación o declaratoria de desierto del proceso. 2. FASE DE CELEBRACIÓN Y EJECUCIÓN DEL CONTRATO Y /O CONVENIO. Comprende el cumplimiento de los requisitos de suscripción, perfeccionamiento, legalización del contrato o convenio (cumplimiento de requisitos de ejecución) y el control en su ejecución. 3. FASE DE LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO Y/O CONVENIO. Comprende los trámites tendientes a efectuar la liquidación del contrato y/o convenio de mutuo acuerdo y su liquidación unilateral, según el caso. 4. FASE POST-CONTRACTUAL: Etapa posterior a la liquidación del contrato y/o convenio, en la que podrían hacerse efectivas las garantías frente al contratista o garante de la prestación. ARTÍCULO DECIMO CUARTO. FASE PRECONTRACTUAL: La fase precontractual comprende el cumplimiento de los siguientes requisitos: 1. REQUISITOS PREVIOS GENERALES AL ACTO DE APERTURA O LA FORMULACIÓN DE LA INVITACIÓN. Antes de iniciar cualquier proceso de selección contractual, o suscripción de Convenios deberá existir un documento escrito donde se solicite la autorización por parte de la oficina gestora al Rector para el inicio del procedimiento contractual para la adquisición de un bien, obra o servicio

11 Estudios y documentos previos del objeto a contratar. El documento de estudios previos se consignará en un escrito en el que se deberán referir los aspectos relacionados en el artículo 8 del decreto 2474 de PARAGRAFO 1: Los estudios previos del objeto a contratar se acompañará de los documentos soportes correspondientes y deberá estar proyectado y suscrito por el titular de la Oficina Gestora. PARAGRAFO 2: En los casos de contratación directa los estudios previos deberán contener únicamente la descripción de la necesidad, conveniencia y oportunidad, el objeto a contratar específicamente, y los fundamentos jurídicos que cimientan la necesidad de selección, y los riesgos contractuales. Para el establecimiento del presupuesto oficial se realizara un estudio de precios del mercado que deberá constar por escrito Estudios y diseños. En caso que la complejidad del contrato lo amerite la dependencia gestora elaborará o contratará la elaboración de los diseños o estudios correspondientes Certificado de Disponibilidad presupuestal. Si con la celebración del contrato o convenio se compromete el presupuesto de la Institución, la oficina gestora solicitará a la Dirección Financiera la expedición del certificado de disponibilidad correspondiente previo visto bueno del Rector. El documento de solicitud debe estar suscrito por el Rector y la oficina gestora; con la refrendación del Financiero para su viabilidad oportuna de trámite Autorizaciones, permisos y licencias. La oficina gestora verificará si para la celebración o ejecución del contrato se requiere del otorgamiento de autorizaciones, permisos o licencias de autoridades, funcionarios o particulares. En caso de requerirse del cumplimiento de los anteriores requisitos se deberán impartir o recibir con anterioridad a la expedición del acto administrativo de apertura o a la formulación de la invitación correspondiente. Lo anterior sin perjuicio de la aplicación del régimen de obligaciones sometidas a condición Elaboración de los pliegos de condiciones. El pliego de condiciones tendrá el siguiente contenido prescrito en el artículo 6 del Decreto 2474 de y debe ser elaborado por la Oficina jurídica coordinadamente con la Oficina gestora en lo de su competencia, y serán suscritos por la oficina gestora y refrendación del Jefe de la Oficina Jurídica Aviso de convocatoria. Para el caso de la licitación pública, selección abreviada y concurso de méritos se publicará en el SECOP un aviso de convocatoria con la siguiente información conforme al artículo 4 del Decreto 2474 de 2.008, el cual será elaborado y refrendado por la oficina gestora y suscrito por el Rector, con control de legalidad de la oficina jurídica: a. Objeto que se pretende contratar. b. La modalidad de selección que se utilizará. (Licitación pública, selección abreviada o concurso de méritos).

12 12 c. Lugar físico o electrónico donde puede consultarse el proyecto de pliego de condiciones, el presupuesto oficial y los estudios y documentos previos. d. El presupuesto oficial del contrato. PARAGRAFO: No se requiere de este aviso de convocatoria en los siguientes casos: contratación directa, selección abreviada de menor cuantía y de bienes y servicios de características uniformes y común utilización, cuyo valor sea igual o inferior al 10% de la misma, y para la celebración de los contratos a los que se refiere los literales a),c),e),f),g) y h) del Numeral 2 del Artículo 2 de la Ley 1150 de Información de Licitaciones a la Cámara de Comercio. La información sobre las licitaciones públicas que se pretendan abrir se remitirá, mediante correo electrónico, con antelación a la publicación del proyecto de pliegos de condiciones por parte de la oficina jurídica Publicación proyectos de pliegos, o sus equivalentes y estudios previos. Se publicará en el SECOP los proyectos de pliegos de condiciones, o sus equivalentes y los estudios previos al acto de apertura. Igualmente se publicarán las razones por las cuales se acogen o rechazan las observaciones a los proyectos de pliegos y para el caso de la licitación pública se publicará la constancia de envío del reporte por vía electrónica a la Cámara de Comercio. La publicación de los anteriores documentos deberá hacerse en la fecha de su expedición, o, a más tardar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes, por tanto debe ser remitida con oportunidad a la oficina jurídica para su control de legalidad y publicación respectiva. No se requiere de publicación en los mismos casos referidos en el numeral anterior para el aviso de convocatoria. La publicidad del proyecto de pliegos y pliegos definitivos en licitación y concurso de meritos con propuesta técnica detallada será de 10 días hábiles anteriores al acto de apertura; en el caso de selección abreviada y concurso de meritos con propuesta técnica simplificada será de 5 días hábiles Acto administrativo de justificación de la contratación directa. Para el caso de la contratación directa se expedirá un acto administrativo que tendrá el contenido conforme al artículo 77 del Decreto 2474 de 2.008, este acto administrativo se elabora por la Oficina jurídica previa información remitida oportunamente por parte de la oficina gestora. PARAGRAFO: No se requiere de la expedición de este acto para el caso de la celebración de contratos de empréstito, de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos y en los casos de urgencia manifiesta. En este último caso el acto administrativo que la declara hará las veces del acto de justificación y no se requerirá de estudios previos.

13 Consulta SICE. La Oficina gestora efectuará la consulta de precios registrados en el SICE por intermedio de la dependencia encargada para tal efecto en la Institución Acto de apertura y pliego de condiciones definitivo. Para el caso de la licitación pública, concurso de méritos y selección abreviada, se expedirá un acto administrativo de apertura del proceso y los pliegos de condiciones definitivos. Estos actos administrativos se publicarán en el SECOP el día de su expedición, o, a más tardar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes. El acto administrativo será elaborado por la Oficina jurídica previo recibo de información oportuna de la oficina gestora. Los pliegos definitivos deberán ser suscritos la oficina gestora y rubricada por control de legalidad por la Oficina Asesora Jurídica. 2. PROCEDIMIENTOS PRECONTRACTUALES A CADA MODALIDAD DE SELECCIÓN: 2.1 SELECCIÓN ABREVIADA. El procedimiento para la selección abreviada es el siguiente: 1. Selección Abreviada por Menor Cuantía. El trámite interno de la selección abreviada por menor cuantía, siempre que el valor del contrato supere el 10% de dicha cuantía, será el siguiente: i. Una vez cumplidos los requisitos previos a los que se refiere el numeral 1 del presente artículo, el Rector expedirá el acto de apertura del proceso y los pliegos de condiciones definitivos. Estos actos serán publicados en el SECOP. ii. Dentro de los tres días hábiles siguientes a la publicación del acto de apertura y de los pliegos de condiciones definitivos, los interesados en participar en el proceso de selección manifestarán su interés en concurrir al mismo mediante comunicación escrita o electrónica vía institucional (el prescrito en los pliegos de condiciones) dirigida al Rector, según el caso. En esta comunicación el interesado informará la dirección electrónica o física en la cual recibirá comunicaciones. iii. En caso que manifiesten su interés más de diez (10) personas el Rector por recomendación de la Oficina gestora; tomará la decisión de realizar o no un sorteo para seleccionar únicamente a diez (10) oferentes. Si manifiestan su interés un número igual o inferior a diez (10), todos podrán presentar propuesta. El sorteo se realizará en audiencia pública el día hábil siguiente al vencimiento de término para manifestar el interés en participar. PARAGRAFO 1: El mecanismo de sorteo se realizará mediante balotas de colores. PARAGRAFO 2: La oficina gestora deberá invitar al Jefe de la oficina asesora de control interno o su delegado como veedor al sorteo. iv. En el acto de apertura y en el pliego de condiciones se establecerá el término para presentar propuestas, el cual en ningún caso podrá ser inferior a cinco (05) días hábiles. v. En caso que se haya realizado sorteo, el plazo para presentar propuestas se contará a partir del día hábil siguiente a su realización. vi. El plazo para realizar las evaluaciones se establecerá en los pliegos de condiciones y en el acto de apertura, dicho plazo siempre será máximo de 3 días hábiles.

14 14 vii. Realizadas las evaluaciones se publicarán en el SECOP. La Institución recibirá observaciones a las evaluaciones hasta dos (2) días hábiles contados a partir de la referida publicación. Para efecto de la modificación al cronograma del proceso no será necesario expedir acto similar al de apertura. Las modificaciones se efectuarán mediante adenda que será publicada en el SECOP. ix. Se podrá establecer en los pliegos de condiciones que la oferta pueda presentarse en forma dinámica. En este caso se aplicará lo previsto en el artículo 14 del Decreto 2474 de x. Dentro del plazo previsto en los pliegos de condiciones y el acto de apertura, la Institución definirá el proceso en audiencia pública. viii. 2. Bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización. SUBASTA.- El trámite para este evento de selección abreviada, siempre que el valor del contrato supere el 10% de la menor cuantía, será el siguiente 2. 1 Aspectos generales: i. Hasta tanto el Gobierno Nacional no reglamente el mecanismo de compra por catálogo derivado de acuerdos marco de precios, la Institución no podrá utilizar dicho instrumento. ii. En el estudio de oportunidad y conveniencia se establecerá si se utilizará la subasta inversa o la compra en bolsa de productos. En este último caso se aplicará el procedimiento establecido en el Decreto 2474 de Igualmente a los estudios previos a subasta inversa se deberá realizar una ficha técnica conforme al artículo 20 del decreto en comento. iii. La reserva de identidad de los oferentes a que se refiere el artículo 25 del Decreto 2474 de 2008, en aplicación de la regla contenida en el numeral 2 del artículo 24 de la Ley 80 de 1993, se aplicará únicamente frente a la propuesta económica. Para estos efectos en el momento previo al inicio de la subasta inversa se asignarán los códigos correspondientes. iv. Hasta tanto el SECOP no establezca la plataforma tecnológica requerida, la Institución realizará subasta inversa presencial. b. 2. Trámite: i. Una vez cumplidos los requisitos previos a los que se refiere el numeral 1 del presente artículo, el titular de la oficina gestora solicitara la proyección del acto de apertura del proceso y los pliegos de condiciones definitivos para la firma del Rector, previo control de legalidad y transparencia. Estos actos serán publicados en el SECOP. En el plazo establecido en los pliegos de condiciones la Institución recibirá las ofertas y realizará la evaluación correspondiente. ii.

15 15 iii. Las ofertas serán presentadas en dos sobres: Sobre con la propuesta técnica y sobre con la propuesta económica, iv. Las evaluaciones de las ofertas serán publicadas en el SECOP. Los oferentes podrán presentar observaciones a estas evaluaciones por un término hasta de dos (2) días hábiles. v. En caso de resultar uno o varios oferentes descalificados en la evaluación inicial, la Institución concederá hasta dos días hábiles para que presenten o cumplan los requisitos o la falta de documentos habilitantes. vi. Presentados estos requisitos o documentos se realizará la evaluación y se publicará en el SECOP. Si todos los oferentes o por lo menos dos resultan habilitados, se procederá a realizar la subasta inversa. Si solamente resulta un oferente habilitado la Institución otorgará un término adicional para subsanar los requisitos y documentos habilitantes y recibir nuevas propuestas por un término de un día hábil. Este término se concederá mediante adenda. ix. En caso que de lo anterior solo resulte un oferente habilitado, la Institución le adjudicará el contrato siempre que su oferta no supere el presupuesto oficial. x. En la fecha indicada en los pliegos se realizará la subasta inversa siempre que resulte más de un oferente habilitado. xi. Instalada la audiencia el titular de la oficina gestora junto con el Jefe de la Oficina jurídica explicará a los asistentes el procedimiento de la subasta inversa. El margen mínimo de los lances siempre será el 10% del valor del presupuesto oficial. La subasta se realizará cumpliendo el siguiente procedimiento: 1. Al azar se asignarán las contraseñas a los proponentes. 2. Se entregará a los oferentes habilitados los formularios que deben utilizar para participar en el certamen. 3. Los oferentes solamente podrán en cada una de las rondas participar mediante el diligenciamiento de cualquiera de los dos formularios entregados: uno en el que se expresará el lance efectuado y otro en el que se manifestará expresamente la determinación de no realizar mas lances. 4. Para que un lance sea considerado válido, el oferente deberá realizarlo en el formulario entregado sin condicionamiento alguno y el mismo no se podrá efectuar por una cifra o valor inferior al margen mínimo previsto en los pliegos. 5. Los oferentes que no presenten un lance válido no podrán seguir presentándolos durante la subasta. Para efecto de la selección se considerará el lance válido anterior. 6. En los pliegos se establecerá como término máximo de cinco minutos para que los oferentes realicen cada lance. 7. Se abrirán los sobres económicos y se informará a los participantes en la audiencia cuál fue la menor. vii. viii. xii. xiii.

16 16 8. Un funcionario de la oficina gestora recogerá los sobres cerrados de todos los participantes. 9. La Institución registrará los lances válidos y los ordenará descendentemente. Con base en este orden, dará a conocer únicamente el menor precio ofertado. 10. La Institución repetirá el procedimiento antes descrito en tantas rondas como sea necesario, hasta que no se reciba ningún lance que mejore el menor precio ofertado en la ronda anterior. 11. La Institución determinará en la audiencia el orden de elegibilidad y en la misma audiencia recomendara el rector la adjudicación al primer lugar; y dentro de los 3 días hábiles siguientes se procederá a realizar la adjudicación formal mediante acto administrativo del contrato, y hará público el resultado del certamen. Igualmente se le dará un término perentorio de dos días hábiles al proponente seleccionado para ajustar los valores al SICE. 12. En caso de existir empate se adjudicará el contrato al que presentó la menor propuesta inicial. De persistir el empate, se desempatará por medio de sorteo. Dicho sorteo se efectuara conforme al procedimiento establecido para el sorteo de oferentes prescrito en el parágrafo 1 numeral iii del literal a del numeral 2.1 del presente artículo. 2.2 CONCURSO DE MÉRITOS. El concurso se podrá realizar mediante la modalidad de concurso abierto o concurso con precalificación. En el caso de concurso de arquitectura siempre será abierto por medio de jurados y conforme al decreto 2326 de Para el caso de consultorías cuyo valor se inferior al 10% de la menor cuantía se aplicara el procedimiento prescrito para la mínima cuantía en el presente manual de contratación, empero el precio no podrá ser el factor de escogencia. Los contratos para realizar las supervisión de contratos se realizar mediante contrato de prestación de servicios profesionales conforme al art. 32 de la Ley 80 de a. Requisitos previos. Además de los requisitos contenidos en el numeral primero del presente artículo, la Institución cumplirá los requisitos y condiciones que se expresan a continuación: i. El Rector; designará el Comité asesor que se encargará de la elaboración de los pliegos de condiciones, evaluación de las ofertas y demás procedimientos como respuesta a observaciones. En los pliegos de condiciones se establecerán los criterios para seleccionar los integrantes de la lista corta o lista multiusos según el caso; y para la invitación a dichos integrantes. ii.

17 17 iii. Igualmente en los pliegos de condiciones se establecerá la modalidad de propuesta que deberá presentarse propuesta técnica simplificada o propuesta técnica detallada conforme al artículo 55 del decreto 2474 de iv. El contenido de los pliegos y requerimientos técnicos se hará conforme al art. 56 y 57 del decreto 2474 de v. Los pliegos se deberán publicar en el SECOP. b. Trámite. El trámite para el concurso de méritos con precalificación será el siguiente conforme al artículo 66 del decreto 2474 de 2008: i. Una vez cumplidos los requisitos previos a los que se refiere el presente artículo numeral primero, el Rector efectuará a través del SECOP una convocatoria pública para la presentación de expresiones de interés para la precalificación conforme al artículo 63 del decreto 2474 de ii. Los proponentes expresarán, mediante escrito dirigido al Rector y dentro del término que para el efecto se establezca en los pliegos, el cual no podrá ser superior a 3 días hábiles, su interés en participar en el concurso de meritos, para lo cual acompañarán con la presentación de los documentos habilitantes solicitados. iii. El Comité asesor realizará las evaluaciones de los requisitos habilitantes presentados dentro del plazo previsto en los pliegos de condiciones, efectuará la recomendación correspondiente al Rector conforme al art. 58, 59, 60 y 64 del decreto 2474 de iv. Las evaluaciones, una vez aprobadas por el Rector, se publicarán en el SECOP. Los proponentes podrán realizar observaciones a la evaluación por el término que se establezca en la convocatoria el cual no podrá ser superior a tres (3) días hábiles contados a partir de dicha publicación. v. El Rector integrará la lista corta con no más de seis proponentes ni menos de dos, mediante la aplicación de las reglas contenidas en el pliego, en la cual se establecerá la valoración razonada de los criterios de precalificación mediante puntación o porcentajes, acorde al artículo 64 del decreto 2474 de vi. En caso que ninguno de los oferentes cumplan los requisitos habilitantes, la oficina gestora revisará los requerimientos establecidos en los pliegos en Comité asesor y comité de contratación, y seguidamente podrá iniciar nuevamente el concurso. Si iniciado nuevamente el concurso, solamente se presentare un oferente y este reúne los requisitos exigidos en la precalificación se procederá a calificar definitivamente y se contratara directamente por inexistencia de pluralidad de oferentes conforme al artículo 90 del decreto 2474 de Si no se presentare ninguno nuevamente se reevaluaran los pliegos y se iniciara nuevamente el procedimiento. Integrada la lista corta, el Rector formulará la invitación a presentar propuestas. Esta invitación incluirá las condiciones previstas en el Artículo 67 del Decreto 2474 de vii.

18 18 Una vez se encuentre en firme la lista corta, el El Rector expedirá el acto administrativo de apertura, proyectado por la oficina asesora jurídica. En el plazo previsto en los pliegos de condiciones, el cual no podrá ser menor de veinte (20) días hábiles, para el caso de propuestas técnicas detalladas, ni de cinco (5) días hábiles para las propuestas técnicas simplificadas, los oferentes presentarán su propuesta. Las propuestas se presentarán en dos sobres cerrados y separados: Propuesta técnica y propuesta económica. ix. Las evaluaciones serán realizadas por el Comité evaluador en los términos previstos en los pliegos de condiciones, término que no podrá ser superior a 3 días hábiles y se debe realizar conforme al artículo 68, 69 y 70 del decreto 2474 de x. El Comité asesor presentará su recomendación, al Rector y/o al funcionario delegado y posteriormente se publicará en el SECOP. Los oferentes podrán realizar observaciones en un periodo prescrito en los pliegos de hasta tres (3) días hábiles contados a partir del momento de su publicación. xi. Aceptada la recomendación o con las modificaciones que realice el Rector, se procederá, en audiencia pública, a responder las observaciones efectuadas y a abrir la propuesta económica conforme al artículo 71 del decreto 2474 de Se verificará la consistencia de la propuesta económica respecto de las actividades descritas en la propuesta técnica con el fin de efectuar las clarificaciones y ajustes que sean necesarios. Como resultado de estos ajustes no podrán modificarse, en lo sustancial, los requerimientos técnicos. Si de la verificación de la propuesta económica del proponente se identifica que la misma no es consistente con su propuesta técnica o no se logra un acuerdo final sobre los aspectos técnicos o económicos objeto de discusión, se dará por terminada la revisión de dicha propuesta, se rechazará y se procederá a abrir el sobre económico de la ubicada en el siguiente orden del elegibilidad, hecho lo cual se repetirá el procedimiento indicado anteriormente. La Institución y el proponente elaborarán un acta en donde consten los acuerdos alcanzados con el fin de que se incluyan en el respectivo contrato y se procederá a la adjudicación mediante acto administrativo motivado. Adjudicación del contrato o declaratoria de desierto. viii. xii. xiii. xiv. xv. PARAGRAFO 1: Para la presentación de propuestas técnicas simplificadas no se requiere la presentación de garantía de seriedad de la oferta. PARAGRAFO 2: La sustitución en el equipo de trabajo, continuidad del servicio y adición de contratos de consultoría se dará aplicación al artículo 73 del decreto 2474 de PARAGRAFO 3: En materia de concurso para escoger intermediario de seguros se dará aplicación al artículo 75 y 76 del decreto 2474 de PARAGRAFO 4: CONTRATOS DE CONSULTORIA INFERIORES AL 10% DE LA MINIMA CUANTIA. Se aplicara el mismo procedimiento de la contratación de mínima cuantía, pero ampliando los requerimientos del futuro proponente en materia de experiencia especifica,

19 19 organización y demás parámetros que se califican en un proceso de cuantía superior. Aunado se deben requerir varias ofertas para poder escoger o realizar la selección más favorable para la entidad. Es decir se debe realizar invitación a mínimo dos oferentes, y la invitación debe dejar claro que requisitos se deben presentar para participar. Estas ofertas deben ser evaluadas conforme a los parámetros generales para el concurso, es decir el precio no debe ser calificable. PARAGRAFO 5: LISTAS MULTIUSOS: La listas multiusos tendrán una vigencia máxima de 6 meses y el comité de contratación establecerá mediante justificación técnica la utilización de la misma y su vigencia. 2.3 LICITACION PÚBLICA. Una vez cumplidos los requisitos previos a los que se refiere el presente artículo en el numeral 1, la licitación pública se cumplirá mediante la aplicación de las normas contenidas en el artículo 30 de la Ley 80, las contenidas en el Decreto 2474 de 2008 y las siguientes reglas: a. Información Licitaciones a la Cámara de Comercio. La Oficina Jurídica, remitirá mediante correo electrónico la información general sobre las licitaciones públicas que se pretendan abrir. Esta información se remitirá con antelación a la publicación del proyecto de pliego de condiciones. La publicación del boletín no es requisito para la apertura del proceso ni conlleva la obligación para la Institución de dar curso al mismo. En todo caso, la Institución publicará con el proyecto de pliego de condiciones, la constancia de envío de la información a la respectiva Cámara de Comercio. b. Apertura del proceso y publicación del pliego definitivo. El Rector mediante acto administrativo motivado ordenará la apertura del proceso selectivo y, ese mismo día, ordenará la publicación del referido acto y los pliegos de condiciones definitivos en el SECOP por intermedio de la oficina asesora jurídica. c. Avisos. En la forma y términos establecidos en el numeral 3º, del artículo 30, de la Ley 80 de 1.993, la oficina gestora publicará hasta tres (3) avisos sobre la respectiva licitación en un diario de amplia circulación regional, según lo considere conveniente. El o los avisos deberán contener, al menos, la siguiente información: número del acto de apertura, objeto, fecha de apertura y cierre de la licitación, presupuesto oficial estimado, lugar donde se pueden consultar los pliegos de condiciones y documentos soportes de los requisitos previos y los criterios de selección. d. Diligencia de apertura de la licitación. La oficina jurídica efectuará la diligencia de apertura del proceso en coordinación con la oficina gestora. e. Audiencia de aclaración de pliegos. Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al inicio del plazo para la presentación de propuestas, de oficio o a solicitud de cualquier interesado, se celebrará una audiencia pública con el objeto de precisar su contenido y alcance de los mencionados documentos y de oír a los interesados, igualmente se deberá tratar el tema de los riesgos en la contratación. A la audiencia concurrirá el funcionario de la oficina gestora y quienes hayan participado en la elaboración de los pliegos de condiciones y los demás servidores públicos que se requiera. De lo debatido en esta audiencia se levantará un acta suscrita por los servidores públicos de la Institución. Los asistentes que lo deseen podrán dejar las constancias verbales o escritas que estimen pertinentes.