PERFIL DEL CARGO DE ASISTENTE DE GERENCIAS Y RECEPCIÓN Línea de Gestión Transversal

Transcripción

1 Página 1 de 5 FECHA: 28 Ago 12 COPIA CONTROLADA VIRTUALIZADA 1. OBJETIVO: Definir las competencias necesarias, en términos de educación, formación, experiencia y habilidades, para ocupar el cargo de Asistente de Gerencias y Recepción de SILVOTECNIA. Así mismo, determinar la responsabilidad y autoridad propias del cargo. 2. ALCANCE: Aplica al cargo de Asistente de Gerencias y Recepción perteneciente a la y cuya misión es apoyar a los Gerentes de Silvotecnia en el registro, archivo y control de la correspondencia, documentos e insumos del área a su cargo, velando por su confidencialidad y seguridad. Implica apoyar el cumplimiento de la agenda de trabajo de las Gerencias. 3. RESPONSABLE: Gerente General 4. CONTENIDO: 4.1. PERFIL DE REFERENCIA: EDUCACIÓN: FORMACIÓN: EXPERIENCIA: Técnico, tecnólogo o secretariado en áreas administrativas o afines (Estudiante en etapa práctica) Manejo de Software basado en ofimática (Office) Experiencia mínima de tres (3) años en cargos similares en áreas administrativas y/o comerciales HABILIDADES: Destrezas dadas por la experiencia en anteriores cargos Manejo de Excel Digitación de información Presentación personal Servicio al cliente interno y externo ELABORÓ REVISÓ APROBÓ CARGO Directora de Recursos Humanos y Salud Ocupacional Director de Responsabilidad Social Corporativa Gerente General NOMBRE CATALINA QUEVEDO GONZÁLEZ ALEJANDRO PINEDA ARROYABE NATALIA QUEVEDO FIRMA

2 Página 2 de 5 FECHA: 28 Ago 12 PERFIL DE COMPETENCIAS Competencias de Valor: Cualidades humanas a los que adhiere la organización y se ejercen a través de conductas 1. Compromiso El Asistente de Gerencia siente como propios los objetivos de la organización, previniendo y superando los obstáculos que interfieran con el cumplimiento de sus metas. Apoya e instrumenta acciones alineadas con la estrategia corporativa. Pone en marcha las acciones y directrices recibidas por parte de la Alta Dirección y cumple cabalmente con sus compromisos, personales y profesionales. 2. Ética El Asistente de Gerencia siente y obra en todo momento consecuentemente con las buenas costumbres y los valores morales, tanto en la vida profesional y laboral como en la privada, respetando las políticas y normatividades internas, y la cultura organizacional. 3. Calidad en el Trabajo El Asistente de Gerencia se desempeña con éxito en los trabajos que realiza, basado en el profundo conocimiento de su área de trabajo y en su capacidad de análisis de los asuntos administrativos de la compañía. Implementa mejoras a las herramientas y estrategias que utiliza. 4. Consciencia Organizacional El Asistente de Gerencia reconoce e interpreta las relaciones de poder en la propia empresa. Ello implica la capacidad de identificar tanto a aquellas personas que toman las decisiones como a las que pueden influir sobre las anteriores; asimismo, significa ser capaz de prever la forma en que los acontecimientos o las situaciones afectarán a las personas a su cargo. 5. Responsabilidad Social Individual El Asistente de Gerencia se articula y facilita ejercicios de cooperación, solidaridad y contribución, para mejorar estados en la calidad de vida de compañeros de trabajo, vecinos, comunidades rurales y sociedad en general. Se interesa en la preservación del medio ambiente y en la transformación estructural de prácticas y comportamientos a partir del buen ejemplo. Competencias Específicas: características relacionadas directamente con el puesto de trabajo Motivación 1 Preocupación por el orden y la claridad X 2 Disciplina Personal X 3 Colaboración X 4 Orientación al cliente interno y externo X Características 5 Resolución de problemas X 6 Pensamiento Analítico X 7 Autocontrol X Concepto Propio 8 Confianza en sí mismo X Conocimiento Grado requerido A B C D 9 Profundidad en el conocimiento del servicio al cliente X A: Alto B: Bueno, por encima del estándar C: Mínimo tolerado D: Insatisfactorio

3 Página 3 de 5 FECHA: 28 Ago 12 Competencias Específicas 1. Preocupación por el orden y la claridad Preocupación continua por comprobar y controlar el trabajo y la información. Implica además preocupación por mantener en condiciones de orden los sitios en los que interactúa. 2. Disciplina Personal Organiza la información de manera que permite a sus superiores realizar el seguimiento de tareas Planifica acciones para evitar errores y cumplir todos los pasos establecidos Toma tiempo para explicar a la gente con la que interactúa los pasos a seguir, los tiempos estipulados, y los insumos requeridos por su puesto de trabajo Se preocupa por mejorar cada día en cuanto al orden y la forma de llevar a cabo sus tareas Se preocupa por mantener en condiciones de higiene adecuadas y en buen estado su sitio de trabajo y los equipos y herramientas utilizados Capacidad para organizar su agenda de trabajo, estableciendo prioridades y utilizando en tiempo personal de manera más eficiente. Implica compromiso con los objetivos de la empresa y trabajo constante para ayudar a lograrlos. Se compromete abiertamente en el logro de los objetivos su área, proponiendo acciones de mejora Hace listas de actividades y las ejecuta antes de pasar a otra serie de tareas No deja asuntos para última hora, trata de adelantar para tener ventaja en caso de que se presenten inconvenientes tecnológicos o de comunicación 3. Colaboración Capacidad para participar como miembro totalmente integrado de un equipo de trabajo. Implica una habilidad para comunicarse con los demás de manera clara y cordial. Genera relaciones laborales adecuadas a las situaciones Mantiene una actitud de disponibilidad con relación a los clientes internos Se responsabiliza personalmente por la calidad de los servicios brindados por su área Se preocupa por la calidad de cada trabajo que emprende y por ser entendido por quienes interactúan con su área 4. Orientación al cliente interno Capacidad de percibir las necesidades y demandas del cliente interno, brindándole una atención basada en la calidad y el sentido de pertenencia. Escucha efectivamente a sus clientes internos para interpretar adecuadamente sus necesidades y dar la mejor respuesta Es hábil para generar a sus clientes internos más de una opción o solución Sigue las directrices de la empresa en sus actuaciones e interacciones con los clientes internos.

4 Página 4 de 5 FECHA: 28 Ago Resolución de Problemas Es la capacidad de idear soluciones que darán lugar a una clara satisfacción del cliente interno, atendiendo los objetivos de su área. Incluye la capacidad de proponer soluciones a problemáticas futuras basado en lo aprendido por la experiencia. Busca aclarar los requerimientos del cliente interno Se adelanta a los problemas potenciales de éstos resolviendo dificultades no evidentes Busca la orientación del superior para desarrollar soluciones 6. Pensamiento Analítico Es la capacidad de entender y resolver un problema a partir de desagregar sistemáticamente sus partes; realizando comparaciones, estableciendo prioridades, identificando secuencias temporales y relaciones causales entre los componentes. 7. Autocontrol Realiza análisis desagregando problemas Comunica claramente sus conclusiones y las hace comprensibles a otros Es la capacidad para controlar las emociones personales y evitar las reacciones negativas ante provocaciones, oposición u hostilidad de los demás o cuando se trabaja en condiciones de estrés. Actúa con calma Siente emociones fuertes tales como el enfado y frustración extrema, pero puede abandonar temporalmente la reunión para controlar sus emociones y luego regresar 8. Confianza en sí mismo Es el convencimiento de que se es capaz de realizar con éxito una tarea o elegir el enfoque adecuado para resolver un problema. Esto incluye abordar nuevos y crecientes retos con una actitud de confianza en las propias posibilidades, decisiones o puntos de vista. Sostiene sus ideas y puntos de vista con fundamento y criterio Es abierto a cambios en su rutina laboral, actúa con seguridad y eficiencia y se siente atraído por asumir nuevas y más desafiantes tareas Se vincula con la gente de manera sencilla, pero segura y esta modalidad en general impacta muy bien en los demás 9. Profundidad en el conocimiento de la administración de los recursos humanos y procesos contables relacionados Mediano conocimiento de los procesos de vinculación, afiliaciones, retiros, trámites de incapacidades y otros propios de la administración del recurso humano en una organización. Implica conocimiento de programas y software relacionados y de los pormenores contables ligados a los procesos administrativos. Comportamientos Predictivos: (C) Conoce normatividad y legislación vigente relacionada Conoce sistemas operativos relacionados con el cargo

5 Página 5 de 5 FECHA: 28 Ago FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL CARGO: Recepción y Distribución de documentos Recepción y Ejecución de llamadas y direccionamiento de mensajes Envío, Recepción y Distribución de Fax Programación y Coordinación de Mensajería Manejo de caja menor de Administración Distribución de comprobantes de Pagos a Proveedores Registro y control de correspondencia recibida y distribuida Planes y reposiciones de celulares del Plan Corporativo Apoyo al proceso de compras (Elaboración de Órdenes de Compra y Requisiciones) Expedición de cartas laborales Expedición de cartas de cesantías Coordinación, organización y envío de susidios por centros de costos Otros relacionados FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES EN SALUD OCUPACIONAL 4.3. AUTORIDAD Cumplir las normas y reglamentos de Salud Ocupacional Informar a la Dirección del Área de Recursos Humanos toda condición peligrosa o prácticas inseguras que se puedan presentar, haciendo sugerencias para prevenir y controlar riesgos Seguir procedimientos seguros para su protección, para la de sus compañeros y la de la empresa en general Informar todo accidente o incidente que se presente Participar y poner en práctica los programas de Salud Ocupacional Participar activamente en los grupos de Salud Ocupacional que se conformen en la empresa, como son: COPASO, Brigada de Emergencias y Grupo de Colaboradores, participando en las actividades de formación y sensibilización que se convoquen. Ejecutar los asuntos operativos relacionados con la asistencia a las Gerencias y a la recepción de documentos y otros 5. MODIFICACIONES. 29 de Agosto de 2008: Se asignan diferentes puntajes a las características personales, quedando todas en 3.7 como calificación esperada y se replantean las funciones y responsabilidades, eliminando las de Expedir cartas de Cesantías y Revisión y selección de carpetas para liquidaciones definitivas. 23 de Noviembre de 2009: se incluyen responsabilidades en salud ocupacional. 16 de Junio de 2010: se incluyen las funciones de: expedición de cartas laborales y coordinación, organización y envío de subsidios por centros de costos. Se vuelve a incluir la función de expedir cartas de cesantías, la cual se había eliminado el 29 de agosto de de Agosto de 2012: Se actualiza el logo. Se incluyen las competencias de valor.