Manual de Organización y Funciones de la Sindicatura Municipal

Transcripción

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2 Manual de Organización y Funciones de la Sindicatura Municipal

3 H. AYUNTAMIENTO CONSTITUCIONAL DE AUTLAN DE NAVARRO, JALISCO. DEPENDENCIA SINDICATURA MUNICIPAL Se autoriza el Manual de Organización y Procedimientos Administrativos de la Sindicatura Municipal, el cual contiene información referente a su estructura y funcionamiento, además sirve de instrumento de consulta e inducción para el personal, de conformidad con los artículos 115 fracción II de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, 77 fracción II de la Constitución Política del Estado de Jalisco y 40 fracción II de la Ley de Gobierno y la Administración Pública Municipal del Estado de Jalisco. Autlan de Navarro, Jalisco a 15 de Febrero de 2016 LIC. FABRICIO ISRAEL VISCARRA CORONA PRESIDENTE MUNICIPAL Autorizo MTRO. HORACIO SARAY MEZA CONTRALOR MUNICIPAL Revisó LIC. ALEJANDRO GARCIA BARBOSA. SINDICO MUNICIPAL Elaboro

4 INTRODUCCION El presente manual fue creado como un instrumento de organización y operación, para que de una manera sencilla, los ciudadanos puedan familiarizarse con la estructura interna de la Sindicatura Municipal, así como con las funciones, objetivos, atribuciones y responsabilidades de cada uno de los departamentos que la integran, basado en los lineamientos establecidos por la ley y reglamentos que regulan la dependencia. Este manual es para el desarrollo de la Sindicatura Municipal y tiene como finalidad dar a conocer a la ciudadanía, instituciones públicas y privadas, como operamos y los servicios que se prestan, con la única intención de dar transparencia y seguridad en el desempeño de las acciones y actividades de cualquier funcionario que integra esta dependencia de la Administración Pública Municipal. Será un instrumento de orientación también para los funcionarios de nuevo ingreso, con el objetivo de eficientar el desarrollo de la Sindicatura Municipal, sentado las bases normativas que marcan las Constitución Federal y del Estado, así como la Ley del Gobierno y la Administración Pública Municipal del Estado de Jalisco y sus municipios, Reglamento del Gobierno y la Administración Pública del Municipio de Autlán de Navarro, Jalisco y demás ordenamientos que regulan la dependencia y su titular, para un mejor desempeño de las diferentes Direcciones que mantienen una estrecha relación con la Sindicatura Municipal. Todo con el firme propósito de una mejor organización en las funciones de la Sindicatura y las demás Áreas o Direcciones con que se interactúan.

5 MISIÓN Y VISIÓN MISIÓN Salvaguardar la legalidad, honradez y eficacia del servicio público y que la prestación de los mismos sean de calidad, basadas en la prevención, mejoramiento, corrección, y modificación de actitudes y conductas de los servidores públicos para contribuir a un ejercicio eficiente, transparente y confiable, con el único fin de ofrecer a la población un servicio de calidad, además de vigilar y defender los intereses del Municipio, representarlo jurídicamente en los litigios en que fuere parte, con apego a los principios de legalidad, honradez y justicia. VISIÓN Ser un área de contacto a la ciudadanía donde se tenga confianza, apegándonos siempre a la razón y la legalidad. Ser responsables y honestos para el desarrollo de la comunidad, generando beneficios para la Administración Pública Municipal facilitando con esto la toma de decisiones y estableciendo bases firmes para las futuras administraciones.

6 DIAGNOSTICO ORGANIZACIONAL CENTRAL FORTALEZAS: 1. Apego al marco jurídico y normatividad organizacional. 2. Trabajo en equipo para el logro de los objetivos del área. 3. Puntual atención y seguimiento a los juicios y procedimientos. 4. Sano ambiente de trabajo. 5. Cumplimiento responsable de los compromisos asumidos. 6. Humanismo en el actuar. 7. Capacidad y habilidad para conciliar. 8. Disciplina. OPORTUNIDADES: 1. Fortalecimiento de las relaciones con los tres Órganos de Gobierno en sus distintos niveles. 2. El dialogo y la negociación con las contrapartes que intervienen en los juicios. 3. Posicionamiento del Ayuntamiento como una autoridad que cumple sus compromisos, evidentemente de acuerdo a sus posibilidades. DEBILIDADES: 1. Falta de la información necesaria para elaborar correctamente los documentos solicitados o emitir las opiniones requeridas. 2. Suscripción de documentos o realización de actos sin consultar previamente a la Sindicatura. 3. Realización de adquisiciones o movimientos en los bienes muebles o inmuebles sin dar aviso a la Sindicatura Municipal. 4. Falta de coordinación con el resto de las áreas del Ayuntamiento. 5. Toma de decisiones sin consultar el área jurídica. 6. Falta de recursos y apoyos. AMENAZAS: 1. Recursos insuficientes para hacer frente a los laudos y resoluciones recaídos en contra del Ayuntamiento. 2. Resoluciones dictadas por las autoridades que pueden afectar los intereses del Ayuntamiento.

7 OBJETIVOS ESTRATEGICOS OBJETIVO Brindar asesoría jurídica gratuita a la ciudadanía Autlense. Representar legalmente al Ayuntamiento en los asuntos en que éste es parte. Contar con un marco normativo que regule el funcionamiento del gobierno municipal, los actos de gobierno y la prestación de los servicios públicos municipales. Coadyuvar a través de la asistencia jurídica, a que los actos de esta autoridad municipal estén sustentados jurídicamente. Garantizar que el patrimonio municipal sea conservado y acreditado debidamente. Regularizar predios, propiedad del Municipio. Atender y procesar las solicitudes de información pública que las personas hacen a este sujeto obligado. LÍNEA ESTRATÉGICA Continuar con un equipo de trabajo que cuente con la preparación necesaria y la disposición para prestar con eficiencia y amabilidad este servicio. Substanciar los juicios, con los abogados de este H. Ayuntamiento. Presentar iniciativas y reformas para actualizar la normatividad municipal. Elaboración o revisión de acuerdos convenios, contratos o cualquier otro acto jurídico. Así como la emisión de las opiniones de carácter jurídico que las áreas soliciten. Dar seguimiento a los procedimientos administrativos y/o judiciales con motivo de la afectación y/o regularización de los bienes inmuebles propiedad y/o posesión del H. Ayuntamiento. Vigilar el adecuado uso y destino de los bienes muebles que conforman el patrimonio municipal. Revisar y actualizar contratos de comodato, permuta y donación que se hayan realizado con el Gobierno del Estado y diversos Organismos, Respecto de bienes muebles e inmuebles municipales. Incorporar al Registro Público de la Propiedad y el Comercio, aquellos bienes adquiridos por cualquier título. Así como realizar los trámites correspondientes para formalizar la tendencia de dichos predios. Recibir las solicitudes de información pública, integrar un expediente por cada solicitud y darle seguimiento a cada solicitud para poder dar la información requerida o en su caso orientar al recurrente.

8 ESTRUCTURA FINANCIERA CONCEPTO Ingresos propios y participaciones Estatales y/o Federales. CANTIDAD ASIGNADA (PESOS) De acuerdo a lo presupuestado para el ejercicio fiscal vigente. 1- ATENCION CIUDADANA FORMA DE MEDICION UNIDAD DE Asesorías asesorías proporcionadas/asesorías solicitadas CANTIDAD POR AÑO OBSERVACIONES 100% según la demanda 200 No es posible establecer un número determinado de asesorías, ya que de acuerdo a que este se determina por la demanda de la ciudadanía y es variable cada mes 2- SEGURIDAD JURIDICA DEL PATRIMONIO FORMA DE MEDICION UNIDAD DE Procedimientos de Procedimientos regularización mensuales iniciados/procedimientos de regularización atendidos CANTIDAD POR AÑO OBSERVACIONES 100% según la demanda 25 Varía de acuerdo al tiempo que tarde el tramite realizado

9 3- SEGURIDAD JURIDICA DEL PATRIMONIO FORMA DE MEDICION UNIDAD DE CANTIDAD Verificación y control de verificaciones 100% inventarios programados/verificación y control de inventarios realizados OBSERVACIONES 4- SEGURIDAD JURIDICA DEL PATRIMONIO FORMA DE MEDICION UNIDAD DE CANTIDAD POR AÑO OBSERVACIONES Participación en actos de participaciones 100% entrega recepción solicitadas/participación en actos de entrega recepción realizadas 5- SEGURIDAD JURÍDICA DEL PATRIMONIO FORMA DE MEDICION UNIDAD DE CANTIDAD POR AÑO OBSERVACIONES Realizar, Revisar y contratos 100% 50 actualizar contratos de comodato permuta y donación que se hayan realizado con el Gobierno del Estado y sus diversos Organismos, respecto de bienes muebles e inmuebles municipales.

10 6- ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA Y REPRESENTACION JURIDICA. FORMA DE MEDICION UNIDAD DE CANTIDAD POR AÑO OBSERVACIONES Demandas Demanda 100% No es posible recibidas/demandas (según la establecer una atendidas Demanda) cantidad de demandas Ayuntamiento. 7- ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA Y REPRESENTACION JURIDICA. FORMA DE MEDICION Trámites judiciales requeridos/trámites judiciales presentados UNIDAD DE trámites CANTIDAD POR AÑO OBSERVACIONES 100% (de acuerdo a la demanda) APEGO AL MARCO LEGAL. FORMA DE MEDICION UNIDAD DE CANTIDAD POR AÑO OBSERVACIONES Reglamentos, iniciativas Reglamentos 100% Varía de acuerdo a y reformas las necesidades de elaboradas/reglamentos programados la población y de la institución.

11 9- APEGO AL MARCO LEGAL. FORMA DE MEDICION Contratos acuerdos o convenios solicitados/contratos acuerdos o convenios elaborados. UNIDAD DE CANTIDAD POR AÑO OBSERVACIONES Acuerdos 100% 50 Cantidad variable contratos o de acuerdo a las convenio necesidades del Ayuntamiento. 10- PEGO AL MARCO LEGAL. FORMA DE MEDICION UNIDAD DE CANTIDAD POR AÑO OBSERVACIONES Análisis y opiniones Análisis y 100% 100 Cantidad variable jurídicas opiniones de acuerdo a las solicitadas/análisis y jurídicas. necesidades del opiniones jurídicas Ayuntamiento. elaboradas 11- TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN FORMA DE MEDICION UNIDAD DE CANTIDAD POR AÑO OBSERVACIONES Solicitudes de Solicitudes de 100% 100 Atendiendo las información pública información solicitudes a través recibidas/solicitudes de pública. de INFOMEX y las información atendidas. recibidas en la UTIM

12 PROGRAMACIÓN Y EVALUACIÓN POR PROYECTO PROYECTO CONTROL PERIODICIDAD REPORTE/ RESULTADO Procuración Formatos de Asesorías del bienestar asesorías proporcionadas. del municipio brindadas. así como la atención de la ciudadanía en Registro de Procedimientos general de la procedimientos atendidos. ciudad de de Autlan. regularización. S CORRECTIVAS Reprogramación de actividades y responsables. Reprogramación de actividades y responsables. Registro de participaciones en entregasrecepción. Participaciones en actos de entrega recepción. Reprogramación de actividades y responsables. Registro de demandas. Demandas atendidas. Reprogramación de actividades y responsables. Registro de trámites judiciales. Demandas y quejas atendidas. Reprogramación de actividades y responsables. Registro de reglamentos elaborados o actualizados. Reglamentos elaborados o actualizados. Reprogramación de actividades y responsables. Registro de contratos, acuerdos, convenios. Contratos acuerdos o convenios elaborados o revisados. Reprogramación de actividades y responsables. Registro de solicitudes de acceso a la información publica Entrega de información pública solicitada. Reprogramación de actividades y responsables.

13 ORGANIGRAMA H. AYUNTAMIENTO DE AUTLAN DE NAVARRO, JALISCO SINDICO MUNICIPAL Y TITULAR DE LA UTIM OFICIAL DEL REGISTRO CIVIL JEFE DEL DEPARTAMENTO JURIDICO MEDICO MUNICIPAL ASESOR JURIDICO O AUXILIAR JURIDICO AUXILIAR ADMINISTRATIVO SECRETARIA DE SINDICATURA

14 DESCRIPCION DE PUESTOS Puesto: Síndico Municipal y titular de la UTIM Función Sustantiva: Presentar iniciativa de Ordenamientos Municipales, en los términos de la Ley del Gobierno y la Administración Pública Municipal. Intervenir en la formulación y actualización de los inventarios de bienes del municipio, procurando que se establezcan los registros administrativos necesarios para su control y vigilancia, así como proponer al Ayuntamiento los Reglamentos y Manuales en la materia. Participar con derecho a voz y voto en las Sesiones del Ayuntamiento. Solicitar se cite a sesiones ordinarias y extraordinarias al Ayuntamiento. Asistir a las visitas de inspección que se hagan a la oficina encargada de la Hacienda Municipal. Participar en las comisiones del Ayuntamiento cuando se trate de resoluciones o dictámenes que afecten los intereses Jurídicos, Fiscales y de gasto público del municipio. Inspeccionar y vigilar que las dependencias de la administración municipal cumplan con las normas y disposiciones que sean aplicables dentro de su ámbito de competencia. Participación en la designación de auditores externos para la práctica de revisiones a las dependencias o entidades de la administración pública municipal. Conocer e investigar los actos, omisiones o conductas de los servidores públicos. Participar como secretario técnico del comité de clasificación de información para el municipio de Autlan de Navarro, Jalisco. Recibir, integrar expedientes y dar seguimiento a las solicitudes de información pública realizadas por la ciudadanía, recibidas a través del portal de INFOMEX y la UTIM Las demás que le encomienden expresamente las Constituciones Federal, Estatal y demás Ordenamientos y Reglamentos Municipales. Apoyarse en los servidores públicos municipales necesarios para cumplir su función, conforme al presupuesto de egresos y a los reglamentos que al efecto se expidan. Funciones de Apoyo: Atender a la Ciudadanía. Desempeñar las comisiones que le encomiende el Ayuntamiento. Participar en las ceremonias cívicas que realice el Ayuntamiento, así como eventos Públicos. Vigilar que oportunamente se presente al congreso del estado, las cuentas de tesorería municipal.

15 Vigilar que todos los ingresos así como las multas por infracciones a leyes y reglamentos municipales, ingresen a la tesorería. Vigilar la formulación de inventario de bienes muebles e inmuebles y supervisar su actualización. Presidir la Comisión de Hacienda y participar en todas aquellas que tengan que ver con la Representación Jurídica y el manejo de Bienes y Recursos Económicos. Procurar la defensa y promoción de los intereses municipales. Representar al Ayuntamiento en los litigios en que éste forme parte. Certificar que las autoridades y los servidores públicos del municipio cumplan las disposiciones contenidas en la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Jalisco. Conservar bajo su estricta responsabilidad, dentro de las oficinas del Ayuntamiento o en cajas de seguridad de algún banco, los objetos y documentos importantes del municipio. Suscribir, en unión con el Presidente Municipal, actos, contratos y convenios que tengan por objeto la obtención de empréstitos y demás operaciones de deuda pública, en los términos de la ley de la materia. Solicitar a las dependencias del H. Ayuntamiento, la información pública solicitada por la ciudadanía. Puesto: Jefe del Departamento Jurídico. ACTIVIDADES Apoyar a las Autoridades Municipales en asuntos laborales. Contestación de Amparos promovidos en contra de las diversas dependencias Municipales. Elaborar dictámenes en relación con los asuntos que le soliciten las distintas dependencias Municipales. Apoyar a las Autoridades Municipales ante los Tribunales Jurisdiccionales y Administrativos. Analizar los asuntos Jurídicos-Administrativos que soliciten las dependencias. Asesorar y auxiliar Jurídicamente, a las dependencias y entidades de la Administración Pública Municipal. Elaborar Contratos y Convenios propios del área, así como revisar todos en los que el H. Ayuntamiento intervenga. Realizar oficios de carácter oficial. Controlar las notificaciones y Juicios en proceso. Elaborar y dar contestación a las denuncias, demandas o cualquier medio legal para defensa y protección del H. Ayuntamiento. Recepcionar, revisar, clasificar y controlar la correspondencia oficial. Asesorar legalmente a las distintas aéreas Municipales. Atención al público en general. Auxiliar en la revisión de las cuentas públicas. Desarrollar todas aquellas funciones inherentes al área de su competencia.

16 Puesto: Asesor Jurídico ACTIVIDADES Atención al público. Auxiliar Jurídicamente al Jefe del Departamento Jurídico. Desarrollar todas aquellas funciones inherentes al área de su competencia. Realizar oficios de carácter oficial. Puesto: Auxiliar de Sindicatura. Función Sustantiva: Resguardar y controlar la documentación oficial de actividades del Síndico Municipal. Funciones de Apoyo: Supervisar la agenda del Síndico Municipal. Recabar y expedir materiales del área. Recepcionar, revisar, clasificar y controlar la correspondencia oficial. Elaborar documentos oficiales. Integrar los documentos para facilitar su búsqueda. Atender al público en general. Revisar los documentos para firma. Participar en los eventos convocados por la sindicatura. Atender llamadas telefónicas y llevar el control de las mismas. Elaborar requisiciones, oficios y memorándum. Puesto: Oficial del Registro Civil. ACTIVIDADES Tener en existencia las formas del registro civil necesarias para el levantamiento de las actas del registro civil. Expedir las copias o extractos certificados de las actas. Rendir a las autoridades federales, estatales y municipales los informes, las estadísticas y los avisos que dispongan las leyes. Contestar oportunamente las demandas interpuestas en su contra y dar aviso a sus superiores jerárquicos. Organizar el despacho de su oficina de tal forma que toda tramitación sea oportuna, para brindar la mejor atención al público Determinar las guardias en días festivos. Orientar e instruir al público sobre la trascendencia, consecuencias, requisitos y trámites para la inscripción de las actas del Registro Civil. Entregar y remitir los ejemplares de las formas que dispone la ley. Conservar bajo su responsabilidad y cuidado los libros y archivos de la oficialía.

17 Puesto: Medico Municipal. ACTIVIDADES Procurar que el Servicio Médico se preste con el mayor esmero y calidad. Llevar un control por escrito, describiendo los servicios Médicos que se presten, así como rendir un informe mensual a la Comisión Permanente del Ayuntamiento de Salubridad e Higiene, y al Sindico Municipal. Establecer las Normas y Procedimientos de atención al usuario procurando un servicio adecuado y oportuno. Apoyar a las autoridades que le soliciten la prestación del servicio médico municipal. Certificar y realizar el certificado médico correspondiente en relación a las personas que fallezcan por causas naturales de muerte. Puesto: Secretaria de Sindicatura. Función Sustantiva: Proporcionar apoyo de asistencia y administración de los útiles materiales para el desempeño de las funciones del personal de sindicatura. Funciones de Apoyo: Elaborar requisiciones, oficios y memorándum. Tomar dictado y apuntes que se le requieran de reuniones a las que sea convocado el personal de la sindicatura. Registrar, archivar y controlar los diversos expedientes relativos a los juicios que conozcan la Sindicatura Municipal y la Jefatura Jurídica, Registra, archiva y controla la correspondencia. Estar bajo su control el teléfono como los medios de comunicación de la Sindicatura. Las demás comisiones como indicaciones que se le den. DIRECTORIO OFICIAL: Dependencia: Sindicatura Municipal y UTIM. Domicilio: Venustiano Carranza # 1, Autlan de Navarro, Jalisco, planta alta (edificio de la Presidencia Municipal) Teléfono: Sindicatura: (317) ext. 217 (317) directo UTIM: (317) ext. 218 Correo electrónico: sindicatura_autlan@hotmail.com