MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

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1 Código: CO-RRH.04 Revisión N : 01 Vigencia: Agosto-08 Página: 1 de 7 1. OBJETIVO: El objetivo de la siguiente Cartilla Operativa es establecer los lineamientos que se sigue para controlar la asistencia del personal al centro de trabajo y proporcionar información y estadísticas para la elaboración Planilla de Remuneraciones 2. ALCANCE: Involucra a todas las áreas de la Empresa y es utilizado por el personal de la Oficina de Recursos Humanos para controlar la asistencia del personal al centro de trabajo y proporcionar información y estadísticas para la elaboración de la Planilla de Remuneraciones. 3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS: T.U.O.: Texto Único Ordenado del D.Leg. Nº 728 D. LEG.: Decreto Legislativo 728 Ley de Formación y Promoción Laboral. Ley de Productividad y Competitividad Laboral. D. S.:Decreto Supremo Nº TR Reglamento del D. Leg C. C.:Contrato de Concesión. RRHH: Recursos Humanos PLS: personal de liquidación de sueldos 4. REFERENCIAS: PE RRH.01 "Administración de Personal" 5. RESPONSABLES: Jefe de la Unidad de Recursos de Humanos: Garantizar que se cumpla la siguiente Cartilla Operativa. Gerentes y Jefes de Unidad: Cumplir con lo especificado en la presente Cartilla Operativa. 6. DESCRIPCION: Determinación de la Remuneración: El personal de la Empresa percibe, en concepto de retribución de sus tareas, una remuneración mensual integrada por: - Remuneración Básica - Beneficios Complementarios que determina el Contrato de Concesión (C. C.) - Otras que la legislación laboral vigente disponga. Independientemente de las remuneraciones establecidas en el C. C. los trabajadores perciben los adicionales y bonificaciones que se establezcan por aplicación de Decretos y/o Leyes Nacionales, como así también los adicionales, bonificaciones,

2 Código: CO-RRH.04 Revisión N : 01 Vigencia: Agosto-08 Página: 2 de 7 premios y otros beneficios sociales que se establezcan en virtud de resoluciones de la empresa, ya sean de carácter especial o general. Los trabajadores se encuadran de acuerdo al Anexo 8 (8-A, 8-B y 8-C) del Contrato de Concesión de la siguiente manera: Obreros, Empleados, Funcionarios. Tarea: en función a las labores que desempeña se le asigna una Tarea. Categoría: en función a la especialización, superación y grado de conocimiento de la tarea que realiza, se asigna una categoría. Agrupamiento: es un conjunto de tareas que se agrupan de acuerdo a la afinidad de las mismas, y sirven para marcar el rango de las categorías RECEPCION DE LA INFORMACION: Los Jefes de Unidades Operativas y Gerentes de cada sector envían del día 01 al día 15 de cada mes, la información relacionada a la liquidación de sueldos, debidamente firma por el responsable la misma que es como sigue: Información mensual: Partes diarios de asistencia de personal de las Unidades Operativa Norte, Sur y Nuevo Tumbes. Planilla de Contacto con Productos Químicos y Aguas Servidas. Planilla de Personal con riesgo de Caja. Planilla de Roles de Turno. Los Gerentes pueden autorizar a los jefes de las Unidades Operativa a avalar dicha información remitiendo la correspondiente autorización a Recursos Humanos Otras informaciones: Relacionadas con el Personal en general, Recursos Humanos procesa otras informaciones que generan variaciones en la remuneración del empleado, tales como: Asignaciones Familiares: Nacimientos, matrimonio, etc.. Variación de Remuneraciones: Promociones, Aumentos de Sueldos, Títulos Académicos, Cambio de Condiciones de Trabajo, etc. Retenciones Judiciales: Embargos, Descuentos por Alimento, etc.. Planilla de Descuentos por Servicios de Agua. Planilla de Descuentos para Apoyar algún compañero de trabajo. Planilla de Créditos al personal, remitidas por entidades financieras.

3 Código: CO-RRH.04 Revisión N : 01 Vigencia: Agosto-08 Página: 3 de CONTROL Y ANALISIS DE LA INFORMACION: El Personal de Liquidación de Sueldos PLS controla las informaciones que generan variación en las remuneraciones en las planillas confeccionadas para tal efecto ERROR EN LA INFORMACION: Si en las mismas se encuentran incongruencias del tipo interpretativo, se corrigen y se informa a los Jefes Unidades Operativas y los Gerentes, para que subsane dicho error en futuras informaciones CARGA DE DATOS: El PLS, es el único autorizado a ingresar en el menú de Carga de información para la liquidación de sueldos, ingresa los datos recibidos en el Sistema de Recursos Humanos PROCESO DE LIQUIDACION: Una vez concluido el proceso de carga se ejecuta el proceso de Liquidación de Sueldos, el cual realiza el sistema en forma automática CONTROL DE CARGA Y PROCESO DE LIQUIDACION: Una vez concluido el proceso Liquidación, el PLS realiza el control de los datos cargados y del proceso de liquidación ERROR EN LA CARGA DE DATOS: De encontrarse errores de carga, se modifica en el menú de Mantenimiento de Maestro y se realiza un nuevo Proceso de Liquidación EMISION DE INFORMES Y DOCUMENTACION: Una vez concluido el Proceso de Liquidación, se emiten los informes y la documentación pertinente: Emisión de Planillas de Remuneraciones: Se genera en forma electrónica y se imprime las Hojas Sueltas de Planillas de Remuneraciones de acuerdo al Art.1º, del Decreto Supremo Nº TR Del T.U.O. Los empleadores cuyos trabajadores se encuentran sujetos al régimen laboral de la actividad privada deberán llevar obligatoriamente planillas de pago Soporte Magnético y Listado de Acreditación de Sueldos para los Bancos: Se generan los listados, agrupando la información de acuerdo al modelo del Banco. Se guarda una copia de respaldo en el disco duro y en CD Para la Gerencia de Administración (Unidad de Contabilidad): - Resumen General de Planillas en base a las planillas generadas en el mes

4 Código: CO-RRH.04 Revisión N : 01 Vigencia: Agosto-08 Página: 4 de 7 - Resumen por trabajadores con el Neto a Depositar, con el número de cuenta bancaria correspondiente. - Retenciones del personal generadas por cada concepto - Declaración de la Planilla Electrónica, Formulario 601-SUNAT. - Declaración Jurada del Seguro Complementario de Trabajo de Riesgo-RIMAC - Planillas de Pago de Aportes Previsionales de las AFP S. Integra, Prima, Profuturo, Horizonte. - Reporte del Asiento Contable por Cuentas y por Centro de Costos - Retenciones por descuento judicial para el pago de Descuentos Judiciales por Alimento Unidad de Recursos Humanos: - Documentación para depósito de Embargos y Descuentos Judiciales por Alimentos. - Boleta de pago del personal. - Informe Estadístico. - Informe del importe neto a pagar por remuneraciones. - Etc. 7. REGISTROS Y ANEXOS: Anexo I: Diagrama de Flujo Control de Asistencia y Elaboración de Planilla ANEXO II: Planilla de contacto con Productos Químicos y Aguas servidas 8. ARCHIVOS:

5 Código: CO-RRH.04 Revisión N : 01 Vigencia: Agosto-08 Página: 5 de 7 Descripción del Registro Ubicación Responsable Período de archivo Legajos de personal Archivo de Responsable Permanente Tarjetas y Partes de Control de Archivo de Responsable Cinco Años Asistencia. Planilla de Remuneraciones Archivo de Responsable Cinco Años mensuales Copias de las boletas de pago Archivo de Responsable Cinco Años Retenciones y/o descuentos por Archivo de Responsable Cinco Años planilla Informe de Personal con riesgo Archivo de Responsable Cinco Años de Caja Planilla de Contacto Con insumos Archivo de Responsable Cinco Años Químicos Y Aguas Servidas Resumen de Descansos Compensatorios Archivo de Responsable Cinco Años Certificados de incapacidad Archivo de Responsable Cinco Años temporal y solicitudes de licencia Planilla de Roles de Turno Archivo de RRHH Responsable de Personal Cinco Años 9. LISTA DE USUARIOS: Este documento es utilizado por: Gerencia de Administración Jefe de Unidad de Recursos Humanos Jefe de Unidad de Contabilidad

6 Código: CO-RRH.04 Revisión N : 01 Vigencia: Agosto-08 Página: 6 de 7 ANEXO I: DIAGRAMA DE FLUJO Recepción de Información Control y Análisis de la información Error en la Información SI Eleva y deriva informe NO Carga de Datos Proceso Control Error de Carga Corregir NO Esta OK? SI Emitir Informes y Presentar Documentación Archivo de Informes y Documentación

7 Código: CO-RRH.04 Revisión N : 01 Vigencia: Agosto-08 Página: 7 de 7 ANEXO II: Planilla de Contacto con Productos Químicos y Aguas servidas PLANILLA DE CONTACTO CON INSUMOS QUÍMICOS Y AGUAS SERVIDAS AGUAS DE TUMBES S.A. Mes de... de RECURSOS HUMANOS NOMBRES Y APELLIDOS CARGO GERENCIA COMPUTO DE DIAS LABORADOS CORRESPONDIENTES AL MES Dias Hora Inicio Termino Lugar de Trabajo Labor realizada 1 I Responsable de la ejecución del gasto CONFECCIONO FECHA AUTORIZO