PERFIL COMPETENCIA AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE EMPRESAS INDUSTRIALES

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1 PERFIL COMPETENCIA AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE EMPRESAS INDUSTRIALES FICHA DE PERFIL OCUPACIONAL AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE EMPRESAS INDUSTRIALES FECHA DE EMISIÓN: 18/06/ :58 Sector: MANUFACTURA METÁLICA Subsector: METALÚRGICO METALMECÁNICO Código: P V01 Vigencia: 31/12/2016 Otros Nombres N/A Sector: MANUFACTURA Subsector: METALÚRGICO Código: P V01 EstadoActual: Vigente METÁLICA METALMECÁNICO Nombre perfil : AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE EMPRESAS INDUSTRIALES Fecha de vigencia: Otros nombres: N/A 31/12/2016 Propósito El Auxiliar Administrativo, cumple funciones de apoyo en tareas administrativas contables y admninistración del personal, referente a la ejecución de tramites asociados a ambas funciones, observando la normativa técnica y los procedimientos internos de la empresa, con criterios de calidad, seguridad personal. Área Ocupacional : El Auxiliar Administrativo, cumple funciones de apoyo en tareas administrativas contables y tareas relacionadas con la administración del personal y ejecución de tramites asociados a ambas funciones, con el propósito de mantener un manejo ordenado y confiable de la información contable y del personal, generada al interior de la Codigo: U V01 U V01 Unidades de competencia Descripción EJECUTAR FUNCIONES ADMINISTRATIVAS- CONTABLES, RELACIONADAS CON LA CONTABILIDAD Y CONTROL FINANCIERO DE ACUERDO LOS PROCEDIMIENTOS CONTABLES INTERNOS DE LA EMPRESA EJECUTAR FUNCIONES ADMINISTRATIVAS RELACIONADAS CON EL PERSONAL DE ACUERDO LA NORMATIVA LEGAL VIGENTE Y PROCEDIMIENTOS INTERNOS DEL EMPRESA Página: 1

2 Condiciones y situaciones: Trabajando en actividades que requieren de posturas forzada y de mantención de la columna. Trabajando en actividades con movimientos repetitivos Trabajando en un ambiente de carga térmica controlada entre Herramientas, equipos y materiales: Archivos documentales Computadores Formularios y planillas preformateadas Documentación legal atingente a la funciones. Contextos de Competencia Evidencias Directas de Producto de Desempeño Registros de movimientos Clasificación, contables simples codificación y registro Listado de pagos, contable de documentos comprobantes, cheques y Confección de listados otros de pagos, comprobantes, Listado de gastos e cheques y otros registros ingresos. Confección de Archivos de los relaciones de gastos e documentos contables ingresos, Digitación de información Codificación de las contable diferentes cuentas Equipos y lugar de trabajo bancarias limpio y ordenado. Confección de registros Listados de compromiso a de desempeño instituciones fiscales e Manejo de archivo de la institucionales información de las Registros y asientos Asociaciones de Fondo de contables simples Pensiones, Archivo de facturas y Instituciones de Salud comprobantes revisados. Previsional, Cajas de Solicitudes de insumos y Compensación y Mutuales materiales para la unidad. de Seguridad. Solicitud de servicios de Manejo documental de mantenimiento y la actualización de los reparaciones contratos de trabajo Registros de desempeño Manejo de archivos de del personal la documentación Registros de envió de relacionada con información a las subcontratos Asociaciones de Fondo de Libros de asistencia y Pensiones, Instituciones de archivos de contratos de Salud acuerdo a lo exigido por Provisional, Cajas de la Inspección del Trabajo. Compensación y Mutuales Estadísticas de Seguridad, relacionadas con el Registros de los datos desempeño laboral y personales y condiciones rotación del personal. laborales de los trabajadores Archivos de los contratos de trabajo, Registro de la verificación de los datos personales y legales de los trabajadores pertenecientes a las firmas subcontratistas Archivos relacionados con subcontratos. Libros de asistencia y archivos de contratos de acuerdo a lo exigido por la Inspección del Trabajo. Informes de estadísticas relacionadas con el desempeño laboral y rotación del personal. Indirectas Historial laboral: evaluaciones formales del jefe directo Revisión de los registros de trabajos ejecutados los últimos seis meses. Hoja de salud y accidentes del trabajo. Reconocimientos explícitos e individuales de la empresa sobre su desempeño laboral. Lista Unidades de Competencia Página: 2

3 Nombre UCL: EJECUTAR FUNCIONES ADMINISTRATIVAS- CONTABLES, RELACIONADAS CON LA CONTABILIDAD Y CONTROL FINANCIERO DE ACUERDO LOS PROCEDIMIENTOS CONTABLES INTERNOS DE LA EMPRESA Código UCL: U V01 Fecha de Vigencia: 31/12/2016 Estado Actual: Vigente Actividades clave 1.- Ejecutar funciones administrativas- contables de acuerdo a los procedimientos internos de la empresa y principios contables 2.- Mantener la documentación de control financiero, administrativo y contable, de acuerdo a los procedimientos internos de la empresa 1. El registros de los movimientos contables se efectúa de acuerdo a la normativa contable vigente, establecido por la ley y en conformidad a los procedimientos internos del empresa de la empresa 2. Los registros de pago, comprobantes, cheques y otra documentación de movimientos de dineros, se registran y comprobados de acuerdo a los procedimientos de control interno el de la 3. Las relaciones de gastos e ingresos se verifican de acuerdo a los procedimientos de control interno de la 4. Los Ingresos, cheques nulos y órdenes de pago se registran con sus correspondientes números de comprobante, de acuerdo a los procedimientos internos de la 5. Los movimientos de las cuentas de ingreso y egresos, se efectúan e informan de acuerdo a los procedimientos de la 6. La preparación de la documentación de auditoria interna se confecciona de acuerdo a los procedimientos de la empresa y procedimientos estándar de la normativa contable. 1. la documentación contable se archiva para uso y control interno, de acuerdo a los procedimientos de la empresa, normativa contable y reglamentación vigente. 2. La información contable se ingresa diariamente a los sistemas contables, de acuerdo a lo estipulado en los procedimientos administrativos de la 3. El resguardo físico y seguridad integral de la documentación contable y financiera, se mantiene en condiciones seguras, en conformidad a los procedimientos de la empresa 4. Los equipos y sitio de trabajo se mantienen limpios y ordenados, según los procedimientos de la 5. Las situaciones que afecten el normal tratamiento de la documentación de control financiero, administrativo y contable. Se informan inmediatamente al jefe directo, de acuerdo a los procedimientos de la Competencias Conductuales Compromiso Es la manera que la persona da cumplimiento a las tareas dentro de plazos y condiciones determinadas. Es la manera que la persona da cumplimiento al termino completo de tareas administrativas, de acuerdo Orientación a los resultados al cumplimiento de los procedimientos de administrativos propios y de entidades externas. Perseverancia Es la manera que la persona demuestra firmeza y constancia en las tareas administrativas, de modo de alcanzar el objetivo de su unidad. Análisis de Problemas Es la manera que la persona identifica los problemas administrativos, junto con diagnosticar posibles causas que produzca una falta de eficacia del trabajo. Conocimientos Conocimientos necesarios para realizar la competencia: Conocimientos básicos necesarios para cumplir la competencia: Capacidad para expresarse fluidamente de manera oral y escrita Comprender textos e instrucciones Matemáticas básicas. Conocimientos Técnicos necesarios para cumplir la competencia: Ejecutar cálculos financieros básicos Conocimientos de procedimientos básicos de contabilidad Ejecutar asientos contables y registros de ingresos y gastos Comprender el significado de lenguaje contable básico Conocer y distinguir roles y perfiles de los cargos de la empresa Conocimiento de documentación legal asociada a la documentación procesada, tales como acápites del Código del Trabajo, Ley de Subcontrataciones, exigencias de presentación del SIII y Tesorería, AFP, ISAPRES, Cajas de Compensación Conocimientos de computación de software de contabilidad, Excel u otro que utiliza la empresa Conocimientos de manejo de archivos e información. Página: 3

4 Uso de Internet y correo electrónico Procedimientos de aseo, limpieza, orden y organización del lugar de trabajo. Procedimientos para reportar problemas, sugerencias y oportunidades de mejora de la actividad. Normas de higiene, seguridad personal. Habilidades 0 ORIENTACIONES PARA LA EVALUACIÓN DE COMPETENCIAS Para la evaluación en situación real de trabajo Para la evaluación simulada La evaluación en situación real de trabajo que se expone, esta orientada a indicar pautas de acción que facilitan la ejecución de esta actividad: Es recomendable que la evaluación se efectúa a primera horas del día o a últimas de la tarde, donde el empleado dispone de mas tiempo. Deben observarse las condiciones ergonómicas en que el trabajador desempeña sus funciones, considerando que su trabajo es permanente en un escritorio. Es recomendable identicar las tareas especiales no rutinarias, las que pueden no coincidir con la visita del evaluador, de modo de construir un instrumento de evaluación simulada. El tipo de evaluación permite revisar documentos ya confeccionados en ausencia del funcionario, dejándose para la entrevista personal, las consultas que se originen de esta inspección. Teniendo en cuenta que no todos los procesos pueden ser evaluados en situación real de trabajo, el evaluador puede confeccionar un test de preguntas breves atingentes a la unidad de competencia, en temas tales como: Tareas administrativas no rutinarias Normativa legal contable Información remitidas a las Asociaciones de Fondo de Pensiones, Instituciones de Salud Previsional, Cajas de Compensación y Mutuales de Seguridad. Nombre UCL: EJECUTAR FUNCIONES ADMINISTRATIVAS RELACIONADAS CON EL PERSONAL DE ACUERDO LA NORMATIVA LEGAL VIGENTE Y PROCEDIMIENTOS INTERNOS DEL EMPRESA Código UCL: U V01 Fecha de Vigencia: 31/12/2016 Estado Actual: Vigente Actividades clave 1.- Administrar las carpetas de desempeño individual y documentación laboral de los empleados, de acuerdo a los procedimientos internos de la empresa 2.- Administrar y mantener actualizados la información del personal en conformidad a lo establecido en la legislación laboral. 1. Los registros de desempeño individual del personal que trabaja en la empresa, se completan y ordenan, según los procedimientos internos de la 2. El registro de la información individual de cada empleado y relacionada con Asociaciones de Fondo de Pensiones, Instituciones de Salud Provisional, Cajas de Compensación y Mutuales de Seguridad, se mantiene en conformidad a los procedimientos de la empresa y a la normativa de las instituciones mencionadas. 3. El registro de los datos personales y condiciones laborales de los trabajadores dependientes de subcontratistas, se ejecuta y mantiene según los procedimientos de la 1. Los contratos de trabajo se actualizan cumpliendo lo establecido en la legislación vigente, en conformidad a los procedimientos de la 2. El registro de los datos personales y legales de trabajadores a contratar se ejecuta según los procedimientos internos de la 3. Los datos personales y legales de los trabajadores, entregados por las firmas subcontratistas, se verifican según los procedimientos internos de la 4. El registro de la entrega, de la copias del contrato de trabajo, reglamento y otra documentación exigida por la legislación vigente y condiciones laborales del empleado, se ejecuta según los procedimientos internos de la 5. La documentación asociada a cambios de las condiciones contractuales y puestos de trabajo, se revisa periódicamente en conformidad a las normas, reglamentos y leyes laborales de trámite ordinario. 6. Los libros de asistencia y archivos de contratos se mantienen de acuerdo a lo exigido por la Inspección del Trabajo. 7. Las estadísticas relacionadas con el desempeño laboral y rotación del personal se confecciona de acuerdo a lo establecido en los procedimientos internos. Competencias Conductuales Compromiso Es la manera que la persona da cumplimiento a las tareas dentro de plazos y condiciones determinadas. Es la manera que la persona da cumplimiento al termino completo de tareas administrativas, de acuerdo Orientación a los resultados al cumplimiento de los procedimientos de higiene y limpieza establecidos. Es la manera que la persona demuestra firmeza y constancia en las tareas administrativas, de modo de Perseverancia alcanzar el objetivo de su unidad Página: 4

5 Competencias Conductuales Análisis de Problemas Es la manera que la persona identifica los problemas administrativos, junto con diagnosticar posibles causas que produzca una falta de eficacia del trabajo. Conocimientos Conocimientos necesarios para realizar la competencia: Conocimientos básicos necesarios para cumplir la competencia: Capacidad para expresarse fluidamente de manera oral y escrita Comprender textos e instrucciones Matemáticas básicas. Conocimientos Técnicos necesarios para cumplir la competencia: Ejecutar cálculos financieros básicos Conocer y distinguir roles y perfiles de los cargos de la empresa Conocimiento de documentación legal asociada a la documentación procesada, tales como acápites del Código del Trabajo, Ley de Subcontrataciones, exigencias de presentación del SIII y Tesorería, AFP, ISAPRES, Cajas de Compensación Conocimiento de la legislación laboral. Conocimientos de computación de software de contabilidad, Excel u otro que utiliza la empresa Conocimientos de manejo de archivos e información. Uso de Internet y correo electrónico. Procedimientos de aseo, limpieza, orden y organización del lugar de trabajo. Procedimientos para reportar problemas, sugerencias y oportunidades de mejora de la actividad. Normas de higiene y seguridad personal. Habilidades 0 ORIENTACIONES PARA LA EVALUACIÓN DE COMPETENCIAS Para la evaluación en situación real de trabajo Para la evaluación simulada La evaluación en situación real de trabajo que se expone, esta orientada a indicar pautas de acción que facilitan la ejecución de esta actividad: Es recomendable que la evaluación se efectúa a primera horas del día o a últimas de la tarde, donde el empleado dispone de mas tiempo Deben observarse las condiciones ergonómicas en que el trabajador desempeña sus funciones, considerando que su trabajo es permanente en un escritorio. Es recomendable identicar las tareas especiales no rutinarias, las que pueden no coincidir con la visita del evaluador, de modo de construir un instrumento de evaluación simulada. El tipo de evaluación permite revisar documentos ya confeccionados en ausencia del funcionario, dejándose para la entrevista personal, las consultas que se originen de esta inspección. Teniendo en cuenta que no todos los procesos pueden ser evaluados en situación real de trabajo, el evaluador puede confeccionar un test de preguntas breves atingentes a la unidad de competencia, en temas tales como: Tareas administrativas no rutinarias Normativa laboral Información remitidas a las Asociaciones de Fondo de Pensiones, Instituciones de Salud Previsional, Cajas de Compensación y Mutuales de Seguridad, Información relacionada con subcontratos. Información que se debe mantener en los libros de asistencia y archivos de contratos, de acuerdo a lo exigido por la Inspección del Trabajo Página: 5