Guía Del Sistema De Ingresos Y Egresos Escolares

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1 Guía Del Sistema De Ingresos Y Egresos Escolares W Üxvv Ç ZxÇxÜtÄ wx gxáéüxü t 1

2 CONTENIDO.- I Consideraciones Generales 4 II Acceso por vez primera 5 III Registro de la cuenta bancaria 7 1 Pantalla principal del Sistema Cómo Registrar un Ingreso Registrar un ingreso recibido en efectivo Registrar un ingreso recibido en la cuenta bancaria Cómo Registrar un Egreso Registrar un pago en efectivo Registrar un pago efectuado con cheque 21 4 Cómo Registrar los cheques cancelados 24 5 Cómo crear un fondo fijo de caja 25 6 Cómo comprobar un fondo fijo de caja 27 7 Cómo depositar el efectivo de caja en la cuenta bancaria 28 8 Cómo cancelar un ingreso 30 9 Cómo corregir un gasto registrado Cómo Cerrar un mes Cerrar el mes para escuelas que manejan cuenta de ahorro o 32 efectivo 10.2 Cerrar el mes para escuelas con cuenta de cheques Captura de comisiones bancarias Captura del estado de cuenta bancario Proceso de conciliación bancaria Emisión de Reportes Reporte de Ingresos Reporte de Egresos Reporte de Auxiliar de caja Reporte de Auxiliar bancario 44 W Üxvv Ç ZxÇxÜtÄ wx gxáéüxü t 2

3 11.5 Reporte de Ingresos y Egresos de Recursos Reporte de Acta entrega-recepción Corrección de movimientos conciliados. 49 W Üxvv Ç ZxÇxÜtÄ wx gxáéüxü t 3

4 I.- CONSIDERACIONES GENERALES DEL SIEE. 1.- Para acceder al Sistema de Ingresos y Egresos Escolares es necesario contar con conexión vía Internet. 2.- Es necesario tener instalado el Acrobat Reader para poder visualizar e imprimir los formatos. 3.- El Sistema te permite controlar todas tus operaciones financieras, por lo que deberá registrar correcta y oportunamente su información. 4.- Los recibos oficiales de cobro serán expedidos por el Sistema. Acceso al Sistema. Para acceder al SIEE, utilizará el usuario y la clave proporcionada por la USAE, el Director de la Escuela será responsable de su resguardo y uso. Uso del Sistema: Artículo 8.- El registro y control de los ingresos y egresos escolares, deberá realizarse en el Sistema Automatizado de Ingresos y Egresos Escolares autorizado por la Secretaría de Educación de Guanajuato. (De acuerdo al Lineamiento de Ingresos y Egresos 2006) W Üxvv Ç ZxÇxÜtÄ wx gxáéüxü t 4

5 II.- ACCESO POR VEZ PRIMERA. BIENVENIDO AL SISTEMA DE INGRESOS Y EGRESOS El Sistema permitirá registrar de manera sencilla, ordenada y eficiente las operaciones financieras derivadas de la administración de los ingresos escolares, así como el control de caja, cuentas bancarias, pagos, e informes. Además generar de manera automática reportes financieros, conciliaciones bancarias, consultar al programa anual de trabajo, etc. 1.-La primera vez que acceda al sistema, necesita digitar la clave del centro de trabajo. Haga clic en Cambiar el CT. Teclee la clave y pulse el botón Seleccionar. W Üxvv Ç ZxÇxÜtÄ wx gxáéüxü t 5

6 2.- Deberá ingresar el nombre del Director, así como el del Responsable del manejo y control de los ingresos escolares. Pulse el botón Datos del CT., pulse el botón Nuevo Registre los datos del Director y pulse el botón Registrar Una vez registrado el Director, pulse el botón Regresar. Pulse el botón Nuevo para registrar al Responsable del manejo y control de los ingresos escolares. 3.- Para iniciar el registro de operaciones de ingresos escolares, seleccione la opción Ingresos Propios. IMPORTANTE: 1.-ANTES DE SELECCIONAR INGRESOS PROPIOS O PEC, VERIFIQUE EL CICLO ESCOLAR CORRESPONDA CON LOS MOVIMIENTOS QUE DESEA REALIZAR. 2.- En caso de que la escuela esté inscrita en el Programa Escuelas de Calidad, debe tener cuidado de no revolver información. El botón Ingresos propios es para registrar movimientos que no correspondan al Programa Escuelas de Calidad. W Üxvv Ç ZxÇxÜtÄ wx gxáéüxü t 6

7 III.- REGISTRO DE LA CUENTA BANCARIA DE LA ESCUELA. 1.- Una vez que acceda al panel principal del Sistema, pulse el menú, luego el botón. 2.- Seleccione el tipo de cuenta y el banco (Recuerde que NO ESTA PERMITIDO aperturar cuentas de inversión); capture el numero de cuenta y la descripción de la misma. *** Es importante que seleccione adecuadamente el tipo de cuenta, ya que de ésta dependerá el control correcto en el sistema. 3.- Pulse el botón, para registrar a los firmantes de la cuenta. 4.- Capture los datos de los firmantes, recuerde que la firma autorizada 1, se refiere a la firma principal (Director) en la cuenta. Pulse el botón Registrar. W Üxvv Ç ZxÇxÜtÄ wx gxáéüxü t 7

8 5.- En el caso de que la cuenta sea mancomunada, es decir que se tengan dos firmantes, pulse nuevamente el botón agregar para registrar a la Firma Finalmente pulse el botón para terminar de dar de alta su cuenta bancaria en el sistema. Al registrar las cuentas bancarias, usted podrá observar que se incorpora un nuevo menú denominado. * En este momento la cuenta bancaria se encuentra registrada en el sistema, sin embargo su saldo inicial por default es cero. Si la cuenta al inicio del ciclo escolar tiene saldo, es necesario registrarlo con el procedimiento siguiente. W Üxvv Ç ZxÇxÜtÄ wx gxáéüxü t 8

9 IIIa.- REGISTRO DEL SALDO INICIAL. 1. Pulsar el menú, después el botón 2.- Seleccionar la opción: Un depósito en el banco. 3.- Seleccionar Saldo Inicial en el campo concepto, registrar fecha, e importe. En observaciones especificar saldo conciliado al. 4.-Pulsar el botón Registrar. 5.- En caso de que la cuenta de caja también tenga saldo inicial, se deberá hacer un movimiento similar al anterior, eligiendo En efectivo W Üxvv Ç ZxÇxÜtÄ wx gxáéüxü t 9

10 1.- PANTALLA PRINCIPAL DEL SIEE. El Sistema se encuentra programado para operar en las siguientes modalidades: 1.- Escuelas que tienen una cuenta bancaria o de ahorros, administran un fondo fijo y/o efectuan cobros en efectivo. 2.- Escuelas que controlan sus recursos de manera directa, es decir, los recursos no se depositan ni retiran de cuenta bancaria. (NO APARECE EL MENU CIERRE DE MES que contiene el estado de cuenta y el proceso de conciliación bancaria). (Solamente las escuelas unitarias y bidocentes pueden manejar sus recursos de manera directa sin aperturar una cuenta bancaria. Art.20 Lineamiento de Ingresos) La pantalla principal del Sistema muestra el menú con el que se podrá acceder para registrar las operaciones financieras. MENU El módulo permite registrar los Ingresos que capta la escuela ya sea a través de depósitos bancarios o en efectivo además de emitir los recibos oficiales. MENU En este módulo se registran los gastos y cheques que efectúa la escuela (que deben estar autorizados en el PAT así como apegados al capitulo octavo del Lineamiento de ingresos y egresos escolares), imprime las póliza cheque correspondiente a cada pago, así como registrar la creación del fondo revolvente. W Üxvv Ç ZxÇxÜtÄ wx gxáéüxü t 10

11 MENÚ Dentro de esta opción se podrá: - Dar de alta nuevas cuentas. - cancelar cuentas bancarias. MENÚ Esta opción se mostrará en la pantalla principal del sistema en el caso que la escuela tenga registrada una cuenta de cheques. Permite capturar el estado de cuenta del banco y facilita la elaboración de la conciliación bancaria. MENÚ Esta opción permite generar de manera automática reportes por tipo de ingreso o egreso, auxiliar bancario, cortes de caja, programa anual de trabajo así como imprimir el acta entrega recepción. CALENDARIO En la pantalla principal del Sistema, se muestra un calendario que se encuentra programado para mostrar las fechas que deberá considerar para realizar a algunos procesos como depositar en cuenta, conciliar, o entregar información financiera. W Üxvv Ç ZxÇxÜtÄ wx gxáéüxü t 11

12 2.- COMO REGISTRAR UN INGRESO Toda captación de recursos en efectivo y a través de depósitos en la cuenta de la escuela, se considera un ingreso. Para registrar los recursos, se deberá pulsar el menú Al acceder a esta pantalla visualizará los diferentes status que guardan los ingresos capturados en el sistema y son los siguientes: Status Depositado: Al capturar un ingreso ya sea en la cuenta bancaria, cuenta de ahorros o al cobrar directamente en la caja, este se visualizará con este status. Indica los donativos registrados, pero que aun no han sido conciliados. Status Cancelado: Se visualiza cuando se cancela un ingreso, solo es posible cancelar cuando el registro esta en status de Depositado. Status Conciliado: Se visualiza cuando se agrega un ingreso en el estado de cuenta y ha sido generado el proceso de conciliación bancaria. Recuerde que solamente se pueden emitir los recibos oficiales mediante el uso del Sistema de Ingresos y Egresos Escolares. Ingresos autorizados para recaudar: Artículo 2.- Quedan comprendidos en los ingresos escolares: los recursos que se obtengan por ingresos en la concesión de la tienda escolar, el fondo social de las cooperativas escolares de consumo y producción; y el fondo de reserva cuando se disuelvan, donativos en efectivo y los que emita la Subsecretaría de Recursos Financieros y Materiales al inicio de cada ciclo y que no se encuentren regulados en las demás disposiciones normativas. (Acuerdo de Lineamiento de Ingresos y Egresos 2006) W Üxvv Ç ZxÇxÜtÄ wx gxáéüxü t 12

13 2.1.- PROCEDIMIENTO PARA REGISTRAR UN INGRESO RECIBIDO EN EFECTIVO. 1.- Pulse el menú, después el botón 2.- Seleccione: * Las opciones son muy claras, por ejemplo, para seleccionar el ingreso un cheque deberá tener físicamente el cheque donde recibió el ingreso. Recuerde que el Director y el Responsable de los ingresos y egresos escolares serán responsable del dinero que reciba en efectivo, tanto cobros directos en la escuela, como el proveniente de la creación de fondo revolvente hasta que se deposite en la cuenta bancaria de la escuela 3.- Seleccione el concepto por el que recibe el ingreso. (Dependiendo del ingreso se le pedirán datos adicionales). W Üxvv Ç ZxÇxÜtÄ wx gxáéüxü t 13

14 4.- Pulse el botón. En la siguiente pantalla pulse el botón para imprimir el recibo oficial. (Imprima el recibo. ) Pulse el botón Atrás del Internet Explorer para regresar al Sistema. W Üxvv Ç ZxÇxÜtÄ wx gxáéüxü t 14

15 2.2.- PROCEDIMIENTO PARA REGISTRAR UN INGRESO RECIBIDO EN LA CUENTA BANCARIA. Para iniciar es necesario contar con la ficha del depósito o comprobante bancario. 1.- Pulse el menú, después el botón 2.- Seleccione: * Las opciones son muy claras, por ejemplo, para seleccionar el ingreso un cheque deberá tener físicamente el cheque donde recibió el ingreso. 3.- Seleccione el concepto por el que recibe el ingreso. (Dependiendo del ingreso se le pedirán datos adicionales). 4.- Es necesario capturar el número de ficha de depósito en la que se recibió el ingreso. W Üxvv Ç ZxÇxÜtÄ wx gxáéüxü t 15

16 4.- Pulse el botón. En la siguiente pantalla pulse el botón para imprimir el recibo oficial. W Üxvv Ç ZxÇxÜtÄ wx gxáéüxü t 16

17 3.- COMO REGISTRAR UN EGRESO Se consideran egresos, todos los pagos tanto pagos hechos en efectivo, pagos con cheque, comisiones bancarias, cheques para crear fondos revolventes, cheques cancelados, etc. Para registrar estas salidas de dinero, Se deberá pulsar el menú. PANTALLA PRINCIPAL DE EGRESOS Al acceder a esta pantalla visualizará el status de los egresos capturados por la escuela y pueden ser los siguientes: Status tránsito: Indica un cheque que fue capturado por la escuela pero que no se tiene la certeza de haber sido cobrado. Status Conciliado: Significa que se realizó el proceso de conciliación bancaria y que el cheque fue descontado del estado de cuenta. El status Cancelado aparece cuando un egreso fue seleccionado, pulsado el botón Cancelar. Es decir, físicamente el cheque debe estar cancelado. El menú de opciones de la pantalla de egresos es el siguiente: La botón Nuevo permite registrar las operaciones de pago a proveedores y/o prestadores de servicios, comisiones bancarias y cheques cancelados. La opción Consulta permite visualizar alguna póliza determinada. La opción Cancelar permite cancelar físicamente un cheque siempre y cuando no esté con status Conciliado. La opción Invalidar permite corregir un cheque registrado erróneamente. Es necesario capturar los datos del mismo. El opción Póliza imprime la póliza cheque de determinado egreso, para que el proveedor del bien o servicio firme de recibido. W Üxvv Ç ZxÇxÜtÄ wx gxáéüxü t 17

18 3.1.- PROCEDIMIENTO PARA REGISTRAR UN PAGO EN EFECTIVO. a) Antes de efectuar el pago al proveedor, verifique que cuenta con los recursos suficientes para efectuar el pago. b) Verifique que el artículo a adquirir se encuentre autorizado en el PAT. La consulta la puede hacer seleccionando el botón PAT. c) Recuerde que los artículos deben estar autorizados en el Lineamiento de Ingresos y Egresos Escolares. 1.- Seleccione el menú, pulse el botón. 2.- Seleccione 3.- Seleccione pago a proveedor y/o prestador de servicios. (En el campo de observaciones siempre se capturarán los detalles de la factura**). La fecha del movimiento es la fecha en la que se le pagó al proveedor. Pulse el botón Continuar. 4.- En el campo Tipo de documento soporte generalmente se selecciona factura, capture su número, así como la fecha de caducidad de la misma. (De acuerdo a la normatividad, todas las facturas deben señalar la fecha de caducidad) 5.- El beneficiario es el nombre del proveedor o prestador de servicios tal como aparece en la cedula fiscal de la factura. ** El registro de las observaciones es muy importante, ya que nos permite conocer al detalle cada uno de los movimientos. W Üxvv Ç ZxÇxÜtÄ wx gxáéüxü t 18

19 Debemos detallar lo que se está adquiriendo, los artículos que sean inventariables quedarán automáticamente registrados en el Sistema de inventarios MOBIM. 6.- Pulse el botón Agregar. 7.- En la opción del detalle del articulo, se pueden buscar de varias formas, se teclea parte del articulo a buscar por ejemplo servicio para que me despliegue los artículos que existen, y después el botón. 8.- Seleccionar el artículo. W Üxvv Ç ZxÇxÜtÄ wx gxáéüxü t 19

20 9.- Registrar el costo unitario y la cantidad de artículos. En caso de que se trate de bienes inventariables, se piden otros datos como Modelo, marca y numero de serie. Es necesario llenar con los datos verdaderos. En caso de que el bien inventariable no tenga algún dato, se llenará con sin marca sin modelo o sin numero de serie En caso de que la factura tenga varios artículos, deberán de añadirse uno a uno en el caso de bienes inventariables, el procedimiento se repite desde el paso 6. En el caso de material de limpieza, papelería y útiles de oficina, mantenimiento del inmueble, etc., se agrupan en uno solo paquete, no es necesario detallar cada bien Para finalizar se pulsa el botón Registrar. En la siguiente pantalla se pulsa el botón póliza para imprimir la misma. W Üxvv Ç ZxÇxÜtÄ wx gxáéüxü t 20

21 3.2.- PROCEDIMIENTO PARA REGISTRAR UN PAGO EFECTUADO CON CHEQUE. a) Antes de efectuar el pago al proveedor, verifique que cuenta con los recursos suficientes en la cuenta bancaria para efectuar el pago. b) Verifique que el artículo a adquirir se encuentre autorizado en el PAT. La consulta la puede hacer seleccionando el botón PAT. c) Recuerde que los artículos deben estar autorizados en el Lineamiento de Ingresos y Egresos Escolares. 1.- Seleccione el menú, pulse el botón. 2.- Seleccione 3.- Seleccione pago a proveedor y/o prestador de servicios. (En el campo de observaciones siempre se capturarán los detalles de la factura). La fecha del movimiento es la fecha del cheque físico que se le expidió al proveedor. Pulse el botón continuar. 4.- VERIFIQUE QUE EL NUMERO DE CHEQUE CORRESPONDA CON EL QUE SE EXPIDIÓ FISICAMENTE. EN CASO DE QUE NO LO SEA, CAPTURE EL CORRECTO. W Üxvv Ç ZxÇxÜtÄ wx gxáéüxü t 21

22 5.- En tipo de documento soporte generalmente se selecciona factura, registre el número, así como la fecha de caducidad de la misma. De acuerdo a la normatividad, todas las facturas deben señalar la fecha de caducidad) 6.- El beneficiario es el nombre del proveedor o prestador de servicios tal como aparece en la cedula fiscal de la factura. (RECUERDE que el cheque nunca debe ser girado al portador) 7.- Pulse el botón Agregar para especificar la factura. 8.- En la opción del detalle del articulo, se pueden buscar de varias formas, se teclea parte del articulo a buscar por ejemplo monitor para que me despliegue los artículos que existen, y después el botón. 9.- Seleccionar el artículo. W Üxvv Ç ZxÇxÜtÄ wx gxáéüxü t 22

23 10.- Registrar el costo unitario y la cantidad de artículos. En caso de que se trate de bienes inventariables, se piden otros datos como Modelo, marca y numero de serie. Es necesario llenar con los datos verdaderos. En caso de que el bien inventariable no tenga algún dato, se llenará con sin marca sin modelo o sin numero de serie En caso de que la factura tenga varios artículos, deberán de añadirse uno a uno en el caso de bienes inventariables, el procedimiento se repite desde el paso 7. En el caso de material de limpieza, papelería y útiles de oficina, mantenimiento del inmueble, etc., se agrupan en uno solo paquete, no es necesario detallar cada bien Para finalizar se pulsa el botón Registrar. En la siguiente pantalla se pulsa el botón Póliza para imprimir la misma y el proveedor firme de recibido. W Üxvv Ç ZxÇxÜtÄ wx gxáéüxü t 23

24 4.- COMO REGISTRAR LOS CHEQUES CANCELADOS La cancelación de un cheque se realiza cuando éste se encuentra roto, mal elaborado, extraviado o cuando no se entregue al proveedor o prestador de servicios. Para registrar un cheque con estas condiciones se debe seguir el siguiente procedimiento: 1.- Pulse el menú, pulse el botón. 2.- Seleccione 3.- Seleccione : cheque cancelado, inserte la fecha y en importe es cero. Pulse continuar. 4.- Seleccione el motivo de la cancelación de cheque. 5.- Si solamente se va a cancelar un cheque, el numero inicial y final es el mismo (ver el ejemplo), si se van a cancelar dos o más, especifique, por ejemplo inicial 59 al 65, por lo tanto se cancelarán 6 cheques. 6. En caso de que los datos sean correctos pulse Registrar IMPORTANTE: NUNCA PONER EN EL NÚMERO DE CHEQUE FINAL, EL ÚLTIMO CHEQUE DE LA CHEQUERA, YA QUE CANCELARÁ TODOS LOS CHEQUES. W Üxvv Ç ZxÇxÜtÄ wx gxáéüxü t 24

25 5.- COMO CREAR UN FONDO FIJO DE CAJA Un fondo fijo o revolvente, es dinero que se retira de una cuenta bancaria, ya sea caja de ahorro o de cheques para pagar los gastos menores que se efectúen en la escuela. Por lo tanto, el responsable del manejo del fondo fijo deberá comprobarlo en los términos del Lineamiento de ingresos y Egresos Escolares. Artículo Las instituciones educativas que tengan cuenta bancaria o de ahorro podrán crear un fondo revolvente por una cantidad no mayor a veinticinco salarios mínimos diarios vigentes en el Estado de Guanajuato para cubrir en efectivo necesidades urgentes y de poca cuantía. Artículo 28.- Al finalizar el ciclo escolar el fondo revolvente, debe ser cancelado, por lo que el remanente deberá ser reintegrado a la cuenta bancaria. Artículo 29.- Queda bajo responsabilidad del director o encargado de la institución educativa, la utilización, manejo y aplicación que se le den a los recursos del fondo revolvente. LINEAMIENTO DE INGRESOS Y EGRESOS ESCOLARES Pulse el menú, pulse el botón. 2.- Seleccione: 3.- En tipo de Egreso seleccione: fondo revolvente, tecleé la fecha con la que se expide el cheque y el importe (que no debe ser mayor a $ ) **para Pulse Continuar. W Üxvv Ç ZxÇxÜtÄ wx gxáéüxü t 25

26 4.- verifique que el número de cheque corresponda con el cheque físicamente. 5.- En el campo responsable : Registre a la persona que va a administrar el fondo fijo. En beneficiario registre la persona que va a cobrar el cheque al banco. 6.- pulse el botón registrar e imprima la póliza y firma el responsable de la administración del fondo fijo. Cómo se puede observar, el sistema automáticamente genera un ingreso en efectivo por el importe del fondo revolvente. W Üxvv Ç ZxÇxÜtÄ wx gxáéüxü t 26

27 6.- COMO COMPROBAR UN FONDO FIJO DE CAJA Al efectivo que se tenga por fondo fijo de caja, se le dará el mismo tratamiento que al efectivo que se tenga por cobros directos de ingresos en la escuela. Por lo tanto, el fondo fijo se comprobará de dos maneras: 1.- Pagando los bienes y servicios en efectivo. (El registro se hará exactamente igual expuesto en la sección 3.1 registrar un pago en efectivo ) 2.- Depositando en la cuenta el dinero no gastado. (El procedimiento se detalla en la sección 7 cómo depositar el efectivo en la cuenta bancaria ). Artículo 27 Segundo párrafo - Las erogaciones que se realicen con cargo al fondo revolvente, deberán quedar soportadas con el comprobante correspondiente, conforme a lo establecido en este ordenamiento. La reposición del fondo revolvente, podrá realizarse cada vez que se requiera y previa comprobación de la aplicación de por lo menos el 80% del mismo..artículo 28.- Al finalizar el ciclo escolar el fondo revolvente, debe ser cancelado, por lo que el remanente deberá ser reintegrado a la cuenta bancaria. LINEAMIENTO DE INGRESOS Y EGRESOS ESCOLARES W Üxvv Ç ZxÇxÜtÄ wx gxáéüxü t 27

28 7.-CÓMO DEPOSITAR EL EFECTIVO DE CAJA EN LA CUENTA BANCARIA DE LA ESCUELA Artículo 17.- Al contralor o encargado de ingresos y egresos escolares, le corresponde las siguientes funciones: * Depositar el último día hábil de la semana los ingresos, en caso de ser montos menores a veinte salarios mínimos diarios vigentes en el Estado de Guanajuato. * Tratándose de montos superiores se efectuará el depósito diariamente. * La Unidad de Servicios de Apoyo a la Educación podrá autorizar a la institución educativa efectuar los depósitos en plazos mayores a los establecidos considerando el monto de los ingresos captados y la ubicación geográfica de la misma; y.artículo 28.- Al finalizar el ciclo escolar el fondo revolvente, debe ser cancelado, por lo que el remanente deberá ser reintegrado a la cuenta bancaria. LINEAMIENTO DE INGRESOS Y EGRESOS ESCOLARES Se podrá depositar en la cuenta bancaria de la escuela hasta importe total del efectivo que se tenga, ya sea por cobros directos realizados en la escuela o por el remanente del fondo fijo de caja. 1.- Pulse el menú, pulse el botón. 2.- Seleccione: 3.- Seleccione: Depósito a cuenta bancaria, la fecha, el importe (el saldo en caja se presenta en la parte superior) y las observaciones del egreso. Pulse continuar. W Üxvv Ç ZxÇxÜtÄ wx gxáéüxü t 28

29 4.- Teclee el número de ficha de depósito que le dio el banco y pulse Registrar e imprima la póliza. 5.- Como se puede visualizar, el sistema generó además del egreso de caja, un ingreso en la cuenta bancaria de la escuela. W Üxvv Ç ZxÇxÜtÄ wx gxáéüxü t 29

30 8.-CÓMO CANCELAR UN INGRESO El Sistema le permitirá cancelar ingresos registrados erróneamente, para este fin, deberá contar con el recibo físicamente cancelado. Sin embargo, el sistema conservará un historial con los ingresos cancelados. Artículo 30.- Fracción II.- Cuando algún recibo deba ser cancelado se plasmarán en él: dos líneas diagonales en paralelo, anotando la causa de cancelación y la leyenda de cancelado, así como la rúbrica del director de la institución educativa; deberá conservarse LINEAMIENTO DE INGRESOS Y EGRESOS ESCOLARES Seleccione el menú 1.- seleccione el recibo que desea cancelar (si es que ya lo hubiere registrado). 2.- Pulse el botón 2ª.- cancele físicamente el recibo 3.- Registre nueva y correctamente el ingreso. W Üxvv Ç ZxÇxÜtÄ wx gxáéüxü t 30

31 9.-CÓMO CORREGIR UN GASTO MAL REGISTRADO Para corregir algún egreso mal registrado, se deberá utilizar el botón :. Al invalidar un egreso, se sustituye un egreso mal registrado por el registro correcto. Sin embargo, la captura del egreso se deberá realizar completamente. Se recomienda que antes de guardar cualquier egreso, se revise cuidadosamente los datos, para evitar corregir, ya que en ocasiones es complicado detectar el origen de los errores. En caso de duda sobre la corrección se recomienda se apoye con el encargado de los ingresos escolares de la USAE. Paso 1.- ingrese al menú. Paso 2.- Seleccione el egreso mal registrado. Y pulse. Paso 3.- Capture correctamente el egreso. Paso 4.- VERIFIQUE EL NUMERO DE CHEQUE, CAPTURE EL QUE CORRESPONDA FISICAMENTE, ya que el sistema le dará por default el inmediato siguiente. W Üxvv Ç ZxÇxÜtÄ wx gxáéüxü t 31

32 10.-CÓMO CERRAR UN MES Una vez que se han registrado todos los movimientos financieros, es decir, los ingresos, gastos, etc. de un mes, será necesario cerrarlo. Le recomendamos que antes de cerrar el mes, realice las correcciones, en caso de que las tenga o complete sus registros. Recuerde que su expediente y documentación deben estar completos, por lo que puede imprimir todos aquellos reportes que no tenga CÓMO CERRAR UN MES PARA ESCUELAS QUE MANEJAN CUENTA DE AHORROS, O ADMINISTRAN SUS RECURSOS EN EFECTIVO. 1.- Debe asegurarse de haber registrado la totalidad de ingresos y egresos del mes. 2.- Debe generar e imprimir los siguientes reportes: - reporte de auxiliar de caja (debe ir firmado por el director y encargado de ingresos y egresos, y sellado por la escuela). - Reporte de auxiliar bancario (para la cuenta de ahorros) - reporte de ingresos - reporte de egresos - reporte de ingresos y egresos de recursos. (debe ir firmado por el director y encargado de ingresos y egresos, y sellado por la escuela). 3.- Archive la documentación y capture los ingresos y egresos del mes siguiente. ** en las cuentas de ahorros No es posible generar la conciliación bancaria. W Üxvv Ç ZxÇxÜtÄ wx gxáéüxü t 32

33 CÓMO CERRAR UN MES PARA ESCUELAS CON CUENTA DE CHEQUES. Para iniciar el proceso de cierre de mes es necesario: GENERAR LA CONCILIACIÓN BANCARIA Para iniciar el procedimiento de conciliación bancaria es necesario: - Verificar que se registraron la totalidad de operaciones de ingresos y egresos del mes a conciliar. - Contar con el estado de cuenta que le hace llegar el banco. - Registrar las comisiones bancarias con base en el estado de cuenta. - Capturar el estado de cuenta en la opción Estado de Cuenta PASO I Captura de comisiones bancarias para el proceso de conciliación bancaria En caso de que en el estado de cuenta se reflejen comisiones bancarias, necesita registrarlas primeramente. En caso contrario pase al punto Ingrese al menú, pulse el botón. 2.-Seleccione: 3.- De su estado de cuenta, sume el importe de la comisión bancaria más el IVA. Y el resultado captúrelo en el cuadro Importe. Pulse el botón Continuar 4.- Si el estado de cuenta refleja otra comisión, realice nuevamente el procedimiento para registrarla. W Üxvv Ç ZxÇxÜtÄ wx gxáéüxü t 33

34 PASO 2 Captura de estado de cuenta bancario para el proceso de conciliación bancaria: En esta pantalla, se detallará el estado de cuenta exactamente como aparece el estado de cuenta que le expidió el banco. 1.- Ingrese al menú, pulse el botón. 2.- De su estado de cuenta, capture el saldo inicial, fecha inicial y final pulse el botón Registrar. Para efecto del ejemplo registramos como fecha inicial 1 de septiembre y final 30 de septiembre de 2006, esta fecha debe corresponder al último día del mes. 3.- Posteriormente con su estado de cuenta bancario verifique los depósitos y cheques expedidos, de la siguiente manera: Para verificar los depósitos: 3ª.- Presione (En este momento se listarán los depósitos registrados en el Sistema.) Seleccione todos los ingresos que aparecen en el estado de cuenta. Al terminar pulse el botón: Agregar. W Üxvv Ç ZxÇxÜtÄ wx gxáéüxü t 34

35 Para verificar los cheques expedidos 3ª.- Presione (En este momento se listarán los cheques y comisiones registradas en el Sistema.) Seleccione todos los egresos que aparecen en el estado de cuenta. Al terminar pulse el botón: Agregar. Una vez añadidos TODOS LOS MOVIMIENTOS QUE APARECEN EN EL ESTADO DE CUENTA, se debe verificar que el Saldo Final que aparece en el sistema coincida con el que aparece en el estado de cuenta físico. Si el saldo final del sistema no es igual al bancario se deberá verificar los registros hasta que coincidan. En caso de capturar incorrectamente estos datos, seleccione el registro erróneo y pulse Eliminar. Los registros deben ser eliminados uno a uno. 4.- AL TERMINAR, PULSAR EL BOTÓN ACTUALIZAR W Üxvv Ç ZxÇxÜtÄ wx gxáéüxü t 35

36 PASO PROCESO DE CONCILIACION. Antes de iniciar el proceso de conciliación, deberá verificar que la captura del estado de cuenta se efectuó correctamente. En caso de haber registrado erróneamente el estado de cuenta, deberá seleccionarlo seleccionar y pulsar el botón MODIFICAR. El proceso es el siguiente: 1.- Ingrese al Menú 2.- Seleccione el estado de cuenta que corresponda y pulsar el botón (Este botón no concilia directamente, sino es el acceso a las diferentes posibilidades de conciliaciones) 3.- Seleccione nuevamente el estado de cuenta que desea conciliar que debe estar con un status de pendiente. W Üxvv Ç ZxÇxÜtÄ wx gxáéüxü t 36

37 4.- Pulse el botón. 5.- Imprima. Deben firmar el encargado de ingresos y Egresos escolares y el director de la escuela. Cuando se acuda a USAE, Deberá firmarlo de autorización, la USAE. 6.- Archive en el expediente la conciliación, el estado de cuenta y el auxiliar bancario. W Üxvv Ç ZxÇxÜtÄ wx gxáéüxü t 37

38 11.- REPORTES. Los reportes nos muestran la información capturada previamente, de forma ordenada y en formatos establecidos. Deben ir firmados para su presentación a los a los usuarios. Es importante mencionar que los reportes no solo se deben generar para cumplir con las obligaciones que se marcan, sino que permite tomar decisiones de forma útil y oportuna. Los reportes que deben generar mensualmente son: - Reporte de auxiliar de caja (debe ir firmado por el director y encargado de ingresos y egresos, y sellado por la escuela). - Reporte de auxiliar bancario (para la cuenta de ahorros) - Reporte de ingresos - Reporte de egresos - Reporte de ingresos y egresos de recursos. (detallado) deberá estar firmado por el director y encargado de ingresos y egresos, y sellado por la escuela). Adicionalmente, cuando se maneja una cuenta de cheques, deberá generar, imprimir y firmar la conciliación bancaria correspondiente a cada mes. W Üxvv Ç ZxÇxÜtÄ wx gxáéüxü t 38

39 REPORTE DE INGRESOS. El Sistema permite emitir reportes de los ingresos recibidos en la escuela por periodos determinados. 1.- Seleccione el menú. 2.- En Seleccione todas. Si solamente necesita los ingresos de una cuenta en particular, selecciónela. por ejemplo, para visualizar los ingresos recibidos en el banco, elija la cuenta bancaria. 3.- Seleccione: y las fechas a reportar. 4.- En Seleccione todos. Esta opción le emitirá el reporte con todos los tipos de ingresos que haya recibido. También puede elegir por ejemplo, exámenes extraordinarios y solamente le reportará los exámenes que haya recaudado. 5.- Presione el botón. Imprima. W Üxvv Ç ZxÇxÜtÄ wx gxáéüxü t 39

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41 REPORTE DE EGRESOS. El Sistema permite emitir reportes por los diferentes gastos o pagos hechos por la escuela en periodos determinados. 1.- Seleccione el menú. 2.- En Seleccione todas. Si solamente necesita los egresos de una cuenta en particular, selecciónela. Por ejemplo para visualizar los pagos hechos con cheque, elija la cuenta bancaria. 3.- Seleccione: y las fechas a reportar 4.- En Seleccione todos. Esta opción le emitirá el reporte con todos los pagos que haya efectuado. También Puede elegir por ejemplo, cheques cancelado físicamente y únicamente le reportará los que fueron cancelados. 5.- Presione el botón. Imprima. W Üxvv Ç ZxÇxÜtÄ wx gxáéüxü t 41

42 REPORTE DE AUXILIAR DE CAJA El sistema controla automáticamente el efectivo manejado por la escuela, ya sea por cobros efectuados de manera directa o bien por la creación de un fondo revolvente. El reporte tiene las columnas: Ingresos.- Son todas las entradas en efectivo, ya sean por cobros directos o bien como resultado de la creación de un fondo revolvente. Egresos.- Son los pagos hechos en efectivo por la escuela, bien depósitos en la cuenta bancaria. Saldo. Representa la diferencia entre los ingresos y egresos en efectivo. Este tipo de reporte es obligatorio, deberá generarse cada mes, y deberá ir firmado y sellado, ya que representa el efectivo que la escuela debe tener físicamente. 1.- Seleccione el menú. 2.- En Seleccione caja escolar. 3.- Seleccione: 4.- Seleccione el periodo. (generalmente debe ser mes completo). 5.- Presione el botón. Imprima. W Üxvv Ç ZxÇxÜtÄ wx gxáéüxü t 42

43 6.- Verifique los movimientos existentes, si no aparece algún ingreso o egreso puede ser por falta de registro, por error al registrar (posiblemente eligió la cuenta bancaria en lugar de la de caja), error en fecha de registro, o bien por que no se depósito realmente el efectivo. Corrija y vuelva a generar. 7.- Firme de conformidad, ponga el sello de la escuela y presente a USAE. W Üxvv Ç ZxÇxÜtÄ wx gxáéüxü t 43

44 REPORTE DE AUXILIAR DE BANCOS El sistema controla automáticamente las operaciones financieras realizadas en la cuenta de cheques o de ahorro que realiza la escuela. El reporte tiene las columnas: Abonos.- Son todas las entradas en la cuenta, ya sean por cobros recibidos, depósitos efectuados en la cuenta como resultado de la comprobación de un fondo revolvente o para depositar el efectivo. Cargos.- Son los pagos hechos con los recursos de la cuenta bancaria. Generalmente son cheques, comisiones, cheque para crear un fondo revolvente, etc. Saldo. Representa la diferencia entre los ingresos y egresos en la cuenta de cheques. 1.- Seleccione el menú. 2.- En Seleccione la cuenta bancaria. 3.- Seleccione: 4.- Seleccione el periodo. (generalmente debe ser mes completo). 5.- Presione el botón. Imprima. W Üxvv Ç ZxÇxÜtÄ wx gxáéüxü t 44

45 6.- Verifique los movimientos existentes, si no aparece algún ingreso o egreso puede ser por falta de registro, por error al registrar (posiblemente eligió la cuenta de caja en lugar de la bancaria), error en fecha de registro, o bien por que no se depósito realmente en la cuenta bancaria. Corrija y vuelva a generar. W Üxvv Ç ZxÇxÜtÄ wx gxáéüxü t 45

46 REPORTE DE INGRESOS Y EGRESOS DE RECURSOS El Reporte de Ingresos y Egresos de Recursos, permite conocer al detalle todos los movimientos financieros que ha tenido la escuela en un periodo determinado. Permite visualizar como se han gestionado los recursos en función al Lineamiento de Ingresos y Egresos Escolares, por componentes, por tipo de ingreso, etc. Este tipo de reporte es obligatorio, deberá generarse cada mes, y deberá ir firmado y sellado. 1.- Seleccione el menú. 2.- En Seleccione todas. 3.- Seleccione: 4.- Seleccione el periodo. (generalmente debe ser mes completo). 5.- Seleccione detallado. El reporte concentrado muestra de manera muy general como fueron los ingresos y egresos de la escuela, sin embargo detallado muestra incluso la información detallada por subcomponentes autorizados en el Lineamiento de Ingresos y Egresos. 6.- Presione el botón. Imprima. W Üxvv Ç ZxÇxÜtÄ wx gxáéüxü t 46

47 6.- Revise, firme, selle y presente a USAE. W Üxvv Ç ZxÇxÜtÄ wx gxáéüxü t 47

48 REPORTE ACTA ENTREGA-RECEPCIÓN. Este reporte se deberá emitir cuando: Artículo 13.- En el supuesto de cambio de director se deberá elaborar y entregar al Supervisor Escolar, un acta administrativa de entrega recepción, la cual, llevará el anexo de la situación financiera de los ingresos y egresos escolares y el avance del Programa Anual de Trabajo del Proyecto Educativo Escolar. El Supervisor Escolar, entregará esta documentación al nuevo director al momento de su designación. Tratándose de cambio de contralor y/o encargado de ingresos y egresos escolares de la institución educativa, en el transcurso del ciclo escolar, deberá elaborar y entregar al director o encargado, un acta administrativa de entrega-recepción, la cual, llevará el anexo en el que se informe la situación financiera de los ingresos y egresos escolares. Artículo 14.- Para efectos del artículo anterior, aplicará la entrega-recepción para los casos de: término de nombramiento, cambio de institución educativa, término de interinato, beca comisión, jubilación, finiquito, licencia por acuerdo presidencial, suspensión laboral, así como otra causa que impida la continuidad en el ejercicio de su gestión, de acuerdo a la normatividad establecida por la Secretaría de la Gestión Pública del Estado de Guanajuato. (De acuerdo al Lineamiento de Ingresos y Egresos 2006) 1.- Seleccione el menú. 2.- En Seleccione todas. 3.- Elija. 4.- Presione el botón. Imprima. W Üxvv Ç ZxÇxÜtÄ wx gxáéüxü t 48

49 12.- CORRECCIÓN DE MOVIMIENTOS CONCILIADOS. El sistema permite corregir los movimientos registrados erróneamente, siempre y cuando su status no sea conciliado. El status conciliado significa el ingreso o egreso fue seleccionado en un estado de cuenta y generada la conciliación del mismo. Por este motivo, para poder corregir estos movimientos es necesario primero eliminar la conciliación, quitar el movimiento del estado de cuenta, y corregir. Posteriormente deberá completar el estado de cuenta y volver a conciliar. Este procedimiento puede llegar a ser un poco complicado, le sugerimos acudir a USAE para que le asesoren y se pueda tener la información correcta. SUBSECRETARÍA DE RECURSOS FINANCIEROS Y MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE TESORERÍA DIRECCIÓN DE INGRESOS. W Üxvv Ç ZxÇxÜtÄ wx gxáéüxü t 49