ADMINISTRACION DE GRUPOS Y CONVENCIONES INSTRUCCIONES PARA OPERACIÓN ACADÉMICA:

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1 ADMINISTRACION DE GRUPOS Y CONVENCIONES Asignatura Clave: Número de Créditos Teóricos: 3 Prácticos 3 Asesor Responsable: Lic. Loreto Coronado Moreno, (correo electrónico lcoronado@uaim.edu.mx Asistencia: Lic. Laura Florencia Camacho Gastelum (correo electrónico lcamacho@uaim.edu.mx ) INSTRUCCIONES PARA OPERACIÓN ACADÉMICA: El Sumario representa un reto, los Contenidos son los ejes temáticos, los Activos una orientación inicial para resolverlo y la síntesis concluyente, como posibilidad de integración conceptual corresponderá a lo factible de un punto de vista temático amplio. La visión global de los asuntos resueltos como Titular Académico, te ofrecerá oportunidades de discusión que se enriquecerán en la medida que intensificas las lecturas, asistes a tu comunidad de estudio, te sirves de los asesores y analizas la ciberinformación disponible posicionándote de los escenarios informativos adecuados. Los períodos de evaluación son herramientas de aprendizaje. La acreditación es un consenso de relación con el nivel de competencia. Mantén informado a tu Tutor de tus avances académicos y estado de ánimo. Selecciona tus horarios de asesoría. Se recomienda al Titular Académico (estudiante) que al iniciar su actividad de dilucidación, lea cuidadosamente todo el texto guión de la asignatura. Para una mejor facilitación, el documento lo presentamos en tres ámbitos: 1.- Relación de las Unidades, 2.- Relación de activos, 3.- Principia Temática consistente en información inicial para que desarrolles los temas. COMPETENCIA: Después de cursar esta asignatura se busca que los titulares académicos conozcan la forma de operar y administrar los grupos y convenciones como uno de los segmentos del turismo en la región. SUMARIO: Dar a conocer los principios de la planeación de convenciones y reuniones desde el punto de vista administrativo. Conocer el proceso de desarrollo de una conceptualización del evento, hasta el cierre del mismo. Integrar a través de la aplicación de sistemas computacionales, la planeación y desarrollo de reuniones, congresos, convenciones, seminarios, ferias y exposiciones. CONTENIDOS: ADMINISTRACION DE GRUPOS Y CONVENCIONES UNIDAD I UNIDAD II UNIDAD III UNIDAD IV Introducción a la industria de congresos y convenciones. Tipos de eventos. El comité organizador. La segmentación del mercado de congresos y convenciones. 1

2 UNIDAD V El comportamiento de compra corporativa de los mercados de grupos. UNIDAD VI El departamento de grupos y convenciones de un hotel. UNIDAD VII Centros de convenciones UNIDAD VIII Oficinas promotoras de convenciones y turismo A C T I V 0 S UNIDAD I Introducción a la industria de congresos y convenciones. I.1 Antecedentes históricos de los grupos, congresos y convenciones. I.2 Situación actual de los congresos y convenciones. I.3 Repercusión económica de los congresos y convenciones. I.4 Tendencias en la industria de los congresos y convenciones. I. El campo de los congresos y convenciones. Actividad: Analizar la forma de operación de un centro de convenciones como el de Acapulco, o Tucson, Arizona, cómo están construidos, con qué instalaciones cuentan, que personal lo opera y cuales eventos se llevan a cabo anualmente. UNIDAD II Tipos de eventos. II. 2 Organizadores profesionales de eventos. II.3 Tipos de establecimientos para la realización de congresos y convenciones. Actividad: Investiga los proyectos para establecimiento de centro de convenciones, en la ciudad de Los Mochis. UNIDAD III El comité organizador. III.1 Coordinador general. III.2 Comité de finanzas. III.3 Comité de programa técnico. III.4 Comité de promoción. III.5 Comité de transporte. III.6 Comité de recepción y hospitalidad. III.7 Comité de registro. III.8 Comité de alojamiento. III.9 Comité de alimentos y bebidas. III.10 Comité de festejos. III.11 Comité de ornato y rotulación. III.12 Comité de exhibiciones. III.13 Comité de servicios generales. Actividad: Elabora un organigrama sobre la base de los puestos y comités organizadores. 2

3 UNIDAD IV La segmentación del mercado de congresos y convenciones. IV.1 El mercado de las asociaciones estatales y nacionales. IV.2 El mercado del gobierno y los viajes de incentivos. IV.3 El mercado del ocio a través de agencias de viajes y la tercera edad. IV.4 El mercado de la educación y los deportes. IV.5 El mercado de las exhibiciones y trade shows. Actividad: Investiga el mercado potencial para un centro de convenciones en la ciudad de Los Mochis, Sin. UNIDAD V El comportamiento de compra corporativa de los mercados de grupos. V.1 El proceso de compra del mercado de grupos y convenciones. V.2 Elección del destino. V.3 Consideraciones de los organizadores para la elección del destino. V.4 Las visitas de inspección. V.5 Toma de decisión. Actividad: Investiga las necesidades de las grandes corporaciones para llevar a cabo sus convenciones y congresos, es decir las características de elegibilidad de un centro de convenciones determinado. UNIDAD VI El departamento de grupos y convenciones de un hotel. VI.1 La relación del departamento de grupos y convenciones con otros departamentos del hotel. VI.2 Del departamento de ventas al departamento de grupos y convenciones. VI.3 Operatividad de los grupos, congresos y convenciones. VI.4. Antes del evento. VI.5. La entrevista. VI.6 Formato de citas. VI.7. Cotización para grupos y/o eventos. VI.8. Bloqueo tentativo /definitivo de espacio (habitaciones - salones). VI.9. El libro de grupos y banquetes. VI.10.El file de grupo. VI.11. El contrato. VI.12. Carta de presentación del gerente de grupos y convenciones. VI.13. Check list de grupos. VI.14. El instructivo del grupo. VI.15. La junta preconvención. VI.16.. Durante el evento. VI.17. Habitaciones. VI.18. Salones. 3

4 VI.19. Montajes. VI.20. Equipo audiovisual. VI.21. Alimentos y Bebidas. VI.22. El manejo de cuentas maestras e individuales. VI.23. El break down de un grupo. VI.24. Después del evento. VI.25. El cuestionario de evaluación de servicios. VI.26. La carta de agradecimientos. VI.27. La junta pos convención. Actividad: En Power Point haz un flujo de la operación de un departamento de grupos y convenciones de un hotel. UNIDAD VII Centros de convenciones. VII.1 Beneficios. VII.2 Consideraciones para diseño y selección del lugar para el centro de convenciones. VII.3 Administración y organización. Actividad: Diseña un centro de convenciones elemental para Mochicahui. UNIDAD VIII Oficinas promotoras de convenciones y turismo VIII.1 Financiamiento de las OPCT. VIII.2 Recursos de información de las OPCT. VIII.3. La importancia de la comercialización creativa de eventos. Actividad: diseña un tríptico en Corel Draw, promoviendo creativamente un centro de Convenciones en Mochicahui, con los servicios de traducción simultanea, salones-enramadas, eventos dancisticos autóctonos, etc. ESCENARIOS INFORMATIVOS: - Asesores Locales - Asesores Externos - Disposición en lnternet. - Puntualidad en lntranet. - Fuentes Directas e Indirectas. - Bibliografía - Discos Compactos - Revistas especializadas 4

5 BIBLIOGRAFÍA: ALVAREZ LIBRO DE TEXTO. Rutherford Denney Introduction to the Convention, Exposition and Meeting Industry Vanostrandreinhold NY, Buendía, Juan Manuel 1991 Organización de Reuniones, Convenciones, Congresos y Seminarios Trillas, Hoyle Leonard 1989 Managing Conventions and Group Business Educational Institute. UNIVERSIDAD AUTÒNOMA INDÌGENA DE MÈXICO Mochicahui, El Fuerte, Sinaloa Juárez 39, C.P Tel y fax: (698) y Correo electrónico: uaim@uaim.edu.mx Pagina Web: http// 5