EJERCICIO DE SIMULACIÓN Nº 1 INTRODUCCIÓN AL DISEÑO DE PROYECTOS: DEL CONFLICTO AL PROBLEMA TÉCNICO

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1 EJERCICIO DE SIMULACIÓN Nº 1 INTRODUCCIÓN AL DISEÑO DE PROYECTOS: DEL CONFLICTO AL PROBLEMA TÉCNICO MARCO CONCEPTUAL REQUERIDO PARA LA REALIZACIÓN DE ESTE EJERCICIO Operación Proyecto Teoría General de Sistemas Visión sistémica Caracterización de problemas Formulación hipotética Variables cualitativas y cuantitativas Formulación de objetivos Indicadores de evaluación Esta ejercitación se orienta hacia una descripción del PROBLEMA que da origen a la Operación Proyecto y que intentará ser resuelto a través de la realización de un proyecto, así como la formulación del OBJETIVO que se pretende alcanzar y los RESULTADOS que se desean obtener, más un esbozo de los posibles CAMINOS para lograrlos. El ejercicio se encuentra en el CUADRANTE REALIDAD-PROBLEMA del marco conceptual. Realidad pues se plantea como una descripción de la situación existente (sistema real); y problema dado que aún no se presentan soluciones. Los autores del trabajo deben comportarse como observadores externos e imparciales no involucrados en el caso, y con VISIÓN SISTÉMICA. 1.1 CARACTERIZACIÓN DEL CONFLICTO QUE DA ORIGEN AL PROYECTO Descripción del problema y su contexto. * Se espera una extensión total de unas 250 palabras en todo el apartado 1.1.1, con un mínimo de 5 líneas y un máximo de 10 líneas en cada uno (contexto, conflicto y problema). a) COMITENTE: Contegral S.A empresa fundada a mediados de las años 60 por un par de amigos que nacen en una bodega en el centro de Guayaquil, sus oficinas a casa matriz esta ubicada en Envigado (Antioquia), eta registrada ante cámara de comercio con nit bajo razón social de productora de alimentos concentrados para animales (contegral 1

2 s.a), y sus otras sedes en el territorio nal están en Cartago, Buga, Neiva y Bogotá. b) CONTEXTO: el área de suministros está relacionada con los departamentos de logística, abastecimiento, compras, comercio exterior y el gerente corporativo de abastecimiento, actualmente cuentan con un sistema de abastecimiento por medio de inventario internos por Excel el cual lo sustraen de un software llamado uno-e. c) CONFLICTO: En el área de suministro se cuenta con un programa de Excel que es manejado por un analista de manufactura quien por medio del mismo software de la empresa mide los inventarios, pero sin contar con las otras áreas de compras para revisar qué ordenes tienen pendientes por ingresar y este es el programa que se maneja en abastecimiento para fijar las necesidades que necesita la planta. d) PROBLEMA: Contegral S.A. no cuenta con una herramienta informática que sirva de interfaz entre la demanda de los clientes y el abastecimiento de materias primas, que facilite una correcta planificación en cada una de sus etapas Descripción del sitio donde ocurre el conflicto. El proyecto se va a desarrollar en la planta de producción de Contegral en Barbosa Descripción del momento en que ocurre el conflicto. Contegral S.A. se dedica a la producción de alimentos balanceados para animales, y el conflicto se desarrolla en el momento cuando se pasa la programación de producción de la semana siguiente, para despachar a las granjas de operadora avícola donde se especifica que insumos necesita para dicha producción Personas involucradas. PERSONAS, CÓMO LO INSTITUCIONES, AFECTARÍA LA EMPRESAS U ELIMINACIÓN DEL ORGANISMOS PROBLEMA INVOLUCRADOS POSITIVO Ó NEGATIVO? MOTIVO POR EL QUE ESTARÍA AFECTADO O ALCANZADO SI EL PROBLEMA SE SUPRIMIERA 2

3 Departamento de Logística Área de suministros y abastecimiento Se evitarían los sobrecostos en el traslado de la materia prima (+) Se evitarían Negociaciones a destiempo y precios más elevados por la urgencia (+) Información suficiente y adecuada para la jefe de suministros (+) La disponibilidad de los vehículos para otras funciones. Mejores negociaciones con los proveedores y a precios más bajos y en tiempos esperados. Información oportuna y concreta de la realidad con proveedores y clientes Bodega de materia prima Tendría un stop de inventarios adecuados (+) Un mejor almacenamiento sin ruptura de stop y las materias primas necesarias Un almacenamiento caótico (Agregue la cantidad de celdas que sean necesarias). 1.2 SITUACIÓN DESEADA Descripción de una situación hipotética deseada donde el problema no existiera. Contegral es una compañía con información real y oportuna, que le permite obtener óptimos inventarios, de acuerdo a lo requerido por la demanda, evitando así rompimientos de stock 1.3. ACTUACIÓN HIPOTÉTICA CAPAZ DE ELIMINAR EL PROBLEMA Resultados de una hipotética actuación que eliminara el problema. TRANSFORMACIONES, sustituciones o Trabajo en equipo de las partes involucradas con más precisión al momento de la 3

4 cambios que se deberían introducir en la situación actual para que el problema desaparezca UTILIDAD que se espera lograr con la solución del problema LÍMITES espaciales de planteamiento de la solución programación de los pedidos de materias primas. Una mejor entrega de las materias primas para la producción. De gran ayuda para el área de suministros y abastecimiento. HORIZONTE temporal mínimo aceptable de planteamiento de la solución Toma de DECISIONES que se habrán producido para solucionar el problema Otros puntos relevantes para el caso De alcanzar el objetivo sería de inmediato. Por parte de la gerencia de abastecimiento y el área de compras gran compromiso para la solución de una mejor información en los inventarios. Mejorar los inventarios de la planta y por medio de este mismo sistema promover la mejora continua en la organización Constricciones y restricciones a tener presentes en la solución. IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE FACTORES LIMITANTES O CONDICIONANTES A TENER EN CUENTA EN LA SOLUCIÓN POSIBILIDAD DE ALTERACIÓN CONSTRICCIÓN O RESTRICCIÓN? GRADO DE LIBERTAD DE INTERVENCIÓN (1a 5)* Tiempo de implementación Restricción 3 capacitación Restricción 3 Personal a cargo en la operación Restricción 4 Información concisa en el proceso Restricción 2 * Completar sólo cuando se trate de restricciones. A mayor nivel, mayor libertad de intervenir. 4

5 1.4. FORMULACIÓN TÉCNICA DEL PROBLEMA OBJETIVO Con mención de los límites del planteamiento y el alcance temporal de la solución VARIABLES cualitativas y cuantitativas que definen el problema existente, sobre las que deberemos actuar FUNCIONES que se habrán de conseguir y PRESTACIONES que se proporcionarán con la solución Implementar un sistema de información para optimizar las compras en la compañía de una manera ágil, con la capacidad de reaccionar proactivamente ante las novedades presentadas en el día a día de la gestión de la demanda y abastecimiento de materia prima. - Se debe tener la información de las ventas históricas durante años atrás - Se debe tener la información de las compras históricas durante años atrás - Se calculan los promedios mensuales de los consumos - Ventas: - Generar el pronóstico mes a mes para el siguiente año aproximadamente en los últimos dos meses del año - Por medio del sistema, anunciar las posibles variaciones en cada mes respecto al pronóstico sea a la alza o a la baja Abastecimiento: - Validar semanalmente, los cambios generados en el sistema y realizar la explosión de materiales respectiva, para con el juego de saldos, hacer una planeación efectiva de las compras - Tener en cuenta en su planeación, las compras a largo plazo, específicamente para las importaciones 5

6 Producción: - Programar la fabricación del producto con base en la información que arroja el sistema - Estar sincronizado con los cambios generados, en el día a día, para tener muy controlados sus movimientos para la fabricación de los diferentes productos terminados Se debe programar semanalmente una reunión tipo S&OP, para ajustar la demanda real a las compras y a la producción. RESULTADOS, productos o cambios que se habrán conseguido materializada la solución - Se evitara la compra de insumos innecesarios - Se puede mantener los inventarios de seguridad con base en la información recolectada - Se optimiza toda la operación desde la compra de los insumos - Se obtiene una óptima capacidad de respuesta de la compañía, ante los cambios en la demanda - Correcta Administración de la información - Buena gestión de las comunicaciones, dado que para la retroalimentación se utilizara el correo electrónico - Genera estrategias de trabajo colaborativo, entre las tres áreas- - Otros puntos relevantes para el caso 6

7 1.5. POSIBLES MODALIDADES DE ACTUACIÓN PARA LA SOLUCIÓN Presentación de diferentes modalidades posibles de utilizar para solucionar el problema. - Desarrollo in house por parte de UNO-E de la herramienta informática para cumplir el objetivo planteado 1.6. CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE LA SOLUCIÓN ENFOQUE desde el cual se evaluará el éxito en la superación del problema. Se debe orientar la solución al problema en el abastecimiento de los insumos a nivel operativo INDICADORES con los que se evaluarán las soluciones al problema. Se medirá el proceso con: Cantidad de ordenes Vs Cumplimiento en la entrega 1.7. ANEXOS QUE SE ADJUNTAN Presentación y fundamentación de los anexos que se adjuntan. NOMBRE DEL ANEXO FUNDAMENTACIÓN DE LA PRESENTACIÓN DE ESTE ANEXO APARTADO DEL EJERCICIO AL QUE COMPLEMENTA 7

8 Fecha de entrega del ejercicio Nombre y apellido de los autores con indicación del coordinador del grupo y del responsable del ejercicio 25 de febrero de 2016 Nadia Julieth Giraldo Juan Camilo Rodríguez John Dairo Vergara 8