SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA. GRUPO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y RECURSOS FÍSICOS

Transcripción

1 SERIE Actos administrativos SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA. GRUPO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y RECURSOS FÍSICOS NOMBRE O TÍTULO DE LA CATEGORÍA DE INFORMACIÓN Autos Circulares externas Circulares internas Resoluciones REGISTRO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN DESCRIPCIÓN DEL CONTENIDO DE LA CATEGORÍA DE INFORMACIÓN Actos admnistrativos que generan las Delegaturas y demás oficinas de la Superintendencia de Industria y Comercio Documento por medio del cual la SIC da a conoer al ciudadano una orden o información de interés para un grupo especifico de personas. Documento por medio del cual la SIC da a conocer actividades internas de la Institución, así como las normas generales, cambios, políticas y asuntos de interés común. Acto administrativo el cual manifiesta la voluntad de la SIC respecto de el comienzo, el fin o sobre aspectos intermedios relevantes en los procesos administrativos, llevados al interior de la misma IDIOMA Sentencias Decisión juducial proferidad por la Dlegatura de Asuntos Jurisdiccionales en su calidad de juez para definir las acciones que ante este despacho son interpuestos por los ciudadanos que buscan el amparo de sus derechos y el resarcimiento del daño que se han visto obligados a soportar. Antecedentes de reglamentación Documentos aprobados con sus antecedentes, comunicaciones en general de entrada y salida, hoja de ruta y} documentos soporte Antecedentes legislativos Normas emitidas por el Congreso Nacional referidas a la creación, funcionamiento de la SIC Avaluadores Bienestar Registro Formato Registro Nacional de Avaluadores Selección Documentos que soportan la selección e avaluadores Reune documentos como el plan de Bienestar, actividades desarrolladas, servidores publicos que participan, publicaciones sobre las mismas, etc. Búsquedas Tecnológicas Reune todos los documentos que acompañan la solicitud de búsqueda y vigilancia tecnológica Capacitación Reune el registro de asistencia a las capacitaciones internas y externas de los servidores públicos de la SIC Comisiones de servicio Nacionales Carpeta que contiene documentos de soporte del desplazamiento a nivel nacional del servidor público en misión del servicio de la Entidad Internacionales Carpeta que contiene documentos de soporte del desplazamiento a nivel internacional del servidor público en misión del servicio de la Entidad Archivo Comisión de acreditación Comisión de personal Conciliación Consejo asesor Coordinación - Dirección Entendimiento Estímulos e Incentivos Interinstitucional de telecomunicaciones Formación profesional Comités Junta de licitaciones y adquisiciones Salud y seguridad ocupacional Saneamiento contable Técnico para la acreditación Técnico de gestión Coordinación de control interno Comité de mejoramiento Comité de Coordinación y seguimiento Comité de gestión Comité Promoción Profesional Comité Convivencia laboral Comparación Resgistro de la organización, realización y evaluación de métodos y herramientas para el interlaboratorios aseguramiento de la calidad de los resultados de ensayo y calibración entre laboratorios. Contabilidad Contratación Boletines de almacén Comprobante contable mensual del almacen de la Entidad para bienes de consumo y activos fijos Comprobantes de contabilidad Comprobante de egreso, ingreso y notas contables de la Entidad Contribuciones cámaras de Comprobantes contables que tienen como soporte la certificación de revisores fiscales de las cámaras de Libro de contabilidad oficiales Libros anuales de registros contables de la Entidad (mayor y balance) Libros auxiliares de contabilidad Libros contables detallados que soportan a los libros oficiales de contabilidad Contratos Carpetas que reunen los soportes por cada uno de los contratos realizados por la Entidad Licitaciones Carpetas que reunen los soportes por cada licitación realizada Órdenes de compra de bienes y servicios Carpeta que reune las ordenes de compra de los bienes o servicios solicitados al proveedor Actualización sistema de tramites Documento normalizado para el registro de información relacionada con la actualización del sistema de trámites Casilleros Listado casilleros abogados externos Correo devuelto Listados de los correos devueltos Envió expedientes segunda instancia Relación de expedientes de segunda instancia Fotocopias dependencias Solicitud de servicios al Centro de Documentación e Información Mensajería externa Planilla control diligencias Control de documentos

2 Control de documentos Préstamo expedientes a usuarios externos Relación de los documentos prestados en ventanilla por solicitud y para consulta del ciudadano Préstamo expedientes a usuarios internos Relación de los documentos prestados a los usuraios itnernos Control Transferencia Documental Formato inventario único documental Listados cancelaciones Relación de cancelaciones de Propiedad Industrial Listados de afectaciones Relación de cambios solicitados al proceso marcario Listados de recursos Relación de notificaciones de recursos presentados Listados de observaciones Relación presentados con observaciones a trámites de Propiedad Industrial Listado de expedientes Ejecutoriados Relación de trámies a segunda instacia de Cobro Coactivo Listado correo enviado por servicios postales Relación de mensajería externa Tabla de Retención Documental Agrupación de series y subseries Tabla de Valoración documental Agrupación de fondos documentales Copias de seguridad sistemas de información Sistemas de Información Backup de los sistema de información de la Entidad Correspondencia diaria Memorandos y oficios Copia denuncias Copia de las denuncias realizadas por los ciudadanos Denuncias no admitidas Denuncias no admitidas presentadas por los ciudadanos Petición de información Solicitudes de infiormación realizadas por los ciudadanos Consultas y conceptos Consulta de los conceptos relacionadas con temas específicos de la entidad Derechos de petición Certificaciones Solicitud de certificaciones y soportes que la complementan Solicitud copias Peticiones de copias de expedientes o parte de los mismos de la Entidad Solicitud Listados Listado de requerimientos Divulgación Documentación de divulgación y socialización de las áreas misionales de la Entidad Autorizaciones Documento y soportes donde se autoriza en ingreso o aslida de bienes Entrada y salida de bienes Libros de control Resgistro de entrada y salida de bienes Institucionales Estudios Sectoriales Estudios que desarrolla la Entidad acompañado de los antecedentes Económicos De mercado Evaluación metrológica Evaluación del cumplimiento de los requisitos en metrología Evaluación del sistema de Evaluación del seguimiento realizado a la gestión de toda la Entidad control interno Expedientes cobro Procesos de cobro por jurisdiccion coactiva, en virtud de actos adminitidos por la Entidad coactivo Expedientes acreditación OEC y autorización de firmas digitales Expedientes del Grupo Acreditación de la Entidad Expedientes Integraciones empresariales Expedientes cámaras de Expedientes denuncias contra comerciantes que no están inscritos en el registro mercantil Expediente procesos disciplinarios Expedientes protección de la competencia Expedientes propiedad industrial Expedientes de protección al consumidor Historia laboral Informes Inventarios Procesos de integración empresarial que regula la Entidad Denuncias contra cámaras de Procesos denunciantes conra las Cámaras de Comercio Apelaciones Cámaras de Procesos de apelación de denuncias contra Cámaras de Comercio Procesos de denuncias a personas que ejerzan profesionalmente el sin estar matriculadas en el registro mercantil. Procesos de verificación de servidores públicos que han cometido una falta de las contenidas en la ley 734 de 2002 Proesos sancionatorios pertinentes por violación a cualquiera de las disposiciones sobre protección de la competencia y competencia desleal Procesos refentes a temas de Poripiedad Industrial (registros de marcas, enseñas, patentes, etc) Vigilancia administrativa Procesos de demanda particular para porteger el uso del consumidor Vigilancia jurisdiccional Procesos de denuncia para proteger el interés general de los consumidores Operaciones cambiarias al Banco de la República Contaduría Contraloría - Rendición de cuenta Documentos relacionados con datos personales y las novedades laborales del servidor público en la Entidad Control interno Pagaduría Informes generados de la Gestión de la Entidad para áreas internas u otras Entidades del Estado Ejecución Presupuestal Procuraduría Saldos en bancos DTN Informes de gestión Informes de coyuntura Audiencia Pública Inventario Bodega consumo Listado de activos de la Entidad Inventarios Documentos - archivos Listado de expedientes de la Entidad Devolutivos en bodega Listado de bienes adquiridos para ser usados en el futuro por la Entidad

3 Inventarios Devolutivos en servicio Listado de bienes adquiridos que se encuentran en uso por la Entidad Equipos de cómputo Listado de equipos de computo de la Entidad Licencias Listado de permisos de usos del hardware Programas informáticos Listado de programas informáticos la Entidad Inventarios de Software Listado de programas por equipo de la Entidad Libros de registro Libros que contienen los registros originales de las marcas Descuentos por nómina Reportes de descuientos por nómina a los servidores públicos Nómina Liquidación pagos extras Formato de liquidación de extas Nómina Reporte de nómina mensual Subsidios Registro de personas con derechos a subsidios En lista Reporte de notificaciones por lista Notificaciones Comuniación al usurio donde se le informa el concepto emitido por la Entidad respecto de su Notificaciones por Edictos solicitud. Comprobantes egreso Documentacion que soportan el pagos de las cuentas Pagaduría tesorería Consecutivos de comprobantes de anulación de cheques Soportes contables de anulación de cheques Consecutivos de consignación y notas crédito Consignaciones y notas de entradas de dinero a cuentas de la SIC Consecutivos recibos de caja Soporte contable que registra la entrad de dinero a las cuentas de la SIC Consignaciones pagos servicios SIC Consiganciones del pago de las tasas por los servicios que presta la entidad Extracto y conciliaciones bancarias Extracto y conciliaciones bancarias Reintegro excedentes pagos no causados Reintegro de porveedores y contratistas por servicios no prestados Soportes reembolsos caja menor Documentación que soporta el movieminto de las cajas menores Cursos de metrología Documentos que soportan los cursos de metrología Programación presupuestal Documentos de soporte y anteproyecto de la programa presupuestal Plan de compras Plan de compras, modificaciones y soportes de las modificaciones Plan de desarrollo administrativo Diagnóstico y programación final Planeación y seguimiento Plan estratégico Documento que presneta las estrategías anuales de la Entidad Plan de acción anual Docuemnto que presenta la programación anual de actividades de la Entidad Seguimiento gestión anual Reportes mensuales y oficios Ejecución y modificaciones Oficios y modificaciones presupuestales Prensa Comunicados Publicaciones de la SIC Recortes de prensa Recortes de prensa sonre la Entidad Comprobantes de ajustes Resgistro de los saldos de las cuentas de la Entidad Presupuesto Libros presupuestales Resgistro del presupuesto de la Entidad Modificaciones presupuestales Solicitudes de modificaciones presupuestales y soportes Procesos contenciosos Procesos donde la pretención se encuentra en discusión por las dos partes Inmuebles Documentos de avaluos, escrituras, pagos de impuestos y planos Propiedad bienes Tarjestas de propiedad, facturas de compra, seguros, documentos de mantenimiento e inspección de Vehículos vehículos de propiedad Provisión de personal Proceso de provisionalidad de la Entidad, acompañado de dcoumentos de soporte. Adquisición, dotación y mantenimiento de equipos para los laboratorios de control de calidad y metrología Proyectos Mejoramiento del sistema de propiedad industrial colombiano Mejoramiento del sistema de defensa del consumidor Adecuación y mejoramiento de los mecanismos para el cumplimiento de las normas sobre promoción de la competencia Implantación sistema nacional de acreditación y metrología Mejoramiento de la infraestructura computacional y de información para fortalecer niveles de competitividad nacional Adecuación, dotación y mantenimiento de la sede SIC en Bogotá Fortalecimiento de la SIC para la atención de asuntos jurisdiccionales a nivel nacional Actualización del sistema de Atención al Ciudadano de la superintendencia de industria y Comercio a nivel Nacional Proyecto de mantenimiento de servicios al consumidor y de apoyo empresarial Proyectos en materia de servicios al consumidor y de apoyo empresarial Documentos de planificación de la Entidad

4 Seguimiento puntos de atención al ciudadano (PAC) Publicaciones Registro de calidad e idoneidad Registro equipos de metrología de la SIC Registro de fabricantes e importadores Boletín Jurídico Publicación de la entidad mensual donde se comunicac a la ciudadania los conceptos emitidos. Gaceta de propiedad industrial Publicación de la Entidad mediante el cual se dan a conocer las solicitudes presentadas y títulos otorgados en relación con: marcas y demás signos distintivos, patentes de invención, modelos de utilidad y diseños industriales. Libros Publicaciones de la SIC Diseño y Diagramación Editadas por la SIC Registros de la imagen institucional Documento auténtico que establecer la responsabilidad por la garantía mínima presunta y por marcas, leyendas y propaganda comercial. Registro equipos de metrología de la SIC Registro de ciudadanos (persona jurídica o natural) como fabricantes o importadores ante la SIC Condiciones ambientales Soporte de condiciones ambiental Registros metrologicos Informes de calibración Informes de calibración Validación Soportes de cumplimiento Servicios de calibración Documentación de los serviciós prestados de calibración Auditorías de calidad Porgramación e informes de auditorías Control y aprobación de documentos Oficios de aprobación, control de documentos y listados de distribución Documentación procesos estratégicos Documentos referentes al Sistema de Gestión y los procesos estratégicos Documentación procesos misionales Documentos referentes al Sistema de Gestión y los procesos misionales Sistema Integral de Gestión Documentación procesos de apoyo Documentos referentes al Sistema de Gestión y los procesos de apoyo Documentación procesos de control y evaluación Documentos referentes al Sistema de Gestión y los procesos de control y evaluación Documentación laboratorios de metrología Documentos resultado de los procesos del lboratorio de metrología Revisiones sistema de calidad Docuemntación de seguimiento al sistema de calidad Auditoria Control Interno Programación e informes de auditorias de control interno Seguimiento a Auditores Registros de serguimiento a auditores Cámaras de - información Administrativa y Documentos con información administrativa y financiera financiera Cámaras de - Inspección y vigilancia información Jurídica Documentos con información jurídica Supervisión - Requerimiento información Documentos de solicitudes de información de supervisión Supervisión - Visitas Informes de visitas de supervisión Firmas registradas Listado de firmas registradas Acciones de tutela Docuementos que soportan las acciones de tutela Acciones constitucionales Acciones populares Acciones de cumplimiento Creación cámaras de Documentos que soportan la creación de cámaras de Estatutos Demandas no admitidas Demandas rechazadas Docuemntos de demandas rechazadas Demandas retiradas Docuemntos de demandas retiradas Expedientes de Competencia Desleal Quejas, reclamos y sugerencias Competencia desleal administrativa Procesos de competencia desleal administrativa Competencia desleal jurisdiccional Procesos de competencia desleal jurisdiccional Quejas y reclamos Registro de quejas y reclamos Sugerencias Registro de sugerencias Reconocimiento certificado Registro de conformidad conformidad Registro Poderes Documento de registro poderes Reclamaciones Seguros Documentos que soportan el trámite para la reclamación de un siniestro a la compañía de seguros Sistemas de Información Desarrollo de Software Docuemntos que soportan el desarrollo de software de la Entidad Expedientes Inobsevancia de Instrucciones Procesos de inobsevancia de instrucciones Expedientes Grupo Interdiciplinario de Colusiones Procesos de colusiones Seguridad y Salud Brigadas de emergencia Documentos de soporte de las brigasdas de emergencia Ocupacional Programas y planes salud ocupacional Documentos de los programas y planes de salud ocupacional de la Entidad Artículos Académicos Publicaciones académicas de la SIC Eventos Académicos Documentos que soportan los eventos académicos Expedientes Inobservancia de Procesos de insolvencia de instrucciones Instrucciones Sistema de Trámites Solicitudes e informes sobre el sistema de trámites Elecciones Juntas Directivas Cámaras de Documentos que soportan la elección de juntas directivas de las Cámaras de Comercio Comercio Reclamos Jurisdiccionales Documentos que soportan los reclamos jurisdiccionales que anteponen los consumidores en la Entidad

5 Divulgación trámites y Servicios SIC Charlas Misionales Documentos que soportan las charlas programadas a los ciudadanos sobre temas de la Entidad Cursos virtuales Documentos que soportan el desarrollo de los cursos virtuales que brinda la Entidad a la ciudadnía Abogacia de la Competencia Programa Sistema de Gestión Ambiental Documentos que soportan las ctividades de las autoridades de competencia Programa de Gestión de uso Eficiente y Racional del Agua Programa de Gestión de uso Eficiente y Racional de la Energia Programa de gestión de disposición de Residuos Documentos de soporte del Sistema de Gestión Ambiental Contingencias N.A Formatos para desarrollar el proceso de Radicación en el evento de una contingencia tecnica