8. MANUAL DE FUNCIONES

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1 8. MANUAL DE FUNCIONES I. IDENTIFICACIÓN DIRECTIVO DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: GERENTE CODIGO: NUMERO CARGOS: UNO (1) GERENCIA CARGO DEL JEFE INMEDIATO JUNTA DIRECTIVA Programar, organizar, ejecutar y controlar simultánea y gradualmente las actividades. Líder integro, que delega, guía y planea. III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Representar a la Comercializadora y administrar su patrimonio. 2. Cumplir y/o hacer cumplir las decisiones de la Junta Directiva. 3. Manejar los asuntos y operaciones de la sociedad, tanto los externos como los concernientes a su actividad interna, y en particular, las operaciones técnica, financiera y contable, la correspondencia y la vigilancia de sus bienes, todo dentro de las orientaciones e instrucciones emanadas de la Junta Directiva. 4. Celebrar y firmar los contratos y obligaciones de la sociedad. 5. Delegar funciones en asuntos específicos. 6. Preparar y ejecutar el presupuesto aprobado por la Junta Directiva de la sociedad, cuando es del caso. 7. Velar porque se lleven correctamente la contabilidad y los libros de la sociedad, autorizar y suscribir los estados financieros e informes periódicos y someterlos a consideración de la Junta. 8. Presentar a consideración de la Junta Directiva, informes sobre la marcha de la sociedad y sobre su situación comercial, técnica, administrativa y financiera. 9. Presentar anualmente y en forma oportuna a la Junta Directiva los estados financieros obligatorios o pertinentes, junto con un informe general de gestión. 10. Cumplir y hacer cumplir los Estatutos y los Reglamentos de la sociedad. 11. Convocar a la Junta Directiva a reuniones ordinarias y extraordinarias. 12. Definir los niveles de los cargos conforme a la estructura organizacional y la planta de personal establecidos por la Junta Directiva. 13. Dirigir las relaciones laborales conforme a las normas vigentes. 14. Establecer las líneas estratégicas de la Organización 15. Marcar las políticas generales: inversiones, compras, productos, investigación y desarrollo, recursos humanos, mercados potenciales, etc. 16. Fijar los objetivos globales. 17. Coordinar con la Jefatura de Gestión Humana las contrataciones, cambios, promociones, sanciones, etc. 18. Garantizar el cumplimiento de las normativas legales en todas las actuaciones. Revisiones periódicas en su estructura comercial, debe evaluar y examinar si su preparación actual está acorde a las necesidades del negocio, para evitar dificultades posteriores en su labor y el desvío de su objetivo principal. 29

2 Procesos contables, finanzas, debe tener conocimientos sobre organización, mercadeo, publicidad, economía, marketing, atención a clientes, técnicas de ventas y dominar áreas específicas que tienen que ver con el manejo del negocio. VI. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA 1. Título de Bachiller y experiencia mínima de tres años en el área. 1. Certificado de Antecedentes disciplinarios 2. Certificado de responsabilidad fiscal 3. Pasado Judicial actualizado 4. Constancias laborales 5. Referencias laborales y personales 30

3 I. IDENTIFICACIÓN TÉCNICO DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: JEFE DE ALMACÉN CODIGO: NÚMERO DE CARGOS: UNO (1) GERENCIA CARGO DEL JEFE INMEDIATO: GERENTE Administrar información del área, aplicando el sistema general de inventarios y archivo. III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES 1 Cumplir con el horario establecido de trabajo con el fin de aplicar las políticas de personal. 2 Establecer, coordinar y ejecutar las políticas de manejo (entrada y salida) de materiales en el Almacén con el fin de llevar control sobre los inventarios de bienes. 3 Adoptar mecanismos eficientes para la consecución de material para evitar deterioro o pérdida de los mismos. 4 Recibir y dar de alta los elementos que han sido adquiridos por la Comercializadora para actualizar y sanear los saldos de inventario. 5 Controlar la elaboración de los documentos que sirven de base para la incorporación contable de las adquisiciones para organizar el archivo financiero. 6 Velar por la entrega oportuna y adecuada de los elementos que se requieran con el fin de evitar contratiempos en el desarrollo de las labores cotidianas. 7 Actualizar constantemente los valores de inventario en colaboración solicitada al cotizado con el fin de aplicar las políticas legales contables y de contratación. 8 Verificar que los pedidos estén de acuerdo con las solicitudes hechas con el fin de llevar control sobre entradas y salidas de almacén. 9 Controlar que los elementos entregados al almacén cumplan especificaciones de calidad, cantidad, contabilidad acordadas en el contrato de compra. 10 Elaborar en el primer mes de cada vigencia fiscal, el plan anual de actividades a desarrollar en su dependencia y presentarlo a consideración del jefe inmediato, lo mismo que presentar en el último mes de cada vigencia fiscal el informe de resultados del mismo plan de actividades. 11 Velar porque las compras y adquisiciones se ejecuten de Acuerdo a las especificaciones requeridas. 12 Velar porque el registro de elementos devolutivos del Almacén, se mantenga actualizado. 13 Revisar y presentar los informes del movimiento del Almacén, 14 Velar porque los elementos almacenados, se conserven en orden y buen estado de limpieza, para evitar el deterioro por efectos naturales o extraordinarios. 15 Recibir y avalar con su firma los elementos adquiridos, y cuidar que ingresen de acuerdo a la cantidad, especificación y calidad requerida. 16 Revisar y controlar que los despachos solicitados, se realicen con oportunidad y eficiencia. 17 Custodiar y responder por todos los bienes y elementos que ingresen al Almacén General. 18 Comunicar las novedades ocurridas en los inventarios. 19 Responder por los documentos, relacionados con los comprobantes e informes, 31

4 relaciones de entrada y salida de bienes y elementos. 20 Dirigir, coordinar y supervisar la realización de inventarios físicos del Almacén y rendir los informes pertinentes. 21 Propender por la realización de estudios técnicos, que permitan establecer procedimientos y sistemas administrativos, conducentes a la eficacia del Almacén. 22 Coordinar y participar con la junta de compras en la programación y adquisición de bienes y elementos necesarios para el normal funcionamiento. 23 Establecer, organizar y actualizar el kárdex de proveedores, precios y costos en la Comercializadora. 24 Responder por la elaboración y sustentación de los informes, estudios y proyectos, que sobre las actividades propias le asigne el superior inmediato. 25 Efectuar inspecciones visuales, y de campo para verificar el recibo a satisfacción de los elementos suministrados. 26 Vigilar y responder por la seguridad de la bodega. 27 Programar despachos. 28 Informar mensualmente indicadores de calidad 29 Las demás que le asigne el superior inmediato de acuerdo a la naturaleza del cargo. 1. Las entradas de almacén son organizadas y clasificadas de acuerdo a su tamaño, peso y cantidad. 2. Verificación periódica de los inventarios individuales. 3. Los documentos de entrada y salida de materiales son clasificados y archivados en el kárdex. 4. Los documentos que se generan se archivan diariamente. 5. Los registros y facturas de suministro de combustible son archivados en el kardex. 6. La revisión de inventarios se realiza semestralmente. 1. Técnicas de archivo 2. Técnicas de inventarios físicos 3. Software de inventarios físicos 4. Informática básica VI. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA 1. Titulo de Tecnólogo o Bachiller 2. Cursos afines al cargo, mínimo de sesenta (60) horas relacionado con las funciones del cargo. 3. Experiencia laboral o profesional de un (1) año. Certificado de Antecedentes Disciplinarios. Certificado de Responsabilidad Fiscal Pasado Judicial actualizado. Constancias Laborales Referencias laborales y personales. 32

5 I. IDENTIFICACIÓN ASISTENCIAL DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: AUXILIAR DE ALMACÉN NÚMERO CARGOS: CUATRO (4) ALMACÉN CARGO DEL JEFE INMEDIATO JEFE DE ALMACÉN Administrar información del área, para personal interno y externo, aplicando el sistema de manejo de almacén, inventarios. III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Cumplir el horario de establecido de trabajo. 2. Realizar entrega oportuna de la mercancía solicitada 3. Colaborar con el inventario del almacén. 4. Realizar actividades de recibo y entrega de los inventarios existentes en el Almacén. 5. Las demás funciones que le sean asignadas por el jefe inmediato. 1. Distribución de mercancía solicitada 2. Entrega oportuna de mercancía a los clientes internos y externos. 1. Técnicas de manejo de inventarios y mercancías. VI. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA 1. Terminación y aprobación de cinco (5) años de primaria. 1. Certificado de Antecedentes disciplinarios 2. Certificado de responsabilidad fiscal 3. Pasado Judicial actualizado 4. Constancias laborales 5. Referencias laborales y personales 33

6 I. IDENTIFICACIÓN ASISTENCIAL DENOMINACIÓN DEL EMPLEO: BODEGUERO NÚMERO CARGOS: UNO (1) ALMACÉN CARGO DEL JEFE INMEDIATO JEFE DE ALMACÉN Realizar las labores correspondientes al recibo, identificación, descripción y despacho de los materiales, productos, mercancías, insumos y otros bienes propiedad o en custodia de la empresa. Tramitar todos los formatos y documentos relacionados a esta actividad. III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Cumplir el horario de establecido de trabajo. 2. Recopilar y organizar el inventario del almacén 3. Ubicar la mercadería recibida en el lugar correspondiente de la bodega 4. Mantener la bodega ordenada y limpia. Realizar actividades de recibo y entrega de los inventarios existentes en el Almacén. Recepcionar toda la mercadería que ingresa a bodega; registrando en el libro de recepción los siguientes datos: Guía despacho o Factura del proveedor. Fecha de ingreso. Nombre y detalle de artículos. Firmar guía transportista. Fecha de vencimiento. Organizar las facturas. Revisión de la mercancía que esté acorde con lo solicitado. Informar oportunamente los faltantes o mercancía averiada. Desempeñar las demás funciones y tareas en materia de su competencia 1.Clasificación de la mercancía que ingresa al almacén 2. Clasificación diaria de inventarios que ingresan al almacén. 1. Técnicas de manejo de inventarios y mercancías. VI. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA 1. Terminación y aprobación de cinco (5) años de primaria. 6. Certificado de Antecedentes disciplinarios 7. Certificado de responsabilidad fiscal 8. Pasado Judicial actualizado 9. Constancias laborales 10. Referencias laborales y personales 34

7 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. IDENTIFICACIÓN PROFESIONAL DENOMINACIÓN: JEFE DE GESTIÓN HUMANA NO. DE CARGOS: UNO (1) GERENCIA CARGO DEL JEFE INMEDIATO: GERENTE Promover la permanencia de la comercializadora a través de la formación, capacitación, promociones y compensaciones que estimulen el mejoramiento del desempeño de los empleados. III. DECRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Diseñar e implementar políticas de gestión humana 2. Reclutamiento, selección y vinculación de personal 3. Inducción y reinducción al personal 4. formación y capacitación del personal en: Establecer programas de capacitación y formación, analizar necesidades de capacitación específica, disponibilidad de presupuesto. 5. Promoción y ascenso del personal 6. Administración de la nómina 7. Manejo se situaciones administrativas como: Solicitudes de permiso, renuncias, licencias, vacaciones y certificaciones. 8. Verificación de los Registros y pagos a Seguridad Social y parafiscales 9. Contratar al personal requerido. 10. Asignar las funciones y requisitos para el desempeño de los cargos y establecer los sistemas de remuneración. 11. Desarrollar planes de incentivos de desempeño y productividad de acuerdo con las políticas señaladas por la Junta Directiva. Formulación e implementación de acciones correctivas, preventivas y de mejora resultante de actividades normales de control, seguimiento y evaluación. 1. Estructura orgánica 2. Políticas de gestión humana 3. Manual de funciones y competencias. 4. Normas sobre contratación 5. Normas sobre administración de personal 6. Políticas públicas en administración de personal V. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA 1. Título de Profesional 2. Experiencia laboral o profesional de un (1) año. 35

8 1. Certificado de Antecedentes Disciplinarios 2. Certificado de responsabilidad fiscal 3. Pasado Judicial Actualizado 4. Constancias laborales Referencias laborales y personales 36

9 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. IDENTIFICACIÓN ASISTENCIAL DENOMINACIÓN: AUXILIAR DE NOMINA NO. DE CARGOS: UNO (1) GESTIÓN HUMANA CARGO DEL JEFE INMEDIATO: JEFE DE GESTIÓN HUMANA Elaborar nómina del personal. III. DECRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Formular y procesar las nóminas quincenalmente. 2. Elaborar los descuentos establecidos por ley. 3. Registrar las novedades del personal quincenalmente. 4. Elaborar y liquidar las primas pertinentes 5. Mantener permanentemente informado al Jefe Inmediato de sus actividades. 6. Las demás funciones asignadas por la autoridad competente, de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo Los planes y programas en materia de Ingresos, Egresos e informes legales están de acuerdo con las políticas y normas en materia de manejo de Tesorería. 1. Normas sobre materia contable, administrativa, financiera y económica. 2. Informática básica V. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA 1. Título de Tecnólogo 2. Experiencia laboral o profesional de un (1) año. 1. Certificado de Antecedentes Disciplinarios 2. Certificado de responsabilidad fiscal 3. Pasado Judicial Actualizado 4. Constancias laborales Referencias laborales y personales 37

10 MANUAL ESPECíFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES PROGRAMA 1.4 SECRETARIA DE HACIENDA I. IDENTIFICACIÓN ASISTENCIAL DENOMINACIÓN: AUXILIAR DE TESORERIA NO. DE CARGOS: UNO (1) GESTIÓN HUAMAN CARGO DEL JEFE INMEDIATO: JEFE DE GESTIÓN HUMANA. III. DECRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Cumplir con el horario establecido de trabajo 2. Realizar el pago de las obligaciones autorizadas por el ordenador de la Comercializadora, previa verificación de los soportes legales respectivos y de la correcta identificación de los proveedores. 3. Revisar la ejecución de ingresos y gastos mensualmente. 4. Atender por conducto de las distintas áreas, la ejecución de los programas, la prestación eficiente de los servicios y responder por el efectivo cumplimiento y el correcto manejo de los recursos humanos, físicos, tecnológicos y financieros 5. Manejar y controlar las cuentas bancarias donde se encuentren depositados los recursos de la Comercializadora. 6. Mantener en custodia y bajo su responsabilidad los títulos de inversión, certificados de cambio y títulos valores que constituyan el patrimonio de la Comercializadora.. 7. Realizar los análisis necesarios sobre el comportamiento de flujo de caja y efectivo. 8. Rendir informes anuales sobre el estado de Tesorería. 9. Las demás funciones asignadas por la autoridad competente, de cuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo Los planes y programas en materia de Ingresos, Egresos e informes legales están de acuerdo con las políticas y normas en materia de manejo de Tesorería. 3. Normas sobre materia contable, administrativa, financiera y económica. 4. Informática básica V. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA 3. Título de Tecnólogo 4. Experiencia laboral o profesional de un (1) año. 1. Certificado de Antecedentes Disciplinarios 2. Certificado de responsabilidad fiscal 3. Pasado Judicial Actualizado 4. Constancias laborales Referencias laborales y personales 38

11 I. IDENTIFICACIÓN TECNÓLOGO DENOMINACIÓN: JEFE DE VENTAS NO. DE CARGOS: UNO (1) GERENCIA JEFE INMEDIATO: GERENTE Desarrollar políticas comerciales de la Comercializadora con el objetivo de incrementar la cuota de mercado, facturación y margen de contribución. III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Ejecutar y controlar los planes comerciales de la empresa. 2. Posicionar los productos de la Comercializadora a nivel nacional 3. Organizar y dirigir el equipo comercial, reclutando, formando y motivando el mismo. 4. Aplicar las políticas de precios y las condiciones de venta a los clientes. 5. Negociar personalmente los contratos comerciales con grandes clientes. 6. Las demás funciones asignadas por la autoridad competente, de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo Relaciones interpersonales, dotes de liderazgo y marcada orientación a resultados. 1. Elevada capacidad de análisis VI. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA 1. Tecnólogo en mercadotecnia. 3. Experiencia laboral de dos (2) años. 1. Certificado de antecedentes Disciplinarios 2.Certificado de responsabilidad fiscal 3. Pasado judicial actualizado. 4. Constancia laboral. 5. Referencias laborales y personales. 6. Buen comportamiento y relaciones humanas. 39

12 I. IDENTIFICACIÓN VENDEDORES DENOMINACIÓN: VENDEDORES EXTERNOS NO. DE CARGOS: 30 (TREINTA) VENTAS JEFE INMEDIATO: JEFE DE VENTAS Generar ventas u obtener pedidos en el campo o terreno para la empresa que representan, III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Tomar pedidos 2. Atender clientes 3. Identificar posibles clientes 4. Proporcionar información clara y efectiva 5. Cerrar las ventas 6. Las demás funciones asignadas por la autoridad competente, de cuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo Se caracterizan por tener buena capacidad para establecer relaciones interpersonales, facilidad de palabra, capacidad persuasiva. Lectura y conocimientos en matemáticas. VI. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA 1. Título de Bachiller 3. Experiencia laboral de dos (2) años. 1. Certificado de antecedentes Disciplinarios 2. Certificado de responsabilidad fiscal 3. Pasado judicial actualizado. 4. Constancia laboral. 5. Referencias laborales y personales. 6. Buen comportamiento y relaciones humanas. 40

13 I. IDENTIFICACIÓN PROFESIONAL DENOMINACIÓN: JEFE DE MARKETING Y PUBLICIDAD NO. DE CARGOS: UNO (1) GERENCIA JEFE INMEDIATO: GERENTE Crear e implementar las estrategias necesarias de marketing y publicidad que permitan fortalecer la difusión y la imagen corporativa de la Comercializadora, orientando las decisiones estratégicas y detectando las tendencias, evolución, oportunidades y riesgos de mercado. III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Reforzar la imagen y el posicionamiento de la Organización y favorecer la implementación de los objetivos, apoyando la gestión de venta. 2. Elaborar y gestionar el Plan de Marketing. 3. Coordinar y controlar las actuaciones y procesos en su área de gestión. 4. Detectar oportunidades de mercado. 5. Valorar el potencial de venta de los diferentes productos que se planteen. 6. Fomentar en toda la Organización la sensibilidad hacia los planteamientos de mercado. 7. Mantener un conocimiento actualizado de la imagen de la Empresa en el mercado, del posicionamiento de sus productos y de las características de sus clientes. 8. Valorar la eficacia y resultados de las diferentes acciones de Marketing que se planteen o se hayan realizado. 9. Establecer los atributos y características, tanto de la Organización como de sus productos, que sean de mayor interés para la comunicación. 10. Valorar el costo de las diferentes acciones de marketing y su efecto sobre las ventas y la imagen. 11. Diseñar el plan sistemático de investigación y encargarse de su 12. realización. 13. Detectar las necesidades puntuales de investigación, ante determinadas acciones de Marketing propias o de la competencia, situaciones coyunturales del mercado o demandas de otras áreas. 14. Planificar, coordinar y ejecutar las acciones de Marketing y comunicación en los canales de venta, red comercial, clientes y suscriptores. 15. Elaborar el plan de medios publicitarios, negociando y contratando los espacios publicitarios. 16. Definir y elaborar, en colaboración con diseño gráfico, los anuncios de todos los materiales y elementos publicitarios: catálogos, folletos, carteles, invitaciones, boletines, expositores, material PLV, etc. 17. Ejecutar las campañas de Marketing Directo: campañas piloto y comprobación de parámetros estimados. 18. También definir y elaborar los elementos que las acompañan, tales como cartas, folletos, cupones respuesta, etc. 19. Por cada acción realizada, confeccionar un informe sobre ejecución, resultados y sugerencias sobre posibles actuaciones a llevar a cabo. 41

14 20. Analizar la documentación disponible y elaborar informes de situaciones y de tendencias. Elaborar análisis sobre aquellos aspectos, cualidades y atributos de la Organización y sus productos, que son más apreciados por el público-objetivo y aquellos que la realidad propia permite asumir. Tramitar propuestas de compra de equipos, materiales y servicios, para su posterior autorización. Estudiar las segmentaciones de mercado más adecuadas para los productos disponibles. Mantener reuniones con los responsables de su equipo para recibir información y seguir directrices en relación a sus gestiones. Asistir a ferias, congresos, certámenes, conferencias, etc., cuyo contenido contribuya a mejorar los conocimientos y los criterios en relación con su actividad profesional. Estudiar y proponer medidas para mejorar la calidad y efectividad de su departamento. Trasladar a su superior jerárquico cualquier información de interés recogida en su área de responsabilidad. Recopilar, consultar y garantizar el cumplimiento de las normativas 7. legales en todas las actuaciones de su gestión. VI. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA 1. Título de Publicista 3. Experiencia laboral de dos (2) años. 1. Certificado de antecedentes Disciplinarios 2.Certificado de responsabilidad fiscal 3. Pasado judicial actualizado. 4. Constancia laboral. 5.Referencias laborales y personales. 6. Buen comportamiento y relaciones humanas. 42