Dennis L. Bolles, PMP DLB Associates, LLC

Transcripción

1 Dennis L. Bolles, PMP DLB Associates, LLC

2 Agenda Qué es la Gestión de Proyectos de Negocios? Qué es la Gestión de Proyectos de Negocios Corporativos? Qué es: un Marco y un Modelo de PMO? Cómo se Posicionan las PMO en la empresa? Qué son las varias Estructuras Organizacionales de la PMO? Qué son Tipos de PMO versus los Atributos y Funciones Claves de la PMO para el Negocio y las Operaciones? Que beneficios y valor debe entregar una PMO? Por qué la posición de la PMO importa y cómo son generalmente implementadas? 2

3 Gestión de Proyectos de Negocios (PBM) Definición Uso integrado de Gestión del Negocio y Gestión de Proyectos Conocimientos, habilidades, herramientas & técnicas cuando aplican a los portafolios, programas y procesos de proyectos: 1) Para satisfacer o exceder Las necesidades de los involucrados, y 2) Para ganar beneficios y capturar valor Por medio de cualquier acción relacionada a proyectos y actividades usadas para cumplir los objetivos del negocio y de la estrategia de la empresa. 3

4 Gestión de Proyectos de Negocio Corporativo (PBM) Concepto Una forma de pensar, comunicar y trabajar conjuntamente con la gestión de operaciones, Soportada por políticas, sistemas, procesos, prácticas y procedimientos Que mueven a la empresa en su crecimiento mediante proyectos basados en las estrategias y objetivos. 4

5 Gestión de Proyectos de Negocio Corporativo (PBM) Metodología Un negocio basado en metodología que traduce una visión, misión, iniciativas estratégicas y los objetivos del negocio en portafolios, programas y projects ejecutables 5

6 Gestión de Proyectos de Negocio Corporativo (PBM) Foco La PBM Corporativa es la base para compartir el propósito y compromiso en toda la empresa. Comunicación y entendimiento son las principales claves para el éxito. La PBM Corporativa provee de una cultura y sistema a líderes y staff de un entendimiento compartivo de las iniciativas estratégicas a nivel táctico (objetivos del negocio) y nivel tangible de recursos, finanzas y tiempo. 6

7 Elementos Impulsores del Cambio Cultural hacia una PBM Corporativa o PMO Corporativa Entendimiento Participación Conocimiento Integridad Entender los cambios centrados en la misión, estrategia y soluciones relacionadas Participación completa en definir y buscar dichas soluciones. Inteligencia de Negocio y conocimiento de los clientes canalizan la búsqueda de las soluciones que se necesitan. Integridad de todos los sistemas, datos y procesos. 7

8 4 Propiedades Culturales para Implementar una PMO Corporativa Misión grado en el cual una PMO Corporativa ksabe por qué existe y cuál es su dirección. Entendimiento Compromiso grado en el cual los individuos en todos los niveles de la PMO Corporativa están participando y sostienen la dirección estratégica como propia. Participación 8

9 4 Propiedades Culturales para Implementar una PMO Corporativa Adaptabilidad habilidad de la PMO Corporativa para saber qué quieren los clientes, y el grado en el cual pueden responder a la demanda y fuerzas externas. Conocimiento Consistencia Los sistemas, procesos, y proceddimientos de la PMO Corporativa son eficientes y efectivos en lograr sus iniciativas estratégicas. Integridad 9

10 Temas de Negocio / Cambios mirando la Implementación de la PMO La Gestión Ejecutiva & Directiva da, a la PMO, un soporte limitado, inconsistente o no existe El Rol de gerente de la PMO en la empresa no está definido o no se reconoce. Se da soporte & servicios a los Proyectos fuera de las funciones de gestión de operaciones del negocio La Gestión de Proyectos no es vista como una disciplina de Gestión del Negocio. 10

11 Las Empresas necesitan organizar la Dirección de Proyectos para: Cuidar la Organización de Operaciones de ser involucrada en los Procesos de Dirección de Proyectos Focalizar a los negocios los Proyectos, Programas y Portafolios Posicionar la gestión de proyectos, programas y portafolios como desarrollador clave de los negocios Proveer y asegurar consistencia en Dirección de Proyectos en toda la Empresa 11

12 Las Empresas necesitan organizar la Dirección de Proyectos para (continuación) Crear entendimiento de los roles de negocio, posición organizacional de las partes interesadas claves Apoyar a ejecutivos en potenciar el alineamiento de directrices en las estrategias de negocio Asegurar entregables que aporten al negocio como expectativa de Beneficios y Valores de Proyectos Apoyar a Directores y Ejecutivos en un mejor entendimiento de los valores y beneficios entregados 12

13 Las Empresas necesitan organizar la Dirección de Proyectos para (continuación) Facilitar la implementación de Procesos y Sistemas de PM en toda la empresa Establecer al PM como un componente crítico de la Gestión del Cambio Identificar caminos para maximizar el ROI de la Gestión de Proyectos. Permitir cambios organizacionales más eficientes 13

14 Governance Methodology Capability Planning Execution Sustainability Governance Methodology Capability Planning Execution Sustainability Cuál es nuestro Marco de la PMO ( 2 Dimensiones ) Project Business Management PBM Organization Operations Business Management OBM Organization PBM Model Project Management Integration & Harmonization OBM Model Operations Management Integration & Harmonization Organizational PBM Organizational Management Management of Strategies Management of Strategies Management of Objectives Management of Objectives Project-Portfolio Management Management of Portfolios Project-Program Management Management of Programs Project Management Management of Projects Management of Resources Management of Resources Sustainability DGHELLC & DLBALLC TM by PBMconcepts Sustainability 14

15 MARCO DE LA PMO Definición (Parte 1) Marco orientado al negocio de la Gestión de Proyectos Organizacional Describe y conceptualiza un set de estructuras y processos de Gestión de Proyectos Organizacional basado en el negocio La Gestión de Proyectos Organizacional se basa en integrar el marco, identificación y categorización de los: sistemas, políticas, metodologías, prácticas, estándares y guias de Gestión de Proyectos y Operaciones del Negocio 15

16 MARCO DE LA PMO Definición (Parte 2) Describe la cultura organizacional del negocio y su funcionamiento en un contexto de Gestión de Proyectos Entrega un sentido de negocio y de operaciones a la Gestión de Proyectos. 16

17 Nuestro Marco de PMO (Tridimensional) Marco de la PMO de Gestión de Proyectos de Negocio DLB Associates, LLC and D.G.Hubbard Enterprises, LLC 17

18 MODELO PMO Definición (parte 1 de 3) Es un modelo organizacional y una estructura de Gestión de Proyectos orientada al negocio. Soporta la estrategia del negocio de la empresa y del desarrollo del negocio La Estructura Organizacional diseñada combina la Gestión de Proyectos y del Negocio. Es una representación gráfica y coherente para describir una PMO 18

19 MODELO PMO Definición (parte 2 de 3) Provee a las PMOs de racionalidad para crear, entregar y capturar valor En los aspectos sociales, culturales, capacidades, infraestructura y otros contextos de la empresa. Clasifica y Describe variadas PMOs Usa la PMO como base para los cambios organizacionales, crea valor al negocio. 19

20 MODELO PMO Definición (parte 3 de 3) Facilita tanto el alineamiento operacional lateral y vertical De las estrategias, portfalios, programas y proyectos de la empresa. Con las estructuras operacionales del negocio, factores ambientales y activos organizacionales de la empresa. Da soporte para lograr ventaja competitiva. 20

21 Qué es nuestro Modelo de Organización para la Gestión de Proyectos de Negocio (PBMO)? DLB Associates, LLC and D.G.Hubbard Enterprises, LLC 21

22 Relación entre el Marco y el Modelo de PMO Marco de Gestión de Proyectos de Negocio (Marco de la PMO) DLB Associates, LLC and D.G.Hubbard Enterprises, LLC Modelo de la Organización para la Gestión de Proyectos de Negocio (Modelo PBMO) (Casa de la Excelencia) 22

23 Estructura Organizacional de la PMO PBMO Corporativa PBMO Corporativa - Desarrollo de iniciativas estratégicas - Desarrollo de los objetivos de negocio - Visión corporativa de portafolios y programas de proyectos PMO Divisional PMO Unidad de Negocio PMO Proyecto PMO Divisional - Visión de negocio en proyectos, programas y proyectos mayores - Planes maestros y de Reportería de Proyectos PMO de Unidades de Negocio - Planificación, Programación y Reportería de múltiples proyectos PMO de Proyecto - Proyectos Estratégicos Críticos - Planificación, Programación y Reportería 23

24 Estructura Organizacional PMO de Proyecto PROJECT PMO Project Manager Project Communications Administrator Business Analyst Project Risk Administrator Project Administrator Issues / Change Control Administrator Project Scheduler 24

25 Estructura Organizacional PMO de Unidad de Negocio Business Unit PMO Manager BU PMO BU PMO Staff Project Managers Program Managers Project Management System Administrator Finance Management Administrator Business Analyst Project Administrator Project Communications Administrator Project Scheduler Project Risk Administrator Issues / Change Control Administrator 25

26 Estructura Organizacional PMO Divisional Division PMO Executive Manager Portfolio Manager Project Business Management Process & Tool Improvement Review, Develop, & Maintain PBM Methodologies Processes & Tools Project Business Management Education & Training Plan PBM Training Develop PBM courses Prepare Training Materials Schedule Classes Program and Project Management Select & Assign Program and Project Managers Assign Non-Portfolio Programs and Projects Portfolio Management Develop Portfolio Plans Maintain Portfolio Scope & WBS Assign Programs and Projects Maintain Master Schedule Business Unit (Project Management Organization) (PMO) Manager Business Unit PMO Deliver PBM Courses Review Portfolio Status Maintain Training Website Monitor Program and Project Plans 26

27 Estructura Organizacional PMO Corporativa CEO / President Enterprise Project Management Organization ( Enterprise PMO ) VP EPMO Project Management Process & Tool Improvement Project Management Education & Training Enterprise Environmental Factors Organization Process Assets Program and Portfolio Management Plan and Manage PM Processes & Tool Improvements Develop and Maintain PM Skills and Knowledge Requirements Org. Culture, Gov. / Industry Standards, Infrastructure, Existing HR Personnel Admin, Work Authorization System, Marketplace Conditions, Stakeholders Tolerance, Commercial Database Project Mgmnt. Information System Develop Enterprise PM Policies, Standards, Procedures, Tools and Templates, Guidelines, Databases, Knowledge, & Historical Information Develop Strategic Forecast Plan Maintain Master Schedule Monitor Program Status 27

28 Enterprise PMO Divisional PMO Business Unit PMO Project PMO Project Office Project Support Org. Center of Excellence Tipos de PMO versus Claves de Negocio y Atributos Operacionales Type of PMO Business Attributes / Functions of the PMO Attributes relative to: Positioning Management Planning Standardization Benefits and Vale = PMO has attribute / performs function = PMO may be assigned attribute / may perform function Group 1: Positioning of PMO Business Function Seven Organizational & Positional related Attributes Group 2: Business Management Five Management and Leadership related Attributes Group 3: Planning Attributes Nine Project / Program / Portfolio Planning related Attributes Group 4: PBM Methodology Standardization and Application Four Practice & Methodology related Attributes Group 5: Benefits and Value Realization See white paper - Exhibit 5: D.G. Hubbard and D.L. Bolles, PMO Framework and PMO Models for Project Business Management, PMI 2014 North American Congress; Eight Phoenix, Develop AZ; / Measure October 2014 / Report / Action related Attributes 28

29 Que Beneficios & Valores debe entregar la PMO? Producir los proyectos correctos a tiempo para sobrevivir en los embates de la economía actual Optimizar proyectos con disponibilidad reducida de recursos Alcanzar los plazos de entrega en proyectos difíciles Lograr los focos de negocio de los proyectos para entregar valor a los negocios Usar resultados de investigación de Casos de Estudio de PMO orientados al negocio Aplicar la disciplina de gestión de proyectos en toda la empresa Lograr cambios mayores de negocios La Organización PBM es una Solución de Negocio 29

30 Posicionamiento Establece la PMO Corporativa La Organización de PM es una Función de Negocio y su Posición es Crítica Posición Equivale a Autoridad: Toma de Decisiones Posición Establece nivel de Aceptación: Asegura Credibilidad Posición Permite Adopción corporativa: Funcionalidad Posición Define nivel de Autonomía: Auto dirección Posición Provee Poder: Influencia Organizacional Posición Da Crecimiento Organizacional: Control Posición Controla Presupuesto: Activo Organizacional 30

31 La PMO Corporativa se implementa normalmente Iniciativa llevada por el Directorio Avanza mirando las iniciativas estratégicas mandatorias Gerencia General lidera el cambio Subordina el apoyo a la iniciativa de la PMO o son reemplazados Plan de Acción a Nivel Ejecutivo Focalizado en mejorar entregables, rendimiento, retorno y utilidad usando PMOs Respuesta Disruptiva del Negocio Accciones tomadas por el equipo ejecutivo para recuperar el negocio y la competitividad usando la PMO Influenciando Demonstrando beneficios al tomar riesgos en el nivel ejecutivo medio, que entienden cómo usar la PMO para mejorar los resultados y valor del negocio 31

32 Estructura PMO Corporativa A cargo del Ejecutivo Governanza Organización de Portafolio & Programa Equipos de Proyecto Asegurar una visión común del negocio, la estrategia, los objetivos y dirección. Establece alcance corporativo dando autoridad y objetivos funcionales. Gestión integrada y alineada de portafolios, programas y proyectos y sus procesos. Provee visibilidad y reportería. Desarrolla e implementa procesos específicos de proyectos Plan Estratégic o Gestión de Portfaolio & Programa Gestión de Proyectos 32

33 Conclusiones Sólo la operación de una PMO Corporativa o PMO Divisional puede liderar mejoras cuantificables en la gestión de Proyectos, Programas y Portafolios. Sólo la PMO Corporativa puede demostrar los reales beneficios y valores a nivel corporativo (basado en estudios de PMI, estudios independientes y Bolles & Hubbard PMO Case Studies). 33

34 PREGUNTAS Nombre: Dennis L. Bolles, PMP Sitio Web: Fono: (616) Nombre: Darrel G. Hubbard, P.E. Sitio Web: Fono: (619)

35 PMO Framework and PMO Models for Project Business Management Pregunte por oferta a Hermann Noll, para su pago en Pesos y entrega directa a domicilio hnoll@dealgestion.com 35