Aplicación de los conceptos de BUSINESS INTELLIGENCE en la empresa INKAFERT GRUPO 2

Transcripción

1 Aplicación de los conceptos de BUSINESS INTELLIGENCE en la empresa INKAFERT GRUPO 2 Carlos Agapito Henry Gómez Arturo Mauri Alejandro Rivas Vladimir Villasis

2 AGENDA 1. La Empresa 2. Mapa de Procesos y Cadena de Valor 3. Mapa Estratégico y KPIs 4. Procedimiento habitual y tendencia 5. Tipo de Decisiones 6. Dimensiones del Negocio 7. Expectativas 8. Estructura del Proyecto y Presupuesto 9. Conclusiones y Recomendaciones 10. Anexo: Casos de BI

3 1. La Empresa Empresa nacional líder en el mercado peruano de importación y comercialización de fertilizantes. Amplia experiencia en el sector agrícola. Enfocada en brindar soluciones integrales a los agricultores peruanos. Productos : Fertilizantes simples, fertilizantes compuestos y solubles. Servicios : Despacho de productos : Puesto en cliente y Cliente recoge. Tipología de cliente : Agricultores, agroindustria, articuladores, distribuidores, exportadores, habilitadores, Institución Oficial, Institución Privada.

4 1. La Empresa: Presencia a nivel nacional Almacén Paita Almacén Salaverry Almacen Callao Almacén Pisco Almacen Matarani

5 Propuesta de Valor Segmento de Mercado Distribuidores. 5

6 2. Mapa de Procesos Procesos críticos Área : Comercial Marketing y ventas Proceso : Gestión de Ventas Área : Operaciones - Comercio Exterior Proceso : Logística Interna - Gestión de Importaciones. Area : Finanzas - Créditos y Cobranzas Proceso : Liberación de Pedidos. Área: Operaciones - Almacenes. Proceso: Logística Externa Despachos. Área : Ventas- Gestión de Pedidos Proceso: Gestión de Pedidos

7 3. Mapa Estratégico Financiera Aumentar Rentabilidad Nuevas Fuentes de Ingreso Mejorar estructura de Costes Incrementar las Ventas A qué Clientes prestamos servicio, donde y que les suministramos? Cliente Propuesta de Valor al Cliente Fidelizar al Cliente Mejorar Relaciones con Distribuidores Interna Diferenciación de Productos Y Servicios -Servicio Rápido de Despacho -Mejorar el Servicio Asesoría Técnica Calidad de Servicio - Gestión de Inventario - Programa de Cosecha de Premios Diferenciación de Productos y Servicios. Fortalecimiento de las buenas relaciones de Clientes y Proveedores Segmentación de Mercado

8 3. INDICADORES KPIs Monitorear indicadores (KPIs) Financiera % Incremento de Ventas por Segmento de Clientes Distribuidores por Mes. % Incremento de Ventas por Zona por Mes % Incremento de Margen de Venta x Vendedor por venta % Incremento de rentabilidad por Productos % Incremento de rentabilidad por Clase de productos % Incremento de rentabilidad por Unidad de negocio Lo que no se mide, no se mejora Cliente % Número de Nuevos Clientes % de nuevos clientes distribuidores. Tasa de satisfacción de los clientes distribuidores. Percepción de la marca. % de clientes distribuidores más rentables. % de lealtad del cliente(retención del cliente). Índice de repetición de compra(frecuencia). Cantidad de quejas. Interno Tiempo de entrega de productos a clientes distribuidores. Número de pedidos devueltos. % de reducción de devoluciones. Tasa de rotación de stock. Número de capacitaciones anuales. Tiempos de Servicios de asistencia técnica. Tiempo de respuestas. 3

9 4. Estrategia Estrategia: Consolidar nuestro posicionamiento en el Mercado de Fertilizantes en nuestro País a través de la búsqueda constante de valor agregado a nuestros clientes Diferenciación de Productos y Servicios - Productos de Calidad. Servicio al Cliente Atención Personalizada. Despacho de Mercadería. Servicio Asesoría Técnica. Fortalecimiento de las buenas relaciones de Clientes y Proveedores - Satisfacer continuamente al Cliente. Captación de Nuevos Clientes. Seguimiento de Ventas y Despachos. Se negocia precio, condición de pago, nivel crediticio Riesgo Crediticio. Segmentación de Mercado - Debemos apuntar a los Distribuidores y Grandes Agricultores.

10 4.1 Procedimiento habitual Información Sistema ERP soporta el core de negocio de la compañía. Se hacen muchos desarrollos verticales. Solicitud y generación constante de reportes. Existe más operatividad y menos análisis por parte de los usuarios. Procesos de carga en Batch. DATAMART aislados. Tablas Dinámicas en EXCEL. Reporteador FRX del ERP. Reportes complejos. Uso de Reporting Services. Cuestionamos los procesos de carga, el modelo, la calidad de datos, la metodología de trabajo, los roles y perfiles de nuestra gente. Reportes Estáticos y pesados. Datos internos. Visibilidad Interna. Dependencia de TI

11 4.2 Tendencia Información Sistema ERP soporta el core de negocio de la compañía. Eliminar esfuerzo en desarrollo de Informes y Reportes. Eliminar esfuerzos en Desarrollo Verticales Más análisis por parte de los Manejo eficaz de grandes volúmenes de información y facilidad de uso Simple Configuración de Reportes. Fortalecimiento de las capacidades analiticas y de Reportes Dinámicos. Datos internos y externos. Visibilidad Interna y externa. Integridad de Información. Generación automática de información Menos dependencia de TI. Portabilidad y tecnología Mobile

12 5.

13 5. FRECUENCIA DE LA DECISIÓN: ALTA Ventas se registran todos los días (información por producto y por cliente: rubro, tipo, origen, etc) Ventas se registran en diferentes partes del país. Ventas se registran de diferentes fuentes: aplicación móvil y puntos de ventas. Se necesitan respuestas rápidas sobre el comportamiento de las ventas. Los ingresos de la empresa se generan de: +Ventas -Costos Utilidad Operativa -Gasto Administrativos EBITDA El mayor % de ingresos no se basan en la reducción de costos sino en maximizar la ganancia.

14 5. IMPORTANCIA ESTRATÉGICA: ALTA 5% del tiempo recopilando información. 10% del tiempo corroborando validez información. 15% revisando información para luego tomar decisiones El primer 15% del tiempo podría emplearse en analizar información. Analizar comportamiento de los clientes. Identificar nuevas oportunidades de negocio/servicio. Segmentar a los clientes y ofrecer ofertas.

15 6. Dimensiones del Negocio Consideraciones para la elección del modelo Copo de nieve:

16 6. Dimensiones del Negocio MODELO COPO DE NIEVE:

17 6. Dimensiones del Negocio JERARQUÍAS:

18 7. Expectativas BI Descubrir Datos Beneficios al Negocio Toma de Decisiones Indicadores Reportes Complementos Descubrir datos Respuestas rápidas al negocio Comportamiento de Clientes Toma de Decisiones Madurez de la compañía Visualización Fácil de los datos Información Centralizada Seguimiento de KPIs Reportes Básicos ERP SQL SERVER DATAMART Ventas FUENTES

19 8. ESTRUCTURA DEL PROYECTO

20 8. ESTRUCTURA DEL PROYECTO ETAPAS DEL PROYECTO PLANIFICACIÓN. ORGANIZACIÓN. EJECUCIÓN. CONTROL. FASE 1: Estudio del Business Intelligence (1 Mes) - Investigación sobre Business Intelligence. RECURSOS TECNOLÓGICOS FASE 2: Estudio de la plataforma BI (1 Meses) - Estudio de la funcionalidad de la plataforma y redacción de la documentación. - Fases de implantación de proyectos de BI. - Realización de pequeños proyectos de BI. - Pruebas a partir de estos proyectos. FASE 3: Realización de la solución de BI (2 Meses) - Toma de contacto. - Análisis. - Diseño. - Implementación. - Pruebas y presentación de resultados. FASE 4: Redacción de la documentación (1 Meses) - Realización del presente proyecto a partir de los resultados obtenidos a lo largo de la estancia en la empresa y la implantación exitosa de la solución. HARDWARE: Servidor. Estaciones SOFTWARE: Licencias. HUMANOS: Beneficiario directo. Sponsor. Líder del proyecto. Integrador de los sistemas. Experto del proceso del negocio. Especialista de datos. Jefe de area. Usuarios.

21 9. Conclusiones El gran diferenciador de nuestro proyecto de BI es que podamos brindar al usuario final la capacidad de descubrir datos y cómo esos datos pueden traer beneficios al negocio. Lo que buscamos es proporcionar al área comercial, la visualización de manera fácil de todos los datos y que puedan, con sus equipos de manera colaborativa, hacer descubrimientos y predicciones. Con BI toda la información se puede centralizar y visualizar en una misma plataforma y convertir en información útil y organizada, ahorrando tiempo y haciendo la toma de decisiones más eficiente. Respuestas más rápido para las preguntas que surgen del negocio: La gerencia comercial debe tomar decisiones acertadas muchas veces bajo la presión del tiempo, este recurso tan preciado no se puede desperdiciar leyendo grandes cantidades de papel, informes de cada área.

22 10. ANEXO: CASO DE BI - Frank Rusell Company y Cascade Desing Antes de BI: Reportes Estáticos Dependencia de TI En el caso se decide implementar primero un ERP para mejorar la eficiencia (calidad de datos), INKAFERT ya lo tiene implementado. Con BI: Reducción de la dependencia de TI. Los usuarios finales tienen acceso directo a la información. Flexibilidad en la generación de Reportes. La información es accesible en mucho menos tiempo que antes. Los usuarios pueden tomar decisiones con información actualizada. El proceso puede ser extendido a otras áreas.

23 10. ANEXO: CASO DE BI - Impacto en los Resultados: CompUSD Inc. Antes de BI: Informes con información limitada. Si mostraba comparaciones pero no detalle del rendimiento de cada tienda (oportunidades de venta, descuentos, etc). Incapacidad de utilizar información recopilada de ventas para tomar decisiones. Falta de un repositorio centralizado de información de ventas. El sistema no proporcionaba la información necesaria (comparación entre tiendas, comparación de performance de ventas por productos). Cada tienda contaba con un sistema de punto de venta distinto. Con BI: Acceso a la información útil que permita tomar decisiones específicas para mejorar la operación diaria (mejorar rendimiento de ventas y prevenir pérdidas). Mejor calidad de datos, tanto de clientes como de productos. Prevención de fraudes y pérdidas a través de una correcta relación entre las garantías exigidas VS las vendidas reduciendo las reclamaciones no corroboradas. Mejora de la productividad reduciendo hojas de cálculo de Excel, reducción de horas de recopilación de datos y en su lugar analizarlos para tomar decisiones.