INSTITUTO NACIONAL DE ENFERMEDADES RESPIRATORIAS ISMAEL COSIO VILLEGAS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA DE TRANSPORTES

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1 INSTITUTO NACIONAL DE ENFERMEDADES RESPIRATORIAS ISMAEL COSIO VILLEGAS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA DE TRANSPORTES SEPTIEMBRE, 2007

2 INSTITUTO NACIONAL DE ENFERMEDADES RESPIRATORIAS, ISMAEL COSÍO VILLEGAS Hoja: 1 De: 40 ÍNDICE HOJA INTRODUCCIÓN 3 I. OBJETIVO DEL MANUAL 4 II. MARCO JURÍDICO 5 III. PROCEDIMIENTOS 8 1. TRANSPORTE DE PACIENTES, PERSONAL DEL INSTITUTO Y MENSAJERÍA 2. INFORME MENSUAL DE ACTIVIDADES 3. LEVANTAMIENTO DE NIVELES DE GASOLINA C. LILIANA E. DR. RAÚL C. MOISES CORONA MENDOZA MORALES PEÑUELAS C.P. MARIO A. ORTIZ ESQUIVEL

3 INSTITUTO NACIONAL DE ENFERMEDADES RESPIRATORIAS, ISMAEL COSÍO VILLEGAS Hoja: 2 De: 40 INTRODUCCIÓN La emite este Manual de Procedimientos que permitirá establecer las áreas de participación de la Coordinación y ofrece una guía práctica y aplicable en forma general para el desarrollo uniforme de las actividades. Este manual representa un instrumento por demás útil para la inducción al puesto de los servidores públicos de nuevo ingreso, y para la consulta permanente de la información actualizada que se requiere para desarrollar las actividades propias de esta Coordinación. El Manual debe ser revisado y actualizarse conforme a los cambios tanto estructurales y/o los cambios en las políticas, normas y lineamientos. C. LILIANA E. DR. RAÚL C. MOISES CORONA MENDOZA MORALES PEÑUELAS C.P. MARIO A. ORTIZ ESQUIVEL

4 INSTITUTO NACIONAL DE ENFERMEDADES RESPIRATORIAS, ISMAEL COSÍO VILLEGAS Hoja: 3 De: 40 I. OBJETIVO DEL MANUAL Proporcionar al personal adscrito a la la información suficiente para que estén en posibilidades de ejecutar con eficacia y eficiencia los procedimientos necesarios en el desempeño de su actividad laboral. C. LILIANA E. DR. RAÚL C. MOISES CORONA MENDOZA MORALES PEÑUELAS C.P. MARIO A. ORTIZ ESQUIVEL

5 INSTITUTO NACIONAL DE ENFERMEDADES RESPIRATORIAS, ISMAEL COSÍO VILLEGAS Hoja: 4 De: 40 II. MARCO JURÍDICO Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos D.O.F. 07-IV-2006 LEYES Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos D.O.F. 31-XII-1982 Ref. D.O.F. 13-VI-2006 Ley General de Salud D.O.F. 7-II-1984 Ref. D.O.F. 9-VII-1996 Ley de los Institutos Nacionales de Salud D.O.F. 26-V Ref. D.O.F. 22-VI-2006 Ley Federal de Trabajo D.O.F. 01-IV Ref. D.O.F. 17-I-2006 C. LILIANA E. DR. RAÚL C. MOISES CORONA MENDOZA MORALES PEÑUELAS C.P. MARIO A. ORTIZ ESQUIVEL

6 INSTITUTO NACIONAL DE ENFERMEDADES RESPIRATORIAS, ISMAEL COSÍO VILLEGAS Hoja: 5 De: 40 Ley Federal de los Trabajadores al Servicio del Estado Reglamentaria del apartado B del Artículo 123 Constitucional D.O.F. 28-XII-1963, Ref. D.O.F. 3-V-2006 Ley de Premios Estímulos y Recompensas Civiles D.O.F. 30-VI-2006 Ley General de Bienes Nacionales D.O.F. 20-V-2004 Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos D.O.F. 30-VI-2006 Ley de Salud para el Distrito Federal D.O.F REGLAMENTOS Reglamento de la Ley Federal de Entidades Paraestatales D.O.F. 26-I-1990 Ref. D.O.F. 7-IV Reglamento Interior de la Secretaría de Salud D.O.F. 6-VIII-1997 Ref. D.O.F. 4-VIII-1999, 19-I-2004 C. LILIANA E. DR. RAÚL C. MOISES CORONA MENDOZA MORALES PEÑUELAS C.P. MARIO A. ORTIZ ESQUIVEL

7 INSTITUTO NACIONAL DE ENFERMEDADES RESPIRATORIAS, ISMAEL COSÍO VILLEGAS Hoja: 6 De: 40 DECRETOS Decreto por el que se crea el Instituto Nacional de Enfermedades Respiratorias como Organismo Público Descentralizado D.O.F. 14-I-1982 Decreto por el que se da a conocer en forma oficial el nombre del Instituto Nacional de Enfermedades Respiratorias, Ismael Cosío Villegas D.O.F. 22-VI-2006 PROGRAMAS Plan Nacional de Desarrollo ACUERDOS DEL EJECUTIVO FEDERAL Acuerdo por el que se establece la semana laboral de cinco días de duración para los trabajadores de la Secretarias y Departamentos de Estado, Dependencias del Ejecutivo Federal y demás Organismos Públicos e Institucionales que se rijan por la Ley Federal de los Trabajadores del Estado D.O.F. 28-XII-1972 C. LILIANA E. DR. RAÚL C. MOISES CORONA MENDOZA MORALES PEÑUELAS C.P. MARIO A. ORTIZ ESQUIVEL

8 INSTITUTO NACIONAL DE ENFERMEDADES RESPIRATORIAS, ISMAEL COSÍO VILLEGAS Hoja: 7 De: 40 Acuerdo que dispone que los titulares de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, con la intervención de los respectivos Sindicatos, establecerán el sistema de vacaciones escalonadas, en función de las necesidades del servicio D.O.F. 2-II-1981 OTROS Condiciones Generales de Trabajo de la Secretaría de Salud Reglamento de tránsito metropolitano 20-VI-2007 Programa de Verificación Vehicular Oficio no. SP/100/3739/99, de fecha 25 de diciembre de 1999, Los oficiales mayores de las dependencias y sus equivalentes en las entidades, serán responsables de adoptar la medidas correspondientes para el debido cumplimiento de las disposiciones de racionalidad, austeridad y disciplina presupuéstales, incluidas las relativas al uso y asignación de los recursos públicos de que dispongan los Servidores Públicos para el desempeño de sus funciones. C. LILIANA E. DR. RAÚL C. MOISES CORONA MENDOZA MORALES PEÑUELAS C.P. MARIO A. ORTIZ ESQUIVEL

9 1. Procedimiento para el transporte de pacientes, personal del Instituto y mensajería Hoja: 8 De: PROCEDIMIENTO PARA EL TRANSPORTE DE PACIENTES, PERSONAL DEL INSTITUTO Y MENSAJERÍA

10 1. Procedimiento para el transporte de pacientes, personal del Instituto y mensajería Hoja: 9 De: Propósito 1.1 Atender las solicitudes para el transporte de pacientes, personal del Instituto y mensajería solicitadas por las diferentes áreas del Instituto. 2.0 Alcance 2.1 A nivel interno el procedimiento es aplicable a la Coordinación de Transporte. 2.2 A nivel externo el procedimiento es aplicable a todas aquellas áreas del Instituto que soliciten el servicio. 3.0 Políticas de operación, normas y lineamientos 3.1 El Servidor Público al que se le asigne un vehículo, será directamente responsable del uso que se haga del mismo. 3.2 No se podrá disponer de los vehículos del instituto para la realización de trabajos o prestación de servicios de terceras personas. 3.3 Los vehículos por ningún motivo podrán ser transferidos, ponerse a disposición o conceder el uso de los mismos a favor de candidatos, partidos políticos y organizaciones políticas, cualquiera que sea su naturaleza, ya sea por comisión, préstamo, comodato o de otro título. 3.4 Los vehículos institucionales no podrán destinarse para uso personal de algún Servidor Público, exceptuando la Dirección General, su utilidad es para atender los requerimientos de transportación de las diferentes áreas del Instituto. 3.5 Los vehículos institucionales, deberán resguardarse por las noches en las instalaciones de esta Dependencia, salvo comisión autorizada por el Director General o Director de Administración.

11 1. Procedimiento para el transporte de pacientes, personal del Instituto y mensajería Hoja: 10 De: Los vehículos solicitados por las áreas, deberán ser estrictamente los necesarios, para del desarrollo y cumplimiento de las funciones encomendadas, sujetándose a la utilidad y disponibilidad de los mismos. 3.7 Con la finalidad de mantener en condiciones adecuadas de servicio a los vehículos, se deberá cumplir con el programa de verificación vehicular que establezca la Secretaria del Medio Ambiente y sus Similares, y del mantenimiento preventivo que establezcan los contratos por licitación previamente sancionados. 3.8 El Coordinador de Trasportes deberá mantener el parque vehicular en las mejores condiciones de operación y funcionamiento, conforme al programa de mantenimiento preventivo ya establecido. 3.9 El Coordinador de Transportes, sólo podrá mandar los vehículos a su reparación o mantenimientos con la orden de servicio correspondiente que expida el Departamento de Mantenimiento, Conservación y Construcción Todos los vehículos deberán contar con el resguardo correspondiente, mismo que será firmado invariablemente, por el Jefe del Departamento de Mantenimiento, Conservación y Construcción, de acuerdo al formato de resguardo institucional El Coordinador de transportes será directamente responsable de que los vehículos se utilicen exclusivamente, en las actividades propias de transportación solicitada oficialmente Será responsabilidad del Coordinador de Transportes en el que cada vehículo oficial, cuente permanentemente en su interior, con el original de la Tarjeta de Circulación y copia de la Póliza de Seguro, esto conforme al reglamento de transito.

12 1. Procedimiento para el transporte de pacientes, personal del Instituto y mensajería Hoja: 11 De: Los montos de las Multas de transito derivadas en el cumplimiento a los requerimientos de alguna de las áreas institucionales, serán evaluadas por el Departamento de Mantenimiento Conservación y Construcción, conjuntamente con el sindicato y el operador del vehículo, para acordar el pago de la misma, y en su caso sin perjuicio para el operador En caso de siniestro o robo el Jefe del Departamento de Mantenimiento, Conservación y Construcción, deberá avisar inmediatamente a la institución aseguradora correspondiente, y al Departamento de Asuntos Jurídicos del Instituto para que realicen los trámites ante el Ministerio Público respectivo, Policía Federal u otra Autoridad Competente. Notificando inmediatamente por escrito, a la Dirección de Administración El pago de deducible con motivo de un siniestro o robo, será a cargo del Instituto, salvo que éste suceda por negligencia del Servidor Público o por incumplimiento a estos lineamientos, se procederá a la valoración del caso para discernir si se actuaría conforme a los lineamientos que marquen las condiciones generales de trabajo de la Secretaria de Salud vigentes A todos los vehículos propiedad del Instituto, se les identificará en la carrocería con el logotipo y leyendas del Instituto Adicionalmente al cumplimiento de los presentes lineamientos, deberán observarse todas las disposiciones vigentes en materia de vehículos Queda prohibido conducir vehículos, propiedad de la Secretaría, sin que desarrollen la función de chofer y sin contar con la licencia respectiva.

13 1. Procedimiento para el transporte de pacientes, personal del Instituto y mensajería Hoja: 12 De: La inobservancia de los presentes Lineamientos, así como el uso indebido de los vehículos propiedad de este Instituto, serán notificados al superior inmediato y al Jefe del departamento de Mantenimiento Conservación Y Construcción, y de ser necesario, sancionados de conformidad con lo dispuesto en las Condiciones Generales de Trabajo de la Secretaria de Salud. Para el traslado de pacientes 3.20 La solicitud de Transporte deberá de estar firmada por el responsable del servicio solicitante y especificar la hora de salida, Dirección Completa, motivo del requerimiento y fecha exacta del servicio Para los conductores de ambulancias será de observancia obligatoria el reglamento de transito vigente Las solicitudes de traslados de pacientes del área Medica, Urgencias, Banco de Sangre, etc. tienen, dada su naturaleza, prioridad por encima de las demás áreas institucionales, aun cuando estas hayan estado programadas con antelación El uso de códigos de señales de la ambulancia se realizara durante el traslado del paciente, y el uso de la sirena será a petición del medico acompañante del paciente Para el traslado de pacientes en estado critico el chofer se cerciorara que acompañen al paciente él medico responsable, trabajador social, familiar y camillero, siendo preponderante la presencia del médico y del camillero El conductor de la ambulancia se esperara hasta que se termine el servicio de transporte solicitado, o a ser relevado por el del turno siguiente quien completará el trabajo.

14 1. Procedimiento para el transporte de pacientes, personal del Instituto y mensajería Hoja: 13 De: Será responsabilidad del conductor de ambulancia estacionarse en los lugares exclusivos para ese efecto, siempre y cuando haya disponibilidad de los mismos en las instituciones Será responsabilidad del conductor de ambulancias o vehículos si abandona la unidad injustificadamente en horario de trabajo 3.28 El plazo de anticipación para solicitar el transporte de pacientes internados será de 48 horas y en caso de urgencia se realizara tan pronto como sea posible El tiempo de respuesta de la solicitud de transporte dependerá de los recursos humanos y de vehículos con que cuente la 3.30 Será responsabilidad del conductor de ambulancia tener lista y limpia la ambulancia 10 minutos antes de la hora señalada en la solicitud de servicio de transporte Para el traslado de Personal del Instituto: 3.31 La solicitud de Transporte deberá de estar firmada por el responsable del servicio solicitante y especificar, clave programática, subprograma y departamento, la hora de salida, Dirección Completa, motivo del requerimiento y fecha exacta del servicio Para los conductores de vehículo oficial será de observancia obligatoria el reglamento de transito vigente La coordinación de transportes informará al solicitante si será posible esperar al personal solicitante, y de lo contrario, para que el solicitante tome las previsiones necesarias para su regreso a esta institución Será responsabilidad del solicitante del servicio conseguir el estacionamiento o acceso al lugar al que asistirá, y del conductor del vehículo oficial estacionarse en los lugares exclusivos para ese efecto.

15 1. Procedimiento para el transporte de pacientes, personal del Instituto y mensajería Hoja: 14 De: Será responsabilidad del conductor del vehículo oficial si abandona la unidad injustificadamente en horario de trabajo 3.36 El tiempo de anticipación para solicitar el transporte de personal, como mínimo será de 48 horas El tiempo de respuesta de la solicitud de transporte dependerá de los recursos humanos y de vehículos con que cuente la coordinación de transportes 3.38 Será responsabilidad del conductor del vehículo oficial tener listo y limpio el vehículo, 10 minutos antes de la hora de salida especificada en la respectiva solicitud de transporte. Para el servicio de transporte de mensajería: 3.39 La solicitud de Transporte de mensajería deberá de estar firmada por el responsable del servicio solicitante y especificar cantidad exacta de correspondencia, lugar, motivo y plazo para la entrega de su requerimiento Para los conductores de vehículo oficial será de observancia obligatoria el reglamento de transito vigente La solicitud de entrega de cartelones e invitaciones tendrá como plazo mínimo treinta días naturales antes del evento, para el efecto de intercalar la entrega de estos con los demás servicios programados El tiempo de respuesta de la solicitud de transporte se sujetará a los recursos humanos y de vehículos con que cuente la coordinación de transportes Será responsabilidad del conductor del vehículo oficial tener listo y limpio, el vehículo 10 minutos antes de la hora de salida especificada en la respectiva solicitud de transporte.

16 1. Procedimiento para el transporte de pacientes, personal del Instituto y mensajería Hoja: 15 De: Al ocurrir un siniestro de vehículos formalizará la reclamación presentando los documentos que requieran las autoridades competentes y las compañías aseguradoras El coordinador de transportes recibirá y foliará las solicitudes de las áreas solicitantes

17 1. Procedimiento para el transporte de pacientes, personal del Instituto y mensajería Hoja: 16 De: 40 4 Descripción del procedimiento Secuencia de etapas Actividad Responsable 1.0 Elaboración de Solicitud de transporte 2.0 Recepción de la solicitud de transporte. 3.0 Programación del servicio. 4.0 Realización del Servicio 1.1 Llena en original y copia el "Formato de Solicitud de Transporte" INER-CT-01 ( ) 1.2 Envía a la coordinación de transportes el original y la copia del "Formato de Solicitud de Transporte INER-CT-01 ( ). 2.1 Recibe original y copia del "Formato de Solicitud de Transporte" INER-CT-01 ( ) 2.1 Revisa que este bien requisitado el "Formato de Solicitud de Transporte INER- CT-01 ( ) 2.3 Sella y folia el original y la copia del "Formato de Solicitud de Transporte" INER- CT-01 ( ) 2.4 Entrega al servicio solicitante la copia sellada y foliada del "Formato de Solicitud de Transporte " INER-CT-01 ( ). 3.1 Reúne, programa y distribuye los "Formato de Solicitud de Transporte INER- CT-01 ( ) entre los conductores disponibles. 4.1 Acude al servicio solicitante con el Formato de Solicitud de Transporte INER-CT- 01 ( ). Servicio Solicitante Coordinador de Transportes Conductor de Ambulancia o vehículo oficial

18 1. Procedimiento para el transporte de pacientes, personal del Instituto y mensajería Hoja: 17 De: 40 Secuencia de etapas Actividad Responsable 4.2 Espera que el camillero suba al paciente o personal a la ambulancia o vehículo oficial junto con él medico responsable, familiar y trabajadora social. Conductor de Ambulancia o vehículo oficial 4.3 Entrega el original del "Formato de Solicitud de Transporte" INER-CT-01 ( ) al personal de seguridad de la entrada principal. 4.4 Consulta guía roji para llegar lo más rápido posible a su destino 4.5 Activa los códigos de señales de la ambulancia dependiendo de la gravedad del paciente. 4.6 Espera a que descienda de la ambulancia el paciente y acompañantes hasta terminar él tramite completo. 4.7 Regresa al Instituto. 5.0 Control de entradas y salidas de Ambulancias y Vehículos Oficiales 5.1 Recibe y anota el kilometraje, hora y medidor de gasolina de salida de la ambulancia o vehículo Oficial en el "Formato de Solicitud de Transporte" INER-CT-01 ( ). Guardia de Seguridad 5.2 Resguarda el "Formato de Solicitud de Transporte" INER-CT-01 ( ). 5.3 Realiza informe diario de entradas y salidas de las ambulancias y/o vehículos oficiales y lo entrega a la Coordinación de transportes.

19 1. Procedimiento para el transporte de pacientes, personal del Instituto y mensajería Hoja: 18 De: 40 Secuencia de etapas Actividad Responsable 6.0 Recepción y archivo de Informe diario de entradas y salidas de ambulancia y Vehículos Oficiales. 6.1 Recibe el informe diario de entradas y salidas de ambulancias y/o vehículos oficiales. Coordinador de Transportes 6.2 Archiva en forma definitiva el informe diario de entradas y salidas de ambulancias. Termina Procedimiento

20 1. Procedimiento para el transporte de pacientes, personal del Instituto y mensajería Hoja: 19 De: Diagrama de flujo Servicio Solicitante Coordinador de Transportes Conductor de ambulancia o vehículo oficial INICIO 2 4 Elaboración de solicitud de transporte. 1 INER CT-01 Recepción de la solicitud de transporte INER CT-01 Realización del Servicio. INER CT Programación del servicio. INER CT-01

21 1. Procedimiento para el transporte de pacientes, personal del Instituto y mensajería Hoja: 20 De: 40 Guardia de Seguridad Coordinador de Transportes 4 Control de entradas y salidas de ambulancias y vehículos oficiales. 5 INER CT-01 Recepción y archivo de informe diario de entradas y salidas de ambulancias y vehículos oficiales. Informe de Entradas y salidas 6 FIN

22 1. Procedimiento para el transporte de pacientes, personal del Instituto y mensajería Hoja: 21 De: Documentos de referencia DOCUMENTOS Guía técnica para la elaboración de manuales de procedimientos de la Secretaría de Salud. No aplica CÓDIGO (Cuando aplique) 7.0 Registros Registro Tiempo de Responsable de conservación conservarlo Solicitud de Transporte 5 años Coordinación de Transportes Código de registro o identificación única INER-CT-01 ( ) 8.0 Glosario 8.1 Ambulancia.- Vehículo para el traslado de enfermos y heridos: 8.2 Dm.- Daños materiales. 8.3 Gm.- Gastos médicos. 8.4 Guía Roji.-.Mapa seccionado donde se ubican calles, colonias y códigos postales que permiten ubicar y accesar a un lugar determinado. 8.5 Paciente.- Persona la cual depende de terceros para preservar su salud, se clasifican en Estable, Critico y Grave. 8.6 Rc.- Responsabilidad civil. 8.7 Reglamento de Transito.- Conjunto de disposiciones legales que norman la circulación de vehículos y personas. 8.8 Rt.- Robo total. 8.9 Transporte.- Medio de locomoción utilizado para trasladar personas o insumos:

23 1. Procedimiento para el transporte de pacientes, personal del Instituto y mensajería Hoja: 22 De: Cambios de esta versión Número de Revisión Fecha de la actualización Descripción del cambio 2 Septiembre, 2008 Actualización de procedimientos.

24 1. Procedimiento para el transporte de pacientes, personal del Instituto y mensajería Hoja: 23 De: Anexos 10.1 Formato de Solicitud de Servicio INER-CT-01 ( ) INSTITUTO NACIONAL DE ENFERMEDADES RESPIRATORIAS "ISMAEL COSÍO VILLEGAS" DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO CONSERVACIÓN Y CONSTRUCCIÓN COORDINACIÓN DE TRANSPORTES SOLICITUD DE SERVICIO DE TRANSPORTE ÁREA SOLICITANTE PROG. SUB. PROG. DEPTO FECHA DEPARTAMENTO NOMBRE Y FIRMA DEL TITULAR DE ÁREA O DEPTO. 6 7 DIRECCIÓN COMPLETA DATOS DEL SERVICIO 8 9 NUMERO DE PERSONAS EXT. DEL ÁREA O DEPTO HORARIO DE SALIDA FECHA DE REALIZACIÓN SELLO DE RECEPCIÓN AUTORIZACIÓN FOLIO DE CONTROL OPERADOR ECO NUM C O N T R O L D E V I G I L A N C I A GASOLINA DE SALIDA 19 R 1/4 1/2 3/4 1 KM. DE SALIDA 20 HORA DE SALIDA GASOLINA DE ENTRADA 21 R 1/4 1/2 3/4 1 KM. DE ENTRADA 22 HORA DE ENTRADA INER-CT-01 ( )

25 1. Procedimiento para el transporte de pacientes, personal del Instituto y mensajería Hoja: 24 De: Instructivo de llenado del formato Solicitud De Servicio INER CT-01 ( ) No. Concepto Se Anotará 1. Área Solicitante del área que solicita el servicio. 2. Programa Número que le corresponde al área según apertura programática. 3. Sub. Programa Número que le corresponde al área según apertura programática. 4. Departamento Número que le corresponde al área según apertura programática. 5. Fecha Día, mes y año en que se esta elaborando la solicitud de servicio. 6. Departamento del departamento que solicita el servicio. 7. y del titular del área o Departamento completo y firma del servidor público responsable del área solicitante. 8. Dirección Completa Calle, número, colonia, código postal, delegación. 9. Datos del Servicio Especificaciones del servicio a realizar. 10. Número de personas El número de personas que serán transportadas. 11. Ext. Del área o Depto. Número de extensión telefónica del área solicitante. 12. Hora de salida Hora que se requiere realizar el servicio. 13. Fecha de realización Día, mes y año que se solicita realizar el servicio. 14. Sello de Recepción Sello de recibido de la. 15. Autorización y firma de la persona que autoriza el servicio.

26 1. Procedimiento para el transporte de pacientes, personal del Instituto y mensajería Hoja: 25 De: 40 No. Concepto Se Anotará 16. Folio de control Número de folio otorgado. 17. Operador del chofer que realizará el servicio. 18. Econ. Num. Número económico de la unidad que se utilizara para el servicio. 19. Gasolina de salida El nivel de gasolina que el vehículo tiene al salir del Instituto. 20. Km. De salida Número de kilómetros que el vehículo registra al salir del Instituto. 21. Gasolina de entrada. El nivel de gasolina que el vehículo tiene al entrar al Instituto después de realizar el servicio. 22. Km. De entrada Número de kilómetros que el vehículo registra al entrar al Instituto después de realizar el servicio.

27 2. Procedimiento para la realización del Informe Mensual de actividades Hoja: 26 De: PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DEL INFORME MENSUAL DE ACTIVIDADES

28 2. Procedimiento para la realización del Informe Mensual de actividades Hoja: 27 De: Propósito 1.1 Llevar a cabo un control eficiente de todo el parque vehicular, para tomar adecuadamente las decisiones en la designación de vehículos para la realización de servicios. 2.0 Alcance 2.1 A nivel interno el procedimiento es aplicable a la Coordinación de Transporte. 3.0 Políticas de operación, normas y lineamientos 3.1 Los guardias de seguridad enviaran diariamente el informe de entradas y salidas de vehículos oficiales y de ambulancias con la información correspondiente al nivel de gasolina y kilometraje. 3.2 Los informes diarios serán concentrados en el formato de Reporte diario de Movimiento Vehicular con la finalidad de integrar la información mensual de cada una de las unidades. 3.3 El Coordinador de Trasportes deberá mantener el parque vehicular en las mejores condiciones de operación y funcionamiento, conforme al programa de mantenimiento preventivo ya establecido. 3.4 El Coordinador de Transportes, sólo podrá mandar los vehículos a su reparación o mantenimientos con la orden de servicio correspondiente que expida el Departamento de Mantenimiento, Conservación y Construcción.

29 2. Procedimiento para la realización del Informe Mensual de actividades Hoja: 28 De: Todos los vehículos deberán contar con el resguardo correspondiente, mismo que será firmado invariablemente, por el Jefe del Departamento de Mantenimiento, Conservación y Construcción, de acuerdo al formato de resguardo institucional. 3.6 Será responsabilidad del Coordinador de Transportes llevar un control diario de las solicitudes de servicio y del consumo de gasolina. 3.7 El coordinador de Transporte realizara un reporte mensual de ordenes de Servicio realizadas y las no realizadas de cada uno de los operadores y de los vehículos oficiales

30 2. Procedimiento para la realización del Informe Mensual de actividades Hoja: 29 De: 40 4 Descripción del procedimiento Secuencia de etapas Actividad Responsable 1.0 Entrega de informe diario de entradas y salidas de ambulancia y Vehículos Oficiales. 1.1 Entrega informe diario de entradas y salidas de las ambulancias y/o vehículos oficiales. Guardia de Seguridad 2.0 Recepción e informe diario. 3.0 Elaboración de Informe de Actividades. 4.0 Envío de Informe de actividades 2.1 Recibe informe diario y concentra la información en el formato de Reporte diario e Movimiento vehicular INER CT-03 ( ) 3.1 Diariamente realizar un reporte del movimiento vehicular, en donde incluye el kilometraje, gasto en combustibles así como cualquier tipo de reparación que necesite o se allá realizado. 3.2 Al final del mes realizar su informe mensual de actividades en el formato INER CT-02 ( ) en donde se establece además del kilometraje y gasto en combustible los servicios realizados y cancelados durante el mes. 4.1 Envía a la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales el informe de actividades de la Coordinación de Transportes. Termina Procedimiento Coordinador de transportes

31 2. Procedimiento para la realización del Informe Mensual de actividades Hoja: 30 De: Diagrama de flujo Guardia de Seguridad Coordinador de Transportes INICIO 1 2 Entrega de informe diario de entradas y salidas de ambulancia y Vehículos Oficiales. Informe diario Recepción de informe diario. Informe diario 3 Elaboración del Informe de Actividades INER CT-02 INER CT-03 4 Envío de Informe de actividades. INER CT-02 FIN

32 2. Procedimiento para la realización del Informe Mensual de actividades Hoja: 31 De: Documentos de referencia DOCUMENTOS Guía técnica para la elaboración de manuales de procedimientos de la Secretaría de Salud. No aplica CÓDIGO (Cuando aplique) 7.0 Registros Registro Informe mensual de la Coordinación de Transportes Reporte diario de movimiento vehicular 8.0 Glosario Tiempo de Responsable de conservación conservarlo 5 años Coordinación de Transportes 5 años Coordinación de Transportes Código de registro o identificación única INER-CT-02 ( ) INER-CT-03 ( ) 8.1 No aplica 9.0 Cambios de esta versión Número de Revisión Fecha de la actualización Descripción del cambio 2 Septiembre, 2008 Actualización de procedimientos.

33 2. Procedimiento para la realización del Informe Mensual de actividades Hoja: 32 De: Anexos 10.1 Formato de Informe mensual de actividades INER-CT-02 ( ) INSTITUTO NACIONAL DE ENFERMEDADES RESPIRATORIAS ISMAEL COSIO VILLEGAS DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO CONSERVACIÓN Y CONSTRUCCION COORDINACIÓN DE TRANSPORTES INFORME MENSUAL DE ACTIVIDADES MES: MARCA MODELO PLACAS CILINDROS ECO NUM ÁREA Médica Investigación Enseñanza Administración TOTAL SERVICIOS REALIZADOS COMBUSTIBLE MAGNA FACTURA IMPORTE NUMERO CANCELADOS KILOMETRAJE INICIAL KILOMETRAJE FINAL KILOMETROS RECORRIDOS LITROS CONSUMIDOS REPARACIONES EFECTUADAS FACTURA COSTO TOTAL INER CT-02 ( )

34 2. Procedimiento para la realización del Informe Mensual de actividades Hoja: 33 De: Formato de Reporte Diario de Movimiento Vehicular INER-CT-03 ( ) INSTITUTO NACIONAL DE ENFERMEDADES RESPIRATORIAS "ISMAEL COSÍO VILLEGAS" DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO CONSERVACIÓN Y CONSTRUCCIÓN COORDINACIÓN DE TRANSPORTES REPORTE DIARIO DE MOVIMIENTO VEHICULAR 2008 FECHA: ECO NUM 6 KM INIC KM FINAL TOTAL RECORRIDO GAS INIC. GAS FINAL SERVICIOS ÁREA MED INVST. ENSEÑANZA ADMON TOTAL OBSERVACIONES INER CT-03 ( )

35 3. Procedimiento para el levantamiento de niveles Hoja: 34 De: PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO DE NIVELES

36 3. Procedimiento para el levantamiento de niveles Hoja: 35 De: Propósito 1.1 Realizar un control adecuado del consumo de gasolina así como del suministro de la misma. 2.0 Alcance 2.1 A nivel interno el procedimiento es aplicable a la Coordinación de Transporte. 3.0 Políticas de operación, normas y lineamientos 3.1 El pago el consumo de gasolina que se suministre a los vehículos propiedad del Instituto, será a través de un fondo fijo, que la Subdirección de Recursos Financieros otorgará por medio de tarjeta de debito al Coordinador de Transportes y jefe del departamento de Mantenimiento Conservación Y Construcción, quienes serán los responsables del manejo y comprobación de los recursos por medio de reembolsos. 3.2 Será responsabilidad del Coordinador de Transportes llevar un control diario del consumo de gasolina por la mañana y la tarde. 3.3 El coordinador de Transporte realizara un reporte mensual de ordenes de Servicio realizadas y las no realizadas de cada uno de los operadores y de los vehículos oficiales. 3.4 Los tanques de combustible de los vehículos son cargados de gasolina diariamente, por los chóferes, bajo la supervisión del Coordinador de Transportes.

37 3. Procedimiento para el levantamiento de niveles Hoja: 36 De: 40 4 Descripción del procedimiento Secuencia de etapas Actividad Responsable 1.0 Levantamiento de niveles de gasolina. 2.0 Elaboración de Informe. 1.1 Diariamente por las tardes levanta los niveles de gasolina y kilometraje de cada uno de los vehículos. 1.2 Requisita el formato reporte diario de gasolina. 2.1 Elabora un informe mensual del consumo de gasolina por unidad y lo envía a la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales. Termina Procedimiento Coordinador de transportes

38 3. Procedimiento para el levantamiento de niveles Hoja: 37 De: Diagrama de flujo Coordinador de Transportes INICIO 1 Levantamiento de niveles de gasolina. INER CT-04 2 Elaboración de informe. INER CT-02 FIN

39 3. Procedimiento para el levantamiento de niveles Hoja: 38 De: Documentos de referencia DOCUMENTOS Guía técnica para la elaboración de manuales de procedimientos de la Secretaría de Salud. No aplica CÓDIGO (Cuando aplique) 7.0 Registros Registro Informe mensual de la Coordinación de Transportes Reporte diario de gasolinas y kilometrajes 8.0 Glosario Tiempo de Responsable de conservación conservarlo 5 años Coordinación de Transportes 5 años Coordinación de Transportes Código de registro o identificación única INER-CT-02 ( ) INER-CT-04 ( ) 8.1 No aplica 9.0 Cambios de esta versión Número de Revisión Fecha de la actualización Descripción del cambio 2 Septiembre, 2008 Actualización de procedimientos.

40 3. Procedimiento para el levantamiento de niveles Hoja: 39 De: Anexos 10.1 Formato de Informe mensual de actividades INER-CT-02 ( ) INSTITUTO NACIONAL DE ENFERMEDADES RESPIRATORIAS ISMAEL COSIO VILLEGAS DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO CONSERVACIÓN Y CONSTRUCCION COORDINACIÓN DE TRANSPORTES INFORME MENSUAL DE ACTIVIDADES MES: MARCA MODELO PLACAS CILINDROS ECO NUM ÁREA Médica Investigación Enseñanza Administración TOTAL SERVICIOS REALIZADOS COMBUSTIBLE MAGNA FACTURA IMPORTE NUMERO CANCELADOS KILOMETRAJE INICIAL KILOMETRAJE FINAL KILOMETROS RECORRIDOS LITROS CONSUMIDOS REPARACIONES EFECTUADAS FACTURA COSTO TOTAL INER CT-02 ( )

41 3. Procedimiento para el levantamiento de niveles Hoja: 40 De: Formato de Reporte diario de Gasolina y Kilometraje INER-CT-04 ( ) INSTITUTO NACIONAL DE ENFERMEDADES RESPIRATORIAS " ISMAEL COSÍO VILLEGAS" DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO CONSERVACIÓN Y CONSTRUCCIÓN COORDINACIÓN DE TRANSPORTES REPORTE DIARIO DE GASOLINAS Y KILOMETRAJES FECHA: ECO 06 ECO 08 ECO 11 ECO 12 ECO 13 ECO 14 ECO 15 GAS: GAS R : GAS L : GAS: GAS: GAS: GAS: GAS: KM: KM: KM: KM: KM: KM: KM: ECO 16 ECO 17 ECO 18 ECO 19 ECO 20 ECO 21 ECO 22 GAS: GAS: GAS: GAS: GAS: GAS: GAS: KM: KM: KM: KM: KM: KM: KM: ECO 23 ECO 24 * ECO 25 * GAS: GAS: GAS: KM: KM: KM: * DIESEL INER CT-04 ( )