Elementos esenciales de la planeación y la administración por objetivos. 1. Comprender que es la planeación administrativa y porque es importante.

Transcripción

1 Elementos esenciales de la planeación y la administración por objetivos 1. Comprender que es la planeación administrativa y porque es importante. Fijar un curso de acción completo con una secuencia de operaciones involucrando el tiempo y los recursos necesarios para su realización. La selección y relación de formulación de actividades para alcanzar objetivos, selección de proyectos y objetivos así como las funciones para lograrlos lo cual requiere toma de decisiones es decir elegir una acción entre varias alternativas. Es decir a la vez formulación y uso de supuestos sobre el futuro. La planeación administrativa es de suma importancia porque nos permite proyectar innovaciones y estilos nuevos, para dar solución a los problemas. El resultado de cualquier labor permanece en la mente en forma nítida y esto permite desechar cualquier idea contraria a la tarea o labor ya establecida. La planeación administrativa es importante porque reduce a un mínimo los costos, sería imposible producir un artículo tan complejo con tanta rapidez y con unos gastos relativamente aceptables. Objetivos o mentas, estrategias, políticas, procedimientos, reglas, programas y presupuesto. 2. Identificar y analizar los diversos tipos de planes y mostrar cómo se relacionan entre ellos. Los tipos de planes son: -Misión o propósitos- El propósito de una organización es su papel primario, tal como lo define la sociedad en que opere. Por lo tanto este término es amplio y se aplica no-solo a una organización dada sino a todas las empresas de su mismo tipo en la sociedad. La misión de una organización es su finalidad específica, que la distingue de otras de su tipo. Es identificar la función que cumple esta organización en la sociedad; siendo por esto la razón de ser de la organización. -Objetivos o metas- Son las soluciones que se pretende lograr y hacia los cuales se dirige las actividades de la empresa en su conjunto o uno de sus departamentos, secciones o funciones. Por lo regular los objetivos de mayor jerarquía representan el fin hacia el cual se dirige la empresa, la dirección, el staff. Los objetivos son los colofones que se quiere alcanzar con relación a los inversionistas, a los consumidores, al personal, entre otros.

2 -Estrategias- Las estrategias indican un programa de acción y gran cantidad de recursos para alcanzar objetivos amplios. Su propósito es definir y comunicar a través de un sistema de objetivos y políticas una descripción de los que se desea que sea la empresa; guiar el pensamiento y el actual de la empresa, sin definir estrictamente el cómo debe alcanzar la empresa sus objetivos. -Políticas- Son planes en la medida en que constituyen reglas o normas que permiten conducir el pensamiento y la acción de quienes se tenga a cargo. Es en este punto donde los administradores deben ser sagaces para que los subordinados no acepten como políticas una serie de pequeñas decisiones que no se tomaran con este objetivo. Y usualmente las políticas se apoyan y precisan los objetivos y cobijan a la empresa en su conjunto. Las políticas generales de la empresa son tomadas por el consejo de administración, en las cuales se basaran las políticas de los departamentos -Procedimientos- Son planes por que establecen un método o forma habitual para manejar actividades futuras, es decir, son planes relacionados con métodos de trabajo o ejecución. Sirven como guías de acción más que de pensamiento pues señalan el cómo deben hacerse ciertas actividades. Usualmente los procedimientos corresponden a planes operacionales y se representan a través de flujogramas. -Reglas- reflejan una decisión administrativa de que se tome o no cierta acción. Casi siempre son planes operacionales que buscan sustituir el proceso de decisión individual limitando el grado de libertad de las personas en determinadas circunstancias. -Programas- Son relacionados con el tiempo y comprenden la correlación que se da entre este último con las actividades que deban llevarse a cabo. También pueden definirse como un conjunto de metas, políticas, reglas, procedimientos de tareas, pasos, etc. Para ejecutar una acción específica, la programación puede variar ampliamente e ir desde programas de pequeño tamaño o simples por ejemplo es uso de un calendario para programar actividades, hasta programas complejos o de gran tamaño, en donde ya se requieren técnicas matemáticas, bases de datos, etc.

3 -Presupuestos- Constituye un planteamiento de resultados esperados expresados en términos numéricos, están relacionados con dinero, ya sea a través de ingresos o gastos de un determinado periodo de tiempo. Estos presupuestos pueden estar expresados en términos financieros o en horas-hombre, horas-maquina, entre otros. Puede estar relacionado a un presupuesto de gasto, de inversión, de operaciones o de caja. Aunque el presupuesto es una herramienta de control, no sirve como una medida fiel de éste, si antes no ha reflejado los planes. Los presupuestos pueden ser planes estratégicos si cubren la totalidad de la empresa y un largo periodo de tiempo; pueden ser planes tácticos cuando cobijan una unidad o departamento a mediano plazo y pueden ser planes operacionales. Si su dimensión es local y de corto plazo. 3. Perfilar y discutir los pasos racionales de la planeación y ver como estos son en esencia un enfoque racional al establecimiento de objetivos, así como seleccionar los medios para alcanzaros. Estos serían tales como: Línea estratégica, plazo, especialidad, frecuencia. 4. Explicar la naturaleza de los objetivos. Los objetivos establecen resultados finales, pero los objetivos globales necesitan ser apoyados por sub-objetivos. Por lo tanto, los objetivos forman tanto una jerarquía como una red. Además, las organizaciones y administradores tienen objetivos múltiples que en ocasiones son incompatibles y que pueden provocar conflictos dentro de la organización, dentro del grupo e incluso individuales. El administrador quizás tenga que elegir entre el desempeño corto y a largos plazos y tal vez se tenga que subordinar los intereses personales a los de la organización. 5. Describir como los objetivos verificables se pueden establecer para situaciones distintas. Verificable o cuantificable se llama meta, los objetivos no son cuantificables o no verificables no sirve de nada, no es una meta cuyo logro merezca aplausos, por ejemplo no sería lo mismo para un atleta correr en una pista de cualquier dimensión y en cualquier tiempo a correr 100 metros en 11 segundos. Es decir que si pueden utilizarse para distintas situaciones.

4 6. Perfilar los conceptos en evolución de la administración por objetivos (APO). A Peter F. Drucker (1954), se le atribuye el mérito de haber proporcionado el primer enunciado definitivo de la filosofía y del proceso de APO, según él la labor de la administración es equilibrar varias necesidades y metas en cada área, donde el desempeño de los resultados afectan directa y vitalmente a supervivencia y prosperidad de los negocios, el primer requisito en la labor administrativa es administración por objetivo y autocontrol. 7. Comprender el modelo del enfoque de sistema a la APO. La administración por objetivos (APO) es practicada alrededor del mundo. Sin embargo, a pesar de su amplia aplicación, no siempre está claro lo que la APO representa. Algunos todavía creen que es una herramienta de evaluación; otros la ven como una técnica de motivación y otros más la consideran como un dispositivo de planeación y control. En otras palabras, las definiciones y aplicaciones de APO difieren mucho. Nosotros definimos la administración por objetivos como un amplio sistema gerencial que integra muchas actividades gerenciales clave de manera sistemática y está conscientemente dirigida hacia el logro efectivo y eficiente de objetivos organizacionales e individuales. Este punto de vista de APO como un sistema para administrar no es compartido por todos 8. Describir los beneficios de la APO. -.Mejoría de la administración a través de la planeación orientada a resultados. -.Clarificación de los papeles y estructuras, así como la delegación de autoridad de acuerdo a los resultados esperados de las personas que desempeñan los papeles.-.alentar el compromiso a las metas personales y de la organización.-.desarrollo de controles efectivos que miden resultados y conducen a acciones correctivas. 9. Identificar las debilidades de la APO y sugerir formas de superarlas -Mala enseñanza de la filosofía de APO. -Dar guías a quienes establecen las metas. -Establecer metas verificables con el grado correcto de flexibilidad. -Dar importancia a las metas a corto plazo a expensas de la salud a largo plazo de la organización.-uso excesivo de metas cuantitativas y el intento de usar cifras en áreas en las que no son aplicables.

5 Caso internacional 4.1 Desarrollo de metas verificables 1. Puede un gerente de división desarrollar metas u objetivos verificables cuando no le han sido asignadas a él o ella por el presidente? Cómo? Qué tipo de información o ayuda cree usted que es importante que reciba el gerente de división de las oficinas principales? Claro que si, a eso se le conoce como tener iniciativa. No es necesario que se le sean asignadas tareas al gerente para que el las realiza, él puede trazar sus propias metas y darlas a conocer a su equipo de trabajo aunque no hayan sido asignadas por la presidencia. El gerente necesita recibir de las oficinas principales por ejemplo; informes de producción, informes de metas cumplidas con anterioridad, informes de finanzas y de cómo se ha manejado el marketing, todo esto con la finalidad de que él pueda analizar si las metas que el pretende asignar a su equipo pueden ser cumplidas en el plazo que el pretende.2. Estableció el gerente de divisiones las metas de la mejor manera? Qué haría usted? Él estaba seguro de las tareas que estaba asignado a cada uno y confiaba plenamente en la capacidad de cada uno de sus colaboradores. A mi criterio, en lugar a decir verdad no sé muy bien lo que hubiera hecho.

6 Investigación en internet 1 capitulo 4 Administración por objetivo Es una técnica de dirección de esfuerzos a través de la planeación y el control administrativo basada en el principio de que para alcanzar resultados, la organización necesita antes definir en qué negocio está actuando y a dónde pretende llegar. La APO es un proceso por el cual los gerentes, principal y subordinado, de una organización identifican objetivos comunes, definen las áreas de responsabilidad de cada uno en términos de resultados esperados y emplean esos objetivos como guías para la operación de la empresa. El administrador tiene que saber y entender lo que, en términos de desempeño, se espera de él en función de las metas de la empresa, y su superior debe saber qué contribución puede exigir y esperar de él, juzgándolo de conformidad con las mismas. En realidad, la APO es un sistema dinámico que integra la necesidad de la empresa de alcanzar sus objetivos de lucro y crecimiento, con la necesidad del gerente de contribuir a su propio desarrollo. Es un estilo exigente y equilibrado de administración de empresas. Por lo general un programa de la APO tiene cuatro componentes: 1. La especificidad de las metas: lograr el objetivo de una manera tangible. 2. La participación en la toma de decisiones: El gerente y el empleado toman decisiones mancomunadas y se ponen de acuerdo en la manera de alcanzarlas. 3. Un plazo explícito: Cada objetivo tiene un plazo determinado. Normalmente, el plazo es de tres meses, seis meses o un año. 4. Retroalimentación acerca del desempeño: En un plano ideal, esto se logra proporcionando a las personas retroalimentación constante, de modo que pueda ponderar y corregir sus propias acciones.