PROGRAMA AL QUE PERTENECE LA AUDITORIA EQUIPO AUDITOR PROCESO(S) DEPENDENCIA(S) ::::::::::::::::: 1. OBJETIVO

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1 PROGRAMA AL QUE PERTENECE LA AUDITORIA EQUIPO AUDITOR PROCESO(S) DEPENDENCIA(S) ::::::::::::::::: 1. OBJETIVO SIG MECI x OTRO CUAL: HERNANDO TÉLLEZ VILLAMIL SISTEMAS PROCESO SISTEMAS Mediante la siguiente evaluación se pretende verificar: 1. El cumplimiento de las normas en materia de derechos de autor sobre software por parte del Instituto Distrital de Turismo-IDT. 2. El inventario de equipos de cómputo con que cuenta el IDT 3. Identificar el tipo de software (libre o licenciado) instalado en los equipos de propiedad del IDT 4. La existencia y aplicación de directrices para evitar la utilización de instalación de software no licenciado. 5. Cuál es el destino final del software dado de baja. 2. ALCANCE Se verificará en el proceso de sistemas lo relacionado con la normatividad que rige los derechos de autor y la adquisición de software licenciado para los equipos de cómputo del Instituto Distrital de Turismo durante la vigencia Además control interno efectuará visita con el fin de verificar la información reportada en la certificación expedida por Planeación y Sistemas mediante oficio con radicado No 2014IE268 de fecha METODOLOGÍA Para la verificación del informe de derechos de autor se realizó visita para confirmar la información contenida en la certificación relacionada en el alcance, es importante resaltar que quien efectuó la revisión por parte de Control Interno es Contador, no obstante, se realizó con el acompañamiento de un colaborador de Planeación y Sistemas; se realizó una recopilación de la normatividad interna y externa existente, además Control Interno corroboró la legalidad del software instalado en los equipos utilizados en cada dependencia. a. DESCRIPCIÓN DEL (LOS) PROCESO(S) AUDITADO(S): DOCUMENTACION DE AREA TIEMPO NOMBRE PROCESO REFERENCIA AUDITADA DURACION SISTEMAS 1. Acuerdo 057 del 17 de Proceso sistemas 1 semana 1

2 NOMBRE PROCESO AUDITOR(ES) DOCUMENTACION DE REFERENCIA AREA AUDITADA abril de 2002: Por el cual se dictan disposiciones generales para la implementación del sistema distrital de información - SDI, se organiza la comisión distrital de sistemas, y se dictan otras disposiciones. 2. Circular No.12 del 2 de febrero de 2007, sobre verificación, recomendaciones, seguimiento y resultados sobre el cumplimiento de las normas en materia de derecho de autor sobre programas de computador (software). 3. Circular No. 017 del 01 de junio de 2011: Mediante la cual se modifica la circular 12 del 2 de febrero de 2007, relacionada con recomendaciones, seguimiento y resultados sobre el cumplimiento de las normas en materia de derecho de autor sobre programas de computador (software). 4. Ley 23 de enero 28 de1982: Sobre derechos de autor. 5. Directiva presidencial 002 de marzo 8 de 2002, respecto al derecho de autor y los derechos conexos, en lo referente a utilización de programas de ordenador (software). AUDITADO(S) 2 TIEMPO DURACION

3 NOMBRE PROCESO HERNANDO TÉLLEZ VILLAMIL DOCUMENTACION DE REFERENCIA AREA AUDITADA TIEMPO DURACION CARLOS ALBERTO LÓPEZ /CARLOS MEZA PONCE 4. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA De acuerdo con la Circular No.12 del 2 de febrero de 2007, se debe remitir la información de conformidad con el siguiente cuestionario: CON CUÁNTOS EQUIPOS CUENTA LA ENTIDAD? Según la información verificada en cada una de las dependencias con corte a 31 de diciembre de 2013, la entidad cuenta con ochenta y dos (82) equipos de cómputo de los cuales Planeación y Sistemas lleva una hoja de vida por cada equipo debidamente actualizada y controlada, estos equipos se encuentran distribuidos de la siguiente manera: PROPIEDAD DEL IDT DEPENDENCIA CANTIDAD TIPO SOFTWARE ESCRITORIO PORTATIL WINDOWS OFFICE ANTIVIRUS Dirección 5 5 SI SI SI Asesor de 4 4 SI SI SI comunicaciones Gestión del SI SI SI Destino Observatorio 5 5 SI SI SI Planeación y 9 9 SI SI SI Sistemas Control Interno 3 3 SI SI SI Promoción del SI SI SI Destino Sala de Juntas 1 1 SI SI SI Corporativa SI SI SI Jurídica 4 4 SI SI SI Almacén 4 4 Total ALQUILADOS 3

4 DEPENDENCIA CANTIDAD TIPO SOFTWARE ESCRITORIO PORTATIL WINDOWS OFFICE ANTIVIRUS Comunicacione 1 1 SI SI NO s Observatorio 6 6 Planeación y 1 1 SI SI NO Sistemas Total SERVIDORES CANTIDAD MARCA SOFTWARE 1 DELL POWER WINDOWS SERVER CLON WINDOWS 7 1 HP LINUS 1 HP WINDOWS SERVER HP DL180G6 WINDOWS SERVER HP DL180G6 WINDOWS SERVER HP LINUS 1 DELL Poder Edge 2900 WINDOWS SERVER HP WINDOWS SERVER TOTAL SERVIDORES Comparada la certificación emitida por el Asesor de Planeación y Sistemas en el oficio con número de cordis 2014IE268 de fecha con el resultado de la verificación realizada por Control Interno a los equipos de propiedad del IDT que se encuentran en servicio, se observó que se presenta una diferencia en la cantidad reportada, toda vez que no se relacionaron dos (2) equipos de cómputo y tres (3) servidores; se verificó que los dos (2) equipos faltantes reposan en el Almacén de la entidad. CERTIFICACIÓN REPORTADA VERIFICACIÓN CONTROL INTERNO DIFERENCIA 72 Equipos de cómputo 74 Equipos de cómputo 2 Equipos de cómputo 6 servidores 9 servidores 3 servidores. 4

5 EL SOFTWARE INSTALADO EN ESTOS EQUIPOS SE ENCUENTRAN DEBIDAMENTE LICENCIADO? Conforme a la inspección realizada por Control Interno en cada una de las dependencias, el software instalado en estos equipos se encuentra debidamente licenciado. En los diferentes equipos revisados se encuentra el siguiente software gratuito y fue autorizada su instalación por Planeación y Sistemas y otros programas que se encuentran instalados en los equipos donados por la ETB. DEPENDENCIA/LUGAR SOFTWARE Comunicaciones Quick times LG mobile black berry - ITunes Dirección Roxio Cyber link Black berry Skype - Genius Gestión del Destino Quick times - Cyber link Addobe Roxio Silver light Dropbox - LG mobile Google cart Nero 7 - Planeación y Sistemas Dropbox Siigo (equipos donados por la ETB) - Quick times Encarta Logme in - Adobe pro Control Interno Adobe - Recuva Promoción del Destino Roxio Nero 7 Adobe - Quick times Corel Win DVD. Sala de Juntas Skype Corporativa Fujitsu Scaner - Silver light Camtasia Adobe - Quick time - Siigo (equipos donados por la ETB) Nero 7 Roxio - Black berry - Skype - DMM Multiview (Cámaras) - Jurídica Adobe Hp Scan Jet - Roxio - Quick times Team Viewer 8. QUÉ MECANISMOS DE CONTROL SE HAN IMPLEMENTADO PARA EVITAR QUE LOS USUARIOS INSTALEN PROGRAMAS O APLICATIVOS QUE NO CUENTEN CON LA LICENCIA RESPECTIVA? Para dar cumplimiento a la Resolución 305 de 2008 de la Comisión Distrital de Sistemas, en la que se indica las restricciones a establecer para la instalación y control del software; el Instituto Distrital de Turismo elaboró el manual de políticas para la administración y uso de las tecnologías de la información y comunicación (TIC); versión Este manual se encuentra publicado en la intranet para consulta de todos los servidores públicos. 5

6 CUÁL ES EL DESTINO FINAL QUE SE LE DA AL SOFTWARE DADO DE BAJA EN SU ENTIDAD? De conformidad con las indagaciones realizadas en Planeación y Sistemas, el Instituto durante la vigencia 2013 no tuvo software para dar de baja. Sin embargo, se tiene como política que durante dos años permanecen en el centro de cómputo y posteriormente son entregados al almacén para seguir el procedimiento correspondiente para la baja y el destino final de los mismos. EN CUANTO A LOS BACKUPS DE LA ENTIDAD: La entidad realiza backups, sin embargo se evidencia que la custodia y conservación reposa en el IDT, si bien se celebró el contrato No. 276 de 2013 suscrito el 27 de diciembre con el contratista Thomas MTI que tiene por objeto Prestar el servicio de guarda, transporte y custodia de los medios magnéticos generados de los backups semanales tomados a la información del IDT ; a la fecha se encuentra en trámite de firma el acta de inicio, siendo necesario comenzar la ejecución de éste con el fin de minimizar el riesgo de daño, pérdida o destrucción de la información contenida en cada cinta. 5. CONCLUSIONES DE AUDITORÍA De conformidad con la revisión efectuada se evidenció que existe control en la instalación de los diferentes programas, toda vez que se tiene establecido el manual para esta actividad, como también se tiene hoja de vida de cada equipo de cómputo. Igualmente como lo estableció planeación y sistemas el administrador cuenta con claves confidenciales para la instalación de licencias. Se evidencia que la fecha del mapa informático donde se tiene inventariado los equipos y el software adquirido que se encuentra instalado corresponde a la vigencia 2011, sin embargo, de acuerdo con la indagación efectuada y la certificación expedida por Planeación y Sistemas, se observó que la información contenida en el documento corresponde a la vigencia 2013, frente a este instrumento se constató que no se realiza un seguimiento periódico a los equipos para la verificación del software instalado. El plazo de dos años de permanencia del software no utilizado en el centro de cómputo, no se encuentra documentado en los manuales del proceso de sistemas, ni tampoco se evidenció el criterio para determinar dicho término. 6. RECOMENDACIONES Con ocasión de la diferencia encontrada realizar la actualización del inventario físico de los equipos y del software de propiedad del IDT como también de los equipos que son alquilados. 6

7 Si bien es cierto para la vigencia 2014 se cuenta con un contrato de prestación de servicios para la conservación y custodia de las cintas de bacukps realizado semanalmente de la información generada en el instituto, es necesario formalizar cuanto antes el acta de inicio con el fin de cumplir los términos previstos en el contrato. Efectuar seguimiento periódico a los equipos verificando el software que se encuentra instalado en cada uno y determinar si se eliminan del equipo donde se encuentran o continúan con estos. Analizar la utilidad del mapa informático con el fin de establecer si la utilización de dicha herramienta genera información útil para el proceso de sistemas. Documentar el término de permanencia del software no utilizado y evidenciar el criterio para establecer dicho periodo. Efectuar un peritazgo a los cuatro (4) equipos de cómputo que reposan en el almacén del IDT con el fin de determinar si se pueden dar de baja o poner en servicio, en todo caso si se opta por la primera opción seguir el procedimiento establecido en la Resolución 001 de septiembre de 2001 por medio de la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Públicos del Distrito Capital. 7. FIRMAS AUDITOR(ES): (Original firmado) HERNANDO TÉLLEZ VILLAMIL Vo. Bo.: (Original firmado) BIBIANA QUESADA MORA- ASESORA DE CONTROL INTERNO 7