FRONT-OFFICE. Gestión Punto de Venta de la Agencia de Viajes

Transcripción

1 FRONT-OFFICE Gestión Punto de Venta de la Agencia de Viajes Beroni Informática Pág. 1

2 Carta del Director Comercial... 3 Con FRONT-OFFICE Usted podrá:... 4 Qué es FRONT-OFFICE?... 4 Quiénes pueden utilizar FRONT-OFFICE?... 4 Cuáles son las principales características de los diferentes menús de FRONT-OFFICE?.. 4 Menú de Ficheros Maestros... 4 Menú de Reservas/Facturas... 5 Menú de Grupos...23 Menú de Caja...25 Menú de Informes...27 Trabajo...27 Reservas facturadas...27 Reservas...28 Reservas por forfaits...28 Detalle de consumos de servicios...29 Departamentales (ctes. con crédito)...30 Facturas abonadas...30 Histórico compras por productos...31 Histórico compras por departamento...31 Estadísticos...32 Análisis de compras por productos...32 Resumen de ventas...32 Menú de Utilidades...32 Qué es la INTERFACE?...33 Cuáles son las principales características de la INTERFACE?...35 Beroni Informática Pág. 2

3 Carta del Director Comercial. Beroni Informática es una empresa de servicios de tecnología, dedicada desde su fundación en 1987 exclusivamente al desarrollo de software y servicios complementarios para el sector turístico, en concreto agencias de viajes, tour-operadores y organizadores profesionales de congresos (OPC). Con un experimentado equipo humano compuesto por profesionales de la informática y del sector turístico, Beroni tiene como marco de actuación tanto el mercado español donde hoy día es el auténtico estándar a nivel nacional- como Andorra, Portugal y diversos países latinoamericanos, a los que presta sus servicios desde sus sedes de Balaguer, Barcelona y Madrid. La filosofía de trabajo de Beroni Informática se basa en dos aspectos fundamentales. Por un lado, una clara vocación de servicio al cliente y, por otro, el desarrollo e implementación de diversas herramientas tecnológicas que racionalizan y facilitan el trabajo diario de las agencias de viajes, los tour-operadores y los OPC s. Su política de servicio se traduce en un departamento que analiza las necesidades de cada cliente, estudia la infraestructura de la empresa e implementa el sistema, tareas que se completan con cursos presenciales de adiestramiento en su utilización, una asistencia posventa personalizada, un departamento de Help-Desk telefónico y vía Internet, así como la continua actualización de sus programas. En lo referente a sus productos, Beroni pone a disposición de sus clientes la más amplia gama de software especializado existente en España, ya sea para agencias minoristas y emisoras (Front- Office, Retailer, Earthdata, Interface con Galileo y Savia-Amadeus, Inquiry), como empresas con actividad receptiva (Receiver), tour-operadores, mayoristas y centrales de reservas (Wholesaler), o bien organizadores de congresos (Eventos). Todo su software funciona en ordenadores personales o redes de ordenadores, con el único requisito de Microsoft Windows, entorno en el que está desarrollado, y por el que Beroni apostó en los primeros años de la pasada década, adelantándose a la mayoría de empresas del sector. Además sus programas incorporan un completo sistema de ayuda o help on-line y un manual del usuario, que explican el funcionamiento de las distintas opciones. Por otra parte, desde el año 2000 Beroni es instalador homologado de Savia-Amadeus. A continuación viene una amplia información sobre el programa de este dossier, que esperamos les sirva para analizar las prestaciones y funcionalidades del mismo. Por otra parte les animamos a solicitar una entrevista o una sesión demostrativa de los programas, así como una valoración económica de la implantación del software, mediante las que podremos asesorarles, de profesional a profesional, en las necesidades o proyectos de su empresa. Gracias por el interés y el tiempo dedicado a leer este dossier. Un cordial saludo. Beroni Informática Pág. 3

4 Obtenga de una forma fácil y sencilla la informatización de los departamentos comerciales y las sucursales de venta de su Agencia de Viajes. Con FRONT-OFFICE Usted podrá: Tener la mejor herramienta de trabajo para sus colaboradores. Unificar criterios de trabajo de todo el personal de ventas. Mejorar su imagen frente al cliente. Disponer de toda la información comercial al día. Reducir los costes de papeleo y documentación de la agencia. Qué es FRONT-OFFICE? Es el programa informático bajo entorno Windows, para gestionar toda la operativa diaria del personal de ventas de la Agencia de Viajes, en sus diferentes departamentos (mostrador, empresas, grupos, incentivos, implant, etc.) o las distintas sucursales, dependiendo de la estructura de la empresa. Quiénes pueden utilizar FRONT-OFFICE? Todo el personal de ventas y comercial de la agencia de viajes. Aunque también desde administración se utilizarán cada día más determinadas opciones del FRONT-OFFICE. Incluso Dirección pedirá una pantalla para realizar consultas o ciertas operaciones. Es de fácil utilización, ya que se basa en plasmar en la pantalla del ordenador la operativa cotidiana comercial de la agencia. Todas las opciones de FRONT-OFFICE van asistidas por mensajes de ayuda al usuario. Incorpora pantallas desplegables de consulta y apoyo. No requiere conocimientos especiales de informática por parte del usuario. Se necesita una mínima formación, de pocas horas de duración, por parte de nuestro Departamento de Formación y Atención a Clientes. Cuáles son las principales características de los diferentes menús de FRONT-OFFICE? Menú de Ficheros Maestros Existen una gran cantidad de Ficheros Maestros, que son todas las bases de datos necesarias para trabajar con el programa y que servirán para automatizar acciones y procesos. Es necesario introducir estos datos para un correcto funcionamiento. Los principales Ficheros Maestros de Front- Office, como son los Proveedores, Comitentes, Productos, Destinos..., se darán de alta desde el programa Retailer de Beroni (programa de Gestión Administrativa de las Agencias de Viajes). Beroni Informática Pág. 4

5 Menú de Reservas/Facturas Por esta opción se introducirán los datos del cliente, viaje, tipo de servicios requeridos, depósitos de garantía, etc. Viene a suplir la captura de datos que se realiza cuando el cliente explica lo que quiere, además de valorar los servicios y dejar la reserva preparada para ser facturada cuando venga el cliente a recoger la documentación, o debamos enviársela. Identificación del empleado en todas las operaciones. Localización de las reservas y los clientes por múltiples criterios de búsqueda (por nombre o código del cliente, por fecha del viaje, por nombre de viajeros, por número de reserva, por empleado, etc.). Personalizar los datos de cada servicio reservado o vendido. La introducción de datos se realiza sólo una vez. Captura automática de los datos de los clientes repetitivos. Bloc de notas del empleado en cada pantalla. Diferenciación de los distintos departamentos comerciales de cada oficina, con estadísticas posteriores de producción y rendimiento (la diferenciación se realizará mediante series). Actualización automática de las ventas en el fichero de clientes. Posibilidad de introducir en la misma reserva operaciones del Régimen Especial (Proveedores), del General (Comitentes), o Forfaits propios (excursiones radiales, circuitos, dominicales, esquí, etc.). Posibilidad de llevar un control de los consumos de cada billete/bono, introducido desde cada una de las opciones de Proveedores, Comitentes o Forfaits, para poder enviar cada cierto tiempo una relación de los detalles de consumos realizados por los clientes (por cada servicio) y siempre de reservas ya facturadas. Esto es muy útil, para Agencias de Viajes con clientes con un nivel alto de facturación: Beroni Informática Pág. 5

6 Duplicidad automática de bonos. Posibilidad de abonar una factura con sólo pulsar una tecla. Cálculo automático y control de las letras finales de los NIF s. Captura y creación automáticas de los códigos postales. Control de la duplicidad de facturación del mismo bono y/o billete. Asignación automática de la oficina que liquidará el billetaje (B.S.P., RENFE, TRASMEDITERRÁNEA, etc.). Asignación a cada servicio, de cada reserva, del Producto (Viaje combinado, Billetaje, Producto propio, Paquete de Mayorista, etc.) Asignación a cada servicio, de cada reserva, del Destino (Baleares, Cuba, Europa, Costa Azul, etc.). Asignación a cada servicio, de cada reserva, de la fecha del servicio. Asignación a cada servicio de cada reserva del nombre del viajero. Beroni Informática Pág. 6

7 Posibilidad de controlar los Overs y Rappels de las diferentes compañías aéreas, o cualquier tipo de proveedor de servicios. Posibilidad de cambios en la numeración de bonos y billetes sin necesidad de darlos de baja. Consulta por pantalla del histórico de facturas ya emitidas. Posibilidad de volver a imprimir una factura emitida con anterioridad. Visualización, y asignación optativa, de los porcentajes de comisión de los diferentes productos de cada proveedor. Posibilidad de que los descuentos realizados en operaciones del Régimen General figuren en la misma factura o en documento aparte (Notas de gastos comerciales). Duplicidad automática de reservas. Relleno automático, total o parcial, de las descripciones más frecuentemente utilizadas en: - las facturas - los depósitos de reserva (o entregas a cuenta ) - los bonos de la agencia. Impresión, si se desea, del Depósito - Pedido de Reserva. Beroni Informática Pág. 7

8 Posibilidad de hacer publicidad a su cliente de cualquier oferta de la agencia en el documento de depósito de reserva. Asignación automática de los depósitos de reserva a sus correspondientes reservas. Beroni Informática Pág. 8

9 Impresión, si fuera necesario, del Contrato de Viaje Combinado, con los apartados recomendados por las Patronales del Sector. Asignación automática de los diferentes códigos de IVA, sin intervención del vendedor. Contabilización interna y automática de todas las operaciones, sin que el vendedor visualice ni teclee cuenta contable alguna. Beroni Informática Pág. 9

10 Ayuda por pantalla interactiva, siguiendo la vigente legislación a efectos de los Contratos en los Viajes Combinados, para decidir si una factura se realizará con desglose de servicios o a precio global. Posibilidad de imprimir las facturas: - sin desglose (original para el cliente): Beroni Informática Pág. 10

11 - sin desglose (copia para admón. Central): Beroni Informática Pág. 11

12 - con desglose de servicios, pero sin desglose de IVA (original para el cliente): Beroni Informática Pág. 12

13 - con desglose de servicios, pero sin desglose de IVA (original para admón.): Beroni Informática Pág. 13

14 - con desglose del IVA por cada servicio, y siguiendo las últimas indicaciones de Hacienda en la deducibilidad de los IVA s incluidos en las operaciones del Régimen Especial. Beroni Informática Pág. 14

15 - la misma factura (copia para admón. Central): Beroni Informática Pág. 15

16 Fichero de ayuda para que el vendedor aplique, en la emisión de bonos y en la facturación, el tipo de cambio que la empresa desea aplicar para cada divisa. Permite la emisión automática de los documentos de la agencia, para entregar al cliente: - depósito de reserva o a cuenta. - factura o albarán de venta. - bono de la agencia, con valoración opcional incorporada. - nota de gastos comerciales (opcional). Tratamiento de divisa en la facturación y emisión de bonos. Fichero con los datos de las tarjetas de crédito de los clientes. Visualización de un mensaje de aviso cuando, al realizar una reserva o una factura, se esté superando el crédito máximo o límite de riesgo previamente asignado a un cliente con crédito, sea empresa o persona física. Consulta del pendiente de cobro a clientes, seleccionando: - sólo facturas, sólo recibos, o ambos. - sólo facturas con fecha de vencimiento vencida o todas. - facturas cobradas parcialmente. - por fecha de factura o de servicios. Beroni Informática Pág. 16

17 Posibilidad de introducir el cobro de cualquier operación pendiente a partir de la consulta global. Permite imprimir un recibo por el pago, total o parcial, realizado al efectuar la reserva. Beroni Informática Pág. 17

18 Completo cumplimiento de la Ley de protección de datos personales y de la Ley del servicio de la sociedad de la información y el comercio electrónico (LSSICE). Nuevo documento RECIBÍ DOCUMENTACIÓN. Es un comprobante para la Agencia que el cliente firmará, indicando que recibe toda la información y documentación necesaria para el viaje que ha contratado, así como autorizando a la Agencia a remitirle información de sus actividades y ofertas, vía correo postal, correo electrónico o sms. Garantiza también la protección de los datos de los clientes, y la política de privacidad. Beroni Informática Pág. 18

19 Sin salir de Front-Office poder acceder a la pantalla de reservas de los principales proveedores, sin necesidad de saber ni teclear la clave de acceso. Ya no hace falta tener que cambiar las claves de acceso a las pantallas de reservas de sus proveedores nunca más. Beroni Informática Pág. 19

20 Copiar con CTRL+C y CTRL+V los datos de las pantallas de reservas de los proveedores, y por tanto, generación automática de los datos del servicio de dicho proveedor. Ello implica que los datos capturados automáticamente corresponderán exactamente a los mismos que el proveedor nos enviará en su fichero de facturación, evitando los errores humanos al teclear los datos. Posibilidad de realizar peticiones de pre-pagos a Administración vía . Beroni Informática Pág. 20

21 Posibilidad de medir el grado de satisfacción de los clientes, gracias a encuestas diseñadas por la Agencia. Posibilidad de generar un seguro de anulación en la reservas, perfectamente gestionado. Gran ahorro de dinero en la Oficina sin Papeles. Cualquier documento emitido desde el programa de Front-Office, será guardado en formato PDF, para poder enviarlo por o guardar un histórico de dichos documentos. Posibilidad de enviar por los documentos emitidos desde Front-Office (facturas, depósitos de garantía, bonos ) al cliente, proveedor o administración. Beroni Informática Pág. 21

22 Posibilidad de enviar masivamente s a los clientes de la Agencia que lo permitan. Posibilidad de enviar masivamente SMS s a los clientes de la Agencia que lo permitan. Posibilidad de imprimir etiquetas para realizar posteriores envíos postales a los clientes de la Agencia que lo permitan. Posibilidad de llevar un control post-venta de nuestros clientes, a través de un seguimiento telefónico o una carta. Beroni Informática Pág. 22

23 Menú de Grupos Módulo completo para creación y venta de grupos propios o forfaits (excursiones radiales, circuitos, dominicales, esquí, etc.), con cupos y asignación de plazas, tanto de transporte como de alojamiento. Beroni Informática Pág. 23

24 Los medios de transporte, con sus plazas, así como los lugares de alojamiento, con sus habitaciones o apartamentos, se pueden definir para cada caso, o utilizar los prefijados. Tanto el asiento como la habitación se pueden asignar para cada reserva, o realizar una asignación automática por el programa. En todo momento se dispone del total de plazas, ocupadas, disponibles, y las reservas pendientes de confirmar. Así como también los distintos tipos de habitaciones o apartamentos, y disponibilidad de los mismos. Dispone de opciones específicas para los grupos de esquí. Permite visualizar por pantalla, o imprimir, diferentes informes: - planning general de todos los grupos o circuitos. - rooming-list. - lista de viajeros por cada medio de transporte (autocar, avión, etc.). - relación de clientes que viajarán por su cuenta. - lista de viajeros a recoger en cada posible punto de recogida. - clientes con pendiente de pago en cada grupo. Y todos estos informes clasificados por: - nombre del cliente. - número de reserva. - grupo + lugar de alojamiento. - grupo + medio de transporte. Beroni Informática Pág. 24

25 Menú de Caja La operativa general de la caja en cada oficina puede ser de diversos tipos, en función de las necesidades de cada estructura: - una única caja para toda la oficina. - una caja para cada departamento de la oficina (mostrador, empresas, grupos, etc.). - una caja para cada uno de los vendedores. Todas las operaciones realizadas durante el día que afecten a la caja, quedan incorporados automáticamente a la misma, incluidos los gastos varios o generales de la oficina (sellos, mensajería, material de oficina, etc.), y los diferentes ingresos a los bancos. En cualquier momento se puede consultar el saldo de caja. Beroni Informática Pág. 25

26 Permite realizar un cierre de caja independiente por cada código, sin necesidad de que el resto de vendedores dejen de trabajar en el programa durante esta operación. Posibilidad de retroactivar el cierre de caja por problemas ajenos ocurridos durante la operación de cierre (corte del fluido eléctrico, por ejemplo). El diario de caja del día, con todas las operaciones realizadas, se puede visualizar por pantalla, y enviar a imprimir. Posibilidad de recuperar y listar cualquier caja ya cerrada, con la anterioridad que el usuario desee, mediante el histórico de cajas. Beroni Informática Pág. 26

27 Permite realizar un punteo por pantalla de todas las operaciones del día reflejadas en la caja, con acumulación automática de saldos durante el mismo. Opción de arqueo de caja, con generación automática interna del apunte correspondiente de Diferencias arqueo caja. Trabajo Incorpora informes de: Menú de Informes Reservas facturadas Este listado lo imprimiremos para revisar las facturas efectuadas antes de cerrar la caja de Front- Office, y traspasar los datos a la Administración de la Agencia (traspasar al programa Retailer de Beroni Informática). Beroni Informática Pág. 27

28 Reservas Desde esta opción podremos imprimir un listado de todas aquellas reservas de Front-Office que estén pendientes de facturar. Reservas por forfaits Desde este listado imprimiremos todas aquellas reservas pendientes o facturadas que correspondan a algún código de Forfait, es decir que pertenezcan a excursiones radiales, circuitos, dominicales, esquí, etc., cualquier producto propio de la Agencia. Beroni Informática Pág. 28

29 Detalle de consumos de servicios Desde este listado Ud. podrá llevar un control de los consumos de cada billete/bono, para poder enviar cada cierto tiempo una relación de los detalles de consumos realizados por los clientes (por cada servicio) y siempre de reservas ya facturadas. Esto es muy útil, para Agencias de Viajes con clientes con un nivel alto de facturación. 1º Listado: Por servicios: 2º Listado: Por destinos: Beroni Informática Pág. 29

30 3º Listado: Sólo tarifas: Departamentales (ctes. con crédito) Incorpora informes de: Facturas abonadas Desde esta opción listaremos informes de la facturación de los clientes con crédito de la Agencia de Viajes. Beroni Informática Pág. 30

31 Histórico compras por productos Histórico compras por departamento Beroni Informática Pág. 31

32 Estadísticos Incorpora informes de: Análisis de compras por productos Resumen de ventas Menú de Utilidades Opción incorporada de Copias de Seguridad, con intervención del usuario, cuando se desee realizar. Máximos controles de seguridad para la realización de los envíos y recepción de datos, hacia y desde Administración central, evitando errores. Beroni Informática Pág. 32

33 El envío y la recepción de datos hacia y desde Administración central, puede realizarse a través de disquete, por módem, o vía INTERNET. Incorpora la opción de acceso directo al programa EARTHDATA, que le permite entregar una información turística general, y personalizada para cada cliente, sobre multitud de países, ciudades y zonas turísticas nacionales e internacionales, que seguro sus clientes agradecerán como una deferencia hacia ellos. Dispone de enlace automatizado con el programa RETAILER, de gestión administrativa general y contable. Lea la información sobre el programa RETAILER, pues es el paquete administrativo al que vuelca FRONT-OFFICE toda la información. Qué es la INTERFACE? La función del Interface es procesar automáticamente los AIR S/MIR S/RVR S enviados por Savia-Amadeus, Galileo, Worldspan o RENFE y transferirlos a una reserva para ser facturados con todos los datos generados en la emisión. El Interface está habilitado dentro del programa FRONT-OFFICE, y sólo es operativo para aquellas agencias que disponen de Savia- Amadeus con impresora y que tienen dicho CRS instalado en la propia red de ordenadores de la oficina y compartido o que dispongan de Galileo, WorldSpan o RENFE. Beroni Informática Pág. 33

34 La función del Interface es procesar automáticamente los AIR s/mir s/rvr s enviados por Savia- Amadeus, Galileo, Worldspan o RENFE y transferirlos a una reserva para ser facturados con todos los datos generados en la emisión. Un AIR/MIR/RVR es la información completa de un billete emitido por impresora, que genera Savia- Amadeus, Galileo, Worldspan o RENFE, y es enviado a los segundos de estar impreso, hacia los ordenadores centrales de la oficina que lo ha emitido, con lo que ésta, puede recuperarlo y transferirlo a su facturación. Este registro que se envía contiene todos los datos (compañía, número de billete, importes comisionables o no, % de comisión, tasas, destino, etc.) y sin posibilidades de error, o sea el billete que se ha emitido es transferido a la facturación sin posibilidad de equivocarnos en la introducción de los datos. Beroni Informática Pág. 34

35 Cuáles son las principales características de la INTERFACE? Se hace la reserva, o se emite el billete a través del Sistema Savia- Amadeus, Galileo, Worldspan o RENFE. Los datos se transmiten al FRONT-OFFICE de Beroni. Se crea automáticamente el expediente en el FRONT-OFFICE de Beroni, conteniendo todos los datos de la reserva y del cliente. Si se desea, se imprime el billete o el itinerario. Si se desea, se imprime el albarán o factura. Finalmente, se dispone de los datos actualizados en los ficheros de clientes, producción, BSP, contabilidad, IVA, es decir, todos los datos pasan automáticamente a Retailer (programa de Administración de Beroni). Dentro de una misma reserva, si hemos emitido los billetes con una sola máscara (una sola forma de pago) y por tanto con un único orden de TTP (transacción que se utiliza para dar orden a la máquina, para hacer un billete), saltarán a Front-Office (a esta pantalla) todos juntos e identificados con el nombre del primer viajero, que será el P1 tal y como está en la reserva de Savia-Amadeus. Si dentro de una misma reserva hemos efectuado la emisión de billetes con más de una máscara (por tener diferentes tarifas o formas de pago, u otra razón), saltarán a Front- Office (a esta pantalla) como 2 reservas diferentes, ordenado por el día de salida y por el primer apellido de los viajeros. Existe la posibilidad de que en el supuesto de que se trate de un billete a precio neto, se puede introducir un recargo sobre el precio de éste. Beroni Informática Pág. 35

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