Gestión de Reclamos, en el Sistema de Compras Públicas. Septiembre 2008

Transcripción

1 Gestión de Reclamos, en el Sistema de Compras Públicas Septiembre 2008

2 Propósito Al final de este taller los asistentes podrán identificar los aspectos claves referentes a la Gestión de Reclamos, en el Sistema de Compras Públicas.

3 Agenda 1. Antecedentes Generales 2. Gestión de Reclamos como valor para Institución. 3. Funcionalidad de Gestión de Reclamos en

4 Agenda 1. Antecedentes Generales 2. Gestión de Reclamos como valor para Institución. 3. Funcionalidad de Gestión de Reclamos en

5 Objetivo Contribuir a evitar y sancionar eventuales irregularidades de los procesos de compra y contratación que realizan los organismos públicos en el portal y que pudieran afectar o poner en riesgo su Probidad.

6 Flujo reclamos Actores : Plataforma Probidad Activa Reclamantes Jefes de Servicio CGR CDE Ministerio Público Ejecutivo Reclamos Oficial transparencia Área Jurídica DCCP

7 Cómo Funciona? Diariamente la Dirección ChileCompra envía a los organismos públicos los reclamos que se reciban en contra de sus respectivas instituciones, los que deben ser respondidos al reclamante en 48 horas máximo (ver Términos y Condiciones de uso del Sistema de Información). Esta funcionalidad sólo la pueden visualizar los Directores de Servicio, Gestores Institucionales, y otros funcionarios a los que el Administrador institucional haya habilitado este rol.

8 Ingreso de Reclamo VOLVER A MENÚ SIGUIENTE

9 Ranking de Reclamos

10 Reclamos Reclamos cantidad, año 2007, 8782 Reclamos cantidad, año 2008, 7576 Reclamos cantidad, año 2005, 979 Reclamos cantidad, año 2006, 2188

11 Series1, Municipalidad de Talca, 110 ORGANISMOS CON MAYOR ÍNDICE DE RECLAMOS PENDIENTES Series1, Municipalidad de Arica, 71 Series1, Municipalidad de Padre Hurtado, 62 Series1, Hospital Gustavo Fricke, 57 Series1, Municipalidad de Colbún, 55

12 Cifras: Tipo de reclamos TIPO DE RECLAMOS MAS FRECUENTES TOTAL Formulario Reclamo Pago 30 días (público y privado) Licitación no ha sido adjudicada en el Portal (permanece en estado cerrada ) 88 y posiblemente el producto o servicio ya ha sido provisto, o exceso de tiempo para informar los resultados del proceso. Se realiza licitación cuya adjudicación al parecer ha sido previamente 61 convenida con un determinado proveedor o el producto/servicio ya había sido adquirido por el organismo. Se recibieron y/o fueron adjudicadas ofertas que no cumplen con las 56 condiciones establecidas en las bases. La adjudicación no se atiene a los criterios de evaluación consignados en las 55 bases o los precios de adjudicación superan excesivamente los del mercado o el resto de las ofertas, sin justificación. Se descarta oferta sin justificaciones o éstas no corresponden. 40 No se da acceso a los resultados de la evaluación por cada proveedor 23 participante. Varios 880

13 Agenda 1. Antecedentes Generales 2. Gestión de Reclamos como valor para Institución. 3. Funcionalidad de Gestión de Reclamos en

14 Gestión en el ámbito de la transparencia Minimice reclamos posteriores reforzando el cierre de los procesos con comunicados de información y agradecimiento a proveedores. Establezca requerimientos claros para facilitar la participación, pero suficientemente detallados par segmentar al grupo objetivo. De ser necesario consulte con proveedores para generar mejores y más claros requerimientos. Detecte rubros con poca participación y realice acciones directas con proveedores para motivarlos a que participen. Recuerde que ChileCompra pone a disposición de las empresas el Programa de Acceso a ChileCompra: Transfórmese en Agente de Cambio para aquellos proveedores que se inhiben de participar.

15 Gestión en el ámbito de la eficiencia Al realizar planificación puede preparar sus requerimientos con más tiempo, y por tanto establecer plazos de publicación eficientes. Conozca las distintas industrias, e identifique, a través de sus proveedores los tiempos necesarios para preparar ofertas. Generar requerimientos que tiendan a estandarizar las ofertas y el proceso de evaluación, para facilitar el ciclo de adjudicación. De ser necesario, apóyese con proveedores conocedores de las distintas industrias en la estandarización de las ofertas.

16 Gestión en el ámbito de la eficacia Instale buenas prácticas en proveedores. Los procesos se realizan íntegramente por el sistema, las ordenes de compra deben ser aceptadas para concretar los negocios: asocie la aprobación de la OC al pago. Construya canales de comunicación efectivos con sus proveedores, para facilitar los procesos, principalmente de adjudicación y contratación. Procure no desertar procesos con ofertas, esto desmotiva a proveedores. Sin embargo, eduque a sus proveedores para que envíen ofertas que sean pertinentes.

17 Tips para Mejorar la Gestión Bases de Licitación con etapas y plazos suficientes para que proveedores preparen y presenten oferta Requerimientos Técnicos claros y detallados Condiciones administrativas o comerciales adecuadas Exigencias para participar acordes al monto y criticidad de la compra Criterios de evaluación pertinentes y claros Fundamentar adecuadamente las adjudicaciones Publicando nuestros contratos Considerar calificaciones y reclamos a nuestro organismo como oportunidades de mejora

18 Agenda 1. Antecedentes Generales 2. Gestión de Reclamos como valor para Institución. 3. Funcionalidad de Gestión de Reclamos en

19 Para utilizar este módulo debe seguir los siguientes pasos: 1.- Ingresar al ambiente privado de cl con sus datos de usuario y clave. 2.- Ingresar al menú Gestión, y seleccionar la opción Gestión de Reclamos.

20 Módulo de Gestión de Reclamos

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