APLICACIÓN DE LA METODOLOGÍA DE BRIAN WILSON Y LA HERRAMIENTA CRUZ DE MALTA PARA LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN EN EL ESTUDIO DE UNA MYPE AUTOR:

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1 APLICACIÓN DE LA METODOLOGÍA DE BRIAN WILSON Y LA HERRAMIENTA CRUZ DE MALTA PARA LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN EN EL ESTUDIO DE UNA MYPE AUTOR: BLANCO GONZALES CARLOS correo: blancogonzalescarlos@gmail.com ESTUDIANTE DE INGENIERÍA DE SISTEMAS E INFORMÁTICA FACULTAD DE INGENIERÍA INDUSTRIAL Y DE SISTEMAS 30 DE OCTUBRE DE 2013

2 INTRODUCCIÓN El desarrollo económico contemporáneo depende mucho, del desarrollo de las pequeñas y medianas empresas, así lo indican las tasas de crecimiento en países europeos y asiáticos. En Latinoamérica aun se siguen diseñando políticas públicas en función de las macro empresas. Pese a ello, la mayoría de las empresas de Latinoamérica que clasifican dentro de la categoría de PYMES, generan elevados índices de empleo e incrementan cada día sus índices de exportación. El Perú no es ajeno a esta realidad, el desarrollo económico que ha experimentado el Perú en los últimos años ha hecho posible el afloramiento de un gran número de micro y pequeñas empresas. Por eso creemos que una implementación de un sistema de información en una MYPE, es un paso fundamental para que siga creciendo y pueda consolidarse en el mercado. Actualmente en el sector de la micro y pequeña empresa, se posee poca cultura tecnológica, muchas personas al mando de estas empresas no conciben las ventajas que trae al implementar sistemas adecuados de control en el interior de Su empresa, teniendo el temor a los elevados costos. En realidad los costos son mínimos, dependiendo del tamaño de la empresa, pero los beneficios son máximos si se logra implementar con éxito. Este estudio nace del interés por estudiar y analizar las diferencias del comportamiento de una empresa actual sin un sistema de información y luego con la implementación del sistema de información. Con este estudio buscamos alentar y reflexionar sobre los beneficios y la importancia que trae el análisis, desarrollo e implementación de un sistema de información en las MYPES. METODOLOGIA

3 Ya que nuestro objetivo es el manejo, control y gestión de la información, usaremos la metodología de Wilson para el estudio y análisis de la organización, por las siguientes razones: -Permite identificar la información requerida para soportar las actividades en las organizaciones. -Está orientado al análisis de la gestión de la información. -Los flujos actividad por actividad son convertidos en flujos rol a rol para identificar al responsable de su manejo. Metodología de Wilson

4 CRUZ DE MALTA Es un instrumento de gran utilidad tanto para la fase de análisis como para la de diseño de sistemas de información. Su empleo está en completa interrelación con la metodología de Wilson, de manera que para usarla adecuadamente hay que seguir dicha metodología. La Cruz de Malta está conformada por cuatro cuadrantes: noroeste, noreste, suroeste y sureste. ETAPAS 1.-Construir el modelo conceptual del sistema o parte del sistema objeto de estudio. 2.-Identificar para ese nivel, el conjunto necesario de actividades o tareas primarias, que deben realizarse para cumplir el propósito del sistema. 3.-definir la información mínima necesaria para soportar estas actividades. Esta información determina las categorías de información para cada actividad. 4.-Identificar quien es el responsable, para que conjunto de actividades. Aquí es importante definir quién o quienes necesitan o proporciona que información y para que propósito. 5.-Definir el conjunto de procedimientos para el procesamiento de la información, que representan el uso eficiente de los recursos. Estos no necesariamente están preestablecidos, más bien la idea es diseñarlos aquí.

5 Descripción de la Situación Corporación ferretera Lince SAC, es una empresa de origen familiar, comercial que se dedica a la venta de ferretería en general y pinturas. Ofrece servicios de matizados de pinturas como esmalte sintético, esmalte acrílico, látex, oleo mate, laca acrílica, etc. La empresa se encuentra ubicada en el departamento de Lima, en el distrito de Lince. A continuación detallaremos las principales funciones de esta empresa comercial, para su mejor comprensión y estudio. Función de dirección Es el proceso en donde una o varias personas tratan de lograr los objetivos que la organización ha marcado, en este caso es una persona, el gerente general. Función Financiera Se ocupa de conseguir los recursos financieros necesarios para que la actividad empresarial pueda desarrollarse sin problemas. En esta función de la empresa participa también el gerente general, apoyado con un contador externo a la empresa. Función Comercial Engloba 2 grupos importantes para la empresa, la venta del producto o servicio que se realiza, y la compra de los materiales necesarios. En esta función participan el gerente general, y los trabajadores. Función Administrativa Se encarga de controlar toda la documentación de la empresa. En esta función se encarga el gerente general. Función de Abastecimiento Esta función se encarga de asegurar el nivel de stock adecuado, para cumplir los objetivos de servicio, evitando las rupturas de stock, y respetando los objetivos de cobertura de stock.

6 DESCRIPCIÓN DE LA SITUACIÓN PROBLEMA El principal problema de esta empresa es la mala gestión de la información. No cuenta con procesos establecidos para los registros de los datos de clientes, de los productos, proveedores, las ventas y las compras. Para tener una visión más panorámica de los problemas relacionados a la gestión de la información elaboramos el diagrama de Ishikawa. Métodos Tecnología Demora en consultar stock Demora en obtención de información Procesos no automatizados Registro manual de materiales No hay un sistema de registros Mala gestión de la información de la empresa Organización del trabajo Poca comunicación Planificación Motivación Administrativos Personas

7 ANÁLISIS CATDWE Cliente(C): Gerente General, trabajadores. Actores(A): Los profesionales que llevarán a cabo el sistema. Transformación (T): Mala gestión de la información Buena gestión de la información Dueños (D): Gerente General. Weltanschauung (W): Lograr un plan estratégico organizacional logrando una mayor fluidez y rapidez en el procesamiento de la información. Entorno (E): Compradores, competencia, municipalidad de lince, bancos.

8 MODELO CONCEPTUAL DE TAREA PRIMARIA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN Planificar las estrategias para la gestión de la informacion Definir los procesos para la gestión de la información Mapear los procesos de gestión de la información Monitorear los procesos de gestión de información Establecer indicadores de los procesos de gestión de la información Controlar Actividades Buena gestión de la información

9 MATRIZ DE CATEGORÍAS DE INFORMACIÓN VS ACTIVIDADES

10 Categorías de Información 1. Objetivos 2. Metas 3. Información 4. Relaciones entre unidades de trabajo 5. Actividades interconectadas 6. Organizar actividades 7. Recursos humanos 8. Métodos 9. Procesos 10. Proyectos 11. Indicadores 12. Analizar resultados 13. Evaluación 14. Medidas de rendimiento 15. Estrategias definidas 16. Procesos estandarizados 17. Integración de procesos 18. Políticas definidas 19. Recursos adecuados 20. Resultados cuantificables 21. Resultados verificables 22. Conocimiento amplio de la empresa 23. Mejor control 24. Ajustes y/o correcciones

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12 PROPUESTA DE SOLUCION Nuestra propuesta de solución radica principalmente en la implementación de los siguientes sistemas: Sistema de Procesamiento de Transacciones, Sistema de automatización de la oficina, Sistema de información Gerencial y un Sistema web. Claro que esto, está pensado hacerlo gradualmente y priorizando las necesidades y requerimientos de la empresa. Llegamos a la conclusión que sería adecuado en un inicio la implementación de un Sistema de Procesamiento de Transacciones, ya que este sistema es creado para procesar grandes cantidades de datos relacionadas con transacciones rutinarias de negocios, como las compras, ventas, inventarios, etc. Paralelamente se podría implementar un sistema web, para dotar de una mayor funcionalidad al sistema, ya que el internet nos proporciona muchos beneficios como por ejemplo: -Una creciente difusión de la disponibilidad de un servicio, producto, industria, persona o grupo. -La posibilidad de que los usuarios y/o clientes accedan las 24 horas. -La creación de un sistema que se pueda extender a nivel mundial y llegar a más personas, en lugares remotos. (*)

13 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS [web1] [web2] [web3] [web4] MICRO-EMPRESA [web5] [web6] [web7] [web7] (instituto nacional de estadistica e informatica) [web8] [web9]

14 (elaboracion de un paper) [web10] [web11] [web12] [web13] [web14] procesos-comerciales [libro1] Administración de pymes (2011), louisjacques, filion,luis, felipe cisneros,jorge humberto mejia-morelos [libro2] Análisis y diseño de sistemas (2005),kendall & kendall (*) [libro3] Análisis de sistemas: diseño y métodos (2008),jeffrey l.whitten, lonnie d.bentley