TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - TRD

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1 DIRECCIÓN CNTABLE Y FINANCIERA CÓDIG SERIE SERIE DCUMENTAL Y TIPS TRADICIÓN DCUMEN. AUTRIZACIÓN DE PAG Cartas Fiduciarias 2 8 E Comunicación F Autorización valores Autorización de Transferencias 2 E Cartas proveedores F E Certificado de cuentas bancarias F E DCUMENTS CNTABLES 2 18 E Ajuste de inventario F Soportes de inventario de conteo físico F acta de ajuste contable F Ajustes y reclasificaciones F Causación F ajuste de cierre F Documento interno F Amortización de diferidos F Cruce de anticipos F Ajuste por revisoría F Ajustes F Autoliquidación de nomina F Cesantías consignadas F Costo de suministro combustible terceros F Causación venta de combustible F Recibos de caja F Documentos de cierre F Nota crédito contable F Documento de ajuste F Nota debito contable F Diferencia en cambio F Documento interno F Documento importación F Depreciación F Entrada de almacén F Entrada directo a inventario F Entrada de servicios F Facturación clientes F Nomina F TIP SPRTE E TIEMP DE RETENCIÓN DISPSICIÓN FINAL en su totalidad por culminar sus valor Una vez cumplido el tiempo de retención establecido para el Archivo de Gestión y Central la serie se elimina por culminar su valor contable establecido por diez (20) años dando cumplimiento a lo establecido en el artículo 60 del Código de Comercio. Página 1 de 24

2 DIRECCIÓN CNTABLE Y FINANCIERA TRADICIÓN TIP CÓDIG SERIE SERIE DCUMENTAL Y TIPS DCUMEN. SPRTE TIEMP DE RETENCIÓN DISPSICIÓN FINAL Legalización de gastos F Método de participación F Método de participación corrección F Nota crédito contable F Nota debito bancaria F Prestamos entre socios F Cuentas de orden F provisión renta F provisión generales F Recibos de caja F Contabilización de resultados F Venta de activos físicos F Conciliaciones bancarias F EGRES BANCARI 2 18 E Pago de Facturas F Egresos Bancarios F Pago de Auxilio Educativo F LIBRS CNTABLES 2 18 E Libro Mayor y Balance F Libro Diario F Inventarios F Una vez cumplido el tiempo de retención establecido para el Archivo de Gestión y Central la serie se elimina por culminar su valor contable establecido por diez (20) años dando cumplimiento a lo establecido en el artículo 60 del Código de Comercio. Una vez cumplido el tiempo de retención establecido para el Archivo de Gestión y Central la serie se elimina por culminar su valor contable establecido por diez (20) años dando cumplimiento a lo establecido en el artículo 60 del Código de Comercio. Página 2 de 24

3 DIRECCIÓN CNTABLE Y FINANCIERA TRADICIÓN TIP CÓDIG SERIE SERIE DCUMENTAL Y TIPS DCUMEN. SPRTE TIEMP DE RETENCIÓN DISPSICIÓN FINAL NMINA 2 18 E Pago bonos F Consolidación de acumulado F Nomina F Autoliquidaciones F NTA DEBIT - FNDE 2 18 E Nota Debito Fondeo - FD F Factura de proveedores F rden de compra F Entrada de almacén F rden de servicios F Salida de Alance F NTA DEBIT RENTA LIQUIDEZ 2 18 E Factura de proveedor F Cuenta de Cobro F Anticipos F Liquidaciones F Pago Auxilio Educativo F Nota Debito F rden de compra F Entrada de almacén F rden de servicios F Salida de Alance F La subserie se conservará el tiempo establecido en el archivo de gestión y central por evidenciar la relación laboral existente. Una vez cumplido el tiempo de retención establecido para el Archivo de Gestión y Central la serie se elimina por culminar su valor contable establecido por diez (20) años dando cumplimiento a lo establecido en el artículo 60 del Código de Comercio. Una vez cumplido el tiempo de retención establecido para el Archivo de Gestión y Central la serie se elimina por culminar su valor contable establecido por diez (20) años dando cumplimiento a lo establecido en el artículo 60 del Código de Comercio. TESRERÍA DECLARACIÓN DE IMPUESTS Declaración de Impuestos Distritales y Municipales Declaración Industria y Comercio F E Declaración Impuesto Predio F E 2 8 E Una vez finalizado el Contrato marco, la subserie se conservará durante el tiempo de retención establecido, cumplido este tiempo se eliminará ya que culmina el valor fiscal según lo establecido en el Estatuto Tributario, artículo 632. Declaración Impuesto vehículo F E Declaración de Impuestos Nacionales Declaración de Renta Declaración Retención en la fuente F E Declaración Especifica F E Soportes de pago F E 2 8 E Una vez finalizado el Contrato marco, la subserie se conservará durante el tiempo de retención establecido, cumplido este tiempo se eliminará ya que culmina el valor fiscal según lo establecido en el Estatuto Tributario, artículo 632. Página 3 de 24

4 DIRECCIÓN CNTABLE Y FINANCIERA TRADICIÓN TIP CÓDIG SERIE SERIE DCUMENTAL Y TIPS TIEMP DE RETENCIÓN DISPSICIÓN FINAL DCUMEN. SPRTE INFRMES Informe a Transmilenio 2 8 E Informe E Anexos Informe a la Dian 2 8 E Informe E Anexos E E en su totalidad por culminar sus valor en su totalidad por culminar sus valor CNVENCINES DP: Dependencia : riginal F: Físico AG: Archivo de Gestión CT: Conservación Total D: Digitalización SR: Serie documental C: Copia E: Electrónico AC: Archivo de Central E: Eliminación S: Selección SB: Subseries Nombre: Fecha: Firma CRDINACIÓN DE SSTENIBILIDAD ÁREA PRDUCTRA CARLINA PADILLA LESMES Nombre: LUZ ANGELA QUINTER 8/11/2017 Fecha: 8/11/2017 (Firmado en riginal) Firma (Firmado en riginal) CRDINACIÓN DE SSTENIBILIDAD ÁREA PRDUCTRA Página 4 de 24

5 CMPRAS Y ALMACEN CÓDIG SERIE SERIE DCUMENTAL Y TIPS TRADICIÓN DCUMEN. CREACIN CDIG 1 E Formato Creacion Codigo Inteligente E EXPEDIENTE DE PRVEEDR 2 2 Inscripcion de Proveedores F Camara de Comercio C F RUT C F Visita a Proveedores Verificacion y Seleccion de Proveedores Evaluacion de Proveedores Evaluacion de Proveedores - Mantenimiento Servicios Evaluacion de Proveedores - Recursos Humanos Evaluacion de Proveedores - Metrologia Evaluacion de Proveedores - peracion y Control E RDEN DE CMPRA 2 8 E Solicitud de Compra F TIP SPRTE rden de compra E E E E E E TIEMP DE RETENCIÓN DISPSICIÓN FINAL en su totalidad por culminar sus valor Página 5 de 24

6 CMPRAS Y ALMACEN CÓDIG SERIE SERIE DCUMENTAL Y TIPS TRADICIÓN DCUMEN. TIP SPRTE TIEMP DE RETENCIÓN DISPSICIÓN FINAL PRDUCT N CNFRME E 2 E Producto No Conforme F Informe Final Producto No Conforme F REQUISICIN 1 5 E Formato Requisicion F en su totalidad por culminar sus valor CNVENCINES DP: Dependencia : riginal F: Físico AG: Archivo de Gestión CT: Conservación Total D: Digitalización SR: Serie documental C: Copia E: Electrónico AC: Archivo de Central E: Eliminación S: Selección SB: Subseries Nombre: CRDINACIÓN DE SSTENIBILIDAD CARLINA PADILLA LESMES Nombre: ÁREA PRDUCTRA SANDRA RDRIGUEZ Fecha: 8/11/2017 Fecha: 8/11/2017 Firma (Firmado en riginal) Firma (Firmado en riginal) CRDINACIÓN DE SSTENIBILIDAD ÁREA PRDUCTRA Página 6 de 24

7 1.6 CRDINACIN DE SSTENIBILIDAD CÓDIG SERIE SERIE DCUMENTAL Y TIPS TRADICIÓN DCUMEN ADMINISTRACIÓN DE BTIQUINES 3 E Registro de Novedades y Entrega de Insumos Para Botiquines de Patio Reporte De Botiquines F Elementos Brigadistas F Formato Entrega de Medicamentos F Control de Primeros Auxilios Administrados F Entrega de Botiquines peradores F REPRTES DE ENTREGAS AMBIENTALES 2 3 E D Acta Entrega Baterías F Acta Entrega Reciclaje F Acta Entrega Llantas F Acta Entrega Canecas F Acta Entrega Galones F Acta Entrega Lámparas F Acta Entrega Cartuchos F Acta Entrega madera F Acta Entrega bombonas F Acta Entrega Residuos Electrónicos F INFRMES 29,6 Informe Auditoria 1 9 E D Informe F E 29,7 Informe Calidad 1 9 E D Informe F E 29,4 Informe Ambiental 1 9 E D Informe F E 29, 29 Informe SST 1 9 E D Informe F E TIP SPRTE F TIEMP DE RETENCIÓN DISPSICIÓN FINAL Archivo de Gestión, la subserie se eliminará en su totalidad por culminar su valor La serie documental se conservara permanentemente durante la vigencia del Contrato, a su finalización de digitalizar en un formato que garantice su reproducción exacta. Archivo de Gestión eliminará en su totalidad por culminar sus valor Archivo de Gestión eliminará en su totalidad por culminar sus valor Archivo de Gestión eliminará en su totalidad por culminar sus valor Archivo de Gestión eliminará en su totalidad por culminar sus valor Página 7 de 24

8 1.6 CRDINACIN DE SSTENIBILIDAD TRADICIÓN TIP TIEMP DE CÓDIG SERIE SERIE DCUMENTAL Y TIPS DISPSICIÓN FINAL DCUMEN. SPRTE RETENCIÓN 29, 28 Informe Semestral Ambiental 1 9 E D Informe F E Archivo de Gestión eliminará en su totalidad por culminar sus valor 29, 25 Informe Desempeño Ambiental TM 1 9 E D F E Archivo de Gestión eliminará en su totalidad por culminar sus valor 29, 14 Informe Cumplimiento Ambiental 1 9 E D F E 29, 27 Informe respuesta a requerimiento 1 9 E D F E Archivo de Gestión eliminará en su totalidad por culminar sus valor Archivo de Gestión eliminará en su totalidad por culminar sus valor 29, 24 Informe de Visitas de Inspección 1 9 E D F E 29, 17 Informe de Autorregulación Secretaria Ambiente 1 9 E D F E ESTUDIS Y MEDICINES 20,1 Estudios y Mediciones Ambientales 2 18 E Estudio de Aguas y Vertimientos F E Estudio Emisiones y Calidad del Aire F E Estudio Suelos F E Estudio Combustibles y Energías F E 20,2 Estudios y Mediciones cupacionales 2 18 E Estudios de Higiene cupacional F E Estudios de Ruido F E Estudios de Iluminación F E Estudios de Ergonomía F E Estudios de vibración F E Estudios de Compuestos rgánicos Vitales F E Archivo de Gestión eliminará en su totalidad por culminar sus valor Archivo de Gestión eliminará en su totalidad por culminar sus valor Una vez cumplido el tiempo de retención establecido para el Archivo de Gestión y Central la serie se elimina por culminar su valor legal establecido por veinte años (20) años dando cumplimiento a lo establecido en el Decreto 1072 de 2015, Capitulo 6 Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, artículo Conservación de los documentos. Una vez cumplido el tiempo de retención establecido para el Archivo de Gestión y Central la serie se elimina por culminar su valor legal establecido por veinte años (20) años dando cumplimiento a lo establecido en el Decreto 1072 de 2015, Capitulo 6 Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, artículo Conservación de los documentos. Página 8 de 24

9 1.6 CRDINACIN DE SSTENIBILIDAD CÓDIG SERIE TRADICIÓN TIP TIEMP DE SERIE DCUMENTAL Y TIPS DCUMEN. SPRTE RETENCIÓN DISPSICIÓN FINAL INSPECCINES 31,1 Inspecciones Ambientales y del Sistema de 2 18 E Gestión y Seguridad en el Trabajo. Inspección General F Lista Chequeo Transporte Sustancias Químicas F Lista Verificación Actos y Condiciones Inseguras F Una vez cumplido el tiempo de retención establecido para el Archivo de Gestión y Central la serie se elimina por culminar su valor legal establecido por veinte años (20) años dando cumplimiento a lo establecido en el Decreto 1072 de 2015, Capitulo 6 Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, artículo Conservación de los documentos. Lista de Inspección para Andamios F Lista de Inspección para Escaleras F Lista Chequeo Uso Herramientas Manuales y Eléctricas Inspección Equipos Contra Incendio F Formato Inspección Elementos de Protección Personal Inspección a patio F Inspección Cárcamo de Mantenimiento F Inspección Cárcamo Lavado Chasis F Registro de Derrames F INVESTIGACINES 35,1 Investigación accidente o incidente de trabajo 2 18 E Investigación de AT F Formato De Reporte De Incidentes F Reporte Investigación Incidente Accidente Emergencia Ambiental Declaración Detallada del Evento F AUDITRIAS 6,1 Auditoria de Ambiente 2 E D Plan de Auditoria F Listado de chequeo F Información F Auditoria de Calidad 2 E D 6,2 Plan de Auditoria F Listado de chequeo F Información F 6,4 Auditoria de Sistema de Seguridad en el Trabajo 2 E D Plan de Auditoria F Listado de chequeo F Información F 6,3 Auditoria de Seguridad Vial 2 E D Plan de Auditoria F Listado de chequeo F Información F F F F Una vez cumplido el tiempo de retención establecido para el Archivo de Gestión y Central la serie se elimina por culminar su valor legal (civil y penal) establecido por veinte años (20) años, dando cumplimiento a lo establecido en el Decreto 1072 de 2015, Capitulo 6 Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, artículo Conservación de los documentos. Archivo de Gestión eliminará en su totalidad por culminar sus valor Archivo de Gestión eliminará en su totalidad por culminar sus valor Archivo de Gestión eliminará en su totalidad por culminar sus valor Archivo de Gestión eliminará en su totalidad por culminar sus valor Página 9 de 24

10 1.6 CRDINACIN DE SSTENIBILIDAD TRADICIÓN TIP TIEMP DE CÓDIG SERIE SERIE DCUMENTAL Y TIPS DISPSICIÓN FINAL DCUMEN. SPRTE RETENCIÓN PERMISS DE TRABAJ SEGUR 0 Permisos de Trabajo Seguro 2 18 E Permisos de Trabajo Seguro F 0 Certificación de equipos y personas 2 18 E Certificación de permiso F REPRTE DE ACTS Y CNDICINES INSEGURAS 2 18 E Reporte de Actos y Condiciones Inseguras F E Planes de Acción e implementación F E SISTEMA INTEGRAD DE GESTIÓN ,1 Acciones de Mejora 5 E Acciones preventivas, correctivas y de mejora E Indicadores 5 E Indicadores E Ficha Técnica Indicador de Gestión 5 E Ficha técnica E Sistema de Calidad 5 E Lista de Verificación E Evaluación Desempeño de Auditores Internos E Una vez cumplido el tiempo de retención establecido para el Archivo de Gestión y Central la serie se elimina por culminar su valor legal establecido por veinte años (20) años dando cumplimiento a lo establecido en el Decreto 1072 de 2015, Capitulo 6 Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, artículo Conservación de los documentos. Una vez cumplido el tiempo de retención establecido para el Archivo de Gestión y Central la serie se elimina por culminar su valor legal establecido por veinte años (20) años dando cumplimiento a lo establecido en el Decreto 1072 de 2015, Capitulo 6 Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, artículo Conservación de los documentos. Archivo de Gestión, la subserie se eliminará en su totalidad por culminar su valor Archivo de Gestión, la subserie se eliminará en su totalidad por culminar su valor Archivo de Gestión, la subserie se eliminará en su totalidad por culminar su valor Archivo de Gestión, la subserie se eliminará en su totalidad por culminar su valor Certificación Auditores Internos E Seguimiento al Proceso para la Mejora Continua E Seguridad Ambiental 2 18 E Formato para el Registro Diario de Generación de RESPEL F F Una vez cumplido el tiempo de retención establecido para el Archivo de Gestión y Central la serie se elimina por culminar su valor legal establecido por veinte años (20) años dando cumplimiento a lo establecido en el Decreto 1072 de 2015, Capitulo 6 Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, artículo Conservación de los documentos. Página 10 de 24

11 1.6 CRDINACIN DE SSTENIBILIDAD TRADICIÓN TIP TIEMP DE CÓDIG SERIE SERIE DCUMENTAL Y TIPS DISPSICIÓN FINAL DCUMEN. SPRTE RETENCIÓN GESTIÓN DCUMENTAL INSTRUMENTS ARCHIVÍSTICS 32,1 Programa de Gestión Documental - PGD 2 18 CT Diagnóstico F E Programa de Gestión Documental - PGD F E ,2 Reglamento Interno de Archivo 2 18 CT Reglamento Interno de Archivo F E archivo de gestión y archivo central la sub serie se conservará permanente por poseer valor histórico, por evidenciar las actuaciones administrativas documentales de la compañía en el desarrollo de su gestión. archivo de gestión y archivo central la sub serie se conservará permanente por poseer valor histórico, por evidenciar las actuaciones administrativas documentales de la compañía en el desarrollo de su gestión ,3 Tablas de Retención Documental - TRD 2 18 CT Tabla de Retención Documental F E Cuadro de Clasificación Documental F E ,4 Tablas de Valoración Documental - TRD 2 18 CT Tabla de Valoración Documental F E archivo de gestión y archivo central la sub serie se conservará permanente por poseer valor histórico, por evidenciar las actuaciones administrativas documentales de la compañía en el desarrollo de su gestión. archivo de gestión y archivo central la sub serie se conservará permanente por poseer valor histórico, por evidenciar las actuaciones administrativas documentales de la compañía en el desarrollo de su gestión INVENTARIS 34.1 Inventario de Eliminación Documental 2 18 E Acta de aprobación de eliminación de F E documentos Inventario documental para eliminación F E 34.2 Inventario de Transferencias Primarias General 2 18 E Inventario Documental F E Cronograma de Transferencias F E Transferencia De Documentos Al Archivo Central F E archivo de gestión y archivo central la sub serie se conservará permanente por poseer valor histórico, por evidenciar las actuaciones administrativas documentales de la compañía en el desarrollo de su gestión. archivo de gestión y archivo central la sub serie se conservará permanente por poseer valor histórico, por evidenciar las actuaciones administrativas documentales de la compañía en el desarrollo de su gestión. Página 11 de 24

12 1.6 CRDINACIN DE SSTENIBILIDAD TRADICIÓN TIP TIEMP DE CÓDIG SERIE SERIE DCUMENTAL Y TIPS DISPSICIÓN FINAL DCUMEN. SPRTE RETENCIÓN SERVICI DE CNSULTA ARCHIV 2 E Control Consulta Y- Préstamo De Documentos F Archivo de Gestión, la subserie se eliminará en su totalidad por culminar su valor Formato Ficha De Consulta Archivo Central F Ficha De Consulta Archivo De Hojas De Vida F CNVENCINES DP: Dependencia : riginal F: Físico AG: Archivo de Gestión CT: Conservación Total D: Digitalización SR: Serie documental C: Copia E: Electrónico AC: Archivo de Central E: Eliminación S: Selección SB: Subseries Nombre: Fecha: Firma CRDINACIÓN DE SSTENIBILIDAD CARLINA PADILLA LESMES 8/11/2017 (Firmado en riginal) Nombre: Fecha: Firma ÁREA PRDUCTRA CARLINA PADILLA LESMES 8/11/2017 (Firmado en riginal) CRDINACIÓN DE SSTENIBILIDAD ÁREA PRDUCTRA Página 12 de 24

13 1.3 RECURSS HUMANS CÓDIG SERIE SERIE DCUMENTAL Y TIPS TRADICIÓN DCUMEN ACTAS 1.1 Acta Comité de Convivencia 2 8 E Acta F E Soportes F E ENTREGA PUEST DE TRABAJ 2 E Acta Entrega de Puesto APRTES DE SEGURIDAD SCIAL 2 18 E Planillas de pago E CERTIFICADS LABRALES 1 Planilla de solicitud F EVALUACIÓN DE DESEMPEÑ 3 E Construcción de Compromisos (Administrativos) F Construcción de Compromisos (Directivos) F TIP SPRTE F TIEMP DE RETENCIÓN DISPSICIÓN FINAL en su totalidad por culminar sus valor en su totalidad por culminar sus valor Archivo de Gestión, la subserie se eliminará en su totalidad por culminar su valor HISTRIA LABRAL Hoja de vida F Copia del documento de identidad F Copia de la licencia de conducción F Copia Certificado de Policía F Copia Diploma de Bachiller F Copia Acta de grado F Copia Diploma Profesional F Copia Acta de grado Profesional F Certificados de Estudio F Certificado de Aptitud Médica F Referencias Personales F Certificados Laborales F Formato de verificación de referencias laborales F Formato de Requisición de Personal F Se conserva en el Archivo de gestión dos (2) años después del retiro del funcionario de la Entidad y se transfiere al Archivo central para un tiempo de conservación de setenta y ocho (78) años, finalizados este tiempo se eliminara Página 13 de 24

14 1.3 RECURSS HUMANS TRADICIÓN TIP TIEMP DE CÓDIG SERIE SERIE DCUMENTAL Y TIPS DISPSICIÓN FINAL DCUMEN. SPRTE RETENCIÓN Formato Datos Hoja de Vida y Entrevista F Actualización de Datos F Informe de Selección de Personal F Pruebas Psicotécnicas F Pruebas Técnicas F Certificación de la EPS F Certificación Fondo de Pensiones y Cesantías F Contrato de Trabajo F Afiliación a EPS F Afiliación a ARL F Afiliación a Caja de Compensación F Afiliación a Fondo de Pensiones y Cesantías y/o Certificación F Copia de los registros civiles de los hijos F Fotocopia de las tarjetas de identidad de los hijos F Fotocopia de la cedula de ciudadanía del cónyuge F Autorización de descuento - seguro exequias F Carta de renuncia F Carta aceptación de renuncia F Formato de paz y salvo F Carta examen médico de retiro F Carta notificación pagos seguridad social F carta de notificación de terminación de labor F Liquidación de prestaciones sociales F Copia del Pago de prestaciones sociales e Indemnizaciones F Página 14 de 24

15 1.3 RECURSS HUMANS TRADICIÓN TIP TIEMP DE CÓDIG SERIE SERIE DCUMENTAL Y TIPS DISPSICIÓN FINAL DCUMEN. SPRTE RETENCIÓN INFRMES Informe a Transmilenio 2 8 E Informe de seguridad social INTERVENCIÓN SCIAL 2 Informe F NVEDADES DE NMINA 2 78 E PLAN DE CAPACITACIÓN Nomina F Soporte de incapacidad C F Licencia no remunerada F Planilla de recargos C F Descuentos de terceros C F Embargos C F Soportes pago de prima C F Autorización descuentos de nómina F Solicitud de permiso C F 45.5 Solicitud de Capacitación Especifica 2 3 E Solicitud de cursos específicos F Soportes F Plan de Capacitación Especifica 2 3 E Plan de capacitación F Evaluación de Capacitación Especifica Listad o de asistencia F Evaluación de capacitación F Evaluación de Capacitación programada Listado de asistencia F Evaluación de capacitación F E 2 3 E 2 3 E Autoevaluación de capacitación 2 3 E Autoevaluación de capacitación F Listado de evaluación F establecido en el archivo de gestión y central, después se eliminara totalmente por culminar su valor legal y La subserie se conservará el tiempo establecido en el archivo de gestión y central por evidenciar la relación laboral existente. en su totalidad por culminar sus valor en su totalidad por culminar sus valor en su totalidad por culminar sus valor en su totalidad por culminar sus valor en su totalidad por culminar sus valor Página 15 de 24

16 1.3 RECURSS HUMANS TRADICIÓN TIP TIEMP DE CÓDIG SERIE SERIE DCUMENTAL Y TIPS DISPSICIÓN FINAL DCUMEN. SPRTE RETENCIÓN REQUISICIÓN DE PERSNAL 2 Requisición SLICITUDES DE INFRMACIÓN Solicitudes de información - ARL 2 8 E Solicitud de información F Comunicación de respuesta F Solicitudes de información - EPS 2 8 E Solicitud de información F Comunicación de respuesta F Solicitudes de información - Fondos 2 8 E de Pensiones Solicitud de información F Comunicación de respuesta F CNSECUTIV DE CRRESPNDENCIA 2 8 E Consecutivo de correspondencia enviada Planilla de comunicaciones enviadas F E Acta de cierre anual del consecutivo F E Consecutivo de correspondencia recibida 2 8 E Planilla de comunicaciones recibida F E Planilla de distribución F E Acta de cierre anual del consecutivo F E C F en su totalidad por culminar sus valor en su totalidad por culminar sus valor en su totalidad por culminar sus valor en su totalidad por culminar sus valores administrativos y legales. en su totalidad por culminar sus valores administrativos y legales. Página 16 de 24

17 1.3 RECURSS HUMANS TRADICIÓN TIP TIEMP DE CÓDIG SERIE SERIE DCUMENTAL Y TIPS DISPSICIÓN FINAL DCUMEN. SPRTE RETENCIÓN SALUD CUPACINAL ACTAS Acta Comité de Coopass 2 18 E Acta F E Soportes F E Quejas Acoso Laboral y Sugerencia Comité de Convivencia en su totalidad por culminar sus valor CNTRLES Control Asistencia Clases Grupales 2 E Planilla de asistencia F Control Asistencia Gimnasio 2 E Planilla de asistencia F PRGRAMA HIJS DE EMPLEADS 3 E Formato de Inscripción Móvil Kids F Actualización de Datos Móvil Kids F REPRTES DE INCIDENTES 3 E Formato De Reporte De Incidente F CNVENCINES DP: Dependencia : riginal F: Físico AG: Archivo de Gestión CT: Conservación Total D: Digitalización SR: Serie documental C: Copia E: Electrónico AC: Archivo de Central E: Eliminación S: Selección SB: Subseries Nombre: Fecha: Firma CRDINACIÓN DE SSTENIBILIDAD ÁREA PRDUCTRA CARLINA PADILLA LESMES Nombre: CESAR ALBERT RSER 8/11/2017 Fecha: 8/11/2017 (Firmado en riginal) Firma (Firmado en riginal) CRDINACIÓN DE SSTENIBILIDAD ÁREA PRDUCTRA Página 17 de 24

18 DIRECCIÓN DE MANTENIMIENT CÓDIG SERIE TRADICIÓN DCUMEN. 3 ADMINISTRACIN DE LLANTAS 3.1 Bitacora Llantas 1 2 E Bitacora F 3.2 Consecutivo Llantas 1 2 E Consecutivo F 3.3 Inspeccion diaria de llantas 1 2 E Planilla Control Inspeccion Baterias F 3.4 Llantas de Baja 1 2 E Planilla llantas de baja F 3.5 Programacion Rotacion Llantas 1 2 E Programación F 25 HERRAMIENTAS Y EQUIP DE MEDICIN 1 E 29 INFRMES SERIE DCUMENTAL Y TIPS Verificacion de Torcometro F Hoja de Vida dispositivos de F Seguimiento y Medicion Verificación Surtidores de Combustible F Hoja de vida de Tacografo F Certificados de Calibración F TIP SPRTE 29,8 Informe Control de Accidentes 10 E Informe E 29,9 Informe Control de Barados 10 E Informe E 29,10 Informe control de Multas 10 E Informe E 29, 11 Informe Control de Personal 10 E Informe E TIEMP DE RETENCIÓN DISPSICIÓN FINAL en su totalidad por culminar sus valor Una ves sea dado de baja el equipo de medicion los soportes documentales se conservaran el tiempo de retenicon establecido en el archivo de getión y se eliminaran por no contar con valor establecido en el archivo de gestión, finalizado este periodo se eliminara totalmente por culminar su valor legal y establecido en el archivo de gestión, finalizado este periodo se eliminara totalmente por culminar su valor legal y establecido en el archivo de gestión, finalizado este periodo se eliminara totalmente por culminar su valor legal y establecido en el archivo de gestión, finalizado este periodo se eliminara totalmente por culminar su valor legal y Página 18 de 24

19 DIRECCIÓN DE MANTENIMIENT TRADICIÓN TIP TIEMP DE CÓDIG SERIE SERIE DCUMENTAL Y TIPS DISPSICIÓN FINAL DCUMEN. SPRTE RETENCIÓN 29, 12 Informe Control de Servicio Perdido 10 E Informe E 29, 13 Informe Control veholl 3 E Informe E 29, 16 Informe de Autoregulación 1 9 E Consolidado Mediciones pacidad E Resultado por Vehiculos En Pruebas E de pacidad 29, 19 Informe de Control 1225 Kilometros 10 E Informe E 29, 21 Informe de Kilometros 1 9 E Informe E 29, 23 Informe de Rendimiento de Combustible 5 E Informe E 29, 26 Informe Inventario de Vehiculos 10 E Informe E 61 SEGUIMIENT CAMBI DE TURN 2 8 E MANTENIMIENT - CMBUSTIBLE Informe F 8 AUXILI DE ALIMENTS 1 E 29 INFRMES Matriz entrega de auxilios E 29,5 Informe Ambiental 1 E Informe E 29, 18 Informe de Combustible 2 8 E Combustible Suministrado Ciudad Movil Combustible Suministrado tras Empre E 29, 22 Informe de llantas 1 9 E Informe E establecido en el archivo de gestión, finalizado este periodo se eliminara totalmente por culminar su valor legal y Archivo de Gestión, la subserie se eliminará en su totalidad por culminar su valor establecido en el archivo de gestión y central, después se eliminara totalmente por culminar su valor legal y establecido en el archivo de gestión, finalizado este periodo se eliminara totalmente por culminar su valor legal y establecido en el archivo de gestión y central, después se eliminara totalmente por culminar su valor legal y establecido en el archivo de gestión, finalizado este periodo se eliminara totalmente por culminar su valor legal y establecido en el archivo de gestión, finalizado este periodo se eliminara totalmente por culminar su valor legal y en su totalidad por culminar sus valor en su totalidad por culminar sus valor en su totalidad por culminar sus valor Página 19 de 24

20 DIRECCIÓN DE MANTENIMIENT TRADICIÓN TIP TIEMP DE CÓDIG SERIE SERIE DCUMENTAL Y TIPS DISPSICIÓN FINAL DCUMEN. SPRTE RETENCIÓN 39 NVEDADES DE NMINA 2 E Horas extras F E Recargas F E Incapacidades F E 42 RDENES CARGE DE CMBUSTIBLE 2 8 E rden de cargue F Guia de transporte F Factura C F 46 PLANILLAS DE CMBUSTIBLE 1 4 E MANTENIMIENT -PRGRAMACIN 13 CNTRLES Planilla F 13.4 Control de Formatos de mantenimiento 3 E preventivo Formatos de mantenimiento preventivo F 28 HJA DE VIDA DE VEHICULS 1 9 E rden de trabajo preventiva F rden de trabajo correctiva F Reporte de novedades de operación F 43 PATIS FIN 1 2 E Formato de Patios Fin E La subserie se conservará el tiempo establecido en el archivo de gestión o de oficina, finalizado este periodo se eliminara ya que la subserie será conservada por la ficina de Recursos Humanos en su totalidad por culminar sus valor en su totalidad por culminar sus valor en su totalidad por culminar sus valor en su totalidad por culminar sus valor 52 PRGRAMACIN DE MANTENIMIENT 1 7 E DIARI Progrma de manteimiento E SPRTE DESPRTE DE INSPECCIN ANUAL 2 E Formato Inspeccion F en su totalidad por culminar sus valor CNVENCINES DP: Dependencia : riginal F: Físico AG: Archivo de Gestión CT: Conservación Total D: Digitalización SR: Serie documental C: Copia E: Electrónico AC: Archivo de Central E: Eliminación S: Selección SB: Subseries Nombre: Fecha: Firma CRDINACIÓN DE SSTENIBILIDAD ÁREA PRDUCTRA CARLINA PADILLA LESMES Nombre: ALFRED ARAGÓN 8/11/2017 Fecha: 8/11/2017 (Firmado en riginal) Firma (Firmado en riginal) CRDINACIÓN DE SSTENIBILIDAD ÁREA PRDUCTRA Página 20 de 24

21 1.4 DIRECCIÓN DE PERACINES TRADICIÓN TIP TIEMP DE CÓDIG SERIE SERIE DCUMENTAL Y TIPS DISPSICIÓN FINAL DCUMEN. SPRTE RETENCIÓN CNTRL DE PERACINES 9 BITÁCRAS 9.1 Bitácora de peraciones 2 E Bitácora F 9.2 Bitácora Vuelos Drone 1 5 E Bitácora F CheckList Drone F 12 CNTRAT DE TRANSACCIÓN 2 10 E 13 CNTRLES Contrato C F 13.2 Control Diario Lavado Buses 1 E Planilla de control F 13.3 Control Plantilla de Km Semanal 1 E Planilla de control E 13.4 Control Programación Semanal Control 3 E Planilla de control E 13.1 Control Servicio de Grúa 1 5 E Planilla de control F 15 CUMPLEDIARI 1 10 E Planilla de control E 19 ESTAD VEHÍCULS PATI NRTE 2 E 29 INFRMES Planilla de control F 29, 20 Informe de Galonajes y Kilómetros 1 10 E Buses Informe E en su totalidad por culminar sus valor establecido en el archivo de gestión y central, después se eliminara totalmente por culminar su valor legal y La serie documental se conservara el tiempo establecido en el archivo de gestión y central, por ser un documento electrónico, se deberá garantizar su preservación a largo plazo y su reproducción exacta. La serie documental se conservara el tiempo establecido en el archivo de gestión y central, por ser un documento electrónico, se deberá garantizar su preservación a largo plazo y su reproducción exacta. Página 21 de 24

22 1.4 DIRECCIÓN DE PERACINES TRADICIÓN TIP TIEMP DE CÓDIG SERIE SERIE DCUMENTAL Y TIPS DISPSICIÓN FINAL DCUMEN. SPRTE RETENCIÓN 30 INSPECCIÓN DIARIA DE MÓVILES Formato de inspección F 1 4 E 39 NVEDADES DE NMINA 2 E 56 REPRTES Horas extras F E Incapacidades F E 56.1 Registro por operador Alistamiento 6M E Noche Registro F 56.2 Reporte de Tanqueo tros Patios 6M E Registro F 56.3 Reporte Semanal de Kilómetros por Bus 1 E 64 SLICITUDES Registro E 64.1 Solicitud Cambio de Turno 2 E Solicitud F 64.2 Solicitud de Cambio de Vacaciones 2 E PRGRAMACIÓN DE LA PERACIÓN Solicitud F 51 PRGRAMACIN DE LA PERACIÓN 51.1 Calificacion Turno Fijo 1 8 E Planilla de control E 51.2 Disponibles Noche 1 8 E Planilla de control E 51.3 Hojas de Servicio Conductor 1 8 E Planilla de control E 51.4 Programacion Codigo Conductor 1 8 E Planilla de control E en su totalidad por culminar sus valor La subserie se conservará el tiempo establecido en el archivo de gestión o de oficina, finalizado este periodo se eliminara ya que la subserie será conservada por la ficina de Recursos Humanos establecido en el archivo de gestión y central, después se eliminara totalmente por culminar su valor legal y establecido en el archivo de gestión y central, después se eliminara totalmente por culminar su valor legal y establecido en el archivo de gestión y central, después se eliminara totalmente por culminar su valor legal y establecido en el archivo de gestión y central, después se eliminara totalmente por culminar su valor legal y Página 22 de 24

23 1.4 DIRECCIÓN DE PERACINES TRADICIÓN TIP TIEMP DE CÓDIG SERIE SERIE DCUMENTAL Y TIPS DISPSICIÓN FINAL DCUMEN. SPRTE RETENCIÓN 51.5 Programacion De Disponibles 1 8 E Planilla de control E 51.6 Reporte Estado de Vehiculos 1 8 E Planilla de control E 51.7 Solicitud Turno Fijo 1 8 E SEGURIDAD PERACINAL Planilla de control F 10 CAMPAÑA DE SEGURIDAD VIAL 2 3 Informe de la campaña E Fotografías E 23 EXPEDIENTE DE PERADR 1 9 E Lista Chequeo Carpeta Accidentalidad F Relación Documentos Accidentes F Informe del Primer Respondiente F Análisis de Accidentalidad F Lista Recolección Elemento Material Probatorio 22 EXPEDIENTE DE ACCIDENTES 1 9 E 29 INFRMES Versión del perador F Reporte de Accidente Conductor F Retroalimentación de Seguridad F peracional Auditoria Master F Quejas de Usuarios F Retardo perador F 29, 15 Informe de Auditorias Transmilenio 5 E Informe de Auditorias E F establecido en el archivo de gestión y central, después se eliminara totalmente por culminar su valor legal y establecido en el archivo de gestión y central, después se eliminara totalmente por culminar su valor legal y establecido en el archivo de gestión y central, después se eliminara totalmente por culminar su valor legal y establecido en el archivo de gestión y central, después se eliminara totalmente por culminar su valor legal y en su totalidad por culminar sus valor en su totalidad por culminar sus valor Página 23 de 24

24 1.4 DIRECCIÓN DE PERACINES TRADICIÓN TIP TIEMP DE CÓDIG SERIE SERIE DCUMENTAL Y TIPS DISPSICIÓN FINAL DCUMEN. SPRTE RETENCIÓN 40 BSERVACINES EN LA VÍA 2 8 E 53 REGISTRS Informe F E Fotografías F E 53.1 Registro de Eventos de Accidentalidad 1 9 E Registro de Eventos de Accidentalidad E 53.2 Registro de Resultados de Muestra de 1 9 E Alcohol Registro de Resultados de Muestra de Alcohol F 54 REPRTE BUSES CN NVEDADES SER 5 E SEGUR Reporte Buses Con Novedades Ser Seguro E en su totalidad por culminar sus valor establecido en el archivo de gestión y central, después se eliminara totalmente por culminar su valor legal y en su totalidad por culminar sus valor CNVENCINES DP: Dependencia : riginal F: Físico AG: Archivo de Gestión CT: Conservación Total D: Digitalización SR: Serie documental C: Copia E: Electrónico AC: Archivo de Central E: Eliminación S: Selección SB: Subseries Nombre: Fecha: Firma CRDINACIÓN DE SSTENIBILIDAD ÁREA PRDUCTRA CARLINA PADILLA LESMES Nombre: CARL CLLAZS RM 8/11/2017 Fecha: 8/11/2017 (Firmado en riginal) Firma (Firmado en riginal) CRDINACIÓN DE SSTENIBILIDAD ÁREA PRDUCTRA Página 24 de 24