PROCEDIMIENTO DESPACHOS DE MATERIALES E INVENTARIOS

Transcripción

1 Página 1 / 7 1. Objetivo y Alcance: Establecer un procedimiento seguro y práctico para optimizar y controlar los despachos e inventarios de productos terminados (Cemento y Otras Líneas) de los Almacenes Comerciales, el cual alcanza al personal de todos los Almacenes Comerciales DINO y Dinoselva. 2. Riesgos Caída al mismo nivel. Atropello por montacargas. Caída a desnivel. Golpes, cortes. Aprisionamiento por material. Contusiones. 3. Equipo de Protección Personal Casco con barbiquejo. Zapatos de seguridad. Lentes de seguridad. Uniforme de trabajo. Respirador/ mascarilla de polvos. Tapón auditivo/ protector auditivo. 4. Herramientas y Equipos Equipo de Computo. Montacargas. Conos Escalera de tijera. Mantas 5. Diagrama de Flujo:

2 Página 2 / Despachos de Productos Terminados

3 Página 3 / Inventarios Físico Vs. SAP Empleados de Almacén Asistente de Almacén Otros empleados Inicio 1.1Genera en SAP plantilla en blanco de Toma de Inventarios 1.2. Conteo Fisico de productos 1.3 Apoyo en conteo fisico de productos 1.4 Llenastocks fisicos en plantilla 1.5Ingresaa SAP stocks físicos 1.6 Genera reporte de diferencias(sap vs Fisico) Conforme? SI NO 1.7 Reconteo fisico de productos 1.8Impresion y Firma de reporte de diferencias Fin

4 Página 4 / 7 6. Descripción de actividades: 6.1 Despacho de Producto Terminado 1. Generación y recepción de Ordenes de Recojo 1.1 El cliente genera su Ordenes de Recojo (OR). Existen 2 maneras en que un cliente puede generar sus Órdenes de Recojo (OR): a. A través del Portal DINO (Para clientes que cuenten con el Portal) El cliente ingresa al Portal web para generar sus pedidos. b. Manual, (Para clientes que no cuenten con el Portal DINO) El cliente envía correo electrónico al Representante de Atención al Cliente y/o Asistente Comercial quienes registran en SAP la Orden de Recojo. Si el cliente no se presenta en la hora consignada tendrá que esperar al siguiente turno para poder recoger el material. 1.2 El Asistente de Almacén verifica la orden de recojo generada por el cliente mediante el sistema SAP y las órdenes creadas por el Representante de Atención al Cliente y/o Asistente Comercial. Verificación de Unidad 1.3 El transportista se anuncia en vigilancia. 1.4 Vigilancia registra el ingreso de la unidad de transporte. Nombre de la Empresa. RUC. Placa de Remolque. Placa de Semiremolque. Nombre del Chofer. Brevete del Chofer. Rutas disponibles. Capacidad de Carga de la Unidad (En Bolsas y Tm). Verifica que Seguro SCTR de conductor de la unidad se encuentre activo. Verifica que la Unidad se encuentre en buen estado de acuerdo a las disposiciones indicadas por el área de Seguridad Si la Unidad no cumple con los requisitos se le niega el ingreso y se le pide al cliente que envié otra Unidad El cliente envía otra Unidad y espera turno el siguiente turno de carga. 1.5 Vigilancia comunica al Asistente de Almacén llegada del Transportista. 1.6 De estar conforme, el Asistente de Almacén autoriza el ingreso a la unidad. 2. Facturación y creación de Guías de Remisión 2.1 El Asistente de Almacén crea la factura y la Guía de Remisión constatando el tipo y cantidad de material. 2.2 El Asistente de Almacén asigna responsable del despacho quienes serían el Auxiliar de Almacén / Operario de Almacén / estibador y le entrega la G/R.

5 Página 5 / Los responsables de despacho realizan la carga y despacho de producto terminado de acuerdo a lo indicado en la G/R. Verifican que lo despachado concuerde con lo consignado en la G/R. 2.4 El transportista verifica que la cantidad de material despachado coincida con la consignada en la G/R. 2.5 El Transportista firma la G/R en constancia de conformidad. 2.6 Vigilancia verifica y compara la cantidad física despachada con lo remitido en la Guía de Remisión 2.7 Si coincide deja salir al camión. 2.8 Si no coincide Vigilancia le comunicará al Asistente de Almacén. 2.9 El Asistente de Almacén envía el camión nuevamente a la zona de despacho El encargado de despacho corregirá el exceso de bolsas de Cemento y/u otro producto despachado El Asistente de Almacén coordinará la comunicación a RR.HH. con la Jefatura de Almacenes Comerciales de lo sucedido y se sancionará al Encargado de Despacho y al Chofer. 6.2 Inventarios Físico Vs. SAP de Producto Terminado 1. Registro de inventarios 1.1 El Asistente de Almacén genera en SAP plantilla en blanco de Toma de Inventarios. 1.2 El Asistente de Almacén realiza un conteo físico de los productos. 1.3 El Responsable de Recepción y Despachos apoya en el conteo físico de los productos. 1.4 El Asistente de Almacén procede a llenar la plantilla creada en SAP. 1.5 El Asistente de Almacén ingresa a SAP los stocks físicos. 1.6 El Asistente de Almacén genera un Reporte de Diferencias (SAP vs Físico). 1.7 Si se encuentras diferencias en el reporte se procede a recontar físicamente los productos. 1.8 El Asistente de Almacén imprime y firma el Reporte de Diferencias. 7. Consideraciones de Seguridad, Salud y Restricciones: Usar los EPP indicados para cada área a ingresar. Cumplimiento obligatorio de los estándares asociados: Escaleras, Horas de Trabajo, Equipos de Protección Personal. Código de colores de herramientas y equipos. LEY Nº LEY DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO DE LOS ESTIBADORES TERRESTRES Y TRANSPORTISTAS MANUALES. En el caso de la Operación del Tecle Eléctrico tener presente lo siguiente: 1. El Supervisor Responsable debe verificar que el personal propio y de terceros involucrado en esta actividad cuente con su equipo de protección personal en buen estado y que lo utilice correctamente.

6 Página 6 / 7 2. El personal verificará el estado de herramientas, elementos de apoyo y equipos a utilizar comunicando cualquier deficiencia para cambio o reparación. 3. La operación del tecle deberá ser realizada por un operador capacitado y entrenado. 4. El área de influencia de las maniobras de la plataforma deberá asegurarse utilizando conos de seguridad. 5. La zona de ingreso al almacén de acero deberá estar libre de vehículos y personal ajeno a la operación. 6. No se permitirá la permanencia de personal ajeno cerca de la zona de influencia de las operaciones. 7. Se deberá utilizar dos vientos, uno a cada extremo del trapecio del tecle, verificando que se encuentre correctamente asegurados. 8. Los vientos serán manipulados por personal de operaciones. 9. El personal guía para realizar la operación de despacho sobre el camión Plataforma tiene que subir y bajar utilizando una escalera tijeral. 10. El trapecio del tecle se mantendrá a nivel del acero de la plataforma para que el estibador guía pueda colocar el gancho perico con seguro en las asas del paquete de acero. En esta maniobra si se necesitara se utilizará la barreta para levantar las asas y asegurar con libertad el gancho perico. 11. El tecle se deberá mantener inmovilizado mientras se procede a asegurar correctamente la carga. 12. El operador deberá esperar a que el estibador guía se retire de su posición para proceder a mover el tecle. 13. Iniciada la operación de izado para despacho el operador activará el tecle y los estibadores ayudarán a guiar el paquete de acero. 14. Culminada la primera parte de despacho, el chofer procederá a mover la unidad para facilitar la despacho de la segunda fase, verificando que el personal esté totalmente retirado de sus posiciones. 15. Para el aseguramiento del acero, el estibador guía procederá a colocar el gancho perico en asas del paquete, culminada esta maniobra se retirará hacia un costado y se comunicará al operador del tecle para proceder al levantamiento de carga, apoyando desde un costado en guiar la carga. 16. Finalizada la operación de despacho se coordinará la salida de la plataforma, se retirarán los conos de seguridad y se almacenarán las herramientas y equipos utilizados. En el caso de la Operación con Equipo Montacargas tener presente lo siguiente: 1. Verificar el buen estado de los EPPs y materiales necesarios para este trabajo. el Operador del Montacargas como el Personal que Despacha deberán tener correctamente colocados sus EPPs. 2. El Operador del Montacargas se asegurará que dicha unidad se encuentre en buenas condiciones para lo cual previamente deberá haber elaborado su check list, caso contrario dirigirlo al Taller de Mantenimiento para su reparación inmediata 3. Indicar al Operador del vehículo transportista que se estacione en la zona de despacho predeterminado, además de colocar sus conos de seguridad respectivos deberá encender sus luces intermitentes. 4. El Operador del vehículo deberá permanecer en la cabina de la Plataforma hasta el término de la operación.

7 Página 7 / 7 5. Verificar que el área de operación para el montacargas se encuentre en buenas condiciones para un desplazamiento seguro con la carga, adicionalmente se deberá verificar que no hayan personas no autorizadas en el área de operación. 6. El Operador del Montacargas conducirá la unidad sin exceder los 15 Km / hora y transportando una carga que no exceda la capacidad del montacargas, además de distribuir bien la carga para evitar volcaduras. Deberá tener especial cuidado con el cruce de personas ya que la carga es relativamente inestable y puede caer. 7. El personal Estibador que apoya en la operación de despacho sobre el camión Plataforma tiene que subir y bajar utilizando una escalera tijeral. 8. El Operador del Montacargas levantará las carga, inclinará hacia adentro las uñas, se trasladará hacia el vehículo transportista e iniciará el despacho de los productos Finalizada la operación de despacho se coordinará la salida de la plataforma, se retirarán los conos de seguridad y se almacenarán las herramientas y equipos utilizados. 8. Consideraciones Ambientales Evitar el derrame de material. En caso de derrame comunicar al responsable de despacho y al personal de SMA. Cumplimiento obligatorio de los estándares asociados: Colores de Cilindros -Recipiente Acopio de Residuos 9. Control de Cambios Nota: Las modificaciones que se incluirán en la nueva versión del procedimiento se deben identificar con "negrita y cursiva"; y cuando se elimine un párrafo o parte importante de un párrafo, se identificará dejando una "(X)". Versión Ítems Modificados Propósito/Razones de la Modificación No aplica No aplica No aplica Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Fecha de emisión: Armando Torres Velarde Jefe de Almacenes Comerciales Antonio Morante Jefe de Distribución Diego Reyes Gerente Central de Cadena Suministros Fecha de próxima revisión: 21/01/ /01/2017