IMPLANTACION DE UN SISTEMA DE GESTIÓN CALIDAD EN UNA UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA. Dr. Horacio M. MOLINA

Transcripción

1 IMPLANTACION DE UN SISTEMA DE GESTIÓN CALIDAD EN UNA UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA Dr. Horacio M. MOLINA

2 Dr. Horacio M. MOLINA Contador Público (Universidad de Belgrano). 39 años de experiencia en control en la Administración Pública Nacional. Ex Contador Fiscal del Tribunal de Cuentas de la Nación. Ex Auditor Interno Titular del Registro Nacional de las Personas. Ex Auditor Interno Titular de la Secretaría de Educación del Gobierno de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires. Auditor Interno Titular del Ministerio de Educación de la Nación desde el año 2003.

3 Implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad en una UAI Sistema de Control Interno en la República Argentina. Importancia del diagnóstico previo. Análisis FODA. Compromiso de la Dirección Resolución de la opción consultoría externa o desarrollo interno. Problemas derivados de la planificación del proceso de certificación. Estrategia para lograr la certificación. Estrategia para superar la resistencia al cambio. Impacto del sistema en la organización. Evolución posterior y la evaluación de resultados. Perspectivas futuras.

4 Organización del Sistema de Control en la República Argentina. INTERNO: Sindicatura General de la Nación y las Unidades de Auditoría Interna de cada jurisdicción. EXTERNO: Auditoría General de la Nación.

5 ANALISIS FODA FORTALEZAS La Misión de la UAI se encuentra definida por la Ley de Administración Financiera. Las características del producto se encuentran establecidas por la Sindicatura General de la Nación. Los clientes de las UAI están definidos. Integrantes de la Organización con excelentes valores. Buena comunicación del titular de la UAI con las autoridades superiores de la jurisdicción. Buen concepto del Órgano Rector.

6 ANALISIS FODA OPORTUNIDADESa en el rol de la Auditoría Interna. Brindar un buen servicio auditoría. Emplear técnicas que permitan evaluar la satisfacción de nuestros clientes. Agregar valor al servicio de auditoría. Mejorar el conocimiento sobre diversas actividades de la Jurisdicción como ente de cambio. Brindar un servicio de excelencia con el empleo de modernas prácticas de auditoría. Empleo de técnicas que permitan evaluar la satisfacción de nuestros clientes. La Organización debe mejorar el conocimiento sobre diversas actividades de la Jurisdicción

7 ANALISIS FODA DEBILIDADES La percepción de la satisfacción de nuestros clientes sobre nuestro servicio no era sistemáticamente relevada, documentada ni analizada. Falta de identificación clara de nuestros procesos y productos.

8 DEBILIDADES (Cont.) ANALISIS FODA Ausencia de un monitoreo sistemático de nuestro plan de producción. Una parte del personal no presentaba una actitud proactiva. Inmovilidad y carencia de incentivos en la planta permanente e inestabilidad en la planta temporaria. Diferentes tratamientos de asistencia social, remuneratorios y evaluación del desempeño para el personal que integra la auditoría.

9 DEBILIDADES (Cont.) ANALISIS FODA Estructura interna inadecuada. Falta de un Plan de Capacitación. Evaluación del personal de aplicación parcial. Ausencia de manuales de procedimientos en la Organización.

10 AMENAZAS ANALISIS FODA Aumento de los requerimientos de trabajos. Pérdida de motivación del personal que afecte el sistema de gestión de la calidad. Fracasar en la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad.

11 COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN Consentimiento Político. Establecer la Política de Calidad y los Objetivos. Elaborar el Estatuto de la Auditoría Interna. Elaborar un Manual de Gestión de Calidad

12 ESTRATEGIA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL S.G.C. Consultoría Externa: Ventajas y desventajas. Desarrollo Interno: Ventajas y desventajas.

13 ESTRATEGIA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL S.G.C. Selección de la Institución Certificante. Organización interna. Difusión del Proyecto al Personal. Integrar Grupos de Trabajo. Designación del Representante de la Dirección. Talleres en Técnicas para Resolver Conflictos. Reuniones periódicas Plan de Capacitación para el personal de la UAI

14 DEFINICIÓN DEL ALCANCE DE LA CERTIFICACIÓN Identificar los procesos desarrollados por la UAI Definir los procesos a certificar Proceso de Planificación anual Proceso de Desarrollo de la auditoría. En el que se identifican 3 actividades: - Planificación. - Ejecución. -Informe.

15 INTERACCIÓN DE LOS PROCESOS

16 ORGANIGRAMA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

17 Mejora continua del Sistema de Gestión de la Calidad Clientes: 1.Ministro 2. Niveles de Conducción del ME 3. SIGEN GESTIÓN DE LOS RECURSOS -Evaluación de Desempeño -Detección Necesidades de Capacitación -Detección de Oportunidades de Mejora RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION -Política y Objetivo -Manual de Gestión de la Calidad -Capacitación Continua -Revisión por la Dirección MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA -No Conformidad de Producto -Auditoria Interna -Acciones Correctivas y Preventivas -Medición de la Satisfacción del Cliente Clientes: 1.Ministro 2. Niveles de Conducción del ME 3. SIGEN Satisfacción Necesidades y Requisitos Entrada PLAN ANUAL DE AUDITORIA PROCESOS DE SOPORTE Secretaría UAI Asesoría Legal UAI REALIZACIÓN INFORME DE AUDITORÍA INFORME DE AUDITORÍA (D.103-INFO) Salida Administración UAI Administración de RRHH MECyT Soporte de Redes MECyT Actividades que aportan valor Flujo de Información

18 Principios de Gestión de la Calidad Enfoque al cliente. Responsabilidad de la Dirección. Participación del personal. Enfoque basado en procesos. Interrelación de procesos. Mejora continua. Uso de Indicadores.

19 Impacto de la Certificación en la Organización Prestigio de la UAI. Aumento de la satisfacción interna. Consolidación del Grupo de Trabajo. Mejora de los Métodos de Trabajo. Monitoreo de la Actividad.

20 EVALUACIÓN DE RESULTADOS INDICADORES DE CALIDAD INDICADOR Porcentaje de ejecución de los informes de Auditoría en el ejercicio Porcentaje de cumplimiento de meta de horas de Capacitación Anuales Porcentaje de variación de las Evaluaciones de Desempeño Nivel de Satisfacción de los Clientes Plazo de emisión de Informes de Auditoría FRECUENCIA Trimestral/Semestral/Anual Trimestral/Semestral/Anual Anual Trimestral/Semestral/Anual Semestral

21 PERSPECTIVAS FUTURAS Mejorar la Calidad de los procesos y del producto. Ampliar el alcance en la certificación incorporando procesos. Certificar el cumplimiento de las normas de auditoría interna (I.A.I.A.)

22 Gracias! Dr. Horacio Molina