PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN DE DONATIVOS EN EFECTIVO, ESPECIE Y SERVICIOS DE CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL, A.C.

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1 DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN DE DONATIVOS EN EFECTIVO, ESPECIE Y SERVICIOS DE CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL, A.C. SEPTIEMBRE 2014 Este manual contiene información PÚBLICA y está integrado por: Carátula Hoja de Validación, en la que firman las áreas involucradas en su elaboración, revisión y autorización. Índice Hojas numeradas de las páginas 1-90 (). Todas las hojas se encuentran selladas por la unidad resguardante con la leyenda VIGENTE

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3 PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN DE DONATIVOS EN EFECTIVO, ESPECIE Y SERVICIOS DE CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL, A.C. CODIGO: ÍNDICE PAG. OBJETIVO 1 ALCANCE 1 NOTACIONES Y DEFINICIONES 1 MATERIALES 4 REFERENCIAS 4 DONATIVOS EN EFECTIVO 6 DONATIVOS EN ESPECIE 25 DONATIVOS EN SERVICIO 48 ANEXOS: Recibo Provisional 58 Recibo de Pago 61 Recibo de Donación Electrónico 64 Recibo de Ingresos 67 Acta de Donación (cuando el bien se acredite con factura) 70 Acta de Donación (cuando el bien no se acredite con factura) 73 Carta de Donativo Condicionado 76 Carta de Agradecimiento 79 Registro de Ingresos en Efectivo 82 Dictamen Técnico de Bienes Muebles 86 Anexo A 89 Anexo B 90 PARA SER LLENADO ÚNICAMENTE POR LA DIRECCIÓN DEL ÁREA EMISORA Fecha de Revisión/Aprobación Fecha de Emisión Ubicación del archivo Septiembre 2014 Septiembre 2014 U: Donativos

4 PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN DE DONATIVOS EN EFECTIVO, ESPECIE Y SERVICIOS EN CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL, A.C. OBJETIVO Captar, evaluar, resguardar y registrar los donativos en efectivo, especie y otros servicios que formarán parte del Patrimonio Institucional de Centros de Integración Juvenil, A.C., a fin de llevar su control. ALCANCE Al Departamento de Tesorería, Dirección General, Direcciones Generales Adjuntas, Direcciones de Área, Coordinaciones Regionales, Subdirecciones de Área, Centros de Integración Juvenil, Unidades de Hospitalización, Unidades de Tratamiento a Personas con Problemas del Consumo de Heroína y Departamentos. NOTACIONES Y DEFINICIONES Responsable de la Unidad: Titular del área que recibe y da tramite al donativo. Oficinas Centrales: Se refiere a la Dirección General, Direcciones Generales Adjuntas, Direcciones de Área, Subdirecciones de Área y Departamentos. Donante: Persona Física o Moral que realiza uno o varios donativos en efectivo, especie o servicio a Centros de Integración Juvenil, A.C. Donativo: Transferencia gratuita en efectivo, especie o servicio que realiza un Donador a Centros de Integración Juvenil, A.C., por el cual se proporciona, en caso de solicitarlo, un Recibo de Donación deducible de impuestos. Donativo en Efectivo: Transferencia gratuita en moneda nacional o extranjera que se recibe en Centros de Integración, A.C. Donativo en Especie: Transferencia gratuita de un bien mueble, inmueble, materiales, suministros y otros que se reciben en Centros de Integración Juvenil, A.C. Donativos en Servicio: Transferencia gratuita de la prestación o arrendamiento de un servicio que se recibe como: impresiones, asesoría profesional, renta de un bien o espacio, etc. 1 de 90

5 PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN DE DONATIVOS EN EFECTIVO, ESPECIE Y SERVICIOS EN CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL, A.C. Donativo Condicionado: Transferencia gratuita en efectivo que realiza un Donativo en Centros de Integración Juvenil, A.C. para un fin o adquisición específica. Recibo de Ingresos: Es el documento que expiden los Centros de Integración Juvenil, Unidades de Hospitalización y Unidades de Tratamiento a Personas con Problemas del Consumo de Heroína o en su caso, el Departamento de Tesorería sin cédula fiscal emitido por el Sistema de Información Financiera (SIF), como comprobante al recibir un donativo en efectivo y para lo cual el Donante no requiere comprobante fiscal. Recibo Provisional: Es el documento temporal que expide en su caso, el Responsable de la Unidad que recibe el donativo en efectivo, especie o servicio para ser sustituido posteriormente por el Recibo de Donación que expide el Departamento de Tesorería. Recibo de Pago: Es el documento que expide, en su caso el Departamento de Tesorería con cédula fiscal al recibir un donativo en efectivo. Recibo de Donación: Es el documento con requisitos fiscales, que expide Centros de Integración Juvenil, A.C., a través del Departamento de Tesorería a petición del Responsable de la Unidad vía oficio y a solicitud del Donante que otorga el donativo en efectivo, especie o servicio, con base en la Ley del Impuesto sobre la Renta. Acta de Donación: Documento en el que se hace constar mediante la firma de testigos, que el donativo recibido no cuenta con un comprobante con requisitos fiscales que describa las características del bien donado. Aportación de la Comunidad: Se refiere a la transferencia gratuita en efectivo, especie o servicio que realiza un Donante a Centros de Integración Juvenil, A.C., por el cual no requiere de Recibo de Donación o de Ingreso y no proporciona comprobante. Carta de Donativo Condicionado: Documento que especifica el destino que se le dará al donativo en efectivo recibido. Áreas Correspondientes Encargadas de la Evaluación Técnica: Se refiere a las Subdirecciones y/o Departamentos que les compete evaluar los bienes o servicios susceptibles de ser donados, emitiendo un Dictamen Técnico. 2 de 90

6 PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN DE DONATIVOS EN EFECTIVO, ESPECIE Y SERVICIOS EN CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL, A.C. CIJ: Centros de Integración Juvenil. UH: Unidades de Hospitalización. UTPPCH: Unidades de Tratamiento a Personas con Problemas del Consumo de Heroína. DGAA: Dirección General Adjunta Administrativa. CABMS: Catálogo de Bienes Muebles y Servicios. CB02: Tarjeta de Pago. SIAC: Sistema de Aportaciones: Comunidad/Medios de Comunicación. SIF: Sistema Integral Financiero. DOF: Diario Oficial de la Federación. 3 de 90

7 PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN DE DONATIVOS EN EFECTIVO, ESPECIE Y SERVICIOS EN CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL, A.C. MATERIALES Comprobante de Depósito Bancario Relación de Recibos de Donación Requisitos para la Donación de Bienes Informáticos Dictamen Técnico Factura o Documento que acredite la propiedad del Bien Donado Acta de Entrega-Recepción de Software de Aplicación Especifica Solicitud de Remesa Aportaciones: Comunidad/Medios de Comunicación Servicios, Especie y Efectivo (S.E.E.) Estados de Cuenta Placa Metálica Hoja de Resguardo CB02 Clasificador por Objeto de Gasto Criterios para calcular el Monto de las Aportaciones en Servicio, Especie y Efectivo CABMS Software: SIAC, SIF Hardware y consumibles REFERENCIAS Ley del IVA y su Reglamento Ley del ISR y su Reglamento Ley Federal y Responsabilidad Hacendaria y su Reglamento Ley Federal de responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y su Reglamento Ley General de Bienes Nacionales Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas y su Reglamento Código Fiscal de la Federación y su Reglamento Normas Generales para el Registro o Afectación, Disposición Final y Baja de Bienes Muebles de la Administración Pública Federal. Oficio Circular por el que se establecen los procedimientos para el informe, dictamen, notificación o constancia de registro de los ingresos excedentes obtenidos durante el ejercicio por las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, así como por los Poderes Legislativo y Judicial y los órganos constitucionalmente autónomos. 4 de 90

8 PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN DE DONATIVOS EN EFECTIVO, ESPECIE Y SERVICIOS EN CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL, A.C. ANEXOS Recibo Provisional Recibo de Pago Recibo de Donación Recibo de Ingresos Acta de Donación Carta de Donativo Condicionado Carta de Agradecimiento Registro de Ingresos en Efectivo Dictamen Técnico de Bienes Muebles para la Recepción de Donativos Anexo A Anexo B 5 de 90

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10 PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN DE DONATIVOS EN EFECTIVO, ESPECIE Y SERVICIOS DE CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL, A.C. (DONATIVOS EN EFECTIVO) CODIGO: ÍNDICE PAG. POLÍTICAS DE OPERACIÓN ESPECÍFICAS PARA LA RECEPCIÓN DE DONATIVOS EN EFECTIVO 6 PROCEDIMIENTO DE DONATIVOS EN EFECTIVO 11 DIAGRAMA DE FLUJO 18 PARA SER LLENADO ÚNICAMENTE POR LA DIRECCIÓN DEL ÁREA EMISORA Fecha de Revisión/Aprobación Fecha de Emisión Ubicación del archivo Septiembre 2014 Septiembre 2014 U: Donativos

11 EN CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL, A.C. (DONATIVOS EN EFECTIVO) POLÍTICAS DE OPERACIÓN ESPECÍFICAS PARA LA RECEPCIÓN DE DONATIVOS EN EFECTIVO Responsable de la Unidad que recibirá el donativo Promoverá con las Personas Físicas o Morales, la captación de donativos. Recibirá los donativos en efectivo a nombre de Centros de Integración Juvenil, A.C. y los depositará en la cuenta bancaria institucional. Expedirá un Recibo de Ingresos del TES, cuando se capte un donativo que no requiera Recibo de Donación. Expedirá un Recibo Provisional únicamente cuando el Donante requiera el Recibo de Donación especificando los datos completos, el cual requisitará y cotejará con la cédula fiscal proporcionada por el Donante, quien verificará y validará que sus datos sean correctos firmando de aceptación en la parte interior del Recibo Provisional. Solicitará mediante oficio la expedición del Recibo de Donación al Departamento de Tesorería enviando copia del Recibo Provisional previa validación del Donante y Carta de Donativo Condicionado, en su caso. Cuando no se cuente con el depósito bancario correspondiente, solicitará al Departamento de Tesorería mediante oficio la expedición del Recibo de Donación anticipadamente, previa autorización de la Jefatura del Departamento de Tesorería y con visto bueno de la Subdirección de Recursos Financieros, para realizar los trámites ante las autoridades respectivas; cuando se reciban recursos en efectivo provenientes del DIF, municipios, ayuntamientos y gobiernos estatales, Secretaría de Finanzas, etc., se solicitará copia de la cédula fiscal al/la Donante para su verificación y validación de los datos proporcionados, siendo la persona responsable de dar seguimiento al trámite del recurso recibido. En caso de haber solicitado un Recibo de Donación y este haya sido expedido anticipadamente, y el depósito no haya sido realizado, deberá elaborar un oficio en el que especifique la justificación de la cancelación anexando el mismo Recibo en original y 3 copias, mismo que enviará al Departamento de Tesorería. 6 de 90

12 EN CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL, A.C. (DONATIVOS EN EFECTIVO) Elaborará la Carta de Donativo Condicionado cuando el Donante especifique que el donativo es para un fin o adquisición específica e informará a la Dirección General Adjunta Administrativa, a través de oficio, sobre el monto y el fin del donativo condicionado, anexando el original de la Carta de Donativo Condicionado, según sea el caso. Ejercerá los ingresos por donativos en efectivo dentro del ejercicio fiscal correspondiente. Informará mediante oficio a la Dirección General Adjunta Administrativa, la aplicación del donativo en efectivo no condicionado que se reciba para gasto de operación (capítulo 2000 y 3000), para su conocimiento. Ejercerá los donativos condicionados una vez informada la aplicación por parte de la Subdirección de Recursos Financieros y la Subdirección de Adquisiciones y Servicios, mediante el trámite y envío de las remesas por el concepto y monto correspondiente que realizarán las áreas controladoras de los recursos. Enviará por valija institucional al Departamento de Contabilidad el original del comprobante del depósito bancario por el donativo recibido, copia del Recibo Provisional, copia del Recibo de Ingresos y Carta de Donativo Condicionado según sea el caso, así como al Departamento de Tesorería una copia de esta misma documentación. Realizará el registro de los donativos en efectivo en el Sistema de Aportaciones: Comunidad/Medios de Comunicación, teniendo como fecha límite el último día hábil de cada mes, ya que a partir del primer día del siguiente mes ya no podrán ingresar al sistema. Dirección General Adjunta Administrativa Recibirá la Carta de Donativo Condicionado según sea el caso, para su conocimiento turnando copia a la Subdirección de Adquisiciones y Servicios y a la Subdirección de Recursos Financieros para los trámites de acuerdo a su competencia. 7 de 90

13 EN CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL, A.C. (DONATIVOS EN EFECTIVO) Subdirección de Recursos Financieros (Departamento de Programación) Solicitará a la Coordinadora de Sector gestionar ante la SHCP, cuando se requiera la autorización de la modificación del flujo de efectivo y de la aplicación del donativo condicionado recibido en efectivo, siempre y cuando la captación real supere la programada en el periodo en el que se pretenda realizar el movimiento, por lo que la modificación será por la variación entre ambos conceptos, considerando lo siguiente: Que la variación sea menor al donativo, por lo que adicionalmente se requiera una reestructuración del presupuesto a nivel institucional que deberá realizar la Subdirección de Recursos Financieros, en colaboración con la Dirección General Adjunta Administrativa. Que la variación sea mayor al donativo, por lo que se cubrirá el donativo y la diferencia será canalizada a otras presiones de gasto que determina la Subdirección de Recursos Financieros. Informará en el propio oficio de la Unidad, la aplicación del donativo condicionado y no condicionado para gasto de operación que no requiera de trámite ante la coordinadora de sector y turnará copia de la Carta de Donativo Condicionado al área correspondiente. Instruirá al área correspondiente que tramite la remesa del donativo condicionado para gasto de inversión o gasto de operación para que comunique a la Unidad cuando pueda realizar su aplicación. En caso de que el donativo en efectivo condicionado a gasto de inversión, no haya sido tramitado oportunamente hasta el mes de octubre del año en curso, recomendará al área responsable de recibir el donativo que lo solicite en especie. Notificará al responsable de recibir el donativo, que en el caso de donativo en Efectivo condicionado a gasto de inversión, la fecha límite para tramitarlo es el mes de octubre del año en curso, o en su caso recomendará que el donativo sea en especie. Departamento de Tesorería Verificará el depósito de los donativos recibidos, en los estados de cuenta institucionales y será el responsable de dar seguimiento a la expedición del Recibo de Donación, en su caso y del envío de la remesa una vez tramitada por el área correspondiente. Verificará diariamente los depósitos de los recursos en efectivo provenientes del DIF, Municipios, Ayuntamientos y Gobiernos Estatales, Secretaría de Finanzas, etc., en la cuenta bancaria de Oficinas Centrales. 8 de 90

14 EN CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL, A.C. (DONATIVOS EN EFECTIVO) Expedirá los Recibos de Ingresos del SIF, en el caso en que se reciban donativos en efectivo en Oficinas Centrales y que no requieran Recibo de Donación. Expedirá los Recibos Provisionales cuando los donativos se realicen en Oficinas Centrales y el Donante requiera Recibo de Donación, el cual se requisitará y cotejará con la cédula fiscal proporcionada por el mismo. Depositará a la cuenta bancaria institucional el importe del donativo recibido en Oficinas Centrales. Expedirá y entregará el Recibo de Donación a petición del Responsable de la Unidad o Donante, dentro de los cinco días hábiles siguientes a la recepción de la documentación soporte completa. Expedirá solo en casos excepcionales el Recibo de Donación anticipadamente, a petición del Donante, sin elaborar el Recibo Provisional y sin el depósito correspondiente, para realizar el trámite de expedición de cheque ante las autoridades respectivas, previa autorización de la Jefatura del Departamento de Tesorería y con el visto bueno de la Subdirección de Recursos Financieros. En el caso de haber expedido un Recibo de Donación anticipadamente y el depósito no haya sido realizado, verificará que la Unidad Responsable envíe el oficio de justificación de la cancelación junto con el Recibo de Donación en original y 3 copias. Enviará por correo electrónico a la Unidad Responsable del donativo el Recibo de Donación en archivo pdf y xml, a fin de que lo haga llegar al/la Donante. Expedirá Recibos de Pago con requisitos fiscales, en el caso de depósitos en efectivo o cheque cuando no requiera Recibo de Donación el Donante. Entregará al Departamento de Contabilidad copia del Recibo de Donación al momento de su expedición, cuando el depósito sea realizado. Expedirá Recibo de Pago sin el depósito correspondiente, previa autorización de la Jefatura del Departamento y con el visto bueno de la Subdirección de Recursos Financieros, cuando se reciba el recurso en efectivo proveniente del DIF, Municipios, Ayuntamientos, etc., para realizar los trámites ante las autoridades respectivas. 9 de 90

15 EN CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL, A.C. (DONATIVOS EN EFECTIVO) Depositará vía remesa los donativos en la cuenta de la Unidad, una vez que el área competente envíe la Solicitud de Remesa, para su aplicación correspondiente. Elaborará mensualmente un listado de los Recibos de Pago y de Donación expedidos, el cual conciliará con el Departamento de Contabilidad para el control y registro de los donativos. Generará el informe trimestral de los donativos otorgados y recibidos, y solicitará a la Subdirección de Desarrollo de Sistemas y Procesos Administrativos su publicación en la página WEB de la Institución. Departamento de Contabilidad - Validará mensualmente los registros reportados en el Sistema de Aportaciones: Comunidad/Medios de Comunicación, tanto de los donativos en efectivo, especie y servicios como de las aportaciones en difusión. Realizará conjuntamente con el Departamento de Tesorería, la conciliación de Recibos de Donativos, Recibos de Ingresos del SIF y/o Recibos de Pago que se expidieron en el mes. 10 de 90

16 RESPONSABLE EN CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL, A.C. (DONATIVOS EN EFECTIVO) DESCRIPCION MATERIALES Y/O ANEXOS RESPONSABLE DE LA UNIDAD 1. Contacta al/la Donante interesado en aportar un donativo en efectivo y considera los Criterios para la Captación de Donativos (Anexo A). 2. Capta el donativo en efectivo o cheque a nombre de la Institución, en su caso especifica que tipo de recibo requiere. 3. Recibe el donativo en efectivo o cheque a nombre de la Institución, emite del TES en original y 3 copias el Recibo de Ingresos, únicamente cuando el Donante solicite Recibo de Donación elabora Recibo Provisional en original y 3 copias, el cual requisitará de acuerdo con los datos de la cédula fiscal proporcionada. 4. Solicita al Donante que verifique los datos en el Recibo Provisional y firme de validación de los mismos, en la parte inferior. 5. Deposita el efectivo o cheque en la cuenta bancaria institucional y obtiene el comprobante bancario sellado. RECIBO DE INGRESOS, RECIBO PROVISIONAL RECIBO PROVISIONAL COMPROBANTE BANCARIO Nota: Cuando el donativo se efectúa en Oficinas Centrales la Unidad Responsable del trámite para la expedición del Recibo de Donación, será el Departamento de Tesorería y el depósito se realizará en la cuenta bancaria de Oficinas Centrales. 6. Elabora oficio dirigido al Departamento de Tesorería con copia para el Departamento de Contabilidad, en el que informa del donativo recibido y en su caso, solicita la expedición del Recibo de Donación cuando lo haya requerido el Donante, anexando el Recibo Provisional con la firma del mismo validando sus datos. OFICIO, RECIBO PROVISIONAL 7. Recibe el donativo, pudiéndose presentar 2 casos: 11 de 90

17 RESPONSABLE EN CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL, A.C. (DONATIVOS EN EFECTIVO) DESCRIPCION MATERIALES Y/O ANEXOS 7.1 Que el donativo sea condicionado para un fin o adquisición específica, en este caso, elabora la Carta de Donativo Condicionado, especificando el monto recibido, así como la aplicación del mismo, recaba la firma del Donante, obtiene 4 copias y distribuye de la siguiente manera: CARTA DE DONATIVO CONDICIONADO DGAA SUBDIRECCIÓN DE REC. FINANCIEROS O ADQUIS. Y SERV. Carta de Donativo Condicionado firmado por el/la Donante - Original: DGAA - Copia: Donante - Copia: Departamento de Contabilidad - Copia: Departamento de Tesorería - Copia: Archivo de la Unidad Recibe la Carta de Donativo Condicionado, turna copia a la Subdirección de Recursos Financieros y a la Subdirección de Adquisiciones y Servicios para su conocimiento y tramite de acuerdo a su competencia, pudiéndose presentar 2 casos: Que el donativo condicionado requiera autorización de la SHCP, en este caso, solicita mediante oficio al Departamento de Programación para que realice la gestión con la Coordinadora de Sector, para la modificación del flujo de efectivo y de la aplicación del donativo condicionado Una vez gestionada la autorización del donativo condicionado, informa al Departamento de Tesorería. Continua el procedimiento en el punto no Que el donativo condicionado no requiera autorización de la SHCP, en este caso, lo comunica a la Unidad Responsable. Continúa el procedimiento en el punto no 8 CARTA DE DONATIVO CONDICIONADO OFICIO 12 de 90

18 RESPONSABLE EN CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL, A.C. (DONATIVOS EN EFECTIVO) DESCRIPCION MATERIALES Y/O ANEXOS RESPONSABLE DE LA UNIDAD DEPTO. DE TESORERÍA 7.2 Que el donativo no sea condicionado para un fin o adquisición específica, en este caso, elabora un oficio en original y 2 copias y distribuye de la siguiente manera: Original: Depto. de Tesorería 1ª. Copia: Depto. De Contabilidad 2ª. Copia: Archivo 8. Distribuye los siguientes documentos: Comprobante del Depósito Bancario. - Copia sellada: Departamento de Contabilidad - Fotocopia: Departamento de Tesorería - Fotocopia: Archivo de la Unidad Recibo de Ingresos del TES (cuando no requiera Recibo de Donación o Recibo con requisitos fiscales). - Original : Donante - Copia: Departamento de Tesorería - Copia: Departamento de Contabilidad - Copia: Archivo de la Unidad Recibo Provisional (a petición del Donante). - Original : Donante - Copia: Departamento de Tesorería - Copia: Departamento de Contabilidad - Copia: Archivo de la Unidad Oficio para solicitar la expedición de Recibo de Donación, en su caso. - Original: Departamento de Tesorería - Copia: Departamento de Contabilidad - Copia: Archivo de la Unidad 9. Revisa en los estados de cuenta institucionales que el donativo haya sido depositado. OFICIO COMPROBANTE BANCARIO RECIBO DE INGRESOS O RECIBO PROV. RECIBO PROVISIONAL OFICIO PARA SOLICITAR RECIBO DE DONACIÓN ESTADOS DE CUENTA 13 de 90

19 RESPONSABLE EN CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL, A.C. (DONATIVOS EN EFECTIVO) DESCRIPCION MATERIALES Y/O ANEXOS RESPONSABLE DE LA UNIDAD DEPTO. DE TESORERÍA RESPONSABLE DE LA UNIDAD 10. Una vez que el donativo haya sido efectuado por el/la Donante, elabora oficio de Distribución del Gasto, especificando en qué y cómo se aplicará el donativo y envía al Departamento de Tesorería. 11. Recibe oficio de Distribución del Gasto y solicita vía oficio al área competente el trámite de la remesa por el donativo. 12. Una vez tramitada la remesa envía el efectivo a la Unidad correspondiente para su aplicación. 13. Integra un expediente con la siguiente documentación generada por el donativo en efectivo recibido y archiva para su control: - Copia rosa del Recibo Provisional, en su caso - Copia del oficio para solicitar Recibo de Donación, en su caso - Copia del Recibo de Donación, en su caso - Copia del oficio para solicitar el Recibo de Pago, en su caso - Copia del Recibo de Pago, en su caso - Copia del Recibo de Ingresos emitidos por el SIF o TES, en su caso. - Fotocopia del comprobante del depósito - Copia de la Carta de Donativo Condicionado, en su caso - Copia del oficio de aplicación del donativo, en su caso OFICIO DE DISTRIBUCIÓN DEL GASTO OFICIO DE DISTRIBUCIÓN DEL GASTO Y OFICIO PARA TRÁMITE DE REMESA EXPEDIENTE DEPTO. DE CONTABILIDAD 14. Recibe la siguiente documentación generada por el donativo en efectivo recibido. - Original del comprobante del depósito bancario - Original del Recibo de Ingresos emitido por el SIF o TES, en su caso - Copia amarilla del Recibo Provisional, en su caso - Copia del Recibo de Donación, en su caso - Copia del Recibo de Pago, en su caso DOCUMENTOS GENERADOS POR EL DONATIVO 14 de 90

20 RESPONSABLE EN CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL, A.C. (DONATIVOS EN EFECTIVO) DESCRIPCION MATERIALES Y/O ANEXOS - Copia del oficio de aplicación del donativo, en su caso - Copia de la Carta de Donativo Condicionado, en su caso. 15. Revisa los documentos recibidos, verifica los datos, en caso de encontrar algo incorrecto se comunica vía telefónica con la persona Responsable de la Unidad, aclara y realiza el registro contable. DOCUMENTOS GENERADOS POR EL DONATIVO DEPTO. DE TESORERÍA 16. Recibe la siguiente documentación generada por el donativo en efectivo recibido: - Fotocopia del comprobante del depósito bancario - Copia verde del Recibo Provisional, en su caso - Copia del Recibo de Ingresos emitido por el SIF o TES, en su caso - Original del oficio para solicitar el Recibo de Donación, en su caso - Original del oficio para solicitar el Recibo de Pago, en su caso - Copia del oficio de Aplicación del Donativo, en su caso - Copia de la Carta de Donativo Condicionado, en su caso. DOCUMENTOS GENERADOS POR EL DONATIVO 17. Revisa la documentación y en caso de que soliciten Recibo de Donación, verifica que los datos asentados en el Recibo Provisional fueron validados por el/la Donante con su firma. DOCUMENTOS GENERADOS POR EL DONATIVO 18. Una vez cotejada la información, accesa al sistema en línea, captura los datos del Donante y emite el Recibo de Donación electrónico en los archivos pdf y xml. 19. Elabora oficio en el que notifica la entrega del Recibo de Donación, recaba la firma del Jefe del Departamento, escanea y envía por correo electrónico junto con los archivos en.pdf y.xml, a la Unidad Responsable. Posteriormente envía por valija el oficio firmado. SISTEMA, RECIBO DE DONACIÓN OFICIO, RECIBO DE DONACIÓN 15 de 90

21 RESPONSABLE EN CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL, A.C. (DONATIVOS EN EFECTIVO) DESCRIPCION MATERIALES Y/O ANEXOS RESPONSABLE DE LA UNIDAD 20. Recibe el correo electrónico que contiene el oficio de entrega del Recibo de Donación, así como los archivos correspondientes al mismo en.pdf y.xml CORREO ELEC., OFICIO Y RECIBO DE DONACIÓN 21. Imprime 3 documentos del archivo en pdf correspondiente al Recibo de Donación electrónico, se lo entrega al/la Donante y le solicita su firma en dos de ellos. 22. Una vez firmado el Recibo de Donación por el/la Donante lo envía por valija mediante oficio junto con el acuse del oficio al Departamento de Tesorería y archiva uno de los Recibos firmados en su expediente para su control. CORREO ELEC., RECIBO DE DONACIÓN RECIBO DE DONACIÓN. Y OFICIO Notas: Cuando el donativo se efectúa en Oficinas Centrales el Departamento de Tesorería entregará el Recibo de Donación al Donante y recabará su firma en las copias. Cuando el Donante requiera un Recibo que contenga únicamente cédula fiscal (Recibo de Pago), lo solicitará mediante oficio en original y copia al Departamento de Tesorería especificando los datos del donativo en efectivo. 23. Una vez que aplica el donativo para el fin o adquisición específica, envía la documentación correspondiente al Departamento de Contabilidad para su registro. 24. Accesa al Sistema de Aportaciones: Comunidad/Medios de Comunicación, registra los donativos en efectivo, escanea la documentación soporte y adjunta en el mismo sistema. SISTEMA APORTACIONES COMUNIDAD DEPTO. DE TESORERÍA 25. Recibe de la Unidad Responsable el oficio sellado junto con el Recibo de Donación firmado por el/la Donante o copia del Recibo de Pago para su registro y control. RECIBO DE DONACIÓN O RECIBO DE PAGO 16 de 90

22 RESPONSABLE EN CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL, A.C. (DONATIVOS EN EFECTIVO) DESCRIPCION MATERIALES Y/O ANEXOS 26. Realiza mensualmente el corte de los Recibos de Donación que haya expedido, elabora un listado de los mismos y los relaciona. 27. Elabora una Relación de los donativos recibidos por las Unidades Responsables, misma que envía junto con el listado al Departamento de Contabilidad y a la Subdirección de Desarrollo de Sistemas y Procesos Administrativos para su publicación en la página WEB. LISTADO RECIBOS DE DONACIÓN RELACIÓN DE DONATIVOS Y LISTADO DE RECIBOS DE DONACIÓN DEPTO. DE CONTABILIDAD 28. Accesa al Sistema de Aportaciones: Comunidad/Medios de Comunicación, revisa la captura y coteja los archivos adjuntos que amparan la donación en efectivo. 29. Recibe la Relación de los donativos junto con el listado de los Recibos de Donación. 30. Termina procedimiento. RELACIÓN DE DONATIVOS, LISTADO DE RECIBOS DE DONACIÓN Y 17 de 90

23 EN CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL, A.C. (DONATIVOS EN EFECTIVO) RESPONSABLE DE LA UNIDAD DGAA SUBDIR. RECURSOS FINANCIEROS/SUBDIR. ADQUISICIONES Y SERVICIOS DEPTO. DE TESORERÍA DEPTO. DE CONTABILIDAD INICIA 1 Contacta al/la Donante interesado en aportar un donativo en efectivo y considera los Criterios para la Captación de Donativos. 2 Capta el donativo en efectivo o cheque a nombre de la Institución, en su caso especifica que tipo de recibo requiere. 3 Recibe el donativo en efectivo o cheque a nombre de la Institución, emite del TES en o. y 3c. el Recibo de Ingresos, elabora cuando le sea requerido el Recibo Provisional en o. y 3c. Recibo Ing. /3 Recibo Prov. /3 4 Solicita al/la Donante que verifique los datos en el Recibo Provisional y firme de validación de los mismos, en la parte inferior. Recibo Prov. Deposita el efectivo o cheque en la cuenta bancaria institucional y obtiene el comprobante bancario sellado. Comprobante 5 A 18 de 90

24 EN CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL, A.C. (DONATIVOS EN EFECTIVO) RESPONSABLE DE LA UNIDAD DGAA SUBDIR. RECURSOS FINANCIEROS/SUBDIR. ADQUISICIONES Y SERVICIOS DEPTO. DE TESORERÍA DEPTO. DE CONTABILIDAD A NOTA: Cuando el donativo se efectúa en Oficinas Centrales la Unidad Responsable del trámite para la expedición del Recibo de Donación, será el Departamento de Tesorería y el depósito se realizará en la cuenta bancaria de Oficinas Centrales. 6 Elabora oficio dirigido al Depto. de Tesorería con c. al Depto. de Contabilidad, en el que informa del donativo recibido y en su caso, solicita la expedición del Recibo de Donación, anexando el Recibo Provisional. Oficio 7 Recibe el donativo, pudiéndose presentar 2 casos: Donativo Condicionado? No Si Elabora la Carta de Donativo Condicionado, especificando el monto recibido, recaba la firma del Donante, obtiene 4c. y distribuye. Carta Donativo / Recibe la Carta de Donativo Condicionado, turna c. a la Subdir. de Rec.Fin. y a la Subdir. de Adquis. y Servicios para su conocimiento y tramite, pudiéndose presentar 2 casos: Carta Donativo No 2 Requiere autorización de SHCP? Si Solicita mediante oficio al Depto. de Programación para que realice la gestión para la modificación del flujo de efectivo y de la aplicación del donativo condicionado. Oficio B 19 de 90

25 EN CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL, A.C. (DONATIVOS EN EFECTIVO) RESPONSABLE DE LA UNIDAD DGAA SUBDIR. RECURSOS FINANCIEROS/SUBDIR. ADQUISICIONES Y SERVICIOS DEPTO. DE TESORERÍA DEPTO. DE CONTABILIDAD B Una vez gestionada la autorización del donativo condicionado, informa al Depto. de Tesorería. Continua el procedimiento en el punto no En este caso, elabora un oficio en original y 2 copias y distribuye Que el donativo condicionado no requiera autorización de la SHCP, en este caso, lo comunica a la Unidad Responsable. Continúa el procedimiento en el punto no 8 Oficio Distribuye los siguientes documentos: Comprobante del Depósito Bancario Recibo de Ingresos del TES Oficio para solicitar la expedición de Recibo de Donación, en su caso Revisa en los estados de cuenta institucionales que el donativo haya sido depositado. 9 Comprobante Recibo ingresos Oficio 10 Una vez que el donativo haya sido efectuado por el/la Donante, elabora oficio de Distribución del Gasto, especificando en qué y cómo se aplicará el donativo y envía al Departamento de Tesorería Oficio C 20 de 90

26 EN CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL, A.C. (DONATIVOS EN EFECTIVO) RESPONSABLE DE LA UNIDAD DGAA SUBDIR. RECURSOS FINANCIEROS/SUBDIR. ADQUISICIONES Y SERVICIOS DEPTO. DE TESORERÍA DEPTO. DE CONTABILIDAD C 11 Recibe oficio de Distribución del Gasto y solicita vía oficio al área competente el trámite de la remesa por el donativo. Oficio 13 Integra un expediente con la documentación generada por el donativo en efectivo recibido y archiva para su control. 12 Una vez tramitada la remesa envía el efectivo a la Unidad correspondiente para su aplicación. Recibo Prov. Oficio p/solicitar Rec. Donación Recibo Donación Oficio p/solicitar Recibo Pago Recibo Pago Recibo Ingresos Comprob. Depos. Carta Donativo C. Oficio Aplicación 14 Recibe la siguiente documentación generada por el donativo en efectivo recibido. Comprob. Depos. Recibo Ingresos Recibo Provisional Recibo Donación Recibo Pago Oficio Aplicación Carta Donativo C. 15 Revisa los doctos. recibidos, verifica los datos, en caso de encontrar algo incorrecto se comunica con la persona Responsable de la Unidad, aclara y realiza el registro contable. Documentación D 21 de 90

27 EN CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL, A.C. (DONATIVOS EN EFECTIVO) RESPONSABLE DE LA UNIDAD DGAA SUBDIR. RECURSOS FINANCIEROS/SUBDIR. ADQUISICIONES Y SERVICIOS DEPTO. DE TESORERÍA DEPTO. DE CONTABILIDAD D 16 Recibe la documentación generada por el donativo en efectivo recibido. Comprob. Dep. C. Recibo Provisional Recibo Ingresos Recibo Donación Recibo Pago Carta Donativo C. Oficio Aplicación 17 Revisa la documentación y en caso de que soliciten Recibo de Donación, verifica que los datos asentados en el Recibo Provisional fueron validados. Documentación 18 Una vez cotejada la información, accesa al sistema en línea, captura los datos del/la Donante y emite el Recibo de Donación electrónico en los archivos pdf y xml. Recibo Donación 19 Elabora oficio en el que notifica la entrega del Recibo de Donación, recaba la firma del Jefe del Depto. escanea y envía por correo electrónico junto con los archivos pdf y xml, a la Unidad Responsable. Oficio Recibo Donación E 22 de 90

28 EN CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL, A.C. (DONATIVOS EN EFECTIVO) RESPONSABLE DE LA UNIDAD DGAA SUBDIR. RECURSOS FINANCIEROS/SUBDIR. ADQUISICIONES Y SERVICIOS DEPTO. DE TESORERÍA DEPTO. DE CONTABILIDAD E 20 Recibe el correo electrónico que contiene el oficio de entrega del Recibo de Donación y los archivos en.pdf y.xml. Recibo Donación Oficio 21 Imprime 3 documentos del archivo en pdf correspondiente al Recibo de Donación electrónico, se lo entrega al/la Donante y le solicita su firma en dos de ellos. Recibo Donación 22 Una vez firmado el Recibo de Donación se envía por valija mediante oficio junto con el acuse del oficio al Depto. de Tesorería y archiva uno de los Recibos firmados en su expediente para su control. Recibo Donación c. Notas: Cuando el Donativo se efectúa en Oficinas Centrales el Depto. de Tesorería entregará el Recibo de Donación al/la Donante y recabará su firma en las copias. Cuando el/la Donante requiera un Recibo que contenga únicamente cédula fiscal (Recibo de Pago), lo solicitará mediante oficio en o. y c. al Depto. de Tesorería especificando los datos del Donativo en efectivo. F 23 de 90

29 EN CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL, A.C. (DONATIVOS EN EFECTIVO) RESPONSABLE DE LA UNIDAD DGAA SUBDIR. RECURSOS FINANCIEROS/SUBDIR. ADQUISICIONES Y SERVICIOS DEPTO. DE TESORERÍA DEPTO. DE CONTABILIDAD F 23 Una vez que aplica el donativo para el fin o adquisición específica, envía la documentación correspondiente al Depto. de Contabilidad para su registro. 24 Accesa al Sistema de Aportaciones: Comunidad/ Medios de Comunicación, registra los donativos en efectivo, escanea la documentación soporte y adjunta en el sistema. 25 Recibe de la Unidad Responsable el oficio sellado y el Recibo de Donación firmado por el/la Donante o C. del Recibo de Pago para su registro y control. Recibo de Donación o Pago 26 Realiza mensualmente el corte de los Recibos de Donación que haya expedido, elabora un listado de los mismos y los relaciona. Lista Donación Recibos 27 Elabora una Relación de los donativos recibidos por las Unidades Responsables, se envía con el listado al Depto. de Contabilidad y a la Sub. de Desarrollo de Sist. y Procesos Administrativos para su publicación en la página WEB. Relación Donativos Listado Recibos Donación 28 Accesa al Sistema de Aportaciones: Comunidad/ Medios de Comunicación, revisa la captura y coteja los archivos adjuntos que amparan la donación en efectivo. 29 Recibe la Relación de los donativos junto con el listado de los Recibos de Donación. TERMINA de 90

30 PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN DE DONATIVOS EN EFECTIVO, ESPECIE Y SERVICIOS EN CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL, A.C. (DONATIVOS EN ESPECIE) CODIGO: ÍNDICE PAG. POLÍTICAS DE OPERACIÓN ESPECÍFICAS PARA LA RECEPCIÓN DE DONATIVOS EN ESPECIE 25 PROCEDIMIENTO DE DONATIVOS EN ESPECIE 34 DIAGRAMA DE FLUJOGRAMA 41 PARA SER LLENADO ÚNICAMENTE POR LA DIRECCIÓN DEL ÁREA EMISORA Fecha de Revisión/Aprobación Fecha de Emisión Ubicación del archivo Septiembre 2014 Septiembre 2014 U: Donativos

31 EN CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL, A.C. (DONATIVOS EN ESPECIE) POLÍTICAS DE OPERACIÓN ESPECÍFICAS PARA LA RECEPCIÓN DE DONATIVOS EN ESPECIE Responsable de la Unidad que recibirá el donativo - Promoverá la captación de donativos en especie conforme a las necesidades institucionales. - Solicitará mediante oficio o correo electrónico la evaluación y la elaboración del formato Dictamen Técnico al área responsable de realizarlo, para lo cual anexará la descripción del bien susceptible de ser recibido en donación, las características técnicas, fotografías en su caso y la cotización de los artículos similares. - En el caso de bienes muebles y vehículos solicitará vía correo electrónico al Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros, el formato Dictamen Técnico de Bienes Muebles para la Recepción del Donativo, mismo que requisitará anexando la descripción del bien, características técnicas y fotografías en su caso y devolverá para su revisión y autorización al mismo departamento. - Solicitará al/la Donante la factura original a nombre de CIJ, A.C. o factura endosada y/o documento que acredite la propiedad del bien donado. - En caso de no contar con el documento que acredite la propiedad del bien, elaborará Acta de Donación, que incluya la descripción y valor estimado de los bienes donados (cotización), así como la razón social y el nombre de la persona que proporciona la información, domicilio y teléfono. - Expedirá un Recibo Provisional únicamente cuando el/la Donante requiera un Recibo de Donación, especificando los datos completos, el cual requisitará y cotejará con la Cédula Fiscal proporcionada por el/la Donante, quien verificará y validará que sus datos sean correctos firmando en la parte inferior del Recibo Provisional. - Solicitará mediante oficio al Departamento de Tesorería, la expedición del Recibo de Donación, enviando copia del Recibo Provisional previa validación del/la Donante, copia de la factura o documento que acredite la propiedad del bien recibido en donación y Dictamen Técnico. 25 de 90

32 EN CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL, A.C. (DONATIVOS EN ESPECIE) - Informará de la aceptación del bien mueble donado al Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros para su resguardo y aseguramiento, así como al Departamento de Contabilidad para su registro y les enviará la siguiente documentación: Factura original o documento que acredite la propiedad del bien donado. Acta de Donación, cuando no se tenga la factura anotar el costo y si no, cotización de los bienes. Dictamen Técnico. Recibo Provisional. - Reportará invariablemente la recepción de bienes recibidos en donación, al Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros, para su registro y resguardo. En caso de no hacerlo y sufrir algún daño como robo o siniestro será su responsabilidad, pues la falta de resguardo obstaculizará la indemnización por parte de la Aseguradora. - Solicitará en caso de requerirse, la Carta de Agradecimiento al Departamento de Tesorería. - Recibirá del Departamento de Tesorería el correo electrónico con los archivos correspondientes al Recibo de Donación para entrega al/la Donante, así como la Carta de Agradecimiento, en caso de requerirse. - Informará a la Dirección de Tratamiento y Rehabilitación mediante oficio o correo electrónico, cuando se reciban químicos-farmacéuticos. - Informará mediante oficio o correo electrónico a la Subdirección de Desarrollo de Sistemas y Procesos Administrativos, cuando se reciban bienes informáticos y se hayan incorporado al activo fijo. - Informará al Departamento de Inventarios, Almacén y Servicios mediante oficio o correo electrónico cuando se reciban vehículos, bienes muebles e inmuebles. - Informará a la Subdirección de Movilización Social y Proyectos Especiales mediante oficio o correo electrónico, cuando se reciban servicios de radio y televisión, espacios en medios de comunicación masiva y medios alternativos. - Notificará al área competente, de acuerdo con el tema que se trate, cuando se reciban bienes impresos, material audiovisual y bibliográfico. 26 de 90

33 EN CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL, A.C. (DONATIVOS EN ESPECIE) - Tendrá la guardia y custodia, así como el destino, aplicación o uso de los bienes recibidos en donación bajo su responsabilidad. - Enviará oficio o correo electrónico al Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros informando de los bienes que requieran ser custodiados/guardados por un periodo en el Almacén, en el cual se anexará copia de la siguiente documentación. Copia de la Factura o documento que acredite la propiedad del bien donado Acta de Donación, en su caso Dictamen Técnico - Realizará Acta de Donación cuando los bienes recibidos en donación no cuenten con documentación soporte, de acuerdo con lo establecido en el apartado Almacenes del Manual de Aplicación General en materia de Recursos Materiales y Servicios Generales o cuando se trate de bienes perecederos que no sea necesario su ingreso al Almacén ni control en inventarios. - Elaborará contrato de Donación cuando el/la Donante especifique que el donativo tendrá un destino diferente al uso de la propia Institución en cumplimiento de su labor social e informará a la Dirección General para su autorización. - Los donativos en especie que por sus características puedan generar un beneficio mayor a la Institución que el ser utilizado por la misma, únicamente lo podrán hacer previa autorización de la Dirección General, planteando las alternativas de su destino y de los beneficios que se puedan obtener, siempre y cuando esto sea a favor de los programas prioritarios de la Institución. - En el caso excepcional de que el donativo se le de un destino diferente al uso de la propia Institución, los ingresos serán depositados en la cuenta institucional, al día siguiente hábil de su recepción. - Con la finalidad de allegarse de recursos para prevenir, tratar y rehabilitar a personas con problemas de farmacodependencia, los Patronatos auxiliarán a los CIJ, A.C. organizando eventos mediante convenios de donativos en consignación, mismos que serán firmados por la Dirección General Adjunta Administrativa. - Realizará el registro de los donativos en especie en el Sistema de Aportaciones: Comunidad/Medios de Comunicación, teniendo como fecha límite el último día hábil de cada mes, ya que a partir del primer día del siguiente mes ya no podrán ingresar al sistema. 27 de 90

34 EN CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL, A.C. (DONATIVOS EN ESPECIE) Áreas Competentes encargadas de la evaluación técnica y emisión del Dictamen - Elaborará la evaluación del bien susceptible de ser recibido en donación, con base a la información proporcionada por el área solicitante, para efecto de garantizar que sea útil y acorde a las necesidades de la Institución, siempre y cuando la documentación esté completa. - Dará respuesta de la aceptación o rechazo del donativo al Responsable de la Unidad, emitiendo el Dictamen Técnico en un plazo máximo de 5 días hábiles a la recepción de la solicitud, y siempre y cuando se cuente con la documentación completa del bien. - Emitirá el Dictamen Técnico de acuerdo con la siguiente clasificación de bienes Dirección de Tratamiento y Rehabilitación Químicos-farmacéuticos, que valorará el buen estado del producto, fecha de caducidad (mínimo 4 meses de la fecha de entrega), utilidad y que la cantidad pueda ser distribuida de acuerdo a los recursos institucionales, además de alguna otra consideración que determine realizar. Subdirección de Desarrollo de Sistemas y Procesos Administrativos Software de Aplicación General Servicios relacionados a Tecnologías de la Información Software de Aplicación Específica Bienes informáticos Consumibles para bienes informáticos Subdirección de Movilización Social y Proyectos Especiales Bienes impresos, espacios en medios de comunicación masiva y medios alternativos. Área competente, de acuerdo con el tema que se trate Material audiovisual y bibliográfico. Subdirección de Adquisiciones y Servicios Vehículos Activo Fijo (bienes muebles e inmuebles) 28 de 90

35 EN CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL, A.C. (DONATIVOS EN ESPECIE) - Será el responsable de asignar el valor de los bienes recibidos en donación cuando el donativo pueda generar un beneficio mayor a la Institución, el cual tendrá que ser autorizado en forma individual o conjuntamente por la Dirección General, Dirección General Adjunta Administrativa y la Subdirección de Recursos Financieros. - En el caso de bienes informáticos susceptibles de ser incorporados al activo fijo institucional, turnará una copia del Dictamen Técnico favorable al Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros y al Departamento de Contabilidad. - En el caso de productos perecederos o bienes menores, no será necesario la elaboración del Dictamen Técnico, bastará con recibir la factura del bien y/o el Acta de Donación por parte del/la Donante. - Bienes distintos a los especificados: la valoración será a cargo del área que le competa, según el bien donado. Dirección General - Instruirá a la Dirección General Adjunta Administrativa para que el donativo recibido se le de, en su caso un destino diferente al uso de la propia Institución susceptible de generar un ingreso. - Firmará la Carta de Agradecimiento para el/la Donante, en caso de requerirse. - Firmará los Contratos de Donación, por concepto de donativos otorgados por personas morales. - Firmará Convenios de Donativos en consignación con los Patronatos, cuando organicen eventos, con la finalidad de allegarse de recursos para el cumplimiento de la labor social de los CIJ, A.C. 29 de 90

36 EN CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL, A.C. (DONATIVOS EN ESPECIE) Dirección General Adjunta Administrativa - Autorizará los donativos en especie, que por sus características puedan generar un beneficio mayor a la Institución que el ser utilizado por la misma planteando las alternativas de su destino y de los beneficios que se puedan obtener, siempre y cuando esto sea a favor de los programas prioritarios de la Institución. - Instruirá a las áreas correspondientes la aplicación o atención en lo conducente de la aceptación de los donativos. - Firmará convenios de Donativos en consignación con los patronatos, cuando organicen eventos, con la finalidad de allegarse de recursos para el cumplimiento de la labor social de los CIJ, A.C. Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros - Enviará por correo electrónico a la unidad operativa que lo solicite al siguiente día hábil, el formato Dictamen Técnico de Bienes Muebles para la Recepción de Donativos incluyéndole el número de folio que le corresponda, mismo que revisará posteriormente cuando reciba la información completa del bien. - Llevará el control de los bienes recibidos en donación e integrará al patrimonio institucional, siendo esta área la única facultada para asignar número de inventario, el cual será compuesto por la clave CABM y número progresivo. - Realizará el aseguramiento del mobiliario, equipo de oficina, equipo e instrumental médico, equipo electrónico y parque vehicular recibido en donación, una vez que se cuente con la documentación soporte y que se haya registrado en el patrimonio institucional, así mismo elaborará los resguardos correspondientes. - Realizará las conciliaciones mensualmente de los donativos en especie (bienes muebles, vehículos y otros), con el Departamento de Contabilidad, dentro de los cinco días hábiles posteriores a su cierre mensual. 30 de 90

37 EN CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL, A.C. (DONATIVOS EN ESPECIE) - Conciliará con el Departamento de Soporte Técnico, Mantenimiento y Telecomunicaciones, los dictámenes emitidos mensualmente, dentro de los primeros cinco días hábiles posteriores al cierre del mes. - En caso de que el donativo en especie se le de un destino diferente al uso de la propia Institución, se encargará de resguardar y controlar los bienes recibidos y los posibles ingresos que pudieran generar y que sean responsabilidad de este departamento, los entregará al Departamento de Tesorería para su depósito en la cuenta bancaria institucional al día siguiente hábil. - Enviará al Departamento de Contabilidad, copia del convenio de Donación y/o escritura con sello del Registro Público de la Propiedad y avalúo catastral del bien recibido en donación, cuando sean donados terrenos y bienes inmuebles con el visto bueno de la Subdirección de Adquisiciones y Servicios. Departamento de Tesorería - Expedirá los Recibos Provisionales cuando los donativos se reciban en oficinas centrales y el/la Donante requiera Recibo de Donación. - Expedirá el Recibo de Donación a petición del Responsable de la Unidad o área solicitante de los donativos que se reciban y que así lo requieran, para lo cual recibirá copia de la documentación soporte y Recibo Provisional previamente validado con la firma del/la Donante que los datos asentados sean correctos, mismo que enviará por correo electrónico. - Elaborará en caso de requerirse la Carta de Agradecimiento al/la Donante, la cual enviará a la Dirección General para su firma y posteriormente la enviará al responsable de la Unidad o al/la Donante, en caso de que se realice el donativo en oficinas centrales. - Expedirá Recibo de Ingresos del SIF, en el caso de que el donativo en especie se le de un destino diferente al uso de la propia Institución, depositando en la cuenta bancaria institucional de oficinas centrales, al día siguiente de su recepción de los ingresos por las áreas responsables conforme a los convenios establecidos. 31 de 90

38 EN CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL, A.C. (DONATIVOS EN ESPECIE) - Registrará y controlará los Recibos de Donación que expidió, mediante una relación que contenga los siguientes datos: numero de recibo, fecha del recibo, nombre del/la Donante, RFC del mismo (a), descripción del donativo e importe. - Elaborará un listado de los Recibos de Donación, el cual conciliará mensualmente con el Departamento de Contabilidad para el control y registro de los donativos. - Generará trimestralmente el reporte de donativos recibidos en especie y los publicará en la página WEB de la Institución. Departamento de Contabilidad - Registrará el donativo con la documentación que lo ampare: Dictamen Técnico. Factura original o documento que acredite la propiedad del bien donado, en su caso. Acta de Donación, en su caso. Recibo Provisional (copia amarilla). Recibo de Donación. - Informará al Departamento de Tesorería y al Departamento de Inventarios, Almacén y Servicios, el importe y fecha de incorporación a la contabilidad de los donativos en especie, para los efectos a que haya lugar, respecto de las responsabilidades de cada uno de ellos. - Informará al Departamento de Inventarios, Almacén y Servicios, la aceptación del bien donado con el fin de realizar su registro y resguardo correspondiente. - Registrará el valor total incluyendo el IVA, cuando se reciba un donativo de bienes nuevos y la factura sea expedida a nombre de Centros de Integración Juvenil, A.C. y/o endosada. - Registrará sin incluir el IVA que le corresponde, cuando se reciban en donación bienes usados, con factura o Acta de Donación en el que se especifica el valor fiscal. - Registrará a valor de $1.00 (un peso 00/100 M.N.), los activos fijos donados conforme al artículo 182 del reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria, cuando el Recibo de Donación se expida en $0.00 (cero pesos 00/100 M.N.). 32 de 90

39 EN CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL, A.C. (DONATIVOS EN ESPECIE) - En caso de no existir factura, registrará los activos en los referentes a los artículos 87 y 89 del Reglamento de la Ley de impuestos Sobre la Renta, recurriendo a un avalúo o valor de mercado. - En caso de no conocer el valor de adquisición de algún bien, se considerará el valor de otros bienes con características similares o, en su defecto el que se obtenga a través de otros mecanismos que juzgue pertinentes. - Realizará con el Departamento de Contabilidad y con el Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros, la conciliación mensual de los donativos recibidos en especie. - Validará mensualmente los registros reportados en el Sistema de Aportaciones: Comunidad/Medios de Comunicación, tanto de los donativos en efectivo, especie y servicios como de las aportaciones en difusión. Departamento de Análisis Financiero y Control Presupuestal - Registrará el recurso propio excedente por este concepto dentro de los controles presupuestales para el seguimiento de su aplicación. Subdirección de Recursos Financieros (Departamento de Programación) - Gestionará la autorización del recurso propio excedente por este concepto ante las instancias correspondientes para su aplicación en el ejercicio. 33 de 90

40 RESPONSABLE EN CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL, A.C. (DONATIVOS EN ESPECIE) DESCRIPCION MATERIALES Y/O ANEXOS RESPONSABLE DE LA UNIDAD 1. Contacta al/la Donante interesado en aportar un donativo en especie y considera los Criterios para la Captación de Donativos (Anexo A) CRITERIOS PARA LA CAPTACIÓN DE DONATIVOS 2. Capta el donativo, solicita mediante oficio o correo electrónico al área correspondiente la evaluación y elaboración del Dictamen Técnico, anexando la descripción del bien o bienes susceptibles de ser recibidos en donación, fotografías, cotización por escrito y en caso de no haber factura realizará un estudio de mercado (de internet), de los artículos similares en la región. OFICIO DE EVALUACIÓN, DESCRIPCIÓN DEL BIEN, FOTO- GRAFÍAS ÁREAS RESPONSABLES DE EVALUACIÓN TÉCNICA RESPONSABLE DE LA UNIDAD 3. Recibe solicitud, asesora al Responsable de la Unidad vía telefónica o por los medios de comunicación electrónica. 4. Revisa la documentación que amparan los bienes y emite su opinión de acuerdo con la información con que cuenta. 5. Elabora el Dictamen Técnico y envía al responsable de la Unidad, dentro de los 5 días hábiles siguientes a la fecha de su recepción, siempre y cuando la documentación este completa. Nota: En caso de que el Dictamen sea favorable, enviará copia del mismo al Departamento de Contabilidad y al Departamento de Inventarios, Almacén y Servicios. 6. Recibe el Dictamen Técnico y revisa, pudiéndose presentar 2 casos: 6.1 Que el Dictamen Técnico sea desfavorable por no cubrir con las características técnicas para ser recibido, en este caso, agradece al/la Donante su intención y explica el motivo por el que no recibirá el donativo. Archiva el Dictamen. Termina el procedimiento. OFICIO DE EVALUACIÓN DESCRIPCIÓN DEL BIEN, FOTO- GRAFÍAS DICTAMEN TÉCNICO DICTAMEN TÉCNICO DICTAMEN TÉCNICO 34 de 90

41 RESPONSABLE EN CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL, A.C. (DONATIVOS EN ESPECIE) DESCRIPCION MATERIALES Y/O ANEXOS 6.2 Que el Dictamen Técnico sea favorable por cubrir total o parcialmente con las características técnicas para ser recibido, en este caso, agradece al/la Donante el donativo y le solicita la factura original o endosada a nombre de CIJ, A.C. que acredite la propiedad del bien. Continúa el procedimiento. DICTAMEN TÉCNICO, DOCTO. QUE ACREDITE LA PROPIEDAD DEL BIEN Nota: En caso de donativos de productos perecederos y bienes menores que no requieran ingresar al Almacén, no será necesario elaborar el Dictamen Técnico. 7. Recibe el donativo en especie y el documento que acredita la propiedad del bien donado a nombre de CIJ, A.C. Nota: En caso de que el/la Donante no cuente con el documento que acredite la propiedad del bien donado, elaborará un Acta de Donación, conforme a la cotización por escrito o estudio de mercado obtenido en internet, de los artículos similares en la región. 8. Integra y distribuye la documentación que ampara el donativo recibido para su registro, pudiéndose presentar 2 casos: 8.1 Que el/la Donante no requiera Recibo de Donación, en este caso, entrega la siguiente documentación y continua en el punto no Factura original a nombre de CIJ, A.C. o factura endosada y/o documento que acredite la propiedad del bien donado. Original: Depto. de Contabilidad Copia: Depto. de Inventarios, Almacén y Servicios Copia: Archivo de la Unidad DOCTO. QUE ACREDITA LA PROPIEDAD DEL BIEN DOCTO. QUE ACREDITA LA PROPIEDAD DEL BIEN DOCTO. QUE ACREDITA LA PROPIEDAD DEL BIEN, ACTA DE DONACIÓN - Acta de Donación, en el caso de no tener documento que acredite la propiedad del bien donado. 35 de 90

42 RESPONSABLE EN CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL, A.C. (DONATIVOS EN ESPECIE) DESCRIPCION MATERIALES Y/O ANEXOS 8.2 Que el/la Donante si requiera Recibo de Donación, en este caso, entrega la siguiente documentación: - Recibo Provisional requisitado conforme a la cédula fiscal del Donante y valido con la firma del mismo. Original: Donante Copia (verde): Depto. de Tesorería RECIBO DE DONACIÓN, RECIBO PROVISIONAL, OFICIO DE EXPEDICIÓN DE RECIBO DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Copia (amarilla): Depto. de Contabilidad Copia (rosa): Archivo de la Unidad - Oficio solicitando la expedición del Recibo de Donación Original: Depto. de Tesorería Copia: Depto. de Contabilidad Copia: Archivo de la Unidad 9. Recibe el original de la factura a nombre de CIJ, A.C. o factura endosada y/o documento que acredite la propiedad del bien donado, copia del Dictamen Técnico aceptando el bien, Acta de Donación en su caso y copia amarilla del Recibo Provisional. 10. Registra contablemente el bien donado conforme a los Criterios de Valuación (ver anexo B). 11. Elabora y envía oficio a los Departamentos de Tesorería y de Inventarios, Almacén y Seguros, informando el importe y fecha de registro contable de los donativos en especie recibidos. DOCTO. QUE ACREDITA LA PROPIEDAD DEL BIEN CRITERIOS DE VALAUCIÓN (ANEXO B) OFICIO DE REGISTRO DEL DONATIVO DEPARTAMENTO DE TESORERÍA 12. Recibe la siguiente documentación: - Oficio del Responsable de la Unidad solicitando la expedición del Recibo de Donación - Copia (verde) del Recibo Provisional - Copia del Acta de Donación, en su caso - Copia de la Factura o factura endosada o documento que acredite la propiedad del bien. OFICIOS, RECIBO PROVISIONAL, ACTA DONACIÓN DICTAMEN TÉCNICO, DOCTO. QUE ACREDITA LA PROPIEDAD DEL 36 de 90

43 RESPONSABLE EN CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL, A.C. (DONATIVOS EN ESPECIE) DESCRIPCION - Copia del Dictamen Técnico (a excepción de productos perecederos y/o bienes menores que no requieran ingresar al Almacén). MATERIALES Y/O ANEXOS BIEN RESPONSABLE DE LA UNIDAD DEPARTAMENTO DE TESORERÍA 13. Recibe oficio de expedición del Recibo de Donación, verifica la información, accesa al sistema al sistema en línea, captura los datos del Donante y emite los archivos en pdf y xml. 14. Elabora oficio de entrega del Recibo de Donación a la unidad Responsable, recaba la firma del Jefe, escanea y envía por correo electrónico junto con los archivos en pdf y xml. Posteriormente envía por valija el oficio firmado. 15. Recibe el correo electrónico que contiene el oficio de entrega del Recibo de Donación, así como los archivos correspondientes al mismo en pdf y xml. 16. Imprime 3 documentos del archivo en pdf correspondiente al Recibo de Donación electrónico, se lo entrega al/la Donante y le solicita su firma en dos de ellos. 17. Entrega al/la Donante en su caso, la Carta de Agradecimiento firmada por el director y/o responsable de la unidad. 18. Una vez firmado el Recibo de Donación por el/la Donante lo envía por valija mediante oficio junto con el acuse del oficio, al Departamento de Tesorería y archiva uno de los Recibos firmados en su expediente para su control. 19. Recibe el oficio sellado de acuse junto con el Recibo de Donación firmado por el/la Donante, registra y realiza mensualmente el corte de los recibos que se hayan expedido, elabora un Reporte de los mismos y lo envía al Departamento de Contabilidad para realizar la conciliación mensual. OFICIO DE EXPEDICIÓN DE RECIBO DE DONACIÓN OFICIO ENTREGA CORREO ELEC., RECIBO DE DONACIÓN CORREO, RECIBO DE DONACIÓN RECIBO DE DONACIÓN CARTA DE AGRADECIM. RECIBO DE DONACIÓN, OFICIO RECIBO DE DONACIÓN 37 de 90

44 RESPONSABLE EN CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL, A.C. (DONATIVOS EN ESPECIE) DESCRIPCION MATERIALES Y/O ANEXOS RESPONSABLE DE LA UNIDAD DEPARTAMENTO DE INVENTARIOS, ALMACÉN Y SEG. Nota: Cuando el donativo se efectúa en Oficinas Centrales el Departamento de Tesorería entrega el Recibo de Donación al/la Donante y recaba la firma de recibido en las copias del mismo y en la Carta de Agradecimiento, en su caso. 20. Genera trimestralmente el reporte de donativos recibidos en especie y los publica en la página Web de la Institución. 21. Recibe el bien por parte del/la Donante, fotocopia la documentación que integra al expediente y envía al Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros para su control y resguardo. 22. Recibe la copia del expediente que contiene la documentación que ampara el bien y el oficio del Departamento de Contabilidad sobre el registro contable del mismo, revisa y si es un bien mueble le asigna clave del inventario con base al Catálogo de Bienes Muebles y Servicios (CABM) y da de alta en el SISACFI. 23. Elabora resguardos y controla los bienes recibidos en donación. 24. Graba la placa metálica con los datos que identifican al bien (clave CABM, número progresivo, año de alta). RECIBO DE DONACIÓN, REPORTE DE RECIBOS DE DONACIÓN REPORTE DE RECIBOS DE DONACIÓN EXPEDIENTE DE DOCTOS QUE AMPARAN EL BIEN EXPEDIENTE DE DOCTOS. QUE AMPARAN EL BIEN, OFICIO DE REGISTRO CONTABLE DEL DONATIVO RESGUARDOS PLACA METÁLICA 25. Emite resguardo en original y copia, la envía a la Unidad para su firma junto con la placa metálica con el número de inventario que identifica el bien. RESGUARDO, PLACA METÁLICA 38 de 90

45 RESPONSABLE EN CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL, A.C. (DONATIVOS EN ESPECIE) DESCRIPCION Nota: Será el encargado de resguardar y controlar los bienes recibidos por donativos que se les de un destino diferente al uso de la propia Institución, y los posibles ingresos que pudieran generar que sean responsabilidad de este Departamento, los entregará al Departamento de Tesorería para el depósito en la cuenta bancaria institucional al siguiente día hábil. MATERIALES Y/O ANEXOS RESPONSABLE DE LA UNIDAD DEPARTAMENTO DE INVENTARIOS, ALMACÉN Y SEG. RESPONSABLE DE LA UNIDAD DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD 26. Recibe placa metálica, resguardo en original y copia, revisa, recaba la firma del resguardatario y firma como responsable de la adscripción. 27. Envía el original al Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros e integra la copia de resguardo en el expediente del bien donado. Nota: - En el caso de Unidades de Zona Foránea el Responsable de la Unidad adhiere la placa metálica al bien. - La guarda y custodia, así como el destino, aplicación o uso de los bienes recibidos serán responsabilidad del mismo. 28. Recibe el original del resguardo firmado por el Responsable de la Unidad y envía al Departamento de Contabilidad la base de datos con las claves CABM. Archiva en el expediente correspondiente la tarjeta junto con la documentación que ampara el donativo. 29. Registra en el Sistema de Aportaciones: Comunidad/Medios de Comunicación, los donativos en especie, escanea la documentación soporte y adjunta en el mismo sistema. 30. Accesa al Sistema de Aportaciones: Comunidad/Medios de Comunicación, revisa la captura y coteja los archivos adjuntos que amparan la donación en especie. PLACA METÁLICA, RESGUARDO RESGUARDO RESGUARDO SISTEMA APORTACIONES COMUNIDAD SISTEMA APORTACIONES COMUNIDAD 39 de 90

46 RESPONSABLE EN CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL, A.C. (DONATIVOS EN ESPECIE) DESCRIPCION MATERIALES Y/O ANEXOS DEPARTAMENTO DE TESORERÍA 31. Recibe del Departamento de Tesorería el Reporte de Recibos de Donación expedidos en el mes y lleva a cabo la conciliación mensual con el mismo departamento. 32. Concilia mensualmente con el Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros los donativos recibidos en especie. 33. Recibe los ingresos generados por los donativos en especie que se les dé un destino diferente al uso de la propia Institución, los deposita en la cuenta bancaria institucional al siguiente día hábil de su recepción y genera los Recibos de Ingresos del SIF. 34. Informa al Departamento de Análisis Financiero y Control Presupuestal el excedente del recurso propio generado, en su caso por este concepto y a su vez para que informe a través de la Subdirección de Recursos Financieros al Departamento de Programación para las gestiones correspondientes. 35. Termina procedimiento. REPORTE DE RECIBOS DE DONACIÓN CONCILIACIÓN RECIBOS DE INGRESOS DEL SIF 40 de 90

47 EN CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL, A.C. (DONATIVOS EN ESPECIE) RESPONSABLE DE LA UNIDAD ÁREAS RESPONSABLES DE LA EVALUACIÓN TÉCNICA DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD DEPARTAMENTO DE TESORERÍA DEPARTAMENTO DE INVENTARIOS, ALMACÉN Y SEGUROS INICIA 1 Contacta al/la Donante interesado en aportar un donativo en especie y considera los Criterios para la Captación de Donativos. 2 3 Capta el donativo, solicita al área correspondiente la evaluación y elaboración del Dictamen Técnico, Recibe solicitud, asesora al/la Responsable de la Unidad vía telefónica o por los medios de comunicación electrónica. Doctos. 4 Revisa la documentación que amparan los bienes y emite su opinión de acuerdo con la información con que cuenta. Doctos. 6 5 Recibe el Dictamen Técnico y revisa, pudiéndose presentar 2 casos: Elabora el Dictamen Técnico y envía al responsable de la Unidad, Dictamen Tec. Dictamen Tec. Favorable Dictamen Técnico? Desfavorable Notas: En caso de que el Dictamen sea favorable, enviará copia del mismo al Depto. de Contabilidad y al Depto. de Inventarios, Almacén y Seguros. 1 2 A 41 de 90

48 EN CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL, A.C. (DONATIVOS EN ESPECIE) RESPONSABLE DE LA UNIDAD ÁREAS RESPONSABLES DE LA EVALUACIÓN TÉCNICA DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD DEPARTAMENTO DE TESORERÍA DEPARTAMENTO DE INVENTARIOS, ALMACÉN Y SEGUROS A En este caso, agradece al/ la Donante su intención y explica el motivo por el que no recibirá el donativo. Archiva el Dictamen. Termina el procedimiento. Dictamen Tec. TERMINA En este caso, agradece al/ la Donante el donativo y le solicita la factura original o endosada a nombre de CIJ, A.C. que acredite la propiedad del bien. Continúa el procedimiento Nota: En caso de donativos de productos perecederos y bienes menores que no requieran ingresar al Almacén, no será necesario elaborar el Dictamen Técnico. 7 Recibe el donativo en especie y el documento que acredita la propiedad del bien donado a nombre de CIJ, A.C. Docto. Acredita Nota: En caso de que el/la Donante no cuente con el documento que acredite la propiedad del bien donado, elaborará un Acta de Donación, conforme a la cotización por escrito o estudio de mercado obtenido en internet, de los artículos similares en la región. B 42 de 90

49 EN CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL, A.C. (DONATIVOS EN ESPECIE) RESPONSABLE DE LA UNIDAD ÁREAS RESPONSABLES DE LA EVALUACIÓN TÉCNICA DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD DEPARTAMENTO DE TESORERÍA DEPARTAMENTO DE INVENTARIOS, ALMACÉN Y SEGUROS B 8 Integra y distribuye la documentación que ampara el donativo recibido para su registro, pudiéndose presentar 2 casos: Docto. Acredita la propiedad del bien Si No Requiere Recibo de Donación? 8.1 En este caso, entrega la siguiente documentación y continua en el punto no. 9 1 Factura Acta de Donación Recibe el o. de la factura o En este caso entrega la docto. que acredite la siguiente propiedad del bien documentación:recibo donado, c. del Dictamen Provisional, Oficio Técnico aceptando el solicitando la expedición bien, Acta de Donación en del Recibo de Donación. su caso y c. del Recibo Provisional. Recibo Provisional Factura Recibo Donación Dictamen Tec. Acta de Donación Recibo Provisional 10 Registra contablemente el bien donado conforme a los Criterios de Valuación C 43 de 90

50 EN CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL, A.C. (DONATIVOS EN ESPECIE) RESPONSABLE DE LA UNIDAD ÁREAS RESPONSABLES DE LA EVALUACIÓN TÉCNICA DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD DEPARTAMENTO DE TESORERÍA DEPARTAMENTO DE INVENTARIOS, ALMACÉN Y SEGUROS C Elabora y envía oficio a los Deptos. de Tesorería y de Inv., Almacén y Seg., informando el importe y fecha de registro contable de los donativos en especie recibidos. Recibe la siguiente documentación: Oficio Oficio Recibo Don. Recibo Provisional Acta de Donación Factura o Docto. Dictamen Tec. 13 Recibe oficio de expedición del Recibo de Donación, verifica la información, accesa al sistema, captura los datos del Donante y emite los archivos en pdf y xml. Oficio p/solicitar Rec. Donación oficio 15 Recibe el correo electrónico que contiene el oficio de entrega del Recibo de Donación, así como los archivos correspondientes al mismo en pdf y xml. Recibo Donación 14 Elabora oficio de entrega del Recibo de Donación a la unidad Responsable, recaba la firma del Jefe, escanea y envía por correo electrónico junto con los archivos en pdf y xml. Recibo Donación oficio 16 Imprime 3 documentos del archivo en pdf correspondiente al Recibo de Donación electrónico, se lo entrega al/la Donante y le solicita su firma en dos de ellos. Recibo Donación D 44 de 90

51 EN CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL, A.C. (DONATIVOS EN ESPECIE) RESPONSABLE DE LA UNIDAD ÁREAS RESPONSABLES DE LA EVALUACIÓN TÉCNICA DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD DEPARTAMENTO DE TESORERÍA DEPARTAMENTO DE INVENTARIOS, ALMACÉN Y SEGUROS D 17 Entrega al/la Donante en su caso, la Carta de Agradecimiento firmada por el Director/a de la unidad operativa. Carta Agradecimiento 18 Firmado el Recibo de Donación por el/la Donante lo envía por valija mediante oficio junto con el acuse del oficio, al Depto. de Tesorería y archiva uno de los Recibos firmados en su expediente. 19 Recibe el acuse sellado y el Recibo de Donación, registra y realiza mensualmente el corte de los recibos, elabora un Reporte y envía al Depto. de Contabilidad para su conciliación mensual. Recibo Donación Recibo Donación Oficio Nota:: Cuando el donativo se efectúa en Oficinas Centrales el Depto. de Tesorería entrega el Recibo de Donación al/la Donante y recaba la firma de recibido en las copias del mismo y en la Carta de Agradecimiento, en su caso. 21 Recibe el bien por parte del/la Donante, fotocopia la documentación que integra al expediente y envía al Depto. de Inventarios, Almacén y Seguros para su control y resguardo. Documentación 20 Genera trimestralmente el reporte de donativos recibidos en especie y los publica en la página Web de la Institución Reporte donativos 22 Recibe la c. del expediente que contiene la documentación que ampara el bien, el oficio sobre su registro contable, revisa, si es un bien mueble asigna clave de inventario y da de alta en el SISACFI. Documentación E 45 de 90

52 EN CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL, A.C. (DONATIVOS EN ESPECIE) RESPONSABLE DE LA UNIDAD ÁREAS RESPONSABLES DE LA EVALUACIÓN TÉCNICA DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD DEPARTAMENTO DE TESORERÍA DEPARTAMENTO DE INVENTARIOS, ALMACÉN Y SEGUROS E 23 Elabora resguardos y controla los bienes recibidos en donación. Resguardos 24 Graba la placa metálica con los datos que identifican al bien Recibe placa metálica, resguardo en o. y c., revisa, recaba la firma del resguardatario y firma como responsable de la adscripción. Emite resguardo en o. y c., la envía a la Unidad para su firma junto con la placa metálica con el número de inventario que identifica el bien. Resguardo Resguardo c. 27 Envía el original al Depto. de Inventarios, Almacén y Seguros e integra la copia de la tarjeta CB02 de resguardo en el expediente del bien donado. CB02 Notas: En el caso de Unidades de Zona Foránea el Responsable de la Unidad adhiere la placa metálica al bien. La guarda y custodia, así como el destino, aplicación o uso de los bienes recibidos serán responsabilidad del mismo. Nota: Será el encargado de resguardar y controlar los bienes recibidos por donativos que se les de un destino diferente al uso de la propia Institución, y los posibles ingresos que pudieran generar que sean responsabilidad de este Depto., los entregará al Depto. de Tesorería para el depósito en la cuenta bancaria institucional al siguiente día hábil. F 46 de 90

53 EN CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL, A.C. (DONATIVOS EN ESPECIE) RESPONSABLE DE LA UNIDAD ÁREAS RESPONSABLES DE LA EVALUACIÓN TÉCNICA DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD DEPARTAMENTO DE TESORERÍA DEPARTAMENTO DE INVENTARIOS, ALAMCÉN Y SEGUROS F 29 Registra en el Sistema de Aportaciones: Comunidad/ Medios de Comunicación, los donativos en especie, escanea la documentación soporte y adjunta en el mismo sistema. Aportaciones Com. 30 Accesa al Sistema de Aportaciones: Comunidad/ Medios de Comunicación, revisa la captura y coteja los archivos adjuntos que amparan la donación en especie. 28 Recibe el o. del Resguardo firmado y envía al Depto de Contabilidad la base de datos con las claves CABMS. Archiva en el expediente junto con la documentación que ampara el donativo. Resguardo Aportaciones Com. 31 Recibe del Depto. de Tesorería el Reporte de Recibos de Donación expedidos en el mes y lleva a cabo la conciliación mensual con el mismo departamento. Aportaciones Com. 32 Concilia mensualmente con el Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros los donativos recibidos en especie. Aportaciones Com. 33 Recibe los ingresos generados por los donativos en especie, los deposita en la cuenta bancaria institucional al siguiente día hábil de su recepción y genera los Recibos de Ingresos del SIF. Recibos Ingresos 34 Informa al Depto. de Análisis Fin. y Crol. Pres. el excedente del recurso generado, por este concepto para que informe al Depto. de Programación para las gestiones corresp. 35 TERMINA 47 de 90

54 PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN DE DONATIVOS EN EFECTIVO, ESPECIE Y SERVICIOS EN CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL, A.C. (DONATIVOS EN SERVICIO) CODIGO: ÍNDICE PAG. POLÍTICAS DE OPERACIÓN ESPECÍFICAS PARA LA RECEPCIÓN DE DONATIVOS EN SERVICIO 48 PROCEDIMIENTO DE DONATIVOS EN SERVICIO 50 DIAGRAMA DE FLUJO 54 PARA SER LLENADO ÚNICAMENTE POR LA DIRECCIÓN DEL ÁREA EMISORA Fecha de Revisión/Aprobación Fecha de Emisión Ubicación del archivo Septiembre 2014 Septiembre 2014 U: Donativos

55 EN CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL, A.C. (DONATIVOS EN SERVICIO) POLÍTICAS DE OPERACIÓN ESPECIFICAS PARA LA RECEPCIÓN DE DONATIVOS EN SERVICIO Responsable de la Unidad que recibirá el donativo - Promoverá la captación de donativos en servicio conforme a las necesidades institucionales. - Recibirá los servicios donados con el original de la factura o de un documento que especifique el valor fiscal. - Expedirá un Recibo Provisional cuando el Donante requiera un Recibo de Donación, el cual requisitará y cotejará los datos proporcionados con la cédula fiscal del mismo. - Enviará oficio de justificación al Departamento de Tesorería, en el caso de que los datos proporcionados en el Recibo Provisional se haya requisitado erróneamente. - Solicitará mediante oficio al Departamento de Tesorería la expedición del Recibo de Donación, enviando copia del Recibo Provisional, Factura o documento que especifique el valor fiscal previa validación del Departamento de Contabilidad. - Realizará el registro de los donativos en servicio en el Sistema de Aportaciones: Comunidad/Medios de Comunicación, teniendo como fecha límite el último día hábil de cada mes, ya que a partir del primer día del siguiente mes ya no podrán ingresar al sistema. - Elaborará en caso de requerirse la Carta de Agradecimiento en original y 2 copias cuando el donativo en servicio sea de difusión. Departamento de Tesorería - Expedirá los Recibos Provisionales cuando los donativos se reciban en oficinas centrales y el Donante requiera Recibo de Donación. 48 de 90

56 EN CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL, A.C. (DONATIVOS EN SERVICIO) - Expedirá los Recibos de Donación a petición del Responsable de la Unidad o área solicitante, de los donativos que se reciban y que así lo requieran para lo cual recibirá copia de la documentación soporte y la validación del Departamento de Contabilidad. - Enviará por correo electrónico al Responsable de la Unidad, los archivos correspondientes al Recibo de Donación electrónico, emitidos por el Sistema en línea. En caso de oficinas centrales, el original se entregará al/la Donante o área solicitante, siempre y cuando se cuente con la documentación completa. - Registrará y controlará los Recibos de Donación que expidió, mediante una Relación que contenga los siguientes datos: número de recibo, fecha del recibo, nombre de la Persona Física o Moral, RFC del mismo, descripción del donativo e importe. - Elaborará un listado de los Recibos de Donación, el cual conciliará mensualmente con el Departamento de Contabilidad, para el control y registro de los donativos. - Entregará al Departamento de Contabilidad una copia del Recibo de Donación expedido, por los donativos recibidos y que el Donante haya requerido. - Generará trimestralmente el Reporte de los donativos recibidos en servicios y los publicará en la página Web de la Institución. Departamento de Contabilidad - Incorporará al Sistema de Aportaciones: Comunidad/Medios de Comunicación el tiempo invertido por voluntarios con base en el clasificador por objeto de gasto. - Realizará mensualmente la conciliación de los donativos en servicio, con el Departamento de Tesorería. 49 de 90

57 RESPONSABLE EN CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL, A.C. (DONATIVOS EN SERVICIO) DESCRIPCION MATERIALES Y/O ANEXOS RESPONSABLE DE LA UNIDAD 1. Contacta al Donante interesado en aportar un donativo en servicio y considera los Criterios para la Captación de Donativos (Anexo A) CRITERIOS PARA CAPTACIÓN DE DONATIVOS 2. Capta el donativo, recibe Recibo de Honorarios, de Arrendamientos, Factura original o documento que lo ampare. DOCTO. QUE AMPARE EL BIEN 3. Elabora el Recibo Provisional en original y 3 copias y en caso de requerirse, Carta de Agradecimiento (en caso de difusión), en original y 2 copias, que distribuye de la siguiente manera: Carta de Agradecimiento: Original: Donante Copia: Departamento de Contabilidad Copia: Archivo de la Unidad RECIBO PROVISIONAL, CARTA AGRAD. Recibo Provisional Original: Donante Copia (verde): Depto. de Tesorería Copia (amarilla): Depto. de Contabilidad Copia (rosa): Archivo de la Unidad 4. Elabora oficio en original y 2 copias, en su caso para solicitar la expedición del Recibo de Donación, al Departamento de Tesorería y distribuye de la siguiente manera: Original: Depto. de Tesorería Copia: Depto. de Contabilidad Copia: Archivo de la Unidad 5. Obtiene 2 copias de la Factura y de la documentación que ampara el servicio y distribuye de la siguiente manera: Original: Depto. de Contabilidad Copia: Depto. de Tesorería Copia: Archivo de la Unidad RECIBO DE DONACIÓN DOCTO. QUE AMPARE EL BIEN 50 de 90

58 RESPONSABLE EN CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL, A.C. (DONATIVOS EN SERVICIO) DESCRIPCION MATERIALES Y/O ANEXOS DEPTO. DE CONTABILIDAD 6. Recibe la factura original o documento que ampara la donación del servicio junto con la copia del Recibo Provisional, revisa y registra. DOCTO. QUE AMPARE EL BIEN DEPTO. DE TESORERÍA 7. Recibe copia del Recibo Provisional, copia de la Factura o de la documentación que acredita la donación del servicio y en su caso, oficio en el que la Unidad Responsable solicita la expedición del Recibo de Donación. RECIBO PROVISIONAL, DOCTO. QUE AMPARE EL BIEN RESPONSABLE DE LA UNIDAD 8. Revisa la documentación, pudiéndose presentar 2 casos: 8.1 Que si le sea solicitado el Recibo de Donación, en este caso, captura en el sistema en línea los datos del/la Donante, elabora el oficio en el que notifica la entrega del mismo, recaba la firma del jefe del departamento y lo escanea Envía por correo electrónico a la Unidad Responsable el oficio firmado y escaneado, junto con los archivos en pdf y xml del Recibo de Donación electrónico. Posteriormente envía por valija el original del oficio Recibe el correo electrónico que contiene el oficio de entrega del Recibo de Donación electrónico, así como los archivos correspondientes en pdf y xml. DOCTOS. RECIBO DE DONACIÓN, OFICIO DE ENTREGA OFICIO DE ENTREGA, RECIBO DE DONACIÓN OFICIO DE ENTREGA, RECIBO DE DONACIÓN Imprime 3 documentos del archivo en pdf correspondiente al Recibo de Donación electrónico, se lo entrega al/la Donante y le solicita su firma en dos de ellos Una vez firmado el Recibo de Donación por el/la Donante lo envía por valija junto con el acuse del oficio al Departamento de Tesorería y archiva uno de los Recibos firmados en su expediente para su control. RECIBO DE DONACIÓN RECIBO DE DONACIÓN, OFICIO DE ENTREGA 51 de 90

59 RESPONSABLE EN CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL, A.C. (DONATIVOS EN SERVICIO) DESCRIPCION MATERIALES Y/O ANEXOS DEPTO. DE TESORERÍA RESPONSABLE DE LA UNIDAD DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Recibe el oficio sellado de acuse junto con el Recibo de Donación firmado por el/la Donante Realiza mensualmente el corte de los Recibos de Donación que se hayan expedido, elabora un listado y los archiva relacionados. Envía el listado al Departamento de Contabilidad. Continua el procedimiento en el punto no. 9 Nota: Cuando el donativo se efectúa en Oficinas Centrales el Departamento de Tesorería entrega el Recibo de Donación y recaba la firma del Donante en las copias. 8.2 Que no le sea solicitado el Recibo de Donación, en este caso, continúa el procedimiento. 9. Registra en el Sistema de Aportaciones: Comunidad/Medios de Comunicación, los donativos en servicio, escanea la documentación soporte y adjunta en el mismo sistema. 10. Accesa al Sistema de Aportaciones: Comunidad/Medios de Comunicación, revisa la captura y coteja los archivos adjuntos que amparan la donación en especie. 11. Recibe las acciones realizadas por los voluntarios, el tiempo invertido de patronatos, captura en el Sistema y emite los reportes correspondientes. 12. Recibe del Departamento de Tesorería la Relación de Recibos de Donación expedidos en el mes para la exención de impuestos y lleva a cabo la conciliación mensual con el mismo Departamento. 13. Concilia mensualmente con el Departamento de Contabilidad los donativos recibidos. OFICIO DE ENTREGA, RECIBO DE DONACIÓN LISTADO DE RECIBOS DE DONACIÓN RECIBO DE DONACIÓN SISTEMA APORTACIONES COMUNIDAD SISTEMA APORTACIONES COMUNIDAD RELACIÓN DE RECIBOS DE DONACIÓN CONCILIACIÓN 52 de 90

60 RESPONSABLE EN CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL, A.C. (DONATIVOS EN SERVICIO) DESCRIPCION MATERIALES Y/O ANEXOS 14. Una vez conciliado con las áreas correspondientes, efectúa el cierre trimestral y genera los reportes de Aportaciones totales obtenidas durante el periodo. REPORTES 15. Registra trimestralmente en el informe definitivo las Aportaciones recabadas por las Unidades especificando el monto total en el periodo correspondiente a los rubros: servicios, aportaciones (en porcentaje) obtenidas por cada sector (público, privado y social), y el número de impactos en difusión desglosado por medio (prensa, radio y televisión). 16. Elabora los siguientes Concentrados trimestrales con los Reportes generados: - Aportaciones Generales de la Comunidad, incluye reportes generados para la elaboración del Informe Operativo, Reporte General por subcuenta. - Aportaciones en Servicio, incluye aportaciones por el tiempo invertido por los distintos tipos de voluntarios, aportaciones por arrendamiento de inmuebles y aportaciones obtenidas a través de plazas adicionales, para la revisión de la Comisión de Vigilancia y Órgano de Gobierno, a través de un análisis e interpretación de los mismos. REPORTES 17. Termina el procedimiento. 53 de 90

61 EN CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL, A.C. (DONATIVOS EN SERVICIO) RESPONSABLE DE LA UNIDAD DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD DEPARTAMENTO DE TESORERÍA INICIA 1 Contacta al/la Donante interesado en aportar un donativo en servicio y considera los Criterios para la Captación de Donativos. 2 Capta el donativo, recibe Recibo de Honorarios, de Arrendamientos, Factura original o documento que lo ampare. Recibo Factura/Docto 3 Elabora el Recibo Provisional en original y 3 copias y en caso de requerirse, Carta de Agradecimiento (en caso de difusión), en original y 2 copias, que distribuye. Recibo Provisional /3 C. Agradecimiento /2 4 Elabora oficio en original y 2 copias, en su caso para solicitar la expedición del Recibo de Donación, al Departamento de Tesorería y distribuye. Oficio /2 5 Obtiene 2 copias de la Factura y de la documentación que ampara el servicio y distribuye. Factura Doctos. A 54 de 90

62 EN CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL, A.C. (DONATIVOS EN SERVICIO) RESPONSABLE DE LA UNIDAD DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD DEPARTAMENTO DE TESORERÍA A Recibe la factura original o documento que ampara la donación del servicio junto con la copia del Recibo Provisional, revisa y registra. 6 7 Recibe copia del Recibo Provisional, copia de la Factura o de la documentación que acredita la donación del servicio y en su caso, oficio en el que la Unidad Responsable solicita la expedición del Recibo de Donación. Factura Recibo Provisional Recibo Provisional Factura c. Oficio p/solicitar Recibo Donación 8 Revisa la documentación, pudiéndose presentar 2 casos: No Solicita Recibo de Donación? Si En este caso, captura en el sistema en línea los datos del/la Donante, elabora el oficio en el que notifica la entrega del mismo, recaba la firma del jefe del departamento y lo escanea. Recibo Donación Oficio Recibe el correo electrónico que contiene el oficio de entrega del Recibo de Donación electrónico, así como los archivos correspondientes en pdf y xml. Recibo Donación Oficio Envía por correo electrónico a la Unidad Responsable el oficio firmado y escaneado, junto con los archivos en pdf y xml del Recibo de Donación electrónico. Posteriormente envía por valija el original del oficio. Recibo Donación Oficio B 55 de 90

63 EN CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL, A.C. (DONATIVOS EN SERVICIO) RESPONSABLE DE LA UNIDAD DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD DEPARTAMENTO DE TESORERÍA B Imprime 3 documentos del archivo en pdf correspondiente al Recibo de Donación electrónico, se lo entrega al/ la Donante y le solicita su firma en dos de ellos. Recibo Donación c Una vez firmado el Recibo de Donación por el/la Donante lo envía por valija junto con el acuse del oficio al Departamento de Tesorería y archiva uno de los Recibos firmados en su expediente para su control Recibe el oficio sellado de acuse junto con el Recibo de Donación firmado por el/la Donante. Recibo Donación Oficio Recibo Donación Oficio Realiza mensualmente el corte de los Recibos de Donación que se hayan expedido, elabora un listado y los archiva relacionados. Envía el listado al Departamento de Contabilidad. Continua el procedimiento en el punto no Listado Recibos Donación Nota: Cuando el donativo se efectúa en Oficinas Centrales el Departamento de Tesorería entrega el Recibo de Donación y recaba la firma del Donante en las copias Registra en el Sistema de Aportaciones: Comunidad/Medios de Comunicación, los donativos en servicio, escanea la documentación soporte y adjunta en el mismo sistema. En este caso, continua el procedimiento. Aportaciones Comunidad 10 Accesa al Sistema de Aportaciones: Comunidad/Medios de Comunicación, revisa la captura y coteja los archivos adjuntos que amparan la donación en especie. Aportaciones Comunidad C 56 de 90

64 EN CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL, A.C. (DONATIVOS EN SERVICIO) RESPONSABLE DE LA UNIDAD DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD DEPARTAMENTO DE TESORERÍA C 11 Recibe las acciones realizadas por los voluntarios, el tiempo invertido de patronatos, captura en el Sistema y emite los reportes correspondientes. 12 Recibe del Departamento de Tesorería la Relación de Recibos de Donación expedidos en el mes para la exención de impuestos y lleva a cabo la conciliación mensual con el mismo Departamento. Relación Recibos Donación 13 Concilia mensualmente con el Departamento de Contabilidad los donativos recibidos. 14 Una vez conciliado con las áreas correspondientes, efectúa el cierre trimestral y genera los reportes de Aportaciones totales obtenidas durante el periodo. Reportes 15 Registra trimestralmente en el informe definitivo las Aportaciones recabadas especificando el monto total en el periodo correspondiente a los rubros: servicios, aportaciones obtenidas por cada sector y número de impactos en difusión desglosado por medio. 16 Elabora los siguientes Concentrados trimestrales con los Reportes generados: - Aportaciones Generales de la Comunidad. - Aportaciones en Servicio. Reportes TERMINA de 90

65 DESCRIPCION DE FORMATO I. Nombre del Formato: RECIBO PROVISIONAL II. Clave: III. Objetivo: Amparar en forma provisional los donativos en efectivo, especie o servicios que proporcionan a Centros de Integración Juvenil, A.C. las personas físicas o morales. IV. Responsable de su Formulación: Responsable de la Unidad y/o Departamento de Tesorería V. Periodicidad de su Elaboración: En los casos en que deba expedirse un Recibo de Donación. VI. Integración del Formato: Original y 3 copias VII. Distribución: Original: Donante 1ª. Copia (verde): Departamento de Tesorería 2ª. Copia (rosa): Archivo de la Unidad 3ª. Copia (amarilla):depto. Contabilidad VIII. Forma de Llenado: Mecanográfica IX. Observaciones: 58 de 90

66 INSTRUCTIVO DE LLENADO NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR 1 C.I.J.: La denominación de la Unidad que recibe el donativo. 2 C.C.: El Centro de Costo que corresponde a la Unidad. 3 Recibimos de: El nombre completo de la persona física o moral que realizó el donativo a la Institución. 4 RFC El registro federal de contribuyentes del Donante. 5 Con domicilio en: La dirección completa de la persona que realizó la donación. 6 La cantidad de: Con número y letra el importe exacto del donativo. 7 Especie Descripción del donativo en especie que se vaya a recibir. 8 Favor de enviarme recibo por este donativo No se requiere. Acumularlo a otros que donaré periódicamente expidiéndose un Recibo Anual, al finalizar el año fiscal. Marcar con una cruz (x) según lo determine el Donante. 9 Lugar y fecha El lugar de la donación y el día, mes y año en que se efectuó la misma. 10 Nombre y firma del Director de la Unidad El nombre completo y la firma del Director de la Unidad y/o Departamento de Tesorería. 59 de 90

67 EJEMPLAR DEL FORMATO 60 de 90

68 DESCRIPCION DE FORMATO I. Nombre del Formato: RECIBO DE PAGO II. Clave: III. Objetivo: Llevar el adecuado manejo y control de los ingresos recibidos por la Institución. IV. Responsable de su Formulación: Departamento de Tesorería V. Periodicidad de su Elaboración: Cada que se reciba un recurso en efectivo proveniente del DIF, Municipios, Ayuntamientos y Gobiernos Estatales, que no requieran Recibo de Ingresos emitido en el SIF. VI. Integración del Formato: Original y 3 copias VII. Distribución: Original: Departamento de Contabilidad o Interesado Copia verde: Depto. de Tesorería (para su consecutivo) Copia rosa: Departamento de Contabilidad Copia amarilla: Departamento de Tesorería (para su control) VIII. Forma de Llenado: Mecanográfica IX. Observaciones: 61 de 90

69 INSTRUCTIVO DE LLENADO NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR 1 FECHA: El día, mes y año en que se elabora el recibo. 2 RECIBIMOS: El nombre de la persona de quien se recibe el ingreso. 3 LA CANTIDAD DE $ El monto del ingreso con número. 4 ( ) Con letra la cantidad recibida. 5 CONCEPTO: La especificación del ingreso. 6 FORMA DE PAGO: EFECTIVO $ CHEQUE (S) $ Con número la cantidad (es) que se esté recibiendo, ya sea en efectivo o cheque. 7 TOTAL $ El total de la cantidad que se esté recibiendo tanto en efectivo como con cheque. 8 NOMBRE Y FIRMA El nombre completo y la firma de la persona que está recibiendo el ingreso. 9 Válido únicamente durante: El año en el que será válido el recibo. 62 de 90

70 EJEMPLAR DEL FORMATO 63 de 90

71 DESCRIPCION DE FORMATO I. Nombre del Formato: RECIBO DE DONACIÓN ELECTRÓNICO II. Clave: III. Objetivo: Justificar la donación en efectivo o especie para la deducción de impuestos para el donante. IV. Responsable de su Formulación: Departamento de Tesorería V. Periodicidad de su Elaboración: Cada vez que se presente una donación y sea solicitado el recibo definitivo. VI. Integración del Formato: Original (3) VII. Distribución: Donante Departamento de Tesorería (firmado por el Donante) Archivo de la Unidad VIII. Forma de Llenado: Sistema en línea IX. Observaciones: 64 de 90

72 INSTRUCTIVO DE LLENADO NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR 1 Folio: El número que le designe el sistema en línea. 2 Fecha El día, mes, año y hora en que se elabora el Recibo de Donación. 3 Nombre, Denominación o Razón Social RFC El nombre y Registro Federal de Causantes de quien realiza la donación a Centros de Integración Juvenil. 4 Domicilio: La dirección completa donde se localiza el domicilio del donante o de la empresa. 5 Datos del Donativo: La cantidad, unidad, descripción, precio unitario, importe, IVA y monto correspondiente al donativo recibido. 65 de 90

73 EJEMPLAR DEL FORMATO de 90

74 DESCRIPCION DE FORMATO I. Nombre del Formato: RECIBO DE INGRESOS II. Clave: III. Objetivo: Llevar el adecuado manejo y control de los ingresos recibidos por la Institución. IV. Responsable de su Formulación: Responsable de la Unidad o Departamento de Tesorería. V. Periodicidad de su Elaboración: Cada que se realice un donativo o aportación que no requiera Recibo de Donación o Recibo de Pago. VI. Integración del Formato: Original y 3 copias (Recibo de Ingresos emitido por el SIF) VII. Distribución: Recibo de Ingresos emitido por el SIF: Original: Donante 1ª. Copia: Depto. de Tesorería 2ª. Copia: Depto. de Contabilidad 3ª. Copia: Archivo de la Unidad VIII. Forma de Llenado: Captura en el SIF IX. Observaciones: Cuando el Recibo se emite a través del SIF, algunos datos se generan automáticamente (consultar el Manual del Usuario del SIF). 67 de 90

75 INSTRUCTIVO DE LLENADO NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR 1 FECHA: El día, mes y año en que se elabora el recibo. 2 RECIBIMOS: El nombre de la persona de quien se recibe el ingreso. 3 LA CANTIDAD DE $ El monto del ingreso con número. 4 ( ) Con letra la cantidad recibida. 5 CONCEPTO: La especificación del ingreso. 6 FORMA DE PAGO: EFECTIVO $ CHEQUE (S) $ Con número, el efectivo y con cheque (s) la cantidad (es) que se estén recibiendo. 7 TOTAL $ El total de la cantidad que sé éste recibiendo tanto en efectivo como con cheque. 8 NOMBRE Y FIRMA El nombre completo y la firma de la persona que está recibiendo el ingreso. 68 de 90

76 EJEMPLAR DEL FORMATO RECIBO EMITIDO MEDIANTE EL SIF 69 de 90

77 DESCRIPCION DE FORMATO I. Nombre del Formato: ACTA DE DONACIÓN (CUANDO EL BIEN SE ACREDITE CON FACTURA) II. Clave: III. Objetivo: Manifestar que el donativo recibido acredita la propiedad del bien mediante factura. IV. Responsable de su Formulación: Responsable de la Unidad V. Periodicidad de su Elaboración: Cada vez que se reciba un donativo en especie. VI. Integración del Formato: Original y 2 copias VII. Distribución: Original: Subdirección de Adquisiciones y Servicios 1ª. Copia: Departamento de Contabilidad 2ª. Copia: Archivo de la Unidad VIII. Forma de Llenado: Mecanográfica IX. Observaciones: 70 de 90

78 INSTRUCTIVO DE LLENADO NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR 1 SIENDO LAS HORAS DEL DIA DE DE Hora, día, mes y año en la que se esta elaborando el Acta. 2 SITA EN EL INMUEBLE UBICADO EN 3 DONDE SE LOCALIZA LA UNIDAD OPERATIVA... 4 SE REUNIERON LOS CC. 5 HACER CONSTAR QUE EL (OS) CC. 6 DONO(ARON) EL(OS) SIGUIENTE(S) BIEN(ES) NUEVO(S) O USADO(S) 7 EL(OS) CUAL(ES) TIENE(N) UN COSTO DE $ SEGÚN FACTURA NO.... INVENTARIO. 8 NO HABIENDO LA PRESENTE ACTA A LAS HORAS DEL DIA 9 POR EL DONANTE La dirección de donde se elabora el Acta. El nombre de la unidad operativa en la que se elabora el Acta. Nombre y cargo de los asistentes en la elaboración del Acta. El nombre de la persona que realiza la donación. El nombre del (los) bien (es) donados. El monto del bien que presenta la factura y el número de la misma. La hora en la que se da por terminada el Acta. El nombre completo y la firma del donante, así como su testigo de asistencia. TESTIGO 10 POR EL DONATARIO El nombre completo y la firma del donatario, así como la de su testigo de asistencia. TESTIGO 71 de 90

79 EJEMPLAR DEL FORMATO CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL, A.C. 1 ACTA DE DONACIÓN (CUANDO EL BIEN SE ACREDITE CON FACTURA) SIENDO LAS 1 HORAS DEL DIA 1 DE DE SITA EN EL INMUEBLE UBICADO EN 2 DONDE SE LOCALIZA LA UNIDAD OPERATIVA 3 SE REUNIERON LOS CC. 4 PROCEDIENDO A ELABORAR LA PRESENTE ACTA, LA CUAL TIENE POR OBJETO HACER CONSTAR QUE EL (LOS) CC. 5 DONO (ARON) EL (OS) SIGUIENTE(S) BIEN(ES) NUEVO(S) O USADO(S) 6 EL(OS) CUAL(ES) TIENE(N) UN COSTO DE $ 7 SEGÚN FACTURA NO., 7 DICHO COSTO FUE DETERMINADO PARA FINES ADMINISTRATIVOS DE INVENTARIO. NO HABIENDO OTRO ASUNTO MAS QUE HACER CONSTAR, SE DA POR TERMINADA LA PRESENTE ACTA A LAS 8 HORAS DEL DIA DE SU INICIO, PROCEDIENDO A FIRMAR AL CALCE LOS QUE EN ELLA INTERVINIERON POR EL DONANTE POR EL DONATARIO 9 10 TESTIGOS DE ASISTENCIA de 90

80 DESCRIPCION DE FORMATO I. Nombre del Formato: ACTA DE DONACIÓN (CUANDO EL BIEN NO SE ACREDITE CON FACTURA) II. Clave: III. Objetivo: Manifestar que el donativo recibido no se acredita mediante factura. IV. Responsable de su Formulación: Responsable de la Unidad V. Periodicidad de su Elaboración: Cada vez que se reciba un donativo en especie. VI. Integración del Formato: Original y 2 copias VII. Distribución: Original: Subdirección de Adquisiciones y Servicios 1ª. Copia: Departamento de Contabilidad 2ª. Copia: Archivo de la Unidad VIII. Forma de Llenado: Mecanográfica IX. Observaciones: 73 de 90

81 INSTRUCTIVO DE LLENADO NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR 1 SIENDO LAS HORAS DEL DIA DE DE Hora, día, mes y año en la que se esta elaborando el Acta. 2 SITA EN EL INMUEBLE UBICADO EN 3 DONDE SE LOCALIZA LA UNIDAD OPERATIVA... La dirección de donde se elabora el Acta. El nombre de la unidad operativa en la que se elabora el Acta. 4 SE REUNIERON LOS CC. Nombre y cargo de los asistentes en la elaboración del Acta. 5 HACER CONSTAR QUE EL (OS) CC. El nombre de la persona que realiza la donación. 6 DONO(ARON) EL(OS) SIGUIENTE(S) BIEN(ES) NUEVO(S) O USADO(S) El nombre del (los) bien (es) donados. 7 NO HABIENDO LA PRESENTE ACTA A LAS HORAS DEL DIA 8 POR EL DONANTE La hora en la que se da por terminada el Acta. El nombre completo y la firma del donante, así como su testigo de asistencia. TESTIGO 9 POR EL DONATARIO El nombre completo y la firma del donatario, así como la de su testigo de asistencia. TESTIGO 74 de 90

82 EJEMPLAR DEL FORMATO CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL, A.C. 1 ACTA DE DONACIÓN (CUANDO EL BIEN NO SE ACREDITE CON FACTURA) SIENDO LAS 1 HORAS DEL DIA 1 DE DE SITA EN EL INMUEBLE UBICADO EN 2 DONDE SE LOCALIZA LA UNIDAD OPERATIVA 3 SE REUNIERON LOS CC. 4 PROCEDIENDO A ELABORAR LA PRESENTE ACTA, LA CUAL TIENE POR OBJETO HACER CONSTAR QUE EL (LOS) CC. 5 DONO (ARON) EL (OS) SIGUIENTE(S) BIEN(ES) NUEVO(S) O USADO(S) 6 EL(OS) CUAL(ES) NO ESTA(N) SOPORTADOS CON FACTURA, EL COSTO SE DETERMINARÁ PARA FINES ADMINISTRATIVOS DE INVENTARIO, CONSIDERANDO EL VALOR DE OTROS BIENES CON CARACTERÍSTICAS SIMILARES Y EN BASE A UN ESTUDIO DE MERCADO. NO HABIENDO OTRO ASUNTO MAS QUE HACER CONSTAR, SE DA POR TERMINADA LA PRESENTE ACTA A LAS 7 HORAS DEL DIA DE SU INICIO, PROCEDIENDO A FIRMAR AL CALCE LOS QUE EN ELLA INTERVINIERON POR EL DONANTE POR EL DONATARIO 8 9 TESTIGOS DE ASISTENCIA de 90

83 DESCRIPCION DE FORMATO I. Nombre del Formato: CARTA DE DONATIVO CONDICIONADO II. Clave: III. Objetivo: Controlar el uso y aplicación de Donativos en las Unidades. IV. Responsable de su Formulación: Responsable de la Unidad V. Periodicidad de su Elaboración: Cada vez que se reciba un donativo condicionado a un fin específico. VI. Integración del Formato: Original y 4 copias VII. Distribución: Original: Dirección General Adjunta Administrativa 1ª. Copia: Donante 2ª. Copia: Depto. de Contabilidad 3ª. Copia: Depto. de Tesorería 4ª. Copia Archivo de la Unidad VIII. Forma de Llenado: Mecanográfica IX. Observaciones: 76 de 90

84 INSTRUCTIVO DE LLENADO NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR 1 Fecha de elaboración El día, mes y año en que se elabora la Carta de Donativo Condicionado. 2 Director General Adjunto Administrativo El nombre del Director General Adjunto Administrativo de la Institución. 3 Que importa la cantidad de $ ( ) El valor del donativo con número y con letra. 4 Según consta en el Recibo Provisional y/o Recibo de Ingresos no. El número del Recibo Provisional y/o Recibo de Ingresos que se expidió con anterioridad. 5 De fecha: El día, mes y año en que se expidió el recibo Exclusivamente para ser aplicado en: La especificación clara del proyecto en el que se deberá utilizar el donativo (capítulo de gasto, concepto de lo que se comprará o ejercerá) que opera la Unidad: La denominación de la Unidad que recibe el Donativo. 8 RESPONSABLE DE LA UNIDAD El nombre y firma del Responsable de la Unidad que recibirá el donativo. 9 PERSONA FÍSICA O MORAL El nombre y firma de la Persona Física o Moral que realizará el donativo. 77 de 90

85 EJEMPLAR DEL FORMATO CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL, A. C. Fecha de elaboración de la Carta 1 CARTA DE DONATIVO CONDICIONADO 2 Director General Adjunto Administrativo Centros de Integración Juvenil, A.C. El (los) que suscribe(n) la presente, manifiesta (n) que el donativo en efectivo, que importa la cantidad de: $ ( 3 ), 3 según consta en el recibo provisional No. 4 de fecha ; 5 es otorgado a esta Institución única y exclusivamente para ser aplicado en: 6. Proyecto que brinda (rá) apoyo a los programas para la atención de la farmacodependencia que opera la Unidad:, 7 y consecuentemente en beneficio a la población de esta localidad. 8 RESPONSABLE DE LA UNIDAD 9 PERSONA FÍSICA O MORAL 78 de 90

86 DESCRIPCION DE FORMATO I. Nombre del Formato: CARTA DE AGRADECIMIENTO II. Clave: III. Objetivo: Manifestar el agradecimiento por el donativo o aportación recibido en las unidades operativas u oficinas centrales. IV. Responsable de su Formulación: Responsable de la Unidad o DGAA V. Periodicidad de su Elaboración: Cada vez que se reciba un donativo en especie o servicio, el Responsable de la Unidad lo emitirá si lo considera conveniente. VI. Integración del Formato: Original y 2 copias VII. Distribución: Original: Donador Copia: Depto. de Contabilidad Copia: Archivo de la Unidad VIII. Forma de Llenado: Mecanográfica o por Computadora IX. Observaciones: 79 de 90

87 INSTRUCTIVO DE LLENADO NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR 1 Presente: Nombre y cargo (en su caso), de la persona que hizo la donación. 2...cuenta con años Número de años que tiene la Institución desempeñándose en el tratamiento y rehabilitación de la farmacodependencia donarnos, facilitarnos) Descripción de la donación. 4 Para: Nombre de la Unidad a la que fue donado. 5 Atentamente: Nombre y firma del Director de la Unidad que recibió el donativo. 80 de 90

88 EJEMPLAR DEL FORMATO Centros de Integración Juvenil, A.C. 1 P r e s e n t e Prevenir el consumo de drogas en nuestro país requiere del empeño de grandes esfuerzos, voluntades y la definición de programas integrales y eficaces que promuevan la incorporación activa de la comunidad organizada. Centros de Integración Juvenil, A.C., cuenta con 2 años de trabajo constante en la prevención, rehabilitación y atención curativa de este complejo problema social y de salud pública. A lo largo de nuestra trayectoria histórica hemos sido distinguidos con la participación y apoyo de destacados mexicanos que como usted, están preocupados por los graves riesgos que para la convivencia familiar y social acarrea el consumo de drogas. Por estos motivos, a nombre de Centros de Integración Juvenil, A.C. le queremos manifestar nuestro más sentido y amplio reconocimiento por el apoyo que usted tuvo a bien brindar a nuestra Institución, al proporcionarnos (otorgarnos, 3 donarnos, facilitarnos) Para 4 Queremos asegurarle que su compromiso solidario apoya de forma destacada, a nuestra red de atención comunitaria de la farmacodependencia que hoy día tenemos en casi todo el territorio nacional. Con la certeza de seguir contando con su sensibilidad y compromiso solidario, le reiteramos nuestro agradecimiento y más distinguida consideración. A T E N T A M E N T E 5 81 de 90

89 DESCRIPCION DE FORMATO I. Nombre del Formato: REGISTRO DE INGRESOS EN EFECTIVO II. Clave: III. Objetivo: Llevar el control de los ingresos en efectivo que se reciban en cada CIJ para la Institución. IV. Responsable de su Formulación: Secretaria V. Periodicidad de su Elaboración: Semanalmente VI. Integración del Formato: Original y 2 copias VII. Distribución: Original: Depto. de Contabilidad 1ª. Copia: Depto. de Tesorería 2ª. Copia: Archivo del CIJ VIII. Forma de Llenado: Sistemáticamente IX. Observaciones: 82 de 90

90 INSTRUCTIVO DE LLENADO NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR 1 C.C. El número de centro de costo que le pertenezca al CIJ. 2 UNIDAD: El nombre del CIJ que éste requisitando el formato. 3 PERÍODO DEL DE AL DE DE. Las fechas que abarquen el reporte. 4 FECHA: El día, mes y año que se expide el Recibo de ingresos. 5 FOLIO RECIBOS: El número asignado al Recibo de ingresos que sé emitió. 6 CONCEPTO: La actividad que genera el ingreso. 7 NOMBRE: Nombre (s), apellido paterno y materno o razón social a quien se le expide el Recibo. 8 IMPORTE: La cantidad que se haya recibido. 9 NOMBRE DE CONTRACUENTA: El nombre asignado a la cuenta de acuerdo con el catalogo correspondiente. 10 SUBTOTAL: La sumatoria de los importes. 11 DEPOSITO DE REMESA No. Remesa depositada en efectivo. 12 DEPOSITO TOTAL: El total de los importes recibidos. 13 OBSERVACIONES: Cualquier especificación o aclaración que se considere pertinente resaltar. 83 de 90

91 INSTRUCTIVO DE LLENADO NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR 14 ELABORO SECRETARIA DEL CIJ El nombre y firma de la persona que requisito el formato. 15 AUTORIZO DIRECTOR DEL CIJ El nombre y firma del Director del CIJ que autorizó el formato. 84 de 90

92 EJEMPLAR DEL FORMATO 85 de 90

93 DESCRIPCION DE FORMATO I. Nombre del Formato: DICTAMEN TÉCNICO DE BIENES MUEBLES PARA LA RECEPCIÓN DE DONATIVOS II. Clave: III. Objetivo: Contar con un documento regulatorio que permita valorar las características de los bienes a ser donados y determinar su aceptación o rechazo. IV. Responsable de su Formulación: Unidad que recibirá el donativo V. Periodicidad de su Elaboración: Cada vez que se requiera la valoración de un bien para ser recibido en donación. VI. Integración del Formato: Original VII. Distribución: VIII. Forma de Llenado: Original: Unidad Responsable de la recepción del donativo Por computadora IX. Observaciones: Este formato será enviado por el Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros, cuando la unidad responsable de recibir el donativo lo requiera al departamento para el dictamen correspondiente. La unidad responsable requisitará el formato con las características del bien y lo enviará al Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros para su valoración técnica. 86 de 90

94 INSTRUCTIVO DE LLENADO NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR 1 No. de Dictamen El numero consecutivo que le asigne el Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros. 2 Fecha: El día, mes y año en que se requisita el Dictamen. 3 DATOS DEL DONANTE: El nombre completo del donante o razón social a la pertenece, su dirección, teléfono, así como la fecha en que se recibirá el donativo. 4 DATOS DEL DONATARIO: El nombre del área o unidad que recibirá el bien, así como el nombre del titular o responsable. 5 DESCRIPCIÓN DE LOS BIENES SUSCEPTIBLES A RECIBIRSE EN DONACIÓN 6 EN CASO DE SER ACEPTADO EL BIEN FAVOR DE DETALLARA LAS CARACTERÍSTICAS FISICAS DEL MISMO El nombre del bien, la cantidad, las características físicas y especificar si es aceptado o no. El nombre del bien, especificar con una X si cuenta con Factura, Cotización, el valor de inventario; el valor del bien, la marca, el modelo y la serie. 7 EVALÚA Y DICTAMINA El nombre completo y la firma del responsable de realizar la evaluación técnica. 8 REVISA El nombre completo y la firma del titular del Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros. 9 AUTORIZA El nombre completo y la firma del titular de la Subdirección de Adquisiciones y Servicios. 87 de 90

95 EJEMPLAR DEL FORMATO CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL, A.C. DIRECCIÓN GENERAL ADJUNTA ADMINISTRATIVA SUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y SERVICIOS DEPARTAMENTO DE INVENTARIOS, ALMACÉN Y SEGUROS 1 No. DE DICTAMEN FECHA: 2 DICTÁMEN TÉCNICO DE BIENES MUEBLES PARA LA RECEPCIÓN DE DONATIVOS DATOS DEL DONANTE: NOMBRE O RAZON SOCIAL: 3 DIRECCIÓN: FECHA DEL DONATIVO: TELEFONO: DATOS DEL DONATARIO: ÁREA O UNIDAD OPERATIVA: NOMBRE DEL RESPONSABLE: 4 PUESTO: DESCRIPCIÓN DE LOS BIENES SUSCEPTIBLES A RECIBIRSE EN DONACIÓN VALORACIÓN No. DESCRIPCIÓN DEL BIEN CANT. (Características físicas del bien) ACEPTADO SI NO 3 EN CASO DE SER ACEPTADO (S) EL (LOS) BIEN (ES) FAVOR DE DETALLAR LAS CARACTERISTICAS FISICAS DEL BIEN CORRESPONDIENTES AL MISMO Y LOS DATOS. 1 DESCRIPCIÓN: VALOR DEL BIEN CON BASE EN: FACTURA COTIZACIÓN 6 VALOR DE INVENTARIO MARCA: MODELO: SERIE: COSTO: $ 6 2 DESCRIPCIÓN: VALOR DEL BIEN CON BASE EN: FACTURA COTIZACIÓN VALOR DE INVENTARIO MARCA: MODELO: SERIE: COSTO: $ EVALÚA Y DICTAMINA REVISA AUTORIZA RESPONSABLE DE LA VALORACION TÉCNICA DEPARTAMENTO DE INVENTARIOS, ALMACÉN Y SEGUROS SUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y SERVICIOS 88 de 90